Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 14/2012 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 10 lutego 2012r. w sprawie wprowadzenia Procedury ewidencji i windykacji podatków, opłat oraz niepodatkowych należności w Urzędzie Miasta Józefowa. Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz 20 pkt 17 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Józefowa, nadanego zarządzeniem Nr 52/09 Burmistrza Miasta Józefowa dnia 16 czerwca 2009r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Józefowa, zarządzam co następuje: 1 Wprowadzam do stosowania Procedurę ewidencji i windykacji podatków, opłat oraz niepodatkowych należności w Urzędzie Miasta Józefowa, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Zobowiązuję wszystkich pracowników właściwych merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z procedurą i przestrzegania postanowień w niej zawartych. 3 Za realizację niniejszego zarządzenia odpowiedzialna jest Skarbnik Miasta Józefowa. 4 Traci moc zarządzenie Nr 12/10 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 19 lutego 2010r. w sprawie wprowadzenia Procedury w sprawie wymiaru, ewidencji i windykacji podatków, opłat oraz niepodatkowych należności w Urzędzie Miasta Józefowa. 5 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Burmistrz Miasta /-/ inż. Stanisław Kruszewski 1
Załącznik do zarządzenia Nr 14/2012 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 10.02.2012r. PROCEDURA ewidencji i windykacji podatków, opłat oraz niepodatkowych należności w Urzędzie Miasta Józefowa Rozdział I Przepisy ogólne 1 Procedura określa tryb postępowania w zakresie ewidencji i windykacji należności z tytułu podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych oraz postępowania zabezpieczającego przed przedawnieniem należności. 2 Niniejszą procedurę opracowano w ramach kontroli zarządczej, której celem jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności działania, 3) wiarygodności sprawozdań, 4) efektywności i skuteczności przepływu informacji, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, 6) zarządzania ryzykiem. 3 1. Pracownicy Urzędu Miasta Józefowa, z racji powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią Procedury i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień. 4 1. Kierownik Referatu Wymiaru i Kontroli Podatkowej odpowiada za prawidłowe przypisy i odpisy podatków i opłat stanowiących dochód Miasta Józefowa oraz za terminowe i prawidłowe doręczenie decyzji wymiarowych. 2
2. Kierownik Referatu Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami odpowiada za terminowe dokonywanie przypisu oraz jego aktualizacji na kontach najemców (z wyłączeniem czynszu za lokale mieszkalne), dzierżawców, użytkowników wieczystych oraz innych osób fizycznych i prawnych zgodnie z zadaniami Referatu. 3. Kierownik Referatu Zagospodarowania Przestrzennego odpowiada za terminowe dokonywanie przypisu (obciążenia) oraz jego aktualizacji, dotyczącego opłaty planistycznej. 4. Kierownik Referatu Windykacji Należności odpowiada za terminowe wszczynanie przez pracowników Referatu postępowania windykacyjnego wobec podatników i dłużników, w tym windykację należności z tytułu opłat czynszu za najem lokali mieszkalnych. Rozdział II Ewidencja księgowa podatków i opłat oraz należności niepodatkowych 5 1. Księgowanie wpłat i zwrotów odbywa się w Referacie Windykacji Należności na kontach analitycznych. 2. Ewidencję prowadzi się zgodnie z przepisami w sprawie ewidencji podatków i opłat oraz zakładowym planem kont obowiązującym w Urzędzie Miasta. 3. Uzgodnień danych księgowości analitycznej podatków i opłat oraz należności niepodatkowych i księgowości syntetycznej w zakresie wpływów budżetowych z ww. tytułów dokonuje się w okresach miesięcznych, a uzgodnień wszystkich obrotów (przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów) dokonuje się w okresach kwartalnych. 4. Naliczeń i księgowania przypisów lub odpisów należnych a nie wpłaconych odsetek od zaległości podatkowych dokonuje się w okresach kwartalnych. 6 1. Jeżeli zobowiązany dokonuje wpłaty po terminie płatności i dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę. 2. Jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania z różnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet podatku o najwcześniejszym terminie płatności chyba, że podatnik wskaże, na poczet którego zobowiązania dokonuje wpłaty. 3
3. Jeżeli wpłata jest niższa niż suma należności głównej, odsetek za zwłokę oraz kosztów upomnienia, bądź nie wskazano, iż wpłata dotyczy kosztów upomnienia, z kwoty wpłaconej nie pokrywa się kosztów upomnienia. 4. Wpłaty z tytułu zobowiązań, do których nie stosuje się przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, dokonane po terminie zalicza się w sposób określony w art. 451 ustawy Kodeks cywilny. Rozdział III Dochodzenie należności z tytułu podatków, opłat i niepodatkowych należności pieniężnych 7 1. Kontroli zadłużenia z tytułu podatków i opłat oraz należności niepodatkowych dokonuje się na bieżąco, po zaksięgowaniu wszystkich wpłat, zwrotów, przypisów i odpisów, w terminie nie dłuższym niż 30 dni po upływie terminu płatności danego zobowiązania. 2. W okresach kwartalnych (do 25 dnia miesiąca następującego po zakończeniu każdego kwartału) Kierownik Referatu Windykacji Należności przekazuje Skarbnikowi Miasta zbiorczą informację o stanie zaległości z tytułu podatków, opłat i należności niepodatkowych oraz o podjętych działaniach windykacyjnych. 8 1. Jeżeli należność z tytułu podatków, opłat i należności niepodatkowych nie została zapłacona w terminie płatności, pracownik wysyła do dłużnika upomnienie za potwierdzeniem odbioru, lub wezwanie do zapłaty. 2. Upomnienia wysyła się na bieżąco, jednak nie później niż: 1) dla podatników: podatków od nieruchomości, rolnego i leśnego od osób fizycznych do 30 czerwca za zaległości z tytułu I i II raty, i do 31 grudnia za zaległości III i IV raty, 2) dla pozostałych podatników 60 dni po upływie terminu płatności, 3) zobowiązanym z tytułu należności niepodatkowych - nie później niż 60 dni od upływu terminu płatności. 3. Wezwania do zapłaty wysyła się na bieżąco, nie później niż 60 dni po upływie terminu płatności. 4
9 1. Mając na uwadze racjonalność gospodarowania środkami publicznymi, a w szczególności ponoszenie kosztów przesyłek pocztowych, upomnienia/ wezwania na zaległości z tytułu należności pieniężnych wystawia się w przypadku zaległości przekraczającej wysokość kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 2. Jeżeli wysokość przypisu podatku za dany rok jest niższa niż wysokość kosztów upomnienia, upomnienie wysyła się po terminie płatności ostatniej raty za dany rok, w terminie do 10 dnia miesiąca po miesiącu, w którym upłynął termin płatności ostatniej raty. 10 1. Jeżeli zaległości podatkowe objęte upomnieniem nie zostały zapłacone, pracownicy wystawiają tytuły wykonawcze w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia doręczenia upomnienia. 2. O każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowitej likwidacji tej zaległości zawiadamia się niezwłocznie urząd skarbowy. 11 1. W przypadku, gdy dany podatnik nie uiszcza wymagalnych zobowiązań, pracownik Referatu Windykacji Należności przygotowuje wniosek o wpis hipoteki przymusowej w przypadku gdy zaległość przekracza kwotę 1 000 zł. 2. W przypadku nieskutecznej egzekucji i zwrotu tytułów wykonawczych podatników podatku od środków transportowych, prowadzi się postępowanie mające na celu ustanowieniu zastawu skarbowego. 3. W przypadku dokonania spłaty zadłużenia, pracownik przekazuje do naczelnika urzędu skarbowego pisemne zawiadomienie o uregulowaniu przez podatnika zaległości podatkowych objętych zastawem skarbowym. 12 1. Jeżeli należności cywilnoprawne objęte wezwaniem do zapłaty nie zostały zapłacone, pracownik merytoryczny przekazuje niezbędną dokumentację dłużnika do Radcy Prawnego, celem dochodzenia tych należności na drodze sądowej. 2. Radca Prawny odpowiada za terminowe i systematyczne sporządzanie wniosków do sądu, w celu wszczęcia egzekucji sądowej należności cywilnoprawnych. 5
13 1. Zobowiązania podlegają wpisowi do Rejestru Dłużników. 2. Wpis, o którym mowa w ust. 1 dokonywany jest na zasadach określonych w: 1) ustawie z dnia 9 kwietnia 2010r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (Dz. U. Nr 81, poz. 530), 2) umowie zawartej z Biurem Informacji Gospodarczej, przez upoważnionego pracownika Referatu Windykacji Należności. 3. Każdy wpis dłużnika wymaga pisemnej akceptacji Burmistrza Miasta. Rozdział IV Zobowiązania nieściągalne i przedawnione 14 1. W każdym roku budżetowym, w terminie do 15 grudnia roku budżetowego pracownik merytoryczny: 1) dokonuje weryfikacji sald pod kątem występowania należności nieściągalnych, 2) drukuje zestawienie zaległości i analizuje dotychczasowe działania, zmierzające do ich likwidacji. 2. Kierownik Referatu Windykacji Należności przeprowadza z udziałem pracowników Referatu wnikliwą analizę poszczególnych pozycji zaległości oraz uzgadnia działania polegające na zabezpieczeniu wykonania zobowiązania podatkowego, aby wyeliminować ewentualne przypadki przedawnienia. 15 1. Zobowiązania, które na podstawie art.70 ustawy Ordynacja podatkowa oraz art. 118 ustawy Kodeks cywilny uległy przedawnieniu, z wyjątkiem należności zabezpieczonych hipoteką lub zastawem skarbowym należy z urzędu odpisać na koncie zobowiązanego. 2. Podstawą odpisu zobowiązań przedawnionych jest dokument polecenie księgowania (PK), wystawiony na podstawie zatwierdzonego przez Skarbnika i Burmistrza Miasta protokołu zawierającego: 1) weryfikację salda, 2) przyczyny przedawnienia, 3) opis czynności podjętych przez pracownika w celu wyegzekwowania należności, 4) wyjaśnienie Kierownika Referatu Windykacji Należności czy przedawnienie nie nastąpiło z winy pracownika poprzez zaniechanie czynności windykacyjnych. 6
3. Weryfikacji sald pod kątem występowania należności przedawnionych i nieściągalnych dokonuje się na dzień 31 grudnia danego roku. 16 Przed przeprowadzeniem windykacji oraz na każdym jej etapie, pracownik prowadzący sprawę rozważa, czy nie zachodzą przesłanki do umorzenia dochodzonej należności zgodnie z 2 uchwały Nr 298/V/10 Rady Miasta Józefowa z dnia 11 marca 2010 r. w sprawie zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadających Gminie Józefów i jej jednostkom podległym. 7