Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 39/2014 z dnia 29.12.2014 r. Nadleśniczego Nadleśnictwa Gromnik Zasady sprzedaży drewna i produktów niedrzewnych obowiązujący w Nadleśnictwie Gromnik. I. Warunki ogólne 1. Sprzedaż drewna prowadzona jest: a/ przez nadleśniczego, b/ po cenie netto z 1 m 3 powiększonej o należny podatek VAT, c/ na bazie loco-las po zrywce lub bez dokonanej zrywki. 2. Procedury sprzedaży drewna: 2.1 Wyróżnia się następujące procedury sprzedaży drewna dla przedsiębiorców: a/ sprzedaż ofertowa w Portalu Leśno- Drzewnym ( PLD) z uwzględnieniem wielkości zakupu drewna, b/ sprzedaż ofertowa w Portalu Leśno Drzewnym (PLD) dla przedsiębiorców realizujących nowe inwestycje, c/ systemowe aukcje internetowe w aplikacji e-drewno, d/ aukcje internetowe w aplikacji e-drewno, e/ inne aukcje i submisje, f/ negocjacje handlowe, g/ na podstawie cennika sprzedaży detalicznej. 2.2 Przedsiębiorcy upoważnieni do wzięcia udziału w procedurach sprzedaży Określonych w ust.2.1 ppkt a/ i b/ mogą zawierać bezterminowe umowy wieloletnie. 2.3 Przedsiębiorcy uprawnieni do wzięcia udziału w procedurze sprzedaży określonej w ust. 2.1, pkt a mogą zawierać umowy roczne lub dwuletnie. 2.4 Systemowe aukcje internetowe w aplikacji e-drewno odbywają się w okresach półrocznych. 2.5 Przedsiębiorcy nabywają drewno po cenach, które wynikają z rozstrzygnięć i procedur wymienionych w ust.2 1. 2.6 Osoby fizyczne nabywają drewno bezpośrednio w leśnictwach nadleśnictwa na podstawie cennika sprzedaży detalicznej. 2.7 Zasady ustalania cen drewna na potrzeby poszczególnych procedur określone są w 3 ust. 8, 9. 10. 11 Zarządzenia nr 59 Dyrektora Generalnego LP z dnia 13.10.2014 r.. 2.8 W przypadku nieskutecznej sprzedaży drewna na aukcjach internetowych w aplikacji e-drewno dopuszcza się dla określonej partii drewna korektę cen minimalnych w dół i powtórzenie sprzedaży drewna w tej procedurze. Decyzja o korekcie cen może być dokonana za zgodą dyrektora regionalnej dyrekcji LP. 2.9 Procedurę negocjacji handlowych można stosować do drewna niesprzedanego w co najmniej jednej aukcji internetowej w aplikacji e-drewno oraz w innych uzasadnionych przypadkach. 1
3. Szczegółowe zasady uczestnictwa przedsiębiorców oraz osób fizycznych w poszczególnych procedurach sprzedaży drewna zawarte są w regulaminach, których pełna treść udostępniona jest do publicznej wiadomości na stronie internetowej PL-D www.zilp.lasy.gov.pl drewno oraz w siedzibie Nadleśnictwa. 3.1 Zasady określające oferty sprzedaży, pule drewna, umowy, zabezpieczenie mienia Skarbu Państwa, reklamację określone są w 4, 5, 6 Zarządzenia nr 59 Dyrektora Generalnego LP z dnia 13.10.2014 r.. 4. Ceny detaliczne produktów niedrzewnych będą tworzone w Nadleśnictwie w oparciu o zarządzenia i wytyczne obowiązujące w tym zakresie w Państwowym Gospodarstwie Leśnym. II. Postanowienia szczegółowe: 1. sprzedaż drewna i produktów niedrzewnych na rzecz klientów detalicznych prowadzona jest w kancelariach leśnictw. 2. sprzedaż detaliczna produktów działalności podstawowej ubocznej oraz dodatkowej jest prowadzona w Nadleśnictwie Gromnik w formie gotówkowej lub przelewem na konto n-ctwa przed pobraniem produktu. Sprzedaż gotówkowa produktów i usług na rzecz klientów o których mowa w pkt. 1 prowadzona jest w kancelariach leśnictw jak poniżej: - drewno sprzedawane jest we wszystkich kancelariach leśnictw w czwartki w godz. od 7 00 do 10 00, a sadzonki drzew i krzewów leśnych w leśnictwie Skrzyszów w sezonie codziennie (w dni robocze) od godz. 7 00 do 13 00. 3. Sprzedaż detaliczna przez leśniczych (podleśniczych) może odbywać się tylko przy zachowaniu następujących wymogów: 3.1 Leśniczy bądź zastępująca go osoba posiada pisemne upoważnienie Nadleśniczego do sprzedaży produktów i wystawiania asygnat podleśniczy posiada upoważnienie wystawione przez leśniczego do wydawania i podpisu na dokumencie (asygnacie) wydania drewna, sadzonek lub produktu użytkowania ubocznego, 3.2 Upoważniony leśniczy (podleśniczy) posiada i przestrzega ustalone w Instrukcji gospodarki kasowej w Nadleśnictwie Gromnik zasady i sposoby ochrony wartości pieniężnych pochodzących ze sprzedaży detalicznej. 3.3 Leśniczy (podleśniczy) przestrzega Instrukcji Obiegu i Kontroli Dokumentów Nadleśnictwa Gromnik a szczególnie Zarządzenie nr 23/2014 Nadleśniczego z dnia 26.06.2014 r. w sprawie używania druków ścisłego zarachowania w Nadleśnictwie Gromnik. 4. Ewidencją obrotu i kwot należnego podatku VAT, objęta jest cała sprzedaż na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych oraz firm. 4.1 Każdorazowa sprzedaż towarów ( w tym drewno i produkty gospodarki leśnej) i usług w Nadleśnictwie Gromnik jest dokumentowana w formie wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT oraz wymaga wydania oryginału dokumentu nabywcy. 2
5. Odpowiedzialność za prawidłowe funkcjonowanie urządzeń fiskalnych, ewidencję sprzedaży oraz przechowywanie dokumentacji urządzeń fiskalnych (książka kasy) ponoszą wszyscy pracownicy upoważnieni do prowadzenia sprzedaży w Nadleśnictwie Gromnik. - kasa Nadleśnictwa Gromnik pracownik księgowości obsługujący kasę - leśnictwa leśniczowie, podleśniczowie leśnictw: Bogoniowice, Bieśnik, Kąśna Górna, Burzyn, Bistuszowa, Pleśna, Zalasowa, Skrzyszów. 6. Zobowiązuję pracowników upoważnionych do sprzedaży do sporządzania następujących raportów fiskalnych: 6.1 dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym, 6.2 miesięcznego po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc w pierwszym dniu następnego miesiąca, nie później jednak niż przed rozpoczęciem sprzedaży w następnym miesiącu. 7. Pracownicy prowadzący sprzedaż drewna, sadzonek drzew leśnych i produktów ubocznych, powinni stosować się do następujących wytycznych: 7.1 dokumentami stanowiącymi dowód sprzedaży detalicznej oraz uprawniającymi do wydania drewna, sadzonek i produktów ubocznych dla odbiorców indywidualnych jest asygnata drukowana z rejestratora wraz z paragonem. 7.2 w przypadku żądania przez kupującego wystawienia faktury VAT, paragon na tą sprzedaż jest przekazywany przez leśniczego lub nabywcę do Nadleśnictwa w celu dołączenia go do kopii faktury. Fakturę VAT (oryginał) kupujący otrzymuje pocztą lub odbiera osobiście w biurze Nadleśnictwa. 7.3 w przypadku rezygnacji z zakupu lub stwierdzenia pomyłki po wydrukowaniu paragonu fiskalnego obowiązkiem wystawiającego jest jego dostarczenie do działu księgowości za pośrednictwem dziennika podawczego w biurze N-ctwa wraz z opisem przyczyny oraz dokładną datą zwrotu. 7.4 w sytuacjach mylnie wprowadzonych danych (co do ilości lub ceny) do kasy fiskalnej przed zatwierdzeniem wydruku należy gdy paragon fiskalny nie zostanie jeszcze zamknięty anulować błędny zapis, a gdy został zamknięty to wydrukować i anulować oraz wpisać w ewidencji anulowanych paragonów. Natomiast paragon musi zostać zarchiwizowany w zeszycie ewidencji. 7.5 Dobowe i miesięczne raporty fiskalne z urządzenia fiskalnego przekazywać niezwłoczne do Działu Księgowości celem ich archiwizacji. 8. Dla zachowania prawidłowości w zakresie ewidencjonowania sprzedaży detalicznej oraz obrotu pieniężnego w Nadleśnictwie Gromnik ustalam następujące formy rozliczeń gotówki: 8.1 pobór gotówki w systemie obwoźnym odbywa się począwszy od 11.XII.2014 r. przez inkasenta Poczty Polskiej Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie Oddział Regionalny w Krakowie na podstawie zawartej umowy z Nadleśnictwem Gromnik w określonych dla leśnictw dniach sprzedaży w kancelariach leśnictw (Postanowienie szczegółowe pkt II pkt 2) Sposób ochrony pobieranej gotówki przez upoważnione osoby określone są w 3 w/w umowy i załączniki nr 1, 2, 3 i 6 do tej umowy (załączniki te zostały przekazane leśniczym w dniu 9.12.2014 r. na szkoleniu w świetlicy Nadleśnictwa) 3
9. Sprzedaż drewna dla nabywców prowadzących działalność gospodarczą, z którymi zawarto umowy kupna sprzedaży może odbywać się wyłącznie w oparciu o dowód sprzedaży jakim jest faktura VAT generowana z SILP w siedzibie jednostki na podstawie kwitów wywozowych (spełniających rolę WZ), z następującą formą zapłaty: 9.1 za gotówkę (możliwa przedpłata przy poborze której należy uwzględnić art. 19 ust. 11 Ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r. z póź.zm), 9.2 bezgotówkowo np.; przelew, factoring wg zawartych umów ze stosownymi zabezpieczeniami. Dokumentem rozchodowym drewna przy sprzedaży nabywcom prowadzącym działalność gospodarczą jest kwit wywozowy. 10. Sprzedaż drewna w biurze Nadleśnictwa jest prowadzona tylko na umowy i prowadzi ją pracownik Działu Gospodarki Leśnej. 11. Wydatek drewna z lasu (składu) dla klientów detalicznych odbywa się w każdy poniedziałek i wtorek roboczy w godz. od 8 00 do 15 00 w terminie wywozowym ustalonym przez leśniczego na asygnacie, lub w innym dniu tygodnia uzgodnionym z leśniczym i po wprowadzeniu na asygnatę klauzuli wyrażam zgodę na wywóz w dniu podpisanej przez leśniczego. Po terminie wywozowym administracja leśna nie odpowiada za zakupione produkty a nabywca nie może rościć do sprzedawcy pretensji co do pogorszenia stanu jakościowego, częściowej lub nawet całkowitej kradzieży produktu itp. 12. Na oryginałach asygnat i kopii dla wydającego należy szczegółowo i czytelnie odnotować wydatek drewna. Przy odbiorze częściowym należy podać rodzaj i ilość wydanego drewna, datę i podpis. Należy unikać częściowego wydatku drewna odebranego w stosach. W sytuacjach sporadycznych podyktowanych możliwościami transportowymi nabywcy, przy częściowym wydatku drewna stosowego należy drewno z nabitą płytką pozostawić w partii surowca nie wydanego, opisując lubryką tym samym numerem drewno wydane. Powyższe należy odnotować na asygnacie. Podpis na kopii asygnaty wydającego składa nabywca. Wydatek drewna musi być każdorazowo potwierdzony przez wydającego i kupującego (na oryginale i kopii dokumentu). 13. W przypadku samowolnego pobrania drewna przez nabywcę lub niezgodnego z wystawioną asygnatą służba terenowa ma obowiązek podjąć bezpośrednie działania ścigające, tak jak w przypadku kradzieży (mandat, dochodzenie). 14. Sprzedaż drewna może być dokonana wyłącznie na podstawie wprowadzonego do magazynu drewna w SILP i zglobalowaniu wykazu odbiorczego drewna (sporządza leśniczy, globaluje upoważniony przez Nadleśniczego pracownik Działu ZG. Minimalny okres od rejestracji w magazynie SILP do udostępnienia wykazu odbiorczego drewna po zglobalowaniu wynosi 2 dni robocze. Wyjątkowo w uzasadnionych przypadkach (np. brak pełnego ładunku, przyjazd odbiorcy po drewno z zakładu oddalonego od N-ctwa (leśnictwa) dopuszcza się za zgodą Nadleśniczego (np. telefoniczną co będzie opisane 4
na kwicie wywozowym przez leśniczego) skrócenie tego okresu.. Sprzedaż drewna nie ujętego w magazynie drewna SILP będzie traktowana jako przestępstwo. 15. Drewno do sprzedaży powinno być odebrane niezwłocznie po pozyskaniu zgodnie z obowiązującymi normami i przepisami, zanumerowane za pomocą płytki, oraz naniesioną w grubszym końcu tarczą ze znakiem graficznym Lasów Państwowych (w kolorze czarnym). Pozyskane drewno numeruje się przy pniu lub składzie przejściowym znajdującym się w lesie danego leśnictwa. 16. Zabrania się pozostawiania na pozycjach cięć składanie obok drewna ujętego w WOD-ach, drewna nieodebranego a wyrobionego w tym samym czasie obrachunkowym. III. Szczegółowy tryb sprzedaży i rozchodu drewna i produktów niedrzewnych 1. Sprzedaż drewna w leśnictwach następuje na podstawie asygnaty drukowanej z rejestratora wraz z paragonem z kasy fiskalnej. 2 Sprzedaż detaliczna w biurze nadleśnictwa odbywa się na podstawie faktury VAT generowanej z SILP-u. Wydruk Faktury VAT należy uzupełnić o brakujące informacje wg. wzoru (załącznik nr 1) tak aby zawarte w nim dane odpowiadały zakresowi obowiązującemu we wzorze asygnaty. 3. Sprzedający (wystawiający asygnatę) odpowiada służbowo i materialnie za: - sprzedaż drewna i produktów niedrzewnych nie ujętego w ewidencji księgowej, - błędne wyliczenie należności (niewłaściwa masa lub klasa, błąd rachunkowy). 4 Rozliczenie gotówki przez upoważnionych do wystawiania asygnat i przyjmowania wpłat odbywa się zgodnie z Instrukcją dotyczącą gospodarki kasowej w Nadleśnictwie Gromnik. 5 Rozliczenie gotówki ze sprzedaży detalicznej dokonywanej w kancelariach Leśnictw następuje w dziale księgowości biura N-ctwa w oparciu o kwoty wynikające z raportów dobowych fiskalnych z uwzględnieniem zwrotów paragonów anulowanych i na podstawie wyciągu bankowego generowanego po dokonaniu wpłaty ze sprzedaży przez firmę konwojującą. Dokonujący sprzedaży: a. Gotówkę ze sprzedaży leśniczy (podleśniczy) przekazuje w bezpiecznej kopercie inkasentowi (konwojentowi) zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie procedurami (pkt II ppkt 8.1). b. kontrolę nad rozchodem asygnat oraz kwitów wywozowych i zrywkowych sprawuje specjalista ds. administracji, który dokonuje rozliczenia zużytych druków. 6. Przy sprzedaży bezgotówkowej na umowy wydatek drewna i produktów 5
Niedrzewnych następuje w oparciu o kwit wywozowy wystawienie z rejestratora : a. kwit wywozowy wystawiany jest oddzielnie na każdy ładunek w 4-ch egzemplarzach z przeznaczeniem: - oryginał dla nabywcy - pierwsza kopia dla biura Nadleśnictwa (dla stanowiska ZG - druga kopia dla stanowiska SA - trzecia kopia dla leśniczego c. nabywca potwierdza odbiór zakupionego drewna osobiście lub przez upoważnionego na piśmie (umowie) przedstawiciela, 7. Rejestracja zrywki drewna następuje w oparciu o kwity zrywkowe wystawione z rejestratora. 8. Przy prowadzeniu sprzedaży przez Specjalistę ds. sprzedaży drewna faktura VAT nie podlega zatwierdzeniu przez Nadleśniczego i Głównego Księgowego. Sprzedający odpowiada służbowo i materialnie: - za sprzedaż drewna i produktów niedrzewnych nie ujętego w ewidencji księgowej, - błędne wyliczenie należności (niewłaściwa masa lub klasa, błąd rachunkowy). 9. Kontrolę merytoryczną odbiórki i sprzedaży drewna, produktów niedrzewnych w Nadleśnictwie Gromnik prowadzą: - inżynier nadzoru, zastępca nadleśniczego, specjalista ds. użytkowania lasu i Bhp, strażnicy leśni. Kontrolę należy udokumentować (np. poprzez wpisy w książce służbowej leśniczego i własnej, na kwitach wywozowych, asygnatach). Nadzór nad prawidłowością obiegu dokumentów sprawuje Główny Księgowy. Niniejsze Zasady obowiązują od dnia podpisania. Tracą moc dotychczasowe Zasady sprzedaży drewna i produktów niedrzewnych obowiązujący od 10 grudnia 2014 r. Podstawowe akty prawne sprzedaży drewna. 1. Zarządzenie nr 59 DGLP z dnia 13.10.2014 r. 2. Decyzja nr 50 DGLP z dnia 10 września 2014 r. 3. Decyzja nr 56 DGLP z dnia 13 października 2014 r. 4. Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. Nr 54 poz. 535 z póź. zm.) 5. Rozporządzenie Ministra Finansów z 27.VIII 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące i warunków ich stosowania (Dz. U. 2013 poz. 1076) 6. Zarządzenie nr 3/2012 Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów państwowych w Krakowie z dnia 16.01.2012 r. w sprawie organizacji sprzedaży drewna w Nadleśnictwach, znak spr: EM-900-7/12. 6
7. Ustawa dnia 8.03.2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz.U. 2013 r. poz. 403) Załączniki do Zarządzenia: - Załącznik nr 1 do pkt III ppkt 2 Zasad sprzedaży drewna. 7