ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/10/2014

Katowice, 1 październik 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR 1/10/2014 W związku z realizacją projektu pt. Wdrożenie Planu Rozwoju Eksportu w EkoNorm Sp. z o.o. Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty handlowej na: A. organizację wyjazdu EkoNorm na międzynarodowe imprezy targowo-wystawiennicze, które odbędą się w Czechach i Niemczech i w których Spółka planuje wziąć udział w charakterze wystawcy (łącznie 2 imprezy targowe), B. organizację wyjazdu EkoNorm na misje gospodarcze do Niemiec, Czech oraz Słowacji (łącznie 3 imprezy targowe), C. organizację spotkań z partnerami handlowymi z Czech, Niemiec oraz Słowacji (łącznie 6 spotkań handlowych: po 2 na każdy wymieniony kraj), D. organizację wyjazdu EkoNorm na międzynarodowe imprezy targowo-wystawiennicze, które odbędą się na terytorium Rzeczpospolitej Polski i w których Spółka planuje wziąć udział w charakterze wystawcy (łącznie 5 imprez targowych), oraz E. organizację dwóch misji gospodarczych dla przedsiębiorców zagranicznych w siedzibie Spółki. Szczegółowe informacje na temat nazw i terminów imprez targowych, w których Spółka zamierza wziąć udział zostały opisane w punkcie III niniejszego zapytania ofertowego. I. ZAMAWIAJĄCY EkoNorm Sp. z o.o. ul. Józefa Gallusa 12 40-594, Katowice tel. 32 757 25 17 fax: 32 757 25 17 wew 102 e-mail: poczta@ekonorm.pl www: www.ekonorm.pl II. KRÓTKI OPIS PROJEKTU Głównym celem projektu jest wdrożenie Planu Rozwoju Eksportu opracowanego dla Spółki w zakresie rekomendowanej do eksportu innowacyjnej, niszowej usługi wykrywania nieszczelności instalacji do produkcji, przesył, magazynowania i dystrybucji substancji organicznych z użyciem 1

optycznej wizualizacji gazów na rynkach eksportowych tj. Niemiec, Czech i Słowacji. W ramach projektu Spółka planuje: wziąć udział w dwóch imprezach targowo-wystawienniczych w charakterze wystawcy, które odbędą się na terytorium Czech i Niemiec, organizację misji gospodarczych do Niemiec, Czech i Słowacji, organizację spotkań z partnerami handlowymi EkoNorm pochodzącymi z Czech, Niemiec oraz Słowacji, wziąć udział w pięciu imprezach targowo-wystawienniczych w charakterze wystawcy, które odbędą się na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, organizację dwóch misji gospodarczych w siedzibie Spółki. W celu realizacji usługi, Zamawiający udostępni wykonawcy wyciąg z wniosku o dofinansowanie dotyczący przedmiotu zamówienia oraz Plan Rozwoju Eksportu, w których znajdują się szczegółowe informacje na temat innowacyjnej usługi wykrywania nieszczelności instalacji do produkcji, przesył, magazynowania i dystrybucji substancji organicznych z użyciem optycznej wizualizacji gazów, którą EkoNorm zamierza wprowadzić na rynek międzynarodowy, na temat rynków docelowych oraz priorytetów eksportowych Spółki. III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA W PODZIALE NA POSZCZEGÓLNE MISJE/TARGI A. Organizacja wyjazdu EkoNorm na międzynarodowe imprezy targowo-wystawiennicze do Czech i Niemiec (łącznie 2 imprezy targowe): a) Impreza targowa: The International Engineering Fair (MSV) Planowany termin organizacji targów: 14-18.09.2015 Miejscowość/kraj: Brno/Czechy okresie 5 dni od o zakup usługi w zakresie obsługi technicznej stoiska w okresie 5 dni od o zakup usług w zakresie transportu eksponatów oraz elementów o transport trzech przedstawicieli Spółki z siedziby do miejsca targów, i z powrotem do Katowic, o noclegi dla trzech przedstawicieli Spółki na czas uczestnictwa w targach, w okresie dwóch dni przed rozpoczęciem i jeden dzień po o wpis do katalogu targowego, opłatę rejestracyjną oraz reklamę w 2

b) Impreza targowa: TerraTec Planowany termin organizacji targów: 27-29.01.2015 Miejscowość/kraj: Lipsk/Niemcy okresie 3 dni od o zakup usługi w zakresie obsługi technicznej stoiska w okresie 3 dni od o zakup usług w zakresie transportu eksponatów oraz elementów o transport trzech przedstawicieli Spółki z siedziby do miejsca targów, i z powrotem do Katowic, o noclegi na czas uczestnictwa w targach, w okresie dwóch dni przed rozpoczęciem i jeden dzień po o wpis do katalogu targowego, opłatę rejestracyjną oraz reklamę w B. Organizacja wyjazdu EkoNorm na misje gospodarcze do Niemiec, Czech oraz Słowacji (łącznie 3 imprezy targowe) a) Impreza targowa: ENVIBRNO International Environmental Fair o Planowany termin organizacji targów: 22-25.04.2015 o Miejscowość/kraj: Brno/Czechy o Zamówienie obejmuje: o organizację misji gospodarczej, o noclegi dla dwóch przedstawicieli Spółki na czas uczestnictwa w targach, w okresie jednego dnia przed rozpoczęciem i jednego dnia po o zakup biletów wstępu w celu zwiedzenia targów związanych z daną misją gospodarczą. b) Impreza targowa: CHEMPLAST - International exhibition of plastics and chemistry for engineering o Planowany termin organizacji targów: 19-22.05.2015 o Miejscowość/kraj: Nitra/Słowacja o Zamówienie obejmuje: o organizację misji gospodarczej, o noclegi dla dwóch przedstawicieli Spółki na czas uczestnictwa w targach, w okresie jednego dnia przed rozpoczęciem i jednego dnia po o zakup biletów wstępu w celu zwiedzenia targów związanych z daną misją gospodarczą. 3

c) Impreza targowa: IFAT o Planowany termin organizacji targów: 5-9.05.2015 o Miejscowość/kraj: Monachium/Niemcy o Zamówienie obejmuje: o organizację misji gospodarczej, o transport dwóch przedstawicieli Spółki z siedziby do miejsca targów, i z powrotem do Katowic, o noclegi dla dwóch przedstawicieli Spółki na czas uczestnictwa w targach, w okresie jednego dnia przed rozpoczęciem i jednego dnia po o zakup biletów wstępu w celu zwiedzenia targów związanych z daną misją gospodarczą. C. Organizacja spotkań z potencjalnymi partnerami handlowymi z Czech, Niemiec i Słowacji (łącznie 6 spotkań: po 2 na każdy wymieniony kraj) a) Zamówienie obejmuje: organizację spotkań z partnerami handlowymi EkoNorm na terenie Czech, Niemiec oraz Słowacji. Szczegółowe informacje na temat partnerów handlowych (w tym planowanej miejscowości w której odbędzie się spotkanie oraz terminu organizacji spotkania) zostaną przekazane Wykonawcy usługi min 3 tyg. przed planowanym terminem organizacji spotkania. przygotowanie do każdego spotkania, specjalistyczne tłumaczenie i druk materiałów promocyjnych, przygotowanie pokazu działania kamery oraz asysta tłumacza, transport trzech przedstawicieli Spółki z siedziby do miejsca spotkania i z powrotem do Katowic, noclegi dla trzech przedstawicieli Spółki na czas uczestnictwa w spotkaniu, w okresie jednego dnia przed rozpoczęciem i jednego dnia po zakończeniu spotkania. D. Organizacja wyjazdu EkoNorm na międzynarodowe imprezy targowo-wystawiennicze, które odbędą się na terytorium Rzeczpospolitej Polski (łącznie 5 imprez targowych) a) Impreza targowa: CHEM-SAFETY-EXPO Planowany termin organizacji targów: 16-18.11.2015 Miejscowość/kraj: Kielce/Polska okresie 3 dni od 4

o o o o o zakup usługi w zakresie obsługi technicznej stoiska w okresie 3 dni od zakup usług w zakresie transportu eksponatów oraz elementów transport dwóch przedstawicieli EkoNorm z siedziby do miejsca targów i z powrotem do Katowic, noclegi dla dwóch przedstawicieli EkoNorm na czas uczestnictwa w targach, w okresie dwóch dni przed rozpoczęciem i jeden dzień po wpis do katalogu targowego, opłatę rejestracyjną oraz reklamę w b) Impreza targowa: Targi Techniki Gazowniczej EXPO-GAS Planowany termin organizacji targów: 22-23.04.2015 Miejscowość/kraj: Kielce/Polska okresie 2 dni od o zakup usługi w zakresie obsługi technicznej stoiska w okresie 2 dni od o zakup usług w zakresie transportu eksponatów oraz elementów o noclegi dla dwóch przedstawicieli EkoNorm na czas uczestnictwa w targach, w okresie dwóch dni przed rozpoczęciem i jeden dzień po o wpis do katalogu targowego, opłatę rejestracyjną oraz reklamę w c) Impreza targowa: XVII Międzynarodowe Targi Przetwórstwa Tworzyw Sztucznych i Gumy PLASTPOL Planowany termin organizacji targów: 26-29.05.2015 Miejscowość/kraj: Kielce/Polska okresie 4 dni od o zakup usługi w zakresie obsługi technicznej stoiska w okresie 4 dni od o zakup usług w zakresie transportu eksponatów oraz elementów o noclegi dla dwóch przedstawicieli EkoNorm na czas uczestnictwa w targach, w okresie dwóch dni przed rozpoczęciem i jeden dzień po 5

o wpis do katalogu targowego, opłatę rejestracyjną oraz reklamę w d) Impreza targowa: INNOWACJE TECHNOLOGIE MASZYNY (ITM) Planowany termin organizacji targów: 9-12.06.2015 Miejscowość/kraj: Poznań/Polska okresie 4 dni od o zakup usługi w zakresie obsługi technicznej stoiska w okresie 4 dni od o zakup usług w zakresie transportu eksponatów oraz elementów o transport trzech przedstawicieli Spółki z siedziby do miejsca targów, i z powrotem do Katowic, o noclegi dla trzech przedstawicieli Spółki na czas uczestnictwa w targach, w okresie dwóch dni przed rozpoczęciem i jeden dzień po o wpis do katalogu targowego, opłatę rejestracyjną oraz reklamę w e) Impreza targowa: MTP, Poleko Planowany termin organizacji targów: 27-30.10.2015 Miejscowość/kraj: Poznań/Polska okresie 4 dni od o zakup usługi w zakresie obsługi technicznej stoiska w okresie 4 dni od o zakup usług w zakresie transportu eksponatów oraz elementów o transport trzech przedstawicieli Spółki z siedziby do miejsca targów, i z powrotem do Katowic, o noclegi dla trzech przedstawicieli Spółki na czas uczestnictwa w targach, w okresie dwóch dni przed rozpoczęciem i jeden dzień po o wpis do katalogu targowego, opłatę rejestracyjną oraz reklamę w E. Organizacja dwóch misji gospodarczych dla przedsiębiorców zagranicznych w siedzibie Spółki 6

Zamówienie obejmuje: organizację dwóch misji gospodarczych dla trzech przedstawicieli przedsiębiorców zagranicznych w siedzibie Spółki, trwających 2 dni, oprócz samej organizacji misji wykonawca może wliczyć również przejazdy, noclegi oraz dojazdy środkami komunikacji miejscowej przedsiębiorców zagranicznych, w okresie nie dłuższym niż jeden dzień przed rozpoczęciem i jeden dzień po zakończeniu misji. W związku z tym, iż: - Zamawiający nie posiada odpowiedniego doświadczenia w organizacji misji/targów, - nie dysponuje personelem posługującym się biegle językiem niemieckim, czeskim oraz słowackim, - potrzebuje kompleksowego, fachowego wsparcia w organizacji wyjazdów targowych aby przebiegały one efektywnie dla Spółki, - wymaga działań kompleksowych, aby odciążyć pracowników Spółki z zadań dotyczących organizacji wyjazdów targowych Zamawiający nie dopuszcza składania ofert cząstkowych tzn. w ramach niniejszego postępowania ofertowego oceniane będą wyłącznie kompleksowe oferty na wszystkie usługi wymienione w niniejszym zapytaniu ofertowym. Szukamy partnera, który wspomoże nas kompleksowo, stanowiąc realne odciążenie kadry Spółki i świadcząc całościową pomoc organizacyjną. Doświadczenia Spółki w organizacji wyjazdów targowych we własnym zakresie są negatywne, stąd potrzeba wyboru generalnego wykonawcy tych działań, aby pracownicy Spółki mogli skoncentrować się na merytorycznej prezentacji oferty Spółki, a nie na działaniach organizacyjnych. Oferent zobowiązany jest wypełnić w całości tabelkę znajdującą się w formularzu oferty, w pkt. 3 (załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego). IV. PLANOWANE TERMINY REALIZACJI USŁUGI W PODZIALE NA POSZCZEGÓLNE IMPREZY TARGOWE ORAZ MISJE GOSPODARCZE Lp. Nazwa usługi Termin realizacji usługi / planowane terminy wyjazdu na targi 1 Organizacja wyjazdu EkoNorm na międzynarodowe imprezy targowowystawiennicze do Czech i Niemiec (łącznie 2 14-18.09.2015 The International Engineering Fair (MSV) Brno, Czechy imprezy targowe) 27-29.01.2015 TerraTec Lipsk, Niemcy 2 Organizacja wyjazdu EkoNorm na misje gospodarcze do Niemiec, Czech oraz Słowacji (łącznie 3 imprezy targowe) 22-25.04.2015 ENVIBRNO International Environmental Fair Brno, Czechy 7

3 Organizacja spotkań z potencjalnymi partnerami handlowymi z Czech, Niemiec i Słowacji (łącznie 6 spotkań: po 2 na każdy wymieniony kraj) 4 Organizacja wyjazdu EkoNorm na międzynarodowe imprezy targowowystawiennicze, które odbędą się na terytorium Rzeczpospolitej Polski (łącznie 5 imprez targowych) 5 Organizacja dwóch misji gospodarczych dla trzech przedstawicieli przedsiębiorców zagranicznych w siedzibie Spółki, trwających 2 dni 19-22.05.2015 CHEMPLAST - International exhibition of plastics and chemistry for engineering Nitra, Słowacja 5-9.05.2015 IFAT Monachium, Niemcy do 31.12.2015 r. 16-18.11.2015 CHEM-SAFETY-EXPO Kielce, Polska 22-23.04.2015 Targi Techniki Gazowniczej EXPO-GAS Kielce, Polska 26-29.05.2015 XVII Międzynarodowe Targi Przetwórstwa Tworzyw Sztucznych i Gumy PLASTPOL Kielce, Polska 9-12.06.2015 INNOWACJE TECHNOLOGIE MASZYNY (ITM) Poznań, Polska 27-30.10.2015 MTP, Poleko Poznań, Polska do 31.12.2015 r. Zamawiający w trakcie trwania umowy dopuszcza możliwość zmiany imprezy targowej na inną. W przypadku gdy wystąpi taka okoliczność i jeżeli w związku z tą zmianą wystąpią dodatkowe koszty, to wówczas Wykonawca usługi będzie mógł zwiększyć koszt organizacji imprezy o dodatkowe koszty (bez dodatkowej marży). V. WYMAGANIA ODNOŚNIE OFERTY Złożona oferta powinna zawierać co najmniej: 8

Oferta powinna zawierać wypełniony Formularz oferty - przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania Termin ważności oferty nie krótszy niż do 12 listopada 2014 r. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert cząstkowych Oferta powinna być opatrzona pieczęcią firmową oraz powinna być podpisana przez oferenta Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera bądź dostarczona osobiście Oferty prosimy składać na adres: ul. Józefa Gallusa 12, 40-594 Katowice Oferent zobowiązany jest podpisać oświadczenie o braku powiązań z EkoNorm stanowiące załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego VI. TERMIN SKŁADANIA OFERT Termin składania ofert upływa w dniu 22.10.2014 r. (do tego czasu oferty powinny wpłynąć do Firmy). VII. KRYTERIA WYBORU Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria i ich wagi: Lp. Kryterium Waga 1. Łączna cena netto za kompleksową usługę organizacji wyjazdów na spotkania biznesowe, targi oraz misje 100% Oferty, spełniające wszystkie wymogi przedstawione w niniejszym zapytaniu ofertowym, zostaną uszeregowane od najmniej korzystnej do najbardziej korzystnej pod względem oferowanej ceny. Ofercie najmniej korzystnej przyznany zostanie 1 pkt, a kolejnej ofercie 1 pkt więcej, itd. W przetargu zwycięży oferent, który zdobędzie najwyższą liczbę punktów. Z poważaniem, 9

ZAŁĄCZNIK NR 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 1/10/2014 FORMULARZ OFERTY.. Miejscowość, data Składamy ofertę handlową na organizację spotkań z potencjalnymi partnerami biznesowymi EkoNorm, organizację dwóch misji gospodarczych dla przedsiębiorstw zagranicznych w siedzibie EkoNorm oraz organizację wyjazdu na imprezy targowe i misje gospodarcze wymienione w zapytaniu ofertowym nr 1/10/2014 z dnia 1.10.2014 r. w ramach projektu pt. Wdrożenie Planu Rozwoju Eksportu w EkoNorm Sp. z o.o. realizowanego przez EkoNorm Sp. z o.o. 1. Nazwa i adres oferenta: 2. Prezentacja oferenta: 3. Wartość oferty w podziale na poszczególne usługi L.p. Nazwa usługi Cena netto (zł) 1 Cena brutto (zł) Organizacja wyjazdu EkoNorm na międzynarodowe imprezy targowo-wystawiennicze do Czech i Niemiec Impreza targowa: The International Engineering Fair (MSV) Planowany termin organizacji targów: 14-18.09.2015 Miejscowość/kraj: Brno/Czechy Impreza targowa: TerraTec 10

2 3 4 5 Planowany termin organizacji targów: 27-29.01.2015 Miejscowość/kraj: Lipsk/Niemcy Organizacja wyjazdu EkoNorm na misje gospodarcze do Niemiec, Czech oraz Słowacji Impreza targowa: ENVIBRNO International Environmental Fair Planowany termin organizacji targów: 22-25.04.2015 Miejscowość/kraj: Brno/Czechy Impreza targowa: CHEMPLAST - International exhibition of plastics and chemistry for engineering Planowany termin organizacji targów: 19-22.05.2015 Miejscowość/kraj: Nitra/Słowacja Impreza targowa: IFAT Planowany termin organizacji targów: 5-9.05.2015 Miejscowość/kraj: Monachium/Niemcy Organizacja spotkań z potencjalnymi partnerami handlowymi z Czech, Niemiec i Słowacji Organizacja 6 spotkań w Niemczech, Czechach oraz Słowacji (po 2 spotkania na każdy wymieniony kraj) Organizacja wyjazdu EkoNorm na międzynarodowe imprezy targowo-wystawiennicze, które odbędą się na terytorium Rzeczpospolitej Polski Impreza targowa: CHEM-SAFETY-EXPO Planowany termin organizacji targów: 16-18.11.2015 Miejscowość/kraj: Kielce/Polska Impreza targowa: Targi Techniki Gazowniczej EXPO- GAS Planowany termin organizacji targów: 22-23.04.2015 Miejscowość/kraj: Kielce/Polska Impreza targowa: XVII Międzynarodowe Targi Przetwórstwa Tworzyw Sztucznych i Gumy PLASTPOL Planowany termin organizacji targów: 26-29.05.2015 Miejscowość/kraj: Kielce/Polska Impreza targowa: INNOWACJE TECHNOLOGIE MASZYNY (ITM) Planowany termin organizacji targów: 9-12.06.2015 Miejscowość/kraj: Poznań/Polska Impreza targowa: MTP, Poleko Planowany termin organizacji targów: 27-30.10.2015 Miejscowość/kraj: Poznań/Polska Organizacja dwóch misji gospodarczych dla przedsiębiorców zagranicznych w siedzibie Spółki Organizacja dwóch misji gospodarczych dla trzech przedstawicieli przedsiębiorców zagranicznych w 11

siedzibie Spółki, trwających 2 dni Łączna cena za kompleksową usługę 4. Warunki płatności 5. Termin ważności oferty do 12.11.2014 r. 6. Oświadczenia: Oświadczam, iż zapoznałem się z treścią zapytania ofertowego nr 1/10/2014 z dnia 1.10.2014 r., nie wnoszę żadnych zastrzeżeń oraz uzyskałem niezbędne informacje do przygotowania oferty. Oświadczam, iż akceptuję założenia zawarte w niniejszym zapytaniu ofertowym, dotyczące zakresu zamówienia oraz wymagań w nim zawartych. dnia.... Podpis uprawnionego przedstawiciela Oferenta 12

ZAŁĄCZNIK NR 2 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 1/10/2014 OŚWIADCZENIE O BRAKU POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH Ja niżej podpisany(a)... oświadczam, że. (nazwa oferenta) nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. dnia.... Podpis uprawnionego przedstawiciela Oferenta 13