SJ.0142.1.2013 Data: 23.10.2013 Strona 1 z 5 1. Cel i zakres 1.1. Cel Celem niniejszej procedury jest zapewnienie, że dokumentacja Systemu Zarządzania Jakością stosowana w Starostwie Powiatowym w Wałbrzychu jest nadzorowana, a zasady jej rozpowszechniania i aktualizacji są znane. 1.2. Zakres Procedurę tę stosuje się w odniesieniu do dokumentacji systemowej tj.: 1. Udokumentowanej Polityki Jakości Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu. 2. Księgi jakości. 3. Procedur wymaganych postanowieniami normy PN-EN ISO 9001:2009. 4. Schematów graficznych wraz z opisami. 5. Kart usług 2. Podstawa, powołania i definicje 2.1. Podstawa Norma PN-EN ISO 9001:2009 Wymagania pkt.4.2. 3 nadzór nad dokumentacją Pkt.4.2.4 nadzór nad zapisami 2.2. Powołania Proces: Wydanie i nadzorowanie aktów prawnych Starosty tj. zarządzeń oraz dyspozycji Pełnomocnik ds. Jakości 2.3. Definicje PROCEDURA ustalony sposób przeprowadzenia działania lub procesów. PROCES zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia. 3. Odpowiedzialność 3.1. Politykę Jakości Starostwa Powiatowego w Wałbrzychu opracowuje Starosta Wałbrzyski, a za jej rozpowszechnianie odpowiedzialny jest Pełnomocnik ds. Jakości 3.2. Księgę jakości opracowuje Pełnomocnik ds. Jakości, zatwierdza Starosta Wałbrzyski. Pełnomocnik jest zobowiązany do wydania Księgi i jej rozpowszechnienia oraz odpowiada za właściwą jej aktualizację 3.3. Procedury wymagane postanowieniami normy PN-EN ISO 9001 opracowuje Pełnomocnik ds. Jakości, a zatwierdza Starosta Wałbrzyski. Pełnomocnik jest odpowiedzialny za wydanie procedur, ich rozpowszechnienie i aktualizację. 3.4. Schematy graficzne procedur wraz z opisami opracowują właściciele procesów lub osoby przez nich wyznaczone. Właściciele procesów i Pełnomocnik ds. Jakości odpowiedzialni są za zatwierdzanie schematów graficznych i ich aktualizację. Pełnomocnik ds. Jakości odpowiedzialny jest za zatwierdzenie schematu graficznego procedury poprzez wydanie zarządzenia Starosty. 3.5. Karty usług opracowują pracownicy merytoryczni wykonujący określone zadania. 3.6. Pozostałe dokumenty wynikające z opisów do procesów oraz dokumenty pochodzące z zewnątrz są nadzorowane przez właścicieli procesów w taki sposób, ze ich specyfikacja jest pracownikom znana, zrewidowany jest ich aktualny status, dokumenty są zebrane w określonym miejscu ich użytkowania. 3.7. Za nadzór nad dokumentami i właściwą ich gospodarkę w wydziałach odpowiadają
SJ.0142.1.2013 Data: 23.10.2013 Strona 2 z 5 naczelnicy, a na samodzielnych stanowiskach pracownicy 3.8. Pełnomocnik ds. Jakości odpowiada za: - prowadzenie prawidłowej gospodarki dokumentami systemowymi - nadzór nad aktualizacją dokumentów wydanych na papierze będących w posiadaniu poszczególnych użytkowników. 4. Realizacja 4.1. Dokumenty Dokumenty takie jak: Księga Jakości oraz załączone do niej procedury wraz z opisami, ankieta zatwierdzone Zarządzeniem Starosty stanowią egzemplarze wzorcowe. Dokumenty te udostępniane są użytkownikom w wersji elektronicznej. Dokumenty w formie elektronicznej zapisane są w formacie PDF i umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa (www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl) Karty usług są do wglądu dla każdego interesanta w Kancelarii Ogólnej oraz w każdym Wydziale. Karty usług są umieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa (www.bip.sp-walbrzych.dolnyslask.pl). Udostępnianie klientom kart usług odbywa się poprzez: 1/ kopiowanie lub wydrukowanie, 2/ kopiowanie na nośniki elektroniczne, 3/ wysłanie pocztą elektroniczną, 4/ pobranie z BIP. 4.2. Użytkowanie i ochrona treści dokumentów Dokumenty takie jak: Księga Jakości, procedura wraz z opisem traktowane są jako egzemplarze nadzorowane w wersji elektronicznej. Podlegają one aktualizacji i wymianie w przypadku wznowienia wydania. Wszystkie nadzorowane dokumenty, które są w użyciu powinny być aktualne. W przypadku wydruku dokumentacji systemu zarządzania jakością przed jej każdym użyciem pracownik zobowiązany jest do upewnienia się czy posiadany przez niego egzemplarz jest zgodny z tym na stronie internetowej. Pełnomocnik ds. Jakości użytkuje komplet wzorcowy w formie wydrukowanej. Komplet wzorcowy na nośniku papierowym jest tylko jeden w Starostwie i oznaczony jest słowem WZORCOWY. Dokumenty, które nie są nadzorowane rozpowszechniane są wyłącznie za zgodą kierownika komórki organizacyjnej, nie podlegają one aktualizacji i ewidencjonowaniu. Oryginały kart usług w wersji papierowej zatwierdzone pod względem merytorycznym i formalnym przez osoby upoważnione są przechowywane w Wydziale Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich w Kancelarii Ogólnej. 4.3. Przegląd i aktualizacja dokumentów 4.3.1. Wprowadzanie zmian Zmiany wprowadzone do dokumentacji systemowej odbywają się poprzez wydanie zarządzenia Starosty, które reguluje tę zmianę. Nadzór nad zarządzeniem Starosty określa procedura: Wydanie i nadzorowanie aktów prawnych Starosty tj. zarządzeń oraz dyspozycji. Zmiany wprowadzane do Księgi Jakości muszą być odnotowywane w karcie zmian. Karta zmian jest: - w Księdze Jakości Wzorcowej na stronie po stornie tytułowej, - załącznikiem do zarządzenia Starosty. Pełnomocnik ds. Jakości
SJ.0142.1.2013 Data: 23.10.2013 Strona 3 z 5 Zadaniem jej jest identyfikowanie aktualnego statusu zmian w Księdze Jakości. Zmiany wprowadzane do procedur wydanych na papierze odbywają się poprzez wymianę stron lub całych egzemplarzy przez osoby upoważnione do sprawowania nadzoru nad dokumentacją. Zmiany odnotowuje się w karcie pn. Komplet zmian procedur, która jest załącznikiem do zarządzenia Starosty. Karta ta znajduje się także przy segregatorach z procedurami, które są w posiadaniu Pełnomocnika ds. Jakości i Przewodniczącego Rady ds. Jakości. Nieaktualne schematy graficzne oraz dokumenty pochodzenia wewnętrznego i zewnętrznego wyspecyfikowane w częściach opisowych procesów należy oznaczyć pieczęcią o treści: Nie obowiązuje od dnia... lub zniszczyć. Monitorowanie zgodności kart usług z przepisami prawa, aktualizacja innych danych zawartych w kartach oraz uzupełnianie katalogu usług o karty w nim nie ujęte z różnych przyczyn należy do pracowników wykonujących określone usługi, zgodnie z przydzielonym zakresem czynności i odpowiedzialności. Odpowiedzialność za treść i aktualizację kart usług ponoszą Naczelnicy Wydziałów. Aktualizacja treści istniejących kart następuje w przypadku: 1) zmiany obowiązujących uregulowań prawnych, wpływających znacząco na informacje zawarte w karcie, 2) zmian w strukturze organizacyjnej Starostwa, 3) uzasadnionych sugestii interesantów dotyczących czytelności kart. Aktualizacja kart usług w związku ze zmianą przepisów jest przeprowadzana na bieżąco, a w terminie do dnia 31 grudnia każdego roku osoby odpowiedzialne tj. Naczelnicy Wydziałów składają Sekretarzowi Powiatu krótkie sprawozdanie o stanie aktualności kart oraz o stopniu objęcia Katalogiem wszystkich świadczonych usług. W przypadku, gdy przepisy prawa nakładają na Starostwo obowiązek świadczenia nowej usługi, istotnej z punktu widzenia interesanta, właściwy merytorycznie Naczelnik analizuje zasadność wprowadzenia nowej karty. Decyzja o wprowadzeniu nowej karty powinna zostać uzgodniona i zaakceptowana przez Sekretarza Powiatu. Nową kartę należy opracować na ustalonym wzorze kart usług i przekazać w formie drukowanej i elektronicznej do Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, w terminie 7 dni przed planowanym zamieszczeniem w Biuletynie Informacji Publicznej. 4.3.2. Usuwanie dokumentów nieaktualnych Nieaktualne dokumenty nadzorowane wydane na papierze użytkownicy mają obowiązek zwrócić Pełnomocnikowi ds. Jakości, który je niszczy. Za zniszczenie nieaktualnych dokumentów w komórkach organizacyjnych odpowiadają kierownicy. Nieaktualne egzemplarze dokumentów nadzorowanych opatrzonych słowem WZORCOWY należy opatrzyć pieczęcią o treści: Nie obowiązuje od dnia... Nieaktualne dokumenty znajdujące się w bazie informatycznej są usuwane. Z chwilą gdy obowiązujące przepisy prawne znoszą obowiązek świadczenia usługi, właściwy merytorycznie Naczelnik podejmuje decyzję o wycofaniu karty usług. Fakt ten należy niezwłocznie zgłosić do Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich, który w terminie do 3 dni od chwili powzięcia informacji podejmuje działania mające na celu wycofanie karty z obiegu.
SJ.0142.1.2013 Data: 23.10.2013 Strona 4 z 5 5. Zasady identyfikacji dokumentów Dokumenty systemowe są identyfikowane poprzez nazwę, datę rejestracji, datę aktualizacji podanie imienia i nazwiska lub stanowiska osoby sporządzającej dokument oraz osoby zatwierdzającej dokument. Ustanowione w systemie procedury podlegają zarejestrowaniu zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Przyjęto zasadę, że wszystkie procedury będą zarejestrowane u Pełnomocnika ds. Jakości z oznaczeniem komórki organizacyjnej SO, pod symbolem klasyfikacyjnym 0142, po oznaczeniu roku umieszczony jest symbol wydziału/komórki organizacyjnej, do której należy procedura. Z uwagi, na to, że wydziały/ komórki organizacyjne są właścicielami kilku procedur do symbolu wydziału / komórki organizacyjnej dopisuje się cyfrę oznaczającą kolejny numer procedury w danym wydziale / komórce organizacyjnej, np. SO.0142..2011.JK1 Karty usług identyfikowane są tak samo jak procedury. Księga Jakości zarejestrowana jest u Pełnomocnika ds. jakości pod symbolem klasyfikacyjnym 0141 zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. 6. Archiwizowanie Nieaktualne egzemplarze dokumentów nadzorowanych opatrzonych słowem WZORCOWY archiwizowane są zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 14 poz. 67 ze zm.) i przechowywana w archiwum zakładowym zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt stanowiącym załącznik do ww. Rozporządzenia. 7. Miary i wskaźniki Miara efektywności procesu: Ilość niezgodności stwierdzonych podczas auditów wewnętrznych w dokumentacji SZJ Kryterium lub wskaźnik oceny/monitorowania: W1 10% Stosunek Ilości niezgodności stwierdzonych podczas auditów wewnętrznych w dokumentacji SZJ do okresu poprzedniego
SJ.0142.1.2013 Data: 23.10.2013 Strona 5 z 5 8. Ocena efektywności procesu Wskaźnik oceny efektywności Ilość niezgodności stwierdzonych podczas auditów wewnętrznych Kryterium Oceny (cel) W1 10 % Porównanie ilości niezgodności stwierdzonych w dokumentacji SZJ podczas auditów wewnętrznych do ilości niezgodności stwierdzonych w okresie poprzednim Osiągnięty wynik po ½ roku Osiągnięty wynik po roku Trend wyników Wnioski uwagi