Warszawa, dnia 19.02.2015r. WYJAŚNIENIE TREŚCI SIWZ Dotyczy przetargu nieograniczonego na: Sprzątanie pomieszczeń Instytutu Technologii Materiałów Elektronicznych przy ul. Wólczyńskiej 133 w Warszawie nr ZP/004/2015. Zamawiający Instytut Technologii Materiałów Elektronicznych z siedzibą w Warszawie uprzejmie informuje, że w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na Sprzątanie pomieszczeń Instytutu Technologii Materiałów Elektronicznych przy ul. Wólczyńskiej 133 w Warszawie znak ZP/004/2015 prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r poz. 907 z późniejszymi zmianami) Wykonawcy na podstawie art. 38 ust. 1 ww. ustawy zwrócili się o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. PYTANIA WYKONAWCÓW (dotyczące SIWZ). 1. W związku z art. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych wskazującym przesłanki powodujące możliwość zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, prosimy o modyfikację wzoru umowy dotyczącą wprowadzenia zapisu umożliwiającego waloryzację wynagrodzenia Wykonawcy w sytuacji zmiany podatku VAT, zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub zdrowotnym bądź wysokości składki na ubezpieczenie społeczne lub zdrowotne. 2. Czy Zamawiający przewiduje przekazanie osób Wykonawcy na podstawie art. 23¹ KP? Jeśli tak to prosimy o podanie wykazu osób wraz z informacjami o pełnych kosztach zatrudnienia. 3. Prosimy o podanie planowanych prac remontowych i ich zakresu, które będą objęte usuwaniem pyłów i kurzu (sprzątanie poremontowe). 4. Prosimy o podanie w jakich godzinach może być przeprowadzone sprzątanie zasadnicze. 5. Czy Zamawiający wymaga 5 osób na jedną zmianę w pełnym wymiarze etatu? (5 etatów). 6. Czy wykonawca dobrze rozumie, że Zamawiający wymaga wykonywania usługi na dwie zmiany? tj. dyżur 5 osób w godzinach 07.45 15.45 oraz 5 osób sprzątanie zasadnicze? Czyli razem 10 osób? 7. Czy pracownik odpowiedzialny za nadzór nad ekipą sprzątająca, koordynację prac osób sprzątających oraz kontakty z Zamawiającym ma przebywać na obiekcie w dni robocze przez 8 godzin czy też może być on pod telefonem i doraźnie nadzorować wykonywanie usługi? Jeśli ma przebywać to czy może być on osobą wykonującą również usługi sprzątania? 8. Prosimy o podanie ilości i wielkości pojemników na śmieci i niszczarek, które będą zaopatrywane w worki. 9. Czy Zamawiający ma jakieś szczególne wymagania co do jakości i kolorystyki worków? 1
10. Czy Zamawiający prowadzi segregację odpadów? Jeśli tak to kto zapewnia pojemniki? Prosimy o podanie ilości takich pojemników. 11. Czy Zamawiający potwierdza, że koszt zakupu mydła w płynie, papieru toaletowego, ręczników papierowych, kostek zapachowych leży po jego stronie? 12. Zamawiający wymaga w opisie przedmiotu zamówienia artykułów posiadających komplet dokumentów dopuszczających ich stosowanie na rynku polskim w tym karty charakterystyk (produktowe) oraz atesty Państwowego Zakładu Higieny. Pragniemy poinformować, iż z dniem 01.01.2003 r. ustała prawnie obowiązująca konieczność uzyskiwania atestów PZH. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentem dopuszczającym dla środków myjących, czyszczących, konserwujących posiadających w swym składzie substancje niebezpieczne jest karta charakterystyki, dla preparatów dezynfekcyjnych będących wyrobami medycznymi deklaracja zgodności i certyfikat CE, dla preparatów dezynfekcyjnych będących produktami biobójczymi Pozwolenie Ministra Zdrowia na obrót produktem biobójczym. W związku z powyższym prosimy o zrezygnowanie z wymogu posiadania atestów PZH i dopuszczenie w/w dokumentów w miejsce wymaganych atestów oraz wnosimy o stosowne zmiany w SIWZ i wzorze umowy. 13. Czy Zamawiający dopuszcza stosowanie profesjonalnych środków sprzątających? Wymienione w OPZ środki są przeznaczone do użytku w gospodarstwach domowych. 14. Czy w oknach przeznaczonych do mycia zawierają się takie o utrudnionym dostępie? Jeśli tak to jaka jest ich ilości i sposób dostępu. 15. Czy w zakresie stosowanego sprzętu przez Wykonawcę (odkurzacze, maszyny myjące) zamawiający stawia szczególne wymagania co do parametrów? 16. Czy powierzchnia laboratoryjna wymaga jakiegoś szczególnego sprzątania? Np. mycie próbówek, lodówek itp.? Jeśli tak to prosimy o doprecyzowanie wykonywanych czynności na tych powierzchniach. 17. Jak często ma być przeprowadzana usługa mycia okien? I czy ma obejmować mycie parapetów, żaluzji itp.? 18. Czy oprócz mycia okien Zamawiający wymaga przeprowadzania jakiś prac okresowych? Jeśli tak to prosimy o podanie ich zakresu i częstotliwości. 19. Czy sprzęt elektroniczny np. komputery ma być objęty usługą? Jeśli tak to Wykonawca wnioskuje o przeprowadzanie takich czynności w obecności pracowników i przy wyłączonym sprzęcie. 20. Czy Zamawiający dopuszcza legitymowanie się Certyfikatem ISO przez jednego z członków konsorcjum? 2
21. W trybie art. 38 ustawy prawo zamówień publicznych proszę o wyjaśnienie treści SIWZ odnoszącej się do wykazania przez wykonawcę wykonania co najmniej jednej usługi o wartości minimum 200000 zł każda odpowiadających swoim zakresem (sprzątanie pomieszczeń w szczególności biurowych i laboratoryjnych w instytucjach/firmach dysponujących pomieszczeniami laboratoryjnymi o podwyższonej klasie czystości) usługom objętym niniejszym zamówieniem ( Zał. nr 5 do SIWZ). Powyższy zapis jest nieprecyzyjny i pozwala na dowolną interpretację, a co za tym idzie zamawiający będzie zmuszony uznać wykazaną przez oferenta usługę np. o powierzchni 250m2 w tym 10 m2 powierzchni laboratoryjnej i o wartości 200000 zł brutto w okresie co najmniej 3 lat wykonywana na rzecz różnych podmiotów, która w żaden sposób nie jest tożsama z przedmiotem i zakresem zamówienia oraz może narazić zamawiającego na jej nierzetelne wykonywanie przez wykonawcę nie posiadającego odpowiedniego doświadczenia i wiedzy i nie przygotowanego pod względem logistycznym. W związku z powyższym proszę o precyzyjną modyfikacje treści SIWZ w przedmiotowym zakresie z uwzględnieniem uwarunkowań, które zamawiający zdefiniował w załączniku nr 5 do SIWZ tj. poprzez: Wykazanie wykonanej lub wykonywanej co najmniej jednej usługi: 1. o wartości 200000 zł netto w ramach jednej umowy ( kontraktu ) dla jednego zamawiającego w okresie 12 miesięcy; 2. o powierzchni biurowo laboratoryjnej co najmniej 12000m2 ( w tym 50% powierzchni laboratoryjnej). 22. Zwracamy się o zamieszczenie w projekcie umowy, postanowienia umożliwiającego stronom rozwiązanie umowy za 1 miesięcznym wypowiedzeniem. W przypadku umów długoterminowych zawieranych na okres 1-2 lat w momencie zawierania umowy strony nie są w stanie przewidzieć wszystkich okoliczności oraz czynników mogących mieć negatywny wpływ na wykonywanie zobowiązań umownych dla każdej ze stron, jak również w sposób kompleksowy i wyczerpujący uregulować procedury postępowania w takich wypadkach. Wprowadzenie możliwości rozwiązania umowy za wypowiedzeniem ma na celu stworzenie podstaw prawnych do zakończenia stosunku prawnego pomiędzy stronami, jeżeli z określonych powodów nie są one zainteresowane dalszym kontynuowaniem współpracy na dotychczasowych warunkach. Mając na względzie dynamikę życia gospodarczego, czyli pojawianie się nowych technologii wykonywania zamówień, czy też nowych środków, może po kilku latach dojść do sytuacji, gdy jedna ze stron w tym również zamawiający będzie chciał skorzystać z jednostronnego uprawnienia do zakończenia umowy przed upływem jej obowiązywania. Obowiązujące przepisy ustawy prawo zamówień publicznych nie zawierają w tym zakresie żadnych zakazów. 23. Czy Zamawiający umożliwi pracownikom Wykonawcy realizującym usługi porządkowoczystościowe na obiekcie bezpłatne korzystanie z pomieszczeń należących do Zamawiającego? Jeżeli tak prosimy o dodanie do projektu umowy zapisu Zamawiający umożliwi pracownikom Wykonawcy realizującym usługi porządkowo czystościowe na obiekcie korzystanie z pomieszczeń 3
należących do Zamawiającego. Jeżeli nie prosimy o udostępnienie wzoru umowy najmu/dzierżawy pomieszczeń. 24. Uprzejmie prosimy o wprowadzenie do wzoru umowy (zał. 4 do siwz) zapisów dotyczących waloryzacji z pkt XXI siwz. 25. Proszę o podanie częstotliwości mycia okien. 26. Proszę o wyjaśnienie czy osoba wyznaczona przez Wykonawcę, odpowiadająca za nadzór nad ekipą sprzątającą może być jedną z osób pełniących serwis dzienny, wymienionych w punkcie 2 załącznika nr 1a do SIWZ. 27. Proszę o dokładne wyjaśnienie punktu 1 z załącznika nr 2 do SIWZ, tzn. Kalkulacja ceny podanej w punkcie 1 oferty uwzględniająca cenę netto sprzątania 1 m2 każdego z rodzajów powierzchni wymienionych w załączniku 1B do SIWZ. Co Zamawiający rozumie przez powyższy zapis? Jeżeli Zamawiający żąda przedstawienia szczegółowych cen, to proszę o załączenie formularza cenowego, według którego wszyscy Wykonawcy wypełnią jednakowy formularz. 28. Proszę o informację czy zamawiający umożliwi Wykonawcom powierzenie części usług podwykonawcom. WYJAŚNIENIA, JAKICH UDZIELIŁ ZAMAWIAJĄCY: W odpowiedzi na powyższe zapytania, Zamawiający zgodnie z art. 38 ust 1. ustawy P.z.p wyjaśnia, iż: Ad Pytanie 1, 23, 24: Zamawiający nie umieścił w SIWZ,,wzoru umowy lecz,,istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści umowy Zamawiający oświadcza, że proponowane zapisy zostaną wprowadzone do umowy, zgodnie z art. 142 ust 5. PZP. Ad Pytanie 2: Zamawiający nie może przekazać osób wykonujących czynności związane z usługą sprzątania na podstawie art. 23 KP gdyż nie zatrudnia takich osób. Ad Pytanie 3: Zamawiający nie planuje prac remontowych. Ad Pytanie 4: Zamawiający nie narzuca Wykonawcy wykonywania sprzątania zasadniczego w konkretnych godzinach. Wykonawca musi przeprowadzić sprzątanie zasadnicze do godziny 7:45. Ad Pytanie 5, 6: Zamawiający ze względu na doświadczenia lat ubiegłych wymaga by Wykonawca zapewnił obecność co najmniej 5 osób na jednej zmianie w pełnym wymiarze etatu. Zamawiający wymaga by na dyżurze w godzinach od 7:45 do 15:45 Wykonawca zapewnił obecność co najmniej pięciu pracowników. Zamawiający pragnie również podkreślić, że nie narzuca organizacji pracy Wykonawcy podczas sprzątania zasadniczego. 4
Ad Pytanie 7, 26: Zamawiający dopuszcza by osoba odpowiedzialna za nadzór/koordynację prac może wykonywać również usługi sprzątania. Zamawiający dopuszcza również możliwość kontaktu telefonicznego oraz doraźny nadzór nad osobami wykonującymi usługi sprzątania. Ad Pytanie 8: Zamawiający uznał za uzasadnione doprecyzowanie treści SIWZ w w/w zakresie a w szczególności pkt 10 załącznika 1A do SIWZ. Ad Pytanie 9: Zamawiający nie ma szczególnych wymagać co do kolorystyki worków. Worki nie powinny się rozpadać oraz wydzielać nieprzyjemnego zapachu. Ad Pytanie 10: Zamawiający nie prowadzi segregacji odpadów. Ad Pytanie 11: Zamawiający potwierdza, że w/w koszty leżą po jego stronie. Ad Pytanie 12: Zamawiający odstępuje od żądania dostarczenia wraz z dostawą atestów PZH na środki czystości zawarte w załączniku 1A do SIWZ. Zamawiający dokonuje stosownej zmiany treści SIWZ w tym zakresie. Ad Pytanie 13: Zamawiający dopuszcza stosowanie profesjonalnych środków sprzątających tj. materiałów i środków czystości. Ad Pytanie 14: Zamawiający potwierdza, że w wykazanych oknach w załączniku 1B do SIWZ nie ma okien o utrudnionym dostępie. Ad Pytanie 15: Zamawiający nie ma szczególnych wymagań/preferencji co do stosowanego sprzętu przez Wykonawcę. Ad Pytanie 16: Powierzchnia laboratoryjna nie wymaga szczególnego sprzątania. 5
Ad Pytanie 17, 25: Zamawiający przewiduje usługę mycia okien nie częściej niż raz na kwartał. Zamawiający uznał za uzasadnione doprecyzowanie treści SIWZ w w/w zakresie a w szczególności pkt 18 załącznika 1A do SIWZ. Ad Pytanie 18: Zamawiający nie wymaga przeprowadzenia innych prac niż te określone w SIWZ. Ad Pytanie 19: Sprzęt elektroniczny nie jest objęty wymaganą usługą przez Zamawiającego. Ad Pytanie 20: Zamawiający dopuszcza legitymowanie się certyfikatem ISO przez jednego z członków konsorcjum Ad Pytanie 21: Zamawiający uznał za uzasadnione doprecyzowanie treści SIWZ (rozdział VI pkt 10 SIWZ) w następujący sposób: zdanie:,,zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże wykonanie co najmniej jednej usługi (o wartości minimum 200 000 zł każda) odpowiadających swoim zakresem (sprzątanie pomieszczeń w szczególności biurowych i laboratoryjnych w instytucjach/firmach dysponujących pomieszczeniami laboratoryjnymi o podwyższonej klasie czystości) usługom objętym niniejszym zamówieniem (załącznik nr 5 do SIWZ). otrzymuje następujące brzmienie,,zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże wykonanie co najmniej jednej usługi (o wartości minimum 200 000 zł każda - w skali roku) odpowiadających swoim zakresem (sprzątanie pomieszczeń w szczególności biurowych i laboratoryjnych w instytucjach/firmach dysponujących pomieszczeniami laboratoryjnymi o powierzchni nie mniejszej niż 3000 m2 w tym pomieszczeniami o podwyższonej klasie czystości) usługom objętym niniejszym zamówieniem (załącznik nr 5 do SIWZ). Ad Pytanie 22: Zamawiający nie wyraża zgody na zamieszczenie w projekcie umowy postanowienia umożliwiającego stronom rozwiązanie za 1 miesięcznym wypowiedzeniem. Zamawiający w rozdziale XXI SIWZ przewidział szereg okoliczności, w jakich dopuszcza zmianę warunków umowy. Nadto w 8 załącznika nr 4 do SIWZ (,,Istotne postanowienia, które zostaną wprowadzone do umowy ) zawarte są postanowienia regulujące,,prawo do odstąpienia lub wypowiedzenia umowy. 6
Ad Pytanie 23: Zamawiający umożliwi pracownikom Wykonawcy korzystanie z pomieszczeń należących do Zamawiającego. Ad Pytanie 27: Zamawiający nie oczekuje szczególnej formy przedstawienie żądanej,,kalkulacji ceny przyjmując, że cenny netto sprzątania 1 m2 powierzchni wymienionych w załączniku 1B do SIWZ podane będą w porządku odzwierciedlającym kolejność poszczególnych rubryk w/w załącznika i pomnożone przez odpowiednią ilość metrów (Zamawiający zaakceptuje zamieszczenie odpowiednich danych na prawym marginesie załącznika 1B). Ad Pytanie 28: Zgodnie z art. 36a ust. 1 Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcy z zachowaniem wszelkich wymagań jakie dotyczą Wykonawcy i jego pracowników. Zamawiający informuje o zmianie treści SIWZ obejmującej zmianę niektórych zapisów SIWZ oraz jej załącznika nr 1, SIWZ (aktualne brzmienie ww. SIWZ i załączników znajduje się na stronie internetowej biuletynu BIP Zamawiającego pod adresem: http://itme.bip.eur.pl/public/?id=143274). Ponadto Zamawiający informuje jednocześnie, że zgodnie z art. 38 ust. 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r poz. 907 ze zm.) nie przedłuża terminu na składanie ofert. 7