Broszura informacyjna dla Mikro, Małych i Średnich Przedsiębiorstw korzystających z usług edukacyjno szkoleniowych w Systemie Podmiotowego finansowania kształcenia, w ramach Działania 8.1.1. Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Strona 1
Poniżej przedstawiono ujęcie w księgach rachunkowych, operacje związane z obiegiem obiegu szkoleniowych u Przedsiębiorcy, w odniesieniu do trzech przykładowych sytuacji, różnych w zależności od ceny szkolenia wybranego przez Przedsiębiorcę. Sytuacja I Strona 2 Przedsiębiorca wybiera szkolenie, którego jedna godzina kosztuje tyle samo co wart jest jeden bon szkoleniowy. Wybiera szkolenie warte 900 zł i nabywa bony o wartości 900 zł. Lp. Treść operacji Dokument do Kwota Konto księgowania Wn Ma 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. Zgłoszenie do systemu - wypełnienie i przesłanie do zamówienia na 10 o wartości 900 zł. Zawarcie umowy usług edukacyjnoszkoleniowych między Dysponentem środków a MŚP na podstawie pozytywnej weryfikacji (ewidencja pozabilansowa) 2. Dokonanie przelewu na rzecz wpłata zaliczki Umowa usług edukacyjnoszkoleniowych dla MŚP Wyciąg bankowy (tytuł przelewu zgodnie z Umową) + nota obciążeniowa (Na przelewie powinna być określona: zamawiana ilość 450 Należność warunkowa 450 Rozrachunki z Operatorem finansowym dane w zł - Rachunek bankowy
3. Otrzymanie od 10 o wartości 900 zł. Bony dostarczone wraz ze specyfikacją przekazanych sporządzoną w dwóch egzemplarzach, numer autoryzacji) Potwierdzenie odbioru/przekazania 900 Rozliczenie nabycia Rozrachunki z Operatorem finansowym Strona 3 4. Otrzymanie oryginału faktury za zrealizowaną usługę szkoleniową o wartości 900 zł Oryginał faktury wraz z kopią zaświadczenia/ certyfikatu o ukończeniu edukacyjnoszkoleniowej 900 Koszty szkolenia Rozrachunki z Instytucją szkoleniową 5. Otrzymanie od dokumentu 6. Dokonanie rozliczenia przez MŚP na podstawie dokumentu wraz z kserokopią wyciągu bankowego od dokumentującego zapłatę za szkolenie dla Instytucji Szkoleniowej 450 Rozrachunki z Operatorem finansowym 900 Rozrachunki z Instytucją szkoleniową Pozostałe przychody operacyjne dotacja na szkolenie Rozliczenie nabycia 7. Wyksięgowanie z
ewidencji pozabilansowej należności warunkowej z tytułu należnej dotacji do edukacyjnej 450 - Należność warunkowa Strona 4 Otrzymane dofinansowanie na koszty szkolenia w kwocie 450 zł. nie jest przychodem podatkowym. Koszty szkolenia w kwocie 450 zł są wydatkiem nie stanowiącym kosztów uzyskania przychodów (są pokryte dotacją). Koszty szkolenia w kwocie 450 zł sfinansowane są wkładem własnym Przedsiębiorcy, więc są kosztem uzyskania przychodów. Otrzymana dotacja nie ma bezpośrednio powiązane ze sprzedażą. W związku z realizacją projektu Przedsiębiorca nie otrzymuje sfinansowanego dotacją wynagrodzenia za świadczenie w rozumieniu ustawy o VAT, a jedynie zwrot kosztów szkolenia. Przedmiotowa dotacja nie stanowi obrotu w rozumieniu art. 29a ust. 1 ustawy o VAT. Dla potrzeb projektu PFK, Przedsiębiorca ma obowiązek posiadać wyodrębnioną ewidencję oraz przedstawić zbiorcze dowody księgowe. Prowadzenie ewidencji u Przedsiębiorcy, który nie jest zobowiązany do prowadzenia Ksiąg rachunkowych. Ewidencję prowadzi w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów Ewidencję można prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym Excell. dane z zł L p. Treść operacji Kwota Dok. ewidencjono Data dokum Ujęcie w księgach przychodów i rozchodów wany entu Koszty Przychod Uwagi y 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. Zgłoszenie do systemu - wypełnienie i przesłanie do zamówienia na 10 o wartości 900 zł. Zawarcie 450 Umowa dofinansowa nia usług edukacyjnoszkoleniowyc h
Umowy usług edukacyjnoszkoleniowych między Dysponentem środków a MŚP na podstawie pozytywnej weryfikacji Strona 5 2. Dokonanie przelewu na rzecz wpłata zaliczki 3. Otrzymanie od 10 o wartości 900 zł. 450 Wyciąg bankowy (tytuł przelewu zgodnie z Umową) + nota obciążeniow a (Na przelewie powinna być określona: zamawiana ilość, numer autoryzacji) 900 Potwierdzeni e odbioru/prze kazania Bony dostarczone wraz ze specyfikacją przekazanych sporządzoną w dwóch egzemplarzach
4. Otrzymanie oryginału faktury za zrealizowaną usługę szkoleniową o wartości 900 zł 900 Oryginał faktury wraz z kopią zaświadczeni a/certyfikatu o ukończeniu edukacyjnoszkoleniowej 450 Strona 6 5. Otrzymanie od dokumentu edukacyjnoszkoleniowej 450 Potwierdzen ie dofinansowa nia edukacyjnoszkoleniowej wraz z kserokopią wyciągu bankowego od dokumentują cego zapłatę za szkolenie dla Instytucji Szkoleniowej Otrzymana dotacja w kwocie 450 zł, nie jest przychodem do opodatkowania, a koszty szkolenia w kwocie 450 zł będą stanowiły nie stanowiący kosztów uzyskania przychodów z uwagi na pokrycie go dotacją, natomiast koszt szkolenia pokryty wkładem własnym (rozliczany wpłaconą zaliczką) Przedsiębiorcy w kwocie 450 zł, w całości będzie kosztem uzyskania przychodów. Otrzymana dotacja nie ma bezpośredniego powiązania ze sprzedażą. W związku z realizacją projektu Przedsiębiorca nie otrzymuje sfinansowanego dotacja wynagrodzenia za świadczenie w rozumieniu ustawy o VAT, a jedynie dofinansowanie do kosztów szkolenia. Przedmiotowa dotacja nie stanowi obrotu w rozumieniu art. 29a ust. 1 ustawy o VAT. Dla potrzeb projektu PFK, Przedsiębiorca ma obowiązek posiadać wyodrębnioną ewidencję oraz przedstawić zbiorcze dowody księgowe.
Sytuacja II Przedsiębiorca wybiera szkolenie, którego jedna godzina kosztuje więcej niż wart jest jeden bon szkoleniowy. Wybiera szkolenie warte 1.200 zł, a nabywa 10 o wartości 900 zł. Strona 7 dane w zł Lp. Treść operacji Dokument do Kwot Konto księgowania a Wn Ma 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. Zgłoszenie do systemu - wypełnienie i przesłanie do zamówienia na 10 o wartości 900 zł. Zawarcie umowy usług edukacyjnoszkoleniowych między Dysponentem środków a MŚP na podstawie pozytywnej weryfikacji (ewidencja pozabilansowa) Umowa usług edukacyjnoszkoleniowych dla MŚP 450 Należność warunkowa - 2. Dokonanie przelewu na rzecz wpłata zaliczki 3. Otrzymanie od Wyciąg bankowy (tytuł przelewu zgodnie z Umową) + nota obciążeniowa (Na przelewie powinna być określona: zamawiana ilość, numer autoryzacji) 450 Rozrachunki z Operatorem finansowym Rachunek bankowy Potwierdzenie odbioru/przekaza 900 Rozliczenie Rozrachunki z
10 o wartości 900 zł. nia nabycia Operatorem finansowym Bony dostarczone wraz ze specyfikacją przekazanych sporządzoną w dwóch egzemplarzach Strona 8 4. Przedsiębiorca jest zobowiązany przelać do Instytucji szkoleniowej brakującą kwotę. Dokonanie przelewu środków pieniężnych. Zaliczka jest wkładem własnym Przedsiębiorcy dla Instytucji Szkoleniowej 5. Otrzymanie od Instytucji szkoleniowej potwierdzenia wpłaty zaliczki. Instytucja szkoleniowa wystawia fakturę na kwotę otrzymanej zaliczki Wyciąg bankowy Oryginał faktury zaliczkowej 300 Zaliczka na usługę szkoleniową (Rozrachunki z Instytucją szkoleniową) 300 Rozliczenia międzyokresowe czynne krótkoterminow e Rachunek bankowy Zaliczka na usługę szkoleniową (Rozrachunki z Instytucją szkoleniową) 6. Otrzymanie oryginału faktury na kwotę 900 zł za zrealizowaną usługę szkoleniową o wartości 1200 zł. (informacja o wpłaconej zaliczce Oryginał faktury wraz z kopią zaświadczenia/ certyfikatu o ukończeniu edukacyjnoszkoleniowej 900 Koszty szkolenia Rozrachunki z Instytucją szkoleniową
w wysokości 300 zł) 7. Przeksięgowanie przekazanej zaliczki w ciężar kosztów szkolenia. Przeksięgowanie dokonuje się po zakończeniu szkolenia i po uzyskaniu zaświadczenia/ certyfikatu o ukończeniu edukacyjnoszkoleniowej 8. Otrzymanie od dokumentu z informacją o rozliczeniu się z Instytucją szkoleniową 9. Dokonanie rozliczenia na podstawie dokumentu Rozliczenie szkoleniowych dotyczących przeprowadzonej Dowód wewnętrzny Polecenie księgowania 300 Koszty szkolenia Rozliczenie międzyokresowe czynne krótkoterminow e edukacyjnoszkoleniowej wraz z kserokopią wyciągu bankowego od operatora dokumentująceg o zapłatę za szkolenie dla Instytucji Szkoleniowej edukacyjnoszkoleniowej 450 Rozrachunki z Operatorem finansowym 900 Rozrachunki z Instytucją szkoleniową Pozostałe przychody operacyjne dotacja na szkolenie Rozliczenie nabycia Strona 9 10. Wyksięgowanie z ewidencji
pozabilansowej należności warunkowej z tytułu należnej dotacji do edukacyjnej edukacyjnoszkoleniowej 450 - Należność warunkowa Strona 10 Otrzymana datacja w kwocie 450 zł nie jest przychodem do opodatkowania, a koszty szkolenia w kwocie 450 zł będą stanowiły koszt nie stanowiący kosztów uzyskania przychodów z uwagi na pokrycie go dotacją, natomiast koszt szkolenia pokryty wkładem własnym (w tym rozliczana zaliczka) Przedsiębiorcy w wysokości 750 zł., w całości będzie kosztem uzyskania przychodów. Otrzymana dotacja nie ma bezpośredniego powiązania ze sprzedażą w związku z realizacją projektu Przedsiębiorca nie otrzymuje sfinansowanego, dotacją wynagrodzenia za świadczenie w rozumieniu przepisów ustawy o VAT, a jedynie zwrot kosztów szkolenia. Przedmiotowa dotacja nie stanowi obrotu w rozumieniu art. 29 a ust. 1 ustawy o VAT. Dla potrzeb projektu PFK, Przedsiębiorca ma obowiązek posiadać wyodrębnioną ewidencję oraz przedstawić zbiorcze dowody księgowe. Prowadzenie ewidencji u Przedsiębiorcy, który nie jest zobowiązany do prowadzenia Ksiąg rachunkowych. Ewidencję prowadzi w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów Ewidencję przykładowo można prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym Excell. L p. Treść operacji Kwota Dok. ewidencjon owany Data dokum entu Ujęcie w księgach przychodów i rozchodów Kosz ty Przych ody Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. Zgłoszenie do systemu - wypełnienie i przesłanie do zamówienia na 10 o wartości 900 zł. Zawarcie 450 Umowa dofinansowa nia usług edukacyjnoszkoleniowy ch dane z zł
umowy usług edukacyjnoszkoleniowych między Dysponentem środków a MŚP na podstawie pozytywnej weryfikacji Strona 11 2. Dokonanie przelewu na rzecz wpłata zaliczki na podstawie noty obciążeniowej 3. Otrzymanie od 10 o wartości 900 zł. Wyciąg 450 bankowy (tytuł przelewu zgodnie z notą obciążeniow ą i Umową) Na przelewie powinna być określona: zamawiana ilość, numer autoryzacji 900 Potwierdzen ie odbioru/prz ekazania Bony dostarczone wraz ze specyfikacją przekazanych sporządzoną w dwóch egzemplarzach
4. Przesłanie do Instytucji szkoleniowej brakującej kwoty 5. Otrzymanie od Instytucji finansowej potwierdzenia wpłaty zaliczki 300 Wyciąg bankowy 300 Oryginał faktury zaliczkowej Strona 12 6. Otrzymanie oryginału faktury za zrealizowaną usługę od Instytucji szkoleniowej 1200 Oryginał faktury wraz z kopią zaświadczeni a/ certyfikatu o zakończeniu edukacyjnoszkoleniowej 750 7. Otrzymanie od dokumentu edukacyjnoszkoleniowej 450 Potwierdze nie dofinansowa nia edukacyjnoszkoleniowej wraz z kserokopią wyciągu bankowego od dokumentuj ącego zapłatę za szkolenie dla Instytucji Szkoleniowej Otrzymana dotacja w kwocie 450 zł nie jest przychodem do opodatkowania, a koszy szkolenia w kwocie 450 zł będą stanowiły koszt nie stanowiący kosztów uzyskania przychodów z uwagi na pokrycie go dotacją, natomiast koszt szkolenia pokryty wkładem
własnym (w tym. z rozliczenia wpłaconej zaliczki) Przedsiębiorcy w wysokości 750 zł, w całości będzie kosztem uzyskania przychodów. Otrzymana dotacja nie ma bezpośredniego powiązania ze sprzedażą. W związku z realizacją projektu Przedsiębiorca nie otrzymuje sfinansowanego dotacją wynagrodzenia za świadczenie w rozumieniu ustawy o VAT, a jedynie dofinansowanie do kosztów szkolenia. Przedmiotowa dotacja nie stanowi obrotu w rozumieniu art. 29a ust. 1 ustawy o VAT. Strona 13 Dla potrzeb projektu PFK, Przedsiębiorca ma obowiązek posiadać wyodrębnioną ewidencję oraz przedstawić zbiorcze dowody księgowe. Sytuacja III Przedsiębiorca wybiera szkolenie, którego jedna godzina kosztuje mniej niż wart jest jeden bon szkoleniowy. Wybiera szkolenie warte 400 zł, a nabywa bony o wartości 900 zł. dane w zł Lp. Treść operacji Dokument do Kwota Konto księgowania Wn Ma 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. Zgłoszenie do systemu - wypełnienie i przesłanie do zamówienia na 10 o wartości 900 zł. Zawarcie umowy usług edukacyjnoszkoleniowych między Dysponentem środków a MŚP na podstawie pozytywnej weryfikacji (ewidencja pozabilansowa) Umowa usług edukacyjnoszkoleniowych dla MSP 450 Należność warunkowa -
2. Dokonanie przelewu na rzecz wpłata zaliczki 3. Otrzymanie od 10 o wartości 900 zł. Wyciąg bankowy (tytuł przelewu zgodnie z Umową) + nota obciążeniowa (Na przelewie powinna być określona: zamawiana ilość, numer autoryzacji) Potwierdzenie odbioru/przekazania 450 Rozrachunki z Operatorem finansowym 900 Rozliczenie nabycia Rachunek bankowy Rozrachunki z Operatorem finansowym Strona 14 Bony dostarczone wraz ze specyfikacją przekazanych sporządzoną w dwóch egzemplarzach 4. Otrzymanie oryginału faktury za zrealizowaną usługę szkoleniową o wartości 400 zł Oryginał faktury wraz z kopią zaświadczenia/ certyfikatu o ukończeniu edukacyjnoszkoleniowej 400 Koszty szkolenia Rozrachunki z Instytucją szkoleniową 5. Otrzymanie od dokumentu wraz z kserokopią wyciągu bankowego od dokumentującego zapłatę za szkolenie dla Instytucji Szkoleniowej 6. Zapłata 400 Rozrachunki z Instytucją szkoleniową Rozliczenie nabycia
Przedsiębiorcy przez kwoty zaliczki 450 zł + 50 zł różnicy pomiędzy kosztem szkolenia tj. 400 zł a kwotą do szkolenia 450 zł wraz z wyciągiem bankowym 500 Rachunek bankowy Przedsiębiorcy Rozliczenie nabycia Strona 15 7. Zarachowanie otrzymanej dotacji do szkolenia na podstawie otrzymanego od dokumentu 450 Rozrachunki z Operatorem finansowym Pozostałe przychody operacyjne (dotacja) 8. Wyksięgowanie z ewidencji pozabilansowej należności warunkowej z tytułu należnej dotacji do edukacyjnej. 450 - Należność warunkowa Otrzymana dotacja do kosztów szkolenia w kwocie 450 zł nie jest przychodem podatkowym. Koszty szkolenia w kwocie 400 zł., nie są kosztem uzyskania przychodów (są pokryte dotacją). Przedsiębiorca otrzymał zwrot wpłaconej zaliczki powiększonej o 50 zł tj. różnicę pomiędzy ceną na szkolenia, a kwotą. Dotacja ta jest przeznaczona na pokrycie innych
kosztów (w tym kosztów utraconych korzyści) przedsiębiorcy związanych z uczestnictwem pracownika w szkoleniu. Powyższa kwota stanowi dla przedsiębiorcy przychód, natomiast koszty do wysokości tej kwoty nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Wynikające z zaświadczenia, jakie Przedsiębiorca otrzyma od po zakończeniu szkoleniowej, wartości de minimis, można ująć w ewidencji pozabilansowej. Ujmowanie tam wszystkich kwot otrzymanej pomocy de minimis pozwoli na kontrolę ewentualnego przekroczenia dopuszczalnych limitów takiej pomocy. Może też być przydatne przy ubieganiu się o kolejne świadczenia, gdzie w dokumentach aplikacyjnych trzeba podać kwoty takiej pomocy uzyskanej wcześniej. Otrzymana dotacja nie ma bezpośredniego powiązania ze sprzedażą. W związku z uczestnictwem w projekcie Przedsiębiorca nie otrzymuje sfinansowanego dotacją wynagrodzenia za świadczone w rozumieniu ustawy o VAT, a jedynie pokrycie częściowe kosztów szkolenia. Strona 16 Dla potrzeb projektu PFK, Przedsiębiorca ma obowiązek posiadać wyodrębnioną ewidencję oraz przedstawić zbiorcze dowody księgowe. Prowadzenie ewidencji u Przedsiębiorcy, który nie jest zobowiązany do prowadzenia Ksiąg rachunkowych. Ewidencję prowadzi w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Ewidencje można prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym Excell. L p. Treść operacji Kwota Dok. ewidencjon owany Data dokum entu Ujęcie w księgach przychodów i rozchodów Kosz ty Przych ody Uwagi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. Zgłoszenie do systemu - wypełnienie i przesłanie do zamówienia na 10 o wartości 900 zł. Zawarcie umowy 450 Umowa dofinansowa nia usług edukacyjnoszkoleniowy ch dla MSP dane z zł
usług edukacyjnoszkoleniowych między Dysponentem środków a MŚP na podstawie pozytywnej weryfikacji Strona 17 2. Dokonanie przelewu na rzecz wpłata zaliczki 3. Otrzymanie od 10 o wartości 900 zł. 450 Wyciąg bankowy (tytuł przelewu zgodnie z Umową) + nota obciążeniow a (Na przelewie powinna być określona: zamawiana ilość, numer autoryzacji) 900 Potwierdzen ie odbioru/prz ekazania Bony dostarczone wraz ze specyfikacją przekazanych sporządzoną w dwóch egzemplarzach 4. Otrzymanie 400 Oryginał
oryginału faktury za zrealizowaną usługę od Instytucji szkoleniowej faktury wraz z kopią zaświadczeni a/ certyfikatu o zakończeniu edukacyjnoszkoleniowej Strona 18 5. Otrzymanie od dokumentu edukacyjnoszkoleniowej 450 Potwierdze nie dofinansowa nia edukacyjnoszkoleniowej wraz z kserokopią wyciągu bankowego od dokumentuj ącego zapłatę za szkolenie dla Instytucji Szkoleniowej Otrzymana dotacja do kosztów szkolenia w kwocie 450 zł nie jest przychodem podatkowym. Koszty szkolenia w kwocie 400 zł nie są kosztem uzyskania przychodów (są pokryte dotacją). Przedsiębiorca otrzymał zwrot wpłaconej zaliczki powiększonej o 50 zł tj. różnicę pomiędzy ceną na szkolenia, a kwotą. Dotacja ta jest przeznaczona na pokrycie innych kosztów (w tym kosztów utraconych korzyści) przedsiębiorcy związanych z uczestnictwem pracownika w szkoleniu. Powyższa kwota stanowi dla przedsiębiorcy przychód, natomiast koszty do wysokości tej kwoty nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Wynikające z zaświadczenia jakie Przedsiębiorca otrzyma od po zakończeniu szkoleniowej, wartość de minimis, można ująć w ewidencji także prowadzonej w arkuszu kalkulacyjnym Excell. Ujmowanie tam wszystkich kwot otrzymanej pomocy de minimis pozwoli na kontrolę ewentualnego przekroczenia dopuszczalnych limitów takiej pomocy. Może też być przydatne przy ubieganiu się o kolejne świadczenia, gdzie w dokumentach aplikacyjnych trzeba podać kwoty takiej pomocy uzyskanej wcześniej. Otrzymana dotacja nie ma bezpośredniego powiązania ze sprzedażą. W związku z uczestnictwem w projekcie Przedsiębiorca nie otrzymuje sfinansowanego dotacją
wynagrodzenia za świadczenie w rozumieniu ustawy o VAT, a jedynie pokrycie częściowe kosztów szkolenia. Dla potrzeb projektu PFK, Przedsiębiorca ma obowiązek posiadać wyodrębnioną ewidencję oraz przedstawić zbiorcze dowody księgowe. Strona 19 Opracowanie WUP w Krakowie z sierpnia 2014 r na podstawie: Analizy sporządzonej przez Ilona Bienias - Biegły rewident nr ewid. 205 Kraków, 20.01.2014 r.