Zał. Nr 1 WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ DOTYCZĄCE ZASAD PROWADZENIA WYODRĘBNIONEJ EWIDENCJI KSIĘGOWEJ DLA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH MRPO

Zał. Nr 1 WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ DOTYCZĄCE ZASAD PROWADZENIA WYODRĘBNIONEJ EWIDENCJI KSIĘGOWEJ DLA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH MRPO

SPIS TREŚCI 1. Podstawy prawne 2. Wyodrębniona ewidencja księgowa dla podmiotów prowadzących księgi rachunkowe 3. Wyodrębniona ewidencja księgowa dla podmiotów nie prowadzących ksiąg rachunkowych 4. Sankcje prawne 2

I. PODSTAWY PRAWNE Rozporządzenie Rady (WE) 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające rozporządzenie (WE) nr 1260/1999. Z zapisów rozporządzenia zgodnie z art.60 Instytucja Zarządzająca odpowiada za zarządzanie programami operacyjnymi i ich realizację zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, w tym m.in. zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji zawiązanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych. 3

II. WYODRĘBNIONA EWIDENCJA KSIĘGOWA DLA PODMIOTÓW PROWADZĄCYCH KSIĘGI RACHUNKOWE Beneficjenta zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dla potrzeb Projektu. Zapewnienie oddzielnego systemu rachunkowości albo odpowiedniego kodu księgowego oznacza obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji, przez którą należy rozumieć ewidencję wyodrębnioną w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.). Oznacza to, że konieczne jest oddzielne prowadzenie kont, które pozwolą na identyfikację wszystkich wpływów i wydatków otrzymanych środków. Ewidencja ta powinna być wyodrębniona w ramach prowadzonych ksiąg rachunkowych i ma polegać na wyodrębnieniu w tym celu stosownych kont syntetycznych, analitycznych i pozabilansowych, tak aby możliwe było spełnienie wymagań w zakresie kontroli (wewnętrznej i zewnętrznej) wykorzystania środków. Beneficjent ma obowiązek ustalenia i opisania zasad dotyczących ewidencji i rozliczania środków realizowanego projektu w ramach przyjętej polityki rachunkowości. 4

III. WYODRĘBNIONA EWIDENCJA KSIĘGOWA DLA PODMIOTÓW NIE PROWADZĄCYCH KSIĘG RACHUNKOWYCH Wyodrębniona Ewidencja dla podmiotów prowadzących wyłącznie księgi podatkowe (podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa) winna być prowadzona w ramach tych narzędzi księgowych, które beneficjent jest zobowiązany stosować. Beneficjent winien jednoznacznie oznaczyć wszystkie operacje powiązane z realizowanym projektem (poprzez umieszczenie oznaczenia projektu na dokumencie księgowym w postaci nr projektu oraz informacji o współfinansowaniu w ramach MRPO) Dodatkowo zobowiązuje się tych Beneficjentów do prowadzenia dodatkowej ewidencji sporządzanej w systemie miesięcznym, umożliwiającej jednoznaczną identyfikację kosztów oraz środków trwałych zawierających m.in. rodzaj i nr dowodu księgowego; strony dokonujące operacji gospodarczej; data wystawienia dokumentu i sposób zapłaty, kwota wydatków kwalifikowanych. Po zakończeniu miesiąca kalendarzowego zestawienie powinno zostać wydrukowane i podpisane. Wzór zestawienia dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu zamieszczamy poniżej: 5

Nazwa i adres beneficjenta Nazwa projektu Nr umowy Zestawienie dokumentów księgowych dotyczących realizowanego projektu (faktur i innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej) Lp rodzaj dowodu księgowego (dokumentu) numer dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu (dot. podmiotów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów) strony dokonujące operacji gospodarczej (w tym nazwa i NIP) data wystawienia dokumentu data dokonania zapłaty sposób zapłaty (G - gotówka P - przelew K - karta) opis zdarzenia gospodarc zego(w tym nazwa towaru lub usługi); (SWW/PK WIU) kwota dokument u brutto (PLN) kwota dokume ntu netto (PLN) Vat (PLN) kwota wydatków kwalifikowalnych (PLN) w tym VAT uwagi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Data i Podpis... 6

IV. SANKCJE PRAWNE Zgodnie z umową o dofinansowanie projektu w ramach MRPO w przypadku nienależytego wykonania przez Beneficjenta zobowiązań wynikających z tej umowy, w szczególności w przypadku naruszenia przez Beneficjenta zobowiązań, o których mowa w 8 ust. 5 (Beneficjent zobowiązuje się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizacji Projektu w sposób przejrzysty, tak aby była możliwa identyfikacja poszczególnych operacji księgowych zgodnie z zasadami określonymi przez Instytucję Zarządzającą MRPO), Beneficjent zobowiązany jest do zapłaty kwoty stanowiącej równowartość 5% wartości przyznanego dofinansowania tytułem kary umownej.

Zał. Nr 2 WYTYCZNE INSTYTUCJI ZARZĄDZAJĄCEJ DOTYCZĄCE ZASAD ROZLICZANIA I POŚWIADCZANIA PONIESIONYCH WYDATKÓW DLA PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH MRPO 8

SPIS TREŚCI 5. Wstęp...3 6. Wniosek o płatność...3 7. Załączniki do Wniosku o płatność...12 Zał. nr 1. Tabela Rozliczenia kwoty projektu...12 Zał. nr 2. Oświadczenie Beneficjenta o braku podwójnego finansowania...14 Zał. nr 3. Oświadczenie o nie zaleganiu z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy...15 Zał. nr 4. Oświadczenie o zobowiązaniu się Beneficjenta do informowania o otrzymaniu dokumentów księgowych korygujących...16 Zał. nr 5. Miesięczna karta czasu pracy pracownika zatrudnionego w ramach MRPO 2007-2013...17 8. Wzór opisu faktury krajowej...18 9. Wzór opisu faktury zagranicznej...19 10. Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność dla działań MRPO...20 6.1 Instrukcja wypełniania konkretnych pozycji wniosku.....21 6.2 Rozliczanie wydatków na podstawie faktur wyrażonych walutach obcych...23 6.3 Rozliczanie wydatków dotyczących wynagrodzenia personelu projektu...24 6.4 Instrukcja wypełniania tabeli rozliczenia kwoty projektu...29 11. Terminy weryfikacji wniosku o płatność...30 12. Sposób przygotowania dokumentacji do wniosku o płatność...31 9

1. WSTĘP Zmiany dokumentów programowych, aktów prawnych i innych dokumentów związanych z procesem weryfikacji i poświadczania płatności powodują konieczność zmiany niniejszych Wytycznych, a zmienione Wytyczne obowiązują od momentu umieszczenia ich na stronie internetowej Instytucji Zarządzającej MRPO. 2. WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie realizacji projektu, Beneficjent składa wniosek o płatność nie rzadziej niż raz na 3 miesiące biorąc pod uwagę datę podpisania umowy i nie częściej niż 1 raz w miesiącu bez względu na wysokość wydatków kwalifikowanych poniesionych przez Beneficjenta w trakcie realizacji Projektu przedkładanych do rozliczenia lub refundacji przez Instytucję Zarządzającą MRPO. Beneficjent wypełnia wniosek o płatność w Generatorze wniosków o płatność za pośrednictwem Regionalnego Systemu Informatycznego. Ponadto obowiązkiem Beneficjenta jest złożenie do Instytucji Zarządzającej MRPO wniosku o płatność w formie pisemnej. Wniosek o płatność winien być złożony wraz z obowiązkowymi załącznikami: Załącznikiem nr 1 Tabela rozliczenia kwoty projektu oraz Załącznikiem nr 2 Oświadczenie Beneficjenta o braku podwójnego finansowania oraz z załącznikami dotyczącymi wykazywanych wydatków: 1. Kserokopie faktur lub dokumentów księgowych o podobnej wartości dowodowej, 2. Kserokopie dowodów zapłaty (wyciągi bankowe z rachunku Beneficjenta, raporty kasowe wraz z załącznikami KP (Kasa Przyjmie), KW (Kasa Wyda) potwierdzającymi poniesienie wydatków), 3. Kserokopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac, 4. W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane kserokopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania (w przypadku, gdy obowiązek sporządzenia tych dokumentów wynika z umowy z wykonawcą lub przepisów prawa), 5. Potwierdzenie numeru rachunku bankowego beneficjenta (dotyczy pierwszego złożonego wniosku o płatność), 6. Oświadczenie dotyczące prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej/wyodrębnionych kont analitycznych, 7. Oświadczenie dotyczące używanego sprzętu, 8. Dokumenty dotyczące zakupu nieruchomości kserokopia operatu szacunkowego, 9. Oświadczenie Beneficjenta o kwalifikowalności/niekwalifikowalności VAT, 10. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające fakt, że Beneficjent nie jest płatnikiem VAT (w przypadku Beneficjentów, dla których VAT jest kwalifikowalny), 10

11. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające posiadany status płatnika VAT jako podatnika zwolnionego lub czynnego na dzień wydania zaświadczenia oraz informujące o ewentualnych zmianach tego statusu w okresie między rozpoczęciem realizacji projektu a dniem wydania zaświadczenia (w przypadku Beneficjentów, dla których VAT jest kwalifikowalny), 12. Oświadczenie Beneficjenta przewidującego wykorzystanie/niewykorzystanie towarów i usług zakupionych w celu realizacji projektu do wykonywania czynności opodatkowanych, w związku z którymi przysługuje Beneficjentowi prawo do odliczenia podatku VAT (w przypadku, gdy VAT jest kwalifikowalny), 13. Kserokopia deklaracji VAT-7 (w przypadku Beneficjentów, dla których VAT jest kwalifikowalny), 14. Oświadczenie Beneficjenta o nie zaleganiu z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy 15. Oświadczenie Beneficjenta o zobowiązaniu się do zwrotu błędnie naliczonych kwot wynagrodzenia 16. Kserokopie innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu. UWAGA: 1. W przypadku gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie, Beneficjent zobowiązany jest dostarczać kserokopię deklaracji VAT-7 za styczeń, za każdy rok okresu realizacji projektu oraz okresu trwałości projektu. Jeżeli w/w deklaracja będzie zawierała korektę podatku naliczonego, wówczas Beneficjent zobowiązany jest dostarczyć dodatkowo szczegółowe wyliczenia korekty ze wskazaniem czy kwota w/w korekty ma związek z wydatkami kwalifikowalnymi rozliczonymi w projekcie. 2. Wszystkie składane zaświadczenia nie mogą być wydane wcześniej niż 1 miesiąc przed datą sporządzenia wniosku beneficjenta o płatność. 3. Oświadczenia Beneficjenta winny być składane w oryginale. 4. Kserokopie dokumentów winny być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do dokonywania potwierdzenia (podpis, data dokonania potwierdzenia). Dla dokumentów wielostronicowych dopuszczalna jest forma potwierdzenia za zgodność z oryginałem od strony do strony. 11

WNIOSEK BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ 1. Wniosek za okres od...do... Data wpływu wniosku: Podpis i pieczęć: Nr wniosku: 2 DANE BENEFICJENTA Nazwa/Imię i nazwisko*:... telefon:... faks:... e-mail:... Osoba wyznaczona do kontaktu: 1) w części dot. postępu finansowego Imię i nazwisko:... telefon:... faks:... e-mail:... 2) w części dot. przebiegu realizacji projektu Imię i nazwisko:... telefon:... faks:... e-mail:... 3. Program Operacyjny:... 4. Oś Priorytetowa (numer i nazwa)...... 5. Nazwa projektu:... 6. Nr projektu:... 7. Umowa/decyzja* o dofinansowanie nr... 8. Płatność (zaliczkowa / pośrednia / końcowa)* * Niepotrzebne skreślić 12

9. Kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem.pln 9a. Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (po autoryzacji)..pln 9b Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (w części odpowiadającej pomocy publicznej)..pln 9c. Wydatki kwalifikowalne w odniesieniu do których oblicza się wkład funduszy UE na poziomie programu operacyjnego - podstawa certyfikacji 9d.Kwota wydatków niekwalifikowalnych wykazanych w bieżącym wniosku beneficjenta o płatność... PLN 10. Wnioskowana kwota PLN 10a. Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu (po autoryzacji ). PLN 10b. Kwota wydatków odpowiadających dofinansowaniu UE..PLN 10c.Płatność pośrednia/końcowa*:...pln 10d.Płatność zaliczkowa:...pln 10 e. Nierozliczone środki przekazane w ramach zaliczki.pln 10f. Ogólna kwota do wypłaty (suma 10c i 10d):...PLN * Niepotrzebne skreślić 13

INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku 11. ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem nr dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 suma ogółem w PLN Potwierdzam liczbę załączonych kserokopii dokumentów oraz dowodów zapłaty z niniejszym zestawieniem.** Imię i nazwisko:... data:... podpis:... ** Brak konieczności dokonania potwierdzenia w przypadku, gdy instytucja zarządzająca lub inna właściwa instytucja dopuściła możliwość dołączenia w danym projekcie do wniosku o płatność jedynie zestawienia dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatków

12. UZYSKANY DOCHÓD w okresie rozliczanym bieżącym wnioskiem o płatność oraz narosłe odsetki Lp. Rodzaj dochodu Kwota 1 2 suma ogółem w PLN: Odsetki narosłe w okresie za jaki złożono bieżący wniosek o płatność Całkowite odsetki narosłe od dnia otrzymania środków zaliczki do ostatniego dnia okresu za jaki złożono bieżący wniosek o płatność 12a. ZESTAWIENIE KOREKT FINANSOWYCH Lp. Nr wniosku o płatność w ramach którego wydatek został rozliczony Numer pozycji wniosku płatność we o Numer dokumentu Rodzaj wydatku niekwalifiko walnego Data wykrycia nieprawid łowości Wyjaśnienie korekty Kwota niekwalifikow alna Źródło finansowani a (w rozbiciu na kwoty) SUMA 13. ŹRÓDŁA, Z KTÓRYCH ZOSTAŁY SFINANSOWANE WYDATKI** Lp. Źródło Kwota wydatków ogółem Kwota wydatków kwalifikowalnych 0 1 2 3 1 Środki wspólnotowe 2 =3+4+5 Krajowe środki publiczne: 3 - budżet państwa 4 - budżet jednostek samorządu terytorialnego 5 - inne krajowe środki publiczne 6 Prywatne 7=1+2+6 suma ogółem: 8 w tym EBI: ** Kwoty wydatków kwalifikowalnych powinny wynikać z kwot wykazanych w pkt 9a. 15

PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU 14. POSTĘP RZECZOWO-FINANSOWY REALIZACJI PROJEKTU Zadania/cele założone w umowie/decyzji o dofinansowanie Stan realizacji Wydatki przypisane zadaniom/celom określonym w aktualnym harmonogramie rzeczowofinansowym Wydatki od początku realizacji projektu % realizacji ogółem kwalifikowalne ogółem kwalifikowalne 1 2 3 4 5 6 7 =(6/4)*100 Zadanie/etap 1 (nazwa..) Zadanie/etap 2 (nazwa.) OGÓŁEM W tym wydatki poniesione na zakup gruntów Wydatki poniesione na mieszkalnictwo Wydatki związane z kosztami pośrednimi/ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo W tym cross-financing 15. PLANOWANY PRZEBIEG RZECZOWY REALIZACJI PROJEKTU DO CZASU ZŁOŻENIA KOLEJNEGO WNIOSKU............... 16

16. WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU*** Nazwa wskaźnika Jednostka miary wskaźnika Wartość bazowa mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu Wartość docelowa wskaźnika Wartość wskaźnika osiągnięta od złożenia poprzednieg o wniosku o płatność przez beneficjenta Wartość wskaźnika osiągnięta od początku realizacji projektu Stopień realizacji wskaźnika (%) 1 2 3 4 5 6 7=(6/4)*100 Wskaźniki produktu 0 0 Nazwa wskaźnika Jednostka miary wskaźnika Wartość bazowa mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu Wartość docelowa wskaźnika Wartość wskaźnika osiągnięta w wyniku zrealizowania projektu 1 2 3 4 5 Wskaźniki rezultatu Stopień realizacji wskaźnika (%) 6=((5-3)/(4-3))*100 *** Tabela wypełniana w przypadku projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności. W przypadku projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego obowiązują tabele określone przez Instytucję Zarządzającą PO Kapitał Ludzki. W przypadku pierwszego wniosku o płatność składanego w ramach projektu wartość w kolumnie 5 w części tabeli dotyczącej wskaźników produktu równa się wartości w kolumnie 6. 17. INFORMACJA NA TEMAT PROBLEMÓW NAPOTKANYCH W TRAKCIE REALIZACJI PROJEKTU, ZADAŃ PLANOWANYCH, A NIEZREALIZOWANYCH W OKRESIE OBJĘTYM WNIOSKIEM, ORAZ PRZYCZYN EWENTUALNEGO NIEOSIĄGNIĘCIA ZAKŁADANEGO W PROJEKCIE POZIOMU WSKAŹNIKÓW...... 18.HARMONOGRAM WYDATKÓW NA KOLEJNE KWARTAŁY Okres(rok, kwartał) rok kwartał 20 kwartał 20 kwartał 20.. kwartał 20 kwartał Planowane wydatki kwalifikowalne 17

19. INFORMACJA O ZGODNOŚCI REALIZACJI PROJEKTU Z ZASADAMI POLITYK WSPÓLNOTOWYCH Czy projekt realizowany jest zgodnie z zasadami polityk wspólnoty Tak Nie W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty należy opisać, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać planowane i podjęte działania naprawcze.... 20. OŚWIADCZENIE BENEFICJENTA: Ja, niżej podpisany, niniejszym oświadczam, że informacje zawarte we wniosku są zgodne z prawdą, a wydatki wykazane we wniosku zostały zapłacone. Jestem świadomy odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego, dotyczącej poświadczania nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. Oświadczam, że dokumentacja związana z projektem przechowywana jest... 21. ZAŁĄCZNIKI: 17. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kserokopie faktur lub dokumentów księgowych o podobnej wartości dowodowej [1], zgodne z poz. (11) wniosku w liczbie ; 18. Potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dowodów zapłaty [2] w liczbie ; 19. Poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów potwierdzające odbiór/wykonanie prac w liczbie ; 20. Potwierdzenie numeru rachunku bankowego beneficjenta, 21. Oświadczenie dotyczące prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej/wyodrębnionych kont analitycznych, 22. Oświadczenie dotyczące używanego sprzętu, 23. Dokumenty dotyczące zakupu nieruchomości poświadczona za zgodność z oryginałem kserokopia operatu szacunkowego, 24. Oświadczenie Beneficjenta o kwalifikowalności/niekwalifikowalności VAT 25. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające fakt, że Beneficjent nie jest płatnikiem VAT, 26. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego potwierdzające posiadany status płatnika VAT jako podatnika zwolnionego lub czynnego na dzień wydania zaświadczenia oraz informujące o ewentualnych zmianach tego statusu w okresie między rozpoczęciem realizacji projektu a dniem wydania zaświadczenia (w przypadku Beneficjentów, dla których VAT jest kwalifikowalny), 27. Oświadczenie Beneficjenta przewidującego wykorzystanie/niewykorzystanie towarów i usług zakupionych w celu realizacji projektu do wykonywania czynności opodatkowanych w związku z którymi przysługuje Beneficjentowi prawo do odliczenia podatku VAT (w przypadku, gdy VAT jest kwalifikowalny), 28. Poświadczona za zgodność z oryginałem kserokopia deklaracji VAT-7 (w przypadku Beneficjentów, dla których VAT jest kwalifikowalny), 29. Inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją* o dofinansowanie: należy wymienić i podać liczbę załączników. Miejscowość: Data: Podpis (imię i nazwisko): 18

3. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1. Tabela Rozliczenia kwoty projektu TABELA ROZLICZENIA KWOTY PROJEKTU Nazwa Beneficjenta Numer Projektu Nr Kwota PLN Kwota PLN wg IZ 1 Całkowita kwota projektu a b W tym kwota dofinansowania W tym kwota wkładu własnego 2 Wnioskowana transza dofinansowania 3 Kwota otrzymanych transz środków na realizację projektu a b W tym transza dofinansowania W tym transza wkładu własnego 4 Kwota środków zwróconych na rachunek IZ 5 Kwota środków zwróconych w okresie wnioskowania 6 Kwota dochodu wygenerowanego w trakcie realizacji projektu 7 Kwota rozliczonych środków a b W tym wartość dofinansowania W tym wartość wkładu własnego 8 Kwota otrzymanej ostatnio transzy środków na realizację projektu a b W tym transza dofinansowania W tym transza wkładu własnego 9 Kwota ogółem do rozliczenia (3+6-4-5-7) a b W tym kwota dofinansowania (3a+6-4-5-7a) W tym kwota wkładu własnego (3b-7b) 10 Kwota ogółem rozliczana niniejszym wnioskiem a b W tym kwota dofinansowania W tym kwota wkładu własnego 11 % rozliczenia ogółem [(7+10)/(3+6-4-5)]*100 a W tym % dofinansowania [(7a+10a)/(3a+6-4- 5)]*100 19

b W tym % wkładu własnego [(7b+10b)/3b]*100 12 Kwota ogółem pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku (9-10) a b W tym kwota dofinansowania(9a-10a)* W tym kwota wkładu własnego(9b-10b) Zweryfikował (data i czytelny podpis) Zatwierdził (data i czytelny podpis) *W przypadku wniosku o płatność końcową kwota dofinansowania pozostająca do rozliczenia w kolejnym wniosku stanowi kwotę do zwrotu. Miejscowość Sporządził (data i czytelny podpis): Zatwierdził(data i czytelny podpis): 20

Załącznik nr 2. Oświadczenie Beneficjenta o braku podwójnego finansowania...... (pełna nazwa Beneficjenta) (miejscowość i data) OŚWIADCZENIE Oświadczam, że dokumenty załączone do rozliczenia projektu... (tytuł projektu) o numerze... (numer projektu) współfinansowanego ze środków Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego 2007 2013 nie podlegają, nie podlegały w przeszłości oraz nie będą w przyszłości przedłożone do rozliczenia jakichkolwiek projektów finansowanych z innych zewnętrznych źródeł finansowania, w tym w szczególności ze środków innych programów operacyjnych, współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, Europejskiego Funduszu Rolniczego Rozwoju Obszarów Wiejskich i Europejskiego Funduszu Rybołówstwa, oraz że uzyskanie współfinansowania z MRPO jest jednoznaczne z rezygnacją z ubiegania się o współfinansowanie z powyższych źródeł... (czytelny podpis osoby upoważnionej) 21

Załącznik 3. Oświadczenie Beneficjenta o nie zaleganiu z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy...... Nazwa i adres Beneficjenta Miejscowość, data OŚWIADCZENIE Oświadczam, że nie zalegam z odprowadzaniem podatku dochodowego w związku z realizacją projektu nr... tytuł... Kwota podatku uiszczonego do Urzędu Skarbowego za miesiąc...rok...wynosi...pln, w tym wydatki kwalifikowalne w ramach w/w projektu wynoszą...pln.... Podpis i pieczątka osoby upoważnionej 22

Załącznik 4. Oświadczenie Beneficjenta o zobowiązaniu się do informowania o otrzymaniu dokumentów księgowych korygujących...... Nazwa i adres Beneficjenta Miejscowość, data OŚWIADCZENIE Zobowiązuję się do informowania Instytucji Zarządzającej MRPO 2007-2013 w Krakowie o przypadkach otrzymania korekt dotyczących naliczenia kosztów do dokumentów księgowych rozliczanych we wnioskach o płatność w ramach projektu nr...tytuł..., w szczególności dotyczących kosztów pracodawcy, faktur VAT, rachunków. Jednocześnie zobowiązuję się do niezwłocznego zwrotu kwot przekazanych w nadmiernej wysokości, w przypadku otrzymania w/w korekt, na rachunek wskazany przez Instytucję Zarządzającą.... Podpis i pieczątka osoby upoważnionej 23

Załącznik 5. Miesięczna karta czasu pracy pracownika zatrudnionego w ramach MRPO 2007-2013 Pieczęć Beneficjenta Miesięczna karta czasu pracy pracownika zatrudnionego w ramach MRPO 2007-2013 1. Za okres od: do: 2. Instytucja/Beneficjent: 3. Tytuł projektu: 4. Numer projektu: 5. Imię i Nazwisko: 6. Stanowisko: 7. Deklarowany we wniosku czas pracy w ramach projektu miesięcznie: 8. Czas pracy i zadania wykonywane przez pracownika na rzecz projektu Dzień miesiąca Opis zadań wykonywanych na rzecz lub w ramach projektu Liczba godzin OGÓŁEM godzin w miesiącu 9. Pełny wymiar czasu pracy pracownika w miesiącu (w godzinach) 10 Stosunek godzin przepracowanych w ramach projektu do całkowitego wymiaru czasu. pracy: Podpis przełożonego Podpis pracownika 11. 12. Kwota wynagrodzenia wypłacona za całkowity wymiar czasu pracy w miesiącu: Wynagrodzenie przypadające za czas pracy przepracowany w ramach projektu: Pieczęć instytucji 24

4. WZÓR OPISU FAKTURY KRAJOWEJ Umowa/Uchwała nr nr umowy/uchwały o dofinansowanie Projektu tytuł projektu.należy podać tryb wyboru wykonawcy.. zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz.U.nr.19 z 2004r., poz.177 z późn. zm.) Zatwierdzono do wypłaty ze środków:..należy uzupełnić Klasyfikacja budżetowa (dział, rozdział, ) 1 :. Należy uzupełnić dnia Należy uzupełnić podpis Należy uzupełnić (data, podpis i pieczątka Skarbnika/Głównego Księgowego beneficjenta) Wartość faktury:.. zł (słownie:. złotych / ) w tym wartość wydatków kwalifikowalnych:..zł (słownie:. złotych / ) w tym cross-financing... zł i VAT... zł (słownie:. złotych / ) *(Należy umieścić wyjaśnienie dotyczące pozycji kosztów niekwalifikowalnych w dokumencie np. VAT) (Należy opisać związek wydatku z projektem należy zaznaczyć, do której kategorii wydatku przedstawionego we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (pkt wniosku aplikacyjnego) odnosi się wydatek opisany fakturą (należy podać nr pozycji danego wydatku na f-rze lub dokładny opis/nazwę wydatku z f-ry) oraz którego zadania i jakiego działania/pozycji harmonogramu rzeczowo-finansowego jest częścią) Sprawdzono pod względem merytorycznym: dnia Należy uzupełnić podpis Należy uzupełnić Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym: dnia Należy uzupełnić podpis Należy uzupełnić dnia Należy uzupełnić podpis Należy uzupełnić (data, podpis Beneficjenta lub osoby uprawnionej, pieczątka imienna lub czytelny podpis, pieczątka z adresem siedziby beneficjenta) UWAGA: Na pierwszej stronie należy umieścić adnotację: Projekt nr. jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego MRPO 2007-2013, numer pozycji w ewidencji księgowej oraz zapis o ujęciu w księgach rachunkowych wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej. Kserokopia dokumentów musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem wraz z datą na każdej stronie. 1 W przypadku jednostek budżetowych konieczne jest wskazanie klasyfikacji budżetowej wydatków. 25

5. WZÓR OPISU FAKTURY W WALUCIE OBCEJ Umowa/Uchwała nr nr umowy/uchwały o dofinansowanie Projektu tytuł projektu.należy podać tryb wyboru wykonawcy.. zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych (Dz.U.nr.19 z 2004r., poz.177 z późn. zm.) Zatwierdzono do wypłaty ze środków:..należy uzupełnić Klasyfikacja budżetowa (dział, rozdział, ) 2 :. Należy uzupełnić dnia Należy uzupełnić podpis Należy uzupełnić (data, podpis i pieczątka Skarbnika/Głównego Księgowego beneficjenta) Kurs wg którego przeliczono kwotę faktury... kurs...z dnia... (Należy podać źródło np. średni kurs NBP i dzień obowiązywania kursu ) Kurs wg, którego przeliczono kwotę wydatków kwalifikowalnych kurs...z dnia... (Należy podać źródło np. średni kurs NBP i dzień obowiązywania kursu ) Wartość faktury:.. zł (słownie:. złotych / ) w tym wartość wydatków kwalifikowalnych:..zł (słownie:. złotych / ) w tym cross-financing... zł i VAT... zł (słownie:. złotych / ) *(Należy umieścić wyjaśnienie dotyczące pozycji kosztów niekwalifikowalnych w dokumencie np. VAT) (Należy opisać związek wydatku z projektem należy zaznaczyć, do której kategorii wydatku przedstawionego we wniosku o dofinansowanie realizacji projektu (pkt wniosku aplikacyjnego) odnosi się wydatek opisany fakturą (należy podać nr pozycji danego wydatku na f-rze lub dokładny opis/nazwę wydatku z f-ry) oraz którego zadania i jakiego działania/pozycji harmonogramu rzeczowo-finansowego jest częścią) Sprawdzono pod względem merytorycznym: dnia Należy uzupełnić podpis Należy uzupełnić Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym: dnia Należy uzupełnić podpis Należy uzupełnić dnia Należy uzupełnić podpis Należy uzupełnić (data, podpis Beneficjenta lub osoby uprawnionej, pieczątka imienna lub czytelny podpis, pieczątka z adresem siedziby beneficjenta) UWAGA: Na pierwszej stronie należy umieścić adnotację: Projekt nr. jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego MRPO 2007-2013, numer pozycji w ewidencji księgowej oraz zapis o ujęciu w księgach rachunkowych wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej. Kserokopia dokumentów musi być potwierdzona za zgodność z oryginałem wraz z datą na każdej stronie. 2 W przypadku jednostek budżetowych konieczne jest wskazanie klasyfikacji budżetowej wydatków. 26

6. INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA WNIOSKU BENEFICJENTA O PŁATNOŚĆ DLA DZIAŁAŃ MRPO UWAGI OGÓLNE Beneficjent zobowiązany jest do składania wniosku o płatność z częstotliwością określoną w umowie/decyzji o dofinansowanie. Możliwe jest złożenie wniosku, w którym poz. 8-13 pozostają niewypełnione wniosek stanowi wówczas narzędzie umożliwiające właściwym instytucjom monitorowanie postępu rzeczowego projektu i pozyskanie danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania okresowego z realizacji programu. Beneficjent wnioskuje o przyznanie dofinansowania ze środków publicznych wyliczenia kwoty odpowiadającej tej części dofinansowania, która odpowiada wkładowi wspólnotowemu dokonuje (jako iloczyn kwoty wydatków uznanych za kwalifikowalne, procentowego udziału dofinansowania w kwocie wydatków kwalifikowalnych określonego w umowie/decyzji o dofinansowaniu oraz udziału środków UE w dofinansowaniu określonego dla danego działania w szczegółowym opisie priorytetu), instytucja odpowiedzialna za weryfikację wniosków o płatność, bądź też inna instytucja wskazana przez instytucję zarządzającą. Pola zaznaczone na szaro nie są wypełniane przez beneficjenta. Wypełnia je pracownik instytucji dokonującej weryfikacji wniosku złożonego przez beneficjenta. Wspomniane pola zamieszczone być mogą w wersji papierowej wniosku lub stanowić załącznik do listy sprawdzającej wniosku, stanowiąc ślad rewizyjny w procesie weryfikacji wniosku płatność. Wniosek o płatność służy: 1) wnioskowaniu o przyznanie płatności zaliczkowej (beneficjent wypełnia poz. 2-8, 10, 15, 18, 20, 21), przy czym przekazanie pierwszej transzy płatności zaliczkowej może nastąpić na podstawie umowy o dofinansowanie; 2) rozliczeniu środków przekazanych beneficjentowi w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z jednoczesnym wnioskowaniem o kolejne transze środków (beneficjent wypełnia poz. 1-21 3) ); 3) wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej refundację wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta (beneficjent wypełnia poz. 1-21 1) ); 4) rozliczeniu wydatków poniesionych przez państwowe jednostki budżetowe sfinansowanych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta (beneficjent wypełnia poz. 1-9, 11-21); 5) przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza, beneficjent wypełnia poz. 1-7, 14-20). 3) W przypadku wniosków dotyczących tych projektów, w których zamiast zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki załącza się wyciąg z dokumentacji księgowej beneficjenta dokumentującej operacje dokonane w związku z realizowanym projektem, punktu 11 nie wypełnia się. 27

6.1 INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA KONKRETNYCH POZYCJI WNIOSKU 1. Należy podać okres, za jaki składany jest wniosek w formie DD/MM/RRRR. Nie musi być to okres obejmujący pełny miesiąc. Przy sporządzaniu kolejnych wniosków o płatność konieczne jest zachowanie ciągłości okresów wykazywanych w w/w wnioskach, tzn. jeżeli poprzednio złożony wniosek obejmował okres np. od 01.07.2008 do 30.09.2008 to okres, jakiego dotyczyć będzie następny wniosek o płatność musi zaczynać się od 01.10.2008. W komórce od... należy umieścić datę następującą po dacie wykazanej w polu do... w poprzednim wniosku o płatność, natomiast w komórce do... datę ostatniej płatności dokonanej przez beneficjenta, ujętej we wniosku o płatność. Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku o płatność powinny dotyczyć okresu za jaki jest sporządzony wniosek. Jeżeli dany wydatek kwalifikowalny został pominięty we wniosku o płatność, sporządzony dla okresu, którego wydatek dotyczy, można go ująć za późniejszy okres rozliczeniowy. W piśmie przekazującym wniosek o płatność do IZ należy w takiej sytuacji umieścić informację o umieszczeniu we wniosku o płatność wydatku dotyczącego okresu, za który został złożony poprzedni wniosek o płatność. 2. W pierwszym wierszu należy podać dane beneficjenta zgodne z umową/decyzją o dofinansowanie projektu. W dalszych wierszach należy wskazać osoby kontaktowe, właściwe do udzielenia informacji w zakresie odpowiednich części wniosku. Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób w przypadku, gdy jedna osoba jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące zarówno postępu finansowego jak i rzeczowego. 3. Należy podać nazwę programu, w ramach którego realizowany jest projekt. 4. Należy podać numer i nazwę osi priorytetowej, w ramach której realizowany jest projekt. 5. Należy podać nazwę / tytuł projektu. 6. Należy podać numer projektu zgodny z umową o dofinansowanie lub decyzją. 7. Należy podać numer umowy lub decyzji. 8. Należy wskazać (poprzez wykreślenie odpowiedzi nieprawidłowych) rodzaj płatności: płatność zaliczkowa ma miejsce wówczas, gdy beneficjent otrzymuje dofinansowanie z góry, po czym rozlicza w kolejnych wnioskach o płatność poniesione przez siebie wydatki. Pozycja zaznaczana w sytuacji, gdy beneficjent ubiega się o pierwszą i kolejne transze zaliczki; płatność pośrednia - występuje w systemie refundacyjnym, gdzie płatność dla beneficjenta jest zwrotem określonej części poniesionych przez beneficjenta wydatków wykazanych w wniosku o płatność; płatność końcowa beneficjent zaznacza zawsze przy ostatnim wniosku o płatność dotyczącym danego projektu, chyba że otrzymuje całość dofinansowania w formie zaliczki. W przypadku wniosków składanych przez beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi lub innych wskazanych beneficjentów systemowych, finansujących projekt ze środków zabezpieczonych w budżecie danej jednostki, należy wskazać termin płatność pośrednia, a w sytuacji, gdy dany wniosek o płatność jest ostatnim wnioskiem ramach danego projektu płatność końcowa 28

pomimo faktu, iż wniosek służy jedynie rozliczeniu dokonanych wydatków i jego następstwem nie będzie przekazanie środków beneficjentowi. 9. Należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem o płatność. 10. Kwota wnioskowana w przypadku gdy płatności dla beneficjenta przekazywane są w formie refundacji należy wpisać kwotę stanowiącą wynik mnożenia punktu 9 przez montaż wynikający z umowy/decyzji o dofinansowanie: Tj. kwota wnioskowana = (poz.9) x (kwota dofinansowania wynikająca z umowy /całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową) W przypadku gdy beneficjent nabywa prawo do kolejnej transzy zaliczki wynikającej z harmonogramu (zgodnie z zasadami określonymi przez instytucję zarządzającą danym programem operacyjnym) należy uwzględnić dodatkowo wartość kolejnej transzy zaliczki. W przypadku kolejnych transz zaliczki, kwota wnioskowana nie może być wyższa niż kwota dofinansowania poszczególnych etapów/zadań określonych w aktualnym harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu. 11. W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki należy podać: 1) numer dokumentu potwierdzającego wydatkowanie środków; 2) numer księgowy lub ewidencyjny dokumentu, nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe; 3) datę wystawienia dokumentu; 4) daty uregulowania płatności wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego; należy pamiętać, że w sytuacji gdy wydatki zostały poniesione z konta innego niż wykazane w umowie o dofinansowanie realizacji projektu, wykazane winny być daty rzeczywistej zapłaty, a nie daty dokonania refundacji. 5) nazwę towaru lub usługi wykazanych w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowalne i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury (w przypadku wystąpienia różnych stawek, pozycje z faktury należy pogrupować według stawek VAT); Dodatkowo należy wskazać nazwę podkategorii wydatku zgodną z harmonogramem rzeczowo finansowym. 6) kwotę dokumentu brutto; 7) kwotę dokumentu netto (różnica pomiędzy wartościami w kolumnie 6 i 7 wynikać może wyłącznie z podatku VAT); 8) kwotę wydatków kwalifikowalnych odnoszących się do wydatków wykazanych w kolumnie 6 (w przypadku, gdy VAT jest kwalifikowalny) lub w kolumnie 7 (w przypadku, gdy VAT jest niekwalifikowalny); 9) Kwotę VAT, uwzględnioną w kolumnie 8, o ile podatek VAT jest kwalifikowalny. UWAGA: W przypadku gdy VAT jest wydatkiem kwalifikowalnym w projekcie, Beneficjent zobowiązany jest dostarczać Deklarację VAT-7 za styczeń, za każdy rok okresu realizacji projektu oraz okresu trwałości projektu. Jeżeli w/w deklaracja będzie zawierała korektę podatku naliczonego, wówczas Beneficjent zobowiązany jest 29

dostarczyć dodatkowo szczegółowe wyliczenia korekty ze wskazaniem czy kwota w/w korekty ma związek z wydatkami kwalifikowalnymi rozliczonymi w projekcie. W sytuacji gdy do faktury VAT została sporządzona korekta, w poz. 11 winna być wykazana faktura VAT korygująca. Jednocześnie istnieje obowiązek załączenia do dokumentacji projektowej pierwszej faktury VAT. Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków należy wykazywać w poz. 11 w kolejności zgodnej z podkategoriami wydatków ujętych w harmonogramie rzeczowo finansowym. W/w dokumenty winny być poukładane i ponumerowane zgodnie z kolejnością wykazywaną w poz. 11. Szare pole pod tabelą w poz.11. wypełnia pracownik instytucji weryfikującej wniosek o płatność. 6.2 ROZLICZANIE WYDATKÓW NA PODSTAWIE FAKTUR WYRAŻONYCH W WALUTACH OBCYCH W sytuacji rozliczania we wniosku o płatność wydatków na podstawie faktur wyrażonych w walutach obcych należy pamiętać, że jednostki objęte przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U.z 2002r. nr 76,poz 694 ze zm.) wymienione w art. 2 tej ustawy zobowiązane są do prowadzenia swoich ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych w walucie polskiej. W przypadku wydatków ponoszonych w walutach obcych rozliczanych we wnioskach o płatność w ramach MRPO w przypadku podmiotów podlegających przepisom ustawy z dnia 29.09.1994 o rachunkowości kwalifikowany jest wydatek faktycznie poniesiony ale tylko do wysokości zaksięgowanej w kosztach. Powstałe różnice kursowe są wydatkiem niekwalifikowanym (gdy kwota faktycznie poniesiona jest wyższa od kwoty zaksięgowanej jako koszt). W przypadku podmiotów podlegających ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na PLN wg kursów średnich ogłaszanych przez NBP z dnia poniesienia kosztu. Jeżeli koszty wyrażone są w walutach obcych, koszty te odpowiednio podwyższa się lub obniża o różnice wynikające z zastosowania kursu sprzedaży walut z dnia zapłaty, ustalonego przez bank, z którego usług korzystał beneficjent ponoszący koszt. W przypadku faktur lub innych dokumentów księgowych wystawionych w walutach obcych warunkiem koniecznym jest załączenie przez beneficjenta tłumaczenia przysięgłego. Jako średni kurs należy przyjąć kurs obowiązujący w danym dniu nie tylko w NBP ale również w banku za pośrednictwem, którego beneficjent dokonuje zapłaty. Ogólne informacje dotyczące rozliczania faktur wyrażonych w walutach obcych we wnioskach o płatność znajdują się również w Podręczniku kwalifikowalności wydatków objętych dofinansowaniem w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013. Dowodem poniesienia wydatku jest faktura (sporządzona zgodnie ze stosownym Rozporządzeniem Ministra Finansów) lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej (np. lista płac, rachunek do umowy zlecenia, umowy o dzieło, delegacja zwierające wszystkie elementy zgodnie z obowiązującymi przepisami; w przypadku delegacji konieczne jest potwierdzenie odbycia delegacji na druku delegacji) wraz z dołączonym 30

wyciągiem z operacji na rachunku bankowym. W przypadku płatności gotówkowej dowodem jest faktura z adnotacją zapłacono gotówką opatrzona podpisem upoważnionej osoby (wystawcy/sprzedawcy) oraz raport kasowy. 6.3 ROZLICZANIE WYDATKÓW DOTYCZĄCYCH WYNAGRODZENIA PERSONELU PROJEKTU Wymagane dokumenty 1. Lista płac lub rachunek do umowy o dzieło lub rachunek do umowy zlecenie. W przypadku, gdy lista płac zawiera dane pracowników innych niż personel projektu wówczas dopuszcza się : złożenie kserokopii pierwszej strony, strony na której wykazano personel projektu i ostatniej strony dokumentu, złożenie kserokopii dokumentu, który będzie zawierał ukryte dane personalne osób niezwiązanych z realizacją projektu. 2. Deklaracja ZUS DRA opisana w taki sposób, by był widoczny związek kwoty odprowadzonej za personel projektu z kwotą wydatków kwalifikowalnych rozliczoną w projekcie. Pomocniczo mogą być dołączane raporty imienne; 3. Oświadczenie o nie zaleganiu z zapłatą zaliczki na podatek dochodowy z wyszczególnieniem kwoty jaka została opłacona za personel projektu (załącznik nr 3 do wniosku o płatność); 4. Oświadczenie o zobowiązaniu się Beneficjenta do informowania o otrzymaniu dokumentów księgowych korygujących (załącznik nr 4 do wniosku o płatność); 5. Umowa o pracę wraz z zakresem obowiązków czy opisem stanowiska lub umowa o dzieło lub umowa zlecenie (oraz dodatkowo aneks do umowy w sytuacji zmiany warunków umowy); 6. Karta czasu pracy (załącznik nr 5 do wniosku o płatność), w sytuacji gdy wynagrodzenie personelu projektu wynikające z umowy o pracę nie jest rozliczane w projekcie w 100% wysokości; 7. Dowody zapłaty (WB Wyciąg Bankowy). UWAGA: Instytucja Zarządzająca może nałożyć na beneficjenta obowiązek przygotowania dodatkowych dokumentów poświadczających wydatki związane z zatrudnieniem W celu udokumentowania wydatków związanych z wynagrodzeniem personelu projektu w Zestawieniu 11 we wniosku o płatność wpisywana jest lista płac lub rachunek do umowy o dzieło lub rachunek do umowy zlecenie (w zależności od rodzaju umowy, na podstawie której personel został zatrudniony w projekcie). W przypadku projektu partnerskiego istnieje możliwość rozliczania wynagrodzenia personelu partnera na podstawie innego dokumentu o równoważnej wartości dowodowej np. nota księgowa. Do w/w noty księgowej beneficjent zobowiązany jest dołączyć dokumenty, na podstawie których naliczono wynagrodzenie (np. lista płac, rachunek), dowody zapłaty i inne wymagane dokumenty. Wypełniając Zestawienie 11 we wniosku o płatność należy pamiętać, by: 1. w kolumnie (4) dotyczącej daty zapłaty podać daty zapłaty wszystkich składowych wynagrodzenia: wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi na ROR lub gotówką zaliczki na podatek dochodowy składek ubezpieczenia odprowadzonych do ZUS 31

ubezpieczenia PZU, raty pożyczki zakładowej (jeśli zostały wykazane) UWAGA: Rozliczeniu mogą podlegać wyłącznie w całości zapłacone dokumenty. Oznacza to, że w przypadku wynagrodzenia, jego rozliczenie w projekcie jest możliwe jedynie wówczas gdy opłacono wszystkie pochodne i zostało wypłacone pełne wynagrodzenie. W przeciwnym przypadku beneficjent będzie miał możliwość rozliczenia wydatku dopiero w kolejnym wniosku o płatność po opłaceniu wszystkich kwot wynagrodzenia. 2. w kolumnie (6,7) dotyczącej kwoty dokumentu podać kwoty brutto, ponieważ kwoty wynagrodzeń nie zawierają podatku VAT. Należy pamiętać, by były to pełne kwoty brutto na jakie opiewają dokumenty w przypadku listy płac i deklaracji ZUS DRA. 3. w kolumnie (8) dotyczącej kwoty wydatków kwalifikowalnych podać: kwalifikowalną kwotę wynagrodzenia brutto jeżeli składki odprowadzone przez pracodawcę są wykazane na liście płac/rachunku lub kwalifikowalną kwotę wynagrodzenia brutto jeżeli składki odprowadzone przez pracodawcę nie są wykazane na liście płac/rachunku i wówczas w wierszu poniżej kwalifikowalną kwotę narzutów pracodawcy wynikającą z ZUS DRA Należy pamiętać, że jeżeli składki odprowadzone przez pracodawcę nie są wykazane na liście płac/rachunku, to wówczas w celu udokumentowania wydatków związanych z wynagrodzeniami personelu w zestawieniu 11 w wierszu poniżej listy płac/rachunku wpisywany jest dokument ZUS DRA 12. Należy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu w okresie rozliczanym bieżącym wnioskiem o płatność rozumiany zgodnie z art. 55 ust. 3 rozporządzenia nr 1083/2006. W tabeli należy wykazać dochód, który nie został określony na etapie składania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, a który powstał podczas realizacji projektu lub został niedoszacowany na etapie składania wniosku o dofinansowanie. W przypadku, gdy do powstania dochodu przyczyniły się zarówno wydatki, zdaniem beneficjenta, kwalifikowalne jak i niekwalifikowalne należy zadeklarować część dochodu odpowiadającą relacji wydatków kwalifikowalnych do wydatków ogółem, które przyczyniły się do powstania dochodu. W dodatkowym wierszu należy wykazać odsetki narosłe od środków w okresie rozliczanym bieżącym wnioskiem o płatność (chyba, że na mocy odrębnych przepisów wspomniane odsetki stanowią dochód beneficjenta, jak ma to miejsce chociażby w przypadku jednostek samorządu terytorialnego). 12a. Należy wykazać wydatki uznane przez Beneficjenta za niekwalifikowalne dotyczące poprzednich okresów rozliczeniowych, które zostały wykazane we wnioskach o płatność złożonych i zaakceptowanych przez właściwą instytucję. 14. W kolumnie 2 należy zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych zadań/etapów projektu. W kolumnach 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowalnych, jakie zgodnie z aktualnym kształtem umowy/decyzji o dofinansowanie powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań/etapów, natomiast w kolumnach 5 i 6 wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowalne poniesione od początku realizacji projektu 4). Kolumna 7 powinna przedstawiać procentową relację wartości z kolumny 6 do wartości z kolumny 4. W odpowiednich wierszach należy wskazać wydatki poniesione na zakup gruntów oraz mieszkalnictwo, o których mowa w załączniku III do rozporządzenia nr 1828/2006. 4) Kolumny 5 i 6 powinny być wypełnione także wówczas, gdy pozycje 8-13 wniosku są niewypełnione. 32

Należy również przekazać informację o wydatkach związanych z kosztami pośrednimi/ogólnymi rozliczanymi ryczałtowo, o których także jest mowa w załączniku III rozporządzenia nr 1828/2006, uwzględniając zapisy art.11 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1081/2006 z dnia 5 lipca 2006r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1784/1999 (Dz. Urz. UE L 210 z 31.07.2006 r.). UWAGA jeżeli ze względu na specyfikę realizowanego projektu trudno jest wyodrębnić w nim zadania/etapy, beneficjent wypełnia w tabeli jeden wiersz zawierający dane/komentarz odnoszące się do całego projektu. 15. Należy opisać w kilku zdaniach zadania/etapy/działania, jakie beneficjent planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. 16. Wpisywane są wskaźniki zawarte wcześniej we wniosku beneficjenta o dofinansowanie i w umowie/decyzji o dofinansowanie. Wskaźniki produktu określają materialne efekty (np. wybudowane budynki i budowle, zrealizowane usługi, zakupiony sprzęt), jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych w okresie realizacji projektu. Wskaźniki rezultatu opisują zmiany w sytuacji beneficjenta, jego otoczeniu bądź ostatecznych odbiorców, jakie nastąpiły w wyniku zrealizowania projektu. Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniania dla każdego wniosku o płatność natomiast część tabeli z wskaźnikami rezultatu wyłącznie dla ostatniego wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową. Wartość bazowa wskaźnika to wartość przed rozpoczęciem realizacji projektu (uwaga: w przypadku wskaźników produktu jest równa zeru). Wartość docelowa oznacza wartość, jaką beneficjent zamierza osiągnąć w wyniku wdrożenia projektu i musi być zgodna z wartością docelową wpisaną w umowie/decyzji o dofinansowanie (lub we wniosku o dofinansowanie). Osiągnięta wartość wskaźnika określa rzeczywiście osiągnięte materialne efekty w okresie sprawozdawczym lub od początku realizacji projektu. W przypadku wskaźnika rezultatu beneficjent we wniosku o płatność końcową 5 w kolumnie 5 wpisuje wartość, jaka będzie osiągnięta w momencie zakończenia projektu bądź w okresie bezpośrednio następującym po tym terminie (w zależności od specyfiki wskaźnika jednak okres ten nie może być dłuższy niż 1 rok). Stopień realizacji wskaźnika obliczany jest na podstawie formuł zawartych w kolumnach: 7 tabeli dla wskaźników produktu i 6 tabeli dla wskaźników rezultatu. W przypadku określenia jednostki miary wskaźnika rezultatu jako %, należy podać jednocześnie wartość zmiany wyrażoną w liczbach bezwzględnych, w celu umożliwienia oceny stopnia osiągnięcia zakładanych wskaźników (w przypadku wartości bezwzględnych wypełnia się wówczas kolumnę 6). 17. Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji a niezrealizowanych w tymże okresie, wraz z podaniem powodów odstąpienia przez beneficjenta od realizacji określonych zadań bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, uniemożliwiających realizację konkretnych zadań. W przypadku wniosku o płatność końcową lub ostatniego wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową, należy umieścić dodatkowo komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, 5 Dotyczy także ostatniego wniosku o płatność składanego w ramach projektu realizowanego przez beneficjenta będącego państwową jednostką budżetową. 33

wraz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników. 18. Należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowalnych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. UWAGA dane przedstawione w poz. 18 powinny umożliwić sporządzenie prognoz dla całego programu dla czterech kolejnych kwartałów, stąd konieczne jest, aby informacje przedstawione przez beneficjenta obejmowały kwartały kalendarzowe. W sytuacji, gdy beneficjent składa wniosek obejmujący wydatki poniesione wyłącznie w styczniu danego roku, pierwszy wypełniany przez beneficjenta wiersz powinien zawierać dane dla drugiego kwartału danego roku (kwiecień-czerwiec), a nie dla trzech kolejnych miesięcy (luty kwiecień). 19. Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty 6), do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie/decyzji o dofinansowanie. W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty (tj. wyboru pola Nie) należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych. 20. Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. siedziba firmy, miejsce stałego zameldowania itp.). 21. Załącznikami do wniosku w szczególności mogą być: kserokopie faktur/innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzających poniesienie wydatków, zawierających właściwy opis (wg wzoru opisu faktury). Dokument, który nie został w całości zapłacony nie może być umieszczony i rozliczony we wniosku o płatność. Za dokonanie wydatku rozumie się wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym, tj. nastąpił rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta, kserokopie list płac, rachunków (lista płac, rachunek mogą zostać dołączone do wniosku, gdy zostały zapłacone wszystkie składniki wynagrodzenia), kserokopie dokumentów dotyczących zatrudnienia pracownika w projekcie (umowa o pracę/umowa zlecenie/umowa o dzieło, zakres czynności, karta czasu pracy, kalkulacja dotycząca wyliczenia stawki godzinowej oraz wynagrodzenia należnego w ramach realizowanego projektu), kserokopie deklaracji ZUS DRA. Nie dopuszcza się przedkładania wersji roboczej ZUS DRA, kserokopie deklaracji podatkowej, kserokopie protokołów odbioru zakupionych towarów i usług lub przekazanych materiałów. W przypadku zakupu urządzeń, które nie zostały zamontowane w sposób trwały kserokopie protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z podaniem ich miejsca składowania, kserokopie dokumentów potwierdzających przyjęcie do używania nabytych środków trwałych (OT); w przypadku zakupu używanego środka trwałego do wniosku Beneficjenta o płatność należy dodatkowo załączyć: * kserokopię oświadczenia sprzedawcy, że środek trwały w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania sprzedaży Beneficjentowi nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych ani środków UE, 6) Instytucja zarządzająca może wskazać w instrukcji do wniosku bądź też samym wniosku konkretne polityki wspólnoty. 34