PRAKTYCZNY PORADNIK DLA BENEFICJENTÓW

UNIA EUROPEJSKA EUROPEJSKI FUNDUSZ SPOŁECZNY Samorząd Województwa Wielkopolskiego Wojewódzki Urząd Pracy w Poznaniu PRAKTYCZNY PORADNIK DLA BENEFICJENTÓW Program Operacyjny Kapitał Ludzki w Wielkopolsce

2 Spis treści Wstęp 4 I. System wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 6 II. Klasyfikacja kryteriów wyboru projektów 8 III. Przewodnik po kryteriach wyboru projektów (udzielania dofinansowania w trybie konkursowym) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 11 IV. Wybór projektów (procedura konkursowa) 47 4.1 Ogłoszenie konkursu 47 4.2 Złożenie wniosku 49 4.3 Ocena formalna 51 4.4 Ocena merytoryczna zasady ogólne 53 4.5 Ocena merytoryczna procedura 55 4.6 Lista rankingowa wniosków oraz protokół z prac KOP 56 4.7 Negocjacje 59 4.8 Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu 60 4.9 Ogłoszenie ostatecznej listy zawartych umów o dofinansowanie 61 4.10 Procedura odwoławcza 62 V. Finansowanie PO KL 68 5.1. Przekazywanie środków w ramach PO KL 68 5.2. Zasady finansowania projektów w ramach PO KL 69 5.2.1 Umowa o dofinansowanie projektu 69 5.2.2 Przekazywanie środków na dofinansowanie projektu 70 5.2.3 Zabezpieczenie dotacji rozwojowej 71 5.2.4. Wkład własny 73 5.2.5 Obowiązek zwrotu środków z końcem roku budżetowego 74 5.2.6 Rozliczenie końcowe dotacji rozwojowej 75 5.3 Kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL 75 5.3.1 Ogólne zasady kwalifikowania wydatków 76 5.3.2 Szczegółowe zasady kwalifikowania wydatków w ramach PO KL 79

3 5.4 Inne istotne uregulowania w zakresie kwalifikowalności wydatków 97 5.4.1 Przepisy odrębne 101 5.5 Monitorowanie i rozliczanie wydatków w ramach PO KL 102 5.5.1 Rozliczanie projektu 102 5.5.2 Zasady sporządzania wniosku beneficjenta o płatność 103 5.5.3 Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków 106 5.5.4 Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego beneficjenta 108 5.5.5 Weryfikacja i zatwierdzanie wniosku beneficjenta o płatność 110 5.5.6 Wprowadzanie zmian do projektu 113 5.6 Korekty finansowe i nieprawidłowości 114 VI. Promocja projektów 117 6.1 Informacja o współfinansowaniu 117 6.2 Oznaczanie pomieszczeń w których realizowany jest projekt 118 6.3 Oznaczanie sprzętu i wyposażenia zakupionego w ramach projektu 118 6.4 Informacja o współfinansowaniu wynagrodzeń w ramach projektu 119 6.5 Przykłady sformułowań informujących o współfinansowaniu 119 VII. Pomoc publiczna 120 7.1 Zasady udzielania pomocy publicznej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 123 7.1.1 Priorytet VI Rynek pracy otwarty dla wszystkich 124 7.1.2 Priorytet VII Promocja integracji społecznej 130 7.1.3 Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki 133 7.1.4 Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach 137 7.2 Wyliczenie pomocy publicznej na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie projektu 137 7.3 Obowiązki podmiotów sprawozdających z udzielonej pomocy publicznej oraz obowiązki podmiotów kontrolujących prawidłowość udzielania pomocy publicznej w ramach PO KL 145 VIII. Najczęściej zadawane pytania 147 Notatki 153

4 Wstęp Celem Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), jest umożliwienie pełnego wykorzystania potencjału zasobów ludzkich poprzez wzrost zatrudnienia i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw i ich pracowników, podniesienie poziomu wykształcenia społeczeństwa, zmniejszenie obszarów wykluczenia społecznego oraz wsparcie budowy struktur administracyjnych państwa. Zawarte w ramach dziewięciu Priorytetów, na które podzielony jest Program obszary wsparcia to: zatrudnienie, edukacja, integracja społeczna, rozwój potencjału adaptacyjnego pracowników i przedsiębiorstw, a także zagadnienia związane z rozwojem zasobów ludzkich na terenach wiejskich, z budową sprawnej i partnerskiej administracji publicznej wszystkich szczebli oraz z promocją zdrowia. Termin kapitał ludzki przyjęto, jako najpełniej oddający istotę kompleksowego wsparcia przewidzianego do realizacji w ramach Programu Operacyjnego, którego cele są ściśle związane z rozwojem kapitału ludzkiego zarówno w jego wymiarze indywidualnym, jak i społecznym. Kapitał ludzki oznacza zasób wiedzy, umiejętności oraz potencjału zawartego w każdym człowieku i w społeczeństwie jako całości, określa zdolności do pracy, adaptacji do zmian w otoczeniu oraz możliwości tworzenia nowych rozwiązań. W bezpośredniej korelacji z kapitałem ludzkim pozostaje kapitał społeczny, oznaczający zasoby umiejętności, informacji, kultury, wiedzy i kreatywności jednostek oraz związki pomiędzy ludźmi i organizacjami. Podkreślić należy, iż kapitał społeczny nie jest tylko prostą sumą kapitałów jednostek, ale jest także kreowany przez instytucje oraz pomnażany poprzez ich zdolność do współdziałania. PO KL koncentruje wsparcie wokół kluczowych obszarów i najważniejszych problemów wymagających interwencji w zakresie zatrudnienia oraz podnoszenia jakości kapitału ludzkiego. Jednocześnie, kompleksowy charakter wsparcia został zaplanowany w taki sposób, aby umożliwić odpowiednie rozszerzanie zakresu dostępnej pomocy, zgodnie ze specyfiką problemów występujących na polskim rynku pracy. Program Operacyjny Kapitał Ludzki składa się z 9 Priorytetów, realizowanych równolegle na poziomie centralnym i regionalnym. W ramach Programu ok. 60% alokowanych środków przeznaczonych jest na wsparcie dla osób i grup społecznych na szczeblu regionalnym, zaś pozostałe ok. 40% środków na wsparcie struktur i systemów wdrażanych sektorowo przez odpowiednie resorty.

5 Priorytety realizowane centralnie to: Priorytet I: Zatrudnienie i integracja społeczna; Priorytet II: Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących; Priorytet III: Wysoka jakość systemu oświaty; Priorytet IV: Szkolnictwo wyższe i nauka; Priorytet V: Dobre rządzenie. Priorytety realizowane na szczeblu regionalnym to: Priorytet VI: Rynek pracy otwarty dla wszystkich; Priorytet VII: Promocja integracji społecznej; Priorytet VIII: Regionalne kadry gospodarki; Priorytet IX: Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach. Ponadto realizowany jest Priorytet X Pomoc techniczna, który ma na celu zapewnienie właściwego zarządzania PO KL, wdrażania oraz promocji Europejskiego Funduszu Społecznego. Skuteczność realizacji przedstawionych celów zależy przede wszystkim od skutecznej współpracy pomiędzy Instytucją Zarządzającą Programem, Instytucjami Pośredniczącymi a Beneficjentami, której zasady określone są w szeregu wytycznych opracowanych przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. Dotyczą one w szczególności zasad wyboru projektów, kwalifikowania wydatków, pomocy publicznej, kontroli itp. Znajomość zasad przedstawionych w Systemie Realizacji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, a także w niniejszym poradniku jest niezbędna do uzyskania dofinansowania, prawidłowej realizacji projektu oraz jego skutecznego rozliczenia.

6 I. System wyboru projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Szeroki zakres wsparcia sprawia, że PO KL jest dokumentem dość ogólnym zarówno w warstwie diagnostyczno-analitycznej, jak i identyfikacji poszczególnych celów pomocy, typów projektów oraz grup docelowych. Dlatego też, na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju 1 Instytucja Zarządzająca PO KL przygotowuje Szczegółowy opis priorytetów PO KL (SzOP PO KL), który zawiera zestaw możliwych do realizacji typów projektów, a także informacje o rodzajach wnioskodawców i grup docelowych. Jednakże, ze względu na fakt, że ponad 60% środków Programu zostanie wykorzystanych w województwach, których zarówno sytuacja ekonomiczno-społeczna, jak i potrzeby rozwojowe są zróżnicowane, istnieje konieczność przygotowania przez Instytucje Pośredniczące (IP) PO KL bardziej szczegółowego opracowania dotyczącego programowania wsparcia. Dokumentem tym jest Plan działania (PD) opracowywany corocznie przez Instytucję Pośredniczącą, opiniowany przez Podkomitet Monitorujący PO KL (PKM PO KL) i zatwierdzany przez Instytucję Zarządzającą PO KL (IZ). Plan działania ma na celu przedstawienie założeń IP w danym roku w odniesieniu do preferowanych form wsparcia (typów projektów), podziału środków finansowych na wybrane typy projektów oraz zasad i terminów wyboru projektów. Preferowanie pewnych form wsparcia wynika z aktualnej sytuacji społeczno-gospodarczej i potrzeb danego województwa. Dla każdego Priorytetu PO KL IP przygotowuje osobny PD. PD obejmuje okres jednego roku budżetowego (1 stycznia 31 grudnia). PD składa się z następujących części: Kart Działań (w zależności od ich liczby w danym Priorytecie), zawierających informacje o wsparciu EFS przewidzianym do realizacji w ramach poszczególnych Działań (zgodnie z SzOP PO KL). W zakres tych informacji wchodzą: przewidziane do realizacji typy projektów konkursowych (część A), przewidziane do realizacji projekty systemowe (część B), wskaźniki monitorowania Działania (część C). Opisu wdrażania danego Priorytetu. W części tej mieszczą się: przewidziane do realizacji projekty innowacyjne (część D) oraz ponadnarodowe (część E), realizowane projekty indywidualne (część 1 Dz. U. z 2006 r. Nr 227, poz. 1658 i Dz. U. z 2007 r. Nr 140, poz. 984.

7 F), opis mechanizmów komplementarności z innymi wspólnotowymi instrumentami finansowymi (część G), wskaźniki monitorowania realizacji Priorytetu wskazujące stopień realizacji celów szczegółowych określonych dla danego Priorytetu (część H) oraz tabela finansowa dla Priorytetu (część I). W przypadku komponentu regionalnego PO KL, każda Instytucja Pośrednicząca przedkłada do IZ jednocześnie 4 Plany działania: w ramach Priorytetów VI, VII, VIII oraz IX. Zamierzenia zadeklarowane w poszczególnych dokumentach powinny być komplementarne oraz stanowić kompletną odpowiedź na te problemy danego województwa, których rozwiązanie może przyspieszyć interwencja w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Istotnym zadaniem regionalnych Instytucji Pośredniczących jest zapewnienie koordynacji zapisów 4 Planów działania dla danego województwa, w szczególności w zakresie zharmonizowanego brzmienia kryteriów wyboru projektów i zbliżonych wymogów stawianych projektodawcom. Treść zatwierdzonego PD podaje się niezwłocznie do publicznej wiadomości, w szczególności zamieszcza się na stronie internetowej IP. Stopień realizacji PD jest przedmiotem corocznego przeglądu, przeprowadzanego przez IZ we współpracy z IP do dnia 30 kwietnia roku następującego po zakończeniu roku obowiązywania PD. Pierwszy przegląd realizacji PD przeprowadza się do dnia 30 kwietnia 2009 r. O wynikach przeglądu PD jest informowany PKM PO KL.

8 II. Klasyfikacja kryteriów wyboru projektów Kryteria wyboru projektów w PO KL kryteria ogólne kryteria szczegółowe kryteria formalne kryteria dostępu ocena formalna kryteria merytoryczne kryteria horyzontalne kryteria strategiczne ocena merytoryczna zatwierdzane przez Komitet Monitorujący dla całego PO KL zatwierdzane przez Komitet Monitorujący w ramach danego Planu Działania W ramach PO KL stosowane są następujące podstawowe rodzaje kryteriów dokonywania wyboru projektów: I. kryteria ogólne; II. kryteria szczegółowe. Za wyodrębnieniem dwóch powyższych typów kryteriów przemawia szeroki zakres różnorodnych zagadnień tematycznych objętych wsparciem w ramach PO KL. Nie jest więc możliwe określenie zamkniętej listy kryteriów obowiązującej dla wszystkich Priorytetów, Działań i Poddziałań PO KL. W założeniu grupę taką stanowią kryteria ogólne, natomiast kryteria szczegółowe są ustalane dla poszczególnych Działań, Poddziałań i typów projektów realizowanych w ramach PO KL. Klasyfikacja typów kryteriów w ramach PO KL jest zbliżona dla projektów konkursowych, systemowych oraz indywidualnych. Tożsame typy kryteriów ogólnych (formalnych, merytorycznych i horyzontalnych) oraz szczegółowych kryteriów dostępu ustalane są zarówno dla projektów systemowych, jak i konkursowych. Niemniej jednak w ramach tej samej grupy kryteriów, w zależności od typu projektu (konkursowy, systemowy bądź indywidualny), kryteria mogą różnić się co do treści i stosowanej metodologii oceny. Szczegółowe kryteria strategiczne IP stosuje natomiast wyłącznie w odniesieniu do projektów konkursowych.

9 Kryteria ogólne zatwierdzane są przez Komitet Monitorujący PO KL na podstawie propozycji przedłożonej przez Instytucję Zarządzającą PO KL. Kryteria ogólne dzielą się na: 1. kryteria formalne; 2. kryteria merytoryczne; 3. kryteria horyzontalne. Ad 1) Obowiązek spełniania ogólnych kryteriów formalnych dotyczy wszystkich rodzajów projektów. Ich weryfikacja ma miejsce na etapie oceny formalnej. Dotyczą one zagadnień związanych ze spełnieniem wymogów rejestracyjnych oraz wypełnieniem wniosku o dofinansowanie zgodnie z ogólnie przyjętymi dla PO KL zasadami. Ad 2) Ogólne kryteria merytoryczne dotyczą ogólnych zasad odnoszących się do treści wniosku, wiarygodności i zdolności projektodawcy do podjęcia realizacji projektu oraz zasad finansowania projektów w ramach PO KL. Ogólne kryteria merytoryczne mają charakter uniwersalny, tj. odnoszą się do wszystkich projektów realizowanych w ramach Programu. Ogólne kryteria merytoryczne weryfikowane są na etapie oceny merytorycznej. Ad 3) Ogólne kryteria horyzontalne mają charakter przekrojowy i zatwierdzane są przez Komitet Monitorujący w toku realizacji Programu w związku z koniecznością zapewnienia realizacji strategicznych celów na poziomie całego PO KL. Ich weryfikacja odbywa się na etapie oceny merytorycznej. Kryteria szczegółowe (o ile zostały określone) mają zastosowanie do poszczególnych Działań, Poddziałań i typów projektów PO KL poprzez umieszczenie we właściwym dla danego Priorytetu Planie działania (z wyjątkiem kryteriów szczegółowych dla projektów indywidualnych). W przypadku komponentu regionalnego, właściwy miejscowo Podkomitet Monitorujący, rekomendując Instytucji Zarządzającej zatwierdzenie Planu, rekomenduje jednocześnie Komitetowi Monitorującemu zatwierdzenie zawartych w nim kryteriów szczegółowych. Kryteria szczegółowe dzielą się na: 1. kryteria dostępu; 2. kryteria strategiczne. Ad 1) Kryteria dostępu są obowiązkowe dla wszystkich wnioskodawców i podlegają weryfikacji podczas oceny formalnej wniosku. Projekty konkursowe, które nie spełniają kryteriów dostępu, są odrzucane (o ile Instytucja Organizująca Konkurs [IOK] nie przewiduje możliwości poprawy lub uzupełnienia wniosku), natomiast projekty systemowe bądź indywidualne zwracane do poprawy przez beneficjenta. Kryteria dostępu mogą dotyczyć, np.: wnioskodawcy, grup docelowych, obszaru realizacji projektu, poziomu wymaganego wkładu własnego itp.

10 Ad 2) Kryteria strategiczne obowiązują jedynie w odniesieniu do projektów konkursowych i dotyczą preferowania pewnych typów projektów, co w praktyce oznacza przyznanie spełniającym je wnioskom premii punktowej (w wysokości maksymalnie 20 punktów) w trakcie oceny merytorycznej (premia przyznawana jest wyłącznie tym wnioskom, które otrzymają wymagane minimum punktowe za spełnianie ogólnych kryteriów merytorycznych, tj. w przypadku średniej arytmetycznej ocen wynoszącej: minimum 60 punktów ogółem oraz przynajmniej 60% punktów w poszczególnych punktach oceny merytorycznej. Spełnianie kryteriów strategicznych nie jest obowiązkowe, aby wniosek mógł zostać pozytywnie oceniony pod względem merytorycznym. Przy wyborze projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej stosuje się generalnie obowiązujące zasady wyboru projektów, zarówno w trybie konkursowym, jak i systemowym. Grupa Robocza ds. kwestii horyzontalnych PO KL proponuje ogólne kryteria wyboru projektów innowacyjnych, które są zatwierdzane przez Komitet Monitorujący. Grupa wskazuje również przykładowe szczegółowe kryteria wyboru projektów innowacyjnych i współpracy ponadnarodowej, które będą mogły być wykorzystane przez Instytucje Pośredniczące, które następnie przedstawią je do zatwierdzenia Komitetowi Monitorującemu. Kryteria dotyczące projektów innowacyjnych obejmują m.in.: potencjał badawczy oraz doświadczenie uczestniczących podmiotów, zaangażowanie partnerów i przedstawicieli grup docelowych (empowerment).

11 III. Przewodnik po kryteriach wyboru projektów (udzielania dofinansowania w trybie konkursowym) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (a) Kryteria formalne KRYTERIUM Wniosek złożono we właściwej instytucji OBJAŚNIENIE Wniosek musi zostać złożony w instytucji wskazanej w ogłoszeniu o konkursie oraz w trybie określonym w dokumentacji konkursowej (pkt 1.5 wniosku). Niewłaściwe wskazanie instytucji właściwej do przyjmowania wniosku dla danego Priorytetu, Działania i Poddziałania jest przyczyną odrzucenia wniosku bądź przekazania go do poprawy (w zależności od przyjętych zasad dokonywania poprawy wniosku o dofinansowanie na etapie oceny formalnej), niezależnie od poprawnego wskazania numeru konkursu (pkt 1.6). Instytucja Organizująca Konkurs (IOK) każdorazowo, w dokumentacji konkursowej (ogłoszeniu o konkursie), wskazuje miejsce i termin złożenia wniosków o dofinansowanie realizacji projektu. Generator Wniosków ogranicza możliwości popełnienia błędu przy wyborze instytucji, do której złożony ma być wniosek o dofinansowanie, poprzez zawężenie możliwości wyboru w punkcie 1.5 tylko tych instytucji, które w zależności od komponentu (centralny lub regionalny) pełnią w poszczególnych priorytetach funkcję Instytucji Pośredniczącej/Instytucji Pośredniczącej 2 stopnia. Pomimo tego bardzo częstym błędem skutkującym odrzuceniem wniosku o dofinansowanie jest niewłaściwe wskazanie instytucji, do której wniosek zostanie złożony (Instytucji Organizującej Konkurs). Zazwyczaj wynika to z nieuwagi przy wyborze opcji z rozwijanej listy bądź błędnej identyfikacji IOK (np.: pamiętać należy, że zamieszczenie informacji o konkursie na stronie internetowej samorządu województwa, nie zawsze oznacza, iż ogłaszającym konkurs jest Urząd Marszałkowski, który w większości województw pełni rolę Instytucji Pośredniczącej. Jeżeli w danym województwie wyznaczono dla poszczególnych priorytetów IP2, to wówczas przeprowadzenie procesu naboru i oceny leży w gestii tej instytucji). Pełna lista IP i IP2 zamieszczona została w załączniku III do Szczegółowego Opisu Priorytetów. Identyfikacji IOK dokonać można również poprzez analizę dokumentacji konkursowej, w której wskazuje się instytucję odpowiedzialną za przeprowadzenie konkursu oraz miejsce złożenia wniosku o dofinansowanie).

12 Wniosek złożono w terminie wskazanym przez instytucję prowadzącą nabór projektów Wniosek musi zostać złożony lub wpłynąć do Instytucji Organizującej Konkurs w terminie określonym w ogłoszeniu o konkursie (oraz w dokumentacji konkursowej). Pamiętać należy o rozróżnieniu dwóch trybów naboru zamknięty, w którym ściśle określono terminy otwarcia i zamknięcia konkursu oraz otwarty, w którym znana jest przede wszystkim data otwarcia konkursu, a jego zamknięcie zależy od dostępności środków przeznaczonych na konkurs. IOK może również zamknąć konkurs z innych uzasadnionych przyczyn. Każdorazowo decyzja o zamknięciu konkursu powinna być podana do publicznej wiadomości na stronie internetowej IOK, z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni do planowanej daty zamknięcia konkursu. W tym czasie beneficjenci, którzy są w trakcie opracowywania wniosku o dofinansowanie będą mogli sfinalizować prace na projektem. W przypadku konkursu zamkniętego wniosek musi być złożony pomiędzy datą początkową i końcową konkursu w godzinach przyjmowania wniosków, które IOK wskazuje w dokumentacji konkursowej (jak również w ogłoszeniu o konkursie). Jeżeli IOK w dokumentacji konkursowej nie wskaże godzin, w których składać można aplikacje należy wówczas przyjąć, iż są one tożsame z godzinami pracy urzędu wskazanymi w Biuletynie Informacji Publicznej. Kryterium odnosi się do daty złożenia wniosku w instytucji a nie jego wysłania, należy więc dochować wszelkiej staranności, aby wniosek został złożony we wskazanym przez IOK miejscu (informacje na temat sposobu i miejsca składania wniosków podawane są przez IOK w dokumentacji konkursowej). Praktyka przyjmowania wniosków w trybie konkursu zamkniętego wskazuje, iż największy odsetek wszystkich składanych aplikacji wpływa do IOK w ciągu 2 ostatnich dni prowadzenia naboru wniosków. Przygotowanie dokumentów aplikacyjnych na ostatnią chwilę jest ryzykowne i powoduje wiele błędów. Jednym z nich jest złożenie wniosku po terminie wskazanym w dokumentacji konkursowej. Przy czym termin oznacza nie tylko datę, ale i godzinę, o której konkurs zostanie zamknięty a wnioski nie będą przyjmowane. O przyjęciu wniosku do oceny formalnej decyduje data wpłynięcia dokumentu do IOK, tak więc wysyłka pocztą czy kurierem nie gwarantuje, że doręczyciel zdąży na czas.

13 Wniosek wypełniono w języku polskim Wszystkie wymagane pola wniosku powinny zostać wypełnione w języku polskim. Wymóg ten dotyczy również obowiązkowych załączników do wniosku. Jeżeli językiem tych dokumentów (np.: potwierdzających potencjał finansowy lub związanych z organizacją partnerstwa) nie jest język polski, projektodawca zobowiązany jest do przedstawienia tych dokumentów wraz z załączonym tłumaczeniem tekstu na język polski wykonanym przez tłumacza przysięgłego. Dopuszcza się zawarcie obcojęzycznych słów w tytule projektu np. nazw własnych. Jednocześnie poszczególne pola wniosku powinny być wypełniane w sposób umożliwiający ich jednoznaczną interpretację, np. nadmierne używanie skrótów może utrudnić osobie sprawdzającej prawidłową interpretację zapisów wniosku. Wniosek jest kompletny i został sporządzony i złożony zgodnie z obowiązującą instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie (i właściwą dokumentacją konkursową) IOK może w dokumentacji konkursowej ustanowić dodatkowe wymogi nie wykraczające poza listę opcjonalnych wymogów formalnych, których niespełnienie skutkuje negatywnym wynikiem oceny formalnej wniosku o dofinansowanie projektu w ramach PO KL ze względu na niespełnienie tego kryterium. IOK określa każdorazowo w dokumentacji konkursowej, które wymogi formalne z podanej poniżej listy są stosowane w ramach danego konkursu, z wyraźnym zaznaczeniem, które z nich: a) nie podlegają korektom ani uzupełnieniom, a tym samym skutkują odrzuceniem wniosku na etapie oceny formalnej; b) podlegają korektom bądź uzupełnieniom. Inne uchybienia formalne niż wskazane poniżej w zakresie spełniania tego kryterium nie mogą stanowić przyczyny uzyskania przez wniosek negatywnego wyniku oceny formalnej. Oznacza to, że wniosek, który wykazuje inne od poniższych uchybienia, musi zostać przekazany do oceny merytorycznej, nie może być ani odrzucony, ani skierowany do poprawy lub uzupełnienia ze względu na niespełnienie tego kryterium. Lista uchybień skutkujących negatywnym wynikiem oceny formalnej w zakresie wymogów, które IOK może ustanowić w dokumentacji konkursowej w ramach omawianego kryterium: 1. Brak w części V wniosku wymaganej (wymaganych) w dokumentacji konkursowej pieczęci oraz czytelnego podpisu osoby upoważnionej; 2. Podpisanie wniosku w części V przez inna osobę (osoby) niż wskazana (wskazane) w pkt 2.6 wniosku;

14 3. Brak kontrasygnaty skarbnika lub głównego księgowego w części V wniosku wyłącznie w przypadku jednostek sektora finansów publicznych; 4. Niezłożenie wniosku w dwóch egzemplarzach papierowych (oryginał + kopia poświadczona za zgodność z oryginałem zgodnie ze sposobem określonym w dokumentacji konkursowej albo 2 oryginały) oraz w wersji elektronicznej (plik XML); 5. Niezłożenie wraz z wnioskiem dwóch egzemplarzy wymaganych załączników (oryginał + kopia poświadczona za zgodność z oryginałem zgodnie ze sposobem określonym w dokumentacji konkursowej albo dwóch kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem zgodnie ze sposobem określonym w dokumentacji konkursowej): dokumentu potwierdzającego sytuację finansową wnioskodawcy (a także partnerów projektu w przypadku projektu partnerskiego). Wymóg złożenia tego załącznika nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych; wymogi w zakresie rodzaju dokumentów są określone w dokumentacji konkursowej; listu intencyjnego w sprawie partnerstwa ponadnarodowego dotyczy wyłącznie projektów obejmujących współpracę ponadnarodową; 6. Niedająca się odczytać wersja elektroniczna wniosku (plik XML); 7. Inna suma kontrolna w wersji papierowej i elektronicznej wniosku i/lub różne sumy kontrolne na stronach wersji papierowej; 8. Typ nośnika danych, na którym zapisano wersję elektroniczną, jest niezgodny z wymaganiami określonymi w dokumentacji konkursowej; 9. Brak co najmniej jednej strony w którymkolwiek egzemplarzu wniosku. Generator Wniosków Aplikacyjnych Wniosek musi zostać sporządzony przy pomocy aplikacji Generator Wniosków Aplikacyjnych (GWA), dostępnej pod adresem internetowym: http://www.generatorwnioskow.efs.gov.pl/generatorwnioskow/ i wydrukowany (z pliku PDF). Wersja elektroniczna wniosku musi być złożona w formacie XML. Wersja w formacie PDF ma jedynie charakter pomocniczy. Istnieje również Generator Wniosków Aplikacyjnych w wersji off-line, do zainstalowania na komputerze, jako samodzielna aplikacja. Wykorzystanie tego programu nie wymaga stałego dostępu do Internetu i przyspiesza proces wypełnienia wniosku aplikacyjnego. Jednak praca na wniosku poprzez stronę internetową daje pewność, że wniosek będzie przygotowany w aktualnej wersji GWA. Dlatego wskazane jest przed złożeniem wniosku przygotowanego w wersji off-line, wczytanie pliku xml do Generatora dostępnego na stronie internetowej, przeprowadzenie walidacji, zapisanie ostatecznej wersji pliku xml oraz wydrukowanie wersji papierowej z pliku PDF. Zastosowanie takiej procedury daje pewność, że przygotowano wniosek z użyciem aktualnej wersji GWA.

15 Suma Kontrolna Suma kontrolna jest niepowtarzalnym ciągiem znaków alfanumerycznych, którym opatrywany jest każdy wniosek o dofinansowanie przed jego zapisaniem i wydrukowaniem. Jakakolwiek modyfikacja treści wniosku (wersji elektronicznej w pliku XML) oraz próba otwarcia go w innych niż GWA aplikacjach skutkuje zmianą sumy kontrolnej i powoduje niezgodność wersji papierowej i elektronicznej wniosku. Konieczność spełniania tego kryterium oznacza, że suma kontrolna znajdująca się na każdej stronie wydruku (z pliku PDF) wniosku musi być tożsama z sumą kontrolną wniosku w wersji elektronicznej (w pliku XML). Kryterium nie jest spełnione w przypadku, gdy złożono wniosek opatrzony napisem wydruk próbny. Najczęstszym błędem w ramach tego kryterium jest oczywiście niezgodność sum kontrolnych na wersji elektronicznej i papierowej. Przyczyną takiego stanu rzeczy mogą być oczywiście korekty w wersji elektronicznej już po wygenerowaniu pliku PDF, który służy do wydruku wersji papierowej. Przy sporządzaniu wniosku należy również pamiętać, że powinien on być w całości wypełniony przy użyciu GWA, a jedynym punktem wypełnianym ręcznie jest miejsce, w którym osoby uprawnione do reprezentowania beneficjenta składają podpis opatrzony odpowiednimi pieczęciami. Ręczne uzupełnianie dat bądź któregokolwiek pola we wniosku, pomimo zgodności sumy kontrolnej obu wersji, skutkuje odrzuceniem takiego wniosku. Wersja papierowa wniosku (wydruk z pliku PDF) musi spełniać następujące wymagania: została złożona we właściwej liczbie egzemplarzy, określonej w dokumentacji konkursowej (dotyczy to również wymaganych konkursem załączników do wniosku), przy czym Instytucja Zarządzająca PO KL wskazała, iż nie może to być więcej niż 2 egzemplarze papierowe wniosku o dofinansowanie. zawiera wszystkie strony (aby uniknąć nieporozumień wniosek powinien być trwale spięty i wraz z załącznikami stanowić jednolity dokument). jest opatrzona pieczęcią wnioskodawcy (wyznaczona część V wniosku) dane na pieczęci powinny być zgodne z danymi wskazanymi przez wnioskodawcę w II części wniosku (np. nazwa wnioskodawcy, adres siedziby czy regon). W przypadku rozbieżności tych danych IOK ma prawo odrzucić wniosek, ze względu na brak możliwości zweryfikowania, która instytucja (wskazana we wniosku, czy na pieczęci) ubiega się o realizację projektu.

16 podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentowania wnioskodawcy (wymienioną/e w pkt. 2.6 wniosku). Jeżeli zgodnie z dokumentami prawnymi określającymi funkcjonowanie wnioskodawcy (statut, KRS) do reprezentowania wnioskodawcy konieczny jest podpis więcej niż jednej osoby, wszystkie uprawnione osoby powinny być wskazane w punkcie 2.6. Nie oznacza to jednak, że wnioskodawca wskazuje w tym miejscu listę potencjalnych osób, a jedynie te, które podpisują wniosek i ich uprawnienia są wystarczające do reprezentowania wnioskodawcy (np., jeżeli uprawniony jest prezes zarządu oraz jeden z czterech członków zarządu, w punkcie 2.6 wpisywane jest imię i nazwisko prezesa oraz jednego, a nie wszystkich, członka zarządu, który następnie złoży swój podpis pod wnioskiem). jeżeli osoba podpisująca wniosek działa na podstawie pełnomocnictwa lub upoważnień powinna ona zostać wskazana w punkcie 2.6. Upoważnienie do reprezentowania beneficjenta może być dostarczone IOK do weryfikacji już po dokonaniu oceny formalnej i merytorycznej, przy czym zgodność podpisu z upoważnieniem sprawdzana jest przez IOK przed podpisaniem umowy o dofinansowanie. W przypadku uznania, że zgodnie z obowiązującymi dokumentami prawnymi upoważnienie nie jest skuteczne, IOK odstępuje od podpisania umowy ze względu na niespełnienie kryteriów formalnych wniosku. Nie ma konieczności parafowania poszczególnych stron wniosku. Często wnioski o dofinansowanie podpisywane są przez osoby, które na co dzień podejmują decyzje w firmie, stowarzyszeniu czy w jednostce organizacyjnej JST. Zapomina się, że samodzielny podpis może nie spełniać wymogów reprezentacji wskazanych w KRS, statucie czy przepisach prawa o charakterze ogólnym. Innym bardzo popularnym błędem jest rozbieżność pomiędzy punktem 2.6 a podpisem złożonym w części V wniosku. Dane te powinny być tożsame. W przypadku, gdy osoba podpisująca wniosek działa na podstawie upoważnienia to w punkcie 2.6 wpisywane są dane tej osoby, a nie osoby lub osób udzielających upoważnienia. Jeżeli do reprezentowania beneficjenta uprawnionych jest więcej niż jedna osoba to w punkcie 2.6 powinno wskazać się osoby, które podpisują wniosek, zgodnie z wymogami reprezentacji wskazanymi w dokumentach prawnych (np. w przypadku, gdy uprawnionymi do reprezentowania beneficjenta jest prezes i jeden z członków zarządu, należy wskazać imię i nazwisko prezesa oraz członka zarządu, który będzie podpisywał wniosek, a nie wszystkich członków zarządu).

17 Wersja elektroniczna wniosku Wersja elektroniczna wniosku musi zostać zapisana w pliku xml oraz przekazana IOK na nośniku danych zgodnie z wymogami określonymi w dokumentacji konkursowej (w odniesieniu do wniosków o dofinansowanie projektów konkursowych). W przypadku uszkodzonego nośnika danych lub stwierdzenia uszkodzenia pliku na nim zapisanego tj. braku możliwości odczytania elektronicznej wersji wniosku w pliku xml, instytucja ta powinna zwrócić się do beneficjenta o ponowne złożenie wersji elektronicznej wniosku. Wymagane pola we wniosku Wszystkie wymagane pola we wniosku muszą zostać prawidłowo wypełnione, zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku i zapisami dokumentacji konkursowej punkty wniosku, których wypełnienie jest wymagane, określone są w instrukcji wypełniania wniosku oraz karcie oceny formalnej. Wymóg wypełnienia wszystkich pól we wniosku dotyczy wszystkich jego części (chyba, że instrukcja wypełniania wniosków stanowi inaczej), tak więc sprawdzenie tego kryterium formalnego realizowane jest również w odniesieniu do budżetu projektu i załączników do wniosku stanowiących jego integralną część (wypełnianych w formularzu wniosku za pomocą GWA). Dlatego zarówno brak wskazanej wnioskowanej kwoty dofinansowania, czy wkładu własnego (tam gdzie jest wymagany kryterium dostępu, zapisami w PO KL lub wynika z przepisów prawa), niewypełnienie uzasadnienia dla cross-financingu i kosztów pośrednich w projekcie oraz metodologii wyliczenia dofinansowania i wkładu własnego w projektach objętych pomocą publiczną, należy uznać za błąd skutkujący odrzuceniem wniosku lub przekazaniem go do poprawy (uzupełnienia). Przy czym na etapie oceny formalnej nie jest oceniana treść zawartych informacji (np. nie bada się na ile faktycznie zapisy zawarte we wniosku odpowiadają wymogom instrukcji oraz dokumentów programowych). Wpisy w polach liczbowych Funkcję pomocniczą w wypełnianiu wniosku o dofinansowanie pełni przycisk Sprawdź, czyli przeprowadzenie walidacji. GWA zawiera mechanizm sprawdzania poprawności wypełnienia wybranych pól we wniosku. Ponieważ funkcją tą objęte są jedynie pola wniosku wymagane we wszystkich rodzajach projektów i konkursów, nie jest możliwe, za jej pomocą, sprawdzenie całego wniosku pod kątem poprawności formalnej i merytorycznej. Zaleca się po walidacji wniosku poprzez funkcję Sprawdź samodzielne sprawdzenie wniosku przy pomocy odpowiedniej karty oceny formalnej lub merytorycznej.

18 Należy również zwrócić uwagę na zapis znajdujący się na stronie 14 ww. Instrukcji na początku rozdziału: Wypełnianie wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w ramach PO KL, zawierający szczegółowe informacje dotyczące wypełniania poszczególnych pól wniosku, a który brzmi w przypadku kiedy dane pole nie dotyczy projektu (np. numer konkursu w przypadku projektów systemowych) w polu należy wpisać nie dotyczy lub w przypadku pól, w których wpisywane są wartości liczbowe należy wpisać 0. Przykładowym uchybieniem jest niewypełnienie wszystkich pól we wniosku o dofinansowanie (np. uzasadnienia do cross-financingu, metodologii kosztów pośrednich, wnioskowanej kwoty dofinansowania). Bardzo ważne jest tu systematyczne wykorzystywanie przycisku wylicz w tabeli 3.2.1, która dotyczy liczby uczestników i jest podstawą do określenia wartości wsparcia na jednego uczestnika projektu oraz przycisku przelicz budżet w części IV wniosku oraz w tabeli szczegółowy budżet projektu, których automatyczne wyliczenie jest konieczne do wskazania wnioskowanej kwoty dofinansowania. Poprawność budżetu pod kątem rachunkowym podlega weryfikacji na etapie oceny formalnej. Wraz z wnioskiem złożono wymagany kompletny załącznik lub załączniki Wraz z wnioskiem należy złożyć wymagany załącznik lub załączniki (kopie poświadczone za zgodność z oryginałem: dokumenty potwierdzające sytuację finansową wnioskodawcy oraz w przypadku projektu współpracy ponadnarodowej list intencyjny potencjalnych partnerów ponadnarodowych). W przypadku projektu realizowanego w partnerstwie, dokumenty potwierdzające sytuację finansową dotyczą wszystkich partnerów. WAŻNE!!! Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis na każdej stronie z zapisem potwierdzam za zgodność z oryginałem i data potwierdzenia lub podpis na pierwszej stronie z zapisem potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony do strony. i data potwierdzenia. Dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.

19 Wytyczne dotyczące procesu naboru i oceny wniosków o dofinansowanie nie określają rodzaju dokumentów finansowych, jakie powinny być dołączane do wniosku. IOK może w dokumentacji konkursowej określić rodzaj dokumentów, jakie powinny być przedkładane przez wnioskodawców, (np. odwołać się do dokumentów finansowych tworzonych w oparciu o ustawę o rachunkowości, takich jak bilans, sprawozdanie finansowe za ostatni zamknięty rok obrotowy) bez względu na status prawny i ustawowy obowiązek sporządzania tego rodzaju dokumentów. Być może konieczne będzie sporządzenie tych dokumentów specjalnie na potrzeby konkursu. IOK może wymagać również dokumentów dotyczących sytuacji finansowej, listu intencyjnego sporządzonych zgodnie z wytycznymi, na wzorach opracowanych przez IOK pod warunkiem, że wzory i instrukcje dotyczące sporządzenia tych dokumentów będą zawarte w dokumentacji konkursowej. Wymóg składania dokumentów poświadczających sytuację finansową nie dotyczy jednostek sektora finansów publicznych. Przykładowe dokumenty potwierdzające sytuację finansową wnioskodawcy: sprawozdanie finansowe bilans oraz rachunek zysków i strat (w przypadku Beneficjentów sporządzających powyższe dokumenty zgodnie z przepisami o rachunkowości), uproszczone sprawozdanie finansowe uproszczony bilans oraz rachunek zysków i strat (w przypadku Beneficjentów niesporządzających powyższych dokumentów), roczne zeznanie PIT o wysokości osiągniętego dochodu, bilans otwarcia, w przypadku podmiotów prowadzących działalność poniżej 1 roku, zbiorcze zestawienie przychodów i rozchodów podmiotu. Jednym z warunków powodzenia ubiegania się o dofinansowanie projektu jest szczegółowe zaznajomienie się z dokumentacją konkursową i wymaganiami, jakie stawia przed projektodawcami IOK. Wymagania te mogą się różnić, szczególnie w odniesieniu do załączników określających sytuację finansową beneficjenta. Projektodawca powinien ściśle stosować się do informacji zawartej w dokumentacji konkursowej. Bardzo często załączane do wniosku są inne niż wymagane dokumenty, bądź brakuje dokumentów za okres, który został wskazany w dokumentacji (np. ostatni zamknięty kwartał, rok obrotowy).

20 Wniosek stanowi odpowiedź na konkurs (wpłynął w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie) Wniosek o dofinansowanie projektu musi wpłynąć w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie (pkt 1.6 wniosku), zamieszczone na stronie internetowej instytucji organizującej konkurs oraz w dokumentacji konkursowej. Weryfikacja tego kryterium odbywa się na podstawie zgodności numeru konkursu zamieszczonego w ogłoszeniu o konkursie i dokumentacji konkursowej z punktem 1.6 wniosku. Odpowiedni numer konkursu świadczy o zgodności wniosku z zapisami dokumentacji konkursowej, ponieważ konkursy mogą dotyczyć wybranych typów projektów w ramach Działania/ Poddziałania. Wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie (na podstawie art. 211 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych) Wnioskodawca podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie, jeśli uprzednio wykorzystał środki przeznaczone na finansowanie projektu niezgodnie z przeznaczeniem w sposób powodujący niezrealizowanie pełnego zakresu rzeczowego projektu, określonego w umowie o dofinansowanie projektu. Okres wykluczenia biegnie od dnia, kiedy decyzja Instytucji Zarządzającej, określająca kwotę przypadającą do zwrotu i termin, od którego nalicza się odsetki stała się ostateczna (po dacie uprawomocnienia się skazującego wyroku sądowego), zaś kończy się z upływem 3 lat od dnia dokonania zwrotu tych środków przez beneficjenta (art. 211 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych). Wykluczenie, o którym mowa powyżej, nie dotyczy państwowych jednostek budżetowych i jednostek samorządu terytorialnego (art. 211 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych). Podstawą zweryfikowania, że wnioskodawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o dofinansowanie, jest złożone pod rygorem odpowiedzialności karnej oświadczenie samego wnioskodawcy. Oświadczenie to stanowi integralną część wniosku o dofinansowanie projektu (część V wniosku). Konkursowy nabór wniosków odnoszących się do danego typu projektu przewidziano w odpowiednim Planie działania Zakres przedmiotowy wniosku o dofinansowanie projektu musi być zgodny z danym typem projektu, przewidzianym do realizacji w trybie konkursowym w zatwierdzonym na dany rok budżetowy Planie działania. Kryterium to stosuje się również do projektów innowacyjnych i ponadnarodowych, których zakres tematyczny musi być spójny z PD.