PORADNIK redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej (na platformie SharePoint) wersja 2.0. (15 lutego 2013 r.) Przygotowanie: Biuro Informacji i Promocji, Centrum Informatyczne
Poradnik przeznaczony jest dla następujących jednostek: Biuro Informacji i Promocji, Biuro Kolegium Analiz Ekonomicznych, Biuro Kolegium Ekonomiczno-Społecznego, Biuro Kolegium Gospodarki Światowej, Biuro Kolegium Nauk o Przedsiębiorstwie, Biuro Kolegium Zarządzania i Finansów, Centrum Programów Międzynarodowych, Dział Audytu Wewnętrznego, Dział Spraw Pracowniczych, Zespół Obsługi Władz Akademickich, Zespół Radców Prawnych. Słownik SP SGH: Artykuł BIP pojedynczy wpis w Biuletynie Informacji Publicznej (np. opisujący dokument prawny lub pojedynczej oferty pracy w SGH). Redaktor BIP osoba posiadająca uprawnienia do publikowania (zatwierdzania) artykułów Biuletynu Informacji Publicznej SGH (również do tworzenia i modyfikowania artykułów). W systemie SharePoint grupa osób posiadających te uprawnienia nosi nazwę WYDAWCY. Twórca Treści osoba posiadająca uprawnienia do tworzenia i modyfikowania artykułów Biuletynu Informacji Publicznej (w systemie SharePoint grupa Twórców Treści nosi nazwę EDYTORZY). Edycja artykułu zajmuje się tym Twórca Treści po utworzeniu Artykułu lub aktualizacji treści Artykułu już istniejącego, nowa treść widoczna jest tylko dla Redaktora BIP oraz Twórców Treści. Widoczna dla użytkowników internetu staje się po opublikowaniu jej przez Redaktora BIP. Publikacja artykułu sprawienie, iż artykuł staje się widoczny dla użytkowników internetu. Publikowaniem (zatwierdzaniem) merytorycznie przygotowanej treści przez Twórcę Treści w BIP zajmuje się Redaktor BIP. Tryb przeglądania serwisu BIP (nie umożliwia modyfikowania ani dodawania nowych artykułów) w tym trybie nawigujesz pomiędzy artykułami w serwisie BIP za pomocą zakładek BOCZNEGO MENU. Tryb edytowania serwisu BIP (umożliwia modyfikowanie i dodawanie nowych artykułów) kliknij w zakładkę WIDOK EDYCJI, a następnie nawiguj tylko po prawej stronie bocznego menu - w tym trybie nawigujesz pomiędzy folderami z artykułami pogrupowanymi tematycznie. Aby pozostać w trybie edycji nawiguj tylko po prawej stronie menu bocznego. Kliknięcie w którąkolwiek zakładkę menu bocznego (z wyjątkiem zakładki WIDOK EDYCJI) spowoduje przejście do trybu przeglądania serwisu BIP. E-mail z powiadomieniem systemowe i automatyczne powiadomienie o wprowadzeniu zmian w serwisie (trafia bezpośrednio do skrzynki odbiorczej Twórcy Treści i Redaktora BIP). Formularz do zgłaszania błędów w serwisie: https://ssl-kolegia.sgh.waw.pl/projekt/formularze/strony/default.aspx 2
Spis treści 1. Wstęp jak zacząć redagowanie witryny Biuletyn Informacji Publicznej... 4 2. Dodawanie nowego artykułu do Biuletynu Informacji Publicznej... 7 2.1. Wypełnienie artykułu z ofertą pracy.... 9 2.2. Wypełnianie artykułu dot. aktu prawnego... 15 2.3. Wypełnianie treścią artykułu opisowego... 18 2.4. Wypełnianie treścią artykułu prezentującego elementy graficzne... 22 3. Edytowanie artykułu... 28 4. Usuwanie artykułu... 29 5. Powiadomienia dot. wypełniania treści w BIP... 29 6. Powiadomienia dot. wypełniania treści w BIP... 31 3
1. Wstęp jak zacząć redagowanie witryny Biuletyn Informacji Publicznej Aby zacząć pracę z Biuletynem Informacji Publicznej SGH (na platformie SharePoint) należy być zalogowanym do witryny BIP. Po wejściu na stronę BIP (bip.sgh.waw.pl) sprawdź, jaką informację wyświetla Ci system w górnym prawym rogu strony. Możliwe są następujące sytuacje: 1.1. Widnieje tam Twoje nazwisko co oznacza, że jesteś zalogowany do systemu i możesz przystąpić do pracy (przejdź do punktu 2 niniejszej instrukcji Dodawanie nowego artykułu do Biuletynu Informacji Publicznej ). 1.2. Widnieje tam nazwisko innej osoby, jak np. na Rys. 1. W takiej sytuacji należy kliknąć w wyświetlone nazwisko i wybrać opcję: Zaloguj się jako inny użytkownik (Rys. 2). Rys. 1 Rys. 2 W otrzymanym oknie Zabezpieczenia systemu Windows wpisz swój login i hasło do systemu SGH_NET, wybór zatwierdź przyciskiem OK (Rys. 3). 4
Rys. 3. 1.3. Widnieje tam znaczek Logowanie, jak na Rys. 4. Kliknij w niego aby zalogować się do systemu. Rys. 4 W otwartym oknie Logowanie wybierz opcję Uwierzytelnianie systemu Windows (Rys. 5). Rys. 5 5
1.3.1. Jeśli pracujesz poza siecią SGH (np. z domu), system poprosi Cię o wpisanie Twojego loginu i hasła do SGH_NET. Wpisz je i zacznij pracę przechodząc do punktu 2 niniejszej instrukcji. 1.3.2. Jeśli pracujesz w sieci SGH, system pokaże w górnym prawym rogu strony imię i nazwisko osoby, która jest zalogowana do komputera, czego efektem będzie wyświetlenie w tymże miejscu Twojego imienia i nazwiska (wtedy przejdź do punktu 2 niniejszej instrukcji) lub innej osoby (wtedy wróć do punktu 1.2 powyżej). 6
2. Dodawanie nowego artykułu do Biuletynu Informacji Publicznej Aby dodać nowy artykuł (lub zmodyfikować już istniejący), np. ogłoszenie o pracy lub akt prawny) do Biuletynu Informacji Publicznej SGH, kliknij w zakładkę WIDOK EDYCJI w menu bocznym na dole (Rys. 6), dzięki temu przejdziesz do trybu edytowania serwisu. Pamiętaj: zakładka WIDOK EDYCJI jest widoczna tylko dla zalogowanych użytkowników będących Twórcami Treści lub Redaktorem BIP. Jeśli nie widzisz zakładki WIDOK EDYCJI, zgłoś prośbę o nadanie uprawnień pod adres: bip@sgh.waw.pl w tytule wpisując uprawnienia BIP. Rys. 6 Po wybraniu zakładki WIDOK EDYCJI otrzymasz otwarte okno listy Artykuły na liście są dostępne w trybie edycji wszystkie foldery BIP a w nich artykuły BIP (Rys. 7). 7
Rys. 7 Uwaga praktyczna: aby z trybu przeglądania serwisu przejść bezpośrednio do żądanego przez Ciebie folderu, kliknij w zakładkę WIDOK EDYCJI będąc w zakładce, w której chcesz dokonać zmiany. Np. gdy chcesz dodać nowy artykuł prezentujący ofertę pracy wybierz z bocznego menu zakładkę PRACA, a następnie WIDOK EDYCJI wtedy system przeniesie Cię od razu do katalogu PRACA w trybie edycji. 8
2.1. Wypełnienie artykułu z ofertą pracy. Rys. 8 Aby dodać nowy artykuł, otwórz właściwy folder (pamiętaj, musisz być w trybie edycji serwisu), w tym przypadku folder PRACA, a następnie wybierz polecenie znajdujące się na dole listy Dodaj nowy element lub opcję Nowy element z górnego paska menu listy (Rys. 9). Rys. 9 Po wybraniu tego polecenia otrzymasz otwarte okno: Praca Nowy element. Możesz przystąpić do wypełniania poszczególnych pól formularza, który pojawi się w tym samym oknie przeglądarki. Pamiętaj: Pola zaznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe do wypełnienia. Informacje wpisane do tego formularza (Rys. 10) wymagają zatwierdzenia zawartości (przesłane dzięki niemu dane nie zostaną wyświetlone użytkownikom internetu dopóki nie zostaną zatwierdzone przez redaktora BIP). 9
Rys. 10 Podczas tworzenia/edytowania artykułu należy wypełnić następujące pola: Tytuł tytuł artykułu (zostanie wyświetlany w nagłówku trybu przeglądania artykułu oraz na liście artykułów BIP danej kategorii informacji). Treść treść artykułu (w zależności od rodzaju artykułu jego treść należy wypełnić jak na rysunkach nr: 21 (oferta pracy), 23 (akt prawny, kontrola zarządcza, status prawny), 25 (artykuł zawierający treść i załącznik, np. w zakładce Dostęp do informacji publicznej) lub 32 (artykuł zawierający obraz oraz treść, np. wpisy dotyczące Dziekanów Kolegiów)). Utworzył tu Twórca Treści wprowadza swoje imię i nazwisko (które widoczne będzie w metryczce pod artykułem). Data Utworzenia tu Twórca Treści wprowadza datę utworzenia artykułu (która widoczna będzie w metryczce pod artykułem. Opublikował to pole pozostaw puste - wypełnia je Redaktor BIP (będzie widoczne w metryczce pod artykułem). Data publikacji to pole pozostaw puste - wypełnia je Redaktor BIP (będzie widoczne w metryczce pod artykułem). Data obowiązywania tu Twórca Treści wpisuje datę, po przekroczeniu której artykuł trafia do archiwum artykułów (stosowane tylko dla wpisów na temat ofert pracy). MenuVisible to pole uzupełnia redaktor BIP (ustawienie wartości TAK sprawia, że artykuł jest widoczny w bocznym menu BIP. Dołączanie załączników odbywa się przy wykorzystaniu funkcjonalności dołącz plik : z górnej wstążki wybierz edycja, a następnie dołącz plik (to pole uzupełnia Twórca Treści uwaga, należy zwracać szczególną uwagę na poprawne nazywanie załączników, ponieważ ich nazwa będzie widoczna dla czytelników BIP). 10
W pole Tytuł wpisz tytuł artykułu. Pamiętaj: Może on mieć maksymalnie 120 znaków. Rys. 11 W pole Treść wpisz treść artykułu (Rys. 12). Pamiętaj: Treść artykułu może mieć maksymalnie 3600 znaków. Zasady formatowania treści: używaj kroju i rozmiaru czcionki zastanej w edytorze treści (Verdana, 8 pt); dopuszczalne formatowanie tekstu: pogrubienie (bold), kursywa (italic), wypunktowanie, zamieszczanie linków/odnośników do innych witryn; w zależności od rodzaju artykułu, jego zawartość należy wypełnić jak na rysunkach nr: 21 (oferta pracy), 23 (akt prawny, kontrola zarządcza, status prawny), 25 (artykuł zawierający treść i załącznik, np. w zakładce Dostęp do informacji publicznej) lub 32 (artykuł zawierający obraz oraz treść, np. wpisy dotyczące Dziekanów Kolegiów); wstawianie plików (Rys. 17-19). Rys. 12 W pole Utworzył wpisz swoje imię i nazwisko, czyli Twórcy Treści (uwaga, na Rys. 13 jest podane przykładowe nazwisko) i potwierdź klikając ikonę z prawej strony pola (w celu prawidłowego wprowadzenia imienia i nazwiska). To pole jest obowiązkowe do wypełnienia. Rys. 13 W pole Data utworzenia wprowadź żądaną datę. Można wybrać ją z Kalendarza znajdującego się z prawej strony pola lub wpisać datę ręcznie z zachowaniem formatowania rrrr-mm-dd. Rys. 14 Pole Opublikował pozostaw puste. Wypełni je Redaktor BIP przy publikowaniu artykułu. 11
Pole Data Publikacji pozostaw puste. Wypełni je Redaktor BIP przy publikowaniu artykułu. W pole Data Obowiązywania wprowadź (lub wybierz z kalendarza) datę, do której ma obowiązywać wprowadzane ogłoszenie (wypełnij to pole tylko w przypadku artykułów wpisywanych do folderu PRACA). Rys. 15 Pole MenuVisible wypełnia Redaktor BIP. Rys. 16 Do artykułu (w tym przykładzie ogłoszenia o pracy) możesz dołączyć plik z dysku (w systemie SharePoint polecenie to nosi nazwę wstaw plik z komputera, co oznacza wskazanie pliku znajdującego się na dysku komputera, w lokalizacji sieciowej, na dysku zewnętrznym itp.), który wyświetli się poniżej wypełnionej przez Ciebie treści w artykule. Aby dołączyć plik, ustaw aktywny kursor w polu Treść formularza (w miejscu, w którym chcesz, aby wyświetliła się ikonka i nazwa pliku) i z menu Narzędzia do Edycji wybierz polecenie Wstawianie a następnie Przekaż plik (rys. 17). Rys. 17 12
Pojawi Ci się strona okienko służące do przekazywania dokumentu do artykułu (rys. 18). Rys. 18 W polu Przekaż do wybierz opcję Dokumenty. Odznacz pole Zastąp istniejące pliki i kliknij Przeglądaj aby dołączyć plik z dysku komputera, z lokalizacji sieciowej, dysku zewnętrznego, itp. (Rys. 19). Następnie kliknij OK. Rys. 19 Załączony plik ukaże się w polu treść w miejscu, w którym stał kursor gdy zaczynałeś dodawać plik. Pamiętaj: zapisuj formularz z danymi dopiero wtedy, gdy będziesz pewien, że wszystkie dane wprowadzone są poprawnie (dołączone są poprawne pliki, artykuł ma prawidłową treść i taki kształt i wygląd jak w przykładach zaprezentowanych na Rys. 21, 23, 25, 32) - po kliknięciu przycisku ZAPISZ, zostanie o tym poinformowany Redaktor BIP za pomocą e-maila z powiadomieniem (Redaktor BIP dostanie wiadomość z informacją, że w serwisie BIP powstał nowy artykuł, który czeka na jego akceptację). 13
Po kliknięciu Zapisz utworzony artykuł znajdzie się na liście artykułów folderu Praca (a w przypadku pracy nad innym rodzajem artykułu w folderze, w którym chcesz go umieścić). Lista artykułów w takim kształcie jak na rys. 20 widoczna jest tylko w trybie edycji serwisu. Do czasu zatwierdzenia przez Redaktora BIP artykuł ten będzie miał stan zatwierdzenia Oczekujący. Natomiast po zatwierdzeniu jego stan zmieni się na Zatwierdzony (Rys. 20). Rys. 20 Powiadomienie o tym, że Twój artykuł został zaakceptowany/zatwierdzony przez Redaktora BIP przyjdzie do Twojej skrzynki odbiorczej (poczta Exchange), wizualizacja na Rys. 36. Jeśli Redaktor BIP odrzuci Twój artykuł bądź poprosi o wprowadzenie zmian w artykule, również dostaniesz e-mail z powiadomieniem ze stosowną prośbą zawartą w treści. Po opublikowaniu artykułu przez Redaktora BIP treść przez Ciebie wprowadzona będzie widoczna na stronie BIP w zakładce Praca (Rys. 21). Uwaga, na rys. 21 dane w metryczce wpisane są przykładowo. Rys. 21 14
2.2. Wypełnianie artykułu dot. aktu prawnego Rys. 22 Aby dodać nowy artykuł, otwórz właściwy folder lub pod-folder (pamiętaj, musisz być w trybie edycji), w tym przypadku folder PRAWO UCZELNIANE (a następnie któryś z pod-folderów w zależności od rodzaju aktu prawnego), po czym wybierz polecenie znajdujące się na dole listy Dodaj nowy element lub opcję Nowy element z górnego paska menu listy (Rys. 9). Uwaga, ten przykład odnosi się również do tworzenia artykułów w zakładce Kontrola zarządcza oraz Status prawny. Po wybraniu tego polecenia otrzymasz otwarte okno: Praca Nowy element. Możesz przystąpić do wypełniania poszczególnych pól formularza, który pojawi się w tym samym oknie przeglądarki. Pamiętaj: Pola zaznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe do wypełnienia. Postępuj analogicznie do pkt. 2.1. wypełniając odpowiednie pola (z wyjątkiem pola DATA OBOWIĄZYWANIA): Tytuł tytuł artykułu (zostanie wyświetlany w nagłówku trybu przeglądania artykułu oraz na liście artykułów BIP danej kategorii informacji). Treść treść artykułu (w zależności od rodzaju artykułu jego treść należy wypełnić jak na rysunkach nr: 21 (oferta pracy), 23 (akt prawny, kontrola zarządcza, status prawny), 25 (artykuł zawierający treść i załącznik, np. w zakładce Dostęp do informacji publicznej) lub 32 (artykuł zawierający obraz oraz treść, np. wpisy dotyczące Dziekanów Kolegiów)). Utworzył tu Twórca Treści wprowadza swoje imię i nazwisko (które widoczne będzie w metryczce pod artykułem). 15
Data Utworzenia tu Twórca Treści wprowadza datę utworzenia artykułu (która widoczna będzie w metryczce pod artykułem. Opublikował to pole pozostaw puste - wypełnia je Redaktor BIP (będzie widoczne w metryczce pod artykułem). Data publikacji to pole pozostaw puste - wypełnia je Redaktor BIP (będzie widoczne w metryczce pod artykułem). MenuVisible to pole uzupełnia redaktor BIP (ustawienie wartości TAK sprawia, że artykuł jest widoczny w bocznym menu BIP. Dołączanie załączników odbywa się przy wykorzystaniu funkcjonalności dołącz plik : z górnej wstążki wybierz edycja, a następnie dołącz plik (to pole uzupełnia Twórca Treści uwaga, należy zwracać szczególną uwagę na poprawne nazywanie załączników, ponieważ ich nazwa będzie widoczna dla czytelników BIP). Zasady wypełniania treścią artykułu: może ona mieć maksymalnie 3600 znaków. Zasady formatowania treści; używaj kroju i rozmiaru czcionki zastanej w edytorze treści (Verdana, 8 pt); dopuszczalne formatowanie tekstu: bold, italic, wypunktowanie, zamieszczanie linków/odnośników do innych witryn; w zależności od rodzaju artykułu należy ją wypełnić jak na rysunkach nr: 21 (oferta pracy), 23 (akt prawny, kontrola zarządcza, status prawny), 25 (artykuł zawierający treść i załącznik, np. w zakładce Współpraca międzynarodowa) lub 32 (artykuł zawierający obraz oraz treść, np. wpisy dotyczące Dziekanów Kolegiów). wstawianie plików (Rys. 17-19). Pamiętaj: zapisuj formularz z danymi dopiero wtedy, gdy będziesz pewien, że wszystkie dane wprowadzone są poprawnie (dołączone są poprawne pliki, artykuł ma prawidłową treść i taki kształt i wygląd jak w przykładach zaprezentowanych na Rys. 21, 23, 25, 32) - po kliknięciu przycisku ZAPISZ, zostanie o tym poinformowany Redaktor BIP za pomocą e-maila z powiadomieniem (Redaktor BIP dostanie wiadomość z informacją, że w serwisie BIP powstał nowy artykuł, który czeka na jego akceptację). Po kliknięciu Zapisz utworzony artykuł znajdzie się na liście artykułów folderu Praca (a w przypadku pracy nad innym rodzajem artykułu w folderze, w którym chcesz go umieścić). Lista artykułów w takim kształcie jak na rys. 20 widoczna jest tylko w trybie edycji serwisu. Do czasu zatwierdzenia przez Redaktora BIP artykuł ten będzie miał stan zatwierdzenia Oczekujący. Natomiast po zatwierdzeniu jego stan zmieni się na Zatwierdzony (Rys. 20). Powiadomienie o tym, że Twój artykuł został zaakceptowany/zatwierdzony przez Redaktora BIP przyjdzie do Twojej skrzynki odbiorczej (poczta Exchange), wizualizacja na Rys. 36. Jeśli 16
Redaktor BIP odrzuci Twój artykuł bądź poprosi o wprowadzenie zmian w artykule, również dostaniesz e-mail z powiadomieniem ze stosowną prośbą zawartą w treści. Po opublikowaniu artykułu przez Redaktora BIP treść Twojego artykułu będzie widoczna na stronie BIP w zakładce PRAWO UCZELNIANE (jak na Rys. 23). Uwaga, na rys. 23 dane w metryczce wpisane są przykładowo. Rys. 23 17
2.3. Wypełnianie treścią artykułu opisowego Artykuł opisowy to inaczej artykuł zawierający więcej treści niż artykuł dot. aktu prawnego, do którego może być również dołączony plik (jak w przykładzie na rys. 17-19). Podajemy poniższy przykład, aby zaprezentować jak formatować artykuły zawierające dłuższą treść, w których jest np. potrzeba zastosowania wypunktowania, dodawania odnośników (tzw. linkowania ) oraz dołączania załączników. Przykładem takiego zastosowania mogą być artykuły z zakładki DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ. Aby dodać nowy artykuł, otwórz właściwy folder lub pod-folder (pamiętaj, musisz być w trybie edycji), w opisywanym przypadku jest to DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ, po czym wybierz polecenie znajdujące się na dole listy Dodaj nowy element lub opcję Nowy element z górnego paska menu listy (Rys. 9). Po wybraniu tego polecenia otrzymasz otwarte okno: Praca Nowy element. Możesz przystąpić do wypełniania poszczególnych pól formularza, który pojawi się w tym samym oknie przeglądarki. Pamiętaj: Pola zaznaczone gwiazdką (*) są obowiązkowe do wypełnienia. Postępuj analogicznie do pkt. 2.1. wypełniając odpowiednie pola (z wyjątkiem pola DATA OBOWIĄZYWANIA). Na rys. 24 przedstawione są przykładowe treści oraz przykładowa osoba tworząca i publikująca treść: Tytuł tytuł artykułu (zostanie wyświetlany w nagłówku trybu przeglądania artykułu oraz na liście artykułów BIP danej kategorii informacji). Treść treść artykułu (w zależności od rodzaju artykułu jego treść należy wypełnić jak na rysunkach nr: 21 (oferta pracy), 23 (akt prawny, kontrola zarządcza, status prawny), 25 (artykuł zawierający treść i załącznik, np. w zakładce Dostęp do informacji publicznej) lub 32 (artykuł zawierający obraz oraz treść, np. wpisy dotyczące Dziekanów Kolegiów)). Utworzył tu Twórca Treści wprowadza swoje imię i nazwisko (które widoczne będzie w metryczce pod artykułem). Data Utworzenia tu Twórca Treści wprowadza datę utworzenia artykułu (która widoczna będzie w metryczce pod artykułem. Opublikował to pole pozostaw puste - wypełnia je Redaktor BIP (będzie widoczne w metryczce pod artykułem). Data publikacji to pole pozostaw puste - wypełnia je Redaktor BIP (będzie widoczne w metryczce pod artykułem). MenuVisible to pole uzupełnia redaktor BIP (ustawienie wartości TAK sprawia, że artykuł jest widoczny w bocznym menu BIP. 18
Dołączanie załączników odbywa się przy wykorzystaniu funkcjonalności dołącz plik : z górnej wstążki wybierz edycja, a następnie dołącz plik (to pole uzupełnia Twórca Treści uwaga, należy zwracać szczególną uwagę na poprawne nazywanie załączników, ponieważ ich nazwa będzie widoczna dla czytelników BIP). Zasady wypełniania treścią artykułu: może ona mieć maksymalnie 3600 znaków. Zasady formatowania treści; używaj kroju i rozmiaru czcionki zastanej w edytorze treści (Verdana, 8 pt); dopuszczalne formatowanie tekstu: bold, italic, wypunktowanie, zamieszczanie linków/odnośników do innych witryn; w zależności od rodzaju artykułu należy ją wypełnić jak na rysunkach nr: 21 (oferta pracy), 23 (akt prawny, kontrola zarządcza, status prawny), 25 (artykuł zawierający treść i załącznik, np. w zakładce Współpraca międzynarodowa) lub 32 (artykuł zawierający obraz oraz treść, np. wpisy dotyczące Dziekanów Kolegiów). wstawianie plików (Rys. 17-19). Rys. 24 19
Pamiętaj: zapisuj formularz z danymi dopiero wtedy, gdy będziesz pewien, że wszystkie dane wprowadzone są poprawnie (dołączone są poprawne pliki, artykuł ma prawidłową treść i taki kształt i wygląd jak w przykładach zaprezentowanych na Rys. 21, 23, 25, 32) - po kliknięciu przycisku ZAPISZ, zostanie o tym poinformowany Redaktor BIP za pomocą e-maila z powiadomieniem (Redaktor BIP dostanie wiadomość z informacją, że w serwisie BIP powstał nowy artykuł, który czeka na jego akceptację). Po kliknięciu Zapisz utworzony artykuł znajdzie się na liście artykułów folderu Praca (a w przypadku pracy nad innym rodzajem artykułu w folderze, w którym chcesz go umieścić). Lista artykułów w takim kształcie jak na rys. 20 widoczna jest tylko w trybie edycji serwisu. Do czasu zatwierdzenia przez Redaktora BIP artykuł ten będzie miał stan zatwierdzenia Oczekujący. Natomiast po zatwierdzeniu jego stan zmieni się na Zatwierdzony (Rys. 20). Powiadomienie o tym, że Twój artykuł został zaakceptowany/zatwierdzony przez Redaktora BIP przyjdzie do Twojej skrzynki odbiorczej (poczta Exchange), wizualizacja na Rys. 36. Jeśli Redaktor BIP odrzuci Twój artykuł bądź poprosi o wprowadzenie zmian w artykule, również dostaniesz e-mail z powiadomieniem ze stosowną prośbą zawartą w treści. Po opublikowaniu artykułu przez Redaktora BIP treść przez Ciebie wprowadzona będzie widoczna na stronie BIP w zakładce DOSTĘP DO INFORMACJI PUBLICZNEJ (Rys. 25). Uwaga, na rys. 25 dane w metryczce wpisane są przykładowo. 20
Rys. 25 21
2.4. Wypełnianie treścią artykułu prezentującego elementy graficzne Rys. 26 Aby dodać nowy artykuł, otwórz właściwy folder lub pod-folder (pamiętaj, musisz być w trybie edycji), a następnie wybierz polecenie znajdujące się na dole listy Dodaj nowy element lub opcję Nowy element z górnego paska menu listy (Rys. 9). Po wybraniu tego polecenia otrzymasz otwarte okno: Praca Nowy element. Możesz przystąpić do wypełniania poszczególnych pól formularza, który pojawi się w tym samym oknie przeglądarki. Pamiętaj: Pola zaznaczone * są obowiązkowe do wypełnienia. Uwaga, przykład zaprezentowany na Rys. 27 pochodzi z folderu WŁADZE. Postępuj analogicznie do pkt. 2.2. wypełniając odpowiednie pola (z wyjątkiem pola DATA OBOWIĄZYWANIA). Uwaga, na Rys. 27 przedstawione są przykładowe treści oraz przykładowa osoba tworząca i publikująca treść: Tytuł tytuł artykułu (zostanie wyświetlany w nagłówku trybu przeglądania artykułu oraz na liście artykułów BIP danej kategorii informacji). Treść treść artykułu (w zależności od rodzaju artykułu jego treść należy wypełnić jak na rysunkach nr: 21 (oferta pracy), 23 (akt prawny, kontrola zarządcza, status prawny), 25 (artykuł zawierający treść i załącznik, np. w zakładce Dostęp do informacji publicznej) lub 32 (artykuł zawierający obraz oraz treść, np. wpisy dotyczące Dziekanów Kolegiów)). Utworzył tu Twórca Treści wprowadza swoje imię i nazwisko (które widoczne będzie w metryczce pod artykułem). Data Utworzenia tu Twórca Treści wprowadza datę utworzenia artykułu (która widoczna będzie w metryczce pod artykułem. Opublikował to pole pozostaw puste - wypełnia je Redaktor BIP (będzie widoczne w metryczce pod artykułem). Data publikacji to pole pozostaw puste - wypełnia je Redaktor BIP (będzie widoczne w metryczce pod artykułem). 22
MenuVisible to pole uzupełnia redaktor BIP (ustawienie wartości TAK sprawia, że artykuł jest widoczny w bocznym menu BIP. Dołączanie załączników odbywa się przy wykorzystaniu funkcjonalności dołącz plik : z górnej wstążki wybierz edycja, a następnie dołącz plik (to pole uzupełnia Twórca Treści uwaga, należy zwracać szczególną uwagę na poprawne nazywanie załączników, ponieważ ich nazwa będzie widoczna dla czytelników BIP). Zasady wypełniania treścią artykułu: może ona mieć maksymalnie 3600 znaków. Zasady formatowania treści; używaj kroju i rozmiaru czcionki zastanej w edytorze treści (Verdana, 8 pt); dopuszczalne formatowanie tekstu: bold, italic, wypunktowanie, zamieszczanie linków/odnośników do innych witryn; w zależności od rodzaju artykułu należy ją wypełnić jak na rysunkach nr: 21 (oferta pracy), 23 (akt prawny, kontrola zarządcza, status prawny), 25 (artykuł zawierający treść i załącznik, np. w zakładce Współpraca międzynarodowa) lub 32 (artykuł zawierający obraz oraz treść, np. wpisy dotyczące Dziekanów Kolegiów). wstawianie plików (Rys. 17-19). Rys. 27 23
W przypadku dodawania do artykułu zdjęcia jak na Rys. 27, wybierz z górnej wstążki edycji (rozwinie się, gdy kursor będzie ustawiony w polu formularza TREŚĆ) polecenie Narzędzia do edycji/wstawianie/obraz/z komputera (Rys. 28). Rys. 28 Następnie wybierz polecenie PRZEKAŻ DO: OBRAZY, odznacz pole Zastąp istniejące pliki i kliknij Przeglądaj w celu wybrania zdjęcia z komputera (dysku komputera, lokalizacji sieciowej, dysku zewnętrznego, itp). Rys. 29 Gdy wybierzesz zdjęcie, zatwierdź je przyciskiem OK, po czym system przekieruje Cię do formularza opisującego przekazywany obraz. W formularzu wypełnij co najmniej następujące pola: nazwa, tytuł, słowa kluczowe po czym kliknij OK (Rys. 30). 24
Rys. 30 Następnie dopilnuj, aby wgrane zdjęcie miało w polu ROZMIAR POZIOMY ustawiony rozmiar na 100 pxl (Rys. 31). Aby to osiągnąć zaznacz dodane zdjęcie, aby wyglądało tak jak na rys. 31 (obwódka zdjecia z małymi kwadratami), ze wstążki na górze wybierz opcję NARZĘDZIA OBRAZÓW/PROJEKTOWANIE i ustaw wartość ROZMIARU POZIOMEGO na 100 px pamiętając o tym, aby opcja ZABLOKÓJ WSPÓŁCZYNNIK PROPORCJI była zaznaczona jak na rys. 31. 25
Rys. 31 Pamiętaj: zapisuj formularz z danymi dopiero wtedy, gdy będziesz pewien, że wszystkie dane wprowadzone są poprawnie (dołączone są poprawne pliki, artykuł ma prawidłową treść i taki kształt i wygląd jak w przykładach zaprezentowanych na Rys. 21, 23, 25, 32) - po kliknięciu przycisku ZAPISZ, zostanie o tym poinformowany Redaktor BIP za pomocą e-maila z powiadomieniem (Redaktor BIP dostanie wiadomość z informacją, że w serwisie BIP powstał nowy artykuł, który czeka na jego akceptację). Po kliknięciu Zapisz utworzony artykuł znajdzie się na liście artykułów folderu Praca (a w przypadku pracy nad innym rodzajem artykułu w folderze, w którym chcesz go umieścić). Lista artykułów w takim kształcie jak na rys. 20 widoczna jest tylko w trybie edycji serwisu. Do czasu zatwierdzenia przez Redaktora BIP artykuł ten będzie miał stan zatwierdzenia Oczekujący. Natomiast po zatwierdzeniu jego stan zmieni się na Zatwierdzony (Rys. 20). Powiadomienie o tym, że Twój artykuł został zaakceptowany/zatwierdzony przez Redaktora BIP przyjdzie do Twojej skrzynki odbiorczej (poczta Exchange), wizualizacja na Rys. 36. Jeśli Redaktor BIP odrzuci Twój artykuł bądź poprosi o wprowadzenie zmian w artykule, również dostaniesz e-mail z powiadomieniem ze stosowną prośbą zawartą w treści. Artykuł po poprawnym wprowadzeniu danych powinien wyglądać jak na Rys. 32.Uwaga, na rys. 32 dane w metryczce wpisane są przykładowo. 26
Rys. 32 27
3. Edytowanie artykułu Aby zmodyfikować artykuł, przejdź do trybu edycji serwisu (w tym celu kliknij w zakładkę WIDOK EDYCJI w menu bocznym) po czym wybierz właściwy folder lub pod-folder w tym przykładzie folder Praca, a następnie z listy rozwijalnej przy tym artykule wybierz opcję EDYTUJ ELEMENT (Rys. 33). Rys. 33 Otrzymasz formularz, w którym będziesz mógł wprowadzić zmiany jak w przykładach zaprezentowanych w punktach od 2.1 do 2.4. Pamiętaj: zapisuj formularz z danymi dopiero wtedy, gdy będziesz pewien, że wszystkie dane wprowadzone są poprawnie (dołączone są poprawne pliki, artykuł ma prawidłową treść i taki kształt i wygląd jak w przykładach zaprezentowanych na Rys. 21, 23, 25, 32) - po kliknięciu przycisku ZAPISZ, zostanie o tym poinformowany Redaktor BIP za pomocą e-maila z powiadomieniem (Redaktor BIP dostanie wiadomość z informacją, że w serwisie BIP powstał nowy artykuł, który czeka na jego akceptację). 28
4. Usuwanie artykułu Aby usunąć element, należy zgłosić to Redaktorowi BIP (bip@sgh.waw.pl) wraz z uzasadnieniem. 5. Powiadomienia dot. wypełniania treści w BIP W celu usprawnienia pracy Twórców Treści i Redaktora BIP w serwisie BIP SGH zostały ustawione powiadomienia w formie e-maili, których wysyłka uruchamia się automatycznie po zapisaniu przez Ciebie artykułu (utworzonego bądź zmodyfikowanego). Przebieg pracy jest następujący: 5.1. Po wypełnieniu treścią lub modyfikacji artykułu klikasz ZAPISZ. Akcja ta spowoduje: 5.1.1. Wysłanie przez system e-maila do Ciebie, jako Twórcy Treści (z potwierdzeniem utworzenia artykułu, jak na rys. 35) oraz do Redaktora BIP (z informacją o tym, że utworzyłeś artykuł i czeka on na zatwierdzenie). Rys. 35 29
5.2. Gdy Redaktor BIP zrecenzuje artykuł (sprawdzi, czy wszystkie pola są odpowiednio wypełnione, a treść artykułu prawidłowo sformatowana), wykona jedną z dwóch czynności: zatwierdzi lub odrzuci artykuł: 5.2.1. Zatwierdzenie spowoduje publikację artykułu w systemie co sprawi, że będą go widzieć wszyscy czytelnicy Biuletynu Informacji Publicznej w takiej sytuacji dostaniesz e-mail z powiadomieniem o treści i wyglądzie jak w przykładzie na Rys. 36 (uwaga, informacje, którymi wypełniony jest artykuł, są przykładowe). Rys. 36 5.2.2. Odrzucenie nie dopuszcza artykułu do publikacji z powodu nieprawidłowego wypełniania artykułu treścią w takiej sytuacji dostaniesz e-mail z opisanymi krokami, które powinieneś wykonać, aby poprawić artykuł (przykład na Rys. 37). Gdy zmodyfikujesz artykuł według instrukcji, zapisz artykuł ponownie. Uruchomi to proces akceptacji od nowa (patrz punkt 5.1). 30
Rys. 37 6. Przeglądanie artykułów opublikowanych i nieopublikowanych w BIP W serwisie BIP w trybie edytowania oraz w trybie przeglądania, można przeglądać tylko wersje opublikowane artykułów (takie, które zostały zatwierdzone przez Redaktora BIP). Aby przejrzeć wersję nieopublikowaną (która oczekuje na zatwierdzenie lub została odrzucona), należy skorzystać z funkcji historia wersji, jak na rys. 38. Rys. 38 31