Zarządzanie czasem i informacjami Witold Wrotek Po pierwsze i najważniejsze: oszczędzaj czas! Jak opanować chaos we własnej skrzynce pocztowej? Jak korzystać z kalendarza komputerowego i internetowego? Jak zoptymalizować Kontakty i obsłużyć RSS?
Outlook 2007 PL. Zarz¹dzanie czasem i informacjami Autor: Witold Wrotek ISBN: 978-83-246-2271-9 Format: 158 235, stron: 128 Po pierwsze i najwa niejsze: oszczêdzaj czas! Jak opanowaæ chaos we w³asnej skrzynce pocztowej? Jak korzystaæ z kalendarza komputerowego i internetowego? Jak zoptymalizowaæ Kontakty i obs³u yæ RSS? Program Outlook to narzêdzie, bez którego wielu z nas nie wyobra a sobie codziennego ycia czy pracy. Jednak coraz wiêksza iloœæ przychodz¹cej korespondencji e-mailowej, któr¹ trzeba posegregowaæ i przeczytaæ, a potem jeszcze odpisaæ na ni¹, sprawia, e z niechêci¹ myœlimy o œci¹gniêciu poczty. Z drugiej strony, przyt³oczeni nadmiarem informacji oraz szybkim tempem wspó³czesnego ycia, gubimy siê natychmiast, gdy tylko zabraknie nam kalendarza z rozpisk¹ licznych spotkañ i zajêæ. Na szczêœcie Outlook 2007 PL mo na wykorzystaæ zarówno do usprawnienia zarz¹dzania poczt¹ elektroniczn¹, jak i przygotowania szczegó³owego terminarza. Z ksi¹ ki Outlook 2007 PL. Zarz¹dzanie czasem i informacjami dowiesz siê, jak nie daæ siê przysypaæ górze wirtualnego papieru, czyli jak ustawiæ regu³y segregacji e-maili, zaprojektowaæ szablony wiadomoœci i automatyczne powiadomienia o jej odebraniu. Nauczysz siê ustawiaæ i wykorzystywaæ przypomnienia o nadchodz¹cych terminach, by nie spóÿniæ siê ju nigdy na adne zebranie. Twój kalendarz pos³u y Ci tak e jako œwietne narzêdzie do rozsy³ania informacji o spotkaniu, a polecenia menu Kontakty u³atwi¹ zautomatyzowanie tego procesu. Znajdziesz tu tak e informacje na temat pos³ugiwania siê kana³em RSS oraz drukowania wybranych fragmentów informacji zawartych w Outlooku. Przegl¹danie wiadomoœci w skrzynce odbiorczej wed³ug w¹tków Zarz¹dzanie wiadomoœciami za pomoc¹ regu³ Tworzenie szablonu wiadomoœci oraz bloków tekstu wielokrotnego u ycia Wstawianie symbolu lub znaku specjalnego Wstawianie do wiadomoœci bloków tekstu wielokrotnego u ycia, tabel i wykresów Nawigowanie w kalendarzu i udostêpnianie go Planowanie terminu jednorazowego oraz cyklicznego Oznaczanie terminu jako prywatnego Ustawianie lub usuwanie przypomnieñ dla nowych lub istniej¹cych terminów Planowanie spotkania i aktualizowanie informacji Archiwizowanie kalendarza i tworzenie dodatkowych kalendarzy Importowanie kalendarza z us³ugi Google Calendar i eksportowanie go Subskrybowanie kalendarza Google Calendar Trzy sposoby tworzenia i znajdowania kontaktu Tworzenie listy dystrybucyjnej i adresowanie wiadomoœci do tej e listy Nie traæ wiêcej czasu dostosuj Outlook 2007 PL do siebie!
Spis tre ci Wst p... 5 Rozdzia 1. Jak zapanowa nad nap ywaj c korespondencj?... 7 Przegl danie wiadomo ci w skrzynce odbiorczej wed ug w tków... 8 Zarz dzanie wiadomo ciami za pomoc regu... 9 Zmienianie regu y... 13 W czanie lub wy czanie regu y... 15 Usuwanie regu y... 17 Tworzenie regu y automatycznego odpowiadania na nowe wiadomo ci e-mail... 18 Rozdzia 2. Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji... 23 Tworzenie szablonu wiadomo ci... 23 Wysy anie wiadomo ci e-mail opartej na szablonie... 24 Wstawianie symbolu lub znaku specjalnego... 27 Tworzenie bloków tekstu do wielokrotnego u ycia w wiadomo ciach e-mail... 28 Wstawianie bloków tekstu do wielokrotnego u ycia do wiadomo ci e-mail... 30 Wstawianie tabeli... 31 U ywanie wykresów i schematów w wiadomo ciach e-mail... 33 Dodawanie flagi do wiadomo ci e-mail... 34 Potwierdzenie dostarczenia lub odczytu wiadomo ci e-mail... 36 Rozdzia 3. Kalendarz... 39 Nawigowanie w kalendarzu... 40 Zmienianie liczby wy wietlanych dni... 40 Przechodzenie do daty... 41 Planowanie terminu jednorazowego... 42 Planowanie terminu cyklicznego... 43 Zmienianie terminu... 44 Ustawianie cykliczno ci terminu... 44 Oznaczanie terminu jako prywatny... 45 Ustawianie lub usuwanie przypomnie dla nowych terminów... 46 Ustawianie lub usuwanie przypomnie dla istniej cych terminów... 47 Planowanie spotkania... 48 Aktualizowanie informacji... 50 Zapobieganie wysy aniu odpowiedzi na wezwania na spotkanie... 51 Akceptowanie terminu spotkania... 51 Odrzucanie terminu spotkania... 51 Zmienianie wygl du kalendarza... 52
4 Outlook 2007 PL. Zarz dzanie czasem i informacjami Rozdzia 4. Usprawnienia w korzystaniu z kalendarza... 53 Importowanie dni wolnych... 53 Dodawanie dni wolnych... 55 Usuwanie dni wolnych... 56 Archiwizowanie kalendarza... 56 Tworzenie dodatkowych kalendarzy... 58 Wy wietlanie kilku kalendarzy... 58 Wy wietlanie kalendarzy obok siebie... 60 Nak adanie kalendarzy... 61 Wpisywanie do kalendarza informacji o urlopie... 62 Przesy anie informacji o urlopie... 63 Udost pnianie kalendarza... 65 Rozdzia 5. Kalendarze internetowe... 73 Importowanie kalendarza z us ugi Google Calendar do programu Outlook... 74 Eksportowanie kalendarza programu Outlook do us ugi Google Calendar... 78 Subskrybowanie kalendarza Google Calendar... 83 Rozdzia 6. Kontakty... 87 Tworzenie kontaktu z poziomu folderu Kontakty... 88 Tworzenie kontaktu na podstawie innego kontaktu... 90 Tworzenie kontaktu na podstawie odebranej wiadomo ci e-mail... 90 Znajdowanie kontaktu... 92 Wykonywanie kopii plików zawieraj cych kontakty... 93 Wy wietlanie listy kontaktów w formacie nazwisko, imi... 95 Tworzenie listy dystrybucyjnej... 95 Adresowanie listu do listy dystrybucyjnej... 98 Rozdzia 7. RSS... 101 Dodawanie róde danych RSS... 101 Usuwanie ród a danych RSS i zawarto ci pobranej... 105 Rozdzia 8. Drukowanie... 107 Drukowanie okre lonej strony wiadomo ci... 107 Drukowanie fragmentu wiadomo ci... 109 Drukowanie nazw i adresów wysy kowych... 111 Drukowanie listy wiadomo ci, kontaktów lub zada... 113 Dodatek A Skróty klawiaturowe... 117 Dodatek B Opcje uruchamiania Outlook 2007... 119 Skorowidz... 123
Rozdzia 2. Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji Komputer wietnie nadaje si do zast pienia cz owieka w wykonywaniu powtarzalnych czynno ci. Jedn z nich mo e by redagowanie listów. Szablony umo liwiaj wysy anie wiadomo ci zawieraj cych informacje, które nie zmieniaj si w kolejnych wiadomo- ciach. Mo na zredagowa wiadomo i zapisa j jako szablon, aby móc u y jej ponownie wtedy, gdy b dzie potrzebna. Wówczas wystarczy doda nowe informacje przed wys aniem szablonu jako wiadomo ci e-mail. Tworzenie szablonu wiadomo ci Uruchom program Outlook. W menu Plik wybierz kolejno polecenia Nowy, a nast pnie Wiadomo pocztowa (rysunek 2.1). Rysunek 2.1. Aby pozna mo liwo ci programu, warto cho raz rozwin jego menu. W dalszej pracy mo esz korzysta ze skrótów klawiaturowych, np. Ctrl+N Na karcie Opcje w grupie Format kliknij Zwyk y tekst (rysunek 2.2). W tre ci wiadomo ci wpisz wiadomo, która ma by wysy ana jako odpowied automatyczna (rysunek 2.3). W oknie wiadomo ci kliknij przycisk Microsoft Office, a nast pnie polecenia Zapisz jako/zapisz jako (rysunek 2.4).
24 Outlook 2007 PL. Zarz dzanie czasem i informacjami Rysunek 2.2. Tekst zwyk y pozbawiony jest formatowania. Dzi ki temu zostanie poprawnie odczytany niezale nie od oprogramowania, którego u ywa adresat Rysunek 2.3. Wiadomo z przyk adowym tekstem Rysunek 2.4. Przycisk Microsoft Office jest okr g y i widoczny w lewym górnym rogu okna W oknie dialogowym Zapisz jako na li cie Zapisz jako typ kliknij pozycj Szablon Outlook. Wpisz nazw szablonu wiadomo ci w polu Nazwa pliku, a nast pnie kliknij przycisk Zapisz (rysunek 2.5). Wysy anie wiadomo ci e-mail opartej na szablonie Aby wys a wiadomo wykorzystuj c szablon, w menu Narz dzia wybierz polecenia Formularze/Wybierz formularz (rysunek 2.6).
Rozdzia 2. Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 25 Rysunek 2.5. Plik chcemy zapisa jako szablon. Dlatego musimy zmieni format domy lny Rysunek 2.6. Kto zgad by, e szablonu nale y szuka w ród formularzy? Wy wietlone zosta o okno Wybieranie formularza (rysunek 2.7). W polu Szukaj w: kliknij pozycj Szablony u ytkownika w systemie plików. Lokalizacja folderu zawieraj cego szablony zale na jest od wersji systemu operacyjnego: Windows XP c:\documents and settings\nazwa_u ytkownika\application data\ microsoft\szablony Windows Vista c:\users\nazwa_u ytkownika\appdata\roaming\microsoft\szablony Windows 7 c:\users\nazwa_u ytkownika\appdata\roaming\microsoft\szablony\ Je li szablon jest zapisany w innym folderze ni domy lny, kliknij przycisk Przegl daj i wybierz szablon. Zaznacz szablon, który chcesz wykorzysta w wiadomo ci (rysunek 2.8). Kliknij przycisk Otwórz.
26 Outlook 2007 PL. Zarz dzanie czasem i informacjami Rysunek 2.7. Okno Wybieranie formularza umo liwia dost p do szablonów u ytkownika Rysunek 2.8. Szablon, który zostanie wstawiony do wiadomo ci Tre szablonu zosta a wstawiona do formularza listu. Uzupe nij list odbiorców, temat i tre wiadomo ci. Kliknij przycisk Wy lij (rysunek 2.9). Wprowadzone zmiany nie zostan zapisane w szablonie. Nawet u ycie polecenia Zapisz spowoduje utworzenie wersji roboczej, a nie aktualizacj szablonu. Rysunek 2.9. List przygotowany do wys ania
Rozdzia 2. Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 27 Wstawianie symbolu lub znaku specjalnego Dopóki w li cie wyst puj znaki widoczne na klawiaturze, znaki narodowe sprawa jest prosta. Wpisujemy je z klawiatury. Co jednak zrobi, gdy w li cie trzeba u y znaku: ¼,, (pauza)? Na klawiaturze nie ma oznaczonych nimi klawiszy. Na szcz cie jest rada i na ten problem. Kliknij miejsce, w którym chcesz wstawi symbol (rysunek 2.10). Kliknij kart Wstawianie. Rysunek 2.10. Najpierw trzeba wskaza miejsce, w którym ma zosta wstawiony znak Rysunek 2.11. Przycisk Symbol Na karcie Wstawianie w grupie Symbole kliknij przycisk Symbol (rysunek 2.11). Rysunek 2.12. Lista rozwijana z popularnymi symbolami Je eli na li cie rozwijanej widoczny jest symbol, który chcesz wstawi kliknij go (rysunek 2.12). Symbol pojawi si w miejscu, w którym znajdowa si znak wstawiania (rysunek 2.13).
28 Outlook 2007 PL. Zarz dzanie czasem i informacjami Rysunek 2.13. Symbol wstawiony do tre ci listu Je li na li cie rozwijanej (rysunek 2.12) nie ma symbolu, który chcesz wstawi, kliknij przycisk Wi cej symboli. Spowoduje to wy wietlenie okna Symbol (rysunek 2.14). W polu Czcionka: kliknij nazw czcionki, której chcesz u y. Nast pnie kliknij symbol, który chcesz wstawi, oraz przycisk Wstaw. Rysunek 2.14. Okno Symbol daje do dyspozycji du o wi cej mo liwo ci ni lista rozwijana z popularnymi symbolami Aby wstawi do listu znak specjalny, kliknij w miejscu, w którym chcesz go umie ci. Na karcie Wstawianie w grupie Symbole kliknij przycisk Symbol, a nast pnie polecenie Wi cej symboli. Kliknij kart Znaki specjalne. Kliknij znak, który chcesz wstawi, a nast pnie przycisk Wstaw. Tworzenie bloków tekstu do wielokrotnego u ycia w wiadomo ciach e-mail Zawarta w programie Outlook 2007 funkcja szybkich cz ci umo liwia prac z blokami konstrukcyjnymi, czyli fragmentami zawarto ci lub innymi cz ciami wiadomo ci e-mail wielokrotnego u ytku, które s przechowywane w galeriach. Bloki konstrukcyjne s dost pne do u ycia przez ca y czas. Mo na je równie zapisywa i rozpowszechnia za pomoc szablonów, aby mogli z nich korzysta inni u ytkownicy.
Rozdzia 2. Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 29 Zaznacz zawarto lub cz wiadomo ci e-mail, któr chcesz przechowywa jako blok konstrukcyjny do wielokrotnego u ycia (rysunek 2.15). Rysunek 2.15. Zaznaczony fragment wiadomo ci Aby wraz z wpisem przechowa formatowanie akapitu, zaznacz tak e znak akapitu. Je eli znaczniki akapitów nie s widoczne, na karcie Formatowanie tekstu kliknij przycisk Akapit. Na karcie Wstawianie w grupie Tekst kliknij przycisk Szybkie cz ci (rysunek 2.16). Rysunek 2.16. Przycisk Szybkie cz ci jest dobrze ukryty Kliknij polecenie Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich cz ci (rysunek 2.17). Rysunek 2.17. Polecenie Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich cz ci Wy wietlone zosta o okno Tworzenie nowego bloku konstrukcyjnego (rysunek 2.18). W polu Nazwa: wpisz unikatow nazw bloku konstrukcyjnego. W przeciwnym razie domy lnie b dzie to pocz tek zaznaczonego bloku. W polu Galeria: wybierz galeri, w której ma zosta umieszczony blok konstrukcyjny. W polu Kategoria: wybierz kategori, która u atwi znalezienie bloku. W polu Opis: wpisz opis bloku konstrukcyjnego.
30 Outlook 2007 PL. Zarz dzanie czasem i informacjami Rysunek 2.18. Aby blok konstrukcyjny mo na by o atwo odnale, trzeba go odpowiednio opisa W polu Zapisz w: wybierz nazw szablonu na li cie rozwijanej. W polu Opcje: wybierz jedn z nast puj cych pozycji: Wstaw zawarto w osobnym akapicie, aby umie ci zawarto w osobnym akapicie, nawet je li kursor znajduje si w rodku akapitu, lub Wstaw tylko zawarto w przypadku dowolnej innej zawarto ci. Wstawianie bloków tekstu do wielokrotnego u ycia do wiadomo ci e-mail Kliknij w miejscu, w którym chcesz wstawi blok konstrukcyjny (rysunek 2.19). Rysunek 2.19. Migaj ca czarna kreska wskazuje miejsce, w którym zostanie wstawiony blok konstrukcyjny Na karcie Wstawianie w grupie Tekst kliknij przycisk Szybkie cz ci (rysunek 2.20). Rysunek 2.20. Nic nie zdradza, e pod przyciskiem znajduje si blok tekstu Kliknij prawym przyciskiem myszy w okienku galerii, a nast pnie w menu skrótów kliknij polecenie Wstaw w bie cym po o eniu w dokumencie (rysunek 2.21).
Rozdzia 2. Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 31 Rysunek 2.21. Blok tekstu mo na wstawi w bardzo wielu miejscach dokumentu Aby zmieni nazw bloku konstrukcyjnego, w menu skrótów (rysunek 2.21) kliknij polecenie Edytuj w a ciwo ci. W oknie Modyfikowanie bloku konstrukcyjnego wprowad now nazw, a nast pnie kliknij przycisk OK. Aby usun blok konstrukcyjny, w menu skrótów (rysunek 2.21) kliknij polecenie Organizuj i usu. W oknie Organizator bloków konstrukcyjnych zaznacz nazw bloku, a nast pnie kliknij przycisk Usu. Wstawianie tabeli Wielk zalet programu Microsoft Office Outlook 2007 jest mo liwo wstawiania tabel do listów. Dane umieszczone w tabeli s bardziej przejrzyste, list robi wra enie uporz dkowanego. Kliknij w miejscu, w którym chcesz wstawi tabel. Na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknij przycisk Tabela (rysunek 2.22). Rysunek 2.22. Migaj cy znak wstawiania wskazuje lewy górny naro nik tabeli
32 Outlook 2007 PL. Zarz dzanie czasem i informacjami W obszarze Wstawianie tabeli przeci gnij wska nik myszy, aby zaznaczy odpowiedni liczb wierszy i kolumn (rysunek 2.23). Rysunek 2.23. Kursorem nale y zaznaczy miniatury komórek. Prawdziwa tabela rysowana jest na drugim planie Je eli tabela jest du a, wygodnie jest na karcie Wstawianie w grupie Tabele klikn przycisk Tabela, a nast pnie polecenie Wstaw tabel. W obszarze Rozmiar tabeli mo na okre li wymiary i format tabeli. Je eli tabela ma zawiera komórki o ró nej wysoko ci lub ze zmienn liczb kolumn w poszczególnych wierszach, na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknij przycisk Tabela. Wybierz polecenie Rysuj tabel. Wska nik myszy przyjmie kszta t o ówka. Narysuj obrys tabeli, a nast pnie linie kolumn i wierszy. Kiedy uko czysz rysowanie tabeli, kliknij wewn trz jednej z komórek i rozpocznij wpisywanie tekstu lub wstaw grafik. Aby przekonwertowa tekst na tabel, zaznacz tekst. Na karcie Wstawianie w grupie Tabele kliknij przycisk Tabela. Wybierz polecenie Konwertuj tekst na tabel. W oknie dialogowym Konwertowanie tekstu na tabel w obszarze Separatory tekstu kliknij opcj odpowiadaj c separatorowi u ytemu w tek cie. Tabele, które znajduj si wewn trz innych tabel, s nazywane tabelami zagnie d onymi. Aby wstawi tabel zagnie d on, kliknij wewn trz komórki, a nast pnie u yj dowolnej metody wstawiania tabeli lub narysuj tabel.
Rozdzia 2. Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 33 U ywanie wykresów i schematów w wiadomo ciach e-mail Powiedzenie Jeden obraz wart jest tysi ca s ów znajduje zastosowanie równie w korespondencji elektronicznej. Adresat listu znacznie szybciej wychwyci tendencje w zmianie warto ci, gdy przedstawimy mu je na wykresie, ni gdy dostanie tabelk wype nion liczbami. W programie Outlook kliknij miejsce, w którym chcesz wstawi wykres. Na karcie Wstawianie w grupie Ilustracje kliknij przycisk Wykres (rysunek 2.24). Rysunek 2.24. Nale y wskaza, gdzie i co chcemy wstawi W oknie dialogowym Wstawianie wykresu kliknij wykres, a nast pnie kliknij przycisk OK (rysunek 2.25). Rysunek 2.25. Typ wykresu powinien by adekwatny do charakteru prezentowanych danych Uruchomiony zosta program Excel 2007. W arkuszu znajduj si przyk adowe dane (rysunek 2.26).
34 Outlook 2007 PL. Zarz dzanie czasem i informacjami Rysunek 2.26. Dane przyk adowe Zamie dane przyk adowe, klikaj c komórk arkusza, a nast pnie wpisuj c dane rzeczywiste (rysunek 2.27). Rysunek 2.27. Dane wpisane przez u ytkownika Po wprowadzeniu zmiany w arkuszu wykres w programie Outlook zostanie automatycznie zaktualizowany (rysunek 2.28). Zapisz dane z Excela do pliku. Je li w komputerze jest zainstalowany arkusz Excel 2007, mo na korzysta z zaawansowanych funkcji tworzenia wykresów. Je li Excel 2007 nie jest zainstalowany, podczas tworzenia nowego wykresu zostanie otwarty program Microsoft Graph. Dane i wykres mo na najpierw wykona w arkuszu Excel 2007, a nast pnie wyci wykres z arkusza i wstawi w tre ci wiadomo ci redagowanej w Outlook 2007. Dane pozostan w Excelu, a wykres b dzie w arkuszu kalkulacyjnym. Dodawanie flagi do wiadomo ci e-mail Oflagowane wiadomo ci e-mail u atwiaj zarz dzanie poczt. Tworz one list zada do wykonania dla samego nadawcy lub dla nadawcy i adresatów wiadomo ci. Mo na oflagowa wiadomo e-mail z pro b o dostarczenie wymaganych informacji przed okre lon dat. Gdy adresat otrzymuje wiadomo, wraz z ni widoczna jest flaga, a tak e zostaje wy wietlony komunikat na pasku informacyjnym w okienku odczytu oraz w górnej cz ci wiadomo ci otwartej w programie Outlook.
Rozdzia 2. Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 35 Rysunek 2.28. Dane znajduj si w arkuszu Excela, wykres w Outlooku Wiadomo, któr u ytkownik oflaguje dla siebie, mo e u atwi sprawdzenie, kto odpowiedzia na wiadomo. Na karcie Wiadomo w grupie Opcje kliknij przycisk Flaga monituj ca (rysunek 2.29). Rysunek 2.29. Wiadomo mo e zosta uzupe niona flag monituj c Wybierz dat uko czenia zadania lub kliknij polecenie Niestandardowe (rysunek 2.30). Je li chcesz doda przypomnienie dotycz ce oflagowanej wiadomo ci, na karcie Wiadomo w grupie Opcje kliknij przycisk Flaga monituj ca. Wybierz polecenie Dodaj przypomnienie (rysunek 2.31). Aby do czy przypomnienie dla adresata dotycz ce wiadomo ci oflagowanej, zaznacz pole wyboru Przypomnienie. Nast pnie zmie dat i godzin (rysunek 2.32). Przypomnienie ma posta okna wy wietlanego o okre lonej godzinie (rysunek 2.33).
36 Outlook 2007 PL. Zarz dzanie czasem i informacjami Rysunek 2.30. Flaga monituj ca umo liwia okre lenie ram czasowych realizacji zadania Rysunek 2.31. Przypomnienie ma posta okienka wyskakuj cego Rysunek 2.32. Opcje przypomnienia Potwierdzenie dostarczenia lub odczytu wiadomo ci e-mail Po wys aniu wiadomo ci e-mail nie wiemy, jaki jest jej los. Nie wiemy, czy dotar a do adresata, czy zosta a otworzona i czy zosta a przeczytana. Mo e si okaza, e na darmo czekamy na odpowied, gdy adresat nie dosta listu. Powodów niedor czenia wiadomo ci mo e by wiele: zbyt du a obj to lub zakwalifikowanie listu jako spam.
Rozdzia 2. Usprawnienia w prowadzeniu korespondencji 37 Rysunek 2.33. Okno przypomnienia Potwierdzenie dostarczenia informuje o dostarczeniu wiadomo ci e-mail do skrzynki pocztowej adresata. Nie informuje jednak o tym, czy adresat widzia t wiadomo lub czy j przeczyta. Potwierdzenie odczytu informuje o tym, e wiadomo zosta a otwarta. W obydwu przypadkach powiadomienie jest generowane po dostarczeniu lub przeczytaniu wiadomo ci. Aby uaktywni wysy anie potwierdzenia, w oknie wiadomo ci kliknij przycisk Opcje, a nast pnie ledzenie (rysunek 2.34). Rysunek 2.34. Wysy anie listu z daniem potwierdzenia zakwalifikowane zosta o do czynno ci opcjonalnych Zaznacz pole wyboru daj potwierdzenia dostarczenia lub daj potwierdzenia odczytu (rysunek 2.35). Rysunek 2.35. Wiadomo mo e zosta wys ana z jednym b d dwoma daniami potwierdzenia Brak potwierdzenia nie musi oznacza zagini cia lub nieprzeczytania wiadomo ci. Adresat wiadomo ci mo e odrzuci wys anie polecenia. Mo e si równie zdarzy tak, e program poczty e-mail adresata nie obs uguje potwierdze odczytu.
Program Outlook to narzędzie, bez którego wielu z nas nie wyobraża sobie codziennego życia czy pracy. Jednak coraz większa ilość przychodzącej korespondencji e-mailowej, którą trzeba posegregować i przeczytać, a potem jeszcze odpisać na nią, sprawia, że z niechęcią myślimy o ściągnięciu poczty. Z drugiej strony, przytłoczeni nadmiarem informacji oraz szybkim tempem współczesnego życia, gubimy się natychmiast, gdy tylko zabraknie nam kalendarza z rozpiską licznych spotkań i zajęć. Na szczęście Outlook 2007 PL można wykorzystać zarówno do usprawnienia zarządzania pocztą elektroniczną, jak i przygotowania szczegółowego terminarza. Z książki Outlook 2007 PL. Zarządzanie czasem i informacjami dowiesz się, jak nie dać się przysypać górze wirtualnego papieru, czyli jak ustawić reguły segregacji e-maili, zaprojektować szablony wiadomości i automatyczne powiadomienia o jej odebraniu. Nauczysz się ustawiać i wykorzystywać przypomnienia o nadchodzących terminach, by nie spóźnić się już nigdy na żadne zebranie. Twój kalendarz posłuży Ci także jako świetne narzędzie do rozsyłania informacji o spotkaniu, a polecenia menu Kontakty ułatwią zautomatyzowanie tego procesu. Znajdziesz tu także informacje na temat posługiwania się kanałem RSS oraz drukowania wybranych fragmentów informacji zawartych w Outlooku. Przeglądanie wiadomości w skrzynce odbiorczej według wątków Zarządzanie wiadomościami za pomocą reguł Tworzenie szablonu wiadomości oraz bloków tekstu wielokrotnego użycia Wstawianie do wiadomości bloków tekstu wielokrotnego użycia, tabel i wykresów Nawigowanie w kalendarzu i udostępnianie go Importowanie kalendarza z usługi Google Calendar i eksportowanie go Subskrybowanie kalendarza Google Calendar Trzy sposoby tworzenia i znajdowania kontaktu Tworzenie listy dystrybucyjnej i adresowanie wiadomości do tejże listy Wykonywanie kopii plików zawierających kontakty Wstawianie symbolu lub znaku specjalnego Dodawanie i usuwanie źródeł danych RSS Planowanie terminu jednorazowego oraz cyklicznego Drukowanie strony wiadomości, jej fragmentu, nazw i adresów wysyłkowych Oznaczanie terminu jako prywatnego Skróty klawiaturowe Ustawianie lub usuwanie przypomnień dla nowych lub istniejących terminów Drukowanie listy wiadomości, kontaktów lub zadań Planowanie spotkania i aktualizowanie informacji Archiwizowanie kalendarza i tworzenie dodatkowych kalendarzy Opcje uruchamiania Outlooka 2007 Nie trać więcej czasu dostosuj Outlook 2007 PL do siebie! Cena: 27,00 zł 5552