Szczecin, dnia 22 lipca 2014 r. PREZES REGIONALNEJ IZBY OBRACHUNKOWEJ W SZCZECINIE WK.0913.1161.8.K.2014 Pan Tomasz Hynda Starosta Powiatu Białogardzkiego Informuję Pana, że działając na podstawie art. 5 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1113 z późn. zm.), w okresie od 13 lutego 2014 r. do 23 maja 2014 r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Szczecinie przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Powiatu za lata 2010-2013 Protokół kontroli został podpisany przez Pana w dniu 26 maja 2014 r. Z ustaleń zawartych w protokole wynika, że w okresie objętym kontrolą wystąpiły następujące nieprawidłowości: I. W zakresie spraw finansowych 1. Na podstawie zleceń z dnia 8 lutego i 25 marca 2011 r. dotyczących odpowiednio cyklicznej publikacji ogłoszeń związanych z realizacją zadania inwestycyjnego oraz zakupu mebli, zaciągnięto zobowiązania majątkowe a następnie wydatkowano z budżetu Powiatu kwotę w łącznej wysokości 28 885,00 zł. Ww. zlecenia nie zawierały kontrasygnaty Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej, co było niezgodne z art. 48 ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie 1
powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Naczelnik Wydziału Inwestycji i Zamówień Publicznych, a z nadzoru Starosta str. 125 i 126 protokołu kontroli. 2. Część z zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń wypłaconych pracownikom Starostwa Powiatowego przekazano na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego po upływie obowiązujących terminów: 446,00 zł za grudzień 2011 r. odprowadzono w dniu 30 kwietnia 2012 r. zamiast w terminie do dnia 20 stycznia 2012 r. (ze zwłoką 101 dni), 37,00 zł za sierpień 2012 r. odprowadzono w dniu 12 listopada 2012 r. zamiast w terminie do dnia 20 września 2012 r. (ze zwłoką 53 dni), 22,00 zł za listopad 2012 r. odprowadzono w dniu 24 stycznia 2013 r. zamiast w terminie do dnia 20 grudnia 2012 r. (ze zwłoką 35 dni), czym naruszono art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Podinspektor ds. płac, zobowiązana do naliczania i odprowadzania ww. zaliczek, a z nadzoru Skarbnik str. 33-35 protokołu kontroli. 3. W 2012 r. w 2 przypadkach składki na Fundusz Pracy od wynagrodzeń wypłaconych pracownikom Starostwa Powiatowego za sierpień i wrzesień 2012 r. w kwotach 73,84 zł i 74,52 zł opłacono w dniu 26 października 2012 r. zamiast w terminie odpowiednio do dnia 5 września i 5 października 2012 r., czym naruszono art. 47 ust. 1 pkt 2 w związku z ust. 14 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.), za co odpowiedzialność ponosi Podinspektor ds. płac, zobowiązana do naliczania i odprowadzania ww. składek, a z nadzoru Skarbnik str. 36 i 37 protokołu kontroli. 4. ( ) 1 5. Zamawiający nie wyegzekwował od Wykonawcy zadania pn. Przebudowa drogi powiatowej nr 1189Z ul. 1-go Maja w Białogardzie udzielenia na okres 3 lat, licząc od daty odbioru przedmiotu umowy, gwarancji w kwocie 32 604,05 zł zabezpieczenia jakości i pokrycia roszczeń z tytułu rękojmi na prace wykonane na podstawie umowy zawartej pomiędzy ww. stronami w dniu 26 kwietnia 2010 r. Ubezpieczeniowa gwarancja należytego wykonania kontraktu i 1 - treść wystąpienia uległa zmianie po uwzględnieniu na mocy uchwały Nr XVIII.134.2014 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z dnia 13 sierpnia 2014 r. zastrzeżenia wniesionego przez Starostę Białogardzkiego. 2
usunięcia wad i usterek wystawiona przez towarzystwo ubezpieczeniowe w dniu 26 kwietnia 2010 r. obowiązywała w powyższym zakresie od 1 października 2010 r. do 14 września 2013 r., natomiast upływ 3 letniego okresu gwarancji jakości nastąpił w dniu 25 października 2013 r. (protokolarnego odbioru przedmiotu umowy dokonano w dniu 25 października 2010 r.). Powyższe pozostaje w sprzeczności z 11 ust. 4 w zw. 9 ust. 1 ww. umowy zawartej pomiędzy stronami w dniu 26 kwietnia 2010 r., za co odpowiedzialność ponosi Inspektor ds. budownictwa, a z nadzoru Naczelnik Wydziału Inwestycji i Zamówień Publicznych str. 129 i 130 protokołu kontroli. II. W zakresie gospodarki mieniem 1. Stwierdzono nieprawidłowości w zakresie oddawania przez Zarząd Powiatu nieruchomości stanowiących własność Powiatu w użyczenie i najem: a) na podstawie umowy zawartej w dniu 30 września 2011 r. z działającym na terenie Powiatu stowarzyszeniem oraz umowy zawartej w dniu 31 maja 2012 r. z Miastem Białogard użyczono nieruchomości (2) na okres przekraczający 3 lata (odpowiednio na 5 lat i czas nieokreślony), b) w dwóch przypadkach po umowach zawartych z osobami fizycznymi na czas oznaczony do 3 lat ponownie oddano w najem te same nieruchomości (2) na podstawie kolejnych umów zawartych w dniach 17 maja 2012 r. i 31 stycznia 2013 r., pomimo iż organ stanowiący kontrolowanej jednostki samorządu terytorialnego stosownie do wymogu określonego w art. 12 pkt 8 lit. a ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym nie wyraził każdorazowo w formie stosownej uchwały zgody na wykonanie powyższych czynności. Zarząd Powiatu nie przygotował i nie przedłożył organowi stanowiącemu zgodnie z wymogiem określonym w art. 32 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy projektów uchwał dotyczących uzyskania zgody na wykonanie powyższych czynności. Za powstanie opisanych nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą Referent ds. Gospodarki Nieruchomościami w Wydziale Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami (p. o. Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami), a z nadzoru Naczelnik Wydziału oraz Starosta str. 76-78, 80 i 81 protokołu kontroli. 2. W latach 2010-2013 w 6 przypadkach na 10 poddanych kontroli po rozstrzygnięciu przetargu na zbycie nieruchomości nie zawiadomiono pisemnie osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży, co było niezgodne z art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 3
1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2010 r. Nr 102, poz. 651 z późn. zm.). Komisja przetargowa, która w ww. okresie prowadziła czynności związane z przeprowadzaniem przetargów na zbycie nieruchomości prowadziła je w składzie 3 zamiast 7 osobowym, tj. niezgodnie z treścią 1 uchwał Nr 12/4 Zarządu Powiatu z dnia 7 października 2004 r. oraz Nr 60/2012 Zarządu Powiatu w Białogardzie z dnia 13 września 2012 r. w sprawie wyznaczenia przewodniczącego oraz członków komisji przetargowej wykonującej czynności związane z przeprowadzaniem przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości stanowiących własność Powiatu Białogardzkiego. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą odpowiednio Referent ds. Gospodarki Nieruchomościami w Wydziale Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami (p. o. Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami), a z nadzoru Naczelnik Wydziału oraz Sekretarz, a z nadzoru Starosta str. 68 protokołu kontroli. 3. Stwierdzono nieprawidłowości związane ze sprzedażą w 2012 r. w drodze bezprzetargowej na rzecz dotychczasowego najemcy lokalu mieszkalnego wraz z gruntem o łącznej wartości ustalonej na kwotę 24 769,00 zł: a) w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży wywieszonym w siedzibie Starostwa Powiatowego w Białogardzie w okresie od 25 października do 5 grudnia 2012 r. nie określono terminu do złożenia wniosku przez osobę, której przysługiwało pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości, co było niezgodne z art. 35 ust. 2 pkt 12 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, b) od osoby, która skorzystała z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości nie wyegzekwowano złożenia oświadczenia, że wyraża zgodę na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, co było niezgodne z art. 34 ust. 5 ww. ustawy, c) dokonując sprzedaży nabywcy udzielono bonifikaty w kwocie wyższej od należnej o 2 972,28 zł, tj. w kwocie 15 604,47 zł (63% wartości nieruchomości) zamiast w kwocie 12 632,19 zł (51%), sprzecznie z treścią 4 ust. 1 uchwały IX/82/03 Rady Powiatu w Białogardzie z dnia 25 września 2005 r. w sprawie zgody na udzielanie przez Zarząd Powiatu bonifikaty od ceny niektórych nieruchomości sprzedawanych w drodze bezprzetargowej jako lokale mieszkalne. Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponosi Referent ds. Gospodarki Nieruchomościami w Wydziale Geodezji i Gospodarki 4
Nieruchomościami (p. o. Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami), a z nadzoru Naczelnik Wydziału str. 68-72 protokołu kontroli. III. W zakresie sprawozdawczości i rachunkowości 1. W kwartalnym sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji jednostki samorządu terytorialnego wg stanu na koniec IV kwartału 2010 r., sporządzonym w dniu 22 kwietnia 2011 r. (korekta nr 1), w części B. Poręczenia i gwarancje w wierszu F1 wartość nominalna niewymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji na koniec okresu sprawozdawczego wykazano kwotę 4 526 400,00 zł, wliczając w to poręczenie na kwotę 76 400,00 zł udzielone przez Powiat Białogardzki jednemu z banków w dniu 26 lipca 2010 r. na okres od dnia 2 stycznia do dnia 31 grudnia 2011 r. tytułem spłaty kredytu udzielonego przez ww. bank Związkowi Celowemu Powiatów Województwa Zachodniopomorskiego z siedzibą w Szczecinku, co było niezgodne z 10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. Nr 43, poz.247 z późn.zm.) oraz 4 ust. 2 pkt 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań stanowiącej załącznik Nr 9 do wymienionego rozporządzenia, za co odpowiedzialność ponosi Skarbnik, a z nadzoru Starosta str. 42 i 43 protokołu kontroli. 2. ( ) 2 3. O wynikach przeprowadzonej w latach 2010-2012 drogą spisu z natury inwentaryzacji składników aktywów będących własnością innych jednostek nie zawiadomiono: Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji w Warszawie w zakresie inwentaryzacji sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem o łącznej wartości początkowej 43 159,48 zł, przekazanym na podstawie zawartej pomiędzy stronami umowy użyczenia Nr 91/WO/DEPIT/MSWiA/10 z dnia 1 marca 2010 r., Polskiej Wytwórni Papierów Wartościowych S. A. w Warszawie w zakresie sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem przekazanym na podstawie protokołów przekazania (48 szt., w tym 34 sztuki niewycenione i 14 sztuk o łącznej wartości początkowej 24 967,11 zł), 2 - treść wystąpienia uległa zmianie po uwzględnieniu na mocy uchwały Nr XVIII.134.2014 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z dnia 13 sierpnia 2014 r. zastrzeżenia wniesionego przez Starostę Białogardzkiego. 5
co było niezgodne z art. 26 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Starosta str. 162 i 163 protokołu kontroli. 4. Do dnia 20 grudnia 2013 r. ewidencją pozabilansową prowadzoną w Starostwie Powiatowym dla sprawowania nadzoru nad aktywami innych podmiotów nie objęto niebędących własnością jednostki samorządu terytorialnego niżej wymienionych aktywów: sprzętu komputerowego (3 szt.) o łącznej wartości początkowej 24 983,16 zł, przekazanego Powiatowi przez Główny Urząd Geodezji i Kartografii z siedzibą w Warszawie na podstawie umowy użyczenia IZ 5050-05/151/07 z dnia 31 grudnia 2007 r., sprzętu komputerowego (4 szt.) o łącznej wartości początkowej 43 159,48 zł, przekazanego Powiatowi przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w Warszawie na podstawie umowy użyczenia Nr 291/WO/DEPIT/MSWiA/10 z dnia 1 marca 2010 r., sprzętu komputerowego (48 szt., w tym 34 sztuki niewycenione i 14 sztuk o łącznej wartości początkowej 24 967,11 zł), przekazanego Powiatowi w użyczenie przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych S. A. w Warszawie na podstawie protokołów przekazania, co było niezgodne z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz z zasadami prowadzenia ewidencji księgowej ustalonymi w Wykazie kont księgi głównej oraz zasadach ich funkcjonowania stanowiącym załącznik Nr 4 do obowiązujących w okresie objętym kontrolą zarządzeń Starosty Białogardzkiego w sprawie prowadzenia zakładowego planu kont oraz przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu Informatycznego, który nie złożył do Wydziału Planowania i Budżetu dowodów użyczenia ww. składników majątku, a z nadzoru Starosta str. 157-161 protokołu kontroli. W dniu 21 grudnia 2013 r. ustalono wartość tych spośród obcych składników aktywów, dla których nie określono jej wcześniej i wymienione powyżej aktywa ujęto w ewidencji pozabilansowej (konto 097 Obce środki trwałe, na kwotę łączną 134 372,40 zł). 5. W latach 2010-2012 nieruchomości będące własnością Powiatu Białogardzkiego w 17 przypadkach objęto wyłącznie ewidencją ilościową zamiast ewidencją ilościowo-wartościową, co było niezgodne z wytycznymi ujętymi w części II ust. 1 lit. b Przyjętych zasad (polityki) rachunkowości Starostwa Powiatowego 6
w Białogardzie stanowiących załącznik Nr 1 do obowiązujących w ww. okresie zarządzeń Starosty Białogardzkiego w sprawie prowadzenia zakładowego planu kont oraz przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, za co odpowiedzialność ponosi Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami, a z nadzoru Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami str. 143 i 144 protokołu kontroli. 6. Według stanu na dzień 31 grudnia 20012 r. zabudowane nieruchomości gruntowe (6) będące od 2000 r. na mocy decyzji Wojewody Zachodniopomorskiego w trwałym zarządzie Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Tychowie, ujęto w księgach rachunkowych Starostwa Powiatowego, co było niezgodne z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, za co odpowiedzialność ponoszą Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami, a z nadzoru Naczelnik Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami oraz Skarbnik, a z nadzoru Starosta str. 144 i 145 protokołu kontroli. Począwszy od czerwca 2013 r. ww. nieruchomości objęto wyłącznie ewidencją prowadzoną przez Zespół Szkół Ponadgimnazjalnych w Tychowie. Wymienione powyżej nieprawidłowości nie wyczerpują wszystkich negatywnych ustaleń zawartych w protokole kontroli, część z nich nie została jednak ujęta w niniejszym wystąpieniu z uwagi na ich mniejszy ciężar gatunkowy. W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień koniecznym jest bezwzględne przestrzeganie wszystkich norm prawnych oraz podjęcie następujących działań: I. W zakresie spraw finansowych 1. Zaniechania zaciągania zobowiązań pieniężnych na podstawie umów nieposiadających kontrasygnaty Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej. 2. Odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wypłaconych im wynagrodzeń oraz składek na Fundusz Pracy z zachowaniem ustawowego terminu. 3. ( ) 3 3 - treść wystąpienia uległa zmianie po uwzględnieniu na mocy uchwały Nr XVIII.134.2014 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z dnia 13 sierpnia 2014 r. zastrzeżenia wniesionego przez Starostę Białogardzkiego. 7
4. Egzekwowania przez zamawiającego postanowień wynikających z umowy w sprawie udzielania zamówienia publicznego w zakresie wymogu wniesienia przez wykonawcę zabezpieczenia jakości i pokrycia roszczeń z tytułu rękojmi za wykonane prace. II. W zakresie gospodarki mieniem 1. Przestrzegania obowiązku uzyskania zgody organu stanowiącego na użyczenie lub oddanie w najem nieruchomości stanowiących własność Powiatu na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony oraz w przypadku, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat zawierana jest kolejna umowa, której przedmiotem jest ta sama nieruchomość. Przygotowania i przedkładania organowi stanowiącemu jednostki samorządu terytorialnego projektów uchwał dotyczących uzyskania zgody na dokonanie powyższych czynności przez Zarząd Powiatu. 2. Zawiadamiania pisemnie po rozstrzygnięciu przetargu na zbycie nieruchomości osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaży. 3. Prowadzenia czynności związanych z przetargami na zbycie nieruchomości przez powołaną w tym celu komisję, w szczególności w składzie ustalonym w odpowiedniej uchwale Zarządu Powiatu. 4. Określania w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w drodze bezprzetargowej terminu do złożenia wniosków przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w ich nabyciu. 5. Egzekwowania od osób, które skorzystały z pierwszeństwa w nabyciu nieruchomości obowiązku złożenia oświadczenia, że wyrażają zgodę na cenę ustaloną w sposób określony w ustawie o gospodarce nieruchomościami. 6. Udzielania przy sprzedaży w drodze bezprzetargowej lokali mieszkalnych dotychczasowym najemcom bonifikat w wysokości zgodnej z treścią odpowiedniej uchwały organu stanowiącego. III. W zakresie sprawozdawczości i rachunkowości 1. Rzetelnego sporządzania sprawozdań RB-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji w zakresie danych dotyczących wartości nominalnej niewymagalnych zobowiązań z tytułu udzielonych poręczeń i gwarancji. 8
2. ( ) 4 3. W przypadku inwentaryzacji drogą spisu z natury znajdujących się w jednostce składników aktywów, będących własnością innych jednostek i powierzonych jej do używania, przestrzegania wymogu powiadomienia tych jednostek o wynikach dokonanego spisu. 4. Prowadzenia ilościowo-wartościowej ewidencji nieruchomości będących własnością Powiatu, stosownie do obowiązujących w jednostce uregulowań wewnętrznych. Wyrażam przekonanie, że przeprowadzone czynności kontrolne oraz powyższe wnioski przyczynią się do poprawy gospodarowania środkami publicznymi. Zgodnie z treścią art. 9 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do Kolegium Izby, za moim pośrednictwem, zastrzeżeń do wniosków pokontrolnych dotyczących zarzutów naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe stosowanie w niniejszym wystąpieniu w terminie 14 dni od daty otrzymania tego wystąpienia. Stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych proszę o powiadomienie Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma o sposobie wykonania zaleceń lub o przyczynach ich niewykonania. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie (-) Bogusław Staszewski Do wiadomości: Pan Henryk Budzyła Przewodniczący Rady Powiatu Białogardzkiego 4 - treść wystąpienia uległa zmianie po uwzględnieniu na mocy uchwały Nr XVIII.134.2014 Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Szczecinie z dnia 13 sierpnia 2014 r. zastrzeżenia wniesionego przez Starostę Białogardzkiego. 9