VI/KA/292-4-358/2016 Poznań, 8 lutego 2016 r. DO WSZYSTKICH WYKONAWCÓW Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu informuje, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o nr ZP/001/16 na organizację konferencji IMP 2016 dla Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego wpłynęły pytania, na które Zamawiający niniejszym odpowiada. Pyt. 1. Czym jest wspierany aktualny system konferencji? Odp. 1. Aktualnie wykorzystywany jest system EasyChair do rejestracji uczestników i przyjmowania zgłaszanych artykułów oraz strona WWW konferencji (www.imp2016.com). Pyt. 2. Czy na serwerze jest PHP? Potrzebny będzie fizyczny serwer? Odp. 2. UEP może udostępnić bezpłatnie konto na serwerze uczelnianym. Serwer Linuks + Apache + MySQL + PHP (wersja nie niższa niż 5.5), jednak preferujemy rozwiązanie, w którym aplikacja jest instalowana na serwerze Wykonawcy. Pyt. 3. Jakiego rodzaju jest baza danych i komunikacja? (JSON, czy XML, czy może coś jeszcze innego?). Odp. 3. Na serwerze jest dostępna baza MySQL. Ustalenie sposobu komunikacji z niezbędnymi zewnętrznymi źródłami danych należy do Wykonawcy. Pyt. 4. Czy wymagana jest rejestracja użytkowników aplikacji? Celem eliminacji anonimowości i eliminacji ewentualnych złych zachowań. Odp. 4. Tak rejestracja jest wymagana. Pyt. 5. Jak prelegenci będą dowiadywać się o pytaniach i czy jest to też przedmiotem aplikacji? Odp. 5. Aplikacja ma umożliwić uczestnikom sesji przesłanie do prelegenta pytania lub komentarza do wystąpienia. Osoba chcąca przesłać pytanie określa dzień konferencji, godzinę i numer sali (obrady konferencji odbywają się wielu salach jednocześnie), otrzymuje listę prelegentów, z których wybiera osobę której chce przesłać pytanie/komentarz. Prelegent ma dostęp do tych pytań/komentarzy ze swojej aplikacji. Po zakończeniu dnia konferencji zestawienie pytań zostanie wysłane na adres e-mail prelegenta. Pyt. 6. Skąd będą pobierane informacje o atrakcjach Poznania i okolic? Jaka ma być forma prezentacji tych atrakcji? Odp. 6. Aplikacja i wszystkie zawarte w niej informacje powinny być prezentowane wyłącznie w języku angielskim, informacje na temat Poznania mogą pochodzić z: http://www.poznan.pl/mim/main/en/, na temat wydarzeń w trakcie dni konferencyjnych z http://www.poznan.pl/mim/events/. Pyt. 7. Czy jest możliwość, by aplikacja była konsultowana w trakcie tworzenia? Jeśli nie, to czy jest jakiś dokument z opisem wymagań interface'u użytkownika.
Odp. 7. Tak, konsultacje są wskazane. Nie ma dokumentu z opisem wymagań interface'u użytkownika? Pyt. 8. Dla uściślenia, pisząc Windows - miał Pan na myśli Windows Phone? Odp. 8. Tak Windows Phone. Pyt. 9. Jaka ma być minimalna wersja Androida, która będzie wspierana? Odp. 9. Od Android 2.3.3. Pyt. 10. Jaka ma być minimalna wersja ios, która będzie wspierana? Odp. 10. Od ios 7.1.2. Pyt. 11. Jaka ma być minimalna wersja Windows Phone, która będzie wspierana? (zalecam 8.x w górę). Odp. 11. Od Windows Phone 8.x. Pyt. 12. Jak bardzo rozwojowa ma być aplikacja? Odp. 12. Aplikacja będzie wykorzystywana podczas jednej konferencji. Pyt. 13. Jaki ma być czas życia aplikacji? Odp. 13. Zgodnie z opisem w SIWZ. Pyt. 14. Na czym ma polegać administracja aplikacją? Odp. 14. W przypadku umieszczenia aplikacji na własnym serwerze do zadań wykonawcy w ramach administracji należeć będzie: zaawansowane monitorowanie serwerów, aplikacji wraz z jej elementami składowymi, bieżąca analiza pracy poszczególnych podsystemów, niezwłoczne usuwanie błędów i problemów, zapewnianie bezpieczeństwa danych, aktualizacja do systemów operacyjnych dostępnych w trakcie trwania konferencji, zabezpieczenia typu firewall, możliwość stałego wsparcia użytkowników. W wypadku umieszczenia aplikacji na serwerze UEP do zadań Wykonawcy należeć będzie monitorowanie aplikacji wraz z jej elementami składowymi, niezwłoczne usuwanie błędów i problemów, zapewnianie bezpieczeństwa danych, aktualizacja aplikacji do systemów operacyjnych dostępnych w trakcie trwania konferencji, zapewnienie stałego wsparcia użytkowników. Pyt. 15. Na jakich kontach Apple, Google i Microsoft będą wydane aplikacje? Odp. 15. Opracowana aplikacja powinna być w łatwy sposób dostępna do pobrania dla użytkowników anglojęzycznych spoza Polski dopuszczalne jest umieszczenie w popularnych serwisach (np. Google Play) lub niezależnej stronie zarządzanej przez Wykonawcę. Wykonawca powinien zapewnić dostępność aplikacji dla użytkowników urządzeń z różnymi systemami operacyjnymi. Pyt. 16. Jak mają być obsługiwane pytania zadane prelegentom? Czy będzie wersja administracyjna aplikacji mobilnej, czy panel administracyjny dostępny przez przeglądarkę? Odp. 16. Aplikacja ma umożliwić uczestnikom sesji przesłanie do prelegenta pytania lub komentarza do wystąpienia. Osoba chcąca przesłać pytanie określa dzień konferencji, godzinę i numer sali (obrady konferencji odbywają się wielu salach jednocześnie), otrzymuje listę prelegentów, z których wybiera osobę której chce przesłać pytanie/komentarz. Prelegent
ma dostęp do tych pytań/komentarzy ze swojej aplikacji. Po zakończeniu dnia konferencji zestawienie pytań zostanie wysłane na adres e-mail prelegenta. Pyt. 17. Zewnętrzny serwis informacyjny, czy zarządzane z poziomu panelu administracyjnego, tzn. wprowadzane przez osoby organizujące konferencję? Odp. 17. Informacje o Poznaniu i wydarzeniach podawane w aplikacji wyłącznie w języku angielskim, pobieranie z zewnętrznego serwisu np. http://www.poznan.pl/mim/main/en/, a na temat wydarzeń w trakcie dni konferencyjnych z http://www.poznan.pl/mim/events/. Pyt. 18. Rozumiemy, że aktualności konferencyjne są dodawane z poziomu panelu administracyjnego przez organizatora? Odp. 18. Aktualności konferencyjne będą dodawane z poziomu panelu administracyjnego przez organizatora. Pyt. 19. Jak ma działać połączenie alarmowe? Czy ma to być proste wybranie ustawionego w panelu administracyjnym numeru kontaktowego? Odp. 19. Proste wybranie numeru ustawionego w panelu administracyjnym. Pyt. 20. Jakie informacje mają być udostępniane jako powiadomienia (wiadomości push)? Odp. 20. Wyłącznie informacje organizacyjne od organizatora kierowane do wszystkich uczestników konferencji bez personalizacji (np. informacja o zmianie programu). Pyt. 21. W załączniku nr 1 do SIWZ, Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, wskazano, że Zamawiający zapewnia Budynek (bez parkingu dla samochodów), w którym zlokalizowane będzie: recepcja konferencji, sala główna, sale wykładowe dla sesji, miejsce dla cateringu, miejsce dla strefy wypoczynkowej. Jednocześnie wskazano, że w przeddzień konferencji oraz w każdym dniu konferencji należy zapewnić kolację lokalu wybranym przez Zamawiającego spośród zaproponowanych przez Wykonawcę. Lokale o standardzie odpowiadającym co najmniej *** mają się znajdować w maksymalnej odległości 1,5 km od miejsca konferencji. W związku z powyższym oraz faktem, że miejsce konferencji, zapewnione jest przez Zamawiającego proszę o podanie lokalizacji (adresu) budynku, w którym znajdować się będzie: recepcja konferencji, sala główna, sale wykładowe dla sesji, miejsce dla cateringu, miejsce dla strefy wypoczynkowej? Odp. 21. Budynek Główny Uniwersytetu Ekonomicznego Al. Niepodległości 10 lub Centrum Edukacyjne Usług Elektronicznych ul. Towarowa 55. Pyt. 22. Proszę doprecyzowanie zakresu zadań Wykonawcy dotyczących zapewnienie administracji technicznej działania aplikacji na urządzenia mobilne dla uczestników konferencji. Odp. 22. W przypadku umieszczenia aplikacji na własnym serwerze do zadań wykonawcy w ramach administracji należeć będzie: zaawansowane monitorowanie serwerów, aplikacji wraz z jej elementami składowymi, bieżąca analiza pracy poszczególnych podsystemów, niezwłoczne usuwanie błędów i problemów, zapewnianie bezpieczeństwa danych, aktualizacja do systemów operacyjnych dostępnych w trakcie trwania konferencji, zabezpieczenia typu firewall, możliwość stałego wsparcia użytkowników.
W wypadku umieszczenia aplikacji na serwerze UEP do zadań Wykonawcy należeć będzie monitorowanie aplikacji wraz z jej elementami składowymi, niezwłoczne usuwanie błędów i problemów, zapewnianie bezpieczeństwa danych, aktualizacja aplikacji do systemów operacyjnych dostępnych w trakcie trwania konferencji, zapewnienie stałego wsparcia użytkowników. Pyt. 23. W załączniku nr 1 do SIWZ, Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, wskazano jako zadanie pierwsze Etapu I (przed Konferencją): zapewnienie Zamawiającemu aplikacji na urządzenia mobilne do testowania (do 01.06.2016) i jej dostosowanie do wymagań i sugestii Zamawiającego (do 15.07.2016) aplikacji na urządzenia mobilne z systemami ios, Android i Windows dla uczestników konferencji (zakup/stworzenie, wdrożenie, testowanie, integracja ze stroną www konferencji, administracja, zapewnienie dostępu Zamawiającemu) ( ) Proszę o wyjaśnienie czy integracja ze stroną WWW konferencji ma polegać na umieszczeniu linków do aplikacji czy pobieraniu danych do aplikacji ze strony www konferencji? Odp. 23. Integracja ze stroną WWW konferencji ma polegać na umieszczeniu linku do aplikacji na stronie WWW konferencji umożliwiającego jej instalację na urządzeniach mobilnych. Pyt. 24. Proszę o podanie miejsca organizacji konferencji? Informacja ta jest niezbędna w celu ustalenia kosztów oraz lokalizacji imprez towarzyszących. Odp. 24. Budynek Główny Uniwersytetu Ekonomicznego Al. Niepodległości 10 lub Centrum Edukacyjne Usług Elektronicznych ul. Towarowa 55. Pyt. 25. W związku z opublikowaniem dnia 3 lutego 2016 r. odpowiedzi na pytania do SIWZ ww. sprawy proszę o podanie kosztów najmu powierzchni udostępnianych przez UEP (netto) oraz wynagrodzeń dla wolontariuszy (brutto). Jeżeli nie jest to możliwe proszę o wskazanie bezpośredniego kontaktu do osoby/osób, które takich informacji mogą udzielić. Odp. 25. Zamawiający dokonuje zmiany odpowiedzi na pytanie nr 5 z dnia 3 lutego 2016 r. Czy Wykonawca pokrywa koszty najmu powierzchni, zużycia prądu, wody, wynagrodzeń dla wolontariuszy itp. związane z udostępnieniem przez UEP zaplecza opisanego w Załączniku nr 1 do SIWZ (pkt.4)? i wyjaśnia, że Zamawiający czyli Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu pokrywa koszty związane z udostępnieniem przez UEP zaplecza opisanego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia (pkt.4). Pyt. 26. W związku z odpowiedzią Zamawiającego na pytanie nr. 5 z dnia 3.02.2016 ( Czy Wykonawca pokrywa koszty najmu powierzchni, zużycia prądu, wody, wynagrodzeń dla wolontariuszy itp., związane z udostępnieniem przez UEP zaplecza opisanego w Załączniku nr 1 do SIWZ (pkt.4); proszę o podanie cen wynajmu ww. powierzchni przeznaczonej na organizację konferencji? Odp. 26. Patrz odpowiedź na pytanie 25. Pyt. 27. Przy wycenie kolacji wykonawca jest zobowiązany do podania dwóch propozycji lokalu. Czy Zamawiający dopuszcza, aby jeden lokal został wymieniony jako jedna z dwóch propozycji przy więcej niż jednym wydarzeniu/kolacji?
Odp. 27. Dopuszczamy, aby ten sam lokal został wymieniony jako jedna z dwóch propozycji przy maksymalnie dwóch wydarzeniach/kolacjach. Pyt. 28. Dokładne parametry flagi winder. Czy flaga ma to być wind- żagiel na maszcie? jaka podstawa - do wewnątrz, czy wkręcany rotator na zewnątrz? Odp. 28. Flaga skrzydło z nadrukiem, wysokość minimum 350cm, na maszcie, podstawa krzyżak z rotatorem do ustawienia na gruncie twardym (chodnik). Pyt. 29. Czy strona zamawiająca dopuszcza przenoszenie flag winder z miejsca konferencji na miejsca wydarzeń wieczornych czy strona wykonująca realizację zamówienia powinna dysponować 4 takimi flagami? Odp. 29. Dopuszczamy przenoszenie flag winder z miejsca konferencji na miejsca wydarzeń wieczornych. Pyt. 30. Czy zapewnienie drogowskazów (strzałek) informujących uczestników o kierunkach poruszania się strona zamawiająca dopuszcza oznaczenia poziome? Odp. 30. Dopuszczamy oznaczenia poziome, jeśli zostaną po konferencji usunięte przez wykonawcę bez szkody dla powierzchni, na których zostały umieszczone. Pyt. 31. Czy sieć Wi-Fi którą zapewnia UEP jest nieodpłatny czy strona realizująca całe wydarzenie musi ponieść związany z tym koszt? Jeśli tak to jaka to jest kwota? Odp. 31. Sieć Wi-Fi zapewniona przez UEP zostanie udostępniona wykonawcy i uczestnikom konferencji nieodpłatnie. Kanclerz dr inż. Krzysztof Czajkowski