MARSH RISK CONSULTING INFORMATOR PRZYGOTOWANIA DO ZIMY

MARSH RISK CONSULTING INFORMATOR PRZYGOTOWANIA DO ZIMY

Zima zbliża się wielkimi krokami. W trosce o działalność naszych klientów, zespół Marsh Risk Consulting przypomina o kluczowych działaniach, które pozwolą na zminimalizowanie prawdopodobieństwa wystąpienia szkód majątkowych i przerw w działalności, spowodowanych trudnymi warunkami pogodowymi. PROFILAKTYKA W ZAKRESIE UTRZYMANIA MAJĄTKU W okresie zimowym często musimy radzić sobie z problemem pękniętych rur i zalań. Panujący mróz może prowadzić do zniszczenia instalacji wodnych, a topniejący śnieg i silne opady skutkować wybiciem wody z instalacji deszczowych. W przypadku silnych opadów, zalegający śnieg może także prowadzić do wystąpienia znaczących obciążeń konstrukcji dachów. Oprócz zdarzeń skutkujących bezpośrednim uszkodzeniem mienia, powinniśmy także pamiętać, że w okresie zimowym często wzrasta liczba wypadków przy pracy. Zespół Marsh Risk Consulting zaleca podjęcie następujących kroków w celu adekwatnej ochrony stanu majątku firmy: Weryfikacja dopuszczalnego obciążenia dachu na podstawie dokumentacji projektowej i uwzględnienie wszelkich zmian wpływających na nośność dachu, wprowadzonych w toku użytkowania budynków, jak np. instalacja dachowych central klimatyzacyjnych, podwieszenie urządzeń transportowych lub instalacji tryskaczowych do konstrukcji nośnej itp. Określenie metodyki i częstotliwości pomiaru pokrywy śnieżnej oraz wyznaczenie osób za to odpowiedzialnych (również w dni wolne od pracy). Zaplanowanie bezpiecznych (zarówno dla personelu, jak i pokrycia dachu) oraz efektywnych metod odśnieżania, jeżeli grubość pokrywy śniegu zbliży się do wartości granicznych. Warto też wcześniej zawrzeć niezbędne umowy z firmami świadczącymi usługi w zakresie odśnieżania dachów, gdyż w przypadku wzmożonych opadów, dostępność wykwalifikowanych podmiotów bywa ograniczona, a odśnieżanie wielkopowierzchniowych dachów jest czasochłonne. Weryfikacja stanu technicznego wszystkich kluczowych urządzeń grzewczych (w tym np. podgrzewanych powierzchni dachów i wpustów dachowych, odpowietrzników oraz zaworów bezpieczeństwa i zaworów oddechowych) przed wystąpieniem silnych mrozów oraz opadów śniegu, a także okresowa weryfikacja ich efektywności. Ocena stanu izolacji termicznej budynków oraz szczelności okien i przepustów. Regularne weryfikowanie stanu sieci energetycznych i telekomunikacyjnych narażonych na osadzanie się śniegu i lodu oraz określenie bezpiecznych metod oczyszczania (np. powiadomienie odpowiednich służb energetycznych w przypadku oblodzenia sieci zasilających będących w ich gestii). 2 MRC INFORMATOR PRZYGOTOWANIE DO ZIMY

Upewnienie się, że hydranty, zasuwy, zawory instalacji tryskaczowej i przyłącza dla straży pożarnej są należycie zabezpieczone przed zimą oraz posiadają oznaczenia widoczne ponad potencjalną pokrywą śnieżną. Należy także zwrócić uwagę, aby śnieg nie był usuwany w miejsca, gdzie może on utrudniać dostęp do instalacji przeciwpożarowych. Okresowe weryfikowanie stanu wody w otwartych zbiornikach przeciwpożarowych. W przypadku całkowitego zamarznięcia lub spadku poziomu wody poniżej minimum zalecanego do celów przeciwpożarowych, należy zapewnić alternatywne źródło poboru wody przez straż pożarną. Zapewnienie awaryjnego zasilania kluczowych systemów i instalacji lub przynajmniej zawarcie umów umożliwiających szybkie pozyskanie generatorów prądotwórczych (np. czasowy najem), które w nagłych sytuacjach będą mogły służyć jako źródła zasilania awaryjnego. Określenie miejsc, gdzie instalacja wodna może być szczególnie narażona na działanie ujemnych temperatur w przypadku silnych mrozów, np. w obszarach nieogrzewanych. Zweryfikowanie składowanych materiałów pod względem wrażliwości na zmiany temperatury. Przechowywanie wrażliwych lub szczególnie wartościowych materiałów ponad poziomem posadzki (poziomem ziemi), w celu ochronienia ich przed potencjalnym zalaniem. Udrożnienie wpustów dachowych, otworów przelewowych i rynien w celem umożliwienia sprawnego odprowadzania przez nie wody. Upewnienie się, że termostaty i sterowniki temperatury odpowiedzialne za ogrzewanie kluczowych instalacji i pomieszczeń funkcjonują prawidłowo oraz są odpowiednio skalibrowane. Jeżeli prowadzona działalność wymaga użycia mobilnych nagrzewnic lub grzejników, należy zapewnić ich regularną konserwację i upewnić się, że pracownicy są odpowiednio przeszkoleni i potrafią obsługiwać sprzęt w bezpieczny sposób. Należy zweryfikować, czy użycie tych urządzeń nie powoduje zwiększonego zagrożenia pożarowego wynikającego z prowadzonej działalności, np. praca w warunkach zapylenia. Weryfikacja poprawności konserwacji instalacji tryskaczowych, w szczególności odwodnienia sekcji suchych oraz przewidzianych do napełnienia roztworem na bazie glikolu. Odpowiednie ogrzewanie pompowni tryskaczowych i hydroforni oraz zbiorników wodnych. Zapewnienie, że wszystkie drogi pożarowe na obszarze prowadzonej działalności są przejezdne, wolne od zalegającego śniegu i lodu. Przygotowanie zapasu soli i żwiru, w celu utrzymania dróg pożarowych i komunikacyjnych. Rutynowa kontrola bram pożarowych prowadzących na teren przedsiębiorstwa w celu upewnienia się, że nie są one przymarznięte, zamknięcia dają się bez problemu otworzyć, a także nie są zablokowane przez śnieg odgarnięty z dróg i chodników. Okresowa kontrola stanu budynków; sprawdzanie czy nie dochodzi do ich uszkodzenia przez silny mróz bądź masy lodu lub śniegu. MRC INFORMATOR PRZYGOTOWANIE DO ZIMY 3

PROFILAKTYKA W ZAKRESIE UTRZYMANIA FLOTY POJAZDÓW Stałe monitorowanie stanu przejezdności dróg i występujących utrudnień w ruchu (np. spowodowanych wypadkami, zamknięciem dróg lub zaspami). - Zalecane jest śledzenie informacji przekazywanych przez media, a w przypadku trudnych warunków drogowych, decydowanie się na podróż jedynie jeśli jest to konieczne. Wymiana opon na zimowe i regularna ocena ich stanu. Ocena stanu akumulatorów i wycieraczek wszystkich pojazdów. Sprawdzenie funkcjonowania świateł, jak również poziomu oleju i paliwa przed podróżą. Upewnienie się, iż w zbiorniku znajduje się zimowy płyn do spryskiwaczy. Jeżeli podróżowanie w trudnych warunkach atmosferycznych jest konieczne, należy przemyśleć potrzebę zabrania dodatkowego wyposażenia, np. łopaty, łańcuchów, sprayu odmrażającego, dodatkowych ubrań, kocy, prowiantu i gorących napojów, jak również w pełni naładowanego telefonu komórkowego. Zalecane jest przeszkolenie pracowników w zakresie zakładania łańcuchów i jazdy z ich wykorzystaniem w trudnych warunkach. Jeżeli rozgrzewamy silnik, nie należy pozostawiać kluczyków do pojazdu w stacyjce bez nadzoru takie zachowanie co roku prowadzi do kradzieży wielu samochodów. Warto także pamiętać, że ubezpieczyciel może nie wypłacić odszkodowania za zdarzenie o takim charakterze. Dostosowanie stylu jazdy do warunków panujących na drodze. Stałe kontrolowanie toru jazdy, delikatna obsługa gazu i hamulca oraz świadomość wydłużenia drogi hamowania w trudnych warunkach atmosferycznych. Wiedza na temat dostępnej pomocy assistance dla kierowców. 4 MRC INFORMATOR PRZYGOTOWANIE DO ZIMY

PROFILAKTYKA W ZAKRESIE BEZPIECZEŃSTWA I HIGIENY PRACY Określenie obszarów na terenie przedsiębiorstwa, które ze względów funkcjonalnych lub względów bezpieczeństwa powinny być monitorowane w okresie zimowym i regularnie poddawane odśnieżaniu i usuwaniu lodu, jak np.: wejścia do budynków, parkingi, przejścia dla pieszych, place składowe, schody, podesty robocze, podjazdy, doki, rampy załadunkowe itp. Zapewnienie, że wózki widłowe i inne pojazdy transportu bliskiego poruszają się jedynie po odśnieżonych i wolnych od lodu powierzchniach. Jeżeli nie jest to możliwe, z uwagi na ryzyko poślizgu i przewrócenia, należy ograniczyć ich prędkość oraz zwiększyć częstotliwość kontroli używania pasów bezpieczeństwa przez operatorów. Rutynowa kontrola drzwi ewakuacyjnych budynków w celu upewnienia się, że nie są one przymarznięte lub zablokowane przez śnieg zrzucany z dachów lub odgarnięty z dróg i chodników. Regularne usuwanie wszelkich nawisów śnieżnych oraz sopli z budynków i budowli. Okresowa kontrola stanu przewodów kominowych, a także doraźna kontrola ich drożności. Jeżeli pracownicy wykonują działania na zewnątrz lub w nieogrzewanych pomieszczeniach, należy upewnić się, że posiadają oni odpowiednie warunki pracy, jak: ciepła i wodoodporna odzież, dostęp do gorących napojów, możliwość odbywania regularnych przerw i adekwatna rotację pracy. Pracownicy (również firm zewnętrznych) narażeni na upadek z wysokości podczas odśnieżania dachów, powinni być wyposażeni w atestowane szelki bezpieczeństwa, których stan jest odpowiedni i które są przypięte do stałych elementów odśnieżanego budynku za pomocą właściwych lin. MRC INFORMATOR PRZYGOTOWANIE DO ZIMY 5

PROFILAKTYKA W RAMACH UTRZYMANIA CIĄGŁOŚCI DZIAŁALNOŚCI Aby zminimalizować możliwy wpływ niekorzystnych warunków pogodowych na działalność firmy, należy zweryfikować pod tym kątem Plan Ciągłości Działalności (Business Continuity Plan). Marsh Risk Consulting rekomenduje podjęcie następujących kroków w celu zapewnienia efektywnej ochrony ciągłości funkcjonowania firmy: Dokonanie przeglądu Planu Ciągłości Działalności i jego aktualizacji na podstawie doświadczeń z lat poprzednich (np. nieprzejezdność dróg, przerwy w dostawie prądu elektrycznego). Określenie sposobu zapewnienia optymalnej obsługi klientów, dostawców i interesariuszy, w przypadku wystąpienia incydentu w zakresie przerwy w działalności (Business Interruption). Zaplanowanie sposobów komunikowania się z pracownikami w przypadku wystąpienia zdarzenia mającego miejsce poza godzinami pracy, a którego skutki są na tyle istotne, że pracownicy powinni być o nim natychmiast poinformowani. Określenie sposobu postępowania w przypadku kiedy pracownik zostaje zatrzymany w podróży służbowej lub w miejscu pracy z powodu złych warunków pogodowych. Opracowanie sposobu wczesnego ostrzegania klientów i dostawców o potencjalnych trudnościach. Regularne uaktualnianie informacji kontaktowych do wszystkich pracowników firmy. Przygotowanie listy kluczowych osób/jednostek z którymi należy skontaktować się w razie wystąpienia zdarzenia szkodowego, np. broker i ubezpieczyciel, ale także hydraulik czy elektryk. Ocena możliwości czasowego przeniesienia niektórych działań organizacji do lokalizacji w których działalność nie została zakłócona lub które posiadają bardziej doświadczony zespół. Ograniczenie podróży między lokalizacjami do niezbędnego minimum. W razie możliwości, organizowanie telekonferencji zamiast podróżowania. Kiedy jest to wskazane, powiadamianie pracowników i zainteresowanych podmiotów o rozwoju sytuacji. Określenie strategii regularnej kontroli dróg dojazdowych. 6 MRC INFORMATOR PRZYGOTOWANIE DO ZIMY

INDEKSOWE UBEZPIECZENIA POGODOWE Jednym z nowszych osiągnięć rynku ubezpieczeniowego są indeksowe ubezpieczenia pogodowe. Przykładem takiego ubezpieczenia jest zapewnienie pokrycia dla dodatkowych kosztów odśnieżania wynikających z nadzwyczajnych w danym roku warunków pogodowych. Tego rodzaju produkt dedykowany jest głównie zarządom dróg, miastom, lotniskom, właścicielom nieruchomości oraz wspólnot mieszkaniowych. Istnieje również możliwość zaprojektowania produktu w taki sposób, by chronił przed finansowymi skutkami niedostatecznej ilości śniegu, co może być interesującym rozwiązaniem m.in. dla zimowych kurortów, producentów sprzętu do odśnieżania lub skuterów śnieżnych, których przychody są bezpośrednio związane z wielkością opadów śniegu w danym roku. Wysokość świadczenia/odszkodowania uzależniona jest od kształtowania się wartości uzgodnionego indeksu pogodowego, stanowiącego miarę wpływu zjawisk pogodowych na podmiot ubezpieczony. Pogodowe ubezpieczenia indeksowe są rozwiązaniami szytymi na miarę potrzeb poszczególnych podmiotów. Charakteryzują się zatem dużą elastycznością pod względem wysokości udziałów własnych, modelu wypłaty, limitów odpowiedzialności tudzież okresu ubezpieczenia. MRC INFORMATOR PRZYGOTOWANIE DO ZIMY 7

UBEZPIECZENIE NNW DLA PRACOWNIKÓW - PAKIET SKI Firmy coraz chętniej decydują się na organizację wyjazdów szkoleniowych w okresie zimowym, co często wiążę się z możliwością korzystania ze stoków narciarskich. W czasie krajowych lub zagranicznych wyjazdów zimowych pracownicy posiadający ubezpieczenia podróżne/ NNW często uprawiają sporty zimowe. Warto wtedy o nich pomyśleć i zagwarantować im ochronę w ramach ubezpieczenia podróży lub NNW z rozszerzeniem o następstwa amatorskiego uprawiania narciarstwa. W zależności od oferty i ubezpieczyciela, w ramach specjalistycznych pakietów (np. SKI) ubezpieczone są nie tylko koszty leczenia (w tym ratownictwo), lecz także sprzęt narciarski oraz, co szczególnie istotne, odpowiedzialność cywilna na osobie i mieniu w związku z uprawianiem sportów zimowych. Dodatkowo w ramach pakietów narciarskich zakłady ubezpieczeń oferują szeroki wachlarz usług assistance, jak np. pokrycie kosztów wypożyczenia sprzętu narciarskiego czy zwrot kosztów karnetu uprawniającego do korzystania z wyciągów narciarskich, w przypadku gdy ubezpieczony nie może z nich korzystać w związku z wystąpieniem zdarzenia określonego w umowie ubezpieczenia. Przed zawarciem takiej umowy należy zapoznać się z ogólnymi warunkami ubezpieczenia i dokładnie sprawdzić zakres ochrony i listę wyłączeń. 8 MRC INFORMATOR PRZYGOTOWANIE DO ZIMY

POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU WYSTĄPIENIA SZKODY W przypadku wystąpienia zdarzenia szkodowego, konieczne jest jak najszybsze przekazanie informacji do ubezpieczyciela, w celu podjęcia czynności likwidacyjnych i sprawnej likwidacji szkody. Ubezpieczyciel potwierdzi przyjęcie szkody i wskaże dalszy tryb postępowania. W przypadku konieczności oględzin, zaangażuje zewnętrznego likwidatora szkody. Zespół Likwidacji Szkód Marsh pomoże Państwu w procesie likwidacji szkody - od momentu jej zgłoszenia do ubezpieczyciela do momentu zakończenia procesu likwidacji i wypłaty odszkodowania. Jeśli konieczne jest podjęcie działań porządkowych i naprawczych bezpośrednio po szkodzie, przed przybyciem na miejsce przedstawiciela ubezpieczyciela w celu dokonania oględzin, niezbędne jest zabezpieczenie szczegółowej dokumentacji fotograficznej. Zalecamy również aby nie utylizować żadnego składnika majątku dotkniętego szkodą do momentu, w którym likwidator szkody (podczas oględzin) sporządzi protokół i potwierdzi zasadność podjęcia takich działań. MRC INFORMATOR PRZYGOTOWANIE DO ZIMY 9

KONTAKT Marsh posiada zespół ekspertów, którzy mogą pomóc Państwu skutecznie zarządzać zagrożeniami jakie niosą za sobą okresowe zmiany pogody, jak również globalne zmiany klimatyczne. W przypadku jakichkolwiek pytań zachęcamy do kontaktu z naszymi konsultantami: Rafał Firląg Martyna Suchodolska Konsultant Konsultant Zarządzanie Ryzykiem Majątkowym Zarządzanie Ryzykiem Strategicznym tel.: +48 22 456 42 86 tel.: +48 22 456 43 09 tel. kom.: +48 601 353 440 tel. kom.: +48 693 921 298 Rafal.Firlag@marsh.com Martyna.Suchodolska@marsh.com Marsh należy do grupy Marsh & McLennan Companies, którą tworzą także Guy Carpenter, Mercer i Oliver Wyman. Nie należy traktować niniejszego dokumentu jako formy doradztwa w sytuacji indywidualnej lub jako istotnego czynnika wpływającego na procesy decyzyjne. Zawarte w nim informacje pochodzą ze źródeł, które zostały przez nas uznane za wiarygodne, jednak nie poświadczamy i nie gwarantujemy ich stuprocentowej dokładności. Marsh nie jest zobowiązany do aktualizowania tej publikacji i nie ponosi odpowiedzialności z tytułu jej zagadnień i treści w stosunku do żadnej strony trzeciej. Wszelkie wypowiedzi o tematyce podatkowej, rachunkowej, prawnej lub dotyczącej kalkulacji ubezpieczeniowych są oparte wyłącznie na doświadczeniu naszych brokerów ubezpieczeniowych i konsultantów ds. ryzyka. Nie należy traktować tych wypowiedzi jako formy doradztwa prawnego, podatkowego czy rachunkowego. W celu skorzystania z konsultingu w tym zakresie należy zgłosić się do wykwalifikowanego doradcy osobiście. W odniesieniu do przedstawionych modeli, analiz i prognoz należy przyjąć margines błędu, ponieważ wszelka niezgodność, niekompletność lub zmienność założeń, warunków, informacji lub czynników może znacząco wpłynąć na wyniki analizy przeprowadzonej przez Marsh. Marsh nie poświadcza i nie udziela gwarancji w zakresie zastosowania wzorów polis ubezpieczeniowych, kondycji finansowej oraz płynności finansowej ubezpieczycieli i reasekuratorów. Marsh nie składa żadnych zapewnień dotyczących dostępności, kosztów, warunków czy zakresu ubezpieczenia. Wszelkie prawa zastrzeżone. Marsh 2014