ZAPYTANIE OFERTOWE Nr 1/POIG 6.1/2013 W związku z realizacją projektu : Rozwój przedsiębiorstwa DELTA Zbigniew Różycki poprzez eksport w ramach Działania 6.1 Paszport do eksportu Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka zapraszamy Państwa do udziału w konkursie ofert, którego celem jest wyłonienie wykonawcy kompleksowo realizującego usługi w ramach w/w projektu. Katowice, 04.02.2013r.
I. ZAMAWIAJĄCY DELTA Zbigniew Różycki ul. Magazynowa 21 40-424 Katowice NIP: 6340079771 II. OPIS PROJEKTU Projekt realizowany przez Zamawiającego wiąże się z rozszerzeniem skali jego działalności poprzez wyjście z ofertą poza granice kraju. Projekt ma na celu rozwój działalności eksportowej, rozszerzenie obszaru oferowania produktów na nowe rynki zbytu, zwiększenie liczby klientów, wzrost konkurencyjności oraz umiędzynarodowienie przedsiębiorstwa. III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie następujących usług (zadań): 1 Udział w zagranicznych imprezach targowo-wystawienniczych w charakterze wystawcy a wynajęcie i zabudowa powierzchni wystawienniczej a1 Wynajęcie i zabudowa powierzchni na największych targach okien, drzwi i fasad w Niemczech - Fensterbau Frontale edycja 2014r. Wielkość stoiska 30m2, zabudowa 30 m2 w standardzie "medium" zgodnie z przyjętą koncepcją wizerunku firmy. a2 Wynajęcie i zabudowa powierzchni na największych targach budowlanych w Czechach - Building Fairs Brno edycja 2014r. Wielkość stoiska 30m2, zabudowa 30 m2 w standardzie "medium" zgodnie z przyjętą koncepcją wizerunku firmy. b zakup usług w zakresie obsługi technicznej stoiska b1 Obsługa stoiska przez 2 hostessy podczas trwania targów w Niemczech. b2 Obsługa stoiska przez 2 hostessy podczas trwania targów w Czechach. c zakup usług w zakresie transportu eksponatów oraz elementów zabudowy wraz z ubezpieczeniem, odprawą celną i kosztami spedycji c1 Zakup usługi w zakresie transportu eksponatów z siedziby firmy do obiektów targowych w Niemczech. c2 Zakup usługi w zakresie transportu eksponatów z siedziby firmy do obiektów targowych w Czechach. d podróże służbowe trzech osób uczestniczących w realizacji projektu, w okresie nie dłuższym niż dwa dni przed rozpoczęciem i jeden dzień po zakończeniu imprezy targowo-wystawienniczej, według stawek określonych w przepisach o wysokości oraz warunkach ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju d1 Koszty związane z uczestnictwem dwóch osób przez 5 dni w podróży służbowej do Norymbergii mającej na celu pozyskanie potencjalnych klientów, którzy wyrażają chęć d2 Koszty związane z uczestnictwem dwóch osób przez 5 dni w podróży służbowej do Brna mającej na celu pozyskanie potencjalnych klientów, którzy wyrażają chęć
f f1 f2 Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki" wpis do katalogu targowego, opłatę rejestracyjną oraz reklamę w mediach targowych Opłata za wpis do katalogu targowego targi w Niemczech. Opłata za wpis do katalogu targowego targi w Czechach g zakup usług w zakresie organizacji spotkań z potencjalnymi partnerami handlowymi g1 Wysłanie ofert, umówienie spotkań oraz bezpośrednie dotarcie do potencjalnie najważniejszych kontrahentów, aby zaprosić ich na targi oraz zaplanuje harmonogram spotkań podczas targów w Niemczech. g2 Wysłanie ofert, umówienie spotkań oraz bezpośrednie dotarcie do potencjalnie najważniejszych kontrahentów, aby zaprosić ich na targi oraz zaplanuje harmonogram spotkań podczas targów w Czechach. h zakup usług doradczych w zakresie promocji podczas zagranicznych targów i wystaw, określenia potencjalnych partnerów handlowych, przygotowania ofert współpracy oraz negocjacji handlowych h1 Przygotowanie cenników, ofert, umów współpracy, tłumaczenia. Umowy i cenniki zostaną przygotowane oddzielnie dla każdego z klientów z indywidualnie wynegocjowanymi warunkami. h2 Przygotowanie cenników, ofert, umów współpracy, tłumaczenia. Umowy i cenniki zostaną przygotowane oddzielnie dla każdego z klientów z indywidualnie wynegocjowanymi warunkami. 2 Organizacja i udział w misjach gospodarczych za granicą b zakup usługi polegającej na organizacji spotkań z potencjalnymi partnerami handlowymi b1 Zewnętrzna firma znająca rynek niemiecki zorganizuje misję do Niemiec, w tym opracowanie planu misji gospodarczej wraz z celami i harmonogramem wyjazdu, zorganizuje cykl spotkań biznesowych z potencjalnymi klientami podczas misji, w tym przygotowanie harmonogramu spotkań, umówienie spotkań z zainteresowanymi partnerami i organizacja logistyki spotkań. b2 Zewnętrzna firma znająca rynek czeski zorganizuje misję do Czech, w tym opracowanie planu misji gospodarczej wraz z celami i harmonogramem wyjazdu, zorganizuje cykl spotkań biznesowych z potencjalnymi klientami podczas misji, w tym przygotowanie harmonogramu spotkań, umówienie spotkań z zainteresowanymi partnerami i organizacja logistyki spotkań. d podróże służbowe trzech osób uczestniczących w realizacji projektu, w okresie nie dłuższym niż jeden dzień przed rozpoczęciem i jeden dzień po dniu zakończenia misji, według stawek określonych w przepisach o wysokości oraz warunkach ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju d1 Koszty związane z uczestnictwem dwóch osób przez 3 dni w podróży służbowej do Berlina mającej na celu pozyskanie potencjalnych klientów, którzy wyrażają chęć d2 "Koszty związane z uczestnictwem dwóch osób przez 3 dni w podróży służbowej do Pragi mającej na celu pozyskanie potencjalnych klientów, którzy wyrażają chęć 3 Wyszukiwanie i dobór partnerów na rynkach docelowych a zakup baz danych a1 Zakup bazy teleadresowej potencjalnych klientów w Niemczech. Baza powinna zawierać 1 000 rekordów potencjalnych klientów pod kątem produktów Zamawiającego a2 Zakup bazy teleadresowej potencjalnych klientów w Czechach. Baza powinna zawierać 1 000 rekordów potencjalnych klientów pod kątem produktów Zamawiającego
4 Uzyskanie niezbędnych dokumentów uprawniających do wprowadzenia produktów lub usług przedsiębiorcy na wybrane rynki docelowe a zakup usług doradczych związanych z uzyskaniem certyfikatu, świadectwa lub atestu a1 Zakup usługi doradczej niezbędnej do uzyskania certyfikatu na rynek czeski: a)przygotowanie do przeprowadzenia koniecznej procedury do uzyskania certyfikatu, atestu lub opinii technicznej wymaganej przepisami na rynku czeskim, b)specyfiki przygotowania produktów(próbek)pod względem technicznym do badań zgodnie z normami unijnymi lub czeskimi Usługi doradztwa będą dotyczyć następujących norm: 1)odporności na włamanie 2)przenikalności cieplnej 3)odporności ogniowej i dymoszczelności a2 Zakup usługi doradczej związanej z uzyskaniem certyfikatu na rynek niemiecki w zakresie: a) przeprowadzenia koniecznej procedury do uzyskania certyfikatu, atestu lub opinii technicznej wymaganej przepisami na rynku niemieckim b) specyfiki przygotowania produktów ( próbek ) pod względem technicznym do badań zgodnie z normami unijnymi lub niemieckimi Usługi doradztwa będą dotyczyć następujących norm: 1) odporności na włamanie 2) odporności ogniowej 3) dymoszczelności 4) izolacyjności akustycznej 5) przenikalności cieplnej 6) wodoszczelności 7) przepuszczalności powietrza c przygotowanie dokumentacji technicznej c1 Przygotowanie dokumentacji technicznej w języku polskim,a następnie za pomocą firmy zewnętrznej skonsultowanie prawidłowości i kompletności dokumentacji technicznej oraz przetłumaczenie jej na język czeski lub angielski zgodnie z procedurami i wymogami czeskich akredytowanych lub notyfikowanych jednostek badawczych c2 Przygotowanie dokumentacji technicznej w języku polskim,a następnie za pomocą firmy zewnętrznej skonsultowanie prawidłowości i kompletności dokumentacji technicznej oraz przetłumaczenie jej na język niemiecki lub angielski zgodnie z procedurami i wymogami niemieckich akredytowanych lub notyfikowanych jednostek badawczych e przeprowadzenie badań certyfikacyjnych e1 Wykonanie za pomocą firmy zewnętrznej serii badań technicznych wybranych drzwi w akredytowanych lub notyfikowanych jednostkach badawczych na zgodność z: 1) EN 1627 Odporność na włamanie 2) EN 13501-2+A1 Odporność ogniowa i dymoszczelność 3) Izolacyjności akustycznej EN 20140-3, EN ISO 717-1 4) Izolacyjność cieplna wg. metody obliczeniowej EN 10077-1, EN 10077-2 lub wg, metody skrzynki grzejnej EN ISO 12567-1 lub przeprowadzenie badań tzw. pasywności 5) Wodoszczelności EN 1027 6) Przepuszczalności powietrza EN 1026 oraz uzyskanie raportów, klasyfikacji lub opinii z tych badań, a następnie w oparciu o uzyskane raporty, klasyfikacje lub opinie wystawienie deklaracji zgodności lub deklaracji właściwości użytkowych wyrobu.
e2 Wykonanie przy pomocy firmy zewnętrznej serii badań technicznych wybranych wyrobów ( drzwi Delta ) w akredytowanych lub notyfikowanych jednostkach badawczych na zgodność z wymogami następujących norm : 1) EN 1627 Odporność na włamanie W Czechach będą przeprowadzone tylko badania antywłamaniowe gdyż przy pomocy firmy doradczej oraz odpowiednio przygotowanej dokumentacji mamy zapewnienia, że będą honorowane wyniki badań z Polski lub Niemiec w procesie certyfikacji. Badania będą wymagały dwukrotnego transportu próbek do Pragi, montażu próbek na stanowiskach badawczych, a następnie po uzyskaniu raportów lub opinii technicznych wystawienia przetłumaczonej deklaracji zgodności lub deklaracji właściwości użytkowych wyrobu. f wystawienie i wydanie certyfikatu f1 Przeprowadzenie procesu certyfikacji wyrobów zgodnie z wymogami akredytowanych lub notyfikowanych jednostek certyfikujących poprzez przygotowanie wymaganej dokumentacji wraz z tłumaczeniem na język czeski lub angielski oraz poniesienie kosztów audytorów kontrolujących funkcjonowanie Zakładowego Systemu Kontroli Produkcji wnioskodawcy oraz poniesienie kosztów za wydanie stosownych certyfikatów. f2 Przeprowadzenie procesu certyfikacji wyrobów zgodnie z wymogami akredytowanych lub notyfikowanych jednostek certyfikujących poprzez przygotowanie wymaganej dokumentacji wraz z tłumaczeniem na język niemiecki lub angielski oraz poniesienie kosztów audytorów kontrolujących funkcjonowanie Zakładowego Systemu Kontroli Produkcji wnioskodawcy oraz poniesienie kosztów za wydanie stosownych certyfikatów i atestów 9 Działania promocyjne i informacyjne a Stworzenie dedykowanej strony internetowej z przeznaczeniem na rynek niemiecki wraz z tłumaczeniem z zastosowaniem najnowszej technologii tworzenia stron www, czyli HTML 5, PHP, Flash, CSSR. Strona będzie działała we wszystkich popularnych przeglądarkach internetowych i systemach operacyjnych ( PC,Mac,Android). Strona będzie posiadała zindywidualizowaną szatę graficzną i wysoki stopień interakcji z klientami. b Stworzenie dedykowanej strony internetowej z przeznaczeniem na rynek czeski wraz z tłumaczeniem z zastosowaniem najnowszej technologii tworzenia stron www, czyli HTML 5, PHP, Flash, CSSR. Strona będzie działała we wszystkich popularnych przeglądarkach internetowych i systemach operacyjnych ( PC,Mac,Android). Strona będzie posiadała zindywidualizowaną szatę graficzną i wysoki stopień interakcji z klientami. c Zakup usługi w zakresie zaprojektowania, przygotowania, składu i druku profesjonalnych katalogów/folderów na targi, zgodnych z aktualnym sezonem, dedykowanych specjalnie rynkowi niemieckiemu wraz z tłumaczeniami, które będą rozsyłane do potencjalnych klientów przed targami oraz wykorzystywane bezpośrednio podczas spotkań z klientami na targach - papier o gramaturze 200 g/m2, min.16 str., lakier UV, uszlachetniony, 800szt. d Zakup usługi w zakresie zaprojektowania, przygotowania, składu i druku profesjonalnych katalogów/folderów na targi, zgodnych z aktualnym sezonem, dedykowanych specjalnie rynkowi czeskiemu wraz z tłumaczeniami, które będą rozsyłane do potencjalnych klientów przed targami oraz wykorzystywane bezpośrednio podczas spotkań z klientami na targach - papier o gramaturze 200 g/m2, min.16 str., lakier UV, uszlachetniony, 800szt. 2. W celu realizacji zamówienia Zamawiający, podpisze z wybranym Wykonawcą umowę terminową na realizację niniejszego zlecenia. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do terminu zakończenia realizacji projektu 31.12.2014 V. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim. 2. Oferent powinien stworzyć ofertę po zapoznaniu się ze wszystkimi rozdziałami składającymi się na zapytanie ofertowe. 3. Każdy Oferent może złożyć tylko jedną ofertę pod rygorem wykluczenia z postępowania ofertowego. 4. Każde oferowane do wykonania zadanie powinno być oddzielnie wycenione. 5. Prawidłowo przygotowana oferta powinna zawierać w szczególności: cenę netto wykonania danego zadania, informacje o warunkach płatności. 6. Oferta powinna zawierać: datę sporządzenia, być czytelnie podpisana przez wykonawcę, opatrzona pieczątką firmową. VI. KRYTERIA OCENY OFERTY Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru ofert: Cena netto: przez kryterium cena netto zamawiający rozumie określoną przez oferenta cenę całkowitą netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Ocena będzie obliczana na podstawie wzoru: C=(Cmin / Cb) x100 gdzie: C - cena; Cmin - cena najniższa; Cb - cena badana; 100 % - ustalone kryteria ceny. 1% odpowiada 1 punktowi przyjętemu do oceny Spośród ważnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełnia wszystkie wymagania określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia oraz uzyska największą liczbę punktów w ocenie końcowej. VII. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Odpowiedzi na zapytanie ofertowe należy składać: za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: z.rozycki@special.pl za pośrednictwem poczty na adres: DELTA Zbigniew Różycki, ul. Magazynowa 21, 40-424 Katowice osobiście w oddziale firmy, adres: DELTA Zbigniew Różycki, ul. Magazynowa 21, 40-424 Katowice Termin składania ofert do 14.02.2014r. do godziny 16:00.
Otwarcie ofert nastąpi w dniu 17.02.2014r. o godzinie 10:00. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane. VIII. SPOSÓB POINFORMOWANIA O WYBORZE OFERTY Zamawiający dokona oceny ofert w oparciu o przedstawione kryteria. Oferta, która uzyska największą liczbę punktów zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. O wyborze oferty Zamawiający poinformuje Wykonawcę, którego oferta została wybrana za najkorzystniejszą. Informacja o wyborze oferty zostanie przekazana drogą mailową w terminie do 3 dni roboczych od daty wyboru najkorzystniejszej oferty, na adres e-mail podany przez Wykonawcę. Zamawiający zaprosi Wykonawcę do podpisania umowy na wykonanie usługi wchodzącej w skład zapytania ofertowego.