Smołdzino, dnia 03marca 2014r. Znak sprawy: ZSP.342.1.2014 Zespół Szkolno Przedszkolny w Smołdzinie 76-214 Smołdzino, ul. Boh. Warszawy 48 tel. 59 8117 321 Regon 771554678,NIP 839-28-15-065 ZAPYTANIE OFERTOWE Zespół Szkolno Przedszkolny w Smołdzinie z wraca się z zapytaniem ofertowym o cenę wykonania usług:,,przygotowanie zasad polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Smołdzinie zwane dalej: opracowaniem, w związku z 3 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2009 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informacyjne, służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r., Nr 100, poz. 1024). 1. Złożona oferta powinna zawierać co najmniej: 1) nazwę i adres oferenta, 2) opis nawiązujący do parametrów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym, 3) wartość oferty ceny ( netto i brutto), 4) termin ważności oferty. 2.Wskazane jest, by oferta zawierała również inne, dodatkowe informacje, np. warunki gwarancji, sposób realizacji usług, warunki płatności, maksymalny czas realizacji, kosztorys ofertowy itd. szczegóły zapytania zawiera załącznik nr 1.
3.Oferta powinna być sporządzona na papierze firmowym oferenta lub opatrzona pieczątką firmową, posiadać datę sporządzenia oraz powinna być podpisana przez oferenta. 4.Oferta powinna być przesłana na adres szkoły za pośrednictwem poczty bądź kuriera. 5. Termin składania ofert upływa w dniu 14 marca 2014 roku. Wymagania/warunki zamówienia w trybie zapytania ofertowego o wartości szacunkowej poniżej 14.000 EURO bez stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 1. Zamawiający: Zespół Szkolno- Przedszkolny w Smołdzinie 76-214 Smołdzino, ul. Boh. Warszawy 48, tel. 59 8117 321 Regon 771554678,NIP 839-28-15-065 reprezentowana przez: mgr Marcin Urbanowicz- dyrektor Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Smołdzinie zwanym dalej ZAMAWIAJĄCYM, zwraca się zapytaniem ofertowym o podanie ceny wykonania usług:,,przygotowanie zasad polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Zespole Szkolno- Przedszkolnym w Smołdzinie zwane dalej: opracowaniem, w związku z 3 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2009 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informacyjne, służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r., Nr 100, poz. 1024). 2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego o wartości szacunkowej poniżej 14.000 EURO bez stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Opracowanie, o którym mowa w zapytaniu ofertowym, winno zawierać zasady przetwarzania danych osobowych oraz ich zabezpieczania, jako zestaw praw, reguł i zaleceń, regulujących sposób ich zarządzania, ochrony i dystrybucji oraz informacje dotyczące rozpoznawania procesów przetwarzania danych osobowych, wprowadzonych zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych wewnątrz ZS-P w Smołdzinie, w szczególności Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia następujących dokumentów: 1) polityka bezpieczeństwa danych osobowych, 2) instrukcja zarządzania systemami informatycznymi służącymi do przetwarzania danych osobowych, 3) umowa powierzenia danych, 4) wzory upoważnień do przetwarzania danych, 5) wzór ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, 6) wzory oświadczeń pracowników o zapoznaniu się z obowiązującymi procedurami, 7) przygotowanie wniosków rejestracyjnych, do złożenia w Generalnym Inspektorze Ochrony Danych Osobowych, jeżeli będą konieczne, inne dokumenty dotyczące ochrony danych osobowych, jeżeli będą konieczne. 4. TERMNI WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Termin wykonania Opracowania zapytania ofertowego Strony ustala się na dzień 30 czerwca 2014r. 2. Wykonanie przedmiotowego opracowania oraz jego przekazanie Zamawiającemu, zostanie poprzedzone konsultacjami Stron, w szczególności pracowników ze strony Wykonawcy, którzy
przygotowywać będą poszczególne dokumenty składające się na przedmiot niniejszej umowy. 3. Przekazanie Opracowania stanowiącego przedmiot niniejszego zapytania ofertowego, nastąpi w formie opracowania w wersji papierowej, co zostanie potwierdzone przez Strony w protokole zdawczo-odbiorczym, sporządzonym z ich udziałem, w ciągu 2 dni od daty zgłoszenia gotowości dokonania odbioru przez Wykonawcę, z zastrzeżeniem terminu wskazanego w pkt. 1 niniejszego zapytania ofertowego. 5. WARUNKI UDZIAŁU I OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający uzna ten warunek za spełniony na podstawie złożonej oferty załącznik nr 1 6. INFORMACJE O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE NALEŻY DOSTARCZYĆ ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych wymagań, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu o ofercie - załączniku nr 1. Zamawiający uzna ten warunek za spełniony na podstawie złożonego przez Wykonawcę oświadczenia w ofercie załącznik Nr 1. 7. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY: Wykonawca może złożyć na dane zamówienie tylko jedną ofertę w języku polskim w formie pisemnej wg wzoru określonego w załączniku nr 1.
8. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY, MIEJSCE, TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT ORAZ TERMIN WAŻNOŚCI OFERTY 1. Oferty należy złożyć w kopercie z napisem Przygotowanie zasad polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Zespole Szkolno- Przedszkolnym w Smołdzinie, - nie otwierać do godziny 13:00. 2. Ofertę należy składać w pokoju nr 126- Sekretariat w siedzibie Zespołu Szkolno Przedszkolnego w Smołdzinie do dnia 14.03.2014 do godz. 13:00. 3. Osoba uprawniona do porozumiewania się z Oferentami: Jadwiga Osowska e-mail:zszsmoldzino@onet.pl. Zamawiający będzie odpowiadał na pytania tylko zadane w formie pisemnej za pomocą maila. 4. Oferta może być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera. 5. Zamawiający umieści zestawienie otwartych ofert na stronie internetowej www.bip.zsp.smoldzino.com.pl 6. Termin ważności oferty ustala się na okres 30 dni. 9. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY Wykonawca określi cenę oferty netto i brutto, która stanowić będzie wynagrodzenie ryczałtowe za realizację całego przedmiotu zamówienia. Sposób wypełnienia oferowanej ceny określa formularz oferty załącznik nr 1. Cena oferty brutto jest ceną ostateczną obejmującą wszystkie koszty i składniki związane z realizacją przedmiotu zamówienia. 10. KRYTERIA I SPOSÓB DOKONYWANIA OCENY OFERT: Zamawiający będzie oceniał oferty według następujących kryteriów: Wybrana będzie oferta z najniższą ceną i odpowiadająca wymaganiom określonych w ogłoszeniu ( zapytaniu ofertowym). 11. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY:
1. Zamawiający powiadomi o wyniku zapytania wszystkich Wykonawców na stronie internetowej www.bip.zsp.smoldzino.com.pl 2. Warunki płatności: do 30 dni od daty potwierdzenia faktury wykonawcy. 3. Zamawiający może 12. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY: Zamawiający podpisze umowę z wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę z punktu widzenia kryteriów przyjętych w niniejszym zapytaniu. Umowa zostanie zawarta z uwzględnieniem postanowień wynikających z treści niniejszego zapytania oraz danych zawartych w ofercie. Załączniki: 1. formularz ofertowy (załącznik Nr 1)