Instrukcja pracy zarządu Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa i powołanego biura Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa Krępa, 2015 r. 1
Zarząd Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa I. Przepisy wstępne 1. Zarząd Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa działa na podstawie: a) ustawy o Rodzinnych Ogrodach Działkowych z dnia 13 grudnia 2013 roku, b) statutu Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa zwanego dalej statutem, c) regulaminu Rodzinnego Ogrodu Działkowego Krepa-Rosa. zwanego dalej regulaminem. 2. Instrukcja pacy zarządu stowarzyszenia i powołanego biura stowarzyszenia jest dokumentem wewnątrzorganizacyjnym określającym tryb pracy i zakres obowiązków członków zarządu Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa oraz pracowników biura Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa. 3. W skład zarządu stowarzyszenia wchodzi: a) prezes, b) pierwszy wiceprezes, c) drugi wiceprezes, d) sekretarz, e) skarbnik, f) członkowie. 4. Zarząd Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa zwany zarządem ma prawo powołać prezydium zarządu. 5. Zarząd pracuje na podstawie programu planu pracy zarządu na dany rok zatwierdzonego przez walne zebranie oraz planów pracy doraźnych komisji zatwierdzonych przez zarząd. 6. Posiedzenia zarządu odbywają się zgodnie z planem pracy, nie rzadziej niż raz w miesiącu. Obrady prowadzi prezes lub zastępujący go pierwszy wiceprezes, a w przypadku jego nieobecności drugi wiceprezes. O zmianach terminu posiedzenia informuje członków zarządu sekretarz. Uczestniczący w posiedzeniach członkowie zarządu podpisują listę obecności. 7. Zarząd podejmuje decyzje w formie uchwały zwykłą większością głosów przy obecności ponad połowy liczby członków zarządu ustalonej na walnym zebraniu. 2
Uchwały bezpośrednio dotyczące indywidualnego członka stowarzyszenia, działkowca są sporządzane jako odrębne dokumenty dla każdej sprawy. 8. Z posiedzenia zarządu sekretarz sporządza protokół, który podpisują prezes i sekretarz lub zastępujący prezesa pierwszy wiceprezes a w przypadku jego nieobecności drugi wiceprezes. 9. Prezes wraz z sekretarzem sprawują nadzór nad prawidłowym przechowywaniem dokumentów stowarzyszenia. Bezpośrednia odpowiedzialność za zabezpieczenie dokumentów spoczywa na kierowniku biura stowarzyszenia. 10. W ramach pracy zarządu stowarzyszenia mogą być powoływane doraźne komisje, których zadaniem jest rozwiązywanie problemów wynikających z bieżącej działalności stowarzyszenia. 11. Przewodniczący komisji doraźnych są wybierani spośród członków zarządu. Z działalności komisji składają sprawozdania (protokół). Wnioski komisji są brane pod uwagę przy wydaniu decyzji bądź uchwały zarządu w sprawie. 12. Wszyscy członkowie zarządu biorą udział w sporządzaniu sprawozdań z działalności merytorycznej za dany rok. 13. Ważne ogłoszenia i informacje zarząd zamieszcza na tablicach ogłoszeń na terenie rodzinnego ogrodu działkowego i stronie internetowej ogrodu. 14. Za wywieszanie i aktualizację informacji odpowiada kierownik biura stowarzyszenia. 15. Zakres działania i odpowiedzialności członków niepełniących funkcji w zarządzie jest uchwalany uchwałą zarządu i uwzględnia potrzeby stowarzyszenia i rodzinnego ogrodu działkowego. II. Zakres działania prezesa zarządu 1. Prezes kieruje i odpowiada za całokształt prac zarządu. Reprezentuje stowarzyszenie na zewnątrz. 2. Podlega mu bezpośrednio kierownik biura stowarzyszenia. 3. W swojej działalności jest wspomagany przez sekretarza zarządu może również posiłkować obsługą prawną w tym płatną. 4. Zawiera umowy z wykonawcami, podmiotami świadczącymi usługi na rzecz rodzinnego ogrodu działkowego oraz ma prawo zatrudniać/zwalniać osoby 3
wykonujące zlecone prace w ramach działającego biura stowarzyszenia oraz osoby którym powierzono prace remontowe, konserwatorskie czy porządkowe. III. Zakres działania pierwszego wiceprezesa 1. Do zadań pierwszego wiceprezesa należy: a) zastępowanie prezesa w czasie ich nieobecności, b) dokonywanie bieżących przeglądów infrastruktury i zagospodarowania rodzinnego ogrodu działkowego, c) organizowanie inwestycji i remontów prowadzonych w rodzinnym ogrodzie działkowym zgodnie z Instrukcją prowadzenia inwestycji i remontów w ROD, d) wnioskowanie o przeznaczenie środków gromadzonych na funduszu ogrodowym, e) opracowanie merytorycznie i finansowo projektów inwestycyjnych, f) przygotowywanie zapytań ofertowych oraz umów na podejmowane prace inwestycyjne i remontowe, g) informowanie zarządu o stanie realizowanych projektów remontowych i inwestycyjnych. IV. Zakres działania drugiego wiceprezesa 1. Do zadań drugiego wiceprezesa należy: a) zastępowanie prezesa i pierwszego wiceprezesa w czasie jego nieobecności, b) inicjowanie działania z promowaniem ekologicznych zachowań na działkach, c) prowadzenie nadzoru nad właściwym zagospodarowaniem działek. d) przygotowywanie dokumentacji związanej z pozyskiwaniem środków zewnętrznych na rozwój rodzinnego ogrodu działkowego oraz informowanie zarządu o stanie realizacji poszczególnych projektów, e) nawiązywanie współpracy ze Starostwem Powiatowym w Piasecznie i Urzędem Gminy Prażmów oraz ze stowarzyszeniami, fundacjami i organizacjami pozarządowymi, f) nadzorowanie działalności administracyjno-biurowej zarządu. 4
V. Zakres działania sekretarza 1. Do zadań sekretarza należy: a) koordynowanie współpracy członków zarządu pomiędzy posiedzeniami b) przygotowanie niezbędnej dokumentacji, w tym projektów uchwał, na posiedzenia zarządu w porozumieniu z prezesem oraz kierownikiem biura stowarzyszenia, c) prowadzenie listy obecności na posiedzeniach zarządu, która każdorazowo jest podpisywana przez uczestników obrad, d) przygotowanie wstępnej oceny realizacji programu -planu pracy zarządu na dany rok, e) prowadzenie polityki informacyjnej stowarzyszenia przy wykorzystaniu tablic informacyjnych znajdujących się na terenie rodzinnego ogrodu działkowego oraz strony internetowej ogrodu, f) nadzorowanie pracy administratora strony internetowej. 2. Sekretarz zarządu odpowiada za dokumentację pracy zarządu a w szczególności za bieżące protokoły z odbytych posiedzeń zarządu zgodnie z planem pracy zarządu zatwierdzonym przez walne zebranie. VI. Zakres działania skarbnika 1. Do zadań skarbnika należy: a) koordynacja i nadzór nad działalnością finansową stowarzyszenia, b) przestrzeganie dyscypliny finansowej w ramach zatwierdzonego planu finansowego na dany rok b) bieżąca współpraca z biurem rachunkowym, c) przygotowanie w porozumieniu księgowością ogrodu oraz kasjerem sprawozdania finansowego za dany rok obrachunkowy, d) przygotowanie i przedstawienie zarządowi do akceptacji danych do przygotowania planu finansowego na rok następny, e) przygotowanie i przekazanie zarządowi w stosownym terminie, planu finansowego stowarzyszenia na następny rok, f) analiza wpłat dokonanych przez działkowców i przepływów finansowych, g) informowanie zarządu o bieżącej sytuacji finansów stowarzyszenia, h) koordynowanie prac i nadzór nad windykacją zaległych płatności należnych stowarzyszeniu, 5
i) pełnienie z ramienia zarządu nadzoru nad pracą kasjera oraz księgowością ogrodu, j) współudział zakresie finansowym, w procedurach ofertowych, k) opiniowanie celowości wydatków nie ujętych w preliminarzu wydatków na dany rok. Biuro Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa VII. Przepisy wstępne 1. Biuro Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa zwane dalej biurem stowarzyszenia jest powoływane na podstawie 1 ust. 3 statutu stowarzyszenia. 2. Biuro stowarzyszenia jest organem wykonawczym zarządu stowarzyszenia. Realizuje w jego imieniu zadania statutowe stowarzyszenia oraz uchwały walnego zebrania oraz zarządu. 3. Środki finansowe na funkcjonowanie biura stowarzyszenia są ujmowane w planie przychodów i wydatków na dany rok. 4. Prawa i obowiązki pracowników biura oraz pracodawcy, w zależności od zawartej umowy o świadczenie pracy są regulowane prze Kodeks Pracy lub Kodeks Cywilny oraz inne akty wykonawcze. 5. Umowę o świadczenie pracy z pracownikami biura zawiera prezes zarządu. 6. W skład biura stowarzyszenia wchodzi: a) kierownik biura stowarzyszenia, b) księgowa, c) kasjer, d) pracownicy służby porządkowo-ochronnej, e) elektryk -konserwator, f) hydraulik -konserwator, g) sprzątaczka. 7. Zarząd ma prawo powierzyć obowiązki pracowników biura stowarzyszenia podmiotom gospodarczym poprzez zawarcie z nimi umowy na świadczenie usługi z wyjątkiem stanowiska kierownika biura stowarzyszenia. 6
8. Zarząd stowarzyszenia udostępnia pracownikom biura stowarzyszenia pomieszczenia budynku administracyjnego oraz inne obiekty i zapewnia niezbędne, przedmioty, narzędzia do wykonywania pracy. 9. Czas udostępnienia pracownikom biura stowarzyszenia pomieszczeń budynku administracyjnego oraz innych obiektów do wykonywania pracy określa prezes zarządu. VIII. Zakres obowiązków kierownika biura stowarzyszenia 1. Kierownik biura stowarzyszenia podlega prezesowi zarządu. 2. Realizuje zadania zlecone przez prezesa w zakresie prowadzenia i administrowania rodzinnym ogrodem działkowym oraz stowarzyszeniem w systemie zadaniowym. 3. Prowadzi politykę informacyjną stowarzyszenia poprzez: a) przyjmowanie interesantów, b) wywieszanie informacji i ogłoszeń na tablicach ogrodowych oraz na stronie internetowej rodzinnego ogrodu działkowego, c) przesyłanie informacji drogą elektroniczną, pocztą lub kurierem. 4. Kierownik biura stowarzyszenia jest przełożonym wszystkich pracowników zatrudnionych w biurze stowarzyszenia Odpowiada przed prezesem za realizację prac zleconych biuru stowarzyszenia. 5. W przypadku powierzenia obowiązków pracowników biura stowarzyszenia podmiotom gospodarczym, kierownik biura stowarzyszenia jest upoważniony przez zarząd do prowadzenia nadzoru i do rozliczania ich z wykonanej pracy. 6. Do zadań kierownika biura należy: a) prowadzenie kancelarii stowarzyszenia zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa oraz archiwizowanie dokumentów na podstawie Rzeczowego wykazu akt, z wyjątkiem dokumentów finansowych, b) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do ustanowienia, przeniesienia prawa do działki, wygaśnięcia prawa do działki oraz przyjęcia w poczet członków stowarzyszenia lub rozwiązania i ustania członkostwa, c) sporządzanie projektów pism i prowadzenie korespondencji zarządu, d) przygotowywanie dokumentacji na posiedzenia zarządu w porozumieniu z sekretarzem i prezesem zarządu, e) prowadzenie ewidencji członków stowarzyszenia, członków rodzinnego ogrodu działkowego oraz ewidencji działek na podstawie kart działek, 7
f) załatwianie spraw zarządu, które nie wymagają obecności prezesa lub innego członka zarządu, g) utrzymywanie w ciągłej aktualizacji wykazów telefonów do powołanych służb, osób funkcyjnych oraz podmiotów gospodarczych świadczących usługi na rzecz rodzinnego ogrodu działkowego. 7. Kierownik biura stowarzyszenia organizuje i odpowiada za prace konserwatorskie małej architektury ogrodu oraz za prace związane z pielęgnacją zieleni na terenie ogólnym rodzinnego ogrodu działkowego. 8. Kierownik biura stowarzyszenia odpowiada za magazyny i dokumentacje magazynową, za ład i porządek w pomieszczeniach magazynowych, hydroforni oraz w budynku administracyjnym. Jest również odpowiedzialny za sprawdzanie stanu technicznego infrastruktury oraz urządzeń rodzinnego ogrodu działkowego ze szczególnym zwróceniem uwagi na plac zabaw Krępuś. Wszelkie stwierdzone uwagi przekazuje niezwłocznie prezesowi. 9. Kierownik biura ma obowiązek opracować zapotrzebowanie na zakup niezbędnych materiałów i urządzeń dla potrzeb rodzinnego ogrodu działkowego, stowarzyszenia oraz biura stowarzyszenia. 10. Kierownika biura stowarzyszenia wyznacza się uchwałą zarządu na administratora danych osobowych i powierza mu się ochronę danych osobowych. 11. Kierownik biura stowarzyszenia w razie zaistnienia sytuacji szczególnej, klęski żywiołowej jest odpowiedzialny za rozpoczęcie akcji powiadamiania właściwych służb oraz zainteresowanych osób. 12. Na wniosek zarządu lub prezesa, kierownik biura stowarzyszenia składa pisemną informację na temat: a) bezpieczeństwa w rodzinnym ogrodzie działkowym, b) oceny realizacji prac zleconych przez podległych mu pracowników, c) pracy biura stowarzyszenia. IX. Zakres obowiązków kasjera 1. Kasjer podlega kierownikowi biura stowarzyszenia. 2. Nadzór nad pracą kasjera z ramienia zarządu prowadzi skarbnik. 3. Do zadań kasjera należy: a) prowadzenie ewidencji kasowej zgodnie z zasadami rachunkowości. 8
b) prowadzenie księgowości analitycznej, c) przyjmowanie wpłat na rzecz stowarzyszenia, d) wypłacanie należności finansowych w imieniu stowarzyszenia, e) prowadzenie ewidencji i rozliczeń działkowych za działki i media, f) rozliczanie delegacji oraz innych dokumentów kasowych, finansowych zatwierdzonych przez prezesa, g) wypłacanie i rozliczanie zaliczek. 4. Kasjer w porozumieniu z kierownikiem biura stowarzyszenia sporządza umowy cywilnoprawne. 5. Kasjer prowadzi windykację należności od działkowców poprzez przygotowanie korespondencji i wezwań do zapłaty. 6. Kasjer archiwizuje dokumenty kasowe oraz inne dokumenty wytworzone w kasie na podstawie Rzeczowego wykazu akt. 7. Na polecenie skarbnika lub kierownika biura stowarzyszenia kasjer przygotowuje na potrzeby zarządu informacje o bieżących wpłatach i wydatkach. 8. Kasjer dokonuje wpłat gotówki do banku. 9. Kasjer współpracuje z księgowością ogrodu (biurem rachunkowym). Dostarcza jej opisane i zatwierdzone dokumenty finansowe. 10. Kasjer wykonuje inne obowiązki zlecone przez przełożonego, które wynikają z działalności kasy stowarzyszenia. X. Zakres obowiązków księgowej 1. Obowiązki księgowej stowarzyszenia powierzono biuru rachunkowemu, które spełnia wymogi ustawy o rachunkowości. 2. Biuro rachunkowości prowadzi księgowość syntetyczną stowarzyszenia. 3. Biuro rachunkowości współpracuje z kasjerem. 4. Biuro rachunkowości z ramienia zarządu nadzoruje skarbnik. 5. Zakres obowiązków biura rachunkowości reguluje umowa zawarta z zarządem. XI. Zakres obowiązków elektryka konserwatora 1. Elektryk konserwator podlega kierownikowi biura stowarzyszenia. 2. Do zadań elektryka należy: a) prowadzenie konserwacji sieci energetycznej oraz urządzeń elektrycznych znajdujących się na terenie ogólnym rodzinnego ogrodu działkowego, 9
b) usuwanie awarii sieci energetycznej, c) spisywanie podliczników zużycia energii elektrycznej oraz wody z sieci wodociągowej przez poszczególne działki, o ile czynność ta nie została powierzona innej osobie, d) przygotowanie informacji dla zarządu na temat zakupu materiałów elektrycznych niezbędnych do zabezpieczenia prawidłowej pracy sieci energetycznej. 3. Elektryk wykonuje inne obowiązki zlecone przez przełożonego, które wynikają z działalności elektryka -konserwatora. XII. Zakres obowiązków hydraulika konserwatora pompy głębinowej 1. Hydraulik konserwator pompy głębinowej podlega nadzorowi kierownika biura stowarzyszenia. 2. Do zadań hydraulika konserwatora pompy głębinowej należy: a) prowadzenie konserwacji pompy głębinowej, a w szczególności pomiarów na poszczególnych uzwojeniach silnika trójfazowego, b) usuwanie awarii sieci wodociągowej, c) odnotowywanie uwag dotyczących ciśnienia hydroforu w książce pracy hydroforni. d) przygotowanie sieci wodociągowej do pracy na małym zbiorniku ( 1000 l. ) październik / kwiecień oraz dużym (6000l. ) w sezonie letnim maj/wrzesień e) dbanie o ład i porządek w pomieszczeniu hydroforni. 3. Hydraulik konserwator pompy głębinowej wykonuje inne obowiązki zlecone przez kierownika biura stowarzyszenia, które wynikają z działalności hydraulika-konserwatora. XIII. Zakres obowiązków pracowników służby porządkowo-ochronnej 1. Pracownicy służby porządkowo-ochronnej podlegają nadzorowi kierownika biura stowarzyszenia. 2. Do zadań służby porządkowo-ochronnej należy: a) fizyczna ochrona, dozór, utrzymanie porządku i czystości na terenie Rodzinnego Ogrodu Działkowego Krępa-Rosa w systemie pracy 24/48h jeden pracownik na dobę, b) przynajmniej czterokrotne na dobę piesze lub rowerowe patrolowanie całego terenu rodzinnego ogrodu działkowego, c) włączanie i wyłączania oświetlenia ogrodu o ustalonej porze, 10
d) obserwacja terenu rodzinnego ogrodu działkowego bez możliwości wchodzenia na teren działek działkowców, e) prowadzenie rejestru podmiotów gospodarczych, pracowników wykonujących prace na terenie rodzinnego ogrodu działkowego oraz ewidencjonowanie wjazdu firm świadczących usługi i ujmowanie w dokumentacji numeru działki, z której odebrano nieczystości ciekłe, f) reagowanie na wszelkie przejawy zakłócenia miru domowego oraz regulaminu porządkowego obowiązującego w rodzinnym ogrodzie działkowym, g) sprawdzanie zabezpieczania bram wjazdowych, budynku administracyjnego, hydroforni i oplombowania skrzynek elektrycznych oraz sprawdzenie stanu technicznego urządzeń placu zabaw, h) podejmowanie niezbędnych działań w przypadku stwierdzenia awarii, zagrożeń itp. poprzez powiadomienie odpowiednich służb, firm świadczących usługi na rzecz rodzinnego ogrodu działkowego i osób funkcyjnych stowarzyszenia, i) w sezonie zimowym odśnieżenie wzdłuż bramy głównej na szerokości ok. 5 m oraz chodnika od furtki bramy głównej do budynku administracyjnego na długości ok. 50 mb. a także w obrębie altanki śmietnikowej, j) w okresie wiosenno-letnim wykonywanie drobnych prac pielęgnacyjnych roślin od bramy głównej w kierunku budynku administracyjnego, k) przygotowanie śmieci nieposegregowanych do wywozu poprzez rozerwanie worków w zbiorczym kontenerze, l) utrzymanie czystości na dyżurce w budynku administracyjnym oraz w jej rejonie. 3. Służba porządkowo-ochronna wykonuje inne obowiązki zlecone przez przełożonego, które wynikają z działalności tej służby. XIV. Zakres obowiązków sprzątaczki 1. Sprzątaczka podlega kierownikowi biura stowarzyszenia. 2. Do zadań sprzątaczki należy sprzątanie toalet publicznych znajdujących się na terenie rodzinnego ogrodu działkowego, pomieszczeń budynku administracyjnego, hydroforni z wyjątkiem dyżurki. 3. Sprzątaczka jest zatrudniona sezonowo. Okres jej zatrudnienia jest zależny od potrzeb rodzinnego ogrodu działkowego. 4. Sprzątaczka wykonuje inne obowiązki zlecone przez przełożonego, które wynikają z jej zakresu obowiązków. 11
XV. Postanowienia końcowe 1. Zarząd Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa ma prawo powierzyć wykonywanie obowiązków osób funkcyjnych biura stowarzyszenia innym podmiotom zewnętrznym, kierując się interesem stowarzyszenia i rodzinnego ogrodu działkowego. 2. Zarząd może upoważnić przewodniczącego komisji doraźnej do sprawowania w imieniu zarządu nadzoru nad osobami funkcyjnymi biura stowarzyszenia. Instrukcja pracy zarządu Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa i biura Stowarzyszenia Ogrodowego Nasza Krępa została zatwierdzona przez zarząd uchwałą nr 48/Z/2015 z dnia 30.08. 2015 roku. 12
Struktura zarządzania Stowarzyszeniem Ogrodowym Nasza Krępa PREZES PIERWSZY WICEPREZES DRUGI WICEPREZES SKARBNIK SEKRETARZ CZŁONEK CZŁONEK ADMINISTRATOR STRONY INTRENETOWEJ CZŁONEK CZŁONEK KIEROWNIK BIURA STOWARZYSZENIA SŁUŻBA PORZĄDKOWO - OCHRONNA HYDRAULIK KONSERWATOR POMPY GŁĘBINOWEJ KASJER KSIĘGOWOŚĆ SPRZĄTACZKA ELEKTRYK KONSERWATOR LEGENDA: WSPÓŁPRACA ZIELONY NADZÓR NIEBIESKI PODLEGŁOŚĆ CZERWONY 13 ZARZĄD BIURO STOWARZYSZENIA PODMIOTY GOSPODARCZE