Regulamin Zarządu Stowarzyszenia Klimatologów Polskich

Transkrypt

1 Regulamin Zarządu Stowarzyszenia Klimatologów Polskich Na podstawie 25 ust 3 Statutu Stowarzyszenia Klimatologów Polskich przyjmuje się Regulamin Zarządu Stowarzyszenia Klimatologów Polskich w następującym brzmieniu: 1 Użyte w regulaminie określenia oznaczają: a) Stowarzyszenie Klimatologów Polskich, zwane dalej Stowarzyszeniem; b) Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia Klimatologów Polskich zwane dalej Walnym Zebraniem; c) Zarząd Stowarzyszenia Klimatologów Polskich, zwany dalej Zarządem; d) Regulamin Zarządu Stowarzyszenia Klimatologów Polskich, zwany dalej Regulaminem; e) Komisja Rewizyjna Stowarzyszenia Klimatologów Polskich, zwana dalej Komisją Rewizyjną; f) Statut Stowarzyszenia Klimatologów Polskich, zwany dalej Statutem Zarząd jest organem wykonawczo-zarządzającym Stowarzyszenia i działa na podstawie statutu, uchwał Walnego Zebrania oraz niniejszego Regulaminu. 2. Zarząd kieruje całokształtem działalności Stowarzyszenia w okresie pomiędzy posiedzeniami Walnego Zebrania. 3. Zarząd reprezentuje Stowarzyszenie na zewnątrz. 4. Zarząd ponosi odpowiedzialność za swoją pracę przed Walnym Zebraniem. 5. Zarząd składa sprawozdanie ze swojej działalności Walnemu Zebraniu W skład Zarządu Stowarzyszenia wchodzi: Prezes Zarządu, dwóch Wiceprezesów, Skarbnik, Sekretarz oraz 2 członków Zarządu wybieranych w głosowaniu tajnym przez Walne Zebranie. 2. Prezes i pozostali członkowie Zarządu wybierani są na Walnym Zebraniu. 3. Zarząd na pierwszym posiedzeniu wybiera ze swego grona Wiceprezesów, Sekretarza i Skarbnika. 4. Kadencja Zarządu, poza pierwszą kadencją, trwa 4 lata i kończy się z chwilą wyboru nowego Zarządu przez Walne Zebranie. 5. Członkowie Zarządu pełnią swoje obowiązki osobiście. 6. Praca Zarządu opiera się na pracy społecznej Do realizacji programów i zapewnienia sprawnej organizacji pracy Stowarzyszenia, Zarząd może powołać Biuro Stowarzyszenia zatrudniające pracowników. 2. Dyrektor kieruje pracami Biura na podstawie regulaminu Biura, który podlega akceptacji Zarządu. 3. Zarząd jest zobowiązany do stworzenia odpowiednich warunków dla właściwej realizacji zadań Biura Stowarzyszenia. 4. Skład Biura Stowarzyszenia, jego budżet i zakres uprawnień ustala Zarząd uwzględniając wymagania sprawnego działania Stowarzyszenia oraz możliwości finansowe Stowarzyszenia. 5. Do prowadzenia Biura Stowarzyszenia mogą być zatrudniani wolontariusze.

2 5 1. Zarząd używa pieczęci z określeniem nazwy i siedziby Stowarzyszenia oraz po powołaniu Biura Stowarzyszenia, pieczęci podłużnej Biura Stowarzyszenia z określeniem jego aktualnej siedziby. 2. Członkowie pełniący funkcje w Zarządzie posługują się pieczątkami imiennymi Mandat członka Zarządu wygasa w przypadku a) powołania nowego składu Zarządu podczas Walnego Zebrania, b) zrzeczenia się mandatu, c) utraty członkostwa w Stowarzyszeniu, d) śmierci. 2. W przypadku zmniejszenia się liczby członków Zarządu w skład Zarządu wchodzi kolejna osoba, która nie weszła w skład Zarządu, a uzyskała na Walnym Zebraniu podczas wyborów członka Zarządu największą liczbę głosów. 3. Przyjęcie w skład Zarządu zgodnie z pkt. 2 stwierdza Prezes Zarządu na podstawie protokołu Komisji Skrutacyjnej powołanej na Walnym Zebraniu Stowarzyszenia. 4. Jeżeli utrata mandatu dotyczy Wiceprezesa, Skarbnika i Sekretarza po uzupełnieniu składu Zarządu przeprowadza się niezwłocznie wybór uzupełniający na stanowisko, na którym powstał wakat. 5. Jeżeli w trakcie trwania kadencji zmniejszy się liczba członków Zarządu pochodzących z wyborów, to władzom tym przysługuje prawo kooptacji spośród członków Stowarzyszenia. 6. Liczba osób dokooptowanych do Zarządu nie może przekroczyć 1/3 liczby członków pochodzących z wyboru. 7. Jeżeli powyższy warunek jest niemożliwy do spełnienia, Zarząd zwołuje Walne Zebranie w celu odbycia wyborów uzupełniających Do zakresu działania Zarządu należy: a) realizacja uchwalonego przez Walne Zebranie programu Stowarzyszenia i uchwał Walnego Zebrania; b) występowanie z inicjatywą uchwałodawczą oraz opracowywanie projektów uchwał i innych aktów normatywnych, w tym regulaminów; c) określanie szczegółowych kierunków działania, d) kierowanie bieżącą pracą Stowarzyszenia; e) zarządzanie majątkiem Stowarzyszenia; f) uchwalanie corocznego budżetu; g) planowanie działalności naukowej i sporządzanie sprawozdań naukowych; h) tworzenie i rozwiązywanie Sekcji oraz nadzorowanie ich działalności; i) powoływanie, rozwiązywanie i nadzorowanie działalności organów doradczych i opiniodawczych grup roboczych Stowarzyszenia, komitetów organizacyjnych i naukowych kongresów, konferencji oraz innych spotkań naukowych organizowanych przez Stowarzyszenie; j) zwoływanie Walnego Zebrania; k) opracowywanie i przedstawianie na Walnym Zebraniu sprawozdania ze swej działalności po zakończeniu roku obrachunkowego, l) występowanie z wnioskami o nagrody i odznaczenia państwowe dla członków Stowarzyszenia; 2

3 ł) przyznawanie nagród naukowych Stowarzyszenia na wniosek Komisji Nagród i Odznaczeń od czasu gdy Komisja zostanie powołana; m) wnioskowanie o przyznanie członkostwa honorowego Stowarzyszenia Posiedzenia Zarządu Stowarzyszenia odbywają się w miarę potrzeb, co najmniej cztery razy w roku. 2. Posiedzenia otwiera, prowadzi i zamyka Prezes Zarządu lub Wiceprezes lub osoba upoważniona przez jednego z nich. 3. Posiedzenie Zarządu zwołuje Prezes Zarządu Stowarzyszenia z własnej inicjatywy lub na wniosek członków Zarządu. Członków Zarządu powiadamia się w terminie 30 dni od daty zgłoszenia tego wniosku. W przypadku braku możliwości zwołania posiedzenia Zarządu przez Prezesa, posiedzenie zwołuje wskazany przez Prezesa Wiceprezes. 4. Posiedzenia Zarządu odbywają się w siedzibie Zarządu lub innym miejscu ustalonym przez Prezesa Zarządu, gdy przemawiają za zwołaniem Zarządu w takim miejscu zasady ekonomiki. Ustalenie miejsca posiedzenia nie powinno utrudniać uczestnictwa w posiedzeniu członkom Zarządu Zwołanie posiedzenia wymaga zawiadomienia wszystkich członków Zarządu o terminie i miejscu odbycia posiedzenia oraz planowanym porządku obrad. 2. Zwołanie posiedzenia może być dokonane pisemnie lub w formie elektronicznej, przy czym zwołujący posiedzenie winien uzyskać potwierdzenie otrzymania zawiadomienia przez członka Zarządu. 3. Przedmiotem obrad Zarządu mogą być tylko sprawy ujęte w przesłanym porządku obrad. 4. Posiedzenie Zarządu może odbyć się bez zachowania wymogu określonego w ust. 1 i 3. Posiedzenie jest ważne, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki: a) na posiedzeniu obecni są wszyscy członkowie Zarządu, b) żaden z członków Zarządu nie zgłasza sprzeciwu dotyczącego odbycia posiedzenia Zarządu, c) żaden z członków Zarządu nie zgłasza sprzeciwu dotyczącego zaproponowanego przez jednego z członków Zarządu zmiany porządku obrad Udział członków Zarządu w posiedzeniu jest obowiązkowy, a ich nieobecność powinna być odpowiednio usprawiedliwiona. 2. Każdemu uczestnikowi posiedzenia Zarządu przysługuje prawo przedstawienia opinii w sprawach znajdujących się w porządku obrad oraz prawo do zgłaszania wniosków w tych sprawach. Wnioski mogą być zgłaszane ustnie lub pisemnie. 3. W posiedzeniach Zarządu z głosem stanowiącym mogą brać udział tylko jego członkowie. 4. W posiedzeniach Zarządu Stowarzyszenia mogą brać udział z głosem doradczym członkowie Komisji Rewizyjnej, Przewodniczący Sekcji oraz przedstawiciele grup roboczych, organów doradczych i opiniodawczych. 5. Zarząd może na swe posiedzenia zapraszać inne osoby, których opinii chciałby zasięgnąć w określonej sprawie. Osoby te nie mogą jednak brać udziału w głosowaniu. 1. Decyzje Zarządu zapadają w formie uchwał. 11 3

4 2. Uchwały Zarządu podejmowane są w głosowaniu jawnym, zwykłą większością głosów, przy obecności co najmniej połowy ogólnej liczby uprawnionych członków (quorum). 3. W sytuacji równego rozłożenia głosów decyduje głos Przewodniczącego obrad. 4. Na wniosek każdego członka Zarządu głosowanie jest tajne. 5. W przypadkach niecierpiących zwłoki głosowanie może odbyć się w drodze ustalenia telefonicznego, za pomocą poczty elektronicznej bądź ustalenia korespondencyjnego, z dopełnieniem staranności powiadomienia wszystkich członków Zarządu o treści uchwały i umożliwieniu członkom Zarządu oddania głosu Uchwały Zarządu są protokołowane. 2. Protokół powinien zawierać treść uchwały oraz co najmniej: datę podejmowania uchwały, porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków Zarządu oraz osób zaproszonych, liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały, zdania odrębne i sprzeciwy. 3. Protokół sporządza Sekretarz lub wyznaczony protokolant. 4. Protokół podpisują Przewodniczący obrad Zarządu i protokołujący posiedzenie. 5. Załącznikami do protokołu są: lista obecności, wszelkie wnioski, sprawozdania i inne materiały będące przedmiotem obrad. 6. Członkowie Zarządu nieobecni na posiedzeniu Zarządu powinni zapoznać się z treścią protokołu. 7. Protokół przedkładany jest do zapoznania na następnym posiedzeniu Zarządu Stowarzyszenia. 8. Zarząd prowadzi rejestr uchwał oraz przechowuje protokoły ze swoich posiedzeń. 9. Za prawidłowość dokumentacji odpowiada Prezes Zarządu Prezes Zarządu kieruje pracami Zarządu i reprezentuje Stowarzyszenie na zewnątrz. 2. W razie nieobecności, Prezesa zastępuje wskazany przez niego Wiceprezes. 3. Sekretarz organizuje pracę Zarządu i pilnuje realizacji przyjętych zadań oraz prowadzi dokumentację posiedzeń Zarządu. 4. Skarbnik odpowiada za sprawy finansowe Stowarzyszenia oraz zbieranie składek członkowskich. 5. Członkowie Zarządu wykonują zadania według podziału dokonanego przez Prezesa oraz wynikające ze stosownych przepisów prawnych: ze Statutu, uchwał Walnego Zgromadzenia i Zarządu oraz Regulaminów. 14 Członkom Zarządu przysługuje prawo zwrotów kosztów przejazdu, a także wydatków poniesionych w związku z realizacją wyznaczonych przez Zarząd zadań, z uwzględnieniem jednak możliwości finansowych Stowarzyszenia W razie konfliktu interesów Stowarzyszenia z interesami członka Zarządu, członek ten powinien wstrzymać się od udziału w rozstrzygnięciu takiej sprawy i żądać zaznaczenia tego w protokole. 4

5 2. W przypadku niezastosowania się członka do wymogu określonego w ust. 1, Zarząd jest uprawniony i obowiązany, dla dobra Stowarzyszania, wyłączyć tego członka od udziału w posiedzeniu Zarządu, którego sprawa dotyczy. 16 Sprawy proceduralne nie uregulowane niniejszym Regulaminem rozstrzyga Zarząd kierując się postanowieniami Statutu bądź innymi przepisami prawa Regulamin został uchwalony na Walnym Zebraniu w dniu 11 grudnia 2010 roku. 2. Zmiany Regulaminu Zarządu dokonywane są w trybie przewidzianym dla jego uchwalenia. 5