Załącznik Nr 1 do uchwały Zarządu 2/2015 z 12.01.2015 r. Regulamin organizacyjny Funduszu Rozwoju i Promocji Województwa Wielkopolskiego S.A. Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Fundusz Rozwoju i Promocji Województwa Wielkopolskiego SA w Poznaniu zwany dalej Funduszem działa na podstawie: przepisów Kodeksu spółek handlowych; Statutu Funduszu Rozwoju i Promocji Województwa Wielkopolskiego S.A. w Poznaniu; Regulaminu działalności Rady Nadzorczej Funduszu Rozwoju i Promocji Województwa Wielkopolskiego; Regulaminu Zarządu Funduszu Rozwoju i Promocji Województwa Wielkopolskiego S.A.; Regulaminów poręczeń dla małych i średnich przedsiębiorców Funduszu Rozwoju i Promocji Województwa Wielkopolskiego S.A.; niniejszego Regulaminu Organizacyjnego. 2. Regulamin organizacyjny określa zasady wewnętrznej organizacji, strukturę organizacyjną i zakres działania komórek organizacyjnych wchodzących w skład 3. W zakresie realizacji zadań Fundusz współpracuje z Zarządem Województwa Wielkopolskiego, Bankiem Gospodarstwa Krajowego, Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu, bankami, samorządami powiatów i gmin województwa wielkopolskiego, organizacjami pracodawców i innymi organizacjami zajmującymi się statutowo wspieraniem rozwoju przedsiębiorczości w województwie wielkopolskim. Rozdział II Zakres działania Funduszu 2 1. Fundusz wykonuje zadania wynikające ze statutu spółki oraz z rządowego programu rozbudowy systemu poręczeń dla małych i średnich przedsiębiorców Kapitał dla przedsiębiorczych, oraz innych programów europejskich realizowanych przez Fundusz. 1
2. Fundusz organizuje i prowadzi działania służące gospodarczemu, kulturalnemu i społecznemu rozwojowi województwa wielkopolskiego poprzez: 1) świadczenie pomocy w postaci udzielania poręczeń lub gwarancji za zobowiązania mikro przedsiębiorców, małych i średnich przedsiębiorców, a także organizacji pożytku publicznego - działających na obszarze Województwa Wielkopolskiego - wynikających z umów kredytu, pożyczki, umowy leasingu, factoringu, emisji obligacji korporacyjnych oraz gwarancji zapłaty wadium, wykonania kontraktu, a także organizowania kursów i szkoleń, poradnictwa ekonomicznego, ułatwiania nawiązywania kontaktów z przedsiębiorcami spoza województwa w tym z uwzględnieniem przedsięwzięć w zakresie ochrony środowiska i ekologii regionu, 2) organizowanie imprez informacyjnych o gospodarce województwa i uczestniczenie w imprezach organizowanych przez inne podmioty, 3) prowadzenie działalności edukacyjnej w formie kursów, szkoleń i wykładów dla jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowych, w tym wojewódzkich osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych, 4) wykonywanie działalności promocyjnej w tym wydawniczej dotyczącej spraw gospodarczych, społecznych i kulturalnych Województwa Wielkopolskiego oraz pogłębiającej świadomość przynależności do wspólnoty regionalnej mieszkańców województwa. 3 1. Fundusz prowadzi w środkach masowego przekazu działania informacyjno-reklamowe dotyczące uwarunkowań gospodarczych województwa wielkopolskiego oraz wykonuje działalność promocyjną dotyczącą spraw gospodarczych, społecznych i kulturalnych województwa wielkopolskiego. 2. Fundusz prowadzi działalność na terenie kraju oraz za granicą. Rozdział IV Zarząd Funduszu 4 1. Zarząd Funduszu jest organem wykonawczym Funduszu, reprezentuje i kieruje jego działalnością zgodnie z przepisami Kodeksu Spółek Handlowych i Regulaminem Zarządu Funduszu, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 2. Zarząd w ramach obowiązującego porządku prawnego oraz przepisów wewnętrznych planuje i organizuje pracę Funduszu z uwzględnieniem celu dla którego go utworzono oraz kryterium efektywności ekonomicznej. 5 1. Prezes Zarządu Funduszu w stosunku do pracowników Funduszu jest pracodawcą w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy. 2. Podczas nieobecności Prezesa Zarządu w sprawach pracowniczych zastępuje go Wiceprezes Zarządu. 2
Rozdział V Komórki organizacyjne w Funduszu 6 1. W Funduszu mogą być tworzone następujące komórki organizacyjne: wydziały i samodzielne stanowiska pracy, terenowe przedstawicielstwa 2. O ilości komórek organizacyjnych decyduje Zarząd 3. W celu realizacji określonych zadań Zarząd może powoływać zespoły i komisje. 4. Wydział jest podstawową komórką organizacyjną realizującą część zadań Funduszu, w skład, której wchodzi co najmniej dwóch pracowników. 5. Wydziałem kieruje kierownik wydziału. 6. Samodzielne stanowisko pracy jest jednoosobową komórką organizacyjną, którą tworzy się w wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki nie uzasadniającego powołania wydziału. 7. Samodzielne stanowisko pracy może być tworzone w ramach wydziału lub jako komórka samodzielna. Rozdział VI Struktura organizacyjna Funduszu 7 1. Na czele funduszu stoi Zarząd składający się z Prezesa Zarządu i Wiceprezesów w liczbie do 2, pracami Zarządu kieruje Prezes Zarządu. 2. W funduszu znajdują się następujące wydziały organizacyjne: a) Dział Analiz Finansowych (DF) - na czele Działu analiz finansowych stoi Kierownik, powoływany przez Prezesa Zarządu. Kierownik Działu Analiz kieruje pracami zespołu analityków zgodnie z zakresem uprawnień nadanych w karcie przydziału obowiązków. b) Dział Windykacji i Sprawozdań - na czele Działu windykacji i sprawozdań stoi Kierownik, powoływany przez Prezesa Zarządu. Kierownik Działu windykacji i sprawozdań kieruje pracami zespołu specjalistów zgodnie z zakresem uprawnień nadanych w karcie przydziału obowiązków. c) Dział Księgowości (SK) - stanowi samodzielne stanowisko księgowe, stanowisko to zajmować może samodzielny księgowy posiadający uprawnienia głównego księgowego. Dopuszcza się możliwość pracy w dziale księgowym osób nie posiadających uprawnień Głównego księgowego na stanowisku Specjalisty ds. księgowości. d) Dział Administracyjny (DA) - na czele działu stoi Dyrektor Biura, w przypadku działu liczącego jedno stanowisko Dyrektor Biura, pełni funkcję obsługi biura, wykonując swoje zadania zgodnie z uprawnieniami nadanymi w karcie przydziału obowiązków. 3
e) Dział Projektów Unijnych (PU) - na czele działu stoi kierownik, powołany przez Prezesa Zarządu. Kierownik Działu Projektów Unijnych kieruje pracami zespołu specjalistów ds. projektów unijnych zgodnie z zakresem uprawnień nadanych w karcie przydziału obowiązków. f) Dział Sprzedaży (DS) na czele działu stoi kierownik powołany przez Prezesa Zarządu kierujący pracą zespołu specjalistów ds. kontaktów z klientami kluczowymi oraz pracownika biura obsługi klienta zgodnie z uprawnieniami nadanymi w karcie przydziału obowiązków. g) Zewnętrzne Stanowisko ds. Obsługi Prawnej (SP) h) Zewnętrzne Stanowisko ds. Obsługi informatycznej (SI) 3. Powyższy schemat organizacyjny dotyczy wewnętrznej struktury funduszu, Zarząd funduszu może dokonać modyfikacji schematu organizacyjnego w formie uchwały Zarządu. 4. Schemat organizacyjny wprowadzany jest uchwałą Zarządu. 5. Nazewnictwo działów oraz skróty nazw działów, używane są w korespondencji wewnętrznej funduszu oraz korespondencji zewnętrznej. 6. W funduszu działa Komisja Kwalifikacyjna jako organ doradczy i opiniodawczy Zarządu w sprawach poręczeń kredytowych. 7. Regulamin Komisji Kwalifikacyjnej stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 8. Pracownicy podlegają Prezesowi Zarządu a podczas jego nieobecności Wiceprezesowi Zarządu. Rozdział VII Zadania wspólne dla wszystkich jednostek organizacyjnych Funduszu 8 Do zadań realizowanych przez wszystkie komórki organizacyjne należy: 1) wykonywanie zadań wynikających z programów realizowanych przez Fundusz, 2) przygotowywanie projektów uchwał i decyzji Zarządu Funduszu w zakresie związanym z działalnością Funduszu, 3) prowadzenie zbioru kopii wewnętrznych aktów normatywnych z zakresu działania komórki organizacyjnej, 4) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi, 5) realizacja zadań dotyczących ochrony informacji i danych osobowych, 6) rozpatrywanie skarg, wniosków klientów, 7) prowadzenie korespondencji w sprawach związanych z działalnością komórki organizacyjnej, 8) opracowywanie analiz, ocen i wniosków w zakresie działania komórki organizacyjnej, 9) archiwizowanie i zabezpieczanie danych i dokumentów. Rozdział VIII 4
Zadania szczegółowe komórek organizacyjnych 9 1. Dział Analiz Finansowych wykonuje zadania związane z udzielaniem poręczeń kredytów i pożyczek, leasingu, factoringu, emisji obligacji korporacyjnych oraz gwarancji zapłaty wadium oraz wykonania kontraktu. 2. Do zadań Działu Analizy Finansowych należy w szczególności : 1) udzielanie informacji o zasadach i warunkach poręczania kredytów i pożyczek, leasingu, factoringu, emisji obligacji korporacyjnych oraz gwarancji zapłaty wadium oraz wykonania kontraktu, 2) rejestracja złożonych wniosków, po uprzednim sprawdzeniu wniosku w zakresie kompletności wymaganych dokumentów, spełnienia wymogów pod względem formalno-prawnym, 3) dokonywanie analizy finansowej wniosku, 4) opracowywanie opinii do wniosków o udzielenie poręczenia, 5) udział w posiedzeniach Komisji Kwalifikacyjnej, 6) zawieranie umów poręczeń i o udzielenie poręczenia, 7) prowadzenie wymaganej sprawozdawczości oraz pełnej ewidencji i dokumentacji wniosków, 8) monitorowanie udzielonych poręczeń. 10 1. Kierownik Działu Analiz Finansowych nadzoruje pracę Działu Analiz Finansowych i czuwa nad prawidłowością wykonywania zadań działu. 2. Kierownikowi Działu Analiz Finansowych podlegają: - specjaliści ds. analizy finansowej. 3. Do zadań Kierownika Działu Analiz Finansowych należy w szczególności : 1) nadzór nad podległymi pracownikami w zakresie poprawności przygotowywania dokumentacji poręczeniowej, 2) przeprowadzanie analiz finansowych w zakresie udzielania poręczeń, 3) dokonywanie oceny wniosków o poręczenie Funduszu, 4) przygotowywanie i opracowanie umów poręczeniowych, 5) prowadzenie rejestrów, 6) współpraca z instytucjami finansującymi realizującymi poręczenia, 7) sprawowanie kontroli wewnętrznej w zakresie prawidłowości ewidencji poręczeń w funduszu, 8) prowadzenie rozmów z klientami Funduszu, 9) udział w szkoleniach dotyczących działalności Funduszu, 10) uczestnictwo w działaniach marketingowych i reklamowych, 11) uczestnictwo w posiedzeniach Komisji Kwalifikacyjnej, 12) reprezentowanie spółki zgodnie z posiadanymi pełnomocnictwami 13) wprowadzanie do Ogólnokrajowego Systemu Wspierania Udzielania Poręczeń poręczeń, oddziałów banków, klientów oraz generowanie sprawozdań, 14) realizacja zadań związanych z Inicjatywą JEREMIE, 15) realizacja zadań związanych z realizacją projektów POKL, 5
16) występowanie do Zarządu Funduszu z wnioskami dotyczącymi usprawniania pracy Wydziału, 17) inne zadania przydzielone przez Zarząd zgodnie z bieżącymi potrzebami 11 1. Zastępca Kierownika Działu Analiz Finansowych nadzoruje pracę Działu Analiz Finansowych i czuwa nad prawidłowością wykonywania zadań działu pod nieobecność Kierownika Działu Analiz Finansowych. 2. Zastępcy Kierownika Działu Analiz Finansowych podlegają: - specjaliści ds. analizy finansowej. 3. Do zadań Zastępcy Kierownika Działu Analiz Finansowych należy w szczególności : 1) nadzór nad podległymi pracownikami w zakresie poprawności przygotowywania dokumentacji poręczeniowej, 2) przeprowadzanie analiz finansowych w zakresie udzielania poręczeń, 3) dokonywanie oceny wniosków o poręczenie Funduszu, 4) przygotowywanie i opracowanie umów poręczeniowych, 5) prowadzenie rejestrów, 6) współpraca z instytucjami finansującymi realizującymi poręczenia, 7) sprawowanie kontroli wewnętrznej w zakresie prawidłowości ewidencji poręczeń w funduszu, 8) prowadzenie rozmów z klientami Funduszu, 9) udział w szkoleniach dotyczących działalności Funduszu, 10) uczestnictwo w działaniach marketingowych i reklamowych, 11) uczestnictwo w posiedzeniach Komisji Kwalifikacyjnej, 12) reprezentowanie spółki zgodnie z posiadanymi pełnomocnictwami 13) wprowadzanie do Ogólnokrajowego Systemu Wspierania Udzielania Poręczeń poręczeń, oddziałów banków, klientów oraz generowanie sprawozdań, 14) realizacja zadań związanych z Inicjatywą JEREMIE, 15) realizacja zadań związanych z realizacją projektów POKL, 16) występowanie do Zarządu Funduszu z wnioskami dotyczącymi usprawniania pracy Wydziału, 17) inne zadania przydzielone przez Zarząd zgodnie z bieżącymi potrzebami 12 1. Specjalista ds. analizy finansowej wykonuje czynności z zakresu analizy i monitoringu poręczeń. 2. W szczególności do obowiązków Specjalisty ds. analizy finansowej należy: 1) prowadzenie analiz finansowych w zakresie udzielania poręczeń, 2) ocena wniosków o udzielenie poręczenia, 3) przygotowywanie i opracowanie umów poręczeniowych, 4) prowadzenie dokumentacji związanej z poręczeniami, 5) współpraca z instytucjami finansującymi realizującymi poręczenia, 6) przygotowywanie prezentacji z materiałami szkoleniowymi w zakresie poręczeń, 6
7) prowadzenie rozmów z klientami Funduszu, 8) wprowadzanie do Ogólnokrajowego Systemu Wspierania Udzielania Poręczeń poręczeń, oddziałów banków, klientów oraz generowanie umów, 9) realizacja zadań związanych z Inicjatywą JEREMIE, 10) realizacja zadań związanych z realizacją projektów POKL, 11) inne zadania przydzielone przez Zarząd Funduszu, zgodnie z bieżącymi potrzebami 13 3. Dział Windykacji i Sprawozdań wykonuje zadania związane z windykacją poręczeń oraz sprawozdawczością okresową, roczną i końcową udzielonych poręczeń dla współpracujących instytucji finansowych oraz realizowanych projektów unijnych. 4. Do zadań Działu Windykacji i Sprawozdań należy w szczególności : 1) Windykacja należności z tytułu udzielonych poręczeń, 2) Przegląd poręczeń w windykacji, 3) prowadzenie wymaganej sprawozdawczości oraz pełnej ewidencji i dokumentacji wniosków, 4) korespondencja z bankami do zgłoszonych roszczeń, 5) przegląd portfela utworzonych i rozwiązanych rezerw oraz dokonywanie weryfikacji odpisów aktualizacyjnych, 6) aktualizowanie sald poręczeniowych, 7) przygotowywanie danych do wyliczenia rezerw, 8) przygotowywanie danych do ratingu spółki, 9) prowadzenie rejestru weksli, 10) udzielanie informacji o zasadach i warunkach poręczania kredytów i pożyczek, leasingu, factoringu, emisji obligacji korporacyjnych oraz gwarancji zapłaty wadium oraz wykonania kontraktu, 11) udział w posiedzeniach Komisji Kwalifikacyjnej, 14 1. Kierownik Działu Windykacji i Sprawozdań nadzoruje pracę Działu Windykacji i Sprawozdań i czuwa nad prawidłowością wykonywania zadań działu. 2.Kierownikowi Działu Windykacji i Sprawozdań podlegają: - specjaliści ds. windykacji i sprawozdań. 3. Do zadań Kierownika Działu Windykacji i Sprawozdań należy w szczególności: 1) windykacja należności z tytułu udzielonych poręczeń, 2) przegląd poręczeń w windykacji, 3) sporządzanie sprawozdań z działalności spółki w tym dotyczących Inicjatywy JEREMIE, 4) Sprawozdania UOKiK z udzielonej pomocy de minimis, 5) prowadzenie rejestrów w tym weksli, 6) przegląd portfela utworzonych i rozwiązanych rezerw oraz dokonywanie weryfikacji odpisów aktualizacyjnych, 7) aktualizowanie sald poręczeniowych, 8) przygotowywanie danych do wyliczenia rezerw, 9) prowadzenie rozmów z klientami Funduszu, 7
10) korespondencja z bankami do zgłoszonych roszczeń, 11) udział w szkoleniach dotyczących działalności Funduszu, 12) uczestnictwo w działaniach marketingowych i reklamowych, 13) uczestnictwo w posiedzeniach Komisji Kwalifikacyjnej, 14) reprezentowanie spółki zgodnie z posiadanymi pełnomocnictwami, 15) wprowadzanie do Ogólnokrajowego Systemu Wspierania Udzielania Poręczeń poręczeń, oddziałów banków, klientów oraz generowanie sprawozdań, 16) realizacja zadań związanych z Inicjatywą JEREMIE, 17) realizacja zadań związanych z realizacją projektów POKL, 18) występowanie do Zarządu Funduszu z wnioskami dotyczącymi usprawniania pracy Wydziału, 19) inne zadania przydzielone przez Zarząd zgodnie z bieżącymi potrzebami 15 1. Dyrektor Biura nadzoruje pracę pracowników Biura i czuwa nad prawidłowością wykonywania zadań. 2. Do zadań Dyrektora Biura należy w szczególności: 1) nadzorowanie prac Biura, Działu Administracyjnego oraz Biura Obsługi Klienta, 2) obsługa posiedzeń organów Funduszu, 3) prowadzenie spraw osobowych pracowników, 4) prowadzenie ewidencji czasu pracy w tym dotyczącej projektów unijnych, 5) wstępne szkolenie nowo zatrudnianych pracowników oraz zgłaszanie na szkolenia zewnętrzne, 6) obsługa administracyjna Funduszu, 7) realizacja zadań związanych z korespondencja przychodzącą i wychodzącą z Funduszu, 8) prowadzenie archiwum zakładowego, raportu kasowego i odpowiedzialność za zawartość sejfu oraz szaf pancernych, 9) prowadzenie księgi akcji Funduszu, 10) zamieszczanie treści na stronach internetowych funduszu, 11) przygotowywanie i aktualizowanie Regulaminów poręczeń, oraz umów i aneksów do umów o współpracy z instytucjami finansującymi, 12) zamówienia publiczne i zapytania ofertowe w funduszu, 13) przygotowywanie materiałów promocyjno-reklamowych, 14) sprawozdawczość kwartalna i roczna dla GUS, 15) przygotowywanie kwartalnych kart informacyjnych dla UMWW, 16) pełnienie funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji, 17) zaopatrywanie pracowników w siedzibie głównej oraz podległych placówkach w artykuły biurowe, chemiczne i spożywcze, 18) wprowadzanie do Ogólnokrajowego Systemu Wspierania Udzielania Poręczeń wniosków o poręczenie, oddziałów banków, klientów, lokat bankowych oraz aktualizowanie informacji o funduszu i obowiązujących regulacjach w zakresie udzielania poręczeń, 19) realizacja zadań związanych z Inicjatywą JEREMIE, 20) realizacja zadań związanych z realizacją projektów POKL, 8
21) występowanie do Zarządu Funduszu z wnioskami dotyczącymi usprawniania pracy Działu, 22) inne zadania przydzielone przez Zarząd Funduszu, zgodnie z bieżącymi potrzebami 17 1. Pracownik Biura Obsługi Klienta wykonuje czynności związane z informowaniem klientów o ofercie poręczeniowej oraz promowaniem produktów poręczeniowych. 2. Do zadań Pracownika biura obsługi klienta należy: 1) obsługa administracyjna Biura Obsługi Klienta, 2) nawiązywanie kontaktów z klientem, identyfikacja jego potrzeb, 3) obsługa klienta w zakresie poręczeń kredytów/pożyczek. 4) informowanie klientów o ofercie poręczeniowej funduszu, 5) promowanie produktów poręczeniowych, 6) realizacja działań promocyjnych i marketingowych, 7) przyjmowanie i przekazywanie dokumentów, 8) aktualizowanie wiedzy produktowej, 9) realizacja zadań związanych z Inicjatywą JEREMIE, 10) realizacja zadań związanych z realizacją projektów POKL, 11) zapewnienie prawidłowych warunków funkcjonowania pomieszczeń Biura Obsługi Klienta, 12) inne zadania przydzielone przez Zarząd Funduszu, zgodnie z bieżącymi potrzebami 18 1. Dział Projektów Unijnych (PU) na czele którego stoi kierownik, powołany przez Prezesa Zarządu, realizuje zadania dotyczące prowadzenia projektów unijnych, w szczególności projektów JOSEFIN i JEREMIE, POKL lub innych projektów prowadzonych przez Fundusz. 2. Do zadań Działu Projektów Unijnych należy w szczególności: 1) realizowanie projektów unijnych, 2) przygotowywanie informacji i sprawozdań z realizowanych zadań dla Zarządu. 3) przechowywanie wszelkiej dokumentacji związanej z projektami unijnymi, 4) organizowanie spotkań w ramach projektów unijnych, 5) prowadzenie i przechowywanie kart czasu pracy pracowników wykonujących zadania w ramach projektów unijnych, 6) przestrzeganie przepisów dotyczących prowadzenia projektów unijnych, 7) uczestnictwo w pracach Komisji Kwalifikacyjnej, 8) zapewnienie prawidłowych warunków funkcjonowania pomieszczeń biurowych przeznaczonych do realizowania projektów unijnych. 17 1. Kierownik Działu Projektów Unijnych nadzoruje pracę Działu Projektów Unijnych i czuwa nad prawidłowością wykonywania zadań działu. 9
2. Kierownikowi Działu Projektów Unijnych podlegają: - specjaliści ds. projektów unijnych. 3. Do zadań Kierownika Działu Projektów Unijnych należy w szczególności: 1) realizowanie projektów unijnych, 2) przygotowywanie informacji i sprawozdań z realizowanych zadań dla Zarządu. 3) nadzór i kontrola nad przebiegiem projektów unijnych, ich poprawnością i dotrzymywaniem terminów, 4) nadzór nad podległymi pracownikami, w zakresie poprawności przygotowania i opracowania dokumentacji projektowej, 5) nadzór merytoryczny na Działem Projektów Unijnych w zakresie organizacji pracy i bieżących zadań, 6) organizacja i nadzór nad przeprowadzanymi zapytaniami ofertowymi i zamówieniami publicznymi, 7) komunikacja z Instytucjami Zarządzającymi projektami unijnymi. 8) rzetelny nadzór nad sprawozdawczością, 9) bieżąca współpraca z audytorami projektów unijnych, 10) opracowywanie wewnętrznych aktów normatywnych dotyczących działalności Funduszu w ramach projektu JEREMIE, 11) realizacja zadań związanych z realizacją projektów POKL, 12) inne zadania przydzielone przez Zarząd Funduszu, zgodnie z bieżącymi potrzebami 1. Specjalista ds. projektów unijnych wykonuje czynności związane z realizacją projektów unijnych. 19 3. Do zadań Specjalisty ds. projektów unijnych należy w szczególności: 1) przygotowywanie informacji i sprawozdań z realizacji projektu JOSEFIN, 2) przygotowywanie miesięcznego rejestru portfela jednostkowych poręczeń w ramach Inicjatywy JEREMIE, 3) przygotowywanie sprawozdań z postępu w ramach Inicjatywy JEREMIE i monitoring kosztów, 4) przygotowywanie kalkulacji kosztów osobowych i opisów faktur Inicjatywy JEREMIE i monitoring kosztów, 5) koordynowanie działań budowy marki FIDO Design+, współpraca z Pracownią Wizerunku Firm, 6) budowanie oferty produktów Funduszu, 7) wprowadzanie klientów i wniosków o poręczenie do Ogólnokrajowego Systemu Wspierania Udzielania Poręczeń, 8) koordynowanie projektów międzynarodowych, 9) przestrzeganie przepisów dotyczących prowadzenia projektów unijnych, 10) uczestnictwo w pracach Komisji Kwalifikacyjnej, 11) zapewnienie prawidłowych warunków funkcjonowania pomieszczeń biurowych przeznaczonych do realizowania projektów unijnych. 10
20 1. Dział Sprzedaży, na czele którego stoi kierownik, powołany przez Prezesa Zarządu, realizuje zadania związane z pozyskiwaniem nowych klientów i informowaniem o ofercie poręczeniowej. 2. Do zadań Działu Sprzedaży należy: 1) pozyskiwanie nowych klientów z obszaru MŚP, 2) informowanie klientów o ofercie poręczeniowej funduszu, 3) obsługa klienta w zakresie poręczeń kredytów/pożyczek, 4) współpraca i kontakty z Bankami realizującymi poręczenia, 5) współpraca i kontakty z klientami na rzecz których udzielane są poręczenia, 6) przygotowywanie, organizacja i przeprowadzenie szkoleń informacyjnych dla pracowników Banków, 7) przygotowywanie, organizacja i przeprowadzanie szkoleń informacyjnych dla MŚP, 8) realizacja zadań związanych z inicjatywą JEREMIE. 21 3. Kierownik Działu Sprzedaży nadzoruje pracę Działu Sprzedaży i czuwa nad prawidłowością wykonywania zadań działu. 4. Kierownikowi Działu Sprzedaży podlegają: - specjaliści ds. kontaktów z klientami kluczowymi - pracownik biura obsługi klienta. 5. Do zadań Kierownikowi Działu Sprzedaży należy w szczególności: 1) nadzór nad pracą wykonywaną przez specjalistów ds. kontaktów z klientami kluczowymi, 2) współpraca i kontakty z Bankami realizującymi poręczenia, 3) współpraca i kontakty z klientami na rzecz których udzielane są poręczenia, 4) przygotowywanie, organizacja i przeprowadzenie szkoleń informacyjnych dla pracowników Banków, 5) przygotowywanie, organizacja i przeprowadzanie szkoleń informacyjnych dla MŚP. 6) realizacja działań promocyjnych i marketingowych, 7) realizacja zadań związanych z Inicjatywą JEREMIE, 8) wprowadzanie klientów i wniosków o poręczenie do Ogólnokrajowego Systemu Wspierania Udzielania Poręczeń, 9) inne zadania przydzielone przez Zarząd Funduszu, zgodnie z bieżącymi potrzebami 22 1. Specjalista ds. sprzedaży wykonuje czynności związane z pozyskiwaniem nowych klientów i instytucji finansowych. 2. Do zadań Specjalisty ds. kontaktów z klientów kluczowymi należy w szczególności: 1) pozyskiwanie nowych klientów z obszaru MŚP, 2) informowanie klientów o ofercie poręczeniowej funduszu, 11
3) obsługa klienta w zakresie poręczeń kredytów/pożyczek, 4) współpraca i kontakty z Bankami realizującymi poręczenia, 5) współpraca i kontakty z klientami na rzecz których udzielane są poręczenia, 6) przygotowywanie, organizacja i przeprowadzenie szkoleń informacyjnych dla pracowników Banków, 7) przygotowywanie, organizacja i przeprowadzanie szkoleń informacyjnych dla MŚP. 8) realizacja działań promocyjnych i marketingowych, 9) realizacja zadań związanych z Inicjatywą JEREMIE, 10) realizacja zadań związanych z realizacją projektów POKL, 11) wprowadzanie klientów i wniosków o poręczenie do Ogólnokrajowego Systemu Wspierania Udzielania Poręczeń, 12) inne zadania przydzielone przez Zarząd Funduszu, zgodnie z bieżącymi potrzebami 23 2. Pracownik Biura Obsługi Klienta wykonuje czynności związane z informowaniem klientów o ofercie poręczeniowej oraz promowaniem produktów poręczeniowych. 4. Do zadań Pracownika biura obsługi klienta należy: 13) obsługa administracyjna Biura Obsługi Klienta, 14) nawiązywanie kontaktów z klientem, identyfikacja jego potrzeb, 15) obsługa klienta w zakresie poręczeń kredytów/pożyczek. 16) informowanie klientów o ofercie poręczeniowej funduszu, 17) promowanie produktów poręczeniowych, 18) realizacja działań promocyjnych i marketingowych, 19) przyjmowanie i przekazywanie dokumentów, 20) aktualizowanie wiedzy produktowej, 21) realizacja zadań związanych z Inicjatywą JEREMIE, 22) realizacja zadań związanych z realizacją projektów POKL, 23) zapewnienie prawidłowych warunków funkcjonowania pomieszczeń Biura Obsługi Klienta, 24) inne zadania przydzielone przez Zarząd Funduszu, zgodnie z bieżącymi potrzebami 24 1. Stanowisko ds. Księgowości (SK) realizuje zadania w zakresie: 1) prowadzenie ksiąg rachunkowych, 2) sporządzanie i przekazywanie deklaracji rozliczeniowych Funduszu z tytułu zobowiązań podatkowych, ubezpieczeń i innych zobowiązań publiczno prawnych, 3) wykonywanie ewidencji płacowo-kadrowej, 4) ewidencja raportów kasowych i wyciągów bankowych, 5) przygotowywanie zaświadczeń i oświadczeń dla banków i innych instytucji dotyczących zatrudnionych osób, 6) wykonywanie miesięcznych i rocznych sprawozdań finansowych Funduszu, 7) gromadzenie bieżącej dokumentacji księgowej i przygotowywanie dokumentacji do archiwizowania, 8) realizacja zadań związanych z Inicjatywą JEREMIE, 9) realizacja zadań związanych z realizacją projektów POKL, 12
10) inne zadania przydzielone przez Zarząd Funduszu, zgodnie z bieżącymi potrzebami 2. Zadania Funduszu w zakresie Stanowiska ds. Księgowości może realizować zewnętrzny wykonawca (SK) na podstawie umowy. 3. Nadzór nad wykonywaniem umowy sprawuje Prezes Zarządu Funduszu a podczas jego nieobecności Wiceprezes Zarządu 25 1. Dział Prawny zapewnia obsługę prawną 2. Na czele Działu prawnego stoi Radca Prawny. 3. Do obowiązków Radcy Prawnego należy w szczególności: 1) prowadzenie spraw w imieniu Funduszu przed organami wymiaru sprawiedliwości, 2) informowanie Zarządu o zmianach przepisów prawnych i nowych aktach prawnych mających istotne znaczenie dla funkcjonowania Funduszu, 3) udzielanie porad i konsultacji prawnych, 4) sporządzanie opinii prawnych, 5) opiniowanie oraz opracowywanie projektów aktów prawnych, 6) obsługa prawna posiedzeń Zarządu i Rady Nadzorczej w tym przygotowywanie projektów Uchwał Zarządu i Rady Nadzorczej oraz uzasadnień do projektów Uchwał Rady Nadzorczej, 7) udział w posiedzeniach Rady Nadzorczej, 8) opiniowanie i analizowanie pod względem formalnym i prawnym dokumentów, związanych z udzielanymi poręczeniami w szczególności dokumentów dotyczących zabezpieczenia transakcji poręczeniowych, dokumentów statutowych przedsiębiorstw, 9) wydawanie opinii na temat poprawności złożonych dokumentów poręczeniowych, 10) prowadzenie spraw windykacji w Funduszu, w szczególności sporządzanie analiz prawnych dotyczących spraw w windykacji, 11) koordynacja prowadzonych przez fundusz działań wobec dłużników w porozumieniu z Kierownikiem Działu Windykacji i Sprawozdań, 12) koordynacja obsługi prawnej Funduszu w przypadku świadczenia pomocy prawnej na rzecz Funduszu przez podmioty zewnętrzne. 4. Zadania Radcy prawnego mogą być wykonywane na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia. 26 1. Stanowisko ds. Obsługi Informatycznej (SI) wykonuje zadania mające na celu zapewnienie bieżącej sprawności sprzętu informatycznego, telefonicznego i kopiującego będącego w posiadaniu 2. Do zadań Stanowiska ds. Obsługi Informatycznej należy w szczególności: 1) utrzymanie w sprawności techniczno eksploatacyjnej sprzętu komputerowego, 13
2) analizowanie zakłóceń we współpracy serwera z siecią logiczną, 3) przegląd i konserwacja sprzętu komputerowego, 4) wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych, 5) prowadzenie witryny internetowej Funduszu, 6) dbanie o systemy zabezpieczeń sieci wewnętrznej oraz danych elektronicznych gromadzonych w dyskach komputerów 3. Zadania w zakresie obsługi informatycznej (SI) może realizować wykonawca zewnętrzny na podstawie umowy zlecenia. Rozdział IX Podpisywanie pism i dokumentów finansowych w Funduszu 27 1. Przelewy, czeki i inne dokumenty obrotu pieniężnego i materiałowego, jak również inne dokumenty o charakterze rozliczeniowym i kredytowym, stanowiące podstawę do otrzymania bądź wydatkowania środków pieniężnych, podpisuje Prezes Zarządu samodzielnie, dwóch Członków Zarządu lub Członek Zarządu wraz z Prokurentem. 2. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych ustalone są odrębną instrukcją. Rozdział X Zasady udzielania poręczeń kredytów przez Fundusz 28 Zasady i tryb postępowania w zakresie udzielania poręczeń dla małych i średnich przedsiębiorstw przez Fundusz określają szczegółowe regulaminy poręczeń. Rozdział XI Organizacja pracy w Funduszu 29 1. Czas pracy pracowników Funduszu po uzyskaniu zgody Zarządu może przekroczyć 40 godzin tygodniowo i 8 godzin dziennie. 2. Ustala się następujący tygodniowy rozkład czasu pracy pracowników w ramach ruchomego czasu pracy: od poniedziałku do piątku rozpoczyna się w godzinach 5.30 9.30 i kończy po 8 godzinach odpowiednio w godzinach 13.30-17.30, a wszystkie soboty są wolne od pracy. Po uzyskaniu zgody Zarządu godzinowy rozkład czasu pracy pracowników może ulec zmianie. 14
1. Ustala się czas przyjęć interesantów od godziny 8.00 do 15.00. 2. Prezes lub Członek Zarządu Funduszu przyjmuje interesantów w ramach skarg i wniosków w każdy wtorek w godzinach 10.00 15.00. Rozdział XII Postanowienia końcowe 30 1. Spory kompetencyjne rozstrzyga Zarząd 2. Regulamin zatwierdza Zarząd Funduszu w drodze uchwały. 15