SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

Or. 272.2.2013. SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na bankową obsługę budżetu Powiatu Braniewskiego w tym Starostwa Powiatowego w Braniewie oraz powiatowych jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży. 1. Nazwa i adres zamawiającego: Zamawiającym jest Powiat Braniewski, NIP 582-160-80-53 REGON 170747678 w którego imieniu występuje Zarząd Powiatu Braniewskiego z siedzibą: Starostwo Powiatowe w Braniewie, Plac Piłsudskiego 2, 14-500 Braniewo Tel. (0-55) 6440204, fax. (0-55) 6440205 NIP 582-147-49-60 REGON 170818102 e-mail: starostwo@powiat-braniewo.pl, adres strony internetowej: www.powiat-braniewo.pl oraz http://bip.powiat-braniewo.pl/ 2. Tryb udzielenia zamówienia: Przetarg nieograniczony na podstawie ustawy z dnia 29.01.2004r. - Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) 3. Opis przedmiotu zamówienia. Przedmiotem postępowania jest udzielenie zamówienia publicznego na bankową obsługę budżetu Powiatu Braniewskiego w tym Starostwa Powiatowego w Braniewie oraz powiatowych jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży. 1. Przedmiot zamówienia obejmuje w szczególności: 1) Otwarcie, prowadzenie i likwidacja rachunków, 2) realizację poleceń przelewu, 3) przyjmowanie wpłat gotówkowych 4) dokonywanie wypłat gotówkowych, 5) przyjmowanie środków na lokaty terminowe, 6) wydawanie blankietów czekowych, 7) automatyczne przenoszenie środków pozostających na rachunkach bankowych na koniec dnia na lokaty overnight 1

8) usługę bankowości elektronicznej udostępnienie systemu umożliwiającego dokonywanie przelewów, sporządzanie dziennych wyciągów w formie elektronicznej oraz dostęp do informacji o obrotach na rachunku i o stanie rachunku, 9) zapewnienie obsługi kasowej w budynku Starostwa Powiatowego Braniewie. Lokal wykorzystywany jest obecnie na prowadzenie działalności bankowej. Koszty adaptacji i wyposażenia lokalu na prowadzenie obsługi kasowej pokrywa Wykonawca. Lokal Zamawiający udostępnia bezpłatnie. Zamawiający dysponuje lokalem o powierzchni 11,90 m 2. Wykonawca zobowiązuje się do uruchomienia punktu kasowego do dnia 31.08.2013r. 2. Liczba rachunków i produktów bankowych określonych w dalszej części specyfikacji stanowi podstawę do opisu przedmiotu zamówienia dla celów przeprowadzenia postępowania i wyboru najkorzystniejszej oferty. W trakcie realizacji zamówienia liczba rachunków i produktów będzie zależała od potrzeb Zamawiającego. 4. Termin wykonania zamówienia Termin wykonania i realizacji zamówienia: - obsługa bankowa na 4 lata - od 19.08.2013 r. do 18.08.2017r. 5. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków: O udzielenie przedmiotowego zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy: 1. spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp, dotyczące: a) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, b) posiadania wiedzy i doświadczenia, c) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, d) sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, 2. nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust.1 ustawy Pzp. 3. zapoznali się ze SIWZ i przyjmują jej wymogi. 4. złożyli ofertę cenową z ceną brutto. 2

Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana wg formuły spełnia - nie spełnia, w oparciu o informacje zawarte w dokumentach i oświadczeniach (wymaganych przez Zamawiającego i podanych w SIWZ) dołączonych do oferty. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki Wykonawca spełnia. Zamawiający wezwie w trybie art. 26 ust. 3 Wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub, którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie chyba, że mimo ich uzupełnienia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania. 6. Wykaz oświadczeń lub dokumentów jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu: 1. Oferta (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do SIWZ) 2. Oświadczenie potwierdzające spełnianie przez Wykonawcę warunków określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Pzp (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ) a) w celu potwierdzenia spełniania warunku wiedzy i doświadczenia Wykonawca dostarczy: - wykaz wykonanych głównych usług w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane. Usługi mają odpowiadać swoim rodzajem i wartością usłudze stanowiącej przedmiot niniejszego zamówienia. Przez usługę odpowiadającą swoim rodzajem usłudze stanowiącej przedmiot niniejszego zamówienia należy rozumieć usługę bankowej obsługi jednostek samorządu terytorialnego lub administracji rządowej (lub obsługi w toku), z podaniem ich wartości, dat wykonania i odbiorców, oraz załączenia dokumentów potwierdzających (np. referencji), że usługi odpowiadające swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia zostały wykonane lub wykonywane należycie b) w celu potwierdzenia spełniania warunku sytuacji ekonomicznej i finansowej 3

zapewniającej wykonanie zamówienia Wykonawca dostarczy opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności bankowej. 3. Oświadczenie Wykonawcy o braku podstaw do wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Pzp (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ) a) w celu potwierdzenia braku podstaw do wykluczeniu z postępowania Wykonawca dostarczy - aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 4. Inne wymagane oświadczenia i dokumenty: - w przypadku, gdy Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - pełnomocnictwo określające jego zakres i podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy. Dokumenty należy składać w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Jeżeli złożone przez wykonawcę kserokopie dokumentów wymienionych w pkt 6 ppkt 2-4 byłyby nieczytelne lub budziłyby uzasadnione wątpliwości co do ich prawdziwości, a nie można byłoby sprawdzić ich prawdziwości w inny sposób, to zamawiający będzie żądał przedstawienia oryginałów tych dokumentów lub notarialnie potwierdzonych kopii, stosownie do treści 7 ust. 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dn. 19.02.2013 r w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r. poz. 231). Wykonawcy, którzy nie spełnią wymaganych warunków lub których oferty nie zawierają żądanych dokumentów potwierdzających spełnianie wymaganych warunków albo z przedłożonych oświadczeń i dokumentów będzie wynikało, że nie spełniają wymaganych warunków zostaną wykluczeni z postępowania, a ich oferty zostaną uznane za odrzucone. 7. Informacja o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów: 4

Zapytania, oświadczenia i dokumenty prosimy kierować na adres zamawiającego w formie papierowej (pocztą) lub faksem na nr: (55) 644-02-05. Zamawiający nie dopuszcza możliwości porozumiewania się drogą elektroniczną. Osoby uprawnione do porozumiewania się z wykonawcą: w zakresie przedmiotu zamówienia: Grażyna Michalec - Skarbnik Powiatu tel. (55) 644 02 13, Elżbieta Dziewanowska - Zastępca Głównego Księgowego, tel. (55) 644 02 14 w zakresie procedury: Piotr Żak Główny Specjalista w Wydziale Organizacji, Inwestycji i Nadzoru - tel. (55) 644-02-272 8. Wymagania dotyczące wadium: nie obowiązuje. 9. Termin związania ofertą: 30 dni. 10. Opis sposobu przygotowania oferty: 1. Oferta (i załączniki) powinny być sporządzone w formie pisemnej, w języku polskim, trwałą techniką pisarską, pod rygorem nieważności, w jednym egzemplarzu oraz podpisane przez upoważnione osoby. 2. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie z dopiskiem Oferta na bankową obsługę budżetu Powiatu Braniewskiego, w tym Starostwa Powiatowego w Braniewie oraz powiatowych jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży. Nie otwierać przed dniem 29.07.2013r. godz. 9:10 Do oferty należy dołączyć załączniki, do których należą w szczególności wymagane ustawą oraz niniejszą specyfikacją oświadczenia. Załączniki, o których mowa w 3 rozporządzenia wymienionego w pkt 6, składane przez wykonawców mających siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, winny być przetłumaczone na język polski i poświadczone przez polskie placówki konsularne, stosownie do obowiązujących przepisów. 5

3. O ile jest to technicznie możliwe, załączniki winny być spięte w dwa pakiety opatrzone hasłami: 'Załączniki jawne - dokumenty o numerach:...' 'Załączniki zastrzeżone - dokumenty o numerach:...' 4. Oferta i załączniki winny być podpisane przez wykonawcę. Wszystkie dokumenty tworzące ofertę powinny być zszyte (oddzielnie w obu pakietach), zaś wszystkie strony oferty i obu pakietów powinny być ponumerowane i parafowane przez wykonawców. Formularz Oferta" powinien być spięty z pakietem 'Załączniki jawne' i 'Załączniki zastrzeżone' (o ile wystąpią). Wszelkie poprawki w tekście oferty powinny być parafowane przez wykonawcę. 5. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca. Uwaga: Oferty nie zawierające któregokolwiek z wymaganych wyżej dokumentów lub informacji zostaną odrzucone, jako niezgodne odpowiednio z ustawą lub treścią niniejszej specyfikacji. 11. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert: 1. Miejsce oraz termin składania ofert Oferty należy składać: bezpośrednio w siedzibie zamawiającego, w pokoju nr 213 - sekretariat, I piętro, od poniedziałku do piątku, w godz. 7:00-15:00, za pośrednictwem poczty, na adres wskazany w pkt 1 specyfikacji, termin wpływu ofert do siedziby zamawiającego (niezależnie od wybranej przez wykonawcę wymienionej wyżej formy składania) upływa dnia 29.07.2013 r. o godz. 9:00, oferty, które wpłyną po terminie, zostaną zwrócone bez otwierania. 2. Miejsce oraz termin otwarcia ofert: w siedzibie zamawiającego, w pokoju nr 217, I piętro, dnia 29.07.2013r. godz. 9:10. 6

12. Opis sposobu obliczenia ceny oferty oraz przychodów z oprocentowania środków na rachunkach bankowych. Przy obliczeniu ceny należy uwzględnić wszystkie koszty związane z przedmiotem zamówienia. 1. Dla potrzeb oceny ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej, przez cenę oferty należy rozumieć kwotę, jaką zamawiający zapłaciłby wybranemu wykonawcy w okresie obowiązywania umowy za czynności bankowej obsługi budżetu, w zakresie opisanym w specyfikacji (niezmiennym w okresie umownym), przy stosowaniu stawek opłat i prowizji bankowych wynikających z oferty wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana (także niezmiennych w okresie realizacji obsługi). 2. W ofercie Wykonawca jest zobowiązany wskazać: 1) cenę - wysokość opłaty ryczałtowej za obsługę budżetu w okresie 4 lat, 2) przychody Zamawiającego z oprocentowania środków na lokatach overnight przez okres 4 lat. 3. Zamawiający dla potrzeb kalkulacji opłaty ryczałtowej za wykonanie zamówienia przedstawia informacje o planowanym zapotrzebowaniu na usługi objęte przedmiotem zamówienia: 1) Dla celów przetargu można przyjąć iż otwarciu i prowadzeniu będzie podlegało 66 rachunków budżetu powiatu, w tym Starostwa Powiatowego oraz powiatowych jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży przez okres 48 miesięcy. 2) Dla celów przetargu można przyjąć, że w okresie 48 miesięcy na 66 rachunkach, będzie zrealizowanych łącznie 171.600 przelewów wychodzących, 3) Dla celów przetargu należy przyjąć, że w okresie 48 miesięcy zostaną dokonane wpłaty na łączną wartość 164.000 złotych. 4) Dla celów przetargu należy przyjąć, że w okresie 48 miesięcy na rzecz 14 właścicieli 66 rachunków zostaną dokonane wypłaty na łączną wartość 403.400 złotych. 7

5) Dla celów przetargu należy przyjąć instalację urządzeń oraz korzystanie z systemu bankowowości elektronicznej przez 14 jednostek na 14 stanowiskach. Wykaz Jednostek stanowi zał. nr 3 do SIWZ. Opłata ryczałtowa za czynności bankowe związane z obsługą bankową budżetu musi uwzględniać wszystkie koszty prowadzenia rachunków jak również operacji wykonywanych na rzecz zamawiającego. Ustalona opłata ryczałtowa stanowi jedyny dopuszczalny koszt prowadzenia rachunków bankowych i operacji z nimi związanych oraz obejmuje wszystkie koszty generowane przez bank w związku z obsługą bankową (Wykonawca skalkuluje w opłacie ryczałtowej koszt świadczenia wszystkich usług związanych obsługą bankową, które nie zostały szczegółowo wymienione w opisie przedmiotu zamówienia za cały okres trwania umowy) Wysokość opłaty ryczałtowej musi być zgodna ze złożoną ofertą i nie może zmieniać się w okresie trwania umowy. Koszt bankowej obsługi budżetu zostanie ustalony według wzoru Gdzie: Co= Or x 48 m-cy Co oznacza koszt brutto za bankową obsługę budżetu - opłatę ryczałtową za cały okres obowiązywania umowy, Or - oznacza miesięczną opłatę ryczałtową brutto za obsługę bankową związaną z realizacją przedmiotu zamówienia, 4. Dla potrzeb oceny ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej przez pożytki z oprocentowania środków na rachunkach bankowych należy rozumieć kwotę Plk, jaką zamawiający uzyskałby od wybranego wykonawcy w okresie obowiązywania umowy z oprocentowania lokat overnight 8

Przychody Plk (przychody zamawiającego z oprocentowania środków na lokatach overnight należy obliczyć, przyjmując stopę oprocentowania jako sumę WIBID O/N + mi : (gdzie mi oznacza marżę), Przewidywana łączna średnia dzienna wysokość środków zgromadzonych na rachunkach bankowych przez okres 4 lat - 1.934.291 zł. Zaproponowana marża bankowa dla lokaty będzie stała w okresie obowiązywania umowy. Do obliczania pożytków z oprocentowania środków na rachunkach bankowych należy przyjąć WIBID O/N w wysokości 2,54 %. Przy przedstawieniu wysokości pożytków z lokat nie należy uwzględniać pożytków należnych zamawiającemu z kapitalizacji odsetek. Rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich. 13. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert. 1. Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty będzie posługiwał się następującymi kryteriami: 1) kryteria cenowe za bankową obsługę budżetu o wadze równej 80% 2) kryteria oprocentowania środków na rachunkach bankowych dla lokat overnight o wadze równej 20% 2. Za najkorzystniejszą ofertę zamawiający uzna tę, która będzie przedstawiała najkorzystniejszy bilans sumy punktów za kryteria cenowe i za kryterium oprocentowania środków na rachunkach bankowych dla lokat overnight 9

3. Liczba punktów jaką dana oferta otrzyma za stopień spełnienia kryterium ceny będzie obliczona z zależności: Opłata ryczałtowa Co min Opłata ryczałtowa Co bad x 100 x Wrp gdzie: - licznik ułamka oznacza najniższe koszty związane z opłatą ryczałtową Co spośród złożonych ofert, - mianownik ułamka oznacza koszty związane z opłatą ryczałtową Co badanej oferty, - Wrp oznacza wagę kryterium równą 80%. UWAGA: 1) Jeżeli co najmniej jeden z wykonawców zaproponuje świadczenie wszystkich usług bezpłatnie, to do licznika i mianownika wzoru służącego obliczeniu liczby punktów za kryterium cenowe zostanie dodana pewna STAŁA C, stanowiąca równowartość 15% najniższych spośród złożonych ofert kosztów realizacji tej usługi, różnych od zera. 2) Jeżeli wszyscy wykonawcy zaoferują bezpłatne świadczenie wszystkich usług, to każdy z nich otrzyma liczbę punktów za to kryterium równą bezwzględnej wartości wagi kryterium. 4. Liczba punktów, jaką dana oferta otrzyma za stopień spełniania kryterium oprocentowania środków na rachunku bankowym będzie obliczana na podstawie następujących zależności: Plk = Plk bad Plk max x 100 x Wjn gdzie: Plk bad- oznacza pożytki zamawiającego z badanej oferty, 10

Plk max - oznacza najwyższe spośród złożonych ofert pożytki zamawiającego z oprocentowania środków na rachunku bankowym lokat overnight Wjn- oznacza wagę kryterium oprocentowania lokat overnight równą 20% Przy przedstawieniu wysokości pożytków z lokat nie należy uwzględniać pożytków należnych zamawiającemu z kapitalizacji odsetek. UWAGA: Oferta, w której stopa oprocentowania lokaty overnight byłaby równa zero lub ujemna, zostanie przez zamawiającego odrzucona. 14. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. 1. Zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawców, którzy złożyli oferty o: 1) wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę, siedzibę i adres Wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy, siedziby i adresy Wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert zawierającym punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację, 2) wykonawcach, których oferty zostały odrzucone, podając uzasadnienie faktyczne i prawne, 3) wykonawcach, którzy zostali wykluczeni z postępowania o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne. 2. Zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało przesłane faksem lub drogą elektroniczną lub w terminie nie krótszym niż 10 dni - jeżeli zawiadomienie zostało przesłane w inny sposób. 3. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy 11

Prawo Zamówień Publicznych. 15. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy: nie obowiązuje. 16. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy dotyczące obsługi budżetu: 1. Z dniem zawarcia umowy Bank zobowiązuje się do otwarcia i prowadzenia na rzecz Posiadacza: - rachunków Starostwa Powiatowego oraz powiatowych jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży wymienionych w Wykazie powiatowych jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży, stanowiącym załącznik nr 3 do SIWZ, - do przechowywania jego środków pieniężnych i przeprowadzenia rozliczeń pieniężnych na jego zlecenie. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości rachunków bankowych oraz ilości i wartości usług objętych zamówieniem. W trakcie realizacji zamówienia liczba będzie zależała od określonych potrzeb. Zmiany ilości rachunków bankowych oraz ilości i wartości usług objętych zamówieniem nie wpłyną na zmianę warunków oprocentowania i wysokości opłaty ryczałtowej wynikającej z oferty przetargowej. 3. Cena i wysokość oprocentowania za usługi objęte umową muszą być zgodne z wartościami przedstawionymi w ofercie przetargowej, nie będą podlegały waloryzacji i nie będą zmieniane w okresie obowiązywania umowy. 4. Uprawnienia i obowiązki Posiadacza stosuje się odpowiednio do kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży oraz powiatowych jednostek organizacyjnych. 5. Zlecenia lub dyspozycje złożone przez Posiadacza w dniu roboczym Bank przekaże do rozrachunku w danym dniu. 6. Polecenie uznania rachunku Posiadacza, które wpłynie z banku wysyłającego w dniu roboczym, Bank zrealizuje w tym samym dniu. 7. W przypadku uchybienia przepisom pkt 5 i 6 Bank ponosi odpowiedzialność za wyrządzoną szkodę. 12

8. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia obsługi kasowej w budynku Starostwa Powiatowego Braniewie przy Pl. Piłsudskiego 2, w dni robocze, od godz. 7.00 do godz. 15.00. Lokal Zamawiający udostępnia bezpłatnie. 9. W sprawach nieuregulowanych w umowie, stosuje się ogólnie obowiązujące przepisy prawa a w szczególności: Prawo zamówień publicznych, Prawo bankowe i Kodeks cywilny. 10. Załączniki do umowy stanowią: - Oferta Wykonawcy wraz z załącznikami, 17. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących Wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia: Wykonawcy przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy z dnia 29.01.2004 r.- Prawo Zamówień Publicznych. Załączniki do SIWZ: Zał. Nr 1 Oferta, Zał. Nr 2 Oświadczenie, Zał. Nr 3 - Wykaz powiatowych jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży. 13