SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Nr postępowania 48/BAF-VI/UE/PN/12 Tryb postępowania : Przetarg nieograniczony Przedmiot: Zakup usług konferencyjnych i restauracyjnych na potrzeby organizacji dwóch konferencji krajowej sieci migracyjnej przez krajowy punkt kontaktowy Europejskiej Sieci Migracyjnej (PL KPK ESM) Zamawiający : Minister Spraw Wewnętrznych ul. Stefana Batorego 5 02-591 Warszawa Strona 1 z 29

WPROWADZENIE 1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 roku Nr 113, poz. 759 ze zm.), zwanej dalej ustawą. 2. Niniejsze zamówienie jest współfinansowane w 80% ze środków przekazanych przez Komisję Europejską dla krajowego punktu kontaktowego Europejskiej Sieci Migracyjnej w ramach dotacji operacyjnej grantu na rok 2012. 3. Oznaczenie postępowania: Postępowanie oznaczone jest znakiem: 48/BAF-VI/UE/PN/12. Wykonawcy winni we wszelkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na wyżej podane oznaczenie. 4. Treść oferty musi odpowiadać treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). 5. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. INFORMACJE DODATKOWE 1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 2. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 4. Zamawiający nie dopuszcza porozumiewania się drogą elektroniczną. 5. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w PLN. Zamawiający nie przewiduje rozliczenia w walutach obcych. 6. Zamawiający nie przewiduje aukcji elektronicznej. 7. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu z zastrzeżeniem art. 93 ust. 4 ustawy. 8. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian umowy na warunkach określonych w 9 Wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 6 do SIWZ. I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO Minister Spraw Wewnętrznych Adres: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA Postępowanie prowadzone jest w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 10 ust.1 oraz art. 5 ust.1 ustawy. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zakup usług konferencyjnych i restauracyjnych na potrzeby organizacji dwóch konferencji krajowej sieci migracyjnej przez krajowy punkt kontaktowy Europejskiej Sieci Migracyjnej (PL KPK ESM). Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SIWZ. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55300000-3; 55120000-7; VI. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin realizacji zamówienia: - 16.10.2012 r. - 06.12.2012 r. Strona 2 z 29

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW A) Warunki udziału w postępowaniu: O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki, wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej, i w stosunku do których brak jest podstaw do wykluczenia z powodu nie spełniania warunków, o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy, który stanowi, iż z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się: 1) wykonawców, którzy wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania; 1a) wykonawców, z którymi dany zamawiający rozwiązał albo wypowiedział umowę w sprawie zamówienia publicznego albo odstąpił od umowy w sprawie zamówienia publicznego, z powodu okoliczności, za które wykonawca ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie albo wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, a wartość niezrealizowanego zamówienia wyniosła co najmniej 5% wartości umowy; 2) wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego; 3) wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu; 4) osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 5) spółki jawne, których wspólnika prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za Strona 3 z 29

przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 6) spółki partnerskie, których partnera lub członka zarządu prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 7) spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne, których komplementariusza prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 8) osoby prawne, których urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 9) podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary; 10) wykonawców będących osobami fizycznymi, które prawomocnie skazano za przestępstwo, o którym mowa w art. 9 lub art. 10 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 769) przez okres 1 roku od dnia uprawomocnienia się wyroku; 11) wykonawców będących spółką jawna, spółką partnerska, spółką komandytową, spółka komandytowo-akcyjną lub osobą prawną, których odpowiednio wspólnika, partnera, członka zarządu, komplementariusza lub urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo, o którym mowa w art. 9 lub art. 10 ustawy z dnia 15 czerwca 2012 r. o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium. B) Opis sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu: Wykonawca, w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu określonych w art. 22 ust. 1 ustawy i wykazania braku podstaw do wykluczenia z powodu niespełnienia warunków o których mowa w art. 24 ust. 1 ustawy musi złożyć wszystkie wymagane w rozdziale VI SIWZ oświadczenia i dokumenty. Strona 4 z 29

Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu na podstawie załączonych dokumentów i oświadczeń metodą spełnia/nie spełnia. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonana poprzez sprawdzenie, czy złożone przez Wykonawcę oświadczenia i dokumenty zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od Wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. Nr 226, poz. 1817), ustawą i niniejszą SIWZ potwierdzają spełnienie warunków wymienionych w art. 22 ust. 1 i 24 ust. 1 ustawy (z zastrzeżeniem art. 26 ust. 3 i 4 ustawy). Jednocześnie, w myśl art. 26 ust. 2b ustawy, Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. VI. WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wykonawca składa wraz z ofertą : 1. Oświadczenie o spełnianiu warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy. Wzór oświadczenia stanowi zał. Nr 4 do SIWZ. 2. Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy. Wzór oświadczenia stanowi zał. nr 5 do SIWZ. 3. Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt. 2 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenia w zakresie art. 24 ust. 1 pkt. 2 ustawy; 4. W przypadku, gdy Wykonawca wykazując spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy polega na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków, zgodnie z art. 26 ust. 2b ustawy, zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonaniu zamówienia. 5. Forma dokumentów składanych przez Wykonawcę wraz z ofertą: 1) Oświadczenie, o którym mowa w pkt. 1, zobowiązanie, o którym mowa w pkt 4 należy przedstawić w formie oryginału lub kopii poświadczonej notarialnie. Strona 5 z 29

2) Dokumenty i oświadczenie, o których mowa w pkt. 2 i 3 należy przedstawić w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę. 3) W przypadku oferty składanej przez Wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia: oświadczenia wymienione w pkt. 1 i 2 składane są przez wszystkich Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokumenty wymienione w pkt. 3 składa każdy z Wykonawców, 4) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku podmiotów, o których mowa w pkt. 4, kopie dokumentów dotyczących odpowiednio Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczane za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub te podmioty. 5) Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu będzie nieczytelna lub budzi wątpliwości, co do jej prawdziwości. 6) Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Wykonawcę. 6. Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej: 1) Zamiast dokumentów, o których mowa w pkt. 3 składa dokument lub dokumenty, wystawione w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, potwierdzające odpowiednio, że nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 2) Dokumenty, o których mowa w pkt. 6.1 powinny być wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3) Jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się dokumentów, o których mowa w pkt 6.1., zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania zgodnie z terminami wskazanymi w pkt. 6.2. VII. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJĄCEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. W przedmiotowym postępowaniu, na podstawie art. 27 ustawy Pzp, strony postępowania (Zamawiający i Wykonawcy) oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje przekazują pisemnie lub faksem: - pisemnie na adres: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Biuro Administracyjno-Finansowe, Wydział do Spraw Zamówień Publicznych ul. S. Batorego 5, 02-591 Warszawa - faksem na numer: (22) 845 60 44. Strona 6 z 29

Zamawiający nie dopuszcza możliwości przekazywania sobie przez strony postępowania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji drogą elektroniczną. Korespondencja kierowana do Zamawiającego powinna być opatrzona numerem referencyjnym sprawy tj. 48/BAF-VI/UE/PN/12 Jeżeli Zamawiający lub Wykonawcy przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. 2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści SIWZ. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. W przypadku gdy wniosek o wyjaśnienie treści SIWZ wpłynie po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych wyjaśnień Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom, którym przekazał SIWZ, bez ujawniania źródła zapytania, oraz zamieści je na stronie internetowej www.msw.gov.pl (link: zamówienia publiczne). 3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert, zmienić treść SIWZ. Dokonaną zmianę Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano SIWZ, oraz zamieści ją na stronie internetowej www.msw.gov.pl (link: zamówienia publiczne). Jeżeli zmiana treści SIWZ będzie prowadzić do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, Zamawiający zamieści w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o zmianie ogłoszenia. Zamawiający przedłuży termin składania ofert jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu niezbędny jest dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach. O przedłużeniu terminu składania ofert Zamawiający informuje wszystkich Wykonawców, którym przekazano SIWZ, oraz zamieści te informacje na stronie www.msw.gov.pl (link: zamówienia publiczne). 4. Do porozumiewania się z Wykonawcą w sprawach związanych z postępowaniem upoważnieni są: w sprawach merytorycznych - Krzysztof Lewandowski tel. (22) 601 39 83 - Joanna Sosnowska tel. (22) 601 39 83 w sprawach proceduralnych - Barbara Koczerska tel. (22) 601-45-37 lub (22) 601 59 16. VIII. WYMAGANIA DOTYCZĄCE WADIUM Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. IX. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Wykonawca jest związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. X. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT Strona 7 z 29

1. Treść oferty musi odpowiadać treści SIWZ. 2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 3. Ofertę należy złożyć, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej. 4. Ofertę należy sporządzić w języku polskim. 5. Zaleca się sporządzenie oferty wg formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ. 6. Wykonawca zobowiązany jest podać w ofercie, które części zamówienia zamierza powierzyć do wykonania podwykonawcom. 7. Oferta powinna zawierać: 1) formularz ofertowy zawierający wszelkie informacje zawarte we wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ, 2) kalkulację ceny, 3) pełnomocnictwo udzielane osobom podpisującym ofertę, o ile prawo do reprezentowania wykonawcy w powyższym zakresie nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego, 4) dokumenty i oświadczenia, o których mowa w pkt VI SIWZ. 8. Ofertę wraz ze wszystkimi załącznikami należy umieścić w kopercie. Kopertę należy zaadresować (dokładna nazwa i adres Zamawiającego) oraz opisać według poniższego wzoru: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Biuro Administracyjno-Finansowe Wydział do Spraw Zamówień Publicznych ul. S. Batorego 5 pok. 427, blok F, pok.427 02-591 Warszawa, OFERTA Zakup usług konferencyjnych i restauracyjnych na potrzeby organizacji dwóch konferencji krajowej sieci migracyjnej przez krajowy punkt kontaktowy Europejskiej Sieci Migracyjnej (PL KPK ESM) Postępowanie nr 48/BAF-VI/UE/PN/12 Koperta powinna być także opatrzona nazwą i adresem Wykonawcy, aby oferty złożone po terminie, mogły być zwrócone Wykonawcy bez otwierania. 9. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed terminem składania ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie oferty wymagają formy pisemnej. Zmiany dotyczące treści oferty powinny być przygotowane, opakowane i zaadresowane w ten sam sposób co oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywana zmieniona oferta należy opatrzyć napisem ZMIANA. 10. Pisemne oświadczenie o wycofaniu oferty powinno być opakowane i zaadresowane w ten sam sposób, co oferta. Dodatkowo opakowanie, w którym jest przekazywane to powiadomienie należy opatrzyć napisem WYCOFANE. 11. Oferta powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji Wykonawcy określoną w rejestrze sądowym lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy, albo przez osobę umocowaną przez osoby uprawnione, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty. Pełnomocnictwo może być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem notarialnie. Strona 8 z 29

12. Wykonawcy, którzy wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia muszą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Wykonawcy występujący wspólnie muszą załączyć do oferty pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego oryginał dokumentu lub jego kopia poświadczona za zgodność z oryginałem notarialnie. 13. Zastrzeżenie dotyczące informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca zobowiązany jest złożyć w ofercie w sposób wyraźnie określający wolę ich utajnienia, np. złożyć utajnione informacje w oddzielnej wewnętrznej kopercie z oznakowaniem tajemnica przedsiębiorstwa lub spiąć (zszyć) oddzielnie od pozostałych, jawnych elementów oferty. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nie ujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania, w celu zachowania ich poufności art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji ( Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503 z późn. zm.). 14. Wszelkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, powinny być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą ofertę. 15. Zaleca się, aby wszystkie zapisane, zadrukowane strony oferty były kolejno ponumerowane, parafowane i złączone w sposób uniemożliwiający jej dekompletację. 16. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. XI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Ofertę w zamkniętej kopercie - opisanej jak w pkt. X SIWZ należy złożyć do dnia 28.09.2012 r. do godz. 12.00 w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych, Biuro Administracyjno- Finansowe MSW, Wydział do Spraw Zamówień Publicznych, 02-591 Warszawa, ul. S. Batorego 5, blok F, pok. nr 427. 2. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 28.09.2012 r. o godz. 12.30 w Biurze Administracyjno Finansowym Ministerstwa Spraw Wewnętrznych 02-591 Warszawa, ul. S. Batorego 5 blok F, pokój nr 427. 3. Otwarcie ofert jest jawne. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Podczas otwarcia ofert podane zostaną: imię i nazwisko, nazwa (firma) oraz adres Wykonawcy, którego oferta jest otwierana oraz oferowana cena. Powyższe informacje zostaną przekazane Wykonawcom, którzy nie byli obecni przy otwarciu ofert, na ich pisemny wniosek. 4. Wejście do siedziby Zamawiającego przez Biuro Przepustek od ul. Rakowieckiej 2a. Biuro przepustek jest czynne w godzinach 8.00-16.00. Celem wystawienia przepustki należy skontaktować się telefonicznie z osobą pod numerem wewnętrznym 159-16 lub 145-37 dzwoniąc z biura przepustek. Do wystawienia przepustki niezbędny jest dokument tożsamości ze zdjęciem. XII. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY Strona 9 z 29

1. Wykonawca poda cenę oferty w formularzu ofertowym zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do SIWZ oraz w kalkulacji ceny zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do SIWZ. Wykonawca zobowiązany jest podać ceny wyrażone do dwóch miejsc po przecinku. 2. Ceny należy podać w PLN. 3. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty i opłaty towarzyszące wykonaniu przedmiotu zamówienia, szczególności: koszty przygotowania i wynajmu sal konferencyjnych z wyposażeniem i obsługą techniczną, koszty usług restauracyjnych (gastronomicznych), koszty aranżacji sal, koszty udostępnienia jednego zamkniętego pomieszczenia w celu przechowywania materiałów, koszty przygotowania sal, w których realizowane będą usługi cateringowe w tym koszty dostosowania sal dla potrzeb osób niepełnosprawnych, koszty dostępu do bezprzewodowego Internetu w salach konferencyjnych oraz podatek VAT. 4. Wykonawca może podać tylko jedną cenę bez proponowania rozwiązań wariantowych. 5. Jeżeli w złożonej ofercie, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrz wspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. XIII. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium cena 100%. Zamawiający dokona oceny złożonych ofert zgodnie z następującymi zasadami: Kryterium ceny będzie oceniane na podstawie podanej przez Wykonawcę w ofercie ceny brutto wykonania zamówienia. Ocena punktowa w ramach kryterium ceny zostanie dokonana zgodnie ze wzorem: Cn C = ---------------- x 100 pkt., gdzie Co Cn oznacza najniższą cenę zaproponowaną, Co oznacza cenę zaproponowaną w ofercie badanej. C liczbę punktów przyznanych badanej ofercie Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska maksymalną liczbę punktów, tj. 100 punktów. XIV. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO W przypadku wyboru oferty złożonej przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo żądania, przed podpisaniem umowy w sprawie udzielenia zamówienia publicznego, umowy regulującej współpracę tych Wykonawców, w tym również umowy spółki cywilnej. Strona 10 z 29

Zamawiający zawrze umowę w sprawie przedmiotowego zamówienia w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie zostało przesłane w sposób określony w art. 27 ust. 2, albo 10 dni, z zastrzeżeniem postanowień art. 94 ust. 2 pkt. 1 lit. a) oraz pkt. 3 lit. a). XV. WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZABEZPIECZENIA NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. XVI. ISTOTNE DLA STRON POSTANOWIENIA, KTÓRE ZOSTANĄ WPROWADZONE DO TREŚCI ZAWIERANEJ UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO, OGÓLNE WARUNKI UMOWY ALBO WZÓR UMOWY, JEŻELI ZAMAWIAJĄCY WYMAGA OD WYKONAWCY, ABY ZAWARŁ Z NIM UMOWĘ W SPRAWIE ZAMÓWIENIA NA TAKICH WARUNKACH Wzór umowy - zawiera Załącznik nr 6 do SIWZ. We wzorze umowy zostaną wprowadzone wszystkie zobowiązania Wykonawcy wyłonionego w trakcie procedury, wynikające z przedstawionej przez niego oferty oraz zgodne z wymaganiami Zamawiającego ujętymi w SIWZ. XVII. POUCZENIE O ŚRODKACH OCHRONY PRAWNEJ PRZYSŁUGUJĄCYCH WYKONAWCY W TOKU POSTĘPOWANIA O UDZELENIE ZAMÓWIENIA Wykonawcy, a także innemu podmiotowi jeśli ma lub miał interes w uzyskaniu danego zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów ustawy Pzp przysługują środki ochrony prawnej określone w dziale VI ustawy odnoszące się do postępowań na usługi lub dostawy o wartości zamówienia równej lub przekraczającej kwotę 130 000 euro, tj. zgodnie z art. 180 i kolejnymi ustawy Pzp - odwołanie, które wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w formie pisemnej albo elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w terminie 5 dni od dnia: przesłania informacji o czynności Zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia; publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub zamieszczenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia na stronie internetowej (wobec treści ogłoszenia o zamówieniu, także wobec postanowień Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia) w zakresie określonym w art. 180 ust. 2 pkt. 2 ustawy Pzp; w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia (wobec czynności innych niż wymienione powyżej). Wykonawca przesyła kopię odwołania Zamawiającemu przed upływem terminu do jego wniesienia w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Wykaz załączników do SIWZ : Strona 11 z 29

1) Załącznik nr 1 - Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 2) Załącznik nr 2 - Wzór formularza ofertowego 3) Załącznik nr 3 - Wzór kalkulacji ceny 4) Załącznik nr 4 - Wzór oświadczenia z art. 22 ust 1 ustawy Pzp 5) Załącznik nr 5 - Wzór oświadczenia z art. 24 ust 1 ustawy Pzp 6) Załącznik nr 6 Wzór umowy Strona 12 z 29

Załącznik nr 1 do SIWZ (Zał. nr 2 do UMOWY) Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia stanowi zapewnienie usługi konferencyjnej i restauracyjnej na potrzeby dwóch konferencji krajowej sieci migracyjnej ESM w dniu 16 października 2012 roku oraz 6 grudnia 2012 roku poprzez wynajem sali konferencyjnej na terytorium miasta stołecznego Warszawy, zapewnienie cateringu/usług restauracyjnych (gastronomicznych) podczas trwania konferencji (przerwy kawowe, lunch), wynajem sprzętu technicznego (nagłośnienia sali w dniu 16 października oraz rzutnika, ekranu umożliwiających wykonanie prezentacji) oraz wsparcie organizacyjne pracowników miejsca organizacji dwóch spotkań krajowej sieci migracyjnej ESM. Ponadto istotne jest zapewnienie przez Wykonawcę możliwości dostarczenia przez Zamawiającego materiałów konferencyjnych w dzień poprzedzający konferencję (tj. odpowiednio w dniu 15 października oraz 5 grudnia 2012 roku) i przechowania ich w odrębnym miejscu (np. magazyn). Odbiór materiałów nastąpi następnego dnia po organizacji spotkania (odpowiednio 17 października oraz 7 grudnia 2012 roku w godzinach porannych). Zamówienie dotyczy w szczególności zapewnienia przez Wykonawcę następujących elementów na czas trwania dwóch konferencji: 1. wyposażenia sali konferencyjnej w dniu 16 października br. w: a) mównicę, b) nagłośnienie sali wraz z 3 mikrofonami bezprzewodowymi oraz 4 multifonami, c) stół prezydialny dla minimum 6 osób przykryty suknem zasłaniającym nogi uczestników (preferowane ustawienie stołu prezydialnego na niewielkim podwyższeniu/podium), d) projektor multimedialny wraz z ekranem projekcyjnym o wymiarach co najmniej 2x2 lub 2x3, e) możliwość podłączenia komputera do projektora multimedialnego, Strona 13 z 29

f) możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych (np. udostępnienie przedłużaczy), g) flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru, h) sala bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność. 2. wyposażenia sali konferencyjnej w dniu 6 grudnia br. w: a) mównicę, b) stół prezydialny dla minimum 6 osób przykryty suknem zasłaniającym nogi uczestników (preferowane ustawienie stołu prezydialnego na niewielkim podwyższeniu/podium), c) projektor multimedialny wraz z ekranem projekcyjnym o wymiarach co najmniej 2x2 lub 2x3, d) możliwość podłączenia komputera do projektora multimedialnego, e) możliwość podłączenia do gniazda zasilającego urządzeń multimedialnych (np. udostępnienie przedłużaczy), f) flipchart z kompletem markerów i zapasem papieru, g) możliwość wstawienia do sali jednej kabiny do tłumaczeń symultanicznych oraz dodatkowego sprzętu do tłumaczeń symultanicznych dostarczonego przez Zamawiającego, h) sala bez kolumn i innych barier architektonicznych ograniczających widoczność. 3. podczas każdej przerwy kawowej Wykonawca zapewni: serwis kawowy dla wskazanej wyżej liczby uczestników konferencji zawierający świeżo parzoną kawę oraz wybór herbat, mleko do kawy w dzbankach, cytryny w plastrach, cukier, wodę mineralną, wybór soków owocowych, wybór ciasteczek: a) serwis kawowy musi znajdować się w pobliżu sali konferencyjnej (foyer, restauracja, inna sala), b) serwis kawowy w dniu 6 grudnia 2012 roku ma być uzupełniany przed każdą przerwą. 4. podczas każdego lunchu Wykonawca zapewni: pieczywo, zupę, dania gorące do wyboru (min. 3 rodzaje) uwzględniające danie mięsne i wegetariańskie, sałatki (min. 2 rodzaje), zimne przekąski (min. 2 rodzaje), deser (min. 2 rodzaje), kawę, herbatę, wodę mineralną, wybór soków owocowych: Strona 14 z 29