1 RAMOWE WARUNKI TECHNICZNE dot. Wykonania informatyzacji zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Starostwie Powiatowym w Sulęcinie. Spis treści : 1.Przedmiot zamówienia. 2.Charakterystyka obiektu 3.Zakres opracowania 4.Termin wykonania 5.Obowiazujące przepisy prawa
2 1.Przedmiot zamówienia. 1.1.Przedmiotem zamówienia jest wykonanie digitalizacji (skanowania) i implementacji do systemu OŚRODEK dokumentacji źródłowej zgromadzonej i przechowywanej w zasobie Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej (dalej PODGiK). Dokumentacja przeznaczona do archiwizacji obejmuje operaty techniczne dot. następujących asortymentów robót ; założenia ewidencji gruntów i budynków, odnowienia operatu ewidencji gruntów i budynków, regulacji, wymiany i scalenia gruntów, ustalenia granic, wznowienia znaków geodezyjnych, podziałów nieruchomości, rozgraniczeń nieruchomości, modernizacji ewidencji gruntów i budynków, klasyfikacji i aktualizacji gleboznawczej klasyfikacji gruntów, opracowania mapy zasadniczej i inne wg. wskazania Geodety Powiatowego. Ilość stron przeznaczonych do skanowania uzależniona będzie od ceny jednostkowej zeskanowanej strony formatu A-4. Szacunkowa wielkość zamówienia, to około 100 tysięcy stron. 1.2.Miejsce wykonania zlecenia-siedziba PODG i K. Na potrzeby związane z wykonaniem pracy, udostępnione zostanie, w godzinach pracy Starostwa Powiatowego w Sulęcinie, pomieszczenie. Warunki udostępnienia pomieszczenia, Wykonawca ustali z Geodetą Powiatowym. Skanowanie dokumentacji może zostać wykonane w siedzibie Wykonawcy. 2.Charakterystyka obiektu. 2.1.Lokalizacja. Województwo lubuskie, powiat sulęciński. 2.2.Ilość skanowanych i implementowanych operatów uzależniona będzie od ceny jednostkowej określonej w zamówieniu publicznym, za zeskanowanie i implementację jednej strony formatu A-4 operatu technicznego. Większe formaty będą przeliczane na ilość stron A-4 przypadających na dany format. 3.Zakres opracowania W ramach zlecenia należy wykonać : Etap I. 3.1.Analiza dokumentacji geodezyjno-kartograficznej dokonana przez geodetę posiadającego uprawnienia zawodowe w zakresie min. 1-2, bądź posiadającego wykształcenie wyższe geodezyjne oraz doświadczenie zawodowe - min. 5 lat pracy w ODGiK, pod kątem podziału operatów na zbiór dokumentacji prawnej OPE, część bazowo-użytkową OPB oraz zbiór operatów zasobu przejściowego OPP. 3.2.Skanowanie dokumentacji technicznej. 3.2.1.Skanowaniem dokumentacji należy objąć wszystkie dokumenty znajdujące się w operacie. Skanowanie operatów zszytych (nitka, oprawa introligatorska), należy dokonać bez rozszywania. 3.2.2.Skanowanie należy przeprowadzić przy zastosowaniu rozdzielczości zapewniającej czytelność podanych w dokumentach informacji ; -dla kopii czarno -białych, nie mniejszej niż 200-300 dpi, -dla kopii kolorowych, nie mniejszej niż 300-400 dpi. Ostateczna rozdzielczość, ustalona zostanie po wykonaniu próbnego skanowania dokumentacji. 3.2.3.Skanowanie w formie kopii kolorowych dokonać dla dokumentów stanowiących m.in. ; szkice graniczne, szkice wyniesienia granic, decyzje administracyjne, protokoły graniczne, mapy klasyfikacyjne i mapy uzupełniającej klasyfikacji gleboznawczej gruntów, projekty podziału nieruchomości i inne wg. wskazania Geodety Powiatowego lub osoby zastępującej. Pozostałe dokumenty przedstawić w formie kopii czarno-białych.
3.2.4.Wymagany format plików ; TIFF. 3.2.5. Ze względu na różną jakość techniczną materiałów stanowiących przedmiot zlecenia, Wykonawca zobowiązany jest do zastosowania takiej metody skanowania i takiego rodzaju sprzętu, aby uniknąć zniszczenia (pogorszenia stanu technicznego ) skanowanej dokumentacji. Przy dokumentach, których zły stan techniczny budzi wątpliwości, co do możliwości bezszkodowego ich skanowania, Wykonawca ustali z Geodetą Powiatowym lub osobą zastępującą, sposób wykonania skanowania. 3.2.6. W przypadku zniszczenia dokumentu, w wyniku wykonywania zlecenia, Wykonawca jest zobowiązany do naprawienia powstałych uszkodzeń, przywrócenia czytelności dokumentu na własny koszt, w sposób wskazany przez Zamawiającego. 3.3.Archiwizacja dokumentacji. 3.3.1.Każdy z zeskanowanych operatów należy zapisać w osobnym folderze jednoznacznie identyfikujących dany operat oznaczenie folderu odpowiada nr operatu. 3.3.2.Nazewictwo folderów -struktura budowy opisu. 3.3.2.1. Dla operatów zdefiniowanych do obrębu ewidencyjnego ; -poziom I ; oznaczenie gminy wg. rejestru teryt np. 080701_2, -poziom II ; oznaczenie nr i nazwy obrębu ewidencyjnego, np. 22-Glisno, -poziom III ; nr operatu, np. 1/80 lub 411.134-1/80 wpisywać pełny rok, np. 1/80 jako 1/1980 lub 411.134-1/80 jako 411.134-1/1980. 3.3.2.2. Dla operatów zdefiniowanych do numeru sekcji ; -poziom I ; godło sekcji, np. 411.134, -poziom II ; nr operatu, np. 411.134-1/85 -wpisywać pełny rok, np. 411.134-1/85 jako 411.134-1/1985 3.3.2.3. Dla operatów zdefiniowanych do jednostki segregującej; -poziom I ; jednostka segregująca, np. 826 -poziom II ; nr operatu, np. 826-120/2011 3.3.3.Nazewnictwo plików każdorazowo; 00-strona tytułowa z operatu (bez spisu treści), 0-strona tytułowa ze spisem treści, bądź spis treści, 1,2,3 do n-każda strona operatu. 3.3.4 Dodatkowo na osobnym dysku (lub dyskach) zewnętrznym min. 1 TB zostaną przekazane w/w dane przekonwertowane do wersji wielostronicowego pliku PDF dla każdego operatu technicznego zapisane w strukturze analogicznej jak dla punktu 3.3.2.1, 3.3.2.2. i 3.3.2.3. 3.4.Repozytorium dla dokumentów - dyski zewnętrzne, min. 1TB, zakup w cenie usługi. Dyski podlegają przekazaniu Zamawiającemu. 3.5.W przypadku wątpliwości, co do klasyfikacji dokumentów ze względu na rodzaj i innych, stosownych wyjaśnień i ustaleń dokona Geodeta Powiatowy lub osoba zastępująca. 3.6. Wszelkie ustalenia winny posiadać formę pisemną. 3.7.Wykonawca prac zobowiązany jest do ; -zachowania należytej staranności przy korzystaniu z udostępnionych materiałów, - dostosowania metod i urządzeń skanujących do rodzaju i stanu (jakości ) skanowanych materiałów, -niewykorzystywania udostępnionych materiałów do innych celów niż określonych w umowie, -nieudostępniania oryginałów ani kopii materiałów będących przedmiotem zamówienia innym podmiotom, -nieudostępniania, nierozpowszechniania danych zawartych w w/w dokumentach, -niezmieniania treści w/w dokumentów. Przed przystąpieniem do wykonania zlecenia wykonawca złoży stosowne oświadczenie dotyczące ochrony danych osobowych. 3
4 Etap II. 3.8. Uzupełnienie bazy danych systemu Ośrodek prowadzonej przez PODGiK 3.8.1 Wprowadzenie danych dotyczących skanowanych operatów do systemu Ośrodek. Uzupełnienie bazy danych systemu Ośrodek- moduł ZASÓB operaty prawne(ope), operaty bazowoużytkowe (OPB), operaty przejściowe (OPP) o dane zawarte w polach : - operat, - KERG lub w przypadku braku o pole inna nazwa -Cyfr.id. - typ - asortyment - cecha -zakres (dla operatów prawnych - obligatoryjnie zakres zdefiniowany numerami działek i fakultatywnie zakres rastrowy), dla operatów bazowo-użytkowych i przejściowych zakres zdefiniowany obligatoryjnie jako rastrowy i fakultatywnie zakres działkowy). Kwalifikacja operatu do odpowiedniej grupy (OPE, OPB, OPP), ustalenie asortymentu, ustalenie cechy oraz zakresu działkowego lub/i zakresu rastrowego, musi zostać dokonane przez osobę posiadającą uprawnienia zawodowe z geodezji lub posiadającą odpowiednią wiedzę i doświadczenie geodezyjne opisane w punkcie 3.1. Rys. 1 Pola podlegające uzupełnieniu w systemie Ośrodek Rys. 2 Widok okna zakres rastrowy Rys.3 - Widok okna zakres działkowy
5 3.8.2 Implementacja wykonanych skanów do systemu Ośrodek. Podłączeniu do bazy danych systemu Ośrodek podlegać będą wykonane skany dokumentów wchodzących w skład operatów technicznych. Podłączeniu zostaną poddane wielostronicowe pliki w formacie PDF. Rys. 4 Widok okien modułu ; zasób-operaty prawne - dołączanie dokumentów (skanów w wielostronicowym pliku pdf) 3.8.3 Techniczno - organizacyjne rozwiązania zapewniające dostęp Wykonawcy do bazy danych systemu Ośrodek zostaną ustalone po przedstawieniu propozycji Wykonawcy. Ustalenie te winny
6 mieć postać pisemną i uwzględniać możliwości techniczno organizacyjne, którymi dysponuje Starostwo Powiatowe i Wykonawca. 4.Termin wykonania. 4.1.Termin wykonania prac ustala się do dnia 10.12.2012r. 4.2.Zakończenie prac nastąpi z chwilą ; -sprawdzenia zgodności formy sporządzenia kopii dokumentów oraz ich jakości z wymogami zawartymi w umowie, czego dowodem będzie protokół kontroli, -przyjęcia przez Zamawiającego przedmiotu zamówienia, czego dowodem będzie protokół przyjęcia (bez uwag ), podpisany przez Wykonawcę i przedstawiciela Zamawiającego. 5.Obowiazujące przepisy prawa. -ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. nr 101 poz. 926 z ze zm.), -ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tekst jedn.dz.u. z 2005 r. Nr 196 poz. 1631 ze zm.), -ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jedn. Dz.U. z 2010 r. nr 193, poz.1287). -rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określenia materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu (Dz.U. z 1999 r. nr 49, poz.493), -rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 lipca 2001 r. w sprawie klasyfikowania, kwalifikowania i porządkowania materiałów wyłącznych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz.U. z 2001 r. nr 74, pioz.796), Opracował : (-)Tomasz Kluszczyk Geodeta Powiatowy Sulęcin., dnia 03 lipca 2012 r. Zatwierdzam : Akceptuję :