ŚZZP Maków Mazowiecki, dnia 1 lipca 2013 r. Wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia

Transkrypt

1 ŚZZP Maków Mazowiecki, dnia 1 lipca 2013 r. Uczestnicy postępowania o udzielenie zamówienia publicznego Wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia Na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) zawiadamia się, iż w dniach 26 i 27 czerwca 2013 r. wpłynęły do Zamawiającego zapytania dotyczące specyfikacji istotnych warunków zamówienia na skanowanie operatów technicznych oraz dokumentów ewidencji gruntów i budynków, stanowiących zasób geodezyjny i kartograficzny (szacunkowa ilość stron A4, stron A3, 300 stron A1), o następującej treści: Pytanie 1: Prosimy o informację czy Zamawiający określa maksymalną liczbę dokumentów które Wykonawca będzie mógł odebrać jednorazowo? Czy też Zamawiający nie określa takiego limitu przy założeniu że dokumenty zostaną zwrócone Zamawiającemu najpóźniej po 7 dniach od momentu ich odbioru? Odp.: Zgodnie z punktem 6 warunków technicznych wykonawca pobierze dokumenty w transzach. Przewidywane jest minimum 4 transze. Większa ilość zależeć będzie od Wykonawcy. Pytanie 2: Prosimy o informację dotyczą ew. indeksacji dokumentów/wprowadzania danych z dokumentów - Czy na potrzeby szybkiego odnajdywania skanów danego dokumentów Zamawiający przewiduje konieczność wprowadzania danych indeksowych z każdego skanowanego dokumentu - jeśli tak to jakie to byłyby dane? Odp.: Indeksowanie polegać będzie na tym, że nazwa dokumentu pdf będzie taka sama jak numer zeskanowanego operatu, rejestru gruntów, ankiety klasyfikacyjnej. Częścią indeksacji

2 będzie również istniejąca struktura katalogów przeznaczonych do zapisania zeskanowanych plików. Pytanie 3: Prosimy o informację w jaki sposób aktualnie zorganizowane są dokumenty przeznaczone do skanowania: Czy dokumenty znajdują się luzem w kartonach archiwizacyjnych, segregatorach, teczkach, koszulkach itp? Czy poszczególne kartki składające się na dokument są ze sobą w jakiś sposób połączone - zszyte itp? Czy też można przyjąć że do skanowania przeznaczone są dokumenty składające się z luźnych niepołączonych kartek? Czy jeden dokument to jedna kartka = jeden plik? Dokumenty o których pisze Zamawiający w pkt. 2 Warunków technicznych są w formie zbroszurowanej. Czy to oznacza że kartki są ze sobą na trwałe połączone i nie można ich rozłączyć do formatu papieru ciętego na potrzeby zeskanowania? Czy dokumenty po procesie skanowania mają być zorganizowane dokładnie w ten sam sposób jak przed skanowaniem czy też Zamawiający dopuszcza inny zaproponowany przez Wykonawcę sposób archiwizacji z zastrzeżeniem łatwego odnajdywania dokumentu fizycznego? Odp.: Dokumenty przeznaczone do skanowania zorganizowane są w następujący sposób: Przedziurkowane i wpięte w segregatory można je swobodnie wypiąć i skanować Przedziurkowane i wpięte w teczki plastikowe - można je swobodnie wypiąć i skanować Zszyte zszywkami na grzbiecie - można je rozszyć wypiąć i skanować Rejestry gruntów zszyte i sklejone na grzbiecie nie są przeznaczone do rozszywania i rozkładania na pojedyncze kartki Jako plik w formacie pdf zostanie zapisany jedna cała teczka, jeden segregator, jeden rejestr Dokumenty po skanowaniu mają być zwrócone w formie niezmienionej tzn. ułożone, spięte w ten sam sposób jak przed skanowaniem. Pytanie 4: W specyfikacji Zamawiający określił rozdzielczość skanowania jako nie mniejsza jak 600 dpi. Czy możliwa będzie modyfikacja tegoż zapisu na rozdzielczość 400 dpi? Z technicznego punktu widzenia bardzo niewielka część skanerów produkcyjnych skanuje do tak wysokiej rozdzielczości, natomiast proponowana zmiana obniżenia rozdzielczości do 400 dpi nie będzie widoczna dla użytkownika.

3 Autem obniżenia rozdzielczości jest również mniejszy rozmiar plików co się z tym wiąże, pliki zajmą mniej miejsca na zasobach dyskowych Zamawiającego, umożliwiając szybsze, płynniejsze korzystanie z danych. Odp.: Nie dopuszcza się skanowania z rozdzielczością mniejszą niż 600 dpi. Pytanie 5: Prosimy o określenie ilości sztuk Operatów geodezyjnych podlegających skanowaniu o których mowa w ust.1 pkt 1) Rozdziału IV SIWZ. Odp.: Szacunkowa liczba operatów geodezyjnych przeznaczonych do skanowania to 1000 sztuk Pytanie 6: Prosimy o określenie ilości sztuk Archiwalnych rejestrów gruntów w formie zbroszurowanej o których mowa w ust.1 pkt 2) Rozdziału IV SIWZ. Odp.: Szacunkowa liczba rejestrów gruntów przeznaczonych do skanowania to 500 sztuk Pytanie 7: Czy z Operatów geodezyjnych skanowaniu będą podlegały wszystkie strony operatu czy tylko wybrana cześć? Odp.: Skanowaniu podlega cały operat geodezyjny (wszystkie strony operatu, włącznie ze stroną tytułową) Pytanie 8: Czy z Archiwalnych rejestrów gruntów w formie zbroszurowanej skanowaniu będą podlegały wszystkie strony rejestrów czy tylko wybrana część? Odp.: Skanowaniu podlega cały rejestr (wszystkie strony rejestru, włącznie ze stroną tytułową)

4 Pytanie 9: Czy wszystkie strony z jednego operatu mają być zeskanowane do jednego pliku PDF, czy Zamawiający zakłada stworzenie dla jednego operatu wielu plików PDF w zależności od rodzaju (kategorii) dokumentacji/rodzaju skanowanego zasobu? Jeżeli jeden operat ma zawierać wiele plików PDF, to co będzie decydujące o podziale stron na pliki i jaka przypadnie średnia ilość plików na jeden operat? Odp.: Jako plik w formacie pdf zostanie zapisany jedna cała teczka, jeden segregator, jeden rejestr gruntów Pytanie 10: Czy wszystkie strony z jednej broszury rejestru gruntów mają być zeskanowane do jednego pliku PDF, czy Zamawiający zakłada stworzenie dla jednego zbroszurowanego rejestru gruntów wielu plików PDF w zależności od rodzaju (kategorii) dokumentacji? Jeżeli jedna broszura rejestru gruntów ma zawierać wiele plików PDF, to co będzie decydujące o podziale stron na pliki i jaka przypadnie średnia ilość plików na jeden zbroszurowany rejestr gruntów? Odp.: Jako plik w formacie pdf zostanie zapisany jedna cała teczka, jeden segregator, jeden rejestr gruntów Pytanie 11: Czy istnieje możliwość rozszycia i rozdzielenia stron do pojedynczych kart archiwalnych rejestrów gruntów w formie zbroszurowanej? Odp.: Rejestr gruntów nie podlega rozszyciu i rozdzieleniu do pojedynczych stron Pytanie 12: W jakiej formie są przechowywane i spakowane dokumenty z operatów geodezyjnych? Czy są one np. przechowywane w wiązanych teczkach czy w skoroszytach nałożonych na metalowe/plastikowe wąsy? Odp.: Dokumenty przeznaczone do skanowania zorganizowane są w następujący sposób: a. Przedziurkowane i wpięte w segregatory można je swobodnie wypiąć i skanować b. Przedziurkowane i wpięte w teczki plastikowe - można je swobodnie wypiąć i skanować c. Zszyte zszywkami na grzbiecie - można je rozszyć wypiąć i skanować

5 Pytanie 13: W jaki sposób są przechowywane ankiety klasyfikacyjne? Czy są to dokumenty przechowywane osobno czy są np. częścią operatu? Odp.: Ankiety klasyfikacyjne przechowywane są w segregatorach, można je swobodnie wypiąć i skanować Pytanie 14: Czy każda pojedyncza ankieta ma być zapisana do osobnego pliku? Jeżeli tak, to ile średnio stron przypada na jedną ankietę? Odp.: Na ankietę klasyfikacyjną przypada średnio pomiędzy 5 a 10 kartek dwustronnie zapisanych formatu A4. Jedna ankieta zapisana będzie jako jeden plik pdf. Pytanie 15: W ustępie 4 Rozdziału IV SIWZ Zamawiający oczekuje zeskanowania dokumentów z rozdzielczością nie mniejszą niż 600 dpi. Z czego wynika tak wysoka wartość rozdzielczości dpi? Zeskanowanie dokumentacji stanowiącej przedmiot zamówienia, w rozdzielczości 600 dpi przy zachowaniu skali szarości spowoduje, że pliki wynikowe będą posiadały bardzo dużą wagę. Może to spowodować znaczne obciążenie serwerów bazo-danowych Zamawiającego, a także na wpłynąć spowolnienie procesów przeglądania zeskanowanych obrazów. Z wiedzy i doświadczenia Wykonawcy w projektach o podobnym zakresie wynika, że tego typu dokumentacja będzie czytelna i nieodbiegająca jakością od oryginału przy zachowaniu optymalnej rozdzielczości 300 dpi. Czy w związku z tym Zamawiający uzna za poprawne zeskanowanie zasobu w rozdzielczości nie mniejszej niż 300 dpi? Odp.: Nie dopuszcza się skanowania z rozdzielczością mniejszą niż 600 dpi Pytanie 16: Dotyczy Rozdział IV: Jak są przechowywane materiały do skanowania? Czy są umieszczone np. w segregatorach, teczkach, plastikowych obwolutach i czy można je rozdzielić jako pojedyncze kartki, czy może występują już jako luźne kartki?

6 Odp.: Dokumenty przeznaczone do skanowania zorganizowane są w następujący sposób: a. Przedziurkowane i wpięte w segregatory można je swobodnie wypiąć i skanować b. Przedziurkowane i wpięte w teczki plastikowe - można je swobodnie wypiąć i skanować c. Zszyte zszywkami na grzbiecie - można je rozszyć wypiąć i skanować d. Rejestry gruntów zszyte i sklejone na grzbiecie nie są przeznaczone do rozszywania i rozkładania na pojedyncze kartki 2. Jako plik w formacie pdf zostanie zapisany jedna cała teczka, jeden segregator, jeden rejestr 3. Dokumenty po skanowaniu mają być zwrócone w formie niezmienionej tzn. ułożone, spięte w ten sam sposób jak przed skanowaniem Pytanie 17: Dotyczy Rozdział iv: Czy treści do skanowania są po obu stronach kartki, czy tylko po jednej, czyli czy kartka ma być skanowana dwustronnie? Odp.: Treść do skanowania znajduję się po jednej bądź po obydwu stronach kartki Pytanie 18: Jak należy rozumieć punkt 7 z rozdziału IV: Dane wynikowe opracowania zostaną przekazane Zamawiającemu na nośniku USB lub dysku przenośnym? a) Czy to oznacza że Wykonawca ma dostarczyć nośniki danych? b) Czy treść Dane wynikowe opracowania oznacza pliki formatu PDF zawierające skanowane dokumenty? Odp.: Dane wynikowe opracowania, czyli pliki PDF zostaną przekazane na nośniki USB bądź dysk przenośnym, który zapewni Wykonawca. Pytanie 19: Jak należy rozumieć i czego dotyczy punkt 8 z rozdziału IV: W skład operatu technicznego wejdzie sprawozdanie techniczne z wykonania prac oraz nośnik z danymi? Odp.: Punkt 8 warunków technicznych należy rozumieć dosłownie tak jak został napisany, czyli operat techniczny zawierać będzie sprawozdanie techniczne z wykonania prac oraz nośnik z danymi (plikami pdf)

7 Pytanie 20: Rozdział III SIWZ projekt umowy, paragraf 3 punkt 2: o jakie prace geodezyjne chodzi? Odp.: Sformułowanie prace geodezyjne zawarte w rozdziale III SIWZ, paragraf 3 punkt 2, należy rozumieć zamiennie ze sformułowaniem skanowanie dokumentów zasobu geodezyjnego oraz dokumentów ewidencji gruntów i budynków Pytanie 21: Jak będzie obliczana kwota za usługę w przypadku rozbieżności ilościowych zeskanowanych stron w stosunku do liczb w zamówieniu? Odp.: W przypadki przekroczenia ilości zeskanowanych stron podanych w warunkach technicznych dopuszczone jest rozliczenie w ramach dodatkowego zamówienia ofertowego. WICESTAROSTA /-/ Janusz Gójski