Załącznik 13 do Wniosku - Warunki techniczne dla części 10 - Powiat Strzelecki WARUNKI TECHNICZNE. dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia na:

Transkrypt

1 Załącznik 13 do Wniosku - Warunki techniczne dla części 10 - Powiat Strzelecki WARUNKI TECHNICZNE dotyczące postępowania o udzielenie zamówienia na: Utworzenie dla Powiatu Strzeleckiego cyfrowych zbiorów danych przestrzennych i poprawę jakości zbiorów w postaci elektronicznej poprzez digitalizację operatów dla miasta Strzelce Opolskie, miasta Ujazd oraz Miasta i Gminy Zawadzkie w ramach projektu pn.: E-usługi cyfrowych zasobów geodezyjnych i kartograficznych województwa opolskiego Opole, r. 1

2 I. Podstawowe przepisy prawne: II. 1) ustawa z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U. z 2017 r. poz z późn. zm.), 2) ustawa z dnia 5 czerwca 2014 roku o zmianie ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. z 2014 r. poz. 897 z późń.zm.), 3) ustawa z dnia 4 marca 2010 r. o infrastrukturze informacji przestrzennej (Dz.U. z 2017r., poz z późn. zm.), 4) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2018 r. poz z późn. zm.), 5) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 9 listopada 2011 w sprawie standardów technicznych wykonywania geodezyjnych pomiarów sytuacyjnych i wysokościowych oraz opracowywania i przekazywania wyników tych pomiarów do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz.U. z 2011r., Nr 263 poz. 1572), 6) rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz.U. z 2013 r. poz. 1183), 7) rozporządzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 lipca 2001 r. w sprawie klasyfikowania i porządkowania materiałów wyłączanych z państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Dz.U. Nr 74, poz. 796), 8) rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. Nr 74, poz. 67), 9) rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. Nr 206, poz. 1517), Cel i przedmiot opracowania Opracowanie ma na celu: a) utworzenie cyfrowych zbiorów danych przestrzennych i poprawę jakości zbiorów w postaci elektronicznej poprzez informatyzację państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, sporządzenie kopii zabezpieczających w celu zabezpieczenia materiałów zasobu oraz rozbudowę bazy danych systemu PZGiK, b) udostępnianie w/w zasobu poprzez e-usługi o wysokim stopniu dojrzałości. Przedmiotem prac jest digitalizacja i archiwizacja dokumentacji powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego składająca się z 400 operatów, zawierających około stron w przeliczeniu na format A4, dla których należy zbudować około 6500 zakresów przestrzennych dokumentów, wraz z opracowaniem i masowym załadowaniem zeskanowanej dokumentacji w ilości około stron w przeliczeniu na format A4 do systemu zarządzania zasobem geodezyjnym i kartograficznym ERGO OŚRODEK firmy COMMARCH S. A. Al. Jana Pawła II, Kraków. Usługi realizowane będą w siedzibie Powiatu Strzeleckiego - Wydział Geodezji, 2

3 Kartografii Katastru i Gospodarki Nieruchomościami w Strzelcach Op. przy Ul. Jordanowskiej 2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia zostaną wykonane przez Wykonawcę następujące prace geodezyjne i kartograficzne: 1. Nadanie numeru zasobu (identyfikatora ewidencyjnego materiału zasobu) dla poszczególnych operatów technicznych, będących przedmiotem zamówienia zgodnie z zasadami opisanymi w rozporządzeniu z dn r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. 2. Zeskanowanie dokumentów wg przyjętych założęń, znajdujących się w przyjętych do powiatowego zasobu geodezyjno-kartograficznego operatach technicznych wykonanych przez jednostki wykonawstwa geodezyjnego. 3. Pozyskanie metadanych przestrzennych operatów i dokumentów (zakresów operatów i poszczególnych dokumentów) na podstawie zeskanowanych dokumentów oraz map przeglądowych. 4. Pozyskanie metadanych opisowych operatów i dokumentów na podstawie zeskanowanych dokumentów. 5. Integracja pozyskanych metadanych przestrzennych i opisowych dokumentów ze skanowanymi dokumentami, zasilenie systemu ERGO OŚRODEK, wyjaśnienie i usunięcie wykrytych niespójności 6. Wykonanie i przekazanie operatu technicznego z wykonanych prac. Digitalizacja i archiwizacja dokumentacji znajdującej się w PODGiK w Strzelcach Opolskich dotyczyć będzie przede wszystkim dużych opracowań dotyczacych założenia mapy zasadniczej na terenie miast. W celu określenia realnej wartości wykonywanej pracy, Wykonawca przed złożeniem oferty ma możliwość w godzinach pracy urzędu zapoznania się z dokumentacją podlegającą archiwizacji i oprogramowaniem w którym jest przeprowadzona archiwizacja. III. Zakres przewidywanych prac do wykonania 1. Zamówienie obejmuje materiały formatu od A4 do A0. 2. Skanowaniu podlegać będą dokumenty operatów o zróżnicowanym stanie technicznym: okładka operatu, spis treści, sprawozdanie techniczne, szkice polowe, szkice z inwentaryzacji sieci uzbrojenia terenu, dzienniki pomiarowe, wykazy współrzędnych, mapy z wywiadu i inne dokumenty takie jak, mapy jednostkowe, oraz dokumenty na których geodeta wniósł adnotacje dotyczące wykonywanych prac geodezyjnych. 3. W ramach wszystkich wymienionych prac należy dostosować nazwy stron operatów do katalogu nazw materiałów funkcjonujących w ERGO (wykaz w punkcie 9). 4. W celu wykonania opracowania zostanie zapewniony zdalny dostęp do systemu ERGO za pośrednictwem łącza VPN lub udostępnione stanowisko pracy w siedzibie PODGiK w Strzelcach Opolskich 5. Udostępnione operaty do skanowania należy wprowadzić do systemu ERGO OŚRODEK nadając im numer inwentarzowy P Brakujące numery P należy umieścić na materiale przed zeskanowaniem. 3

4 6. Należy uzupełnić bazy danych systemu ERGO OŚRODEK, pozyskując następujące rodzaje metadanych operatów i dokumentów: Jednostka ewidencyjna, Praca geodezyjna, Operat prawny (tak/nie) Jednostka segregująca Nr Rok Lp. Nr ewidencyjny Identyfikator ewidencyjny Rok przyjęcia do zasobu Nr w roku Data wpływu operatu Data przyjęcia Status archiwizacji Uwagi (należy podać asortyment pracy) Dostęp Data archiwizacji Data pozyskania Rodzaj nośnika Podstawowy typ materiału Postać materiału Nazwa materiału Metadane należy pozyskać zgodnie ze strukturą metadanych systemu ERGO w sposób gwarantujący prawidłowe funkcjonowanie systemu. Ustalenie asortymentu, zakresu obszarowego, muszą zostać dokonane przez osobę posiadającą uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji w zakresie 1, bądź posiadającego wykształcenie wyższe geodezyjne oraz doświadczenie zawodowe - minimum 3 lata pracy zawodowej. 7. Archiwizacja materiałów zasobu oprócz utworzenia w systemie ERGO OŚRODEK obiektu operat dla pracy geodezyjnej, nadaniu operatowi w wersji analogowej i cyfrowej numeru ewidencyjnego zasobu, uzupełnieniu jego atrybutów zgodnie z wymogami cytowanego wyżej rozporządzenia obejmuje również dodatkowe czynności: a) określenie zasięgu materiału oraz dodaniu zeskanowanych plików, przy czym: - dla każdego operatu należy utworzyć jeden zasięg obszarowy ( w ARCHIWUM Zasobu ZAKŁADCE OPERATY Operaty dla pracy geodezyjnej ) do którego zostaną dodane wszystkie zeskanowane dokumenty jako wielostronicowe pliki w formacie *.pdf, w tym szkice z inwentaryzacji sieci uzbrojenia terenu, - dla każdego szkicu polowego z pomiaru sytuacyjnego (oprócz szkiców z pomiaru poszczególnych sieci uzbrojenia terenu), należy utworzyć odrębny zasięg przestrzenny (w ARCHIWUM ZASOBU ZAKŁADCE INNE Szkice dla pracy geodezyjnej ) do którego zostanie dodany zeskanowany przedmiotowy szkic polowy (szkice te zawierają w swojej treści informacje o przebiegu granic nieruchomości), b) w przypadku, gdy w systemie Ośrodek istnieje robota geodezyjna Wykonawca ma obowiązek powiązać materiał zasobu z właściwym KERGiem oraz zmodyfikować KERG (zasięg, status, itp.), 4

5 8. Operaty zostaną udostępnione przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Strzelcach Opolskich. Dokumenty w tych operatach mogą występować w różnych formatach i na różnych nośnikach takich jak papier, folia, kalka. 9. Wykonawca zrealizuje projekt skanowania operatów zgodnie z poniższymi parametrami: 1) wymagany format plików: PDF jednostronicowy i wielostronicowy. Dokumenty, w których kolor odgrywa istotną rolę, należy skanować w kolorze (24 bit Color) w rozdzielczości 300 dpi, zapewniającej czytelność nie gorszą niż oryginału. Materiały bez treści kolorowej, należy skanować jako czarno białe w rozdzielczości 300 dpi z automatycznym usuwaniem tła oraz automatycznym uwypuklaniem elementów słabo widocznych (twardy ołówek). 2) podstawowym warunkiem skanowanych dokumentów ma być czytelność oraz jego pełna treść (bez obcięć, przesłonięć, pokryć inną treścią), 3) skanowanie należy przeprowadzić przy zastosowaniu rozdzielczości zapewniającej czytelność podanych w dokumentach informacji, 4) skanowanie w formie kopii kolorowych należy dokonać dla dokumentów stanowiących m.in. szkice polowe, mapy wywiadu i inne wg wskazania PODGiK. Pozostałe dokumenty należy przedstawić w formie kopii czarno-białych, 5) dokumenty na materiałach transparentnych (kalki, pergaminy, folie) będą tak skanowane aby szumy pikselowe nie zakłócały treści dokumentu, 6) szumy pikselowe skanowanych obrazów nie muszą być usuwane i są dopuszczalne ale nie mogą zakłócać, zaciemniać, zasłaniać treści dokumentów lub powodować błędną interpretacje ich treści, 7) skany mają zawierać treść w formie nie gorszej od oryginału (bez rozmyć, przy zachowaniu grubości kresek, czytelnych opisach, zwłaszcza miar itp.), powinny umożliwiać wykonanie wydruków o jakości nie gorszej od oryginału, 8) ze względu na różną jakość techniczną dokumentów, Wykonawca zobowiązany jest do zastosowania takiej metody skanowania i takiego rodzaju sprzętu, aby uniknąć zniszczenia (pogorszenia stanu technicznego) skanowanej dokumentacji. Przy dokumentach, których zły stan techniczny budzi wątpliwości, co do możliwości bezszkodowego ich skanowania, Wykonawca ustali z PODGiK, sposób wykonania skanowania, 9) w przypadku zniszczenia dokumentu w wyniku wykonywania zlecenia, Wykonawca jest zobowiązany do naprawienia powstałych uszkodzeń, przywrócenia czytelności dokumentu na własny koszt, w sposób wskazany przez PODGiK, 10) format zapisu zeskanowanych stron: A0, A1, A2, A3, A4 lub nienormatywne (jeśli nie znamy dokładnego formatu), 10. Z uwagi że nadmierna liczba dokumentów udostępnianych w sposób automatyczny w wyniku zgłoszenia pracy będzie w przyszłości obciążała system, należy dokonać podziału dokumentów z dużych pomiarów np. sytuacyjnych całych miast na grupy funkcjonalne, oraz części, umożliwiające wybór dokumentu z określonego rodzaju i obszaru. Podział na części sprawi że dokumentacja operatu zostanie przydzielona do poszczególnych sekcji mapy zasadniczej co ułatwi wyszukanie poszczególnych dokumentów (dla poszczególnych sekcji mapy zasadniczej zostaną zbudowane odrębne zasięgi przestrzenne). Podział na grupy funkcjonalne oraz na części Wykonawca powinien uzgodnić z ośrodkiem dokumentacji. Celem podziału jest możliwość automatycznego wyboru dokumentów związanych z zakresem zgłoszonej pracy. Szczegółowe nazwy dokumentów funkcjonujące w systemie ERGO dla poszczególnych 5

6 plików przedstawiono poniżej: 1) akt ugody: P.1611.{ROK}.{NR_OPERATU}_{NR_DOK_ZE_SPISU}_aktug.pdf, np. P _00_aktug.pdf 2) arkusz danych ewidencyjnych budynku: P.1611.{ROK}.{NR_OPERATU}_{NR_DOK_ZE_SPISU}_arkbud.pdf, np. P _00_arkbud.pdf 3) badanie ksiąg wieczystych: P.1611.{ROK}.{NR_OPERATU}_{NR_DOK_ZE_SPISU}_badkw.pdf, np. P _00_badkw.pdf 4) decyzja: dec.pdf, np. P _00_dec.pdf 5) dziennik pomiaru: dzpom.pdf, np. P _00_dzpom.pdf 6) informacja ZUDP: zudp.pdf, np. P _00_zudp.pdf 7) inne: inne.pdf, np. P _00_inne.pdf 8) mapa klasyfikacyjna: mpkl.pdf, np. P _00_mpkl.pdf 9) mapa po aktualizacji: mpakt.pdf, np. P _00_mpakt.pdf 10) mapa projektu podziału: mpodz.pdf, np. P _00_mpodz.pdf 11) mapa przeglądowa: mprze.pdf, np. P _00_mprze.pdf 12) mapa uzupełniająca: muzup.pdf, np. P _00_muzup.pdf 13) mapa wywiadu terenowego: mwyw.pdf, np. P _00_mwyw.pdf 14) materiały wyjściowe i inne_materiały archiwalne: mza.pdf, np. P _00_mza.pdf 15) obliczenia powierzchni: oblpo.pdf, np. P _00_oblpo.pdf 16) opinia geodety: opin.pdf, np. P _00_opin.pdf 17) polowy opis topograficzny: popto.pdf, np. P _00_popto.pdf 18) postanowienie o pozytywnym zaopiniowaniu projektu podziału: postp.pdf, np. P _00_postp.pdf 19) postanowienie o wszczęciu postępowania rozgraniczającego: postr.pdf, np. P _00_postr.pdf 20) projekt podziału: ppodz.pdf, np. P _00_ppodz.pdf 21) projekt założenia ewidencji: pzalo.pdf, np. P _00_pzalo.pdf 22) protokół ustalenia granic: prtgr.pdf, np. P _00_prtgr.pdf 23) protokół utrwalenia punktów granicznych: prutr.pdf, np. P _00_prutr.pdf 24) protokół wyłożenia: prwyl.pdf, np. P _00_prwyl.pdf 25) raport z analizy przydatności materiałów: rapmt.pdf, np. P _00_rapmt.pdf 26) sprawozdanie techniczne: sprt.pdf, np. P _00_sprt.pdf 27) szkic osnowy: szko.pdf, np. P _00_szko.pdf 28) szkic polowy: szkpo.pdf, np. P _00_szkpo.pdf 29) szkic struktury sieci: szkss.pdf, np. P _00_szkss.pdf 30) szkic wyniesienia granic: szkwg.pdf, np. P _00_szkwg.pdf 31) uchwała Rady Gminy: uchw.pdf, np. P _00_uchw.pdf 32) wykaz danych geodezyjnych: wykde.pdf, np. P _00_wykde.pdf 33) wykaz współrzędnych: wykws.pdf, np. P _00_wykws.pdf 34) wykaz zmian gruntowych: wykzg.pdf, np. P _00_wykzg.pdf 35) wypis: wyp.pdf, np. P _00_wyp.pdf 36) wyrys: wyr.pdf, np. P _00_wyr.pdf 37) zawiadomienie: zaw.pdf, np. P _00_zaw.pdf 38) zgłoszenie pracy geodezyjnej: zglo.pdf, np. P _00_zglo.pdf 6

7 39) zwrotne poświadczenie odbioru wezwań: zwr.pdf, np. P _00_zwr.pdf Uwaga: Dokumenty inne należy rozumieć jako dokumenty nie opisane wyżej, a dołączone do operatu ze względu na odpowiednie wymagania, czy też istotne w trakcie czynności technicznych i prawnych objętych operatem takie jak: opinia techniczna itp. IV. Wprowadzenie metadanych przestrzennych Zamawiający wymaga aby każdy szkic z pomiaru sytuacyjnego (ze względu że często zawiera w swojej treści informacje o przebiegu granic) miał dodatkowo przypisany indywidualny zasięg przestrzenny, niezależnie od zasięgu operatu. Zasięgi należy wprowadzać zgodnie z metodyką oprogramowania ERGO. Każdy szkic powinien posiadać zakres przestrzenny przypisany do konkretnego dokumentu. Zasada ta nie dotyczy szkiców które w swojej treści zawierają tylko informacje o sieciach uzbrojenia terenu. Szkice te zostaną przypisane tylko do zasięgu przestrzennego poszczególnych sekcji mapy zasadniczej. V. Zasady udzielania wyjaśnień i uzgodnień W sprawach wymagających dodatkowych wyjaśnień lub uzgodnień, jak też nie objętych warunkami technicznymi oraz w przypadku wątpliwości wynikających z warunków technicznych należy konsultować się z PODGiK w Strzelcach Opolskich. Wyjaśnienia i uzgodnienia dokonywane w trakcie wykonania zlecenia, pod rygorem nieważności, muszą zostać zapisane w dzienniku roboty. Obowiązek założenia i prowadzenia dziennika roboty spoczywa na Wykonawcy, a każde uzgodnienie w dzienniku roboty musi zostać potwierdzone przez przedstawiciela PODGiK w Strzelcach Opolskich. VI. Czynności przygotowujące materiał do archiwizacji, odbiór i kontrola 1. Prace związane ze skanowaniem operatów odbywać się będą w siedzibie Wykonawcy. W związku z tym Zamawiający przy udziale Wykonawcy przygotuje partię operatów wraz z ich wykazem do przekazania, a następnie materiały te zostaną przekazane protokołem zdawczo-odbiorczym na piśmie z potwierdzeniem odbioru przez Wykonawcę. 2. Każda partia dokumentacji może przebywać u Wykonawcy nie dłużej niż 21 dni od daty odbioru materiałów przeznaczonych do skanowania do momentu ich zwrotu do siedziby Zamawiającego, potwierdzonego na piśmie. 3. Na prośbę Zamawiającego, przesłaną drogą elektroniczną bądź telefonicznie, Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia w terminie dwóch dni roboczych wybranych operatów lub ich kopii Zamawiającemu. 4. Odbiór zwracanych operatów wraz z ich wykazem, posegregowanych, a w przypadku rozszywania ułożonych zgodnie z numeracją stron w oprawie introligatorskiej, ułożonych chronologicznie zgodnie ze stanem potwierdzonym protokołem przekazania przy ich pobieraniu, powinien być potwierdzony na piśmie przez Zamawiającego. 5. Materiały do skanowania pobierane będą przez Wykonawcę, w sposób uzgodniony z Zamawiającym, nie powodujący zakłóceń w bieżącej pracy PODGiK i obsłudze interesantów. 7

8 6. Ilość dokumentów pobieranych jednorazowo należy uzgodnić z upoważnionymi pracownikami PODGiK. Każde pobranie i zwrot dokumentów będzie potwierdzane protokołem zdawczo-odbiorczym. 7. Skanowaniem dokumentacji należy objąć wszystkie dokumenty znajdujące się w operacie. Skanowanie operatów zszytych (nitka, oprawa introligatorska), należy dokonać bez rozszywania (gdyby rozszywanie mogło spowodować zniszczenie dokumentu). W tym przypadku Wykonawca jest zobowiązany zeskanować dokument w takiej postaci w jakiej jest on dostępny, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszej jakości oraz pełnej treści dokumentu analogowego. Zamawiający dopuszcza rozszycie i powtórne zszycie operatów wraz z oprawą introligatorską. 8. Dokumenty uszkodzone (podarte, pogięte itp.) muszą zostać przygotowane do skanowania w sposób, który nie doprowadzi do zniszczenia przy ich przetwarzaniu (np. podklejenie oryginału, wykonanie kserokopii, skanowanie na szybie, w ochronnej kopercie). 9. Szacuje się, że około 1% operatów będzie wymagała po rozszyciu ponownej oprawy introligatorskiej (w przypadku rozszywania). 10. Prace związane ze skanowaniem dokumentacji zostaną wykonane w siedzibie Wykonawcy, przy użyciu należącego do Wykonawcy sprzętu, oprogramowania oraz innych materiałów niezbędnych do prawidłowego zrealizowania zadania. 11. Wykonawca jest zobowiązany zasilić system ERGO OŚRODEK opracowanymi dokumentami z operatów technicznych. 12. Na każdym etapie pracy Zamawiający ma prawo dokonać kontroli skanowania oraz postępu prac u Wykonawcy, a Wykonawca udostępni materiały związane ze skanowaniem i umożliwi przeprowadzenie kontroli. VII. Struktura skanów na dysku 1. Zeskanowane dokumenty składające się na operaty powinny zostać zapisane na cyfrowym nośniku danych (zewnętrzny dysk twardy USB) w postaci katalogów, podkatalogów i plików odpowiadających zeskanowanym stronom dokumentów zapisanych w odpowiednich katalogach i podkatalogach. 2. Dane dotyczące jednej gminy powinny znajdować się w jednym katalogu o nazwie katalogu będącym nazwą gminy. W powyższym katalogu powinny znaleźć się podkatalogi o nazwie TERYT poszczególnych obrębów ewidencyjnych. Należy stosować nazwy i numerację gmin i obrębów w formacie zgodnym z używanym przez system ERGO OŚRODEK (przekazanym przez Zamawiającego). W podkatalogu z numerem obrębu powinien znaleźć się folder o nazwie roku, w którym przyjęto operaty do zasobu. W katalogu o nazwie roku powinny znajdować się foldery jednoznacznie identyfikujące poszczególne operaty oznaczenie folderu powinno odpowiadać identyfikatorowi materiału zasobu (nowe oznaczenie). W tym katalogu powinny znajdować się pliki ze skanami przygotowanych dokumentów tylko jednego operatu. W przypadku większej ilości szkiców sytuacyjnych w jednym operacie należy dla każdego założyć odrębny plik przy czym jego nazwa powinna być rozszerzona o kolejny nr szkicu np. C:\ _4-Miasto Kolonowskie \ _ Spórok \ 1995\ P \ P \ P _102 Ta sama zasada obowiązuje przy podziale dużej ilości materiału na części do sekcji przy czym ostatnia człon nazwy będzie obrazować numer sekcji mapy zasadniczej. 8

9 3. W sytuacji kiedy w operacie podlegającym skanowaniu strony nie są ponumerowane, to przed skanowaniem Wykonawca zanumeruje kolejno strony operatu umieszczając kolejny numer strony na środku górnej części kartki w kolorze zielonym. 4. W przypadku wątpliwości, co do klasyfikacji dokumentów i opisu folderów, należy propozycje zmian uzgodnić z PODGiK. Wszelkie ustalenia winny posiadać formę pisemną. Wykonawca prac zobowiązany jest do: 1) zachowania należytej staranności przy korzystaniu z udostępnionych materiałów, 2) dostosowania metod i urządzeń skanujących do rodzaju i stanu (jakości) skanowanych materiałów, 3) niewykorzystywania udostępnionych materiałów do innych celów niż określonych w umowie, 4) nieudostępniania oryginałów ani kopii materiałów będących przedmiotem zamówienia innym podmiotom. 5) nieudostępniania, nierozpowszechniania danych zawartych w ww. dokumentach. 6) niezmieniania treści ww. dokumentów. 7) niektóre z przekazanych przez Zamawiającego dokumentów mogą zawierać dane osobowe. Zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Wykonawca musi spełniać ustawowe wymogi w zakresie przetwarzania danych osobowych. VIII. Oznaczenie i uporządkowanie materiałów źródłowych Po zakończeniu archiwizacji Wykonawca zobowiązany jest zszyć dokumenty w sposób trwały w kolejności wymienionej w spisie treści i zgodnej z numeracją. Do zeskanowanych materiałów przekazywanych Zamawiającemu, dołączony zostanie wykaz dokumentów zarchiwizowanych podczas wykonywania prac. Zarchiwizowane dokumenty zostaną jednoznacznie oznaczone przez Wykonawcę, a materiały źródłowe muszą być ostemplowane przy użyciu stempla (pieczątki) zatwierdzonego przez Zamawiającego. IX. Etapowanie prac Całość opracowania zostanie zrealizowana w dwóch etapach: 1) pierwszy etap obejmuje wykonanie prac dla miasta Ujazd oraz gminy i miasta Zawadzkie, 2) drugi etap obejmuje wykonanie prac dla miasta Strzelce Opolskie. X. Warunki techniczne opracowania końcowego 1. Wykonawca wykona dla każdego etapu prac odrębny operat w formie papierowej oraz elektronicznej (plik w formacie PDF) zawierający: 1) sprawozdanie techniczne, 2) zestawienie tabelaryczne wykonanych kopii zawierające: numer operatu, informację o rodzaju roboty, opis obiektu, którego dotyczy, ilość zeskanowanych stron operatu, ilość wszystkich stron w operacie. Zestawienie wykonać dodatkowo w formacie *.xls, 3) uzgodnienia z PODGiK. 2. Wykonawca dostarczy 2 kopie zeskanowanych danych na nośnikach danych (dysk zewnętrzny USB podczas końcowego odbioru całości prac, oraz płyty DVD na koniec każdego etapu). Prędkość zapisu danych zapisywanych przez Wykonawcę dla 9

10 płyt DVD nie może być większa niż 4x. 3. Zestawienie w formacie *.xls o którym mowa w ust. 1 pkt 2 należy przekazać dla każdego etapu oddzielnie, oraz przy końcowym odbiorze dla całości prac. 4. Wykonane opracowanie musi działać poprawnie pod kontrolą systemu informatycznego ERGO funkcjonującego w PODGiK w Strzelcach Opolskich 5. Ostateczny odbiór każdego etapu prac nastąpi po stwierdzeniu przez Zamawiającego poprawności wykonania w ramach zamówienia kompletnych danych w systemie informatycznym ERGO, oraz na przekazanych nośnikach. Zamawiający zastrzega sobie 7 dni roboczych na kontrolę poprawności całości opracowania. 6. Czynności związane z wprowadzaniem danych muszą być wykonane przy zachowaniu szczególnej ostrożności bez szkody dla funkcjonujących baz oraz systemu informatycznego 7. Pozytywny wynik zładowania i funkcjonowania całości danych, zgodnie z zapisami umowy, stwierdzony protokółem, będzie stanowił warunek odbioru końcowego i poszczególnych etapów opracowania. 10