ZASADA PARTYCYPACJI SPOŁECZNEJ W samorządzie jest prowadzony dialog społeczny, samorząd wspiera organizowanie się mieszkańców by uczestniczyli w rozwiązywaniu problemów społeczności lokalnej Zadanie 2.: Opracowanie i wdrożenie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi Cel zadania: Celem zadania jest opracowanie kompletnego wykazu organizacji pozarządowych działających w gminie oraz opracowanie wieloletniego programu współpracy samorządu lokalnego z organizacjami pozarządowymi. Lista organizacji będzie bardzo przydatna w planowaniu współpracy, poznania ich i wykorzystania ich potencjału i zasobów w rozwoju gminy i rozwiązywaniu problemów. Wykaz powinien być podstawą do zapraszania organizacji pozarządowych do konsultacji oraz opracowania karty współpracy, bowiem program powinien być bezwzględnie wypracowany wspólnie z organizacjami pozarządowymi. W ramach tego zadania proponowana jest następująca sekwencja działań: 1. Pierwszym zadaniem jest ustalenie źródeł informacji o działających w gminie organizacjach. W tym celu należy wykorzystać wykazy i informacje znajdujące się w gminie, starostwie powiatowym, na stronie internetowej www.ngo.pl. 2. Do zidentyfikowanych organizacji należy wysłać opracowane ankiety (zakres ankiety zgodny ze wskazanymi w standardach informacjami o organizacjach w wykazie). Należy zadbać o dostarczenie ankiety do wszystkich organizacji. 3. Opracowanie projektu wykazu organizacji. 4. Zorganizowanie spotkania z organizacjami (zaproszenia należy wysłać do wszystkich zidentyfikowanych organizacji) oraz przedstawienie projektu wykazu. Podczas spotkania należy ustalić ostateczny zakres informacji o organizacjach w wykazie oraz ustalić procedury aktualizacji informacji. Spotkanie należy również wykorzystać do rozpoczęcia prac nad przygotowaniem programu współpracy. Kolejnym efektem spotkania może być powołanie zespołu konsultacyjnego ds. współpracy. 5. Przyjęcie procedury aktualizacji danych w wykazie organizacji oraz zamieszczenie wykazu na stronie internetowej urzędu oraz w miarę możliwości publikacja w formie drukowanej. 6. Opracowanie projektu programu współpracy przez wyłoniony zespół składający się z przedstawicieli organizacji (wybranych przez organizacje) oraz samorządu (radni, urzędnicy). 7. Spotkanie z organizacjami, prezentacja projektu współpracy, dyskusja, uzupełnienia, ustalenie zasad monitoringu, komunikacji organizacji i samorządu oraz sprawozdawczości. Efektem kolejnego spotkania powinno być zatem wypracowanie projektu programu współpracy pod obrady rady gminy. 8. Przyjęcie programu współpracy przez radę gminy. 9. Upowszechnienie informacji o przyjętym programie współpracy z organizacjami przez m.in. zamieszczenie pełnego tekstu programu na stronie internetowej urzędu, zamieszczenie informacji w lokalnych mediach, informatorze oraz wysłanie pełnego tekstu programu do wszystkich organizacji zgodnie z opracowanym wykazem.
Standard wykonania, czyli zadanie jest wykonane, gdy: istnieje wykaz wszystkich organizacji pozarządowych działających w gminie. Wykaz powinien zawierać co najmniej: pełna nazwę organizacji, adres, kontakt telefoniczny i adres e-mail do przedstawiciela władz organizacji, zakres prowadzonych działań, doświadczenia organizacji, data aktualizacji danych. wykaz organizacji jest upowszechniany. Znajduje się na stronie internetowej urzędu, w miarę możliwości jest drukowany. istnieje procedura aktualizacji wykazu organizacji przyjęta w formie zarządzenia przyjęto w formie uchwały rady gminy wieloletni program współpracy, przygotowany wspólnie z organizacjami pozarządowymi i zawierający minimum poniższe informacje: - zakres współpracy z organizacjami pozarządowymi, - formy współpracy z organizacjami pozarządowymi, - sposób dotowania organizacji i inne formy wspierania działań organizacji, - powołanie i zakres działań koordynatora ds. współpracy z organizacjami, - powołanie i zakres zadań zespołu konsultacyjnego ds. współpracy z organizacjami, w którym uczestniczą przedstawiciele organizacji wyłonieni przez organizacje, - sposób monitorowania współpracy z organizacjami, procedura postępowania z wnioskami z monitoringu, - zasady komunikacji samorządu z organizacjami. Opis dobrej praktyki: Karta i roczny program współpracy z organizacjami. Urząd Miejski w Sokółce Warto przyjrzeć się procedurze opracowywania i uchwalania karty i programu współpracy w Sokółce. Na szczególną uwagę zasługuje włączenie do aktywnego udziału w przygotowaniu programu współpracy organizacji pozarządowych w formie warsztatów. Do udziału przy opracowaniu zasad współpracy samorządu z organizacjami zostały zaproszone wszystkie organizacje pozarządowe. W tym celu sporządzona została mapa aktywności zawierająca podstawowe informacje o organizacjach działających na terenie gminy. Dane do opisów zbierane były na standardowym formularzu opracowanym dla potrzeb stworzenia mapy. Formularze wysyłane były pocztą na adresy organizacji, informacja o zbieraniu aktualnych danych ukazała się w lokalne prasie i informatorze urzędu oraz na stronie internetowej urzędu. Gmina zadbała, żeby informacja o przygotowywanym działaniu dotarła do wszystkich działających organizacji. Po zebraniu danych i opracowaniu mapy aktywności, burmistrz wydał zarządzenie w sprawie procedury aktualizacji mapy aktywności. Zarządzenie precyzuje kto jest odpowiedzialny za to zadanie (w Sokółce jest to sekretarz gminy), jakie dane zawiera mapa oraz w jakim terminie i w jakiej formie dane są aktualizowane. Po zebraniu i uporządkowaniu informacji rozpoczęto proces opracowania karty współpracy i programu rocznego współpracy. Uwzględniono w nim wszelkie lokalne uwarunkowania działań i potrzeby oraz zakres działania organizacji. Wiele szczególnie małych organizacji nie dysponuje wystarczającymi zasobami technicznymi, kadrowymi. Spotkania warsztaty, podczas których konstruowano zasady współpracy były także elementem szkolenia przedstawicieli organizacji. W wyniku szczegółowego opracowywania zapisów programu oraz omówieniu procedur, w tym sposobu wypełniania wniosku i rozliczania dotacji, do gminy wpływają wnioski lepiej opracowane, a organizacje sprawniej rozliczają się z przyznanych dotacji.
Również w warsztatowej formie przeprowadzana jest ocena realizacji programu oraz jego modyfikacja, wprowadzanie zmian. Metoda polecana szczególnie w małych miastach, gminach, w których nie działa duża liczba organizacji, nie funkcjonują rady organizacji pozarządowych. Głównymi elementami dobrej praktyki w realizacji tego zadania jest włączenie wszystkich organizacji pozarządowych do współpracy na całym etapie jego realizacji, połączenie pracy nad programem z elementami edukacji (pisanie projektów, ustalanie priorytetów, formułowanie celów, zarządzanie projektami, źródła finansowania działań organizacji pozarządowych poza budżetem gminy) oraz zachęcenie organizacji do udziału w innych inicjatywach gminy i wyrażania opinii nt. przygotowywanych projektów uchwał, programów, rozwiązań. Takie partnerskie podejście ułatwia władzom gminy komunikację z mieszkańcami, pozyskiwanie opinii w istotnych dla mieszkańców sprawach, konsultowanie rozwiązań. Uwzględnianie takich stanowisk i opinii zachęca organizacje do włączenia się we współpracę, lepszą znajomość i zrozumienie procedur obowiązujących urząd oraz w konsekwencji do lepszego postrzegania pracy urzędników i roli radnych. - roczny program współpracy - zarządzenie w sprawie wykazu organizacji - formularz organizacji pozarządowej - wykaz organizacji ( mapa aktywności ) Inne dobre praktyki (z komentarzem eksperckim): Urząd Miasta w Kłodzku W ramach realizacji tego zadania zorganizowane zostały dwa spotkania z organizacjami. Zaproszenia wysłano do wszystkich 56 organizacji. W pierwszym spotkaniu uczestniczyli przedstawiciele 14 organizacji, w drugim 16. Należy jednak podkreślić, że zasadniczą sprawą jest zapraszanie wszystkich organizacji. Podczas pierwszego spotkania organizacje zapoznały się z celem zadania oraz otrzymały wstępny projekt karty współpracy. Po trzech tygodniach zorganizowane zostało drugie spotkanie, na którym wprowadzone zostały uzgodnione uwagi, poprawki, uzupełnienia do otrzymanego tekstu. 25 sierpnia 2005 roku Rada Miejska w Kłodzku przyjęła Kłodzką Kartę Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi, która reguluje zasady i formy współpracy samorządu z organizacjami. UWAGA: w wielu gminach rady podejmując taką uchwałę spotykały często się z jej uchylaniem w trybie nadzoru. Głównym powodem było powoływanie się na niewłaściwe podstawy prawne. W przypadku programu wieloletniego, karty współpracy jako ram współpracy na wiele lat, podstawą jest art.18, ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym. Podawanie podstawy: Ustawa z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie powinna być podawana wyłącznie w uchwalaniu rocznych programów współpracy. W omawianej karcie warto zwrócić uwagę na ustalenia związane z podziałem zadań pomiędzy poszczególne podmioty realizujące współpracę (rozdział 3) oraz koordynację współpracy (rozdział 4). Zgodnie z tymi zapisami zebranie przedstawicieli organizacji pozarządowych dokonuje oceny realizacji współpracy gminy z organizacjami, przedkłada propozycje dotyczące zadań priorytetowych na rok następny oraz wyraża opinie w istotnych sprawach dotyczących organizacji. UWAGA: W wielu miejscowościach funkcjonują rady organizacji pozarządowych, które mogą spełniać m.in. te właśnie funkcje.
Urząd Miejski w Kożuchowie Zadanie to zostało w Kożuchowie zrealizowane z udziałem organizacji pozarządowych. Urząd zorganizował dwa spotkania z organizacjami działającymi w gminie, podczas których przedstawiciele organizacji wyrażali swoje opinie i składali wnioski w zakresie treści karty współpracy. Powołana została komisja konsultacyjna ds. współpracy z organizacjami pozarządowymi. Oprócz standardowych zapisów w karcie współpracy (cele, zakres, formy, podmioty, monitorowanie) warto zwrócić uwagę na ustalenia dotyczące współpracy przy pozyskiwaniu środków z Unii Europejskiej oraz udostępnieniu strony internetowej i biuletynu urzędu dla organizacji pozarządowych. Starostwo Powiatowe w Szczytnie W powiecie szczycieńskim organizacje pozarządowe reprezentowane są przez Radę Organizacji pozarządowych Powiatu Szczycieńskiego. Zarządzeniem starosty powołany został zespół konsultacyjno opiniujący złożony z przedstawicieli organizacji i starostwa. Zespół reprezentujący organizacje i samorząd uczestniczył w opracowaniu programu. Opracowany został program ramowy zawierający podstawowe i ogólne zasady współpracy oraz program roczny, który co roku będzie modyfikowany w zależności od przyjmowanych priorytetów oraz z uwzględnieniem dostępnych środków finansowych. - uchwała w sprawie ramowego programu współpracy Starostwo Powiatowe w Hajnówce Do opracowania karty i programu współpracy z organizacjami pozarządowymi Powiat Hajnowski przystąpił w październiku 2004 roku. Od początku przyjęto założenie, że program opracowywany będzie przy ścisłej współpracy z organizacjami, dlatego do udziału w warsztatach mających na celu wypracowanie projektu karty współpracy i programu współpracy z organizacjami pozarządowymi zaproszono przedstawicieli wszystkich organizacji działających na terenie powiatu hajnowskiego. W pracach warsztatowych uczestniczyli przedstawiciele 15 organizacji pozarządowych. Podczas dwóch trzydniowych spotkań wypracowano projekty karty i programu współpracy, które następnie zostały przedstawione pod obrady Zarządu Powiatu oraz komisjom Rady Powiatu. Ostatecznie uzgodnione wersje dokumentów zostały przyjęte w formie uchwał przez Radę Powiatu Hajnowskiego 27 grudnia 2004 r.
W trakcie spotkań z organizacjami w sprawie opracowania karty i programu zrodził się pomysł powołania Forum Organizacji Pozarządowych w powiecie hajnowskim. Zadaniem Forum jest organizacja szkoleń dla organizacji pozarządowych na temat możliwości pozyskiwania funduszy ze środków Unii Europejskiej oraz wymiana doświadczeń, wspólna organizacja imprez itp. Forum jako reprezentacja organizacji pozarządowych jest znakomitym partnerem do usprawnienia współpracy samorządu z organizacjami, monitorowania współpracy i podejmowania nowych inicjatyw. Krzysztof Margol