Chrzanów, 07.12.2012 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NA WYKONANIE OPROGRAMOWANIA Wyższa Szkoła Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie zaprasza do złożenia oferty na wykonanie, wdrożenie i hosting systemu informatycznego do zarządzania Uczelnią oraz nadzór i weryfikację wdrożonego systemu ze standardami międzynarodowymi i przeprowadzenie szkolenia z zakresu działania systemu w ramach projektu Pro Futuro, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Poddziałanie 4.1.1. PO KL, 1. Nazwa i adres zamawiającego: Wyższa Szkoła Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie 32-500 Chrzanów, ul. Janiny Woynarowskiej 1 2. Zakres usługi - kody CPV: 48000000-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne 48442000-8 Pakiety oprogramowania do systemów finansowych 48443000-5 Pakiety oprogramowania do rachunkowości/księgowości 48900000-7 Różne pakiety oprogramowania i systemy komputerowe 48450000-7 Pakiety oprogramowania do rozliczania czasu lub zarządzania zasobami ludzkimi 48219000-6 Pakiety oprogramowania do różnych operacji sieciowych 3. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest: zaprojektowanie, wykonanie, wdrożenie i hosting systemu informatycznego do zarządzania Uczelnią złożonego z modułów: o controlling finansowy uczelni, o majątek i kadry uczelni,
o monitorowania losów absolwenta, o obieg dokumentów oraz Wirtualny Dziekanat i Wirtualna Szkoła, nadzór i weryfikacja wdrożonego systemu ze standardami międzynarodowymi, przeprowadzenie szkoleń z zakresu działania poszczególnych modułów systemu. Do zadań Wykonawcy należeć będzie: zaprojektowanie, wykonanie i wdrożenie każdego z powyższych modułów zgodnie z opisem zawartym w załączniku nr 1, hosting systemu informatycznego złożonego ze wszystkich wskazanych modułów, nadzór i weryfikacja wdrożonego systemu ze standardami międzynarodowymi (ISO 9001), przeprowadzenie szkolenia z zakresu działania każdego z modułów systemu zgodnie z opisem zawartym z załączniku nr 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dalszego rozwoju wytworzonego systemu oraz rozbudowy o kolejne moduły. 4. Termin i miejsce wykonania zamówienia: rozpoczęcie wykonania zamówienia nastąpi od dnia podpisania umowy termin realizacji zamówienia: o opracowanie procedur, projektu, wykonanie i wdrożenie systemu informatycznego oraz przeprowadzenie szkoleń do 30 czerwca 2014 r. o hosting systemu od 1 kwietnia 2013 do 31 grudnia 2014 r. miejsce realizacji zamówienia: siedziba Wyższej Szkoły Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie 32-500 Chrzanów, ul. Janiny Woynarowskiej 1. 5. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonania oceny spełnienia tych warunków
udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami posiadającymi doświadczenie w obszarze dotyczącym zamówienia, zdolnymi do wykonania usługi oraz spełniają warunek braku osobowych lub kapitałowych powiązań z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiających czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. Uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. Posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c. Pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. Pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca wykaże, że dysponuje co najmniej dwiema osobami posiadającymi co najmniej 2-letnie doświadczenie w zakresie opracowywania i wdrażania systemu informatycznego o podobnej funkcjonalności, Wykonawca dołączy dokument poświadczający, że co najmniej jeden system informatyczny, o zbliżonej funkcjonalności, został opracowany przy udziale osoby ze zgłoszonego zespołu i że system ten, na dzień złożenia oferty, jest używany do zarządzania Uczelnią, Wykonawca złoży oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym stanowiące Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. Ocena spełniania powyższych warunków oparta będzie o zasadę spełnia - nie spełnia (1-0) i zostanie przeprowadzona w oparciu o złożone dokumenty.
Niespełnienie chociażby jednego warunku, skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania Zamawiający zastrzega sobie prawo szczegółowego sprawdzenia stanu faktycznego z przedłożonymi dokumentami i oświadczeniami, w tym również poprzez wezwanie Wykonawcy do złożenia stosownych wyjaśnień. 6. Kryteria wyboru ofert: Najkorzystniejsza cena wykonania zamówienia 100% Liczba punktów, w ramach kryterium ceny zostanie przyznana wg następującej formuły; Najniższa oferowana cena brutto ------------------------------------------------------ x 100 = liczba pkt. Cena brutto badanej oferty Wygrywa oferta z najwyższą ilością punktów 7. Oferta powinna zawierać: a) nazwę i adres firmy, b) dane firmy: NIP, REGON, kserokopia wpisu do EDG lub KRS, c) dane kontaktowe w sprawach dotyczących oferty, d) opis za pomocą jakich technik programistycznych zostanie wykonany system informatyczny, który jest przedmiotem zamówienia, e) propozycję cenową brutto (w formie: netto, podatek, brutto), f) CV co najmniej dwóch osób posiadających co najmniej 2-letnie doświadczenie w zakresie opracowywania i wdrażania systemu informatycznego o podobnej do zamawianego funkcjonalności wraz z oświadczeniem potwierdzającym gotowość zaangażowania się w realizację przedmiotu zamówienia,
g) dokument poświadczający, że co najmniej jeden system informatyczny, o zbliżonej funkcjonalności, został opracowany przy udziale osoby ze zgłoszonego zespołu i że system ten, na dzień złożenia oferty, jest używany do zarządzania Uczelnią, h) oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym, stanowiące Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. 8 Związanie ofertą, miejsce i termin składania ofert, pozostałe informacje. Oferty należy składać osobiście lub pocztą na adres: 32-500 Chrzanów, ul. Janiny Woynarowskiej 1, z dopiskiem OFERTA - SYSTEM DO ZARZĄDZANIA UCZELNIĄ. Termin składania ofert upływa w dniu 21.12.2012 o godz. 15:00. Oferty nadesłane po terminie zostaną odesłane nadawcy bez otwierania. Kontakt w sprawie zapytania ofertowego: o tel. 32-623-51-80, o wspim@wspim.edu.pl. Rozpatrzenie ofert nastąpi w dniu 31.12.2012 r. (w przypadku dużej liczby złożonych ofert czas ich rozpatrzenia może ulec wydłużeniu). O wyniku przeprowadzonego postępowania Zamawiający powiadomi Oferentów biorących udział w postępowaniu. Termin związania ofertą: 10 dni liczone od dnia przekazania Oferentom informacji o wynikach postępowania. Oferty złożone po terminie będą zwrócone bez otwierania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania lub unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego z dnia 07.12.2012 r. Wymagania ogólne System powinien działać jako aplikacja internetowa w przeglądarce. System powinien mieć konstrukcję modułową Możliwość oferowania przez Zamawiającego dostępu do modułów w modelu Software as a service. Zamawiający ma możliwość dalszego rozwoju wytworzonej aplikacji. Zamawiający ma możliwość rozbudowy systemu o kolejne moduły. System powinien wykorzystywać jednolitą platformę bazodanową. System powinien mieć mechanizmy zapewniające wysoką wydajność przetwarzania i skalowalność bazy danych. Zaawansowane mechanizmy gwarantujące ochronę danych przed uszkodzeniem. Wykonawca zobowiązany jest do używania odpowiedniej technologii budowy strony, która zapewni poprawne interpretowanie i wyświetlanie strony na popularnych przeglądarkach internetowych. System logowania powinien być oparty o bezpieczne szyfrowanie. System powinien zapewniać dokładną walidację danych pobieranych z formularzy oraz być odporny na zagrożenia. Wymagania Moduł Controlling Finansowy Uczelni rejestracja kosztów i przychodów w centrach odpowiedzialności, planowanie budżetu określonych działań i działów, graficzna prezentacja zaplanowanych wydatków, budżetowanie działań i działów, raporty i kontrola wykonania budżetu,
graficzna prezentacja budżetu, porównywanie planu budżetu z wykonaniem, współpraca z systemem księgowym ENOVA (wymiana danych o kosztach i przychodach, bieżąca obsługa kasy, rozliczanie podatku VAT), tworzenie raportów dotyczących płynności finansowej, rozliczanie obciążeń dydaktycznych dla nauczycieli akademickich, rozliczanie opłat studenckich (współpraca z systemem ENOVA) dekretacja dokumentów, zarządzanie stypendiami i pomocą materialną dla studentów. Wymagania Moduł majątek i kadry Uczelni Majątek ewidencja nieruchomości, ewidencja środków trwałych, amortyzacja, inwentaryzacja środków trwałych, zarządzanie nieruchomościami Kadry ewidencja pracowników, ewidencja umów, rozliczenie czasu pracy, urlopy, wynagrodzenia, ewidencja minimum kadrowego dla danego kierunku, raporty z zakresu zatrudnienia pracowników, umów, rozliczenia czasu pracy oraz wynagrodzeń, generowanie formularzy PIT, współpraca z programem Płatnik,
rozliczenia ZUS, ocena okresowa nauczyciela akademickiego, analiza i statystyki. Wymagania Moduł monitorowania losów absolwenta administracja użytkownikami (hierarchizowanie uprawnień), składowanie danych o absolwentach, drukowanie profili, bezpieczne uwierzytelnianie, przeglądanie logów dodawanie i usuwanie ogłoszeń, aktualności, komunikatów, tworzenie i ewidencja ankiet, wypełnianie ankiet, tworzenie raportów na bazie wypełnionych ankiet, archiwizacja ankiet, powiadamianie o nowych ankietach drogą mailową, forum - komunikacja między absolwentami, forum komunikacja między absolwentami a pracownikami, wymiana plików, zarządzanie plikami, intuicyjny interfejs. Wymagania Moduł obieg dokumentów, Wirtualny Dziekanat i Wirtualna Szkoła ewidencja pism i korespondencji, ewidencja umów i faktur, archiwizacja dokumentów, Wirtualna Uczenia o autoryzacja, profilowanie użytkowników (studenci i pracownicy), o zarządzanie użytkownikami, o ogłoszenia, aktualności, komunikaty, o poczta internetowa, o forum,
o harmonogram (grupy studnetów, wykładowcy, sali, kursu) planowanie zajęć, o kontrola toku studiów, o spis pracowników (dane kontaktowe, sylwetka, dyżury), o struktura organizacyjna, władze, o zarządzenia, regulaminy, o stypendia, o organizacja roku, o obsługa rekrutacji (formularze rekrutacyjne), o elektroniczny indeks, o elektroniczne obieg karty egzaminacyjnej, o elektroniczny protokół, o automatyczne generowanie sprawozdań, druk dyplomu, suplementu do dyplomu, o udostępnianie programów studiów, o platforma e-learningowa kursy/przedmioty/zajęcia-spotkania zarządzanie kursem, przydział do grupy, tematyka zajęć, materiały (różne pliki), zadania, komentarze, komunikaty do uczestników kursu, forum przedmiotu-kursu, elektroniczna lista obecności, punkty, oceny, elektroniczny dziennik zajęć, internetowe sprawdziany, konkursy, przesyłanie i ocena zadań. o ewaluacja jakości kształcenia, o repozytoria i biblioteka cyfrowa, o administracja i zarządzanie modułem.
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego z dnia 07.12.2012 r. Wykonawca przeprowadzi następujące szkolenia: szkolenie z zakresu działania modułu controllingu finansowego Uczelni dla 7 pracowników Uczelni, 2 dni x 8 godzin dydaktycznych szkolenie z zakresu działania modułu zarządzania majątkiem i kadrami Uczelni dla 7 pracowników Uczelni, 2 dni x 8 godzin dydaktycznych szkolenie z zakresu działania modułu monitorowania losów absolwenta dla 8 pracowników Uczelni, 2 dni x 8 godzin dydaktycznych szkolenie z zakresu działania modułu obiegu dokumentów dla 10 pracowników Uczelni, 2 dni x 8 godzin dydaktycznych szkolenie z zakresu działania modułu Wirtualny Dziekanat i Wirtualna Szkoła dla 7 pracowników Uczelni, 2 dni x 8 godzin dydaktycznych
Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego z dnia 07.12.2012 r. Data: Pełna nazwa Wykonawcy: Adres Wykonawcy: NIP Wykonawcy: Imię i nazwisko osoby reprezentującej Wykonawcę: OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM Oświadczam, że nie jestem powiązany osobowo ani kapitałowo z Beneficjentem projektu - Wyższą Szkołą Przedsiębiorczości i Marketingu w Chrzanowie, 32-500 Chrzanów, ul. Janiny Woynarowskiej 1. Nie posiadam powiązań między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, polegających w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. pieczęć i podpis Wykonawcy