Strona1 Zarządzenie nr 93 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 10 lipca 2019 r. w sprawie realizacji projektu pt.: Board for Detection and Assessment of Pharmaceutical Drug Residues in Drinking Water - Capacity Building for Water Management in CE (boderec-ce) w ramach Programu Interreg Europa Środkowa, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1668, z późn. zm.), w związku z umową o dofinansowanie na realizację projektu Interreg Europa Środkowa nr CE1412 boderec zawartą w dniu 5.04.2019r. pomiędzy Miastem Wiedeń reprezentowanym przez Wydział Miejski 27 (Magistratsabteilung 27) Sprawy Europejskie, Schlesinger Platz 2, A-1080 Wiedeń, Austria działającym jako Instytucja Zarządzająca Programem Europejskiej Współpracy Terytorialnej Interreg Europa Środkowa w imieniu Republiki Federalnej Austrii, Republiki Chorwacji, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Węgierskiej, Republiki Włoskiej, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Słowackiej i Republiki Słowenii a Chorwackim Instytutem Geologicznym, Milana Sachsa 2, 10000 Zagrzeb, Chorwacja partnerem wiodącym oraz zapisami Umowy Partnerstwa zawartej między partnerem wiodącym i partnerami projektu w celu realizacji projektu boderec-ce, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm., oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 98 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm. i zarządzenia nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm. zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach projektu pt.: Board for Detection and Assessment of Pharmaceutical Drug Residues in Drinking Water - Capacity Building for Water Management in CE (boderec-ce) zwanego w dalszej części zarządzenia projektem. 2. Projekt realizowany jest w partnerstwie składającym z partnera wiodącego, którym jest Chorwacki Instytut Geologiczny oraz 11 partnerów, w tym Uniwersytet Śląski w Katowicach. 3. Projekt realizowany jest przez 36 miesięcy od 1 kwietnia 2019 r. do 30 marca 2022 r. 4. Partnerem stowarzyszonym Uniwersytetu Śląskiego w projekcie jest Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie, z którym współpraca, polegająca w szczególności na finansowaniu przez Uniwersytet Śląski kosztów podróży realizowanych przez pracowników partnera stowarzyszonego, będzie regulowana na podstawie odrębnie zawartej Umowy o współpracy w celu wspólnej realizacji projektu.
Strona2 II. Realizacja projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) umową o dofinansowanie na realizację projektu Interreg Europa Środkowa nr CE1412 boderec zawartą w dniu 5.04.2019r. pomiędzy Miastem Wiedeń reprezentowanym przez Wydział Miejski 27 (Magistratsabteilung 27) Sprawy Europejskie, Schlesinger Platz 2, A-1080 Wiedeń, Austria działającym jako Instytucja Zarządzająca Programem Europejskiej Współpracy Terytorialnej Interreg Europa Środkowa w imieniu Republiki Federalnej Austrii, Republiki Chorwacji, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Węgierskiej, Republiki Włoskiej, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Słowackiej i Republiki Słowenii a Chorwackim Instytutem Geologicznym, Milana Sachsa 2, 10000 Zagrzeb, Chorwacja partnerem wiodącym, zwaną w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie; 2) umową partnerstwa zawartą między partnerem wiodącym i partnerami projektu w celu realizacji projektu Nr CE1412 boderec, zwaną w dalszej części zarządzenia umową partnerstwa; 3) podręcznikiem wdrażania Programu Interreg Europa Środkowa, zwanym dalej podręcznikiem; 4) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm.; 5) przepisami pisma okólnego nr 1 Prorektora ds. Badań Naukowych Uniwersytetu Śląskiego z dnia 14 lutego 2017 r. w sprawie Zobowiązań kierowników projektów oraz kierowników jednostek realizujących projekty współfinansowane ze środków krajowych i międzynarodowych na lata 2014 2020 ; 6) przepisami zarządzenia nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm.; 7) przepisami zarządzenia nr 24 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 26 lutego 2018 r. w sprawie wprowadzenia w sprawie wprowadzenia Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach 8) przepisami zarządzenia nr 7 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 19 stycznia 2018 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu udzielania zamówień współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 2020 przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm. ; 9) przepisami zarządzenia nr 56 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 14 kwietnia 2015 r. - w sprawie zasad wnoszenia wkładu własnego w projektach finansowanych ze środków krajowych i zagranicznych 10) przepisami niniejszego zarządzenia.
Strona3 III. Zarządzanie Projektem 3 1. Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację projektu w Uniwersytecie jest Wydział Nauk o Ziemi. Władze wymienionej jednostki są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji projektu 2. W celu prawidłowej realizacji projektu powołuje się na okres od dnia 1 kwietnia 2019 r. do dnia 30 marca 2022 r. Zespół Nadzorujący i Zespół Wykonawczy. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Badań Naukowych; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Nauk o Ziemi. 2. Do zadań Zespołu Nadzorującego należy: 4 1) współpraca z kierownikiem projektu w zakresie realizacji projektu; 2) uczestniczenie w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy projektu. 6 1. W skład Zespołu Wykonawczego projektu wchodzą: 1) kierownik projektu; 2) zespół administracyjny wspierający kierownika projektu; 3) pracownicy merytoryczni realizujący projekt. 2. Członkowie Zespołu Wykonawczego projektu ściśle współpracują w celu prawidłowej realizacji projektu. 7 1. Do zadań Kierownika projektu należy obsługa projektu w części dotyczącej zadań Uniwersytetu Śląskiego, w szczególności: 1) zarządzanie realizacją projektu i podejmowanie wiążących decyzji związanych z projektem, 2) stały kontakt z partnerem wiodącym w celu organizacji zadań realizowanych w projekcie, 3) planowanie, nadzorowanie, monitoring, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji projektu, zgodnej z budżetem, harmonogramem, celami i wskaźnikami oraz
Strona4 podejmowanie działań zaradczych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości lub zagrożeń w aspekcie nieosiągalności wskaźników lub niezgodności z harmonogramem, 4) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach projektu, organizacja oraz nadzór nad sporządzaniem zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach projektu, 5) nadzór nad zgodnością realizacji projektu z aktualnie obowiązującymi wytycznymi w części merytorycznej i finansowej, 6) opracowanie części merytorycznej sprawozdań, 7) przygotowywanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie projektu, 8) opracowywanie propozycji zmian w projekcie w celu przesłania do partnera wiodącego po konsultacji z Działem Projektów, 9) organizacja działań promocyjnych projektu oraz monitoringu i ewaluacji, 10) prowadzenie archiwizacji dokumentacji projektu, 11) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach projektu, 12) szacowanie ryzyka i zagrożeń dla realizacji projektu, niezwłoczne informowanie w formie pisemnej (w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej) kierownika jednostki organizacyjnej, do której należy kierownik projektu, Działu Projektów i Prorektora ds. Badań Naukowych o problemach w realizacji projektu, 13) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów opiekunowi projektu z Działu Projektów oraz kwestorowi, 14) udział w kontrolach i audytach, przygotowywanie dokumentów i wyjaśnień dla instytucji kontrolującej, 15) wnioskowanie o nawiązanie stosunku pracy lub zawarcie umowy cywilno-prawnej, 16) dobór kompetentnej kadry merytorycznej realizującej projekt, nadzór, monitorowanie i organizacja pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w projekcie, zapewnienie bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją projektu. Do zadań pracowników merytorycznych należy w szczególności: 1) wypracowanie założonych rezultatów projektu określonych we wniosku aplikacyjnym i uściślonym przez liderów poszczególnych zadań w projekcie 2) uczestnictwo w spotkaniach krajowych oraz międzynarodowych związanych z realizacją projektu; 3) prowadzenia odpowiedniej dokumentacji zgodnie z formą zatrudnienia w projekcie określonej w podręczniku wdrażania programu Interreg Europa Środkowa. 9 8 1. Zespół administracyjny wspierający kierownika projektu wspomaga kierownika projektu w zakresie realizacji projektu, w tym w zakresie zadań administracyjnych wymienionych w 7, przy współpracy z jednostkami organizacyjnymi Uniwersytetu.
Strona5 2. W skład Zespołu administracyjnego wspierającego kierownika projektu wchodzą: 1) Specjalista ds. administracyjnych i finansowych a) we współpracy z kierownikiem projektu, kontrola realizacji budżetu oraz harmonogramu projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie i umowy konsorcjum, sporządzanie wniosków o płatność w zakresie finansowym, w uzgodnieniu odpowiednio z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej i kierownikiem projektu, b) wraz z kierownikiem projektu sporządzanie dokumentów i umów koniecznych do realizacji projektu, w tym umów dotyczących współpracy z partnerami projektu. 2) Specjalista ds. nadzorowania realizacji usług obcych a) przygotowywanie, poprawna realizacja i kontrola wykonania umów na ekspertyzy dla potrzeby projektu oraz zamówień wraz z prowadzeniem sprawozdawczości w tym zakresie. 3. Wszystkie powyżej wymienione osoby współpracują ściśle z kierownikiem projektu oraz opiekunem projektu z działu projektów w zakresie swoich zadań i obowiązków projektowych. Wspólnie z kierownikiem projektu i opiekunem projektu przygotowują wszelkie dokumenty z zakresu sprawozdawczości projektu, przesunięć i zmian w linach budżetowych, biorą udział w kontrolach i audytach. 10 W celu prawidłowej realizacji projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w projekcie 11 1. Forma zatrudnienia osób w projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie projektu. 2. Zatrudnienie/zaangażowanie osób następuje zgodnie z: 1) przepisami ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1668, z późn. zm.); 2) przepisami ustawy z dnia 3 lipca 2018 roku Przepisy wprowadzające ustawę Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1669); 3) ustawą z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. 2018 r., poz. 917, z późn. zm.), 4) zasadami i trybem określonym w Statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; 5) ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz. 1025, z późn. zm.); 6) ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz. 1986, z późn. zm.), 7) zarządzeniem nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm.
Strona6 3. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację projektu: a) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu poprzez zawarcie umowy o pracę lub aneksu do umowy o pracę /do aktu mianowania; b) nawiązanie stosunku pracy z osobami zatrudnionymi wyłącznie w celu wykonywania zadań związanych z realizacją Projektu, a niebędącymi pracownikami Uniwersytetu na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, w celu wykonania zadań związanych z realizacją projektu, c) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji projektu w innym charakterze (praca rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym; d) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, w celu wykonania zadań związanych z realizacją projektu. 4. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek kierownika projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. V. Zasady realizacji dostaw i usług 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, o których mowa w 2 pkt 9 i 10. 12 2. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie projektu oraz musi być podpisany przez kierownika projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach projektu, z budżetem projektu, prowadzona jest przez Dział Budżetowania i Kontrolingu. 4. Dopuszcza się realizację własną dostaw, usług i płatności gotówkowych zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami wewnętrznymi Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. 5. Nie dopuszcza się pobierania materiałów z magazynu. VI. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z projektem 13 1. Uniwersytet zobowiązuje się do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu. Wszystkie inne powiązane dokumenty należy zachować i udostępniać przez okres trzech lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu wniosku o płatność do Komisji Europejskiej przez Instytucję Zarządzającą, która poinformuje o dokładnej dacie rozpoczęcia okresu przechowywania. 2. Przechowywać można oryginały dokumentów albo ich wersje zgodne z oryginałem na wspólnie zatwierdzonych nośnikach danych. 3. Dokumenty księgowe i potwierdzające związane z partnerami stowarzyszonymi projektu należy przechowywać w ich siedzibach przez taki sam okres.
Strona7 4. Przechowywanie dokumentacji projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, umową o dofinansowanie projektu, oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 2 września 2010 r. (z późn. zm.). 5. Wszystkie dokumenty związane z realizacją projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logotypem Interreg Europa Środkowa oraz emblematem Unii Europejskiej, z odwołaniem słownym do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, segregatorach i teczkach. 6. Dokumentacja projektowa w części merytorycznej jest przechowywana na Wydziale Nauk o Ziemi w Katedrze Hydrogeologii i Geologii Inżynierskiej, pozostałe dokumenty są przechowywane we właściwych jednostkach administracji ogólnouczelnianej. VII. Zakaz zbycia aktywów 14 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest projekt. 3. Sprzęt i wyposażenie finansowane w ramach projektu winny być oznaczone zgodnie z podręcznikiem. 4. Aktywa związane z realizowanym projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, z późn. zm. VIII. Koszty pośrednie Projektu 15 Koszty pośrednie w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie projektu tj.15%, naliczane są od wydatków poniesionych w kategorii koszty personelu. Koszty pośrednie rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego, z późn. zm. IX. Wkład własny 16 Partnerzy projektu muszą zapewnić wkład własny, aby otrzymać współfinansowanie w ramach programu. Wkład własny wynosi minimalnie 15% poniesionych, udokumentowanych i kwalifikowalnych wydatków. Ostateczna kwota wkładu własnego zostanie określona przy rozliczeniu końcowym projektu i po ustaleniu kwoty wydatków kwalifikowalnych.
Strona8 X. Przetwarzanie danych osobowych 17 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu, o której mowa w 2 pkt 1. 2. Kierownik projektu odpowiada i nadzoruje ochronę danych osobowych w zakresie realizacji Projektu zgodnie z wewnętrznymi regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych obowiązującymi na uczelni, w szczególności z Polityką Bezpieczeństwa Informacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, stanowiącą załącznik do zarządzenia nr 153 Rektora UŚ z dnia 15 października 2018 r. XI. Postanowienia końcowe 18 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości w projekcie. 19 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 kwietnia 2019 r. R E K T O R Prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk