Czerwieńsk, 18.04.2014 r. Znak sprawy: FIP.272.1.2014 Zaproszenie do złożenia oferty I. ZAMAWIAJĄCY Gmina Czerwieńsk ul. Rynek 25 66-016 Czerwieńsk NIP: 929-00-15-775 REGON: 970770600 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest Plan rozwoju instytucjonalnego partnerstwa - Działanie 2 w ramach projektu: "Rozwój społeczno-gospodarczy Gmin Nadodrzańskich" i obejmuje następujące zadania: Przeprowadzenie jednodniowego szkolenia z zakresu Zarządzania Projektem Opracowanie dokumentów zarządczych Audyt funduszowy 2. Zakres zadań do realizacji: 2.1. Przeprowadzenie jednodniowego szkolenia z zakresu Zarządzania Projektem Odbiorcy szkolenia: przedstawiciele podmiotów wchodzących w skład Partnerstwa i uczestniczący w realizacji projektu: "Rozwój społeczno-gospodarczy Gmin Nadodrzańskich": Lider - Gmina Czerwieńsk Partner 1 - Gmina Dąbie Partner 2 - Gmina Sulechów Partner 3 - Stowarzyszenie Regionu Cigacice Partner 4 - Stowarzyszenie Mieszkańców Lasek Partner 5 - LFC Sp. z o.o. Liczba osób biorących udział w szkoleniu: 15
Cel szkolenia: Celem szkolenia jest podniesienie kompetencji i umiejętności pracowników zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia w zakresie prawidłowego i skutecznego wdrażania działań projektowych, z uwzględnieniem zarządzania czasem, ryzykiem, kosztami, zespołem projektowym itd. Szkolenie, poprzez lepsze zrozumienie natury projektów, ich specyfiki oraz podstawowych standardów zarządzania, pozwoli na zwiększenie efektywności współpracy wewnątrz partnerstwa oraz współpracy z zewnętrznymi podmiotami. Miejsce szkolenia: HALA SPORTOWA LUBUSZANKA, ul. Zielonogórska 43A, 66-016 Czerwieńsk. Szkolenie jednodniowe, w terminie do uzgodnienia pomiędzy 15.05.2014 a 30.05.2014, w godz. 09:00-15:00 Zadania i główne obowiązki Wykonawcy: A. Wykonawca zobowiązany jest do opracowania materiałów szkoleniowych uwzględniający następujące zagadnienia merytoryczne: Zarządzanie projektem partnerskim Formy efektywnej komunikacji pomiędzy partnerami projektu, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna w organizacji Podział zadań i odpowiedzialności Zarządzanie czasem i finansami w projekcie Monitoring i ewaluacja projektu partnerskiego Sposób podejmowania decyzji strategicznych i operacyjnych Efektywność i sprawność funkcjonowania Partnerstwa B. Materiały szkoleniowe: Wykonawca opracowuje szczegółowy program i materiały szkoleniowe oraz przekazuje je w formie papierowej i elektronicznej Zamawiającemu oraz uczestnikom szkolenia, materiały muszą być opatrzone znakami informacyjno - promocyjnymi zgodnie z wytycznymi Programu Regionalnego EOG (logotypy i szablon do prezentacji przekazany zostanie przez Zamawiającego), C. Wykonawca przygotowuje Certyfikaty ukończenia szkolenia dla osób biorących udział w szkoleniu.
2.2. Opracowanie dokumentów zarządczych Zadaniem Wykonawcy jest przygotowanie poniższych dokumentów zarządczych, zgodnie ze standardami metodyki PMI: - Zarządzanie jakością w projekcie - Zarządzanie ryzykiem projektu - Zarządzanie zasobami ludzkimi w projekcie - Zarządzanie komunikacją w projekcie - Zarządzanie zleceniami w projekcie Termin wykonania przedmiotowego zadania do 30.05.2014 r. 2.3. Audyt funduszowy 2.3.1. Zakres opracowania 1. Analiza podmiotowa Partnerstwa pozwalająca ustalić formę prawną oraz szanse i ograniczenia z tego wynikające. 2. Analiza przedmiotowa dotycząca szans pozyskania wsparcia na wskazane przez Partnerstwo planowane do realizacji zadania. Audyt możliwości wsparcia obejmować powinien dostępne na polskim rynku funduszowym programy finansowane z funduszy strukturalnych UE. Pod uwagę powinny zostać wzięte też te aspekty potencjalnych projektów, które pozwalają na aplikację w programach europejskich, zarządzanych bezpośrednio przez KE oraz pozaunijnych, np. EOG, NFOŚiGW środki krajowe. W efekcie Partnerstwo powinno otrzymać dokument stanowiący wszechstronną analizę możliwości dotacyjnych wraz z rekomendacjami dla poszczególnych projektów. Analiza powinna wskazywać na konieczność podjęcia kroków formalno-prawnych i organizacyjnych, koniecznych dla skutecznego aplikowania w nowym budżecie dla wskazanych przez Partnerstwo potencjalnych projektów. Dokument powinien zawierać analizę warunków dostępu, informację o katalogu kwalifikowalnych beneficjentów i działań, informację o poziomie dofinansowania, wskazanie innych istotnych warunków. Zadaniem Wykonawcy będzie opracowanie wzoru karty informacyjnej, która będzie wypełniana dla każdego z narzędzi dotacyjnych odrębnie, zgodnie z wytycznymi wynikającymi z dyrektyw unijnych i pozaunijnych. Termin wykonania przedmiotowego zadania 01.10.2014 r.
III. Wymagania względem Wykonawcy 1. Doświadczenie w realizacji przynajmniej 2 szkoleń z zakresu zarządzania projektem dla instytucji publicznych i/lub organizacji pozarządowych (łącznie) 2. Opracowanie minimum 2 audytów funduszowych. 3. Opracowanie minimum 2 dokumentów zarządczych dla instytucji publicznych niezbędnych do wdrażania projektu Wskazanym byłoby, żeby powyższe poświadczyć referencjami. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA I WARUNKI PŁATNOŚCI Terminy wykonania przedmiotu zamówienia są określone w opisie zakresu zadań. Podstawą rozliczenia wykonania przedmiotu umowy i wystawienia faktury/rachunku będzie podpisany przez Zamawiającego protokół odbioru każdorazowo po zakończeniu zadania. Płatność nastąpi w terminie do 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury/rachunku. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY CENOWEJ 1. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zaproszenia. 2. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, czytelną i trwałą techniką oraz posiadać datę sporządzenia. 3. Oferta powinna zawierać nazwę Wykonawcy, adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer faksu, adres e-mail, numer NIP, REGON oraz nr rachunku bankowego. 4. Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę lub osoby uprawnione do występowania w imieniu Wykonawcy i opatrzona pieczęcią. 5. Każdy oferent przedłoży tylko jedną ofertę. Oferta Wykonawcy, który przedłoży więcej niż jedną ofertę, zostanie odrzucona. 6. Każdy oferent przedłoży tylko jedną ofertę. Oferta Wykonawcy, który przedłoży więcej niż jedną ofertę, zostanie odrzucona. VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być złożona do dnia 28.04.2014 r. do godziny 14:00 w sekretariacie Urzędu Gminy i Miasta w Czerwieńsku listownie za pośrednictwem poczty lub kuriera lub też dostarczona osobiście w zamkniętej kopercie na adres: Gmina Czerwieńsk, ul. Rynek 25, 66-016 Czerwieńsk, z dopiskiem na kopercie: Oferta: "Rozwój społeczno-gospodarczy Gmin Nadodrzańskich". 2. Ocena ofert zostanie dokonana w ciągu dwóch dni od dnia zakończenia przyjmowania ofert. 3. Zamawiający skontaktuje się z oferentem, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę w celu ustalenia terminu podpisania umowy. 4. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 6. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 7. Wyklucza się składanie ofert częściowych.
8. Zaproszenie do złożenia ofert cenowej zamieszczono na stronie www.bip.czerwiensk.pl w zakładce Przetargi. VII. OCENA OFERT 1. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: - cena: 50%, - doświadczenie: 50%. 2. Sposób obliczania ceny oferty: Kryterium cenowe: Cena oferty najniższej Cena oferty badanej X 50% = Sposób przyznawania punktów: 5 punktów najtańsza (oferta nr 1) 3 punkty (oferta nr 2) 1 punkt (oferta nr 3) 0 punktów najdroższa (oferta nr 4) Kryterium pozacenowe Oferta badana Oferta z najwyższą ilością punktów X 50% = Sposób przyznawania punktów: 5 punktów (max) dla: dobry/spełnia/kompletny/optymalny 3 punkty dla: dostateczny/częściowo spełnia/zdatny/przeciętny 1 punkt (min) dla: niedostateczny/nie spełnia/niezdatny O wyborze oferty zadecyduje najwyższa ilość zebranych punktów. VIII. OSOBA DO KONTAKTU Dodatkowych informacji udziela Bogusław Kuta Urząd Gminy i Miasta w Czerwieńsku, tel. 68 321 90 52, e-mail: b.kuta@czerwiensk.pl Burmistrz Czerwieńska /-/ Piotr Iwanus