Rok załoŝenia 1928 Specyfikacja zapytania ofertowego Nr postępowania: 3/5.4.2/ZMW CZĘŚĆ I INFORMACJE OGÓLNE I. Informacje o zamawiającym 1. Zamawiający: Związek MłodzieŜy Wiejskiej 2. Siedziba: ul. Nowy świat 19 lok. 17, 00-029 Warszawa 3. NIP: 525-19-16-873 4. REGON: 000866930 5. E-mail: zkzmw@zmw.pl; jozef.kopciuch@zmw.pl 6. Strona internetowa: www.zmw.pl 7. Telefon: +48 22 826 11-68 8. Fax: +48 22 826 44-55 II. Oferty częściowe, wariantowe, zamówienia uzupełniające. 1. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. 2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. III. Sposób porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami. 1. Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są: a) Michał Modrzejewski Prezes ZMW: +48 22 826 11-68, b) Józef Kopciuch Specjalista ds. rekrutacji i organizacji szkoleń: +48 22 826 11-68. 2. Wykonawcy mogą porozumiewać się z Zamawiającym w dni robocze w godzinach 9.00 17.00. 3. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują pisemnie, faksem lub osobiście za potwierdzeniem odbioru. 4. JeŜeli zamawiający lub wykonawca przekazują oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem kaŝda ze stron na Ŝądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
Rok załoŝenia 1928 CZĘŚĆ II PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA IV. Opis przedmiotu zamówienia. Zamówienie składa się z 3 rodzajów usług: zakwaterowania, wyŝywienia oraz wynajmu sal wykładowych. IVa. Zakwaterowanie: W szkoleniach uczestniczy jednorazowo około 20 osób, uczestników szkolenia (koszty uczestniczenia 2 dodatkowych osób obsługi logistycznej powinny zawierać się w kosztach uczestników) - spotkania organizowane są w terminach wskazanych zgodnie z harmonogramem wskazanym poniŝej. Zamówienia w zakresie zakwaterowania dotyczy zapewnienia usług hotelowych w następującym standardzie: a) pokoje jedno- i dwuosobowe - łóŝka oddzielne; b) wyposaŝenie: pokój + łazienka, pełen węzeł sanitarny, ręczniki, mydło, stół oraz krzesła, TV (ewentualnie odbiornik radiowy), szafa na ubrania; Harmonogram organizowanych szkoleń: I zjazd szkoleniowy: 8-10 grudnia 2010 r. II zjazd szkoleniowy: 15 17 marzec 2011 r. III zjazd szkoleniowy: 4 6 kwiecień 2011 r. IV zjazd szkoleniowy: 8 10 czerwiec 2011 r. V zjazd szkoleniowy: 19 21 wrzesień 2011 r. VI zjazd szkoleniowy: 17 19 październik 2011 r. Doba hotelowa podczas cyklu szkoleń: - rozpoczyna się od godz. 12tej I dnia szkolenia, - kończy się o godz. 15stej III dnia szkolenia. IVb. WyŜywienie: W terminach (cyklach) wskazanych powyŝej wykonawca zapewni wyŝywienie: - według następującego schematu w danym cyklu warsztatowym: a) I dzień szkolenia obiad, kolacja, przerwa kawowa; b) II dzień szkolenia - śniadanie, obiad, 2 przerwy kawowe; c) III dzień szkolenia: śniadanie, obiad, przerwa kawowa - oraz według następującego standardu wyŝywienia: a) śniadanie: realizowane w formie bufetu szwedzkiego; Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
b) obiad: zupa, danie główne, deser, napoje do wyboru (herbata, soki, woda); c) kolacja: zupa, danie główne, deser, napoje do wyboru (herbata, soki, woda), d) przerwa kawowa: soki, herbata, kawa, ciastka, słodycze. IVc. Sala warsztatowa: W ramach usługi wykonawca zapewni ponadto sale szkoleniową umoŝliwiającą przeprowadzenie zajęć szkoleniowych dla uczestników szkoleń. Szkolenia odbywają się będą w kaŝdym z wymienionych w harmonogramie dni (ogółem godzin szkoleniowych podczas jednego zjazdu szkoleniowego 16). CZĘŚĆ III OFERTA V. Sposób przygotowania oferty. 1. Oferta musi być sporządzona zgodnie z wymaganiami Specyfikacji (formularz ofertowy musi być zgodny w treści ze wzorem formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej Specyfikacji). 2. Wykonawca ma prawo złoŝyć tylko jedną ofertę. 3. Oferta musi być sporządzona w formie pisemnej. 4. Miejsca naniesienia poprawek w treści oferty i załączników muszą być podpisane przez osobę podpisującą ofertę. 5. Ofertę naleŝy złoŝyć w nieprzejrzystej i zamkniętej kopercie lub innym opakowaniu, trwale zabezpieczonym, uniemoŝliwiającym otwarcie i zapoznanie się z treścią oferty przed upływem terminu otwarcia ofert. Na kopercie lub innym opakowaniu powinny być umieszczone: a) nazwa i adres zamawiającego: Związek MłodzieŜy Wiejskiej, ul. Nowy Świat 19, lok. 17, 00-029 Warszawa. b) dopisek: Oferta na usługi Ŝywienia i zakwaterowania uczestników szkoleń: i rozwoju organizacji pozarządowych na obszarach wiejskich i miejsko-wiejskich. 9. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za nieprawidłowe skierowanie lub przedwczesne otwarcie oferty, jeŝeli koperta lub inne opakowanie nie będą trwale zabezpieczone przed przypadkowym ich otwarciem lub właściwie oznakowane. 10. Wykonawca moŝe, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. 11. Wykonawca moŝe zastrzec, Ŝe załączone do oferty dokumenty zawierające informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16.04.1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. Nr 47, poz. 211 z późń. zm.) nie Strona 2 z 10
mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania. ZastrzeŜone dokumenty powinny być załączone na końcu oferty i opatrzone napisem następującej treści: Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa. 12. Wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i złoŝeniem oferty ponosi Wykonawca. VI. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert. 1. Termin składania ofert upływa dnia 16 listopada 2010 r. o godzinie 15.00. 2. Oferty naleŝy składać w siedzibie Zamawiającego przy ul. Nowy Świat 19 lok. 17 w Warszawie (kod: 00-029). 3. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 16 listopada 2010 r. o godzinie 16.00, w siedzibie Zamawiającego. 4. Oferty zostaną otwarte w kolejności, w jakiej zostały złoŝone u zamawiającego. 5. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za termin dostarczenia ofert wysłanych za pośrednictwem poczty lub kuriera. VII. Termin związania ofertą. 1. Wykonawca jest związany złoŝoną ofertą przez okres 30 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składnia ofert. VIII. Kryteria oceny ofert. 1. Jednym kryterium oceny ofert jest cena waga 100%. 2. Oferta wykonawcy z najniŝszą ceną brutto zostanie uznana za najkorzystniejszą. 3. Na potrzeby oceny ofert zostanie przyjęta łączna całkowita cena usługi dla 26 osób za 1 cykl. 4. W kryterium Cena maksymalną liczbę punktów (100) otrzyma oferta zawierająca najniŝszą cenę. Liczba punktów dla kaŝdej następnej oferty zostanie obliczona w następujący sposób: cena najniŝsza liczba punktów = ------------------------------ x 100 cena oferty ocenianej Zamawiający zastosuje we wszystkich wyliczeniach zaokrąglenia wyników do dwóch miejsc po przecinku. Strona 3 z 10
IX. Opis sposobu obliczenia ceny. 1. Wykonawca jest zobowiązany obliczyć cenę oferty z uwzględnieniem warunków zawartych w SIWZ. 2. Wszystkie ceny podane w formularzu ofertowym powinny być liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. Wszelki rozliczenia będą prowadzone wyłącznie w walucie polskiej. X. Uwagi końcowe. Umowa zostanie podpisana na warunkach określonych we wzorze umowy (Wzór umowy stanowi załącznik do Specyfikacji). ZATWIERDZAM: Strona 4 z 10
Rok załoŝenia 1928 Załącznik nr 1 do Specyfikacji FORMULARZ OFERTOWY Nazwa i adres Wykonawcy:............ Składając ofertę na usługi Ŝywienia i zakwaterowania uczestników szkoleń w Projekcie i rozwoju organizacji pozarządowych na obszarach wiejskich i miejsko-wiejskich, jako upowaŝniony reprezentant Wykonawcy oświadczam, Ŝe: 1. Zapoznaliśmy się z treścią specyfiki zapytania ofertowego oraz wszystkimi załącznikami do niej, akceptujemy jej treść i nie wnosimy Ŝadnych zastrzeŝeń. 2. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i terminach zawartym w specyfikacji zapytania ofertowego w wysokości: a) brutto:... PLN (słownie złotych:...) za zakwaterowanie 1 osoby w jednym cyklu szkoleniowym (2 noclegi); b) brutto:... PLN (słownie złotych:... ) za wyŝywienie 1 osoby w jednym cyklu szkoleniowym, c) brutto:... PLN (słownie złotych:...) za wynajem sal warsztatowych w jednym cyklu szkoleniowym (16 godzin). 3. Deklarujemy, iŝ w przypadku akceptacji przedłoŝonej oferty pokryjemy koszty uczestniczenia dwóch osób obsługi logistycznej szkolenia w ramach ww. kwot, nie Ŝądając za nie dodatkowego wynagrodzenia. Załącznik do Oferty: 1) KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej Wykonawcy (Data, Podpis Wykonawcy) Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
Rok załoŝenia 1928 Załącznik nr 2 do Specyfikacji Umowa na usługi zakwaterowania i wyŝywienia dotyczy realizacji usługi zakwaterowania, wyŝywienia oraz wynajmu sal szkoleniowych w ramach projektu: Aktywni lokalnie kompleksowe wsparcie dla III sektora i rozwoju organizacji pozarządowych na obszarach wiejskich i miejskowiejskich - współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Umowa została zawarta w dniu.. 2010 r. w Warszawie, pomiędzy: Związkiem MłodzieŜy Wiejskiej z siedzibą w Warszawie, przy ul. Nowy Świat 19 lok. 17, zarejestrowanym w Sądzie Rejonowym dla Miasta Stołecznego Warszawy, Wydział XII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000179144; NIP: 525-19- 16-874, REGON: 000866930, reprezentowanym przez: Michała Modrzejewskiego Prezesa Zarządu Związku MłodzieŜy Wiejskiej, Józefa Kopciucha Członka Zarządu Związku MłodzieŜy Wiejskiej, zwanym w dalszej treści umowy Zleceniodawcą... zwanym/zwaną w treści niniejszej umowy Zleceniobiorcą a 1 Przedmiot umowy 1. Zleceniodawca zleca a zleceniobiorca przyjmuje wykonanie zlecenia wynajmu sal wykładowych oraz organizacji wyŝywienie i zakwaterowanie uczestników szkoleń prowadzonych w ramach projektu: Aktywni lokalnie kompleksowe wsparcie dla III sektora i rozwoju organizacji pozarządowych na obszarach wiejskich i miejskowiejskich, przy czym: a) zlecenie składa się z 3 rodzajów usług: zakwaterowania, wyŝywienia oraz wynajmu sali wykładowej, dla 20 osób (w tym dodatkowo 2 osób obsługi szkolenia); b) zlecenie w zakresie zakwaterowania dotyczy zapewnienia usług hotelowych w następującym standardzie: - pokoje jedno- i dwuosobowe - łóŝka oddzielne; Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
- wyposaŝenie: pokój + łazienka, pełen węzeł sanitarny, ręczniki, mydło, stół oraz krzesła, TV (ewentualnie odbiornik radiowy), szafa na ubrania; 2. Usługi, o których mowa w 1, pkt 1 realizowane będą zgodnie z następującym harmonogramem zjazdów: Harmonogram organizowanych szkoleń: I zjazd szkoleniowy: 8-10 grudnia 2010 r. II zjazd szkoleniowy: 15 17 marzec 2011 r. III zjazd szkoleniowy: 4 6 kwiecień 2011 r. IV zjazd szkoleniowy: 8 10 czerwiec 2011 r. V zjazd szkoleniowy: 19 21 wrzesień 2011 r. VI zjazd szkoleniowy: 17 19 październik 2011 r. Doba hotelowa podczas cyklu szkoleń: - rozpoczyna się od godz. 12tej I dnia szkolenia, - kończy się o godz. 15stej III dnia szkolenia. 3. W terminach (cyklach) wskazanych powyŝej wykonawca zapewni wyŝywienie: - według następującego schematu w danym cyklu warsztatowym: d) I dzień szkolenia obiad, kolacja, przerwa kawowa; e) II dzień szkolenia - śniadanie, obiad, 2 przerwy kawowe; f) III dzień szkolenia: śniadanie, obiad, przerwa kawowa - oraz według następującego standardu wyŝywienia: e) śniadanie: realizowane w formie bufetu szwedzkiego; f) obiad: zupa, danie główne, deser, napoje do wyboru (herbata, soki, woda); g) kolacja: zupa, danie główne, deser, napoje do wyboru (herbata, soki, woda), h) przerwa kawowa: soki, herbata, kawa, ciastka, słodycze. 4. Strony ustalają, iŝ przewidywalna ilość uczestników warsztatów w kaŝdym z zaplanowanych cyklów szkoleniowych moŝe się wahać się z przyczyn losowych. Zleceniodawca zobowiązuje się do przekazania informacji o dokładnej liczbie uczestników danego szkolenia faksem lub telefonicznie na 7 dni przed terminem rozpoczęcia danego szkolenia. Przesłanie informacji Wykonawcy o mniejszej ilości uczestników w terminie min. 7 dni przed terminem szkolenia zwalnia Zamawiającego z konieczności opłacenia kosztów zakwaterowania i wyŝywienia osób, które zgłosiły brak uczestnictwa w spotkaniu. Strona 2 z 10
2 Wynagrodzenie Zleceniobiorcy 1. Strony Umowy ustalają następujące obowiązujące stawki wynagrodzenia Zleceniobiorcy z tytułu usług, o których mowa w 1, pkt 1: a) brutto:... PLN (słownie złotych:...) za zakwaterowanie 1 osoby w jednym cyklu szkoleniowym (2 noclegi); b) brutto:... PLN (słownie złotych:... ) za wyŝywienie 1 osoby w jednym cyklu szkoleniowym, c) brutto:... PLN (słownie złotych:...) za wynajem sal warsztatowych w jednym cyklu szkoleniowym (16 godzin). 2. Ceny jednostkowe brutto wskazane w ust.1 a)-b)-c) obejmują podatek VAT w wysokości obowiązującej w chwili powstania obowiązku podatkowego. 3. Strony potwierdzają, iŝ koszty zakwaterowania i wyŝywienia dwóch osób obsługi logistycznej zawierają się w wynagrodzeniu Zleceniobiorcy określonym w pkt. 1. 3 Zasady rozliczeń 1. Wynagrodzenie Wykonawcy za realizacje usług objętych niniejszą umową nastąpi w oparciu o prawidłowo wypełnioną fakturę VAT wystawioną na koniec kaŝdego miesiąca kalendarzowego realizacji usługi określonej w 1 umowy 2. Wszelkie płatności będą realizowane na poniŝej wskazane konto bankowe Wykonawcy: Nazwa banku: Numer konta:. 3. Faktura, o której mowa w pkt.1 stanowić będzie kaŝdorazowo: iloczyn ustalonej stawki z 2 pkt 1.a)b)c) za realizację usługi oraz liczby uczestników warsztatów w danym cyklu szkoleniowym. 4. Zleceniodawca zobowiązany jest wypłacić Zleceniobiorcy wynagrodzenie w wysokości określonej w 2 niniejszej Umowy, nie później, niŝ w ciągi 21 dni od dnia, w którym otrzymał rachunek/fakturę VAT, o którym mowa w 3 ust. 1. 5. Strony postanawiają, iŝ zapłatę uwaŝa się za dokonaną w dniu, w którym Zleceniodawca złoŝył polecenie dokonania przelewu wynagrodzenia w pełnej wysokości określonej umową, na wskazany w 3 ust. 3 rachunek bankowy. 4 Zasady współpracy 1. Zleceniobiorca obowiązany jest do wykonywania niniejszej Umowy rzetelnie i solidnie, przy zachowaniu naleŝytej staranności i dochowaniu wszelkich przyjętych standardów i obowiązujących przepisów, ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa uczestników. Wykonanie przedmiotu umowy w taki sposób uprawnia Zleceniobiorcę do roszczenia o zapłatę wynagrodzenia, a Zleceniodawcę zobowiązuje do zapłaty wynagrodzenia w wysokości, terminie i w sposób określony w Umowie. 2. Zleceniobiorca nie moŝe powierzyć osobom trzecim wykonania czynności określonych niniejszą Umową bez uprzedniego uzyskania pisemnej zgody Zleceniodawcy. Strona 3 z 10
3. Zleceniobiorca oświadcza, Ŝe posiada wymagane kwalifikacje, potencjał techniczny oraz doświadczenie do wykonania przedmiotu zlecenia określonego w pkt. 1. 5 KaŜda ze stron moŝe wypowiedzieć niniejszą Umowę z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia, przy czym bieg wskazanego terminu wypowiedzenia rozpoczyna się pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wypowiedzenie nastąpiło. 6 1. Strony zobowiązują się do niezwłocznego pisemnego wzajemnego informowania się o zmianie danych adresowych, które określone zostały niniejszą Umową, pod rygorem uznania za dostarczone wszelkich oświadczeń i zawiadomień skierowanych pod ostatnio wskazany adres. 2. Zleceniobiorca zobowiązuje się do niezwłocznego pisemnego informowania zleceniodawcy o zmianie numeru rachunku bankowego wskazanego w 3 ust. 3 pod rygorem uznania zapłaty przez Zleceniodawcę za dokonaną na wskazany ostatnio rachunek bankowy. 7 Postanowienia końcowe 1. W wypadku, gdy którekolwiek z postanowień niniejszej Umowy okaŝe się z jakiejkolwiek przyczyny niewaŝne, pozostałe postanowienia niniejszej Umowy pozostają w całości waŝne i skuteczne. Strony zastąpią niewaŝne postanowienia Umowy takimi postanowieniami, które z punktu widzenia ekonomicznych interesów stron będą mogły zostać uznane za porównywalne. 2. Do wszelkich spraw nie uregulowanych w Umowie zastosowanie będą mieć przepisy Kodeksu Cywilnego. 3. Strony dołoŝą wszelkich starań aby ewentualne spory wynikające lub związane z Umową były rozstrzygane polubownie przez Strony. W tym celu kaŝda ze Stron, która uwaŝa, iŝ działanie lub zaniechanie drugiej Strony, narusza jej interesy związane z Umową, a w szczególności narusza prawo lub Umowę, powinna wezwać drugą Stronę do polubownego rozwiązania sporu. 4. Strony zobowiązują się do podjęcia działań w celu uzyskania od drugiej Strony wyjaśnienia przyczyn opóźnień w realizacji zobowiązania i terminów oraz sposobów ich realizacji, przed wystąpieniem o zapłatę kar lub wystąpieniem z powództwem o zapłatę kar. Podjęcie tych działań w dalszej kolejności warunkuje skorzystanie z przysługujących Stronom praw. 5. Wszelkie spory, jakie mogą wyniknąć z realizacji zlecenia, strony deklarują rozstrzygnąć między sobą i poddać rozstrzygnięciu sądu powszechnego dopiero po bezskutecznej próbie osiągnięcia porozumienia. 6. Niniejsza umowa została sporządzona, w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla kaŝdej ze stron.. Zleceniodawca. Zleceniobiorca Strona 4 z 10