Podstawy pracy w arkuszu kalkulacyjnym MS Excel Program MS Excel jest arkuszem kalkulacyjnym. Oznacza to, że dominującą czynnością wykonywaną w nim są obliczenia. Można oczywiście pisać również w Excelu teksty, jednak robi się to jedynie wtedy, gdy dominują w nich obliczenia. Dokument Excela nazywa się Skoroszytem lub Zeszytem, standardowym rozszerzeniem pliku jest.xls (w nowszych wersjach programu jest to.xlsx). Należy pamiętać w czasie zapisywania pliku na dysku, aby zapisać go jako typ Skoroszyt Microsoft Excel! Skoroszyt dzieli się na arkusze, których zakładki zobaczymy u dołu skoroszyty. Pamiętajmy, że arkusz nie jest równoważny z wydrukowaną stroną i często drukowany jest na kilku stronach! Zwykle dany problem jest opisany skoroszytem, natomiast zagadnienia w tym problemie (np. dla firmy: przychody, rozchody, magazyn itp.) umieszcza się w kolejnych arkuszach. Arkuszy powinno być dokładnie tyle, ile potrzeba, nie za dużo i nie za mało. Każdy arkusz powinien mieć nazwę adekwatną do swojej zawartości.
Praca w arkuszu roboczym Każdy arkusz dzieli się na komórki. Każda komórka w arkuszu posiada adres (np. B3) oznaczający jej położenie w określonej kolumnie i wierszu. Wiersze są numerowane maksymalna liczba wierszy 65536, natomiast kolumny oznaczane A, B, C, Z, AA, AB, AC IU, IV. Komórkę, w której obecnie pracujemy, nazywa się komórką aktywną. Jej adres znajdziemy w polu nazwy, powyżej lewego górnego narożnika arkusza. Po wpisaniu danych do komórki należy tę czynność zatwierdzić poprzez naciśnięcie klawisza Enter lub przejścia do innej komórki. Klawisz Esc anuluje wykonywaną czynność. MS Excel umożliwia wykonywanie obliczeń na zawartości komórek na dwa sposoby, zależne od celu obliczeń: Jeżeli dokonujemy obliczeń w tabelach, operujemy adresami komórek Jeżeli dokonujemy obliczeń numerycznych, używamy nazw zmiennych. Aby do zawartości komórki przypisać nazwę zmiennej (np. x) wpisujemy tę nazwę do pola nazwy dla tej komórki Od tego momentu możemy w formułach używać zarówno adresu (B3) jak również nazwy zmiennej (x).
Aby zaznaczyć kilka komórek, używamy kursora w postaci białego krzyżyka: Można też zaznaczać komórki przy pomocy klawiszy kursora ( strzałek ) na klawiaturze przy wciśniętym klawiszu Shift. Warto w tym miejscu zaznaczyć, że powyższy zaznaczony blok (zwany też tablicą lub macierzą) ma adres (zakres) B3:D7, jednak w wielu czynnościach reprezentuje go tzw. komórka wiodąca, czyli jego lewy górny narożnik w tym przypadku blok ten ma adres B3. Aby zaznaczyć kilka komórek nie sąsiadujących ze sobą, w czasie zaznaczania trzymamy wciśnięty klawisz Ctrl. Jeżeli chcemy zaznaczyć całą kolumnę (a nie tylko jej zawartość!) klikamy w jej oznaczenie (np. B) u góry arkusza. Podobna zasada dotyczy zaznaczania wierszy. Aby zaznaczyć cały arkusz, klikamy w prostokąt na skrzyżowaniu oznaczeń kolumn i wierszy, bądź używamy skrótu Ctrl A.
Typy danych w arkuszu Dane zawarte w komórce arkusza kalkulacyjnego mogą występować w czterech różnych typach: Dane tekstowe Poznamy je po tym, że przy braku dodatkowego formatowania (w formacie domyślnym) są wyrównane do lewej krawędzi swojej kolumny. Pamiętajmy, że tekst zawsze zajmuje jedną komórkę. W powyższym przykładzie np. napis Ala ma kota i trzy psy znajduje się wyłącznie w komórce B4, wisząc jedynie nad komórkami C3 i D3. Można to sprawdzić, odczytując zawartość pola edycji (zwanego też paskiem formuły), znajdującego się bezpośrednio powyżej arkusza. Pole to zawsze podaje prawdziwą zawartość danej komórki, niezależnie od jej wyglądu na arkuszu, zależnego od formatowania. Jeżeli nie chcemy poszerzać kolumny tylko z powodu dłuższego tekstu w jednej komórce, wystarczy wyedytować ten tekst i z żądanym miejscu złamać tekst, wciskając kombinację klawiszy lewy Alt, Enter.
Należy również zwrócić uwagę na to, że zawartość komórek B4 i B6 jest widziana jako tekst (czyli nie można na tak zapisanych liczbach wykonać żadnych działań), co jest związane z tym, że znakiem dziesiętnym jest w Polsce (i nie tylko) przecinek, natomiast kropka jest znakiem dziesiętnym w anglosaskim kręgu kulturowym. Należy o tym pamiętać, gdyż znakiem dziesiętnym w plikach z danymi liczbowymi pochodzącymi z pomiarów lub obliczeń prawie zawsze jest właśnie kropka. W celu przetworzenia tego rodzaju liczb do formatu czytelnego przez program MS Excel wystarczy dokonać zamiany w całym arkuszu (bądź w jego części) wszystkich kropek na przecinki. Dane liczbowe Poznamy je po tym, że przy braku dodatkowego formatowania (w formacie domyślnym) są wyrównane do prawej krawędzi swojej kolumny. Oczywiście należy pamiętać o tym, że w polskiej wersji systemu operacyjnego MS Windows domyślnym znakiem dziesiętnym jest przecinek! Oprócz liczb, zapisanych w sposób tradycyjny, w komórce B7 widzimy liczbę w formacie 1,00E-12. Jest to tzw. format zapisu liczby typu cecha-mantysa (naukowy), w którym E oznacza mnożnik 10 do potęgi podanej (w tym przypadku do -12). 12 1,00 E 12 1,00 10 0,00000000001 Jest to sposób zapisu bardzo małych (jak powyżej) lub bardzo dużych (np. 2,5E23) liczb. Wartość rzeczywistą komórki zobaczymy, tradycyjnie, w polu edycji powyżej arkusza. Jeżeli w komórce, w której spodziewamy się zobaczyć liczbę, zobaczymy szereg krzyżyków: oznacza to po prostu, że wyświetlenie liczby w tej komórce jest niemożliwe. Najczęściej oznacza to, że szerokość kolumny jest za mała, aby dana liczba się zmieściła i wystarczy poszerzyć daną kolumnę. Jeżeli nic to nie daje, oznacza to, że zastosowano niewłaściwy format.
Wartości logiczne Jeżeli w komórce znajduje się formuła, której wynikiem jest odpowiedź typu Prawda lub Fałsz, to ten typ danych nazywamy logicznym. W powyższym przykładzie Fałsz uzyskano wpisując formułę =1<0, natomiast Prawdę wpisując formułą =1>0. Pamiętając o tym, że Prawda ma wartość liczbową 1, natomiast Fałsz ma wartość liczbową 0 można rozwiązać złożone zagadnienia opcji wyboru, np: y 8, gdy x < 0 = 3, gdy x = 0 2, gdy x > 0 Opcje te zapiszemy jako: Jest to tzw. równanie logiczne. Wartości błędu Jeżeli podana formuła jest błędna, bądź też podano złe argumenty, efektem jest komunikat o błędzie, który zawsze zaczyna się od znaku #, po którym następuje skrót błędu zakończony znakiem wykrzyknika. Pełną informację o danym błędzie uzyskamy klikając w żółtą ikonę Info. Najczęściej spotykane błędy to:
Wprowadzanie i redagowanie danych Pamiętajmy, aby po wprowadzeniu danych do komórki zatwierdzić to poprzez naciśnięcie klawisza Enter. Edycji zawartości komórki możemy dokonywać albo bezpośrednio w niej, po podwójnym kliknięciu w nią, bądź też w polu edycji (pasku formuły) powyżej arkusza (wtedy mogę zatwierdzić wpisywaną zawartość klikając w symbol zielonej widzianki na lewo od pola edycji). W trakcie pisania mogę anulować tę czynność klawiszem Esc lub klikając w czerwony krzyżyk po lewej stronie pola edycji. Jak zwykle w systemie MS Windows mogę cofać wydane polecenia przy pomocy kombinacji klawiszy Ctrl Z, pamiętajmy jednak, że w programie MS Excel często można w ten sposób cofnąć się jedynie jedno polecenie wstecz! Zawartość komórek W skład komórek, oprócz omówionych wcześniej danych, wchodzą też formaty i komentarze. Komentarze można wstawiać poprzez opcję menu Wstaw/Komentarz: Służą do opisywania zawartości komórek, w celu ułatwienia poruszania się po arkuszu przez użytkownika. Komórka zawierająca komentarz oznaczona jest w prawym górnym narożniku tekst komentarza pojawi się po najechaniu myszką na tę komórkę. Formaty są w Excelu przypisane do komórki, a nie (jak to było w Wordzie) do tekstu (zawartości). Oznacza to, że może istnieć pusta komórka (bez zawartości), z przypisanym do niej formatem. Na zawartości komórek można dokonywać następujących operacji: Czyszczenie zawartości komórek Czyszczenia zawartości komórek najczęściej dokonuje się przy pomocy klawisza Delete (Del) na klawiaturze. W rzeczywistości usuwa on jedynie dane, zawarte w komórce, pozostawiając nienaruszone formaty i komentarze. Może się zdarzyć, że wpisując dane do pozornie pustej komórki zobaczymy, że zmieniają one swój format (np. przybierając format daty). Oznacza to, że komórka ta w rzeczywistości
nie jest pusta, lecz zawiera format. W celu usunięcia wszystkich bądź wybranych elementów zawartości komórki używa się opcji menu Edycja/Wyczyść: UWAGA! Opisane czynności prowadzą jedynie do wyczyszczenia zawartości komórki, nie usuwają jej jednak. Usunięcie komórki jest też możliwe (opcja menu Edycja/Usuń), jednak w arkuszu nie może powstać dziura, toteż na miejsce usuniętej komórki wsuwa się jedna z sąsiednich komórek. Powoduje to zmiany w adresowaniu arkusza i może prowadzić do wielu problemów. Jeżeli nie musimy, nie usuwajmy komórek! Kopiowanie i przerzucanie zawartości komórek Zawartość komórki lub bloku zaznaczamy do skopiowania wciskając kombinację klawiszy Ctrl C (w przypadku przerzucania zawartości komórki będzie to kombinacja Ctrl X) zaznaczenie to widoczne jest w formie wirującej przerywanej ramki usunąć ją można przy pomocy klawisza Esc. Następnie klikamy myszką w komórkę docelową (w przypadku kopiowania/przerzucania bloku będzie to jego komórka wiodąca) i wklejamy zaznaczoną zawartość przy pomocy kombinacji Ctrl V (w tym przypadku możemy ją kopiować wielokrotnie) bądź po prostu wciskając klawisz Enter wtedy czynność ta wykonuje się jednokrotnie i zaznaczenie zostaje anulowane. Jeżeli jako obiekt docelowy zaznaczymy blok komórek, wypełniony on zostanie wielokrotnością kopiowanych komórek. W przypadku powielania zawartości danej komórki do komórek sąsiednich możemy użyć kursora tzw. powielacza, znajdującego się w prawym dolnym narożniku komórki lub bloku komórek.
Przesuwając ten kursor powielamy zawartość komórek zaznaczonych. Jeżeli Excel może się domyśleć dalszego ciągu (np. dni tygodnia, miesiące, ciągi arytmetyczne), powielanie zamienia się w autopowielanie: Jeżeli nie chcemy, żeby się to stało (np. chcemy powielić słowo wtorek ) w czasie powielania trzymamy wciśnięty przycisk Ctrl.