ERASMUS+, PIM, umowy bilateralne, CEMS MIM, programy podwójnego dyplomu, Freemover 2015/2016 Materiały informacyjne dotyczące procedur obowiązujących studentów SGH wyjeżdżających za granicę Dział Programów Międzynarodowych Szkoła Główna Handlowa w Warszawie Aktualizacja: 11 maja 2015
Spis treści WSTĘP...3 CO TO JEST ECTS?...3 A TERAZ O TWOICH OBOWIĄZKACH...5 OBOWIĄZKI PRZEDWYJAZDOWE...6 KROK 1 REJESTRACJA (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 6 KROK 2 POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA Z UCZELNI PARTNERSKIEJ Acceptance Letter (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 7 KROK 3 WNIOSEK-SKIEROWANIE NA WYJAZD ZA GRANICĘ (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 7 KROK 4 WYBÓR PRZEDMIOTÓW Learning Agreement (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 8 KROK 5 ZAŚWIADCZENIE Z SGH (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD; PIM&BIL i FREE opcjonalnie)... 9 KROK 6 PODPISANIE UMOWY (ERA, PPD-ERA, CEMS-ERA)... 9 KROK 7 UBEZPIECZENIE (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 10 PIM&BIL, FREE (WYJEŻDŻAJĄCY POZA EUROPĘ) SZCZEPIENIA OCHRONNE... 11 KROK 8 KIEDY DOKONUJEMY PRZELEWU STYPENDIUM? (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA)... 11 Krok 9 ONLINE LINGUISTIC SUPPORT OLS (ERA+, CEMS-ERA+, PPD-ERA+)... 12 OBOWIĄZKI PODCZAS POBYTU NA STYPENDIUM... 13 KROK 10 INFORMACJA O KONTAKCIE (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 13 KROK 11 ZMIANY DO FORMULARZA LEARNING AGREEMENT (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 13 KROK 12 ZAMIENNIKI DO PRZEDMIOTÓW... 14 KROK 13 LETTER OF CONFIRMATION (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA, PPD)... 14 PRZEDŁUŻENIE POBYTU NA STYPENDIUM... 15 PO POWROCIE ZE STYPENDIUM... 16 KROK 14 RAPORT OPISOWY (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 16 KROK 15 ANKIETA ERASMUS+ W MOBILITY TOOL (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA)... 17 KROK 16 ROZLICZENIE Z DPM (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 17 DANE KONTAKTOWE... 19 Dział Programów Międzynarodowych... 19 Dziekanat Studium Licencjackiego... 20 Dziekanat Studium Magisterskiego... 20 ZAŁĄCZNIKI... 21 Załącznik 1: Wykaz dokumentów obowiązujących dla poszczególnych programów... 21 Załącznik 2: Czek-lista... 22 Załącznik 3: Karta Studenta ERASMUS+... 23 Załącznik 4: Skala ocen ECTS wraz z odpowiednikami stosowanymi na SGH... 25 Strona 2
WSTĘP Gratulacje! Jeżeli czytasz ten przewodnik, to oznacza, że zakwalifikowałaś/eś się na wyjazd zagraniczny w ramach programów wymiany. Prosimy, przeczytaj go uważnie zanim zadasz nam pytania, gdyż zawiera on większość odpowiedzi na Twoje wątpliwości. Niniejszy przewodnik został podzielony na 3 części po to, abyś wiedział/a, jakie obowiązują Cię procedury na konkretnym etapie twojej przygody i ułatwiły Ci życie, a nam pracę. Jednocześnie pragniemy poinformować, że nieprzeczytanie tego informatora nie oznacza zwolnienia Cię ze znajomości zasad obowiązujących w trakcie programu, zwłaszcza w przypadku wyjazdu na program ERASMUS+. Warunki umowy finansowej, którą podpiszesz są tu dokładnie opisane, abyś mógł/mogła bez problemu tych warunków dotrzymać. Przy każdej z procedur w nawiasie znajdziesz informację, dla jakiego programu jest to czynność bezwzględnie obowiązująca. Ponadto na końcu informatora znajdziesz również tabelę porównawczą z zaznaczeniem obowiązujących dla danych programów dokumentów oraz listę, której możesz używać w celu zakreślania poszczególnych etapów. Zapamiętaj skróty: ERA ERASMUS+, CEMS-ERA CEMS z dofinansowaniem ERASMUS+, CEMS CEMS bez dofinansowania ERASMUS+, PPD-ERA Magisterskie Programy Podwójnego Dyplomu z dofinansowaniem ERASMUS+, PPD Magisterskie Programy Podwójnego Dyplomu bez dofinansowania ERASMUS+, PIM&BIL PIM i umowy bilateralne, FREE Freemover CO TO JEST ECTS? Uznanie okresu studiów odbywanych poza uczelnią macierzystą i dyplomów innych uczelni jest niezbędnym warunkiem stworzenia Europy bez granic" w sferze kształcenia i szkolenia, w której studenci i nauczyciele mogliby poruszać się bez żadnych ograniczeń. W tym właśnie celu został opracowany Europejski System Transferu Punktów Zaliczeniowych European Credit Transfer System (ECTS) 1. System ten zakłada, że okres studiów poza uczelnią macierzystą powinien zostać wliczony do toku studiów realizowanych we własnej uczelni. Europejski System Transferu (Przeliczania) Punktów Zaliczeniowych pomaga zmierzyć i porównać osiągnięcia studenta w nauce, a następnie przełożyć je na standardy obowiązujące w poszczególnych współpracujących uczelniach. Informacje o programie zajęć na danej uczelni, systemie zaliczeń, organizacji roku akademickiego, a także o przepisach administracyjnych obowiązujących w danej uczelni można znaleźć w pakiecie informacyjnym. Jest to publikacja wydawana w języku ojczystym jednym z języków Unii Europejskiej przez uczelnię uczestniczącą w programie ERASMUS+. Zawiera corocznie aktualizowane, 1 W przypadku uczelni pozaeuropejskich stosują one z reguły punkty kredytowe, które są potem przeliczane na punkty ECTS stosowane w SGH. Więcej informacji nt. konkretnej uczelni można uzyska u p. Agaty Augustyniak. Strona 3
adresowane do studentów i nauczycieli informacje na temat uczelni oraz pobytu w danym kraju, a także informacje na temat systemu ECTS obowiązującego w danej uczelni. W ciągu jednego semestru należy zdobyć 30 ECTS, a ciągu całego roku akademickiego 60 ECTS 2. Dopuszczalna liczba ECTS za przedmioty nie-merytoryczne (np. językowe czy sportowe) wynosi 10 ECTS na semestr przy deklaracji 20 ECTS z przedmiotów merytorycznych, czyli 1/3 ogólnej sumy punktów 3. Każdy student przed wyjazdem oprócz wniosku-skierowania na wyjazd za granicę musi złożyć Learning Agreement, który zawiera listę wybranych przedmiotów oraz odpowiadającą im liczbę punktów ECTS. Lista ta powinna zawierać przedmioty, których wartość wynosi minimum 30 ECTS na semestr, przy czym przynajmniej 2/3 z wybranych punktów musi obejmować przedmioty merytoryczne. Pozostałe punkty mogą stanowić lektoraty z języków obcych. Dopuszcza się możliwość akceptacji Learning Agreement (jeśli istnieją przeszkody wynikające z ograniczonego wyboru przedmiotów w uczelni partnerskiej, co zostanie przez nią potwierdzone) z niższą liczbą punktów ECTS, jednak nie niższą niż 25 ECTS na semestr, pod warunkiem spełniania przez studenta warunku nadwyżki punktowej z poprzednich semestrów. W tej sytuacji 20 ECTS musi być za przedmioty merytoryczne. W przypadku studentów wyjeżdżających na zasadzie Freemover muszą oni załączyć ponadto potwierdzenie przyjęcia na studia z uczelni zagranicznej. (Informator SGH Procedury i zasady związane z wyjazdami zagranicznymi na podstawie oddelegowania). System ECTS gwarantuje uznanie w uczelni macierzystej okresu studiów odbytych w innej uczelni na podstawie wcześniej sporządzonego porozumienia o programie zajęć (Learning Agreement). Określa ono program studiów, jaki student zamierza zrealizować poza własnym uniwersytetem oraz liczbę punktów ECTS, która ma być przyznana za ich zaliczenie. Porozumienie to jest zawarte pomiędzy uczelnią macierzystą, uczelnią przyjmującą oraz studentem. Drugim dokumentem niezbędnym do pełnego uznania okresu studiów poza własną uczelnią jest wykaz zaliczeń (Transcript of Records) sporządzony po zakończeniu okresu studiów. Odnotowuje się tu wszystkie przedmioty i zajęcia, w których student uczestniczył wraz z uzyskaną liczbą punktów (punkty ECTS), jak również wyniki w nauce, jakie student osiągnął, wyrażone zarówno w miejscowej skali ocen, jak i w skali ECTS (stopnie ECTS). Punkty ECTS odzwierciedlają pracę włożoną przez studenta w celu zaliczenia danego przedmiotu, oceny ECTS określają natomiast jakość tej pracy. Podpisaną kopię wykazu powinny otrzymać wszystkie strony, tj. uczelnia macierzysta, uczelnia przyjmująca oraz student. UWAGA! Aby zorientować się, jaki poziom reprezentuje dany student i/lub lepiej zorganizować jego pobyt, niektóre uczelnie mogą zażądać przedłożenia wykazu zajęć zaliczonych w uczelni macierzystej przed przyjazdem studenta. W tym celu należy poprosić swój Dziekanat o wydanie transkryptu w jęz. angielskim (Transcript of Records). 2 W przypadku studentów PPD zasady i liczbę ECTS, które student powinien uzyskać na uczelni zagranicznej są określone w planie studiów konkretnego programu (dostępne na stronie WWW danego PPD). 3 W momencie korekty deklaracji LA wymóg min. 20ECTS za punkty merytoryczne pozostaje niezmienny. Punkty ECTS za seminarium licencjackie lub magisterskie nie są wliczane do liczby ECTS, które student musi zdobyć za granicą. Strona 4
A TERAZ O TWOICH OBOWIĄZKACH Jeśli nie zapoznałeś się jeszcze z ofertą programową uczelni partnerskiej, na którą zostałeś zakwalifikowany to najwyższy czas to nadrobić. Na stronie internetowej uczelni zagranicznej 4 znajdują się informacje dotyczące zasad studiowania i zaliczania przedmiotów, kalendarz akademicki, adresy osób, z którymi będziesz się kontaktować, oferta dotycząca zakwaterowania na czas pobytu, linki do formularzy zgłoszeniowych bądź gotowych pakietów informacyjnych, w których znajdziesz praktyczne wskazówki przygotowane z myślą o wszystkich Incoming Students 5. Warto też zapoznać się z raportami studentów, którzy studiowali w tej konkretnej uczelni. Raporty te zamieszczone są na stronie internetowej DPM. Studentów CEMS wyjeżdżających z dofinansowaniem ERASMUS+ obowiązują zasady takie same jak dla studentów ERASMUS+ (włącznie ze sprawami finansowymi); studenci bez dofinansowania są traktowani jak studenci wyjeżdżający na PIM i umowy bilateralne. Oprócz zasad obowiązujących ich w programie CEMS są również zobligowani do przestrzegania zasad odnoszących się do wszystkich studentów wyjeżdżających w celu realizacji studiów za granicą 6. 4 Informator opisuje procedury najczęściej stosowane przez uczelnie partnerskie, ale w każdej z uczelni mogą obowiązywać dodatkowe procedury. 5 Prosimy o bardzo dokładne zapoznanie się z informacjami dotyczącymi legalizacji pobytu za granicą, ponieważ w każdym kraju są inne (np. w Szwajcarii trzeba mieć udokumentowane posiadanie odpowiedniej ilości pieniędzy na każdy miesiąc pobytu) 6 Wszystkich studentów wyjeżdżających obowiązuje Zarządzenie Rektora nr 13 z dnia 11 kwietnia 2008 r. w sprawie określenia wzoru dokumentów i zasad kierowania za granicę pracowników, doktorantów i studentów SGH, w celach naukowych, dydaktycznych, szkoleniowych Strona 5
OBOWIĄZKI PRZEDWYJAZDOWE Podstawową stroną internetową, na której znajdują się wszystkie pliki i informacje jest strona procedur wyjazdowych obowiązujących w roku 2015/2016. Prosimy, abyś dodał/a sobie stronę procedur do stron ulubionych i na bieżąco starał/a się sprawdzać aktualizacje. Dziękujemy! UWAGA! Wszystkie dokumenty należy wypełniać elektronicznie i drukować dwustronnie, jeśli posiadają one więcej niż 1 stronę. Dzięki temu przyczynisz się do oszczędzenia miejsca w naszych segregatorach oraz ochrony środowiska. KROK 1 REJESTRACJA (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Twoim pierwszym krokiem jest elektroniczne wypełnienie formularza rejestracyjnego (zał. 1) z aktualnym zdjęciem (może być skan) i danymi osobowymi dla potrzeb DPM (jest dostępny na stronie WWW z procedurami wyjazdowymi). Wypełniony formularz musisz w wyznaczonym terminie dostarczyć do DPM. REJESTRACJI NA UCZELNI PARTNERSKIEJ DOKONUJESZ SAM. Naszym zadaniem jest jedynie zgłoszenie uczelni zagranicznej Twojego nazwiska i podstawowych danych osobowych (tzw. nominacja). Na stronie WWW uczelni, do której zostałeś zakwalifikowany, należy poszukać formularza nazywanego najczęściej exchange students application form 78. To, w jaki sposób (pocztą, faksem, emailem czy online) i do kogo powinien być wysłany formularz powinno być również opisane w procedurze aplikacyjnej na stronie internetowej wybranej uczelni. Uczelnie partnerskie przesyłają dokumenty aplikacyjne do studentów w różny sposób: w korespondencji e-mailowej, drogą pocztową jako pakiety na ręce koordynatora lub bezpośrednio do studenta bądź informując o adresie internetowym, pod którym można znaleźć komplet informacji na temat rejestracji. Nie otrzymanie jednak takiej korespondencji nie zwalnia studenta z obowiązku skontaktowania się na własną rękę z koordynatorem programu wymiany bądź właściwym pracownikiem w uczelni przyjmującej (najczęściej jest to Incoming Students Officer). Jeśli chodzi o kwestie zakwaterowania to nierzadko uczelnie oferują pomoc w znalezieniu zakwaterowania 9. Wiele z nich posiada akademiki; te, które nie posiadają akademików proponują mieszkania do wynajęcia. Warto się tym zająć jak najszybciej z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc zarówno w akademikach, jak i w mieszkaniach prywatnych proponowanych przez uczelnie zagraniczne. W formularzu zgłoszeniowym często należy podać dane dotyczące Twojej macierzystej uczelni. Nazwa Szkoły po angielsku to Warsaw School of Economics (SGH) 10 ; kod ERASMUS+ naszej 7 Uczelnie coraz częściej mają swoje systemy online, przez które odbywa się rejestracja studentów. Jeśli wymogiem zarejestrowania jest nominacja przez uczelnię wysyłającą, to pracownik DPM tego dokona, ale resztę aplikacji student musi wypełnić sam. 8 Studenci PPD będą zgłaszani do uczelni osobno w oparciu o zasady określone przez uczelnię partnerską. 9 Prosimy pamiętać, że w przypadku uczelni w ramach ERASMUS+ zakwaterowanie NIE jest gwarantowane żadnymi umowami pomiędzy uczelniami i uczelnia wysyłająca nie ma żadnego wpływu na to, czy studentowi zostanie przyznany akademik. W przypadku umów PIM i bilateralnych niektóre umowy to określają; o szczegóły należy pytać osobę kontaktową w DPM. 10 Skrót SGH obowiązuje zarówno w języku polskim jak i angielskim; PROSIMY NIE UŻYWAĆ WSE! Strona 6
Uczelni to PL WARSZAW03 (jedna spacja), dane kontaktowe pracowników SGH znajdziesz na końcu Informatora. Wszystkie formularze i dokumenty należy wypełnić dokładnie i czytelnie (najlepiej elektronicznie). Leży to w Twoim interesie, od tego zależy m.in. sprawna organizacja Twojego pobytu za granicą! Zostaw sobie kopie lub skany wszystkich wypełnionych dokumentów. W miejscu, gdzie jest podpis koordynatora uczelnianego i jego dane kontaktowe prosimy wpisać dane, które są dostępne w końcowej części Informatora. Nie używaj polskich liter wypełniając formularze online! 11 Na stronie uczelni partnerskiej polskie litery występują w charakterze znaczków i następują przekłamania w Twoich danych osobowych. KROK 2 POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA Z UCZELNI PARTNERSKIEJ Acceptance Letter (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Dokument ten uczelnia przyjmującą powinna przesłać pod wskazany przez Ciebie w formularzu aplikacyjnym adres. Czasem jednak tego typu potwierdzenia uczelnie partnerskie przesyłają bezpośrednio do koordynatora danego programu na SGH, zwłaszcza, jeśli do danej uczelni przyjeżdża więcej niż jeden student z SGH. Jeśli do DPM trafi Twój list akceptacyjny, zostaniesz o tym poinformowany drogą mailową. PAMIĘTAJ!! W przypadku ERASMUS+ prawidłowy Acceptance Letter MUSI zawierać takie dane jak: imię i nazwisko studenta, nazwę uczelni partnerskiej, dokładny czas trwania semestru: od DD/MM/YYYY do DD/MM/YYYY, dokładny czas trwania pierwszej sesji egzaminacyjnej. Acceptance Letter niezawierający dokładnych dat trwania semestru/roku akademickiego nie będzie honorowany. Czas trwania semestru liczony jest od momentu rozpoczęcia zajęć do końca 1 sesji egzaminacyjnej. Student ma obowiązek wyegzekwowania od uczelni prawidłowo wypełnionego Acceptance Letter. Jest to niezbędne do obliczenia wysokości stypendium. KROK 3 WNIOSEK-SKIEROWANIE NA WYJAZD ZA GRANICĘ (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Aby pobyt na uczelni partnerskiej mógł być wliczony do Twojego toku studiów w SGH musisz złożyć wniosek o wyjazd za granicę, który należy pobrać ze strony internetowej. Wniosek trzeba wypełnić 11 Czasami uczelnie wymagają jednak używania polskich liter, ale z reguły się tego nie robi. Strona 7
elektronicznie i złożyć w 2 egzemplarzach najpierw do DPM (pok. 17); instrukcja obrazkowa" jak właściwie wypełnić wniosek znajduje się na stronie procedur wyjazdowych. Bądź świadom tego, że w przypadku ERASMUS+, CEMS z ERASMUS+ (oraz PPD jeśli student będzie beneficjentem ERASMUS+) wniosek nie zostanie podpisany od ręki, ponieważ musi on zostać podpisany nie tylko przez pracownika Działu, ale również przez dysponenta środków programu (tzn. przez koordynatora programu). Będziemy się starać, żeby nie trwało to dłużej niż 3 dni robocze. W związku z tym prosimy, aby nie składać tych dokumentów na ostatnią chwilę. W przypadku wyjazdów całorocznych student składa wniosek o wyjazd na cały rok załączając do niego Learning Agreement na semestr zimowy i na semestr letni ( dwa oddzielne dokumenty); nie można wypełniać jednego Learning Agreement na cały rok akademicki! PAMIĘTAJ! Warunkiem uzyskania zgody Dziekana SL lub SM na wyjazd celem zaliczenia semestru za granicą jest zaliczenie semestru poprzedniego. Student, który wyjedzie pomimo braku zaliczenia poprzedniego semestru może zostać zmuszony do wcześniejszego powrotu, a w przypadku ERASMUS+ do zwrotu stypendium, jeśli zostało mu one wypłacone. KROK 4 WYBÓR PRZEDMIOTÓW Learning Agreement (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Przed wyjazdem na stypendium, masz obowiązek dokonania wyboru przedmiotów z oferty uczelni przyjmującej, za pomocą formularza Learning Agreement LA. W dokumencie tym zgłaszasz nazwy przedmiotów, ich sygnatury (jeśli są znane) oraz liczbę punktów ECTS przyporządkowaną tym przedmiotom 12. Dokument ten stanowi trójstronną umowę wiążącą pomiędzy studentem, uczelnią macierzystą i uczelnią partnerską; jest gwarancją zaliczenia okresu studiów za granicą do toku studiów w uczelni macierzystej. Formularz LA należy pobrać ze strony DPM i wydrukować dwustronnie 13 ; formularz powinien być sporządzony w 2 egzemplarzach. Ze strony uczelni macierzystej, formularz powinien zostać podpisany przez uprawnionego pracownika DPM, lub kierownika programu podwójnego dyplomu, a następnie podpisany przez Dziekana lub Prodziekana właściwego studentowi Studium. Następnie jeden egzemplarz zostaje w Dziekanacie SL lub SM, drugi egzemplarz natomiast zabierasz ze sobą na uczelnię partnerską i przedkładasz do podpisu uprawnionym osobom w uczelni przyjmującej 14. W DPM składasz jeden oryginał wniosku o wyjazd oraz kopię LA podpisanego przez Dziekana. Twoim obowiązkiem jest zgłoszenie przedmiotów mających wartość 30 ECTS na 1 semestr 15. Dopuszczalna liczba ECTS za przedmioty nie-merytoryczne (np. językowe lub sportowe) wynosi 10 punktów przy deklaracji 20 ECTS z przedmiotów merytorycznych. Pamiętaj, że w przypadku 12 Pamiętaj, że LA nie zostanie podpisane, jeśli nie będą podane punkty ECTS. 13 LA wydrukowane jednostronnie lub niekompletne będą powodem odrzucenia takiego druku. 14 Student MUSI mieć Learning Agreement ze sobą. Nie wolno zostawiać go w domu nawet, jeśli wiadomo, że będą zmiany do oryginalnej deklaracji. Brak LA i podpisów uczelni partnerskiej na tym dokumencie mogą doprowadzić do nieuzyskania zaliczenia okresu studiów za granicą, a co za tym idzie powtarzania semestru lub całego roku. 15 O sytuacjach wyjątkowych informowaliśmy powyżej. Strona 8
realizacji mniejszej liczby ECTS minimalna liczba ECTS za przedmioty merytoryczne pozostaje niezmieniona (tj. 20ECTS). Uczelnie z krajów pozaeuropejskich nie stosują skali ECTS, lecz swoją własną skalę punktową. Przed wybraniem przedmiotów, należy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za PIM i umowy bilateralne, aby poznać przelicznik punktów danej uczelni na punkty ECTS. W learning Agreement nie należy wpisywać punktów innych, niż ECTS. KROK 5 ZAŚWIADCZENIE Z SGH (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD; PIM&BIL i FREE opcjonalnie) W DPM możesz otrzymać imienne zaświadczenie o uczestnictwie w programie w języku polskim. Zaświadczenie to otrzymujesz w celu załatwienia formalności związanych z ubezpieczeniem w Narodowym Funduszu Zdrowia. Aby je dostać skontaktuj się w DPM z osobą odpowiedzialną za bezpośredni kontakt ze studentem (p. Agata Kowalik dla ERA+, CEMS-ERA+; PPD koordynator administracyjny konkretnego programu i p. Agata Augustyniak dla CEMS, PIM&BIL, FREE). KROK 6 PODPISANIE UMOWY (ERA, PPD-ERA, CEMS-ERA) Zanim wyjedziesz za granicę zobowiązany jesteś do podpisania i złożenia Umowy finansowej ERASMUS+. Umowa ta obliguje Cię do: odbycia studiów w deklarowanym okresie, niezwłocznego powiadomienia uczelni macierzystej o wszelkich zmianach w programie studiów itp. dostarczenia Uczelni wszelkich zaświadczeń potwierdzających odbycie studiów i uzyskania zaliczeń, nieubieganie się o inne stypendia finansowane z funduszy Unii Europejskiej i EOG wypełnienia ankiety ERASMUS+po powrocie 16 wypełnienia raportu z pobytu zagranicznego. Formularz Umowy zostanie umieszczony na naszej stronie tuż przed rozpoczęciem terminu składania umów. Prosimy o nie ściąganie umowy dopóki beneficjenci nie otrzymają emaila z informacjami dotyczącymi spraw finansowych, a na stronie nie pojawi się wzór umowy z określeniem, że jest to wersja ostateczna. Umowę należy złożyć w dwóch (2) oryginalnych egzemplarzach (wydrukowanych dwustronnie i wypełnionych ręcznie). W Umowie nie należy wypełniać numeru umowy, dat rozpoczęcia i zakończenia stypendium, jak również kwoty przyznanego stypendium. W związku z przejściem na przelewy elektroniczne studenci będą proszeni o wypełnienie w systemie Rekrutacja [w wyznaczonym czasie; szczegóły zostaną przesłane w emailu] swoich danych bankowych. Dzięki temu będziemy mogli stworzyć bazę, z której będziemy mogli korzystać również w przypadku ewentualnych dopłat do stypendiów. 16 Ankieta online programu ERASMUS+ stworzona w Mobility Tool jest obowiązkowa; link do ankiety zostanie automatycznie wysłany do beneficjenta po zakończeniu mobilności. Niewypełnienie ankiety będzie skutkowało brakiem rozliczenia semestru(ów). Dlatego wypełnij ankietę ERASMUS+ najpóźniej miesiąc po swoim powrocie. Ankieta jest dokumentem obowiązkowym warunkującym rozliczenie stypendium; jej obecność jest bardzo szczegółowo sprawdzana przez firmy audytujące uczelnie biorące udział w ERASMUS+, a ich brak może w znaczny sposób zaniżyć ocenę ogólną. Strona 9
Okres pobytu za granicą musi być określony w Acceptance Letter imiennym poświadczeniu wystawionym przez uczelnię przyjmującą. Przypominamy, że konto, na które nastąpi przelew stypendium, może być jedynie w polskim banku oraz, że właścicielem konta musi być stypendysta (nie jest możliwe przelanie stypendium na konto osoby trzeciej, np. rodziców). Uczulamy na sprawdzenie poprawności numeru konta, ponieważ w przypadku nieprawidłowego podania tego numeru kosztem ponownego przelewu zostanie obciążony student, a nie Uczelnia. W związku z faktem, iż stypendium programu ERASMUS+ jest wypłacane w euro sugerujemy założenie konta prowadzonego w tej walucie Koszty przelewu pokrywa SGH, jednakże sugerujemy założenie konta w uczelnianej filii banku Pekao S.A. w celu zmniejszenia kosztów transferu. Prosimy o zachowanie aktywnego rachunku bankowego do ostatecznego rozliczenia z pobytu na stypendium 17. Umowy należy składać w określonym terminie do skrzyni pomiędzy pok. 13 i 14 w bud. A. Osobą odpowiedzialną za sprawy finansowe ERASMUS+ jest pani Małgorzata Gut-Mostowy (gutmosto@sgh.waw.pl). O dokładnych terminach składania umów przez studentów wyjeżdżających w semestrze zimowym i letnim DPM informuje studentów drogą e-mailową oraz przez umieszczenie informacji na stronie WWW. Przed złożeniem umowy trzeba spełnić niezbędne warunki (patrz: krok nr 8). KROK 7 UBEZPIECZENIE (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Po otrzymaniu zaświadczenia w języku polskim powinieneś zaopatrzyć się w Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) w przypadku wyjazdów na ERASMUS+, CEMS (do uczelni europejskich), PPD, Freemover do krajów europejskich 18. Kartę wystawia wojewódzki oddział Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ) właściwy dla miejsca zamieszkania studenta na jego wniosek. W tym celu musisz się udać do odpowiedniego oddziału NFZ. Nie zapomnij o zabraniu ze sobą otrzymanego od nas potwierdzenia wyjazdu w języku polskim. Formularz wniosku, jak również szczegółowe informacje na temat świadczeń i usług medycznych, oferowanych przez dany kraj w ramach EKUZ można znaleźć na stronie Narodowego Funduszu Zdrowia http://www.nfz.gov.pl. Konieczne jest również wykupienie ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków, które student wykupuje samodzielnie (nie jest potrzebne zaświadczenie). W przypadku wyjazdu do krajów pozaeuropejskich należy wykupić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia za granicą. W przypadku wszystkich wyjazdów student musi dostarczyć do DPM kopię ubezpieczenia najpóźniej na 2 tygodnie przed wyjazdem. W przypadku programów dofinansowanych niezłożenie kopii ubezpieczenia będzie skutkowało opóźnieniem w wypłacie stypendium do momentu dostarczenia w/w dokumentu. 17 Przynajmniej do końca września 2016 r., tzn. do momentu zakończenia działań w projekcie ERASMUS+ 2015/2016. 18 Zalecamy zaopatrzenie się w EKUZ, ponieważ często przy ubezpieczeniach w prywatnych towarzystwach ubezpieczeniowych należy najpierw pokryć koszty samemu, a dopiero potem składać podanie do ubezpieczyciela o zwrot kosztów. Może to być dość kłopotliwe, kosztowne i stresujące. W przypadku posiadania EKUZ takie sytuacje nie powinny się zdarzyć. Strona 10
DPM DZIEKANAT DPM UWAGA! W związku z przypadkami kradzieży, które zdarzyły się naszym studentom w latach poprzednich oraz problemami związanymi z uzyskaniem odszkodowania za utracone mienie, zachęcamy do wykupienia ubezpieczenia od kradzieży. PIM&BIL, FREE (WYJEŻDŻAJĄCY POZA EUROPĘ) SZCZEPIENIA OCHRONNE Wyjazdy do wielu krajów wiążą się ze zwiększonym ryzykiem zachorowania na choroby zakaźne. Szczepienia ochronne stanowią jeden z najbardziej skutecznych sposobów profilaktyki tych chorób. W związku z tym prosimy koniecznie sprawdzić, czy w kraju, do którego jedziecie obowiązują lub są zalecane szczepienia ochronne przeciwko chorobom tropikalnym. Szczegóły można znaleźć m.in. na stronie Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Warszawie: http://www.wsse.waw.pl/ KROK 8 KIEDY DOKONUJEMY PRZELEWU STYPENDIUM? (ERA, CEMS- ERA, PPD-ERA) Aby otrzymać środki stypendialne student ma obowiązek oprócz Umowy przedłożyć w DPM dokumenty, o których wspomnieliśmy już wcześniej. Każdy student składa 2 egz. Learning Agreement i 2 egz. wniosku o wyjazd jako komplet dokumentów w DPM, aby uzyskać podpis koordynatora programu, na który wyjeżdża. UWAGA! Learning Agreement oraz wniosek złożone oddzielnie nie będą rozpatrywane. Podpisane dokumenty przekazujesz do właściwego Dziekanatu Odbierasz z Dziekanatu jeden egzemplarz LA wraz zaakceptowanym przez Dziekana bądź Prodziekana wnioskiem o wyjazd. Składasz w DPM następujące dokumenty: - Podpisany przez Dziekana wniosku o wyjazd oryginał, - kopię podpisanego przez Dziekana Learning Agreement, - oryginał Acceptance Letter, - zobowiązanie Studenta skierowanego za granicę w celu odbycia tam części studiów, oraz - kopię ubezpieczenia zdrowotnego na okres pobytu na stypendium najpóźniej na 2 tygodnie przed wyjazdem (w przypadku przedłużenia pobytu student jest zobowiązany do przesłania kopii ubezpieczenia na ten przedłużony okres). Strona 11
UWAGA!!! DOKUMENTY SKŁADANE POJEDYNCZO NIE BĘDĄ PRZYJMOWANE! DEADLINE na złożenie tych dokumentów to: DOKUMENTY Wniosek skierowanie na wyjazd + Learning Agreement +Zobowiązanie + Letter of Acceptance Dokumenty finansowe ERASMUS+ (wrzucane do brązowej skrzyni między pokojami 13 i 14 w bud.a) semestr zimowy /rok akademicki semestr letni zaczynający się od stycznia 2016 semestr letni zaczynający się w późniejszym okresie do 2.07.2014 do 26.11.2014 do 14.01.2015 Informacja zostanie podana w osobnym mailu w terminie późniejszym Krok 9 ONLINE LINGUISTIC SUPPORT OLS (ERA+, CEMS-ERA+, PPD- ERA+) Online Linguistic Support (OLS) jest obowiązkowy do stosowania dla mobilności studentów wyjeżdżających w ramach Erasmus+. Dotyczy studentów, dla których językiem wykładowym (studia) / roboczym (praktyki) jest: angielski, francuski, hiszpański, niderlandzki, niemiecki lub włoski. W kolejnych latach planowane jest stopniowe rozszerzanie systemu o następne oficjalne języki UE. Przed rozpoczęciem mobilności każdy student, który wyjeżdża na studia lub praktyki jest zobowiązany do wypełnienia testu online z języka, w którym będzie studiował lub odbywał praktykę. Zaproszenie do wypełnienia obowiązkowego testu zostanie wysłane emailem. Na podstawie wyniku testu biegłości językowej uczelnia przyzna licencje na kurs on-line wybranym uczestnikom mobilności (osobom, które chcą wziąć udział w kursie, zgodnie z ich językowymi potrzebami). Kurs będzie dostępny podczas okresu mobilności studenta. Na dwa tygodnie przed końcem pobytu student, który wypełnił pierwszy test językowy otrzyma maila z linkiem do drugiego testu do wypełnienia w ciągu 10 dni. Strona 12
OBOWIĄZKI PODCZAS POBYTU NA STYPENDIUM KROK 10 INFORMACJA O KONTAKCIE (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Po przyjeździe do uczelni przyjmującej, studenci są zobowiązani do przesłania formularza z danymi dotyczącymi kontaktu ze studentem podczas pobytu na stypendium (wzór znajdziesz na stronie WWW) do właściwej osoby w DPM,. Prosimy pamiętać o wpisaniu zagranicznego adresu pocztowego oraz numeru telefonu komórkowego używanego za granicą! Ze względów bezpieczeństwa zalecamy również zgłoszenie swojego przyjazdu w ambasadzie lub konsulacie Polski lub kraju, z którego student pochodzi. Taka informacja ułatwi, w przypadku nieprzewidzianych okoliczności (np. katastrofy naturalne) odnalezienie studenta. Zachęcamy też do zapoznania się z bieżącą informacją dot. bezpieczeństwa w danym kraju korzystając z serwisu Ministerstwa Spraw Zagranicznych (http://www.msz.gov.pl/): Polak za granicą (dostępna również aplikacja mobilna) Ostrzeżenia dla podróżujących KROK 11 ZMIANY DO FORMULARZA LEARNING AGREEMENT (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Ewentualne zmiany w wyborze przedmiotów studenci SL zgłaszają w specjalnym formularzu na adres e-mail osoby kontaktowej z DPM, a studenci SM przez WD w ciągu miesiąca od rozpoczęcia zajęć na uczelni przyjmującej. UWAGA! Zgłoszenie zmian w późniejszym terminie nie będzie honorowane. Opóźnienie będzie uznawane jedynie w przypadkach, w których uczelnie potwierdzą, iż opóźnienie wystąpiło z winy uczelni przyjmującej, a nie studenta. WAŻNE BRAK ZGŁOSZENIA ZMIAN DO LEARNING AGREEMENT W TERMINIE I/LUB SAMOWOLNE DOKONANIE ZMIAN MOŻE GROZIĆ POWAŻNYMI KONSEKWENCJAMI ZE SKREŚLENIEM Z LISTY STUDENTÓW WŁĄCZNIE!!! Jeżeli zajęcia odbywają się w modułach i wystąpić może konieczność zmian po terminie 1 miesiąca student jest zobowiązany poinformować o tym uczelnię macierzystą i poprosić o wyjątkowe wyrażenie zgody na składanie zmian po wymaganym terminie. Brak takiego powiadomienia w terminie będzie skutkował odrzuceniem zmian 19. PAMIĘTAJ Learning Agreement powinien zawierać przedmioty, których wartość wynosi minimum 30 ECTS na semestr, przy czym przynajmniej 2/3 z wybranych punktów musi obejmować przedmioty 19 Najlepszym rozwiązaniem jest zgłoszenie zmian do pierwszego modułu/bloku w terminie wymaganym z podaniem informacji, iż może wystąpić konieczność dokonania zmian w terminie późniejszym po ogłoszeniu harmonogramu kolejnego (kolejnych) modułu(ów) lub złożenie podania do Dziekana (bardziej zalecane) z prośbą o wyrażenie zgody na złożenie zmian z opóźnieniem. Strona 13
merytoryczne. Pozostałe punkty mogą stanowić inne przedmioty, np. lektoraty obcych językowe lub zajęcia sportowe. Dopuszcza się możliwość akceptacji Learning Agreement (jeśli istnieją przeszkody wynikające z ograniczonego wyboru przedmiotów w uczelni partnerskiej, co zostanie przez nią potwierdzone) z niższą liczbą punktów ECTS, jednak nie niższą niż 24 ECTS na semestr, pod warunkiem, że student ma nadwyżkę punktową z poprzednich semestrów. W takiej sytuacji liczba ECTS za przedmioty merytoryczne nie może być niższa niż 20ECTS. Dopiero po otrzymaniu z Dziekanatu akceptacji na zgłoszone zmiany można je wprowadzić do rubryki korygującej na oryginalnym egzemplarzu LA. Następnie przekazujesz zmiany do podpisania właściwym osobom na uczelni przyjmującej. Dokument ten przechowujesz aż do powrotu na uczelnię macierzystą, gdzie składasz go w DPM. KROK 12 ZAMIENNIKI DO PRZEDMIOTÓW Niektóre przedmioty oferowane przez uczelnię zagraniczną mogą zostać zaliczone jako zamienniki z oferty ogólnej SGH. Aby zamiennik został uznany przez właściwego Dziekana student ma obowiązek uzyskać potwierdzenie zgodności z odpowiednikiem w języku polskim na sylabusie danego przedmiotu, czyli: podczas pobytu zagranicznego zbierasz sylabusy przedmiotów realizowanych zagranicą. Wydruki z wirtualnych dziekanatów są akceptowane, ale należy takie wydruki i sylabusy potwierdzić w International Office. po powrocie zgłaszasz się z sylabusem po akceptację zgodności do wykładowcy danego odpowiednika na SGH, a w przypadku przedmiotu kierunkowego lub ścieżki do koordynatora danego przedmiotu lub opiekuna ścieżki. Zaakceptowane sylabusy powinny zostać złożone do Dziekanatu SL lub SM. Więcej informacji na temat zamienników udzielają Dziekanaty. formularz zamienników może zostać złożony razem z pozostałymi dokumentami PRZED wyjazdem (tzn. należy zdobyć sylabusy przedmiotów, które będziesz realizować za granicą; jeśli sylabusy nie będą dostępne na stronie uczelni, poproś o pomoc swoją osobę kontaktową na uczelni przyjmującej; dać je do zaakceptowania wykładowcy danego przedmiotu, koordynatora przedmiotu kierunkowego lub opiekuna ścieżki na SGH i złożyć do dziekanatu) lub PO powrocie z wyjazdu. Zamienniki, jeśli są znane przed wyjazdem, można wpisać również w tabeli B Learning Agreement. KROK 13 LETTER OF CONFIRMATION (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA, PPD) Uczelnia partnerska ma obowiązek poświadczyć każdemu uczestnikowi wymiany jego pobyt na uczelni zagranicznej. Jest to szczególnie ważne w przypadku studentów, którzy otrzymują w trakcie swojego pobytu stypendia, dlatego przed wyjazdem z uczelni przyjmującej twoim obowiązkiem jest uzyskać podpis na Letter of Confirmation. Należy pamiętać, że daty na Letter of Confirmation powinny być takie same jak na Letter of Acceptance, a rozbieżność w długości pobytu może skutkować koniecznością zwrotu części stypendium. Dokument, który dołączasz do rozliczenia swojego wyjazdu, powinien zawierać dokładne daty (DD/MM/YYYY) rozpoczęcia i zakończenia okresu nauki w uczelni partnerskiej (wzór dokumentu na stronei www). Strona 14
PRZEDŁUŻENIE POBYTU NA STYPENDIUM Istnieje możliwość przedłużenia swojego pobytu na stypendium, jednakże pod warunkiem spełnienia pewnych kryteriów: W przypadku PIM i umów bilateralnych student ma maksymalnie 2 miesiące od momentu rozpoczęcia zajęć na zgłoszenie chęci przedłużenia pobytu na uczelni zagranicznej pod warunkiem, że uczelnia przyjmująca zgodzi się na takie przedłużenie bez konieczności utraty przez SGH miejsca w następnych latach (chodzi o bilans wymiany). W przypadku programu ERASMUS+ w r. a. 2015/16 nie będzie możliwości przedłużenia swojego pobytu. Student, który będzie chciał pozostać na semestr letni 2015/16 w uczelni partnerskiej może w niej zostać jedynie jako student Freemover pod warunkiem uzyskania na to zgody obu uczelni. Studenci wyjeżdżający jako Freemover muszą uzyskać zgodę uczelni przyjmującej na przedłużenie pobytu; okres na zdecydowanie się o przedłużeniu oraz przeprowadzenie całego procesu przedłużania to maksymalnie 2 miesiące od momentu rozpoczęcia zajęć na uczelni zagranicznej. Kolejnym warunkiem jest nie przedłużanie pobytu na następny rok akademicki, tzn. że student jadący na semestr letni danego roku akademickiego nie może przedłużyć pobytu na semestr zimowy następnego roku akademickiego 20. Oczywiście sama deklaracja nie wystarczy trzeba przedstawić zgodę na takie przedłużenie ze strony uczelni przyjmującej z informacją, że nie będzie konieczna utrata miejsca z następnych rekrutacji. Konieczna jest też zgoda od Dziekana na przedłużenie okresu studiów za granicą na kolejny semestr (najlepiej napisać podanie z taką prośbą). Po uzyskaniu zgody Dziekana na podaniu student będzie musiał przygotować wniosek-skierowanie na wyjazd oraz Learning Agreement na kolejny semestr. Zgoda na przedłużenie ze strony SGH będzie oczywiście warunkowa, a warunkiem jest zaliczenie pierwszego semestru na wymianie. 20 Tylko studenci, którzy wyjeżdżają na semestr zimowy mogą ewentualnie przedłużyć swój pobyt za granicą. Strona 15
PO POWROCIE ZE STYPENDIUM KROK 14 RAPORT OPISOWY (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Jednym z elementów rozliczenia Twojego pobytu na uczelni zagranicznej jest sporządzenie raportu opisowego. Twój raport to źródło informacji zarówno dla nas, jaki i Twoich kolegów przyszłych stypendystów. Dlatego prosimy o rzetelne i wyczerpujące opracowanie poszczególnych jego punktów. Co powinien zawierać RAPORT OPISOWY? 1. Adres emailowy, kierunek i ilość zakończonych semestrów studiów na SGH do momentu wyjazdu 2. Nazwa uczelni zagranicznej oraz termin przebywania na stypendium (proszę wpisać semestr (zimowy/letni) oraz daty pobytu), 3. Miejsce pobytu dojazd z Polski, opis miasta, usytuowanie Uniwersytetu. 4. Uniwersytet państwowy czy prywatny, ilość studentów, w tym studentów zagranicznych. 5. Kursy opis kursów, w których brałeś udział: forma prowadzenia zajęć, sposób zaliczenia egzamin czy zaliczenie? Jaka była możliwość konsultacji, jak radziłeś sobie z językiem? 6. Warunki studiowania dostęp do biblioteki, komputera, ksero 7. Warunki mieszkaniowe opis campusu, co trzeba ze sobą przywieźć z Polski? 8. Recepcja jak zostałeś przyjęty, kto się tobą opiekował, kontakt z International Student Office 9. Koszty utrzymania w jakim stopniu otrzymane stypendium zapewniało pokrycie kosztów utrzymania za granicą (dotyczy beneficjentów ERASMUS+), relacje cen, gdzie robić zakupy? 10. Życie studenckie rozrywki, sport 11. Sugestie dotyczące usprawnienia zarządzania systemem grantów wewnątrz Uczelni przez Narodową Agencję programu Erasmus+ oraz przez Komisję Europejską. 12. Adaptacja kulturowa wrażenia z przystosowywania się do nowego kraju, kultury; czy przeżyłeś szok kulturowy? Czy w kontaktach z mieszkańcami było coś czego się nie spodziewałeś? Co może zrobić osoba jadąca na stypendium, żeby łatwiej przystosować się do nowego miejsca? 13. Ocena: Jako ostatni punkt raportu prosimy o ocenę Uniwersytetu w skali od 1 do 5 pod względem ogólnym i merytorycznym (akademickim). Raport należy napisać na 3-5 stron formatu A4 i przekazać do DPM w wersji elektronicznej (plik pdf) przesłany na adres outgoing@sgh.waw.pl lub bilateral@sgh.waw.pl (w zależności od programu, w którym uczestniczyłeś/aś). Strona 16
PAMIĘTAJ! Raport opisowy zostanie umieszczony na stronie internetowej DPM. Studenci, którzy nie życzą sobie umieszczenia swoich danych osobowych w Internecie, proszeni są o ich usunięcie przed przesłaniem raportu na adres e-mailowy pracownika DPM. KROK 15 ANKIETA ERASMUS+ W MOBILITY TOOL (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA) W przypadku Beneficjentów ERASMUS+ inną formą raportu jest wypełnienie ankiety na stronie Komisji Europejskiej na portalu Mobility Tool. Ankieta jest obowiązkowa dla każdego Beneficjenta i jest częścią składową raportu końcowego za dany rok akademicki składanego przez Uczelnię do KE z działań w ramach programu 21. W momencie zakończenia przez studenta mobilności system Mobility Tool przesyła do Beneficjenta zindywidualizowany link do ankiety. KROK 16 ROZLICZENIE Z DPM (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) W celu rozliczenia pobytu na stypendium zagranicznym, zobowiązany jesteś dostarczyć do DPM, w terminie do 1 miesiąca po zakończeniu studiów w uczelni partnerskiej 22 następujące dokumenty: Transcript of Records (TOR) studenci przedstawiają oryginał Transcript of records z uczelni przyjmującej. Prosimy pamiętać, że niektóre uczelnie przesyłają TOR bezpośrednio do SGH wtedy DPM wysyła informację o otrzymaniu tego dokumentu 23. Kopia zostaje w dokumentach studenta w DPM, oryginał zostanie przekazany do właściwego Dziekanatu. Learning Agreement ze wszystkimi wymaganymi podpisami. Raport opisowy z pobytu na stypendium. Raport należy przekazać w wersji elektronicznej na adres outgoing@sgh.waw.pl lub bilateral@sgh.waw.pl w zależności od programu wymiany. Ankieta ERASMUS+ w Mobility Tool Drukowanie wypełnionej ankiety nie jest konieczne; DPM posiada do nich dostęp i jest w stanie zweryfikować, kto je wypełnił. 24. Letter of Confirmation poświadczenie uczestniczenia w programie wymiany. Dokument ten jest imienny i zawiera dokładny czas pobytu studenta na stypendium, czyli czas trwania semestru: od DD/MM/YYYY do DD/MM/YYYY. Pamiętaj, że daty podane w Letter of Confirmation powinny być dokładnie takie same, jak na Acceptance Letter i w umowie. 21 Wypełnienie raportu oraz ankiety jest jednym z warunków, na które zgadzasz się w podpisanej umowie finansowej. Brak ankiety na serwerze Komisji Europejskiej może być podstawą do żądania zwrotu stypendium. 22 Nawet, jeśli postanawiasz nie wracać zaraz po zakończeniu wymiany do Polski jesteś zobowiązany rozliczyć się ze swojego pobytu na studiach najpóźniej miesiąc po zakończeniu studiów w uczelni partnerskiej. Wystarczy wysłać komplet dokumentów pocztą do osoby kontaktowej programu. 23 Zanim transkrypt dotrze do DPM lub do Ciebie możesz złożyć u nas wszystkie pozostałe dokumenty (w komplecie, a nie w częściach), abyśmy, kiedy tylko dostaniemy transkrypt od razu mogli przystąpić do rozliczenia stypendium. 24 Weryfikacja jest przeprowadzana w momencie rozliczania stypendium. Dokumenty rozliczeniowe nie zostaną podpisane dopóki student nie wypełni ankiety. Strona 17
Studenci wyjeżdżający na PIM, umowy bilateralne, CEMS bez stypendium ERASMUS+ oraz Freemover nie są zobowiązani do dostarczania tego potwierdzenia Wypełniony formularz rozliczenia z Dziekanatem SL lub SM (formularz dostępny jest na naszej stronie). Formularz ten wraz z załącznikami dostarczany jest do właściwego Dziekanatu przez DPM po zaakceptowaniu przez Koordynatora Wymiany SGH. Formularz zamienników przedmiotów (znajdziesz na naszej stronie) wraz z sylabusami przedmiotów składasz bezpośrednio we właściwym Dziekanacie. Dopiero po przekazaniu wszystkich opisanych powyżej dokumentów uzyskasz rozliczenie wyjazdu. Brak któregokolwiek z wymienionych powyżej dokumentów może spowodować żądanie zwrotu wypłaconego stypendium. Prosimy o przynoszenie pakietu wszystkich dokumentów jednorazowo, dokumenty składane osobno nie będą przyjmowane. PRZYPOMINAMY: Podczas przebywania na stypendium Programu ERASMUS+ lub innych programów wymiany organizowanych przez DPM studenci zachowują prawa należne studentom SGH (stypendia naukowe, socjalne, itd.). Szczegółów szukaj na stronie Samorządu Studentów SGH. Posiadanie absolutorium na SGH nie zwalnia studenta z obowiązku zaliczenia podczas pobytu na stypendium właściwej liczby punktów ECTS (minimum programowego). Nie jest możliwe otrzymanie urlopu dziekańskiego na okres stypendium. Strona 18
DANE KONTAKTOWE Dział Programów Międzynarodowych Kierownik Działu Koordynator uczelniany programu ERASMUS+ Mgr Elżbieta FONBERG-STOKŁUSKA estokl@sgh.waw.pl pokój 11, Tel. +48.22.564.98.40 Zastępca Kierownika DPM Koordynator programu CEMS Program ERASMUS+ Koordynator administracyjny programów podwójnego dyplomu Mgr Grzegorz M. AUGUSTYNIAK august@sgh.waw.pl pokój 12, Tel. +48.22.546.98.42 Mgr Małgorzata CHROMY mchromy@sgh.waw.pl pokój 7, Tel. +48.22.564.98.41 Konsultacje M. Chromy i G. M. Augustyniaka dla studentów: Poniedziałki, wtorki i czwartki od 11.00 do 13.00 W środy i piątki studenci przyjmowani są jedynie po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie bądź e-mailowo i uzyskaniu potwierdzenia o możliwości spotkania. Osoba kontaktowa dla studentów: ERASMUS+, CEMS ze stypendium ERASMUS+ Mgr inż. Agata KOWALIK outgoing@sgh.waw.pl pokój 17, Tel. +48.22.564.98.44 Konsultacje dla studentów: Poniedziałki, wtorki i czwartki od 9.30 do 13.00; środy od 13.30 do 15.30 W piątki oraz w godzinach poza wyznaczonymi konsultacjami studenci przyjmowani są jedynie po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie bądź e-mailowo i uzyskaniu potwierdzenia o możliwości spotkania. Osoba kontaktowa dla studentów: PIM, umowy bilateralne, Freemover, CEMS bez stypendium ERASMUS+ Mgr Agata AUGUSTYNIAK bilateral@sgh.waw.pl pokój 17, Tel. +48.22.564.97.60 Konsultacje dla studentów: Poniedziałki, wtorki i środy od 9.30 do 13.00 W środy i piątki studenci przyjmowani są jedynie po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie bądź e-mailowo i uzyskaniu potwierdzenia o możliwości spotkania. Sprawy finansowe programu Małgorzata GUT-MOSTOWY ERASMUS+ gutmosto@sgh.waw.pl pokój 13, Tel. +48.22.564.97.61 Godziny przyjęć: Poniedziałki, wtorki i czwartki od 10.00 do 13.00 W środy i piątki studenci przyjmowani są jedynie po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie bądź e-mailowo i uzyskaniu potwierdzenia o możliwości spotkania. WWW.SGH.WAW.PL/DPM Strona 19
Dziekanat Studium Licencjackiego Dziekan: Prodziekan ds. Studentów studiów stacjonarnych: Prodziekan ds. Studentów studiów niestacjonarnych Prodziekan: Osoba kontaktowa: Prof. dr hab. Wojciech Morawski wojciech.morawski@sgh.waw.pl Dr Piotr Maszczyk piotr.maszczyk@sgh.waw.pl Dr Olga Mikołajczyk olga.mikolajczyk@sgh.waw.pl Dr Rafał Towalski rafal.towalski@sgh.waw.pl Katarzyna Smolińska ksmolin@sgh.waw.pl Strona www Dziekanatu: http://administracja.sgh.waw.pl/pl/dsl/strony/default.aspx Dziekanat Studium Magisterskiego Dziekan: Prodziekani: Pełnomocnicy Dziekana: Osoba kontaktowa: Dr hab. Magdalena Kachniewska, prof. nadzw. SGH magdalena.kachniewska@sgh.waw.pl Dr Katarzyna Górak-Sosnowska (ds. studentów wyjeżdżających na programy wymiany) katarzyna.gorak-sosnowska@sgh.waw.pl Dr Michał Matusewicz michal.matusewicz@sgh.waw.pl Dr Dorota Podedworna-Tarnowska (urlop) dpoded@sgh.waw.pl Dr Jarosław Wierzbicki (urlop) jaroslaw.wierzbicki@sgh.waw.pl Dr Aneta Ptak-Chmielewska aneta.ptak-chmielewska@sgh.waw.pl Dr Mariusz Próchniak (urlop) Mariusz.prochniak@sgh.waw.pl Dr Magda Szybiak wymianadsm@sgh.waw.pl Strona WWW Dziekanatu: http://administracja.sgh.waw.pl/pl/dsm/strony/default.aspx Strona Dziekanatu na portalu Facebook Blog DSM Strona 20
ZAŁĄCZNIKI Dokumenty zawarte w Załącznikach są jedynie wzorami dokumentów i mają charakter informacyjny; prosimy ich nie wypełniać i nie drukować. Wszystkie dokumenty obowiązujące studentów wyjeżdżających znajdują się na stronach internetowych DPM, skąd należy je pobrać i wypełnić elektronicznie. Załącznik 1: Wykaz dokumentów obowiązujących dla poszczególnych programów NAZWA DOKUMENTU ERA / CEMS- ERA / PPD-ERA / PPD PIM&BIL / CEMS FREEMOVER Formularz rejestracyjny X X X Potwierdzenie przyjęcia z uczelni partnerskiej Acceptance Letter Zaświadczenia z SGH do NFZ i uczelni przyjmującej X X X Ubezpieczenie X X X Wniosek-skierowanie na wyjazd studenta za granicę (2 egz.) X X X X X Learning Agreement (2 egz.) X X X Umowa finansowa Informacja o kontakcie podczas pobytu na wyjeździe Zmiany do formularza Learning Agreement X X X X X X X Zamienniki do przedmiotów X X X Letter of Confirmation Raport opisowy X X X Ankieta w Mobility Tool (ERASMUS+) Rozliczenie z DPM X X X Rozliczenie z Dziekanatem X X X X X Strona 21
Załącznik 2: Czek-lista OBOWIĄZKI PRZEDWYJAZDOWE Rejestracja (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE) Potwierdzenie przyjęcia z uczelni partnerskiej Acceptance Letter (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE) Zaświadczenie z SGH (ERA, CEMS-ERA, PPD; CEMS, PIM&BIL oraz FREE opcjonalnie) Ubezpieczenie (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE) Wniosek-skierowanie na wyjazd za granicę (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE) Wybór przedmiotów Learning Agreement (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE) Podpisanie umowy (ERA, CEMS-ERA, PPD z dofinansowaniem ERASMUS+) OBOWIĄZKI PODCZAS POBYTU NA STYPENDIUM Informacja o kontakcie (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE) Zmiany do formularza Learning Agreement (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE) Zamienniki do przedmiotów -> dot. SL; SM opcjonalnie (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE) Letter of Confirmation (ERA, CEMS-ERA, PPD) PO POWROCIE ZE STYPENDIUM Raport opisowy (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE) Ankieta online programu ERASMUS+ w Mobility Tool Rozliczenie z DPM (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE) Rozliczenie z Dziekanatem (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD, PIM&BIL, FREE) Strona 22
Załącznik 3: Karta Studenta ERASMUS+ Karta Studenta Erasmusa Status studenta Erasmusa uzyskują studenci, którzy spełniają kryteria udziału w wymianie Erasmusa i zostali zakwalifikowani przez macierzystą uczelnię na wyjazd za granicę - do uprawnionej partnerskiej uczelni w celu zrealizowania części studiów lub do przedsiębiorstwa albo innej właściwej instytucji w celu odbycia praktyki. Karta Studenta Erasmusa określa prawa i obowiązki Studenta Erasmusa oraz informuje, czego należy oczekiwać od uczelni wysyłającej, uczelni/instytucji/organizacji przyjmującej na poszczególnych etapach realizacji wyjazdu. Komisja Europejska przyznała szkołom wyższym uczestniczącym w programie Erasmus+ Kartę Erasmusa dla Szkolnictwa Wyższego (Erasmus Charter for Higher Education - ECHE). Podpisując Kartę ECHE, szkoły wyższe zobowiązują się do udzielania wsparcia uczestnikom wymiany oraz uznawania okresu mobilności za równoważny z odpowiednim okresem kształcenia w uczelni macierzystej. Ty ze swej strony zobowiązujesz się do przestrzegania wszystkich praw i obowiązków wynikających z umowy finansowej, jaką podpisałeś/-aś z uczelnią wysyłającą (macierzystą). I. Przed wyjazdem II. Po zaakceptowaniu Twojego wniosku na wyjazd w programie Erasmus+ masz prawo do wsparcia w zakresie otrzymywania informacji o instytucji partnerskiej, w której zrealizujesz program mobilności. Masz prawo do uzyskania informacji dotyczących: procentowego rozkładu ocen w uczelni przyjmującej, wymagań wizowych, ubezpieczenia na czas podróży i pobytu za granicą, pomocy w znalezieniu zakwaterowania ze strony uczelni wysyłającej i instytucji przyjmującej/przedsiębiorstwa przyjmującego. Dane osób kontaktowych oraz inne źródła informacji o instytucji przyjmującej są wymienione w umowie międzyinstytucjonalnej podpisanej pomiędzy Twoją uczelnią macierzystą a instytucją przyjmującą. Podpiszesz z wysyłającą Cię uczelnią macierzystą umowę na wyjazd stypendialny (nawet, jeżeli nie otrzymasz na ten wyjazd dofinansowania) oraz Porozumienie o programie studiów / Porozumienie o programie praktyki z uczelnią wysyłającą i instytucją przyjmującą (uczelnią/przedsiębiorstwem). Dobre przygotowanie Porozumienia o programie studiów/praktyki jest kluczowe dla optymalnego wykorzystania mobilności, zdobycia cennego doświadczenia podczas pobytu za granicą oraz zapewnienia uznawalności akademickiej. Porozumienie szczegółowo określa Twój plan kształcenia (studiów/praktyki) za granicą, włącznie z liczbą punktów zaliczeniowych, które zostaną uznane na poczet programu kształcenia prowadzącego do uzyskania dyplomu uczelni macierzystej. Po akceptacji Twojego wyjazdu, wypełnisz test biegłości językowej on-line (o ile testy z języka wykładowego lub z języka, jakim będziesz się posługiwał w pracy, będą dostępne). Wynik testu pozwoli Twojej uczelni macierzystej zaoferować Ci adekwatne przygotowanie językowe, o ile okaże się to konieczne. Powinieneś w pełni wykorzystać zaoferowane Ci wsparcie, aby podnieść swoje kompetencje językowe do poziomu rekomendowanego przez instytucję przyjmującą. Podczas mobilności Powinieneś w pełni wykorzystać możliwości oferowanego Ci kształcenia w instytucji przyjmującej (uczelni/przedsiębiorstwie), respektować zasady i przepisy obowiązujące w tej instytucji oraz dążyć do osiągnięcia jak najlepszych wyników na egzaminach i w trakcie innych form oceny, do jakich jesteś zobowiązany przystąpić. W wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach możesz prosić o wprowadzenie zmian do Porozumienia o programie studiów/praktyki. Zmiany te mogą być wprowadzone tylko i wyłącznie w terminie określonym przez uczelnię wysyłającą i instytucję przyjmującą. Musisz uzyskać zgodę na wprowadzenie zmian do Porozumienia o programie studiów / Porozumienia o programie praktyki. Zgłoszone przez Ciebie zmiany powinny być zaakceptowane przez uczelnię wysyłającą i instytucję przyjmującą (uczelnię/ przedsiębiorstwo) w terminie dwóch tygodni od zgłoszenia. Twoim obowiązkiem jest uzyskanie e-mailowego potwierdzenia zgody na zaproponowane zmiany. Także w przypadku przedłużenia pobytu wymagane jest uzyskanie w określonym terminie zgody oraz akceptacji programu studiów/praktyki na przedłużony okres. Uczelnia przyjmująca/przedsiębiorstwo przyjmujące będzie Cię traktować na równi z lokalnymi studentami/pracownikami, a Ty powinieneś dołożyć wszelkich starań, aby zintegrować się z nowym otoczeniem. Strona 23