Warszawa, 28 listopada 2012 r.

System finansowania i rozliczania projektów Narodowego Centrum Badań i Rozwoju Program PolskoPolsko-Izraelski Warszawa, 28 listopada 2012 r.

Bardziej niż cokolwiek innego przygotowywanie się jest sekretem do sukcesu. Henry Ford 2

AGENDA SPOTKANIA 1. 2. 3. 4. Koncepcja projektu jako podstawa tworzenia wniosku o dofinansowanie Finansowe aspekty wniosku o dofinansowanie Umowa o dofinansowanie w aspekcie finansowym Realizacja projektu od strony finansowej

OD POMYSŁU DO PROJEKTU Określenie sekwencji działań w projekcie (ścieżka krytyczna projektu) Rozplanowanie zasobów w czasie Podział projektu na zadania/etapy Określenie wysokości kosztów na podstawie przydziału zasobów do zadań/etapów

KATEGORIE KOSZTÓW W wynagrodzenia z pochodnymi A amortyzacja aparatury naukowo-badawczej G koszty budynków i gruntów E koszty usług badawczych i wiedzy technicznej Op koszty operacyjne O dodatkowe koszty ogólne (ryczałt)

UMOWY O PRACĘ Umowa o pracę Oddelegowanie do projektu Lista płac/wyciąg z listy płac Karta czasu pracy (zależnie od informacji w umowie o pracę) Deklaracje ZUS DRA, ZUS RCX, ZUS RSA Deklaracje PIT-4R Potwierdzenia przelewów/wypłat (np. raporty kasowe) Dokumenty dot. premii, dodatków UMOWY CYWILNO-PRAWNE Umowa zlecenie WYNAGRODZENIA Umowa Oddelegowanie do projektu Rachunek do umowy potwierdzający wykonanie zadań w zakresie zgodnym z umową Deklaracje ZUS DRA, ZUS RCX, ZUS RZA Deklaracje PIT-4R Potwierdzenia przelewów/wypłat (np. raporty kasowe) Umowa o dzieło (ew. z przeniesieniem praw autorskich) Umowa Informacja, że dzieło wykonywane na potrzeby projektu Informacja o przeniesieniu praw autorskich (jeśli dotyczy) Protokół odbioru (tutaj podpisany przez obydwie ze stron umowy) Deklaracje ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RCX, ZUS RZA Deklaracje PIT-4R Potwierdzenia przelewów/wypłat (np. raporty kasowe)

AMORTYZACJA ZAKUP Warunek: Niezbędna w określonej części lub całości dla potrzeb projektu Wpisana do ewidencji ŚTR/WNiP Cały okres amortyzacji mieści się w okresie kwalifikowalności kosztów Zaplanowana we wniosku o dofinansowanie Do wysokości przynależności do projektu Warunek: Niezbędna w określonej części lub całości dla potrzeb projektu Wpisana do ewidencji ŚTR/WNiP Cały okres amortyzacji nie mieści się w okresie kwalifikowalności kosztów Zaplanowana we wniosku o dofinansowanie Do wysokości przynależności do projektu UWAGA! Leasing: Finansowy do wysokości odpisów amortyzacyjnych Operacyjny do wysokości rat leasingowych AMORTYZACJA APARATURY NAUKOWO-BADAWCZEJ

KOSZTY BUDYNKÓW I GRUNTÓW Dzierżawa gruntów Wieczyste użytkowanie gruntów Amortyzacja budynków W ZAKRESIE I OKRESIE REALIZACJI PROJEKTU!

KOSZTY USŁUG BADAWCZYCH I WIEDZY TECHNICZNEJ Usługi badawcze Wiedza techniczna, patenty na podstawie licencji lub od osób trzecich (potwierdzane m.in. umową, protokołami odbioru/zdawczo-odbiorczymi, fakturami/rachunkami itp.) Usługi doradcze i usługi równorzędne Czasem pewne umowy cywilno-prawne

KOSZTY OPERACYJNE Materiały Odczynniki Usługi obce Konferencje bezpośrednio związane z realizacją projektu (w tym promocją) Szkolenia (o ile zaplanowano je we wniosku o dofinansowanie) Szkolenia związane z obsługą aparatury Promocja projektu Delegacje Inne

DODATKOWE KOSZTY OGÓLNE Koszty ponoszone w związku z realizacją projektu, projektu jednakże niesklasyfikowane do pozostałych kosztów ze względu na ich pośredni związek z projektem a co za tym idzie brak możliwości bezpośredniego przypisania do określonych działań w projekcie (koszty pośrednio przyczyniające się do osiągnięcia celu/ów projektu), np. materiały biurowe do celów raportowania, koszty administracyjne, obsługa księgowa, w tym zlecona na zewnątrz itd. Maksymalna wysokość ryczałtu w zależności od formy prawnej Wnioskodawcy: 20 % - uczelnie państwowe, instytuty naukowe PAN 15 % - uczelnie prywatne, instytuty badawcze 8% - przedsiębiorcy Liczone od pozostałych kosztów, tj. O=%*(W+A+G+E+Op)

PŁYNNOŚĆ FINANSOWA PROJEKTU Zależna od poziomu dofinansowania Jednostka naukowa Przedsiębiorstwo (Rozporządzenie KE 800/2008) Zaliczki jako sposób na finansowanie projektu (wg harmonogramu płatności) Szybka wypłata zaliczki uzależniona od uwarunkowań w trakcie realizacji projektu w tym od spełnienia określonych warunków

WYPŁATA ZALICZEK Pierwsza zaliczka z automatu 30 dni po podpisaniu umowy Kolejne zaliczki na podstawie wniosku o płatność wykazującym wykorzystanie co najmniej 70 % wszystkich przekazanych dotychczas zaliczek

HARMONOGRAM REALIZACJI ZADAŃ TERMIN NR ZADANIA/ETAPU 1. TYTUŁ ZADANIA/ETAPU PODMIOT REALIZUJĄCY 2. 3. Dofinansowanie NCBR rozpoczęcia zadania/etapu zakończenia zadania/etapu 4. 5. KOSZT OGÓŁEM (7+8) WKŁAD WŁASNY 6. 7. OGÓŁEM 0 0 zł % 8. 9. 0 Rodzaj badań 10. 0 KOSZTORYS 20...-20... KATEGORIE KOSZTÓW NR ZADANIA/ETAPU 1. Ogółem W A G E OP O 2. 3. 4. 5. 6. 7. ZAŁĄCZNIKI DO UMOWY KOSZT OGÓŁEM 2+3+4+5+6+7 DOFINANSOWANIE NCBR WKŁAD WŁASNY 8. 9. 10.

HARMONOGRAM PŁATNOŚCI ZAPOTRZEBOWANIE NA ŚRODKI FINANSOWE ŹRÓDŁO FINANSOWANIA ROK 1 ROK 2 ROK 3 ROK 4 KOSZT OGÓŁEM...... 20...-20... NCBR Wkład własny OGÓŁEM Możliwość przerzucenia niewykorzystanych środków na kolejny rok! rok! Ale le niewykorzystanie środki na dzień zakończenia projektu podlegają zwrotowi na konto NCBR! ZAŁĄCZNIKI DO UMOWY (CD.)

WNIOSKI O PŁATNOŚĆ Do 15 listopada roku, którego dotyczy wnioskowane dofinansowanie Wypłata zaliczki nie potwierdza rozliczenia przedstawionych we wniosku kosztów! Konieczność posiadania dokumentów potwierdzających wszystkie poniesione na rzecz realizacji projektu koszty (sporządzonych i ( przechowywanych zgodnie z obowiązującym prawem) Opis dokumentu księgowego: nr umowy, kategoria kosztów i numer zadania, zadania dekretacja i nr księgowy

RAPORT KOŃCOWY W CZĘŚCI B Realizacja całości projektu od strony finansowej Możliwa korekta złożonych wcześniej wniosków o płatność Składany do X dni od zakończenia projektu (zależne od zapisów umowy)

RAPORT KOŃCOWY W CZĘŚCI B (CD.) 5. ZESTAWIENIE PONIESIONYCH KOSZTÓW KWALIFIKUJĄCYCH SIĘ DO DOFINANSOWANIA KOSZTY PRZESUNIĘCIA Rodzaj kosztów 1 Grupa zadań:.. W Wynagrodzenia z pochodnymi A Aparatura, w tym: (zakup aparatury, amortyzacja aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń) G Koszty budynków i gruntów E Koszty badań Op. Koszty operacyjne O Koszty ogólne Razem: Grupa zadań:. W Wynagrodzenia z pochodnymi A Aparatura, w tym: (zakup aparatury, amortyzacja aparatury naukowo-badawczej i innych urządzeń) G Koszty budynków i gruntów E Koszty badań Op. Koszty operacyjne O Koszty ogólne Razem: KOSZTY OGÓŁEM (. + ) planowane poniesione kwota nr kategorii 2 3 4 5

RAPORT KOŃCOWY W CZĘŚCI B (CD.) Termin zakończenia Tytuł zadania / etapu 2 Wykonawca 3 wg umowy faktyczny 4 5 Planowane nakłady wg umowy % dofinansowania Numer 1 zadania / etapu z harmonogramu 6. ROZLICZENIE WYKONANYCH ZADAŃ/ETAPÓW W RAMACH N/W GRUP REALIZOWANEGO PROJEKTU 6 Koszty realizacji umowy wg dokumentacji księgowej Całkowita wartość zadania Koszty kwalifikowane Dofinansowanie Całkowita wartość zadania Koszty kwalifikowane Dofinansowanie Kwota Nr zad. 7 8 9=8*6 10 11 12=11*6 13 14 Grupa zadań: 1 2 Razem: Grupa zadań: Razem: Grupa zadań: Razem: OGÓŁEM PROJEKT (np. badania przemysłowe + prace rozwojowe + prace wdrożeniowoinwestycyjne) PRZESUNIĘCIA

RAPORT KOŃCOWY W CZĘŚCI B (CD.) 10. OŚWIADCZENIE WNIOSKODAWCY / LIDERA / WYKONAWCY Niniejszym oświadczam/y, że informacje zawarte w przedmiotowym raporcie są zgodne ze stanem faktycznym. Jestem/Jesteśmy świadom/i odpowiedzialności karnej wynikającej z art. 271 kodeksu karnego dotyczącej poświadczenia nieprawdy co do okoliczności mającej znaczenie prawne. Imię i nazwisko Osoba odpowiedzialna za sporządzenie raportu końcowego Stanowisko Telefon E-mail Dokumentacja księgowa dotycząca projektu przechowywana jest...

ZAŁĄCZNIK Nr 1 SPECYFIKACJA DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH PONIESIONE KOSZTY 7 Nazwa wystawcy 6 Nazwa towaru lub usługi pozycja w dokumencie 5 w tym VAT Numer księgowy lub ewidencyjny 4 ogółem (KW) Data wystawienia dokumentu Kategoria kosztów 3 Kwalifikowane (KW) Numer dokumentu % dofinansowania 2 Dane dokumentu Wnioskowana kwota rozliczenia otrzymanej zaliczki Rok realizacji 1 Koszt (zł) Ogółem (KW+NKW) Numer zadania lub etapu Dane 8 9 10 11 12 13 Grupa zadań:. W Zadanie / etap nr 1 A G E Op. O Razem koszt zadania/etapu nr 1 W Zadanie / etap nr A G E Op. O Razem koszt zadania/etapu nr RAZEM GRUPA ZADAŃ

KWALIFIKOWALNOŚĆ KOSZTÓW Główne warunki: 1) są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, 2) dokumenty księgowe wystawione zostały w okresie realizacji projektu, 3) są prawidłowo zaksięgowane i udokumentowane Koszty kwalifikowalne Wniosek o dofinansowanie Umowa o dofinansowanie Ocena eksperta merytorycznego Przewodnik po kwalifikowalności

ZMIANY W REALIZACJI PROJEKTU Chcąc przesunąć płatność z roku n na rok n+1 n+1 możliwe dokonanie takiej zmiany bez konieczności sporządzania aneksu Możliwe modyfikacje w umowie bez aneksu: aneksu: 1. przesunięcia pomiędzy poszczególnymi kategoriami kosztów nieprzekraczające 15% kwoty (w ramach kategorii, z której następuje przesunięcie i w ramach kategorii do której następuje przesunięcie, tj. +/+/15 %, z wykluczeniem możliwości zwiększania kosztów ogólnych przesunięć kosztów pomiędzy poszczególnymi zadaniami/etapami projektu do 20 % kwoty dofinansowania zadania/etapu, z którego dokonywane jest przesunięcie (przy zachowaniu dopuszczalnych poziomów intensywności pomocy publicznej) przesunięcia o których mowa w pkt 1 oraz pkt 2 nie mogą skutkować zwiększeniem udziału wysokości dofinansowania w stosunku do wartości projektu 2. 3.

WERYFIKACJA KOSZTÓW AUDYT ZEWNĘTRZNY Projekt, w którym wartość finansowania przekracza 2 mln zł, zł podlega obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu zgodnie z art. 44 Ustawy. Koszt przeprowadzonego audytu stanowi koszt kwalifikowany jeżeli audyt rozpoczął się co najmniej po zrealizowaniu 50% 50% planowanych wydatków/kosztów związanych z realizacją projektu. Wykonawca przekazuje wraz z raportem końcowym sprawozdanie z przeprowadzonego audytu zewnętrznego. zewnętrznego Wykonawca zobowiązany jest dostosować się do zaleceń wynikających z audytu i uwzględnić je w raporcie końcowym. końcowym. Sprawozdanie z audytu o którym mowa powyżej jest jednoznaczne z weryfikacją kosztów kwalifikowanych projektu na określonej próbie.

WERYFIKACJA KOSZTÓW (CD.) PRÓBA: PRÓBA: Brak audytu zewnętrznego weryfikacja kosztów na podstawie wykazu kosztów (załącznik do RKB). Sposób weryfikacji kosztów kwalifikowalnych wg ustalonego przez Centrum algorytmu ZAWSZE KOSZTY MOGĄ ZOSTAĆ ZWERYFIKOWANE NA ETAPIE KONTROLI!

Powodzenia! Justyna Dziamara Dział Finansowy Sekcja Finansowania Projektów B+R tel. (22) 39 07 216 justyna.dziamara@ncbr.gov.pl