UMOWA zawarta w dniu r. w Warszawie pomiędzy: Państwową Inspekcją Pracy Głównym Inspektoratem Pracy z siedzibą w Warszawie, ul. Barska 28/30, 02-315 Warszawa, zwanym dalej Kupującym" reprezentowanym przez: a, zwaną dalej Sprzedawcą, reprezentowaną przez: wyłonioną w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego - zgodnie art. 39-46 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (Dz. U.2013.907 ze zm.) - w trybie przetargu nieograniczonego (numer postępowania: GOZ- 353-2210- 2/15) zwanych razem Stronami, o treści następującej: 1 1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa programów komputerowych określonych w załączniku numer 1 do umowy. Sprzedawca oświadcza, że na każdą sztukę oprogramowania wystawiona będzie odrębna licencja. Licencje będą wystawione na jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy, do których oprogramowanie zostało dostarczone. 2. Kupujący informuje, że oprogramowanie, o którym mowa w ust. 1 będzie wykorzystywane do celów komercyjnych (Kupujący jest jednostką administracji publicznej). 3. Sprzedawca oświadcza, że jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy uprawnione są do korzystania z dostarczonego oprogramowania przez czas nieokreślony. 4. Sprzedawca oświadcza, że przy realizacji niniejszej umowy będzie przestrzegał postanowień ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631 ze zm.). 2 1. Dostawa będzie obejmowała odpowiednio: 1) dla programów w wersji BOX: a) licencję dla każdej sztuki oprogramowania oddzielnie, wystawione na jednostkę organizacyjną Państwowej Inspekcji Pracy, do której są dostarczane; b) program w wersji pełnej lub aktualizację na nośniku danych w wersji nie niższej niż podana w załączniku numer 1; c) standardowo dołączaną dokumentację; 2) dla pozostałych programów: a) licencję dla każdej sztuki oprogramowania oddzielnie, wystawione na jednostkę organizacyjną Państwowej Inspekcji Pracy, do której są dostarczane; b) program w wersji pełnej lub aktualizację w wersji nie niższej niż podana w załączniku numer 1; c) standardowo dołączaną dokumentację. Dostarczone licencje uprawniają do korzystania z tego oprogramowania przez czas nieokreślony (licencja może zostać wypowiedziana z zachowaniem 20-letniego okresu wypowiedzenia). Umowa na dostawę programów różnych dla jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy część pierwsza 2015r. Strona 1
2. Sprzedawca oświadcza, że oprogramowanie (licencja w zakresie oprogramowania Macrosoft i oprogramowania do niego równoważnego), o którym mowa w 2 ust. 1 zapewnia: a) prawo do aktualizacji rozumiane, jako prawo do pobierania i instalowania za darmo publikowanych łat, patchy, hot-fixów, services pack ów, aktualizacji zabezpieczeń oraz innych darmowych aktualizacji wystawianych na ogólnodostępnej stronie internetowej producenta oprogramowania, b) aktualizacje zabezpieczeń, hot-fixy, services pack i mają być dostępne z wykorzystaniem wbudowanych, automatycznych narzędzi do ich pobierania z dedykowanej strony internetowej producenta oprogramowania oraz dostępne do pobrania ręcznego z serwerów producenta oprogramowania, c) pełną kompatybilność i zgodność z obecnie zainstalowanym i pracującym u Zamawiającego oprogramowaniem biurowym, antywirusowym, narzędziowym, systemowym (dla stacji roboczych i serwerów) pracujących na systemach operacyjnych Microsoft Windows w wersjach 32 i 64 bity oraz własnym zgodnym z Microsoft Windows, niewymagającym dodatkowych nakładów finansowych ze strony Zamawiającego w celu dostosowania; w szczególności zaoferowane oprogramowanie poprawnie i bez dodatkowego dostosowywania współpracować będzie z aplikacja własną Państwowej Inspekcji Pracy - N@vigatoR. Ponadto, Sprzedawca oświadcza, że zaoferowane oprogramowanie nie wymaga od Zamawiającego organizowania dodatkowych szkoleń z jego obsługi. 3. Sprzedawca oświadcza, że oprogramowanie: a)..jest równoważne pod względem funkcjonalności do oprogramowania. (zostaną wpisane dane z oferty wykonawcy i specyfikacji istotnych warunków zamówienia). b)..jest równoważne pod względem funkcjonalności do oprogramowania. (zostaną wpisane dane z oferty wykonawcy i specyfikacji istotnych warunków zamówienia). c) wymaga/nie wymaga dodatkowej translacji, a cena translacji została zawarta w wartości przedmiotu umowy określonej w 5 ust. 1. d) wymaga/nie wymaga przeszkolenia pracowników Kupującego, a cena za szkolenia została zawarta w wartości przedmiotu umowy określonej w 5 ust. 1. Oświadczenie producenta ww. oprogramowania, że oferowane oprogramowanie jest równoważne pod względem funkcjonalności ze wskazanym w zdaniu poprzednim oprogramowaniem i że spełnia wszystkie wymogi określone w ust. 2 (jeżeli dotyczy) oraz zaświadczenie podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że ww. oprogramowanie odpowiada specyfikacji technicznej oprogramowania wskazanego przez Zamawiającego - stanowią załącznik numer 2 do niniejszej umowy. 1 3 1. Sprzedawca dostarczy do jednostek wskazanych w załączniku numer 1 przedmiot niniejszej umowy w terminie 30 dni licząc od dnia następnego po zawarciu niniejszej umowy. O terminie dostawy Sprzedawca poinformuje faksem/e-mail jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy, na co najmniej 4 dni robocze przed terminem dostawy (należy wskazać datę dostawy i przedmiot dostawy, nazwę Sprzedawcy). 2. Sprzedawca zobowiązany jest dostarczyć licencje wraz z nośnikami oprogramowania do jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy wskazanych w załączniku numer 1 do niniejszej umowy na własny koszt i ryzyko. Wraz z dostawą ww. przedmiotów Sprzedawca zobowiązuje się dostarczyć protokół, o którym mowa w ust. 4 (w trzech jednobrzmiących egzemplarzach) podpisany przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Sprzedawcy. 1 Niniejszy ustęp odnosi się do przypadku zaoferowania produktu równoważnego do oprogramowania wskazanego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Umowa na dostawę programów różnych dla jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy część pierwsza 2015r. Strona 2
3. Zrealizowanie dostawy zostanie potwierdzone protokołem końcowym. Podstawą do wystawienia protokołu końcowego są protokoły częściowe odbioru oprogramowania wraz z elementami wskazanymi w 2 w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy podpisane bez żadnych uwag. 4. Protokół częściowy ma zawierać, co najmniej następujące informacje: nazwę i adres Sprzedawcy, nazwę i adres jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy, do której oprogramowanie zostało dostarczone, datę odbioru oprogramowania, nazwę (wersję oprogramowania) i ilość dostarczonego oprogramowania, ilość dostarczonych nośników oprogramowania dla każdego rodzaju dostarczonego oprogramowania, stwierdzenie, że wszystkie dostarczone licencje są prawidłowo wystawione i że są wystawione na jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy, do których oprogramowanie zostało dostarczone oraz podpisy przedstawicieli Sprzedawcy (osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Sprzedawcy) i jednostki organizacyjnej Kupującego (odpowiednio okręgowego inspektora pracy lub jego zastępcę, Dyrektora Departamentu Organizacyjnego lub jego zastępcę) odbierającej oprogramowanie. Strony zgodnie postanawiają, że osoby uprawnione w imieniu Kupującego do odbioru oprogramowania podpiszą protokoły częściowe z uwagami/bez uwag w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania przedmiotu umowy. 5. Protokół końcowy ma zawierać, co najmniej nazwę i adres Sprzedawcy, nazwę i adres Kupującego, datę odbioru oprogramowania w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Kupującego, nazwę i liczbę dostarczonego oprogramowania (dla poszczególnych jednostek organizacyjnych Kupującego), datę dostawy do poszczególnych jednostek organizacyjnych, stwierdzenie, czy dostawa została wykonana należycie i podpisy przedstawicieli Sprzedawcy (osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli w imieniu Sprzedawcy) i Kupującego (Dyrektora Departamentu Organizacyjnego lub jego zastępcę). 4 Sprzedawca oświadcza, iż korzystanie z Oprogramowania przez Kupującego nie narusza praw własności intelektualnej osób trzecich. 5 1. Za wykonanie przedmiotu umowy Kupujący zapłaci Sprzedawcy wynagrodzenie w łącznej kwocie: 1) netto:.. zł (słownie: ) 2) brutto: zł (słownie:..). 3) stawka podatku VAT. Szczegółowa kalkulacja cenowa zawarta jest w załączniku numer 1 do umowy. 2. Wynagrodzenie określone w ust. 1 płatne będzie przelewem w ciągu 14 dni od daty doręczenia Kupującemu prawidłowo wystawionej faktury VAT na rachunek wskazany na fakturze. Podstawą do wystawienia faktury jest końcowy protokół odbioru całości oprogramowania wraz z elementami wskazanymi w 2 podpisany przez obie Strony bez żadnych uwag stosownie do postanowień 3 ust. 3 i 5. Za datę realizacji płatności uważa się datę obciążenia przez bank rachunku bankowego Kupującego. 3. Cesja wierzytelności z niniejszej umowy wymaga zgody Kupującego wyrażonej w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. 6 1. Sprzedawca udziela Kupującemu 6 miesięcznej gwarancji na dostarczone nośniki z oprogramowaniem, licząc od dnia następnego po dniu podpisania przez obie Strony bez żadnych uwag protokołu końcowego odbioru zgodnie z postanowieniami 3 ust. 3. 2. W okresie gwarancji Sprzedawca zobowiązany będzie do wymiany nieodpłatnie nośnika z oprogramowaniem posiadającego wady na wolny od wad, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania pisemnej informacji o niniejszym. Strony zgodnie oświadczają, że reklamacje mogą być zgłaszane również faxem przez wszystkie jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy wskazane w załączniku numer 1 do umowy, w zakresie dostarczonych do nich nośników z oprogramowaniem. 3. Okres gwarancji podlega przedłużeniu o czas usuwania wady. Umowa na dostawę programów różnych dla jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy część pierwsza 2015r. Strona 3
4. Wymianę w ramach gwarancji nośnika z oprogramowaniem Strony potwierdzą każdorazowo obustronnie podpisanym protokołem zdawczo-odbiorczym zawierającym opis wady, datę jej zgłoszenia oraz datę usunięcia. 7 1. Kupującemu przysługuje od Sprzedawcy kara umowna w następujących przypadkach: a) opóźnienia w terminie wykonania przedmiotu umowy w stosunku do terminu określonego w 3 ust. 1 lub zgodnie z 10 ust. 2 w wysokości 0,1 % wynagrodzenia łącznego brutto, o którym mowa w 5 ust. 1 za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. b) opóźnienia w usuwaniu wad przedmiotu umowy w stosunku do terminu określonego w 6 ust. 2 w wysokości 0,1 % wynagrodzenia łącznego brutto, o którym mowa w 5 ust. 1 za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia; c) opóźnienia w stosunku do terminu określonego w 8 ust. 3 w przekazaniu danych osób w wysokości 10,00 zł za każdy dzień opóźnienia. 2. W przypadku odstąpienia przez Kupującego od umowy z przyczyn, za które odpowiada Sprzedawca, Sprzedawca zapłaci Kupującemu karę umowną w wysokości 10 % łącznej wartości netto przedmiotu umowy określonej w 5 ust. 1, z zastrzeżeniem postanowień 10 ust. 3. 3. W przypadku nienależytego wywiązywania się przez Sprzedawcę ze zobowiązań wynikających z niniejszej umowy oraz w przypadku niespełniania przez dostarczone oprogramowanie wymogów określonych w 1 i 2 Kupującemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w całości lub w części, z zachowaniem prawa do kar umownych i odszkodowania zgodnie z postanowieniami niniejszego paragrafu. 4. W przypadku, gdy rzeczywista szkoda przekroczy wysokość kar umownych, Kupujący może dochodzić odszkodowania uzupełniającego, na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego do wysokości szkody rzeczywistej. 5. Dla skuteczności odstąpienia od umowy konieczne jest zachowanie formy pisemnej, pod rygorem nieważności. 6. Kupujący i jego jednostki organizacyjne uprawnione są do potrącenia kwot kar umownych z jakiejkolwiek należności przysługującej Sprzedawcy. O naliczeniu kar umownych (uzasadnienie faktyczne i prawne) jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy będą informowały faksem Sprzedawcę. Sprzedawca w terminie 3 dni roboczych może wskazać przyczyny, dla których kary nie powinny być mu naliczone (podając uzasadnienie faktyczne i prawne). 7. Do naliczenia kar umownych wskazanych w ust. 1 lit. a, 2 i 3, 8 ust. 2 oraz 10 ust. 3 uprawniona jest Państwowa Inspekcja Pracy Główny Inspektorat Pracy. Do zgłaszania zapotrzebowania konieczności wymiany nośników oraz do naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1 lit. b i c oraz do potrącania z należności przysługującej Sprzedawcy uprawnione są jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy, do których oprogramowanie zostało dostarczone w zakresie zgłoszonych przez nie potrzeb/uchybienia przez Sprzedawcę terminowi wskazanemu w 8 ust. 3. Jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy uprawnione są do samodzielnego dochodzenia roszeń wynikających z realizacji niniejszej umowy, w tym w szczególności wynikających z naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1 lit. b i c. 8 1. Sprzedawca oświadcza, że przy wykonywaniu niniejszej Umowy nie będzie korzystał z podwykonawców/będzie korzystał z podwykonawców. Za działania lub zaniechania podwykonawców Sprzedawca odpowiada jak za własne działania lub zaniechania. 2. Zmiana podwykonawcy w czasie realizacji niniejszej Umowy wymaga pod rygorem nieważności pisemnej zgody Kupującego. W przypadku zmiany Podwykonawcy w czasie realizacji niniejszej Umowy Sprzedawca zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym pisemnie Kupującego i przedstawić mu dokumenty, potwierdzające, że nowy podwykonawca posiada, co najmniej takie samo doświadczenie i wiedzę jak ten wskazany w ofercie. Sprzedawca zobowiązany jest dostarczyć do siedziby Kupującego na własny koszt Umowa na dostawę programów różnych dla jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy część pierwsza 2015r. Strona 4
dokumenty wskazane w 3 ust. 4 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawców oraz form w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013.231) - odnoszące się do nowego podwykonawcy. Nie dostarczenie ww. dokumentów lub dokumentów nie potwierdzających, że nie zachodzą przesłanki wskazane w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych stanowiło będzie podstawę do odmowy zmiany podwykonawcy oraz do odstąpienia od umowy i naliczenia kary umownej, o której mowa w 7 ust. 2 umowy. 3. Sprzedawca w terminie 3 dni roboczych od dnia zawarcia umowy przekaże do jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy faksem/e-mail/pisemnie informację, o osobach (ze wskazanie imienia i nazwiska, numeru telefonu i faksu oraz adresu e-mail), które będą z nimi współpracy na etapie dostawy oprogramowania i realizacji zobowiązań gwarancyjnych. 4. Jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy wymienione w załączniku numer 1 do umowy przekażą w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy informację o osobach (imię i nazwisko, numer telefonu, numer faksu oraz adres e-mail) uprawnionych do kontaktu ze Sprzedawcą na etapie realizacji umowy i zobowiązań gwarancyjnych z niej wynikających. Z ramienia Państwowej Inspekcji Pracy Głównego Inspektoratu Pracy osobą uprawnioną do kontaktu ze Sprzedawcą będzie Pan Piotr Zieliński tel. 22 391 8208, fax: 22 391 8206, email: sekretariat-organizacyjny@gip.pip.gov.pl. 5. Jednostki organizacyjne Państwowej Inspekcji Pracy, wraz z informacją, o której mowa w zdaniu poprzedzającym, przekażą Sprzedawcy dane konieczne do wystawienia licencji, tj. nazwę i adres jednostki, na którą ma być wystawiona licencja, jej numer NIP i REGON. 9 1. Strony zgodnie oświadczają, że przed zawarciem niniejszej umowy Sprzedawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy, zwane dalej zabezpieczeniem, w wysokości.. zł. 2. Zabezpieczenie będzie ważne przez okres wykonywania umowy. Zabezpieczenie zostanie zwrócone w terminie 30 dni od dnia wykonania niniejszej umowy i uznania przez Kupującego za należycie wykonaną, z zastrzeżeniem postanowień ust. 3. 3. Na poczet zabezpieczenia roszczeń z tytułu rękojmi za wady Sprzedawca pozostawi kwotę 30% zabezpieczenia. Kwotę tę Kupujący zwróci Sprzedawcy nie później, niż w 15 dniu od upływu okresu rękojmi za wady. 10 1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej, pod rygorem nieważności. Rygor nieważności nie dotyczy zmian w zakresie danych osób, o których mowa w 8 ust. 4 Strony zgodnie postanawiają, że będą informować się pisemnie o zmianie ww. danych, na co najmniej 3 dni robocze przed wprowadzeniem zmiany w tym zakresie. 2. Strony zgodnie postanawiają, że termin wskazany w 3 ust. 1 może zostać zmieniony w przypadku, gdy wykonanie umowy w ww. terminie będzie niemożliwe z powodu wystąpienia siły wyższej, rozumianej jako zdarzenie lub połączenie zdarzeń obiektywnie niezależnych od Stron, które zasadniczo i istotnie utrudniają wykonanie części lub całości zobowiązań wynikających z zawartej umowy, których Strony nie mogły przewidzieć i którym nie mogły zapobiec, ani ich przezwyciężyć, i im przeciwdziałać poprzez działanie z należytą starannością ogólnie przewidzianą dla cywilnoprawnych stosunków zobowiązaniowych. O zaistnieniu ww. okoliczności Sprzedawca zobowiązany jest poinformować Kupującego pisemnie, na co najmniej 5 dni roboczych przed upływem terminu wskazanego w 3 ust. 1. 3. Kupujący ma prawo odstąpić od umowy w przypadku niedostarczenia całego oprogramowania wskazanego w niniejszej umowie w terminie 45 dni od dnia zawarcia umowy - w zakresie niedostarczonego w tym terminie oprogramowania do jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy. W takim przypadku Kupującemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 20% wartości brutto oprogramowania niedostarczonego w ww. terminie. 4. Sprzedawca może dostarczyć inne niż wskazane w załączniku numer 1 do umowy oprogramowanie do danej jednostki organizacyjnej Państwowej Inspekcji Pracy po uzyskaniu uprzedniej, pisemnej zgody w tym zakresie Kupującego. Sprzedawca uprawniony jest do Umowa na dostawę programów różnych dla jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy część pierwsza 2015r. Strona 5
wystąpienia z informacją w tym zakresie (wskazują nazwę i wersję oprogramowania, które oferuje dostarczyć), na co najmniej 7 dni roboczych przed upływem terminu wskazanego w 3 ust. 1. Zmiana nie może spowodować wzrostu ceny oprogramowania wskazanego w załączniku numer 1 do umowy. 11 1. Wszelkie spory wynikające z realizacji niniejszej umowy rozstrzygane będą przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby Kupującego. 2. Przez dni robocze rozumie się dni od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy wskazanych w ustawie z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz.U. Nr 4, poz. 28 ze zm.). 12 1. Sprzedawca zobowiązuje się do: a) zachowania w tajemnicy wszelkich informacji o jednostkach organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy uzyskanych w związku z realizacją niniejszej umowy pochodzących od tych jednostek oraz od instytucji i osób z nim związanych jakimkolwiek stosunkiem faktycznym lub prawnym, b) przestrzegania zaleceń Kupującego o ochronie udostępnionych informacji, c) przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych. 2. Obowiązek zachowania tajemnicy jest nieograniczony w czasie. Jego uchylenie może być dokonane wyłącznie przez Kupującego w formie pisemnej. 3. Sprzedawca zobowiązuje się do szczególnej ochrony przekazanych mu do przetwarzania wszystkich danych i do zachowania ich w tajemnicy i nie przekazywania ich osobom trzecim, jak również do trwałego ich zniszczenia niezwłocznie po wykonaniu przedmiotu umowy lub na każde żądanie Kupującego. 4. Sprzedawca jest zobowiązany przed rozpoczęciem przetwarzania danych do podjęcia środków zabezpieczających zbiór danych, o których mowa w art. 36-39 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014. Nr 1182 ze zm.). 5. Sprzedawca oświadcza, że w ramach umowy będzie działał na zasadzie art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych i że nie zleci przetwarzania innemu podmiotowi. 6. Sprzedawca odpowiada za szkody, jakie powstaną wobec Kupującego i jego jednostek organizacyjnych lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z prawem i niniejszą umową przekazanie powierzonych danych. 13 W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907 ze zm.) oraz ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006r. Nr 90, poz. 631 ze zm.), ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014. 1182 ze zm). 14 Umowę sporządzoną w 3 jednobrzmiących egzemplarzach: dwa dla Kupującego i jeden dla Sprzedawcy. KUPUJĄCY SPRZEDAWCA Załącznik numer 1 do umowy z dnia Rozdzielnik i ceny jednostkowe oprogramowania Umowa na dostawę programów różnych dla jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy część pierwsza 2015r. Strona 6