Załącznik nr 1 do karty zgłoszenia XXV Festiwal Kwiatów i Sztuki Książ 2013 01-05.05.2013 r. (5 dni) INFORMACJA DLA WYSTAWCÓW Już po raz dwudziesty piąty, jubileuszowy, mamy przyjemność zaprosić Państwa do udziału w Festiwalu Kwiatów i Sztuki. Tegoroczna edycja wydarzenia będzie trwała przez 5 dni (01-05.05.2013 r.). Wystawców zachęcamy do zapoznania się z warunkami uczestnictwa w imprezie oraz do nadsyłania wypełnionych kart zgłoszeniowych. 1. STREFY HANDLOWE: Do dyspozycji wystawców i sprzedawców udostępniono powierzchnie w czterech strefach (detale poniżej). Istnieje również możliwość wynajęcia stoiska stricte reklamowego lub ulokowania materiałów reklamowo-promocyjnych (ich rodzaje i formy w dalszym opisie): 1
STREFA I wnętrza zamkowe przeznaczona wyłącznie na stoiska prezentujące rękodzieło artystyczne (np. metaloplastyka, hafty, lampy, obrazy, minerały, itp.). Liczba miejsc wystawienniczych w strefie I jest ograniczona. Osoby chcące ulokować stoisko we wnętrzach zamkowych są zobligowane do załączenia jego prezentacji. Organizator zastrzega sobie prawo do wytypowania (wskazania) lokalizacji stoiska lub do całkowitej odmowy przyjęcia zgłoszenia. Rozmiar jednego stoiska to ok. 3,2 m szerokości x 1,5 m głębokości. Zwiększenie powierzchni wystawienniczej lub handlowej można uzyskać poprzez zamówienie większej liczby stoisk. Jeśli do stworzenia ekspozycji wystawca potrzebuje stołów organizatora lub podłączenia do prądu prosimy o wyraźne zaznaczenie takiej informacji w karcie zgłoszeniowej (maksymalnie 2 stoły o rozmiarach 160 cm x 80 cm). Uwaga: Firmy hodujące / sprzedające kwiaty cięte mają możliwość zaprezentowania się we wnętrzach zamkowych nieodpłatnie. Zainteresowanych prosimy o kontakt z organizatorem. Warunki współpracy zostaną ustalone indywidualnie. STREFA II Przedzamcze, Taras Północny, Palmiarnia przeznaczona wyłącznie dla producentów i hodowców roślin. Wymiary jednego stoiska do 9 m 2. Zwiększenie powierzchni wystawienniczej lub handlowej można uzyskać poprzez zamówienie większej liczby stoisk. STREFA III teren parkingu przed Budynkiem Bramnym przeznaczona dla stoisk gastronomicznych. Rezerwacja miejsca pod stoisko gastronomiczne możliwa będzie wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu z Organizatorem. Oferenci proszeni są o przesłanie drogą elektroniczną (e-mail) informacji na temat wymiarów stoiska, rzeczywistego zapotrzebowania prądowego, kilku zdjęć poglądowych stanowiska. Przesłane karty zgłoszeniowe, które nie spełnią w/w wymogów uznane będą przez Organizatora za nieważne i nie będą rozpatrywane. STREFA IV droga od bramy parkowej przy Stadninie do szlabanu parkingowego przeznaczona dla stoisk handlowych różnych oraz stoisk wystawienniczych (wyłącznie drewniane domki zapewnione przez Organizatora), oferujemy 50 domków z dostępem do prądu. Organizator nie wyraża zgody na montaż własnych stoisk handlowych. Istnieje możliwość wykorzystania pojedynczego domku przez maksymalnie 2 podmioty/firmy. Specyfikacja domków: wymiary zewnętrzne - 2,2 m głębokość / 3,1 m szerokość / 3 m wysokość, wyciągane przednie i boczne ściany (proste elementy do własnoręcznego demontażu przez Wystawcę), (nowość) podłoga (na całej powierzchni domku - zintegrowana ze ścianami, co zwiększa stabilność konstrukcji oraz zabezpiecza przed deszczem i wiatrem), lady ekspozycyjne z trzech stron domku, (boczne lady skierowane na zewnątrz domku, przednia skierowana do wewnątrz domku), (nowość) półki (2 szt. na tylnej ścianie - umożliwiające ekspozycję sprzedawanych / prezentowanych produktów). dwa niezależne wejścia do domków (drzwi zamykane na zamek patentowy - po obu stronach domku), dzięki czemu wystawcy mogą zabezpieczyć/zamknąć zawartość stoiska wewnątrz, oświetlenie / instalacja elektryczna - wewnątrz domku z zabezpieczeniem 10 amper i oświetleniem jarzeniowym 60 WAT, poglądowy obraz domku 2
POWIERZCHNIE REKLAMOWE przeznaczone dla podmiotów promujących swoje usługi, produkty itp. wyłącznie poprzez materiały reklamowe. Wynajęcie powierzchni reklamowej wyklucza sprzedaż bezpośrednią oraz handel. Forma ekspozycji pozostaje zależna od strefy: roll upy* (max 2 sztuki) Strefa I, bannery* Strefa II (wyłącznie Taras Północny), szarki* Strefa III i IV, inne materiały* do uzgodnienia z Organizatorem * dostarczenie i ekspozycja materiałów reklamowych pozostaje po stronie Reklamodawcy i możliwe jest dopiero po wcześniejszej akceptacji przez Organizatora treści tychże materiałów. Najważniejszym elementem oceny Państwa zgłoszeń, będzie jakość oferty oraz wygląd stoisk. W każdej ze stref Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy wynajęcia powierzchni lub stoiska bez podania przyczyny. 2. REZERWACJA STOISK / PŁATNOŚCI: 1. Wystawca wypełnia i przesyła kartę zgłoszeniową: w przypadku rezerwacji stoiska we wnętrzach zamkowych do karty zgłoszeniowej należy dołączyć prezentację stoiska (fotografie stoiska oraz sprzedawanych towarów), przypadku stoiska gastronomicznego do karty zgłoszeniowej należy dołączyć informacje dotyczące wymiarów stoiska, rzeczywistego zapotrzebowania prądowego, kilku zdjęć stanowiska. 2. Po przyjęciu karty zgłoszeniowej i akceptacji propozycji stoiska Organizator wystawi fakturę proforma, na podstawie której należy dokonać płatności (100% wartości z góry). Wystawca otrzyma skan faktury proforma drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany w karcie zgłoszeniowej, natomiast papierowy oryginał tejże faktury zostanie wysłany pocztą tradycyjną. Termin płatności faktury proforma upływa po 7 dniach od jej wystawienia. W przypadku braku wpłaty - rezerwacja zostaje automatycznie anulowana. 3. Po zaksięgowaniu wpłaty Organizator wystawi fakturę właściwą potwierdzającą rezerwację. Wystawcy nadany zostanie unikalny numer, którym od tej pory posługiwać się będzie w kontaktach z Organizatorem. 4. W przypadku rezygnacji z dokonanej rezerwacji obowiązują następujące warunki: 3. CENY STOISK: wniesione przez Wystawcę wpłaty przechodzą na własność Organizatora i nie podlegają zwrotowi w przypadku rezygnacji z zamówionych usług: a w terminie od 42 do 21 dni kalendarzowych przed terminem 01.05.2013 r. w wysokości 50% wartości wniesionej wpłaty, b w terminie krótszym niż 21 dni kalendarzowych przed terminem 01.05.2013 r. w wysokości 100% wartości wniesionej wpłaty. wniesione przez Wystawcę przedpłaty zostaną zwrócone w 100%, jeżeli rezygnacja z usługi zostanie dokonana w czasie dłuższym niż 42 dni kalendarzowe przed terminem 01.05.2013 r. w wypadku, gdy rezerwacja stoiska bądź powierzchni reklamowej została złożona w terminie krótszym niż 42 dni kalendarzowe przed terminem 01.05.2013 roku, przedpłaty przechodzą na własność Organizatora i nie podlegają zwrotowi w przypadku: a rezygnacji w terminie do 21 dni kalendarzowych przed terminem 01.05.2013 roku w wysokości 50% wartości wniesionej wpłaty, b rezygnacji w terminie krótszym niż 21 dni kalendarzowe przed terminem 01.05.2013 roku w wysokości 100% wartości wniesionej wpłaty. STREFA I (stoiska w zamku) - płatność przed 31.03.13 r. 850 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 1050 zł brutto STREFA II (rośliny żywe) Sektor PRZEDZAMCZE - płatność przed 31.03.13 r. 400 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 500 zł brutto 3
Sektor TARAS PÓŁNOCY - płatność przed 31.03.13 r. 200 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 250 zł brutto Sektor PALMIARNIA - płatność przed 31.03.13 r. 200 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 250 zł brutto Sektor PRZEDZAMCZE + TARAS PÓŁNOCY - płatność przed 31.03.13 r. 500 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 600 zł brutto STREFA III (stoiska gastronomiczne) Gastronomia mała FAST FOOD (bez dostępu do prądu) (wata cukrowa, popcorn, pączki, orzechy prażone, lody, napoje, gofry, zapiekanki, hamburgery itp.) - płatność przed 31.03.13 r. 1200 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 1500 zł brutto Gastronomia mała FAST FOOD (z prądem do 5kW) (wata cukrowa, popcorn, pączki, orzechy prażone, lody, napoje, gofry, zapiekanki, hamburgery itp.) - płatność przed 31.03.13 r. 1700 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 2000 zł brutto Gastronomia mała PAJDA CHLEBA (bez dostępu do prądu) (pajda chleba) - płatność przed 31.03.13 r. 1700 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 2100 zł brutto Gastronomia mała PAJDA CHLEBA (z prądem do 5kW) (pajda chleba) - płatność przed 31.03.13 r. 2200 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 2600 zł brutto Gastronomia duża (bez dostępu do prądu własny agregat) - płatność przed 31.03.13 r. 3700 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 4100 zł brutto Gastronomia duża (z prądem do 5kW) - płatność przed 31.03.13 r. 4700 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 5100 zł brutto STREFA IV DOMKI - płatność przed 31.03.13 r. 1800 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 2000 zł brutto STOISKA REKLAMOWE - płatność przed 31.03.13 r. 1300 zł brutto* - płatność po 31.03.13 r. 1500 zł brutto * za datę zapłaty przyjmuje się datę wpływu środków na rachunek bankowy organizatora 4
4. INFORMACJE DODATKOWE: Przygotowanie ekspozycji jest możliwe w dniu 30 kwietnia 2013 r. (w godz. 12.00-21.00) i 01.05.2013 r. (w godz. 6.00-9.00). Obowiązuje bezwzględny zakaz pozostawiania pojazdów na drogach dojazdowych oraz na terenie lokalizacji stoisk handlowych. Pozostawione pojazdy zostaną odholowane na parking policyjny na koszt jego właściciela. Wystawcy, którzy zarezerwowali i opłacili stoiska otrzymają darmowy bilet parkingowy na terenie parkingu przy Stadninie. Opłata za stoisko, domek lub powierzchnię reklamową jest opłatą stałą (za cały okres trwania imprezy) i nie ulega obniżeniu w przypadku niepełnego wykorzystania przez Wystawcę tejże powierzchni, bądź czasu wykorzystania wynajmowanego stoiska czy powierzchni reklamowej. Wystawcy produktów spożywczych i gastronomicznych winni posiadać zgodę inspektora sanitarnego na działalność w zakresie handlu obwoźnego lub gastronomii obwoźnej. Organizatorzy stoisk gastronomicznych zobowiązani są do załączenia wszelkich pozwoleń na prowadzenie działalności gastronomicznej. Toalety wyłącznie dla personelu stoisk gastronomicznych są oznaczone i znajdują się w strefie III. Sprzedawcy, handlowcy, wystawcy są odpowiedzialni za utrzymanie porządku i czystości w obrębie stoisk oraz ogródków (worki na śmiecie i odpady we własnym zakresie, wywóz po stronie Organizatora). Wystawcy i handlowcy posiadający stoisko w Zamku wchodzą do budynku o godzinie 9.00. Opuszczają stoiska i ekspozycje po przejściu służb porządkowych po godz. 19.00. Dojazd do stoisk (uzupełnienie towaru) wyłącznie w godzinach rannych do godz. 9.00 (wszystkie pojazdy muszą opuścić teren wystawy do godz. 10.00). Wieczorem - po godz. 20.00 każdego dnia festiwalu. W okresie od 01.05 do 05.05.2013 r. obowiązuje bezwzględny zakaz parkowania pojazdów samochodowych na wewnętrznych drogach, podjazdach, parkingach oraz na parkingu Przedzamcza. Na terenie Przedzamcza (strefy III i IV) Wystawcy zobligowani są do uiszczania dodatkowej, codziennej opłaty targowej pobieranej przez przedstawiciela Urzędu Miasta - zgodnie z obowiązującym cennikiem (prawo lokalne). Wszystkie strefy monitorowane będą przez agencję ochrony mienia. W przypadku odstępstw od ustaleń zawartych w karcie zgłoszeniowej (wygląd stoiska, oferta asortymentowa), Organizator zastrzega sobie prawo do natychmiastowego usunięcia Wystawcy/Reklamodawcy i jego asortymentu z terenu imprezy bez zwrotu uiszczonej opłaty rezerwacyjnej za stoisko lub powierzchnię reklamową oraz zastrzega sobie prawo do wynajmu w/w stoiska lub powierzchni reklamowej innemu Wystawcy/Reklamodawcy. ORGANIZATOR Zamek Książ w Wałbrzychu Sp. z o.o. ul. Piastów Śląskich 1, 58-306 Wałbrzych tel. +48 74 66 43 827; fax. +48 74 66 43 828 www.ksiaz.walbrzych.pl e-mail: festiwal@ksiaz.walbrzych.pl 5