Pan Zbigniew Roman Deptuła Starosta Makowski ul. Rynek Maków Mazowiecki

Warszawa, dnia 24 listopada 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WG-IV.431.13.2015 Pan Zbigniew Roman Deptuła Starosta Makowski ul. Rynek 1 06-200 Maków Mazowiecki WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W związku z zakończeniem kontroli problemowej w Starostwie Powiatowym w Makowie Mazowieckim nawiązując do Projektu Wystąpienia Pokontrolnego z dnia 24 lutego 2016 r. nr WG- IV.431.13.2015 do którego to projektu zostały zgłoszone, zgodnie z art. 40 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, Zastrzeżenia pismem z dnia 9 marca 2016 r. znak ON1710.6.2015, nie uwzględnione przez Kierownika komórki do spraw kontroli wskazując w piśmie nr WG-IV.431.13.2015 z dnia 17 sierpnia 2016r. przyczyny ich nie uwzględnienia przekazuję Panu Staroście Wystąpienie Pokontrolne. Na podstawie art. 6a ust. 1 pkt 1 lit. b i ust. 2, art. 7b ust. 1 pkt 2, oraz art. 9 ust.2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne 2, ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej 3, art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 roku o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 4, z upoważnienia Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego, Pani Dorota Pniewska - starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli Wydziału Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie oraz Pani Barbara Moszczyńska - specjalista w Wydziale Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadziły w dniach od 9 grudnia 1 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz. 1092 2 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 3 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz.1092 4 Dz. U. z 2015 r. poz. 525 1

2015 r. do 11 stycznia 2016 r. kontrolę problemową w Starostwie Powiatowym w Makowie Mazowieckim. Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczących prawidłowości prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania przez organ obowiązków, o których mowa w art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 5. Kontrolą objęte zostały dokumenty zgromadzone w powiatowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym od dnia wejścia w życie ustawy z dnia 5 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 6, tj. dokumenty zgromadzone od dnia 12 lipca 2014 r. do dnia 9 grudnia 2015 r. Wyjaśnień zespołowi kontrolującemu udzielał Pan Józef Iwiński - Dyrektor Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami w Starostwie Powiatowym w Makowie Mazowieckim. Ilekroć w niniejszym protokole użyto określenia: prawo geodezyjne i kartograficzne oznacza to ustawę z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne (tekst jednolity Dz.U. z 2016, poz. 1629); zasób - oznacza to powiatowy zasób geodezyjny i kartograficzny, o którym mowa w art. 40 ust.2 ustawy Prawa geodezyjnego i kartograficznego; 1. Ustalenia formalno organizacyjne. 1.1 Kierownik jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą. Kierownikiem Starostwa Powiatowego w Makowie Mazowieckim, z siedzibą w Makowie Mazowieckim, jest Pan Zbigniew Roman Deptuła, wybrany na stanowisko Starosty Makowskiego uchwałą Rady Powiatu w Makowie Mazowieckim Nr 1/3/14 1 z dnia grudnia 2014 roku. Siedzibą Urzędu jest Maków Mazowiecki, ul,. Rynek 1. W poprzedniej kadencji funkcję Starosty Makowskiego pełnił Pan Zbigniew Roman Deptuła, wybrany na to stanowisko uchwałą Rady Powiatu w Makowie Mazowieckim nr 1/2/10 z dnia 30 listopada 2010 roku. /akta kontroli karta nr 43-44/ 1.2 Struktura organizacyjna jednostki kontrolowanej. 5 Dz. U. z 2016 r. poz. 1629 6 Dz. U. z 2014 r. poz. 897 2

Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Makowie Mazowieckim regulują: Statut Powiatu Makowskiego stanowiący Załącznik do Uchwały Nr XXXVI/242/10 Rady Powiatu w Makowie Mazowieckim z dnia 29 czerwca 2010 r. w sprawie uchwalenia Statutu Powiatu Makowskiego oraz Uchwała Nr XXXVIII/230/14 Rady Powiatu w Makowie Mazowieckim z dnia 24 czerwca 2014 r. w sprawie zmian w Statucie Powiatu Makowskiego. Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Makowie Mazowieckiego stanowiący Załącznik do Uchwały Nr VIII/45/11 Rady Powiatu w Makowie Mazowieckim z dnia 28 czerwca 2011 roku (z późn. zm.) w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Makowie Mazowieckim, wraz ze Schematem Organizacyjnym stanowiącym Załącznik do Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego. Stosownie do 8 Regulaminu Organizacyjnego Regulaminu Organizacyjnego, Starosta wykonuje zadania z zakresu geodezji i kartografii przy pomocy Geodety Powiatowego - Dyrektora Wydziału Geodezji Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami, zgodnie z art. 6a ust. 1 pkt 2 lit. 6; stanowisko Geodety Powiatowego zostało utworzone w Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Makowie. Jak wynika z 9 i 21 RO, w Wydziale Geodezji Kartografii, Katastru i Gospodarki realizowane są zadania związane z prowadzeniem powiatowego zasobu geodezyjno kartograficznego. Bezpośredni nadzór nad pracą Wydziału Geodezji Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami, wg 5 Regulaminu Organizacyjnego oraz załącznikiem do Regulaminu Organizacyjnego - schemat organizacyjny Starostwa Powiatowego w Makowie Mazowieckim, sprawuje Starosta. Według 8 i 9 Regulaminu Organizacyjnego, Dyrektor Wydziału Geodezji Kartografii, Katastru i Gospodarki pełni funkcję Geodety Powiatowego. Geodeta sprawuje nadzór nad pracą stanowisk pracy ds. prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Jak wynika z 9 pkt 3 Regulaminu Organizacyjnego w skład Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami w dalszej części zwany Wydział, wchodzą niżej wymienione stanowiska pracy: Dyrektor Geodeta Powiatowy, Zastępca Dyrektora Wieloosobowe stanowisko pracy ds. ewidencji gruntów i budynków, Wieloosobowe stanowisko pracy ds. gospodarki gruntami, Wieloosobowe stanowisko pracy ds. prowadzenia zasobu geodezyjnego - kartograficznego, Stanowisko pracy ds. koordynacji usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, Stanowisko pracy ds. obsługi kasowej, 3

Inspektor kontroli dokumentacji geodezyjnej, Zgodnie z 21 Regulaminu Organizacyjnego do zakresu działania Wydziału należą gospodarowanie nieruchomościami, ochrona gruntów rolnych, scaleń i wymiany gruntów rolnych i leśnych, realizacja zadań Służby Geodezyjnej i Kartograficznej oraz prowadzenie punktu kasowego, a w szczególności (między innymi) prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Z 5 Regulaminu Organizacyjnego oraz ze schematu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Makowie Mazowieckim, stanowiącym załącznik nr 1 do Regulaminu organizacyjnego, wynika że zadania Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami wykonywane są pod bezpośrednim nadzorem Starosty Makowskiego. /akta kontroli karta nr 45-88/ 1.3. Zasoby pracownicze realizujące zadania administracji rządowej objęte kontrolą. W okresie objętym kontrolą funkcję Geodety Powiatowego pełnił, na postawie umowy o pracę z dnia 4 lutego 1999 r., Pan Józef Iwiński - Dyrektor Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami. Pan Józef Iwiński, posiadając wykształcenie wyższe geodezyjne oraz uprawnienia zawodowe Nr 21025 - zakres 1, 2 spełnia wymogi określone w 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 listopada 2004 r. w sprawie określenia wymagań, jakim powinni odpowiadać wojewódzcy inspektorzy nadzoru geodezyjnego i kartograficznego, geodeci województw, geodeci powiatowi i geodeci gminni 7. Pan Józef Iwiński posiada upoważnienia Starosty Makowskiego: z dnia 21.06.2012 roku do załatwiania spraw w imieniu Starosty w zakresie działania Wydziału, w tym do wydawania decyzji, postanowień oraz zaświadczeń, a w szczególności (między innymi) z zakresu prawa geodezyjnego i kartograficznego - w zakresie objętym art. 7d ustawy z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 nr 193 poz. 1287 z póżn. zm.) z dnia 11.07.2014 roku do weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub kartograficznych przekazanych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. z dnia 5.06.2009 r. do przetwarzania danych osobowych. 7 Dz. U. z 2004 r. Nr 249 poz. 2498 4

Z zakresu czynności Pana Józefa Iwińskiego wynika, że celem stanowiska pracy Dyrektora Wydziału Geodezji Kartografii, Katastru i Gospodarki jest realizacja zadań w zakresie organizacji i funkcjonowania wydziału. Na podstawie udostępnionych zakresów czynności pracowników Wydziału wynika, że zadania związane z prowadzeniem powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego objęte kontrolą realizowane są przez niżej wymienionych pracowników: Pana Grzegorza Bochenek inspektora ds. kontroli dokumentacji geodezyjnej Panią Annę Jastrzębską inspektora ds. zasobu geodezyjnego i kartograficznego Panią Anną Ślaską - inspektora ds. zasobu gik Pana Krzysztofa Koczara - inspektora ds. zasobu gik Pana Jarosława Szymborski referent ds. zasobu gik Panią Ewę Jankowską pomoc administracyjną. Analiza przedłożonych zakresów czynności wykazała, iż: Zakresy obowiązków dla pracowników realizujących zadania związane z prowadzeniem państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zostały wydane przez Starostę zgodnie z 12 pkt 3 RO wg którego, do zakresu zadań i kompetencji Starosty jako kierownika Starostwa należy upoważnianie pracowników Starostwa do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej. Zakresy obowiązków nie zawierały daty ich sporządzenia; zawierały datę odebrania przez pracownika. Zakresy obowiązków nie zostały dostosowane do znowelizowanej z dniem 12.07.2014 r. ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Zakresy obowiązków były adekwatne do realizowanych zadań. Pracownicy Wydziału posiadają upoważnienia do działania w imieniu organu i z upoważnienia organu. Pan Grzegorz Bochenek posiada upoważnienia Starosty Makowskiego z dnia 21.06.2012 roku do załatwiania spraw w imieniu Starosty w zakresie działania Wydziału, w tym do wydawania decyzji, postanowień oraz zaświadczeń, a w szczególności (między innymi) z zakresu prawa geodezyjnego i kartograficznego - zakresie objętym art. 7d ustawy z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 nr 193 poz. 1287 z późn. zm.) 5

z dnia 11.07.2014 roku do weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub kartograficznych przekazanych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. z dnia 28.07.2015 roku do podpisywania dowodów księgowych w zakresie wydatków geodezyjno- kartograficznych podczas urlopu lub dłuższej nieobecności Dyrektora Wydziału Pani Anna Jastrzębska posiada upoważnienie Starosty Makowskiego z dnia 11.07.2014 roku do załatwiania w imieniu Starosty spraw w zakresie objętym art.12 ust. 3, 40a ust. 1, 40 ust. 1, 40e ust. ustawy z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 nr 193 poz. 1287 z późn. zm.) i wystawiania licencji na udostępniane materiały oraz Dokumentu Obliczania Opłaty za udostępnianie materiałów zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Wszyscy pracownicy posiadają upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Analiza wydanych Upoważnień Starosty wykazała, iż: Upoważnienia Starosty do działania w imieniu organu i z upoważnienia organu zostały wydane na podstawie: art. 268a ustawy K.p.a., art. 38 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym i art. 12b ust. 1 i 3 ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. /akta kontroli karta nr 4-37/ 1.4. Infrastruktura (techniczna/informatyczna/programowa) wspomagająca prowadzenie powiatowej części państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Z pisemnych wyjaśnień Pana Józefa Iwińskiego oraz udostępnionych licencji wynika, że w jednostce organizacyjnej realizującej zadania związane z prowadzeniem państwowego zasobu stosowane są wymienione poniżej systemy informatyczne: - program OSRODEK 8FB do: a) obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych, b) prowadzenia rejestru zgłoszeń prac geodezyjnych, c) naliczania opłat i sporządzania Dokumentów Obliczenia Opłaty, d) ewidencjonowanie dokumentacji przekazanej do powiatowego zasobu, - program EWMAPA FB 1120 i EWOPIS 6 do prowadzenia bazy ewidencji gruntów i budynków program BANK OSNÓW 3 do prowadzenia bazy osnów geodezyjnych. /akta kontroli karta nr 1-3/ 6

2. Ustalenia szczegółowe. 2.1. Procedura obsługi zgłoszonych prac geodezyjnych i kartograficznych. 2.1.1. Przyjmowanie zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych. Z pisemnych wyjaśnień Pana Józefa Iwińskiego wynika, że zgłoszenia prac geodezyjnych przekazywane były w formie papierowej bezpośrednio do Wydziału Geodezji, Kartografii, Katastru i Gospodarki Nieruchomościami. Identyfikatory zgłoszeń prac geodezyjnych nadawane były zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych 8, np. GKN.6642.800.2015, kat. B5. Skontrolowano 20 losowo wybranych zgłoszeń prac geodezyjnych i dokonano następujących ustaleń: Zgłoszenia prac geodezyjnych: 1) były sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 1 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 9, 2) data wpływu zgłoszenia była stemplowana na zgłoszeniu i była rejestrowana w rejestrze zgłoszeń, 3) zgłoszenia zawierały informacje wymagane w ww. Załączniku Nr 1 Zgłoszenia prac geodezyjnych przechowywane były w formie papierowej w segregatorach wraz z dokumentami dotyczącymi danego zgłoszenia pracy geodezyjnej tj. DOO, licencją. /akta kontroli karta nr 38-39,135-288, Załącznik nr 3/ 2.1.2. Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych i kartograficznych. Rejestr zgłoszeń prac geodezyjnych prowadzony jest w jednostce kontrolowanej w programie OŚRODEK - system ewidencji i zarządzania dokumentami w organie. Teleinformatyczny system PZGiK nie został dotychczas wdrożony. Zgodnie z oświadczeniem Pana Józefa Iwińskiego planowany termin wdrożenia ww. systemu przewidywany jest na lata 2016 2017. W oparciu o losowo wybrane 20 pozycji z rejestru zgłoszeń dokonano kontroli prowadzonego ww. rejestru pod względem kompletności i poprawności zapisów w odniesieniu 8 Dz. U. Nr 14, poz. 67 9 Dz. U. z 2014 r. poz. 924 10 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 7

do wymogu 8 rozporządzenia z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 10. W wyniku przeprowadzonej kontroli dokonano następujących ustaleń: 1) identyfikator zgłoszenia prac geodezyjnych został zarejestrowany, 2) data, którą jest sygnowane zgłoszenie prac geodezyjnych została zarejestrowana, 3) data doręczenia zgłoszenia prac właściwemu organowi została zarejestrowana, 4) imię, nazwisko, nr PESEL albo nazwa i nr REGON podmiotu zostały zarejestrowane, 5) dane kontaktowe podmiotu, adres zostały zarejestrowane prawidłowo, 6) rodzaj zgłoszonych prac geodezyjnych był zarejestrowany i zgodny z nomenklaturą z PZG_ModelZasobuGiK określoną załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia, we wszystkich skontrolowanych pozycjach z tego rejestru nie zarejestrowano celu zgłoszonej prac geodezyjnej, 7) opis obiektu, do którego odnosi się zgłoszenie prac oraz położenie tego obiektu był zarejestrowany prawidłowo, 8) we wszystkich skontrolowanych pozycjach rejestru nie odnotowano identyfikatorów materiałów zasobu udostępnianych podmiotowi, który zgłosił pracę, 9) wysokość opłaty za udostępnienie materiału zasobu była zarejestrowana; z uwagi na odnotowywanie w pozycjach rejestru kilku wysokości opłat w zakresie zarejestrowanego zgłoszenia pracy geodezyjnej, nie można jednoznacznie ustalić, czego te opłaty dotyczą, 10) data i sygnatura dokumentu określającego wysokość opłaty nie była zarejestrowana, 11) nazwa i sygnatura dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty nie była rejestrowana, 12) data otrzymania wniosku wykonawcy o przyjęcie do zasobu operatu technicznego zawierającego rezultaty zgłoszonych prac została zarejestrowana 13) data zwrotu dokumentacji wraz z protokołem dokumentującym wynik kontroli została zarejestrowana, 14) data pozytywnego wyniku kontroli została zarejestrowana. /akta kontroli karta nr 38-39, 135-288,, Załącznik nr 2/ 2.1.3. Dane statystyczne odnośnie ilości zarejestrowanych zgłoszeń prac geodezyjnych. Z pisemnych wyjaśnień udzielonych w trakcie trwania czynności kontrolnych zespół kontrolujący ustalił, że: 1. Ogólna liczba zgłoszeń prac geodezyjnych w okresie od 12.07.2014 r. do 9.12.2015 r. wynosiła 2354 w tym 1729 prac geodezyjnych zakończonych i przyjętych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, 8

2. Zarejestrowane w rejestrze zgłoszeń cele prac geodezyjnych, od października 2014 roku, były zgodne z nomenklaturą diagramu PZG_ModelZasobuGiK. 3. Udział procentowy celów prac geodezyjnych przedstawiono poniżej: aktualizacja EGiB - 2 % ogólnej liczby zarejestrowanych zgłoszeń aktualizacja bazy danych geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu GESUT - 0% mapa z projektem podziału nieruchomości - 5% mapa z projektem podziału rolnej/leśnej - 5% mapa z projektem scalenia i podziału nieruchomości 0% inna mapa do celów prawnych - 1% rozgraniczenie nieruchomości 2% wznowienie znaków granicznych / wyznaczenie punktów granicznych/ ustalenie przebiegu granic działek ewidencyjnych - 5% mapa do celów projektowych - 41% geodezyjna inwentaryzacja obiektów budowlanych - 37% wytyczenie obiektów budowlanych - 0% inny cel - 1% /akta kontroli karta nr 38-39, 132-134, Załącznik nr 1 / 2.1.4 Obsługa zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych. a) W pisemnym wyjaśnieniu Pan Józef Iwiński wskazał, iż uzgodnienie z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac odbywało się bezpośrednio poprzez analizę wnioskowanych przez geodetę materiałów i ich ewentualną korektę, dodatkowe materiały były dopisywane bezpośrednio na druku zgłoszenia, bez wskazania daty wykonania ewentualnej korekty ww. listy. Skontrolowano losowo wybrane 20 DOO i odpowiadające im licencje. Dokonano następujących ustaleń: a) Dokumenty Obliczenia Opłaty były sporządzone zgodne z Załącznikiem Nr 9 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 11, formularze Dokumenty Obliczenia Opłaty były wypełnione prawidłowo. 11 Dz. U. z 2014 r. poz. 917 9

Wniesienie opłaty nie było dokumentowane - wykonawcy prac przedkładali do wglądu dokumenty potwierdzające dokonanie opłaty, data i nr dokumentu potwierdzającego opłatę nie były rejestrowane w rejestrze zgłoszeń, w rubryce 9 Dokumentu Obliczenia Opłaty były wpisywane dodatkowe informacje np. numer konta bankowego starostwa, Daty odbioru uzgodnionych materiałów przez wykonawcę nie były dokumentowane. Identyfikatory skontrolowanych licencji generowane w programie OŚRODEK były zgodne z 2 ust. 2 pkt 1, pkt 2, pkt 3 lit. c ww. rozporządzeniem z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 12 np. GKN.6642.1446.2014_1411_K05. Licencje sporządzane były w dniu wystawienia Dokumentu Obliczenia Opłaty. Licencje generowane w programie Ośrodek były niezgodne z Załącznikiem nr 7 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 13 wszystkie licencje sporządzone były zgodnie z Załącznikiem nr 6 do ww. rozporządzenia tj. treść przedmiotowej licencji określała zakres uprawnień licencjobiorcy innego niż wykonawca prac geodezyjnych. Na podstawie udostępnionych operatów technicznych przyjętych do zasobu, dokonano kontroli klauzul stosowanych na kopiach materiałów zasobu udostępnianych wykonawcom prac geodezyjnych. Zespół kontrolujący ustalił, iż klauzule były zgodne z Załącznikiem nr 5 do rozporządzenia z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 14 Dokumenty Obliczania Opłaty i licencje przechowywane są łącznie ze zgłoszeniem pracy geodezyjnej w segregatorach oznaczonych GKN.6642..2014, kat. B5. /akta kontroli karta nr 38-39, 135-288, Załącznik nr 4/ 2.2 Procedura przekazywania wyników prac geodezyjnych i kartograficznych. 2.2.1. Zawiadomienie organu o zakończeniu zgłoszonych prac geodezyjnych. W trakcie czynności kontrolnych zespół kontrolujący poddał kontroli 20 losowo wybrane zawiadomienia o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych i dokonał następujących ustaleń: a) zawiadomienia wpływają do organu prowadzącego powiatowy zasób geodezyjny i kartograficzny w formie papierowej, b) sposób rejestracji wpływu zawiadomień: data wpływu zawiadomienia była rejestrowana w rejestrze zgłoszeń 12 Dz. U. z 2014 r. poz. 917 13 Dz.U.2014 poz. 917 14 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 10

na druku zawiadomieniach nie była odnotowana data wpływu do organu, c) kontrola zawiadomień pod względem poprawności sporządzenia i zgodności z wzorem wykazała, iż: zawiadomienia sporządzone były na formularzu określonym w Załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 15 zawiadomienia zawierały wszystkie informacje wymagane w Załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia w sprawie formularzy tj.: w 8 zawiadomieniach nieprawidłowo określono miejsce złożenia pracy geodezyjnej, d) zawiadomienia przechowywane były w segregatorach, w segregatorze łącznie ze zgłoszeniem prac, e) dokumenty przekazywane były do powiatowego zasobu w formie papierowej, f) pliki do zasilenia baz danych przekazywane były przez wykonawców prac w formacie uzgodnionym z organem prowadzącym państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny /akta kontroli karta nr 40-41,89-127, Załącznik nr 6/ 2.2.2. Weryfikacja zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Osoby wykonujące czynność związane z weryfikacją przekazanych zbiorów danych i materiałów stanowiących wyniki prac geodezyjnych lub kartograficznych - Pan Józef Iwiński i Pan Grzegorz Bochenek, posiadały Upoważnienia Starosty do wykonywania tych czynności. W trakcie czynności kontrolnych zespół kontrolujący poddał kontroli 20 losowo wybranych protokołów weryfikacji i dokonano następujących ustaleń: protokoły weryfikacji sporządzane były w formie papierowej na dokumencie przygotowanym przez wykonawcę prac geodezyjnych. Kontrola protokołów weryfikacji pod względem prawidłowości sporządzenia wykazała, iż: protokoły weryfikacji były sporządzone zgodnie z wzorem określonym w Załączniku nr 4 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 16, w 4 skontrolowanych protokołach nie wpisano identyfikatora wykonawcy prac, 15 Dz. U. z 2014, poz. 924 16 Dz. U. 2014 r. poz. 924 11

w 20 protokołach brakowało informacji o osobie wykonującej czynności weryfikacji na etapie zasilenia roboczej bazy danych państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, usterki stwierdzone podczas weryfikacji kartometryczności zbiorów danych nie były zamieszczane w treści protokołu przez pracownika wykonującego te czynności, pracownicy potwierdzali wynik kontroli baz numerycznych datą i podpisem w operacie. Z pisemnych wyjaśnień Pana Józefa Iwińskiego wynika, że w kontrolowanym okresie wystąpił 1 przypadek wystąpienia wykonawcy prac do negatywnego wyniku weryfikacji; organ uwzględnił stanowisko wykonawcy. Protokoły pozytywne były przechowywane w systemie Ośrodek, nie podpisane podpisem kwalifikowanym jako postać dokumentu elektronicznego; system umożliwia wygenerowanie protokołów (ponownie do wglądu w dowolnym terminie). Protokoły negatywne były przechowywane w postaci papierowej - w segregatorach wraz z dokumentami dotyczącymi danego zgłoszenia pracy geodezyjnej /akta kontroli karta nr 40-41,289-391, Załącznik nr 7 i 8/ 2.2.3. Przyjęcie zbiorów danych i innych materiałów powstałych w wyniku zrealizowanych prac geodezyjnych lub kartograficznych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Z analizy 20 losowo wybranych operatów technicznych włączonych do powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wynika, że: a) Identyfikatory ewidencyjne materiałów zasobu były nadawane zgodnie z wymogami 15 rozporządzenia w sprawie prowadzenia zasobu, np. P.1411.2014.82, b) klauzule były zgodne z Załącznikiem nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 17, c) przyjęcie materiałów zasobu dokonywano w terminie 1 dnia roboczego od daty weryfikacji. d) informacja dotycząca zaktualizowania treści mapy zasadniczej zamieszczana w formie klauzuli na operacie technicznym wskazywała we wszystkich skontrolowanych przypadkach, że czynności aktualizacji / zasilenie mapy numerycznej wykonywane były przed datą sporządzenia protokołu weryfikacji. 17 Dz. U. z 2014, poz. 924 12

/akta kontroli karta nr 40-41, 289-391, Załącznik nr 8/ 3.Opatrzenie klauzulami dokumentów dla zamawiającego. Kontrolą objęto 20 losowo wybranych wniosków o uwierzytelnienie dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych. Kontrola wykazała, że: wszystkie objęte kontrolą wnioski sporządzone były zgodnie z wzorem określonym w Załączniku do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych 18, wszystkie objęte kontrolą wnioski zawierały informacje wymagane w ww. załączniku. wszystkie objęte kontrolą wnioski nie zawierały daty wpływu do organu. Ze względu na brak odnotowanej daty wpływu wniosku o uwierzytelnienie dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych lub prac kartograficznych na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych do organu zespół kontrolujący nie mógł dokonać oceny terminowości wystawienia Dokumentów Obliczenia Opłaty, jak również terminowości wykonania czynności uwierzytelnienia dokumentów wymienionych we wniosku. Fakt wniesienia opłaty za uwierzytelnione dokumenty nie był dokumentowany. Wnioski o uwierzytelnienie dokumentów o których mowa powyżej są przechowywane w segregatorach łącznie z Dokumentem Obliczenia Opłaty i Zgłoszeniem pracy geodezyjnej. Przedstawione powyższe ustalenia zostały spisane w arkuszach ustaleń kontroli nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, podpisanych w dniu 11.01.2016 r. przez Starostę Powiatu Makowskiego. /akta kontroli karta nr 42, 392-451, Załącznik nr 8 i 9/ Z analizy przedłożonych w trakcie czynności kontrolnych dokumentów, sporządzonych tabel stanowiących załączniki nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 oraz sporządzonych arkuszy ustaleń kontroli nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 8, 9 podpisanych w dniu 25.11.2015 r. przez Starostę Powiatu Makowskiego, zespół kontrolujący stwierdził nieprawidłowości: 1. w zakresie procedury obsługi zgłoszeń prac geodezyjnych i prac kartograficznych: rejestrowanie i obsługa zgłoszeń prac geodezyjnych lub kartograficznych oraz zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych / kartograficznych nie zawierających 18 Dz. U. z 2014 r. poz. 914 13

wszystkich informacji wymaganych we wzorach określonych w Załącznikach Nr 1, Nr 2 i Nr 3 do rozporządzenia z dnia 11 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 19 lub zawierających informacje nieprawidłowe, brak w Rejestrze Zgłoszeń wszystkich informacji wymaganych w 8 z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 20, tj. celu zgłoszonej pracy, identyfikatorów udostępnionych materiałów, dokumentu potwierdzającego dokonanie opłaty, brak udokumentowania dokonania uzgodnień z wykonawcą listy materiałów zasobu niezbędnych lub przydatnych do wykonania zgłoszonych prac, licencje sporządzane były niezgodnie z załącznikiem Nr 7 do rozporządzenia z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 21, 2. w zakresie zawiadamiania organu o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych / kartograficznych, nie wszystkie zawiadomienia zawierały identyfikator wykonawcy prac geodezyjnych - informacja wymagana w Załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 22. 3. w zakresie weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do zasobu: a) brak informacji o osobach wykonujących czynności weryfikacji na etapie zasilenia roboczej bazy danych państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, b) usterki stwierdzone podczas weryfikacji kartometryczności zbiorów danych nie były zamieszczane w treści protokołu przez pracownika wykonującego te czynności, 4. przyjęcie zbiorów danych i innych materiałów do zasobu a) aktualizacja / zasilenie mapy numerycznej po dacie wpisania opracowania do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego: b) brak daty wpływu wniosku o uwierzytelnienie do organu, c) brak odnotowania potwierdzenia dokonania opłaty. 19 Dz. U. z 2014, poz. 924 20 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 21 Dz.U.2014 poz. 917 22 Dz. U. z 2014, poz. 924 14

Przedstawiając powyższe, uwzględniając założony próg negatywności, informuję, że realizację zdania polegającego na prowadzeniu państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w zakresie: 1. poprawność wypełniania zgłoszenia pracy geodezyjnej lub kartograficznej zarejestrowanych w jednostce kontrolowanej oceniono pozytywnie, 2. poprawność, terminowość i kompletność wydanych licencji - oceniono negatywnie, 3. poprawność sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty - oceniono pozytywnie, 4. prawidłowość prowadzenia Rejestru zgłoszeń praz geodezyjnych i kartograficznych - oceniono negatywnie, 5. poprawność sporządzenia zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych / kartograficznych zgłoszonych w jednostce kontrolowanej - oceniono pozytywnie z uchybieniami, 6. poprawność sporządzenia protokołów weryfikacji zbiorów danych lub innych materiałów przekazywanych do powiatowego zasobu oceniono negatywnie, 7. terminowość przyjmowania zbiorów danych lub innych materiałów do powiatowego zasobu oceniono negatywnie, 8. poprawność sporządzenia wniosków o uwierzytelnienie dokumentów przeznaczonych dla zamawiającego - oceniono pozytywnie, 9. terminowość uwierzytelniania dokumentów opracowanych przez wykonawców prac geodezyjnych oceniono negatywnie, 10. zgodność i prawidłowość stosowanych klauzul oceniono pozytywnie. Nawiązując do powyższych ustaleń stwierdzono, iż zadania realizowane z zakresu administracji rządowej, dotyczących prawidłowości realizacji zadań organów administracji geodezyjnej i kartograficznej w zakresie prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego przy realizacji zadań wynikających z art. 12, 12a, 12b ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 23 zostały ocenione pozytywnie, pozytywnie z uchybieniami i pozytywnie z nieprawidłowościami jak również negatywnie. Przedstawiona powyżej ocena jest wynikiem ustaleń dokonanych podczas kontroli. Stwierdzone w wyniku ustaleń uchybienia i nieprawidłowości wynikają m. in. z nieodpowiedniego stosowania przepisów ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. 23 Dz. U. z 2016 r. poz. 1629 15

Mając na uwadze powyższe ustalenia w przypadku nie wyeliminowania do chwili obecnej stwierdzonych w trakcie kontroli uchybień i nieprawidłowości zobowiązuję Pana Starostę do podjęcia działań w celu ich wyeliminowania poprzez: 1) Dokonywanie starannej weryfikacji dokumentów wpływających do organu prowadzącego państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny składanych przez wykonawców prac geodezyjnych i kartograficznych tj. Zawiadomień o wykonaniu zgłoszonych prac geodezyjnych/kartograficznych w zakresie prawidłowości ich sporządzenia i wypełnienia według formularza określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, zawiadomienia o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 24,. 2) Prawidłowego sporządzania i wypełniania formularzy Licencji upoważniającej wykonawcę prac geodezyjnych /kartograficznych do wykorzystywania udostępnionych materiałów zasobu w pracach geodezyjnych/kartograficznych objętych obowiązkiem zgłoszenia zgodnie z wymogami określonymi w załączniku nr 7 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 25 3) Prowadzenie Rejestru Zgłoszeń zgodnie z wymogami 8 rozporządzenia z dnia 5 września 2013 r. w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 26. 4) Sporządzanie i wypełnianie Protokołów weryfikacji zbiorów danych oraz innych materiałów przekazywanych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego zgodnie z wymogami wzoru określonego w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie formularzy dotyczących zgłaszania prac geodezyjnych i prac kartograficznych, zawiadamiania o wykonaniu tych prac oraz przekazywania ich wyników do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego 27. 24 Dz. U. z 2014 r. poz. 924 25 Dz. U. z 2014 r. poz. 917 26 Dz. U. z 2013 r. poz. 1183 27 Dz. U. z 2014 r. poz. 924 16

5) Przestrzeganie przepisów art. 12b ust. 4, 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 6) Przestrzeganie przepisów rozporządzenia z dnia 8 lipca 2014 r. w sprawie sposobu i trybu uwierzytelniania przez organy Służby Geodezyjnej i Kartograficznej dokumentów na potrzeby postępowań administracyjnych, sądowych lub czynności cywilnoprawnych, poprzez potwierdzenie daty wpływu przedmiotowego wniosku do organu. Ponadto z uwagi na fakt, iż analiza przedłożonych na potrzeby kontroli zakres czynności i obowiązków pracowników wykonujących zadania związane z prowadzeniem państwowego zasobu w zakresie objętym kontrolą, wykazała, że przedmiotowe zakresy nie zostały dostosowane do ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne znowelizowanej z dniem 12 lipca 2014 r., w związku z powyższym zwracam się z wnioskiem o dostosowanie ich do obowiązujących przepisów z zakresu geodezji i kartografii. Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej 28, od Wystąpienia Pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Panią Starostę do przekazania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego pisemnej informacji o sposobie wykonania zaleceń albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. Z up. Wojewody Mazowieckiego Sebastian Bała Koordynator Wydziału Geodezji 28 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz. 1092 17