Pan Antoni Jan Tarczyński Starosta Powiatu Mińskiego ul. Kościuszki Mińsk Mazowiecki

Transkrypt

1 Warszawa, 01 sierpnia 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WG-IV Pan Antoni Jan Tarczyński Starosta Powiatu Mińskiego ul. Kościuszki Mińsk Mazowiecki WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W związku z zakończeniem kontroli problemowej w Starostwie Powiatowym w Mińsku Mazowieckim, nawiązując do Projektu Wystąpienia Pokontrolnego z dnia 17 czerwca 2016 r., do którego nie wniesiono zastrzeżeń, działając na podstawie art. 47 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. O kontroli w administracji rządowej 1, przekazuję Panu Staroście Powiatu Mińskiego Wystąpienie Pokontrolne. Na podstawie art. 6a ust. 1 pkt 1 lit. b i ust. 2 oraz art. 7b ust. 1 pkt 2 oraz art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. - Prawo geodezyjne i kartograficzne 2, art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 3, w trybie art ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej 4, z upoważnienia Mazowieckiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego, Pani Aleksandra Kościesza Kierownik Oddziału Kontroli w Wydziale Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, Pani Magdalena Suwara główny specjalista w Oddziale Kontroli Wydziału Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie oraz Pani Ewelina Kułakowska starszy inspektor wojewódzki w Oddziale Kontroli Wydziału Geodezji Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadziły w dniach od 14 marca 1 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 3 Dz. U. z 2015 r. poz Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz.1092

2 2016 r. do 22 kwietnia 2016 r. kontrolę problemową w Starostwie Powiatowym w Mińsku Mazowieckim. Kontrola obejmowała realizację zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczących prawidłowości realizacji zadań organów administracji geodezyjnej i kartograficznej w zakresie koordynowania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu przy realizacji zadań wynikających z art. 28b-28g ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 1. Kontrolą objęte zostały dokumenty zgromadzone przez organ w okresie od dnia 1 stycznia 2015 r. do dnia 22 kwietnia 2016 r., dotyczące prowadzenia narad koordynacyjnych oraz rejestrowania projektów sieci uzbrojenia terenu będących przedmiotem narad koordynacyjnych. Pan Antoni Jan Tarczyński Starosta Powiatu Mińskiego upoważnił do udzielania wyjaśnień zespołowi kontrolującemu Panią Jolantę Nadłonek Naczelnika Wydziału Geodezji i Kartografii Geodetę Powiatowego oraz Panią Krystynę Wilk Kierownika Referatu Geodezyjnej Ewidencji Sieci Uzbrojenia Terenu. Kontrolą objęto następujące zagadnienia: 1. Ustalenia formalno organizacyjne. 1.1 Kierownik jednostki kontrolowanej w okresie objętym kontrolą. Kierownikiem jednostki kontrolowanej Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim, z siedzibą przy ul. Kościuszki 3, Mińsk Mazowiecki, w okresie objętym kontrolą, jest Pan Antoni Jan Tarczyński Starosta Powiatu Mińskiego wybrany Uchwałą Nr I/3/14 Rady Powiatu Mińskiego z dnia 27 listopada 2014 r. w sprawie wyboru Starosty Powiatu Mińskiego. /akta kontroli karta nr 18/ 1.5. Przewodniczący narad koordynacyjnych. Naradom koordynacyjnym przewodniczą, zgodnie z art. 28b ust. 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 5 /zwanej dalej-ustawą Pgik/, osoby upoważnione przez Starostę: Pani Krystyna Wilk Kierownik Referatu Geodezyjnej Ewidencji Sieci Uzbrojenia Terenu (GESUT) w Wydziale Geodezji i Kartografii Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim - na podstawie upoważnienia Starosty z dnia 4 września 2014 r. nr BZ , Pani Irena Krzyszycha Inspektor w Referacie Ewidencji Gruntów i Budynków w Wydziale Geodezji i Kartografii Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim - na podstawie 5 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 2

3 upoważnienia Starosty z dnia 1 marca 2011 r. nr BZ podczas nieobecności Pani Krystyny Wilk Przewodniczącej Narad Koordynacyjnych. /akta kontroli karty nr 16-17, Arkusz Ustaleń Kontroli Nr 1 Ustalenia formalno -organizacyjne / 1.6. Struktura organizacyjna jednostki kontrolowanej. Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim regulują: Statut Powiatu Mińskiego stanowiący Załącznik do Uchwały Nr XXIX/249/09 Rady Powiatu Mińskiego z dnia 17 grudnia 2009 r. w sprawie ogłoszenia tekstu jednolitego Statutu Powiatu Mińskiego, Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim stanowiący Załącznik do Uchwały Nr XXV/305/14 Rady Powiatu Mińskiego z dnia 5 marca 2014 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim wraz z Schematem Organizacyjnym stanowiącym Załącznik do Regulaminu Organizacyjnego, zmieniony Uchwałą Nr XXX/332/14 Rady Powiatu Mińskiego z dnia 3 września 2014 r. zmieniającą uchwałę w sprawie przyjęcia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim, Regulamin Organizacyjny Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim stanowiący Załącznik do Uchwały Nr 180/15 Zarządu Powiatu Mińskiego z dnia 18 sierpnia 2015 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim. Z zapisów Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim z dnia 5 marca 2014 r. zmienionego w dniu 3 września 2014 r. /RO/ wynika, iż: wg 7 ust. 1 pkt 2 RO, Starosta sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacją zadań przez: Wydział Geodezji i Kartografii, wg 12 ust. 1 pkt 6 RO, w skład struktury organizacyjnej Starostwa wchodzi Wydział Geodezji i Kartografii, w którym wyodrębnia się: a) Referat Ewidencji Gruntów i Budynków, b) Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, c) Referat Geodezyjnej Ewidencji Sieci Uzbrojenia Terenu, jak wynika z 21 ust. 1 RO, Wydział Geodezji i Kartografii wykonuje zadania w zakresie prowadzenia powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym między innymi, geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu, koordynacji usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, 3

4 zgodnie z 21 ust. 4 RO, Referat Geodezyjnej Ewidencji Sieci Uzbrojenia Terenu prowadzi sprawy w następującym zakresie: 1) zakładanie i prowadzenie geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu, 2) uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu na obszarach miast oraz w pasach drogowych na terenie istniejącej lub projektowanej zwartej zabudowy obszarów wiejskich, 3) uzgadnianie, na wniosek inwestora, projektanta, zarządzającego siecią uzbrojenia terenu lub wójta, burmistrza, usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu w procesie zakładania i prowadzenia geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu na obszarach innych, niż wymienione w pkt 2, 4) organizowanie narad koordynacyjnych, 5) współdziałanie z podmiotami, które władają sieciami uzbrojenia terenu w procesie zakładania i prowadzenia geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu, 6) wydawanie, na wniosek podmiotu władającego siecią, decyzji administracyjnych o wyłączeniu z geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu danych o sieciach, 7) gromadzenie, aktualizacja i udostępnianie informacji o sieciach uzbrojenia terenu. zgodnie z 21 ust. 6 RO, Wydział przy oznakowaniu spraw używa symbolu G, w Załączniku do RO o nazwie Struktura Organizacyjna Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim, wskazanym w 12 ust. 2 RO, określono podległość służbową w zakresie zadań objętych kontrolą: Zarząd Powiatu Starosta Wydział Geodezji i Kartografii - Zespół do Spraw Koordynacji Usytuowania Projektowanych Sieci Uzbrojenia Terenu. Z zapisów Regulaminu Organizacyjnego z dnia 18 sierpnia 2015 r. wynika, iż: wg 6 ust. 2 pkt 2 RO, Starosta sprawuje bezpośredni nadzór nad realizacją zadań przez: Wydział Geodezji i Kartografii, 12 ust. 1 pkt 6 RO jest analogiczny z 12 ust. 1 pkt 6 RO z dnia 3 września 2014 r., 21 ust. 1, ust. 4 i ust. 6 RO jest analogiczny z 21 ust. 1, ust. 4 i ust. 6 RO, w Załączniku do RO o nazwie Struktura Organizacyjna Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim, wskazanym w 12 ust. 2 RO, określono podległość służbową w zakresie zadań objętych kontrolą: Zarząd Powiatu Starosta Wydział Geodezji i Kartografii - Referat Geodezyjnej Ewidencji Sieci Uzbrojenia Terenu. Analiza powyższych dokumentów wykazała, iż zapisy Regulaminu Organizacyjnego i schematu Struktura Organizacyjna są spójne w zakresie działania Służby Geodezyjnej 4

5 i Kartograficznej i spełniają wymogi art. 7d. pkt 2 ustawy Pgik, zgodnie z którym, do zadań Starosty należy, między innymi, koordynacja usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu. /akta kontroli karty nr 20-41, Arkusz Ustaleń Kontroli Nr 1 Ustalenia formalno -organizacyjne / 1.4 Zasoby pracownicze realizujące zadania z zakresu koordynowania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, określone w art. 28b-28g ustawy Pgik. Czynności związane z koordynowaniem usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, jak wynika: z pisemnych wyjaśnień Pani Krystyny Wilk Kierownika Referatu GESUT, analizy przedłożonych Upoważnień Starosty oraz Zakresów czynności, realizowane są przez 3 osoby, tj. Panią Krystynę Wilk, Panią Magdalenę Rawską i Panią Irenę Krzyszycha. a) Funkcję Przewodniczącego narad koordynacyjnych, zgodnie z art.28b ust. 5 ustawy Pgik, pełni: Pani Krystyna Wilk Kierownik Referatu GESUT, W czasie nieobecności Pani Krystyny Wilk Kierownika Referatu GESUT, funkcję Przewodniczącego narad koordynacyjnych pełni na podstawie pisemnego upoważnienia Pani Irena Krzyszycha Inspektor w Referacie EGiB Ww. osoby utrwalają rezultaty narad koordynacyjnych w Protokołach z narad koordynacyjnych, zgodnie z art. 28b ust. 6 ustawy Pgik. b) Obsługa wniosków o uzgodnienie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu na naradzie koordynacyjnej realizowana jest przez Panią Krystynę Wilk Kierownika Referatu GESUT i Panią Magdalenę Rawską Geodetę w Referacie GESUT, do których zadań należy: przyjmowanie i rejestrowanie wniosków, ocena kompletności przekazanych wraz z wnioskiem załączników, w tym aktualności mapy zasadniczej na której zamieszczono projekt sieci uzbrojenia terenu nie była realizowana, zawiadamianie zainteresowanych podmiotów, zgodnie z art. 28b. ust. 3 ww. ustawy Pgik, sporządzanie i wydawanie Dokumentów Obliczenia Opłaty /zwanych dalej-doo/, pozyskiwanie przed naradą koordynacyjną informacji o wniesieniu opłaty, zgodnie art. 40d. ust. 3 ustawy Pgik, oraz odnotowywanie lub rejestrowanie ww. informacji, zwracanie wnioskodawcy wniosku w celu uzupełnienia dokumentacji lub udzielenia wyjaśnień, przyjmowanie interesantów, konsultacje z projektantami, inwestorami lub uczestnikami narad koordynacyjnych, przygotowanie formularzy Protokołów z narady koordynacyjnej, zgodnie z art. 28b. ust. 6 ustawy Pgik, 5

6 sporządzanie odpisów z Protokołów z narady koordynacyjnej, zgodnie z art. 28b. ust. 7 ustawy Pgik, przekazywanie wnioskodawcy dokumentacji projektowej będącej przedmiotem narady koordynacyjnej. c) Pani Magdalena Rawska Geodeta w Referacie GESUT ponadto wykonuje zadania związane z rejestrowaniem wyników narad koordynacyjnych w bazie numerycznej mapy zasadniczej Powiatu Mińskiego jakimi są projekty sieci uzbrojenia terenu będące przedmiotem narad koordynacyjnych. d) W okresie objętym kontrola, z uwagi na brak wniosków, nie realizowano zadań związanych z przygotowaniem i wydawaniem decyzji administracyjnych o wyłączeniu z geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu danych o sieciach uzbrojenia terenu, zgodnie z art. 28f. ustawy Pgik, jak również przyjmowanie zbiorów danych dotyczących sieci uzbrojenia terenu oraz związanej z tymi zbiorami danych dokumentacji geodezyjnej, zgodnie z art. 28g. ustawy Pgik. Analiza przedłożonych Zakresów czynności wykazała, iż: Zakresy czynności zostały wydane w dniu 4 września 2014 r. i dostosowane do zapisów ustawy Pgik znowelizowanej z dniem 12 lipca 2014 r., Zakresy czynności były adekwatne do czynności realizowanych przez pracowników Wydziału Geodezji i Kartografii. /akta kontroli karty nr 16-17, 42-45, Arkusz Ustaleń Kontroli Nr 1 Ustalenia formalno-organizacyjne / 1.5 Wydane przez organ administracji geodezyjnej i kartograficznej dla pracowników upoważnienia do załatwiania spraw w imieniu organu w ustalonym zakresie czynności. Na potrzeby kontroli przedłożono wydane przez Starostę Powiatu Mińskiego upoważnienia do wykonywania czynności związanych z obsługą narad koordynacyjnych: Upoważnienie z dnia 4 września 2014 r. BZ wydane dla Pani Krystyny Wilk Kierownika Referatu GESUT - do załatwiania spraw związanych z prowadzeniem geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz koordynacji usytuowania tych sieci w zakresie: 1) prowadzenia geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu, 2) organizowania narad koordynacyjnych, 3) wyznaczania sposobu, terminu i miejsca przeprowadzania narad koordynacyjnych oraz zawiadamiania zainteresowanych podmiotów, 4) przewodniczenie naradom koordynacyjnym, 6

7 5) pobierania opłat za uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, 6) udostępniania i uwierzytelniania materiałów gesut, 7) wystawiania dokumentów obliczenia opłaty, podpisywania pism oraz stosowania pieczęci: z up. Starosty, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, Upoważnienie z dnia 12 września 2014 r. BZ wydane dla Pani Magdaleny Rawskiej Geodety w Referacie GESUT - do załatwiania spraw związanych z prowadzeniem geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz koordynacji usytuowania tych sieci w zakresie: 1) prowadzenia geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu, 2) organizowania narad koordynacyjnych, 3) wyznaczania sposobu, terminu i miejsca przeprowadzania narad koordynacyjnych oraz zawiadamiania zainteresowanych podmiotów, 4) pobierania opłat za uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu i wystawiania dokumentów obliczenia opłaty, 5) udostępniania i uwierzytelniania materiałów gesut, podpisywania pism oraz stosowania pieczęci: z up. Starosty, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, Upoważnienie z dnia 1marca 2011 r. BZ wydane dla Pani Ireny Krzyszycha Inspektora w Referacie EGiB - w razie nieobecności Przewodniczącego Zespołu ds. Koordynacji Usytuowania Projektowanych Sieci Uzbrojenia Terenu do załatwiania spraw w zakresie: wydawania opinii dotyczących koordynacji przebiegu projektowanych sieci uzbrojenia terenu, uwierzytelniania kopii dokumentów w sprawach koordynacji przebiegu projektowanych sieci uzbrojenia terenu; podpisywania pism oraz stosowania pieczęci: z up. Starosty, imię i nazwisko, stanowisko służbowe. Analiza przedłożonych Upoważnień Starosty wykazała, iż: upoważnienie wydane dla Pani Ireny Krzyszycha Inspektora w Referacie EGiB nie zostało dostosowane do ustawy Pgik znowelizowanej z dniem 12 lipca 2014 r. Na potrzeby kontroli przedłożono ponadto upoważnienia Administratora Danych Osobowych, którym jest Starosta, do przetwarzania danych osobowych wydane dla: Pani Krystyny Wilk upoważnienie nr 65/09 z dnia 7 lipca 2009 r., Pani Ireny Krzyszycha upoważnienie nr 68/09 z dnia 7 lipca 2009 r., Pani Magdaleny Rawskiej upoważnienie nr 2/10 z dnia 1 lutego 2010 r. 7

8 /akta kontroli karty nr 46-51, Arkusz Ustaleń Kontroli Nr 1 Ustalenia formalno -organizacyjne / 1.6. Infrastruktura (techniczna/informatyczna/programowa) wspomagająca realizowanie zadań związanych z obsługą narad koordynacyjnych. Infrastrukturę wspomagającą realizowanie zadań związanych z obsługą narad koordynacyjnych, jak wynika z pisemnych wyjaśnień Pani Krystyny Wilk Kierownika Referatu GESUT, stanowią: program Geo-Map wersja stosowany do prowadzenia bazy numerycznej mapy zasadniczej, w której rejestrowane są między innymi projekty sieci uzbrojenia terenu będące przedmiotem narad koordynacyjnych, system OŚRODEK wersja 8.16 stosowany do rejestrowania i ewidencjonowania wniosków o uzgodnienie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu na naradzie koordynacyjnej oraz naliczania opłat i sporządzania Dokumentów Obliczenia Opłaty. /akta kontroli karty nr 16-17, Arkusz Ustaleń Kontroli Nr 1 Ustalenia formalno -organizacyjne / 2. Ustalenia szczegółowe. 2.1 Prowadzenie bazy GESUT / bazy numerycznej mapy zasadniczej / innej bazy danych. a) Sposób prowadzenia bazy GESUT. Dane dotyczące Geodezyjnej Ewidencji Sieci Uzbrojenia Terenu gromadzone są w bazie numerycznej mapy zasadniczej w programie Geo-Map. b) Funkcjonowanie Powiatowej Bazy GESUT określonej w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 21 października 2015 r. w sprawie powiatowej bazy GESUT i krajowej bazy GESUT 6 obowiązującym od dnia 8 grudnia 2015 r. Powiatowa Baza GESUT nie została dotychczas założona. Prace związane z założeniem bazy GESUT zostaną rozpoczęte w 2016 r. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego na lata w projekcie Regionalne partnerstwo samorządów Mazowsza dla aktywizacji społeczeństwa informacyjnego w zakresie e-administracji i geoinformacji, co wynika z przedłożonego na potrzeby kontroli pisma Starosty Mińskiego z dnia 22 stycznia 2016 r. nr G , wystosowanego do gestorów sieci uzbrojenia terenu z prośbą o wstępną analizę własnych zasobów i udostępnienie materiałów w celu utworzenia powiatowej bazy gesut. /akta kontroli karty nr 16-17, 52-53, 297-Arkusz Ustaleń Kontroli Nr 2 - Prowadzenie bazy GESUT / 6 Dz. U. z 2015 r. poz

9 2.2 Dane statystyczne odnośnie ilości zarejestrowanych wniosków o uzgodnienie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu na naradzie koordynacyjnej oraz przeprowadzonych narad koordynacyjnych. W okresie od dnia 1 stycznia 2015 r. do dnia 31 grudnia 2015 r. zarejestrowano 392 Wnioski o uzgodnienie dokumentacji projektowej na naradzie koordynacyjnej. /akta kontroli karty nr 126, 127, 297-Arkusz Ustaleń Kontroli Nr 2 - Prowadzenie bazy GESUT / 2.3 Poprawność sporządzenia oraz rejestrowania Wniosków o uzgodnienie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu na naradzie koordynacyjnej, zgodnie z wymogami art. 28b. ust 1 ustawy Pgik. a) Sposób i forma wpływu wniosków. Wnioski składano w formie papierowej bezpośrednio w Referacie GESUT lub przesyłano za pośrednictwem poczty. b) Opatrywanie wniosków datą wpływu. Wnioski opatrzone były datą wpływu. W 1 przypadku wniosek został opatrzony datą wpływu późniejszą niż data wystawienia DOO za przeprowadzenie narady, ww. przypadek został szczegółowo omówiony w trakcie kontroli i uznany za zasadny. c) Rejestrowanie wniosków. Wnioski rejestrowane były w systemie OŚRODEK. d) Sposób nadawania wnioskom numeru kancelaryjnego. Przyjętym do Referatu GESUT wnioskom nadawano Identyfikatory G.6630.nr.rrrr, zgodnie z wymogami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych 7, e) Ocena wniosków o uzgodnienie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu na naradzie koordynacyjnej oraz przekazanych przy wnioskach dokumentów i innych zbiorów danych, realizowana przez organ. Na potrzeby kontroli przedłożono wzór wniosku opracowany w Referacie GESUT, zawierający pozycje: Zleceniodawca, Mińsk Mazowiecki, dn., G lub G , Starosta Miński, Mińsk Mazowiecki ul. Kościuszki 3, Wniosek o uzgodnienie dokumentacji projektowej na naradzie koordynacyjnej, 7 Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 9

10 1. Lokalizacja projektu, 2. Przedmiot narady koordynacyjnej, sieci uzbrojenia terenu niebędące przyłączami, 3. Inwestor, 4. Projektant, Podpis zleceniodawcy, Załączniki: 1. egz. mapy z projektem podziału szt., 2. decyzja o warunkach zabudowy/decyzja ustalenia lokalizacji inwestycji celu publicznego, część opisowa i graficzna, 3. warunki techniczne, 4. projekt w postaci zapisu elektronicznego załączony na nośniku lub wysłany drogą mailową, podając datę, 5. orientacja położenia projektowanych sieci uzbrojenia terenu w stosunku do sąsiednich terenów i stron świata, 6., 7., Opłatę administracyjną w wysokości wniesiono dnia:, Dokumentację przyjęto na naradę koordynacyjną wyznaczoną dnia:, Wnioskodawcę zawiadomiono: osobiście dnia:, Proszę o wydanie odpisu protokołu z narady koordynacyjnej tak/nie, Otrzymałem/am egz. projektu, dokument obliczenia opłaty, odpis protokołu, dnia.. Kontrola losowo wybranych 30 wniosków wykazała, iż: 27 wniosków tytułowano Wniosek o uzgodnienie dokumentacji projektowej na naradzie koordynacyjnej, 3 wnioski tytułowano Wniosek w 18 wnioskach wykaz Załączniki do tych wniosków zostały oznaczone niejednoznacznie przez wnioskodawcę, jak wynika z pisemnych wyjaśnień, weryfikacja załączników podlega ocenie uczestników narady koordynacyjnej dając podstawę do wyrażenia negatywnego lub pozytywnego stanowiska w protokole z narady koordynacyjnej, w 8 wnioskach nie została uzupełniona informacja dotycząca formatu zapisu elektronicznego załączonego projektu oraz data i forma wpływu projektu będącego przedmiotem narady, f) Przyjmowanie interesantów, konsultacje z projektantami lub inwestorami. Wnioskodawcy, projektanci, inwestorzy i inne zainteresowane osoby przyjmowani są codziennie w Referacie GESUT w godzinach pracy Starostwa Powiatowego. g) Sposób przechowywania wniosków, załączników przekazanych wraz z wnioskami oraz dokumentacji powstałej w wyniku obsługi wniosków i przeprowadzenia narady. Wnioski wraz z projektem sieci uzbrojenia terenu w postaci papierowej oraz w części przypadków upoważnieniem/pełnomocnictwem do np. załatwienia spraw związanych 10

11 z uzgodnieniem projektu, przechowywane były wraz z Protokołem z narady koordynacyjnej w teczce o nazwie G Koordynacja usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, w kolejności wpływu wniosków, zgodnie z wymogami ww. rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej. /akta kontroli karty nr 16-17, 54, , 289-Załącznik Nr 1 Poprawność sporządzenia wniosków, 298-Arkusz Ustaleń Kontroli Nr 3 Poprawność sporządzenia i kompletność treści wniosków / 2.4 Sposób zawiadamiania przez Starostę wnioskodawców, podmiotów zarządzających sieciami uzbrojenia terenu, wójtów (burmistrzów i prezydentów miast), na terenie których mają być sytuowane projektowane sieci uzbrojenia terenu oraz innych podmiotów, które mogą być zainteresowane rezultatami narady koordynacyjnej o terminie i miejscu przeprowadzenia narady koordynacyjnej, jak również poprawność sporządzenia Dokumentu Obliczenia Opłaty naliczenia opłaty za uzgodnienie usytuowania projektowanej sieci uzbrojenia terenu. a) Sposób i forma zawiadamiania o terminie i miejscu przeprowadzenia narady koordynacyjnej. Jak wynika z pisemnych wyjaśnień Pani Krystyny Wilk Kierownika Referatu GESUT oraz zgromadzonych dokumentów, forma zawiadomienia wnioskodawcy o sposobie, terminie i miejscu przeprowadzenia narady koordynacyjnej zależała od uzgodnień z wnioskodawcą. Wnioskodawcy zawiadamiani byli osobiście podczas przyjmowania wniosku, telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, według danych kontaktowych wskazanych w wniosku, zgodnie z art. 28b. ust. 3 pkt 1 ustawy Pgik. Datę i formę zawiadomienia wnioskodawcy odnotowywano na wniosku oraz w Protokole z narady koordynacyjnej. Podmioty zarządzające sieciami uzbrojenia terenu oraz wójtów, burmistrzów i prezydentów miast zawiadamiano, zgodnie z art. 28b. ust. 3 pkt 2 i 3 ustawy Pgik, pismem wysyłanym każdorazowo z końcem roku kalendarzowego wraz z załącznikiem Proponowane terminy narad koordynacyjnych na rok 2015 zawierającym informację o miejscu, dniach i godzinach prowadzenia narad, jak również informację dotyczącą terminu złożenia wniosku wraz z dokumentacją projektową przed naradą. W ww. piśmie występowano równocześnie z prośbą o wskazanie przedstawicieli delegowanych do uczestniczenia w naradach w przypadku nie wskazania dotychczas ww. przedstawicieli lub w przypadku zmiany przedstawicieli. Informację Proponowane terminy narad koordynacyjnych na rok 2015 zamieszczano również na stronie BIP Starostwa Powiatowego. Datę i formę zawiadomienia ww. podmiotów odnotowywano w Protokole z narady koordynacyjnej. 11

12 Inne podmioty, które mogą być zainteresowane rezultatami narady koordynacyjnej zawiadamiano, zgodnie z art. 28b. ust. 3 pkt 4 ustawy Pgik, w większości przypadków telefonicznie. Datę i formę zawiadomienia ww. podmiotów odnotowywano w Protokole z narady koordynacyjnej. Dodatkowa forma zawiadamiania ustalana była indywidualnie z każdym z uczestników narady, często wynikała z treści pisma wskazującego przedstawicieli oddelegowanych do uczestniczenia w naradach stanowiącego odpowiedź na ww. pismo wysyłane z końcem roku kalendarzowego oraz z treści przedłożonego upoważnienia lub pełnomocnictwa. W przypadku narad koordynacyjnych przeprowadzanych w innym terminie uczestnicy narad zawiadamiani byli dodatkowo, pisemnie, telefonicznie lub poprzez . b) Poprawność sporządzania Dokumentu Obliczenia Opłaty /DOO/ za uzgodnienie usytuowania projektowanej sieci uzbrojenia terenu, zgodnie z art. 40b. ust. 1 pkt 6 ustawy Pgik. DOO sporządzano i przechowywano w systemie komputerowym OŚRODEK egzemplarz DOO w formie papierowej podpisany przez pracownika upoważnionego do ww. czynności wydawano wnioskodawcy bezpośrednio po przyjęciu wniosku. W przypadku wniosku przekazanego za pośrednictwem poczty lub w przypadku indywidualnej prośby wnioskodawcy DOO przesyłano pocztą elektroniczną wraz z informacją o konieczności dokonania wpłaty przed naradą koordynacyjną oraz powiadomieniem o terminie narady. Kontrola 30 Dokumentów Obliczenia Opłaty wykazała, iż: DOO sporządzone były zgodnie z art. 40e. ustawy Pgik oraz zgodnie z wzorem DOO określonym w Załączniku Nr 9 do rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 9 lipca 2014 r. w sprawie udostępniania materiałów państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, wydawania licencji oraz wzoru Dokumentu Obliczenia Opłaty 8, w skontrolowanych DOO w poz. 1. Nazwa i adres organu, która w imieniu organu prowadzi państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny wpisana była nazwa Powiat Miński ; nazwę organu Powiat Miński zmieniono podczas prowadzonej kontroli na nazwę Starosta Miński, w wyniku zastosowania się organu do zaleceń pokontrolnych zawartych w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 9 października 2015 r. nr WG-S z kontroli problemowej obejmującej realizację zadań z zakresu administracji rządowej, dotyczącej prawidłowości prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym przyjmowania do zasobu opracowań geodezyjnych i kartograficznych, pod względem jakości i zgodności ze standardami technicznymi 8 Dz. U. z 2014 r. poz

13 dotyczącymi geodezji, kartografii oraz krajowego systemu informacji o terenie, ze szczególnym uwzględnieniem wypełniania obowiązku stosowania właściwego systemu odniesień przestrzennych, w 1 przypadku DOO został wystawiony 13 dni przed datą wpływu wniosku, ww. przypadek został szczegółowo omówiony w trakcie kontroli. c) Posiadanie przez pracowników wydających DOO upoważnień organu do ww. czynności. Wszyscy pracownicy sporządzający DOO posiadali upoważnienia Starosty do pobierania opłat za uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, wystawiania DOO oraz wpisane w Zakresie czynności pobieranie opłat za uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu oraz wystawianie DOO (pkt 1.5). /akta kontroli karty nr 16-17, 46-48, 55-56, 59-72, , , 289-Załącznik Nr 1 Poprawność sporządzenia wniosków, 291-Załącznik Nr 3 Poprawność sporządzenia DOO, 299- Arkusz Ustaleń Kontroli Nr 4 Sposób naliczenia opłaty i sporządzenia DOO / 2.5 Procedura prowadzenia narady koordynacyjnej oraz poprawność sporządzenia Protokołu z narady koordynacyjnej dotyczącej uzgodnienia usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu. a) Kontrolowanie przez organ przed naradą koordynacyjną posiadania przez uczestników narady dokumentów potwierdzających oddelegowanie do reprezentowania podmiotów na naradach. Jak wynika z pisemnych wyjaśnień Pani Krystyny Wilk Kierownika Referatu GESUT, wykaz przedstawicieli podmiotów zarządzających sieciami uzbrojenia terenu, wójtów, burmistrzów i prezydentów miast i innych podmiotów, oddelegowanych/upoważnionych/itp. do uczestnictwa w naradach w pismach przekazanych do Referatu GESUT (pkt 2.4.a) aktualizowano na bieżąco w przypadku zmiany przedstawiciela, niezależnie od narad, od każdego nowego uczestnika narady koordynacyjnej wymagano złożenia pisemnego pełnomocnictwa do reprezentowania podmiotu, zgodnie z art. 28e. ustawy Pgik. b) Pozyskiwanie i dokumentowanie informacji o wniesionej opłacie za uzgadnianie usytuowania projektowanej sieci uzbrojenia terenu przed naradą koordynacyjną. Potwierdzenie uiszczenia opłaty przez wnioskodawcę realizowano każdorazowo przed naradą koordynacyjną, zgodnie z art. 40d. ust. 3 ustawy Pgik i odnotowywano w wnioskach w poz. Opłatę administracyjną w wysokości wniesiono dnia. Kontrola 30 wniosków wykazała, iż: wnioski zawierały adnotację o wniesieniu opłaty, zwykle w terminie 1-4 dni robocze przed naradą koordynacyjną, w większości przypadków w dniu przyjęcia wniosku. 13

14 c) Prawidłowość adnotacji zamieszczanej na projektach, określonej w art. 28c. ustawy Pgik, wg którego, na dokumentacji projektowej będącej przedmiotem narady koordynacyjnej zamieszcza się adnotację zawierającą informacje, iż dokumentacja była przedmiotem narady koordynacyjnej oraz dane, o których mowa w art. 28b ust. 6 pkt 1, tj. określenie sposobu przeprowadzenia narady, jej termin i miejsce oraz znak sprawy zgodny z instrukcją kancelaryjną. Kontrola 30 załączonych do wniosków projektów w formie papierowej wykazała, iż: projekty opatrzone były klauzulą o treści Niniejsza dokumentacja projektowa była przedmiotem narady koordynacyjnej przeprowadzonej w siedzibie Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim ul. Kościuszki 3, Mińsk Mazowiecki /drogą elektroniczną, stosownie do art. 28 b ust. 1, 3 i 4 ustawy z dnia 17 maja 1989 roku prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 r., nr 193, poz ze zm.) G.6630.Nr wniosku. RRRR Mińsk Mazowiecki, dnia, oraz pieczęcią z up. Starosty Krystyna Wilk Kierownik Referatu Geodezyjnej Ewidencji Sieci Uzbrojenia Terenu, zgodnie z art. 28c. ustawy Pgik. d) Tryb i poprawność sporządzania protokołów z narady koordynacyjnej. W pisemnych wyjaśnieniach Pani Krystyna Wilk Kierownik Referatu GESUT poinformowała, iż protokół przygotowywano przed naradą koordynacyjną indywidualnie do każdego wniosku. Bezpośrednio po naradzie Przewodnicząca Narady Koordynacyjnej odnotowywała w protokole informacje dotyczące przeprowadzonej narady oraz nieobecność zawiadomionych przedstawicieli podmiotów. Na potrzeby kontroli przedłożono wzór protokołu opracowany w Referacie GESUT, w skład którego wchodzą pozycje: Referat Geodezyjnej Ewidencji Sieci Uzbrojenia Terenu w Wydziale Geodezji i Kartografii, adres korespondencyjny, nr tel., poczta Mińsk Mazowiecki, dn. Protokół Nr G z narady koordynacyjnej w sprawie sytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu przeprowadzonej na posiedzeniu w siedzibie Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim Lokalizacja obiektu: Przedmiot narady koordynacyjnej: Wnioskodawca: Data wpływu wniosku: 14

15 Przewodnicząca narady koordynacyjnej: Krystyna Wilk Kierownik Referatu Geodezyjnej Ewidencji Sieci Uzbrojenia Terenu Lista uczestników narady koordynacyjnej: Oznaczenie podmiotu Imię i nazwisko... Stanowisko/uwagi Podpis, sporządzona oddzielnie dla każdego podmiotu Uwagi własne: W naradzie koordynacyjnej nie uczestniczył wezwany przedstawiciel: O terminie i miejscu narady powiadomiono przedstawicieli: pismem osobiście pocztą telefonicznie dn. Przewodnicząca Narady Koordynacyjnej - pozycja przeznaczona na złożenie podpisu wraz z pieczęcią z up. Starosty Krystyna Wilk Kierownik Referatu Geodezyjnej Ewidencji Sieci Uzbrojenia Terenu. Analiza wzorów protokołów wykazała, iż protokoły zawierały wszystkie informacje określone w art. 28b. ust. 6 ustawy Pgik, ponadto w protokołach zamieszczone były dodatkowe informacje: Data wpływu wniosku, Uwagi własne, O terminie i miejscu narady powiadomiono przedstawicieli pismem osobiście pocztą telef. dn... Kontrola wybranych losowo 30 protokołów pod względem sporządzenia zgodnie z wymogami art. 28b. ust. 6 ustawy Pgik wykazała, że: określenie sposobu przeprowadzenia narady, jej termin i miejsce oraz znak sprawy zgodny z instrukcją kancelaryjną zawarto we wszystkich kontrolowanych protokołach, opis przedmiotu narady zawarto we wszystkich kontrolowanych protokołach, imię i nazwisko oraz inne dane identyfikujące wnioskodawcę zawarto we wszystkich kontrolowanych protokołach, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przewodniczącego - zawarto we wszystkich kontrolowanych protokołach, imiona i nazwiska uczestników oraz oznaczenie podmiotów, które te osoby reprezentują lub informację o przyczynach uczestnictwa danej osoby w naradzie - zawarto we wszystkich kontrolowanych protokołach, w 9 protokołach stwierdzono brak adnotacji jednego lub dwóch uczestników narady potwierdzającej zajęte stanowisko, przy jednoczesnym podpisie złożonym w protokole, informacje o podmiotach wezwanych na naradę, zawarto we wszystkich kontrolowanych protokołach, w tym w 5 przypadkach w naradzie uczestniczyli wszyscy 15

16 wezwani uczestnicy, w 25 przypadkach w naradzie nie uczestniczyło od 1 do 4 zawiadomionych uczestników, podpisy uczestników narady - we wszystkich kontrolowanych protokołach znajdowały się podpisy uczestników narad, w 1 protokole stwierdzono brak podpisu jednego uczestnika narady obecnego na naradzie informacje o braku podpisu została zamieszczona i zaparafowana przez Przewodniczącą Narady. e) Tryb i poprawność sporządzania odpisów z Protokołów z narady koordynacyjnej, zgodnie z art. 28b. ust. 7 ustawy Pgik. Jak wynika z pisemnych wyjaśnień Pani Krystyny Wilk Kierownika Referatu GESUT, odpisy Protokołów z narady koordynacyjnej sporządzano bezpośrednio po zakończeniu narady oraz podpisaniu Protokołu przez Przewodniczącą Narady i wydawano na podstawie adnotacji zamieszczonej na wniosku Proszę o wydanie odpisu protokołu z narady koordynacyjnej tak/nie*(*niepotrzebne skreślić). W wyniku wewnętrznych ustaleń z Wydziałem Architektury i Budownictwa Starostwa Powiatowego w Mińsku Mazowieckim, odpis protokołu z narady koordynacyjnej wydawany był z zasady wszystkim wnioskodawcom, gdyż odpis protokołu stanowi podstawę do dalszych działań Starosty przy wydawaniu pozwoleń na budowę i dokonywaniu zgłoszeń. W szczególnych przypadkach, gdy inwestycja wymagała uzyskania pozwolenia na budowę wydawanego jednocześnie przez Starostę i Wojewodę, na wniosek strony wydawane były dwa odpisy protokołu z narady koordynacyjnej. Kontrola 30 wniosków pod względem odnotowania odbioru odpisu protokołu wykazała, iż: w 2 wnioskach nie oznaczono pozycji Proszę o wydanie odpisu protokołu z narady koordynacyjnej tak/nie*(*niepotrzebne skreślić), w 4 wnioskach nie wypełniono pozycji Otrzymałem/am egz. projektu, dokument obliczenia opłaty, odpis protokołu, dnia, ponadto ww. poz. była niejednoznaczna. f) Prowadzenie narad koordynacyjnych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z art. 28b. ust. 8 ustawy Pgik. Pani Krystyna Wilk Kierownik Referatu GESUT w pisemnych wyjaśnieniach poinformowała, iż narady koordynacyjne za pomocą środków komunikacji elektronicznej nie były prowadzone. g) Tryb przekazania wnioskodawcy dokumentacji projektowej, która była przedmiotem narady koordynacyjnej. O możliwości odbioru dokumentacji projektowej wnioskodawcy powiadamiani byli telefonicznie lub drogą elektroniczną. Dokumentacja wydawana była wnioskodawcy osobiście lub przekazywana za pośrednictwem poczty na wniosek wnioskodawcy. W przypadku odbioru 16

17 osobistego, wnioskodawcy poświadczali w treści wniosku odbiór dokumentacji podpisem w pozycji Otrzymałem/am egz. projektu, dokument obliczenia opłaty, odpis protokołu, dnia. h) Przechowywanie dokumentacji związanej przeprowadzonymi naradami koordynacyjnymi, np.: wniosków o uzgodnienie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, upoważnień lub pełnomocnictw przedstawicieli podmiotów zarządzających sieciami uzbrojenia terenu oraz innych podmiotów do reprezentowania na naradach, projektu usytuowania sieci uzbrojenia terenu w formie papierowej oraz w formie elektronicznej w pliku dxf lub txt, protokołów z narady koordynacyjnej, wniosków o wydanie odpisu protokołu z narady koordynacyjnej, informacji o wydanych odpisach protokołów, innych dokumentów. Z pisemnych wyjaśnień Pani Krystyna Wilk Kierownik Referatu GESUT oraz ustaleń zespołu kontrolującego wynika, iż: wnioski, indywidualne upoważnienia/pełnomocnictwa do reprezentowania organów złożone przy części wniosków, dokumentację projektową w formie papierowej, protokoły z narad, przechowywano wg ustaleń opisanych w pkt. 2.3.g., pisma podmiotów zainteresowanych uzgodnieniem usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu oddelegowujące stałych przedstawicieli do reprezentowania na naradach oraz wszelką korespondencję nie rejestrowaną w programie OŚRODEK przechowywano w teczce G Nadzór nad prowadzeniem prac związanych z siecią uzbrojenia terenu, w kolejności wpływu, dane numeryczne projektu zapisane w formacie pliku dxf lub txt kopiowano do katalogu na dysku sieciowym dostępnym wyłącznie dla Referatu GESUT, dodatkowe wnioski o wydanie odpisu protokołu z narady nie były przechowywane, gdyż ww. wnioski nie zostały złożone w okresie objętym kontrolą. /akta kontroli karty nr 16-17, 55-56, 57-58, , , 290-Załącznik Nr 2 Poprawność sporządzania protokołów z narad koordynacyjnych, Arkusz Ustaleń Kontroli Nr 5 Procedura prowadzenia narad koordynacyjnych oraz sporządzenia Protokołu z narady / 2.6 Sposób aktualizacji bazy GESUT/ bazy numerycznej mapy zasadniczej/ innej bazy danych na podstawie danych lub informacji zawartych w dokumentach będących przedmiotem narady koordynacyjnej. a) Rejestrowanie projektowanych sieci uzbrojenia terenu, które były przedmiotem narady koordynacyjnej, wykonywane jest w bazie numerycznej mapy zasadniczej prowadzonej przez kontrolowaną jednostkę. 17

18 . b) Sposób rejestrowania i oznakowania projektów sieci uzbrojenia terenu w powiatowej bazie GESUT/bazie numerycznej mapy zasadniczej/innej bazie danych. W części graficznej bazy numerycznej mapy zasadniczej rejestrowano na warstwie Projekty projekty sieci uzbrojenia terenu oznakowane np. w-350/2015, es-80/2015, en-91/2015, kd-125/2015, g-194/2015, tj. symbolem rodzaju projektowanej sieci uzbrojenia terenu wraz z fragmentem numeru Protokołu z narady koordynacyjnej w sprawie sytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, jak również w części opisowej bazy numerycznej mapy zasadniczej rejestrowano Parametry obiektu, tj. np.: KOD: 4744, Nazwa: gaz oś przewodu projektowanego, NP: 7, Obwód: 119,37 m, Pole: 0 m 2, Status: brak informacji, Numer protokołu ZUDP: g-19/15, Uwagi: PE 63, Data przyjęcia do zasobu: , Nr operatu: ZUD-19/2015, Historia: , 8:42:12, ZUD-19/2015 magdalena, KOD: 4764, Nazwa: energia oś przewodu projektowanego, NP: 72, Obwód: 1347,62 m, Pole: 0 m 2, Status: brak informacji, Numer protokołu ZUDP: es-80/15, Uwagi:, Data przyjęcia do zasobu: , Nr operatu: ZUD-80/2015, Historia: , 15:11:26, ZUD-80/2015 magdalena. c) Terminowość rejestrowania w bazie numerycznej/mapie zasadniczej projektowanych sieci uzbrojenia terenu, które były przedmiotem narady koordynacyjnej. Projektowane sieci uzbrojenia terenu będące przedmiotem narad koordynacyjnych rejestrowano w bazie numerycznej mapy zasadniczej w terminie od 1 do 11 dni. d) Tryb nadawania obiektom powiatowej bazy GESUT, które zostały ujawnione na podstawie danych lub informacji zawartych w dokumentach będących przedmiotem narady koordynacyjnej, o której mowa w art. 28b. ustawy Pgik, atrybutu określającego datę, po której dane tych obiektów nie podlegają już żadnym zmianom (obiekty zakończyły swój cykl istnienia), jeżeli w okresie 2 lat od czasu ich ujawnienia nie została wydana decyzja o pozwoleniu na budowę lub nie wpłynęło zgłoszenie budowy tych obiektów, zgodnie z wymogami 10 ust. 1 pkt a. rozporządzenia w sprawie powiatowej bazy GESUT. Jak wynika z wyjaśnień Pani Krystyny Wilk Kierownika Referatu GESUT, ww. atrybuty nie były nadawane z uwagi na nie funkcjonowanie dotychczas w kontrolowanej jednostce powiatowej bazy GESUT określonej w rozporządzeniu z dnia 21 października 2015 r. w sprawie powiatowej bazy GESUT. 18

19 /akta kontroli karty nr 16-17, , 292-Załącznik Nr 4 Terminowość aktualizacji bazy danych GESUT, 297-Arkusz Ustaleń Kontroli Nr 2 - Prowadzenie bazy GESUT, 302-Arkusz Ustaleń Kontroli Nr 6 - Sposób aktualizacji bazy GESUT / 2.7 Procedura wydawania decyzji administracyjnych o wyłączeniu z geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu danych o sieciach uzbrojenia terenu, które były wykorzystywane wyłącznie podmiot władający siecią uzbrojenia terenu i są położone na gruntach znajdujących się w wyłącznym władaniu tego podmiotu, oraz o bezpłatnym udostępnieniu temu podmiotowi danych dotyczących tych sieci zgromadzonych w państwowym zasobie geodezyjnym i kartograficznym, zgodnie z art. 28f. ustawy Pgik. W pisemnych wyjaśnieniach Pani Krystyna Wilk Kierownik Referatu GESUT poinformowała, iż dotychczas nie występowały przypadki wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 28f ustawy Pgik. /akta kontroli karty nr 16-17/ 2.8 Procedura przekazywania Staroście odpowiednich zbiorów danych dotyczących sieci uzbrojenia terenu oraz związaną z tymi zbiorami danych dokumentację geodezyjną, zgodnie z art. 28g. ustawy Pgik, w przypadku zakończenia działalności gospodarczej przez podmiot, który na zasadach określonych w art. 28f. ust. 2 ustawy Pgik prowadził ewidencję wewnętrznych sieci technologicznych. W pisemnych wyjaśnieniach Pani Krystyna Wilk Kierownik Referatu GESUT poinformowała, iż w okresie objętym kontrolą nie występowały przypadki przekazywania Staroście odpowiednich zbiorów danych na podstawie art. 28g. ustawy Pgik. Na podstawie przedłożonych na potrzeby kontroli pisemnych wyjaśnień Pani Krystyny Wilk Kierownika Referatu GESUT dotyczących zagadnień objętych kontrolą, kopii dokumentów, jak również sporządzonych przez zespół kontrolujący tabel stanowiących Załączniki Nr 1, 2, 3, 4, oraz Arkuszy Ustaleń Kontroli Nr 1, 2, 3, 4, 5, 6, podpisanych w dniu 22 kwietnia 2016 r. przez Starostę Powiatu Mińskiego i Kierownika Referatu GESUT, zespół kontrolujący ustalił, iż: 1. Upoważnienie Starosty wydane dla Pani Ireny Krzyszycha Inspektora w Referacie EGiB pełniącej funkcję Przewodniczącego narad koordynacyjnych podczas nieobecności Pani Krystyny Wilk Kierownika Referatu GESUT nie zostało dostosowane do wymogów ustawy Pgik znowelizowanej z dniem 12 lipca 2014 r. 2. Protokoły z narad koordynacyjnych zawierały informacje określone w art. 28b. ust. 6 ustawy Pgik, ponadto w protokołach zamieszczone były dodatkowe informacje nie wyszczególnione w art. 28b. ust. 6 ustawy Pgik, 19

20 3. Wystąpiły pojedyncze przypadki braku adnotacji uczestników narady koordynacyjnej potwierdzającej zajęte stanowisko, określonej w art. 28b. ust. 6 pkt 6 ustawy Pgik, przy jednoczesnym podpisie złożonym w Protokole z narady koordynacyjnej potwierdzającym obecność. 4. Projekty sieci uzbrojenia terenu rejestrowano w bazie numerycznej mapy zasadniczej Powiatu Mińskiego. Przedstawiając powyższe, uwzględniając założony próg negatywności informuję, że realizację zdania polegającego koordynowania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu w zakresie: poprawności sporządzenia wniosków o uzgodnienie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu na naradzie koordynacyjnej oceniono pozytywnie, poprawności rejestrowania wniosków oceniono pozytywnie, poprawności zawiadamiania zainteresowanych podmiotów oceniono pozytywnie, poprawności i terminowości sporządzenia Dokumentów Obliczenia Opłaty oceniono pozytywnie, poprawności prowadzenia narad koordynacyjnych oceniono pozytywnie, poprawności sporządzenia protokołów z narady koordynacyjnej - oceniono pozytywnie z uchybieniami, poprawności opatrzenia projektów adnotacją określoną w art. 28c. ustawy Pgik oceniono pozytywnie, poprawności i terminowości aktualizacji bazy GESUT/bazy numerycznej mapy zasadniczej/innej bazy w której zapisywane są dane dotyczące GESUT oceniono pozytywnie. Nawiązując do powyższych ustaleń stwierdzono, iż zadania realizowane z zakresu administracji rządowej, dotyczących prawidłowości realizacji zadań organów administracji geodezyjnej i kartograficznej w zakresie koordynowania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu przy realizacji zadań wynikających z art. 28b-28g ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 9 zostały ocenione pozytywnie. 9 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 20

21 W związku z powyższym zobowiązana jestem podziękować Panu Staroście za dołożenie wszelkich starań w prawidłową realizację zadań objętych kontrolą, a tym samym prawidłowe stosowanie przepisów ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne. Ponadto zwracam się z wnioskiem o dostosowanie upoważnienia Pani Ireny Krzyszycha do zapisów ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne 10. Przedstawiając powyższe informuję, że zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 roku o kontroli w administracji rządowej 11, od Wystąpienia Pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze oraz zobowiązuję Pana Starostę Powiatu Mińskiego do przekazania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego pisemnej informacji dotyczącej podjętych działań mających na usunięcia stwierdzonego uchybienia. z up. Wojewody Mazowieckiego Aneta Konieczna Dyrektor Wydziału Geodezji 10 Dz. U. z 2015 r. poz. 520 ze zm. 11 Dz. U. z 2011 r. Nr 185 poz