SĄD REJONOWY W PRUSZKOWIE UL. KRASZEWSKIEGO 22, 05-800 PRUSZKÓW REGULAMIN OBSŁUGI INTERESANTA SEKRETARIATU VI WYDZIAŁU KSIĄG WIECZYSTYCH
1 Organizacja i zakres działania Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych 1. Obsługa interesantów w sprawach wieczystoksięgowych odbywa się: a) w Biurze Obsługi Interesanta na stanowiskach Odpisy i Wnioski ; b) w Archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych; c) na stanowiskach telefonicznych; d) za pośrednictwem poczty elektronicznej. 2. Interesanci obsługiwani są przez upoważnionych pracowników Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych. 3. Pracą Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych kieruje jego Kierownik, podległy bezpośrednio Przewodniczącemu Wydziału. 4. Kierownik Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych odpowiada m.in. za: a) przyjmowanie interesantów w sprawach wieczystoksięgowych; b) prawidłowe i terminowe wykonywanie czynności należących do zakresu zadań podległego mu sekretariatu; c) przestrzeganie dyscypliny i kultury pracy przez wszystkich pracowników tego sekretariatu; d) inne czynności określone w 5 ust. 2 i 9 ust. 1 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. MS z 2003 r. Nr 5 poz.22 z późn. zm.). 5. Interesanci przyjmowani są w Biurze Obsługi Interesantów na stanowiskach Odpisy i Wnioski w godzinach: poniedziałek 8.30-18.00 (przerwa 12.30 12.55) wtorek piątek 8.30-15.30 (przerwa 12.30 12.55) 6. Interesanci w Archiwum Ksiąg Wieczystych przyjmowani są w godzinach: poniedziałek piątek 9.00 14.30 (przerwa 12.30 12.55) 1
7. Pracownik Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych na stanowisku Odpisy i Wnioski w Biurze Obsługi Interesanta: a) udziela informacji w sprawach wieczystoksięgowych osobom zgłaszającym się osobiście; b) dystrybuuje formularze urzędowe; c) przyjmuje pisma i wnioski w sprawach wieczystoksięgowch; d) wydaje zamówione dokumenty. 8. Pracownik Archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych: a) udziela informacji osobom zgłaszającym się osobiście i telefonicznie w sprawach wieczystoksięgowych; b) udostępnia do wglądu akta ksiąg wieczystych, księgi hipoteczne i zbiory dokumentów; c) udostępnia stanowiska komputerowe do wglądu w treść księgi wieczystej. 9. Pracownik Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych: a) udziela informacji telefonicznie i za pośrednictwem poczty elektronicznej wyłącznie w sprawach wieczystoksięgowych; b) nie udziela porad prawnych i informacji, które naruszyłyby przepisy innych aktów prawnych w tym. m.in. o ochronie danych osobowych; c) nie dyktuje treści wniosków oraz nie wypełnia formularzy. Wnioskodawca zobowiązany jest sam sprecyzować treść wniosku; d) nie wykonuje kopii składanych wniosków. W celu uzyskania potwierdzenia wnioskodawca zobowiązany jest do przedstawienia dodatkowego egzemplarza (kopii) wniosku. 10. Interesanci zgłaszający się osobiście do Biura Obsługi Interesanta lub do Archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych obsługiwani są w porządku wynikającym z kolejności zgłoszenia. 2 Postanowienia ogólne 1. Pracownik Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych udziela informacji na temat: a) właściwości miejscowej wydziału; 2
b) rodzaju spraw rozpoznawanych w VI Wydziale Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Pruszkowie, sposobu wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach jakie należy złożyć w sprawie; c) wysokości kosztów, opłat sądowych i kancelaryjnych, sposobów ich uiszczania oraz numerów kont sądu; d) możliwości i sposobu ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych; e) rodzajów środków odwoławczych, terminów ich wniesienia oraz procedury z tym związanej; f) stanu postępowania w sprawie zainicjowanej złożonym wnioskiem; g) terminu rozpoznania wniosków; h) terminu i sposobu doręczenia korespondencji; i) praw i obowiązków wnioskodawcy oraz uczestnika postępowania; j) sposobu i możliwości ubiegania się o wgląd do ksiąg wieczystych, ksiąg hipotecznych i zbiorów dokumentów. 2. Sekretariat VI Wydziału Ksiąg Wieczystych nie realizuje wniosków składanych faksem, telefonicznie oraz pocztą elektroniczną. 3. Sekretariat VI Wydziału Ksiąg Wieczystych wydaje odpisy dokumentów, zaświadczenia, kopie dokumentów w terminie 3 dni roboczych, liczonych od dnia następnego po dniu złożenia wniosku na piśmie. Natomiast odpisy ksiąg wieczystych do 100 stron wydawane są w dniu złożenia wniosku, a powyżej 100 stron w następnym dniu roboczym. 4. Sekretariat VI Wydziału Ksiąg Wieczystych o rozpoznanych wnioskach o założenie księgi wieczystej i o wpis w księdze wieczystej zawiadamia korespondencyjnie za potwierdzeniem odbioru. 3 Stanowisko Odpisy w Biurze Obsługi Interesanta 1. Pracownik Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych na stanowisku Odpisy przyjmuje: a) wnioski o wydanie odpisu księgi wieczystej, wyciągu z księgi wieczystej, zaświadczenia o zamknięciu księgi wieczystej; b) wnioski o wydanie zaświadczenia z księgi hipotecznej i zbioru dokumentów; 3
c) wnioski o wydanie odpisów dokumentów z akt księgi wieczystej, księgi hipotecznej, zbioru dokumentów oraz wypisów aktów notarialnych przekazanych przez notariuszy; d) korespondencję w sprawach wieczystoksięgowych dostarczaną przez kancelarie notarialne oraz firmy kurierskie. 2. Pracownik Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych na stanowisku Odpisy wydaje: a) odpisy ksiąg wieczystych, wyciągi z ksiąg wieczystych, zaświadczenia o zamknięciu ksiąg wieczystych; b) zaświadczenia z ksiąg hipotecznych i zbiorów dokumentów; c) odpisy dokumentów z akt księgi wieczystej, księgi hipotecznej, zbioru dokumentów oraz wypisy aktów notarialnych przekazanych przez notariuszy. 4 Stanowisko Wnioski w Biurze Obsługi Interesanta 1. Pracownik Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych na stanowisku Wnioski przyjmuje wnioski o: a) założenie księgi wieczystej; b) wpis do księgi wieczystej; c) wydanie kopii dokumentów z akt księgi wieczystej, księgi hipotecznej, zbioru dokumentów oraz kopii aktów notarialnych przekazanych przez notariuszy; d) pisma o wgląd do akt księgi wieczystej, księgi hipotecznej i zbioru dokumentów kierowane do Przewodniczącego Wydziału; e) inne pisma w sprawach wieczystoksięgowych. 2. Pracownik Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych na stanowisku Wnioski wydaje: a) kopie zamówionych dokumentów z akt księgi wieczystej, księgi hipotecznej, zbioru dokumentów oraz kopie aktów notarialnych przekazanych przez notariuszy; b) odpowiedzi na pisma w sprawach wieczystoksięgowych. 4
5 Archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych 1. Archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych jest miejscem przeglądania ksiąg wieczystych prowadzonych w systemie elektronicznym oraz akt ksiąg wieczystych, ksiąg hipotecznych oraz zbiorów dokumentów. 2. Pracownik w Archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych zobowiązany jest do: a) zapewnienia prawidłowej obsługi Archiwum; b) przestrzegania obowiązków służbowych wynikających z indywidualnego zakresu czynności, w tym wykazywania szczególnej troski o akta; c) niezwłocznego informowania kierownika sekretariatu o nieprawidłowościach związanych z funkcjonowaniem Archiwum; d) prowadzenia Rejestru akt udostępnianych w Archiwum VI Wydziału Ksiąg Wieczystych (Załącznik nr 1 do Zarządzenia); e) prowadzenia elektronicznej kontrolki przeglądanych akt; f) przyjmowania wniosków, w tym telefonicznych o udostępnienie wglądu do akt ksiąg wieczystych, ksiąg hipotecznych, zbiorów dokumentów. 3. Zamówione do wglądu akta udostępniane są przez pracownika Archiwum Ksiąg Wieczystych w następnym dniu roboczym lub innym uzgodnionym terminie. Natomiast akta znajdujące się w referatach mogą być udostępnione po uzgodnieniu z pracownikiem Archiwum w terminie do 3 dni roboczych. 4. Akta księgi wieczystej, księgi hipotecznej oraz zbiory dokumentów może przeglądać notariusz oraz osoba, która wykaże istnienie interesu prawnego. 5. Dokumenty wymagane do uzyskania zgody na wgląd do akt ksiąg wieczystych: a) Notariusz: - notariusz, asesor notarialny, aplikant notarialny, zastępca notariusza legitymacja służbowa; - pracownik kancelarii notarialnej dokument tożsamości oraz pisemne upoważnienie podpisane przez notariusza; b) Osoby fizyczne: - właściciel dokument tożsamości; - osoby spokrewnione z właścicielem t.j. rodzice, rodzeństwo, małżonek, zstępni oraz osoby pozostające w stosunku przysposobienia dokument tożsamości, 5
pełnomocnictwo udzielone w oryginale z własnoręcznym podpisem przez osobę uprawnioną oraz dokument wykazujący pokrewieństwo (np. skrócony odpis aktu stanu cywilnego, kopia dowodu osobistego osoby, którą reprezentuje); - przedstawiciele ustawowi osób małoletnich i ubezwłasnowolnionych dokument tożsamości, dokument wykazujący przedstawicielstwo ustawowe np. odpis skrócony aktu stanu cywilnego, postanowienie sądu o ustanowieniu opiekuna lub kuratora; - spadkobiercy dotychczasowych właścicieli dokument tożsamości oraz prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia; - wierzyciel dokument tożsamości oraz tytuł wykonawczy; c) Adwokaci i Radcy Prawni pełnomocnicy: - legitymacja służbowa oraz pełnomocnictwo od osoby, która wykaże istnienie interesu prawnego wraz z dowodem uiszczenia opłaty skarbowej (w przypadku pełnomocników substytucyjnych - dokument wskazujący na udzielenie dalszego pełnomocnictwa); d) Geodeci: - dokument tożsamości; - kopia zgłoszenia prac geodezyjnych i kartograficznych do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego; - kopia umowy o dzieło lub zlecenia wykonania prac w odniesieniu do prac nie podlegających obowiązkowi zgłoszenia i przekazywania dokumentacji do zasobu; - kopia świadectwa uprawnień zawodowych w dziedzinie geodezji i kartografii, przy czym w odniesieniu do geodetów, którzy złożyli kopię w przeszłości wystarczające jest wskazanie we wniosku takiej informacji; - wniosek o wgląd do akt księgi wieczystej - odrębnie dla każdej księgi wieczystej. W razie zaistnienia uzasadnionej potrzeby dopuszcza się możliwość udostępnienia przez pracownika Archiwum kolejnych akt ksiąg wieczystych, po pisemnym wykazaniu potrzeby zapoznania się z nimi. e) Osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną: - aktualny odpis KRS-u (wydany najpóźniej na 6 - miesięcy przed datą wglądu w akta księgi wieczystej) oraz dokument tożsamości zgłaszającej się osoby; 6
- pracownik w/w podmiotów dokument tożsamości, pełnomocnictwo oraz odpis KRS u; f) Skarb Państwa i Jednostki Samorządu Terytorialnego: - pełnomocnictwo; - dokument wykazujący umocowanie do działania w imieniu Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego (np. akt mianowania); - dokument tożsamości zgłaszającej się osoby; g) Biegli sądowi: - dokument tożsamości; - postanowienie o dopuszczeniu dowodu z opinii biegłego; h) Komornicy sądowi: - wgląd tylko do akt ksiąg wieczystych obejmujących nieruchomości, co do których wszczęto postępowanie egzekucyjne lub zamierza się wszcząć postępowanie egzekucyjne - na podstawie kopii wniosku wierzyciela i kopii tytułu wykonawczego; - pracownik kancelarii komorniczej dokument tożsamości oraz pisemne upoważnienie podpisane przez komornika sądowego; - w wypadkach innych niż w/w zgoda Przewodniczącego Wydziału; i) Członkowie Wspólnot Mieszkaniowych: - wgląd jedynie do akt ksiąg wieczystych prowadzonych dla nieruchomości wspólnej po wykazaniu, że w dziale II księgi wieczystej ujawnieni są w udziale w nieruchomości wspólnej lub w dziale I-O ujawnione jest wyodrębnienie lokalu, którego są właścicielami; - wgląd do akt księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość mogą otrzymać jedynie właściciele tych lokali; - zarząd Wspólnoty Mieszkaniowej na podstawie dokumentów wykazujących umocowanie do działania w imieniu Wspólnoty Mieszkaniowej (np. kopii uchwały); j) Osoby inne niż wskazane wyżej: - zgoda Przewodniczącego Wydziału. 6. Akta udostępniane są wyłącznie po: a) złożeniu wniosku o wgląd do akt księgi wieczystej - odrębnie dla każdej księgi. 7
b) okazaniu dowodu osobistego, legitymacji służbowej lub innego dokumentu umożliwiającego potwierdzenie tożsamości oraz ewentualnie innych dokumentów wykazujących interes prawny; c) złożeniu czytelnego podpisu w Rejestrze akt udostępnianych w Archiwum VI Wydziału Ksiąg Wieczystych (Załącznik nr 1 do Zarządzenia); d) pisemnego potwierdzenia faktu zapoznania się z Regulaminem Obsługi Interesanta Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych. 7. Interesanci mają prawo do zamówienia więcej niż jednych akt. Każdorazowo interesant może mieć udostępnionych przez osobę obsługującą Archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych do pięciu akt ksiąg wieczystych. W celu przejrzenia kolejnych akt interesant zwraca akta dotychczas przeglądane i pobiera kolejne akta od osoby obsługującej Archiwum. 8. Osoby przeglądające akta mają prawo do wykonania fotokopii bez użycia lampy błyskowej. 9. Księgi wieczyste prowadzone w systemie elektronicznym może przeglądać każda osoba zainteresowana po podaniu numeru księgi wieczystej. 10. Osoby korzystające z Archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych zobowiązane są do: a) pozostawienia w szatni wierzchniego okrycia, toreb i innych przedmiotów o dużych gabarytach; b) poszanowania udostępnionych akt sądowych oraz zgłoszenia osobie obsługującej Archiwum zauważonych uszkodzeń akt; c) zachowania ciszy. 11. W Archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych obowiązuje bezwzględny zakaz palenia tytoniu, prowadzenia rozmów telefonicznych oraz spożywania posiłków i napojów. 12. Zabronione jest wynoszenie poza Archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych przeglądanych akt i dokumentów. 13. Czytelnik nie stosujący się do przepisów niniejszego Regulaminu może być pozbawiony prawa do korzystania z Archiwum Wydziału Ksiąg Wieczystych. Decyzję w tej sprawie podejmuje Kierownik Sekretariatu VI Wydziału Ksiąg Wieczystych. 8