REGULAMIN FUNKCJONOWANIA BIURA OBSŁUGI INTERESANTA SĄDU REJONOWEGO W WIELICZCE

Transkrypt

1 REGULAMIN FUNKCJONOWANIA BIURA OBSŁUGI INTERESANTA SĄDU REJONOWEGO W WIELICZCE 1 Biuro Obsługi Interesanta, którego integralną cześć stanowi Czytelnia akt oraz Dziennik Podawczy (zwane dalej BOI) mieści się na parterze w holu budynku Sądu Rejonowego w Wieliczce przy ul. Janińskiej 25 pokoje nr 7 i BOI (pokój nr 7) udziela informacji w godzinach: poniedziałek: wtorek piątek: Czytelnia akt (pokój nr 8) czynna jest w godzinach: poniedziałek piątek: Interesanci mogą kontaktować się z BOI osobiście, telefonicznie oraz przy pomocy poczty elektronicznej. W ten sam sposób można zamawiać akta do przeglądania. BOI Sądu Rejonowego w Wieliczce tel.: faks: informacja@wieliczka.sr.gov.pl 4 1. W BOI informacje udzielane są ustnie. Interesanci przyjmowani są według kolejności zgłoszeń. 2. Pracownicy na żądanie interesanta sporządzają protokół z przyjęcia ustnej skargi zgodnie z 3 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 maja 2012 r. w sprawie skarg i wniosków dotyczących działalności sądów powszechnych (Dz.U ). 3. Pracownicy BOI w toku wykonywania swoich obowiązków służbowych obowiązani są umożliwić interesantom realizację ich uprawnień i egzekwować powinności w sposób zgodny z prawem, wykazując należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu. 5 Do zadań BOI należy w szczególności: - informowanie o sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach, które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu, kosztach sądowych, sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia, o terminach i miejscach rozpraw; - udostępnianie list kancelarii adwokackich, radcowskich, notarialnych, komorniczych i niektórych instytucji pozasądowych, w tym także list biegłych sądowych i lekarzy sądowych; - udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism sądowych;

2 - informowanie o wydziałach w sądzie, ich właściwości i lokalizacji, podawanie numerów telefonów i godzin urzędowania oraz adresów innych sądów, kierowanie do właściwych sal rozpraw Informacji o sprawie rozpoznawanej przed Sądem Rejonowym w Wieliczce pracownicy BOI udzielają na zasadach określonych w 31 Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. Nr 38, poz. 249), po wcześniejszym sprawdzeniu tożsamości strony/wnioskodawcy/uczestnika postępowania na podstawie ważnego dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem, a w przypadku pełnomocników także należytego umocowania. 2. Na tej samej zasadzie odbywa się dostęp do akt w Czytelni akt oraz wydawanie zamówionych dokumentów. 3. Zasadom powyższym podlega także kontakt telefoniczny i mailowy z BOI z tą różnicą, że zamiast okazania dowodu osobistego pracownicy BOI mają obowiązek upewnić się w sposób niebudzący wątpliwości o tożsamości interesanta. BOI nie udziela porad prawnych. 7 CZYTELNIA AKT 8 1. Czytelnia akt Sądu Rejonowego w Wieliczce udostępnia akta Wydziału I Cywilnego i Wydziału II Karnego. Dostęp do akt mają strony/wnioskodawcy/uczestnicy postępowania oraz umocowani pełnomocnicy zgodnie z normą art. 9 KPC oraz art KPK, z zachowaniem wymogów 10 i 11 Regulaminu BOI. 2. Akta spraw co do zasady udostępnianie są wyłącznie w Czytelni akt. Kierownik sekretariatu wydziału w szczególnie uzasadnionych wypadkach może wyrazić zgodę na udostępnienie akt sprawy w pomieszczeniach wydziału Interesanci przyjmowani są według kolejności zgłoszeń. W Czytelni akt obowiązuje cisza, zakazane jest rozmawianie przez telefon komórkowy oraz spożywanie jakichkolwiek napojów lub pokarmów. 2. Dozwolone jest sporządzanie notatek na materiałach własnych lub przy pomocy przenośnych komputerów osobistych wyposażonych w wewnętrzne źródła zasilania, po wcześniejszym zgłoszeniu tego faktu pracownikowi Czytelni akt. Dozwolone jest sporządzanie fotokopii z akt. 3. Pracownicy nie odpowiadają za rzeczy pozostawione w Czytelni akt Przeglądanie akt możliwe jest tylko po ich wcześniejszym zamówieniu w BOI osobistym lub telefonicznym, bądź też za pośrednictwem poczty albo faksu. 2. Przy zamówieniu interesant zobowiązany jest pozostawić numer kontaktowy.

3 3. Dokonując zamówienia akt należy wskazać następujące dane: imię i nazwisko, sygnaturę akt, a w przypadku sprawy wielotomowej, jeśli dysponuje taką wiedzą, także numer tomu, serię i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, określenie, w jakim charakterze dana osoba występuje w sprawie, ewentualnie jaki ma interes prawny do przeglądania akt sprawy. 11 Przed skorzystaniem z Czytelni akt osoby korzystające mają obowiązek: 1. Okazać osobie obsługującej Czytelnię akt dowód tożsamości, 2. Złożyć czytelny podpis na liście zawierającej imię i nazwisko osoby, sygnaturę akt, serię i numer dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, której wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. Podpis ten jest jednocześnie zobowiązaniem do przestrzegania regulaminu BOI Akta dostępne są do przeglądania najwcześniej na kolejny dzień roboczy następujący po dniu, w którym dokonywane jest zamówienie, a w razie wyczerpania limitu miejsc na ten dzień, na kolejny dzień roboczy. 2. Zamawianie akt następuje na określoną godzinę. Strona, która zgłosi się celem przeglądnięcia akt po wyznaczonej godzinie, może nie zostać obsłużona w razie braku wolnych miejsc. 3. Osoba zainteresowana przeglądaniem akt powinna telefonicznie potwierdzić, czy zamówione akta zostały przygotowane. 4. Osoby zainteresowane przeglądaniem akt mają prawo do zamówienia więcej niż jednych akt, jeśli istnieje taka potrzeba. Mogą jednak zapoznawać się jednorazowo tylko z jednymi aktami z jednego Wydziału. W celu przejrzenia kolejnych akt interesant obowiązany jest zwrócić akta dotychczas przeglądane, wówczas mogą zostać wydane mu kolejne akta. 13 Dopuszcza się możliwość przyjęcia osoby bez wcześniej uzgodnionego terminu tylko w przypadku spraw niecierpiących zwłoki i gdy Czytelnia akt dysponuje wolnymi miejscami do przeglądania akt oraz możliwością niezwłocznego wyszukania akt. 14 W przypadku niemożności realizacji zamówienia na akta z przyczyn niezależnych od Sądu, udostępnienie akt nastąpi w pierwszym możliwym terminie ustalonym w toku indywidualnych uzgodnień z pracownikiem BOI. 15 Zabrania się: niszczenia akt; wynoszenia akt poza Czytelnię akt; dokonywania jakichkolwiek innych czynności (np. czynienia adnotacji, podkreśleń, zakreśleń, notatek) w stosunku do akt poza ich przeglądaniem.

4 16 Akta przekazywane są do Czytelni akt po stwierdzeniu czy osoba zamawiająca ma prawo wglądu do akt Akta wydane do Czytelni akt muszą być złączone w sposób trwały i ponumerowane, a znajdujące się w nich dowody rzeczowe należycie zabezpieczone. 2. Pracownik BOI obowiązany jest sprawdzić czy stan akt spełnia wymogi Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie organizacji zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.Urz.MS nr 5, poz. 22 z 2003 r. ze zm.). 3. Akta zwracane są najpóźniej dnia następnego po terminie ustalonego przeglądania, a na żądanie Sekretariatu Wydziału bezzwłocznie. WYKONYWANIE FOTOKOPII I KSEROKOPII ORAZ ODPISÓW Wykonywanie fotokopii i udzielanie kserokopii z akt sprawy następuje wg zasad określonych w 10 oraz niniejszego Regulaminu. 2. W razie znacznej ilości zamówionych kserokopii (powyżej 10 stron) pracownik Czytelni akt przyjmujący zamówienie może wyznaczyć termin odbioru kserokopii dłuższy niż następnego dnia roboczego, jednak nie dłuższy niż 7 dni. W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się wskazanie dłuższego oznaczony terminu. 3. Wykonywanie fotokopii i udzielanie kserokopii z akt sprawy następuje na podstawie pisemnego wniosku wypełnionego przez osobę ubiegającą się o wykonanie tych czynności. Wzór wniosku stanowią załączniki nr 2 i 3 do niniejszego Regulaminu. 19 Wydawanie uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy w tym orzeczeń następuje wg zasad określonych w 10 oraz niniejszego Regulaminu, z tym że termin ich wydania nie powinien przekroczyć 7 dni roboczych. 20 Dokumenty nieodebrane zwracane są po trzech dniach od daty ich przygotowania właściwym Wydziałom celem realizacji wysyłki pocztą na adres wskazany przez wnioskodawcę w piśmie. 21 Przekazywanie i zwracanie akt do przeglądania pomiędzy wydziałami a BOI prowadzone jest w systemie elektronicznym. MONITORING CZYTELNI AKT 22 W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony akt sądowych w Czytelni funkcjonuje system monitoringu umożliwiający sprawowanie nadzoru nad

5 czynnościami wykonywanymi na aktach sądowych przez osoby, którym je udostępniono. 23 Zapis obrazu z monitoringu może służyć jako źródło materiału dowodowego wobec osób, które podczas przeglądania akt dopuściły się czynności niedozwolonych Dostępność zapisu monitoringu utrzymywana jest przez okres 2 tygodni. 2. Zapis z monitoringu nie podlega archiwizacji. Po upływie 2 tygodni zapis ten jest automatycznie kasowany. 25 W przypadku konieczności utrwalenia zapisu z monitoringu jako materiału dowodowego lub w innym uzasadnionym celu, wykonuje się kopie odpowiednich fragmentów zapisu na zewnętrznych nośnikach danych niezwłocznie po zaistnieniu zdarzenia uzasadniającego takie czynności. DZIENNIK PODAWCZY 26 W skład BOI wchodzi Dziennik Podawczy, do którego zadań należy: 1. Przyjmowanie korespondencji wpływającej do Sądu i znakowanie jej pieczęcią wpływu. 2. Rozdzielanie przyjętej korespondencji pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne, stosownie do wewnętrznych ustaleń w tym zakresie określonych przez Prezesa Sądu w instrukcji kancelaryjnej. 3. Przyjmowanie pism do wysłania i ich ekspedycja. 4. Ustalenia z pocztą w zakresie ekspedycji przesyłek. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 27 Osoby przeglądające akta mają obowiązek stosowania się do niniejszego Regulaminu oraz zaleceń i uwag osoby obsługującej Czytelnię akt. 28 Skargi na działalność pracowników BOI przyjmowane są w trybie rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 maja 2012 roku w sprawie skarg i wniosków dotyczących działalności sądów powszechnych (Dz.U ) za pośrednictwem Kierownika Oddziału Administracyjnego.

6 Załącznik nr 1 do Regulaminu funkcjonowania Biura Obsługi Interesanta Sądu Rejonowego w Wieliczce Lp. Data Sygn. akt Imię i nazwisko osoby przeglądającej akta Seria i nr dokumentu Podpis osoby przeglądającej akta Godziny przeglądania akt Rozpoczęto Zakończono Podpis pracownika Strona..

7 Załącznik nr 2 do Regulaminu funkcjonowania Biura Obsługi Interesanta Sądu Rejonowego w Wieliczce Wnioskodawca: Wieliczka, dnia.. Adres: Sygn. akt Sąd Rejonowy w Wieliczce WNIOSEK O WYKONANIE KSEROKOPII Z AKT SPRAWY Wnoszę o wykonanie kserokopii kart nr: czytelny podpis Odmowa/wyrażam * zgodę Przewodniczący Wydziału... Adnotacja pracownika kserokopię wydano kserokopii nie wydano Data.. Podpis.. Pouczenie: - za wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy pobiera się opłatę w wysokości 1 zł za jedną stronicę kserokopii - za wydanie uwierzytelnionego odpisu z akt sprawy pobiera się opłatę w wysokości 6 zł za każdą stronicę

8 Załącznik nr 3 do Regulaminu funkcjonowania Biura Obsługi Interesanta Sądu Rejonowego w Wieliczce Wnioskodawca: Wieliczka, dnia.. Adres: Sygn. akt Sąd Rejonowy w Wieliczce WNIOSEK O WYKONANIE FOTOKOPII AKT SPRAWY Proszę o wyrażenie zgody na wykonanie fotokopii kart nr: czytelny podpis Odmowa/wyrażam * zgodę Przewodniczący Wydziału... Adnotacja pracownika fotokopię wykonano fotokopii nie wykonano Data.. Podpis..