Strona1 Zarządzenie nr 166 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 23 października 2018 r. w sprawie realizacji Projektu pt.: Cross-border litigation in Central-Europe: EU private international law before national courts (CEPIL), realizowanego w ramach Programu Komisji Europejskiej Sprawiedliwość. Na podstawie art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1668), w związku z umową w sprawie przyznania grantu nr 800789 zawartą pomiędzy Komisją Europejską, a Uniwersytetem Szeged, Węgry Koordynatorem Projektu, do której przystąpił Uniwersytet Śląski w Katowicach jako Beneficjent Projektu, a także zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, z późn. zm. oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 98 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm. i zarządzenia nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach Projektu Cross-border litigation in Central-Europe: EU private international law before national courts (CEPIL), zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest przez następujące instytucje będące beneficjentami Projektu: 1) Uniwersytet Szeged, Węgry 2) Uniwersytet Masaryka Brno, Czechy 3) Riga Graduate School of Law, Łotwa 4) Uniwersytet Śląski w Katowicach, Polska 5) Uniwersytet w Cluj-Napoca, Rumunia 6) Uniwersytet w Zagrzebiu, Chorwacja 7) Uniwersytet Mateja Bela w Bańskiej Bystrzycy, Słowacja 3. Nadrzędnym dokumentem jest Umowa w sprawie przyznania grantu (Grant Agreement) nr 800789 zawarta pomiędzy Komisją Europejską, a Uniwersytetem Szeged, Węgry Koordynatorem Projektu, do której przystąpił Uniwersytet Śląski w Katowicach jako Beneficjent Projektu.
Strona2 4. Dokumentem regulującym szczegółowo współpracę pomiędzy Beneficjentami Projektu jest Umowa Konsorcjum (Consortium Agreement). 5. Zgodnie z Umową w sprawie przyznania grantu Projekt realizowany jest przez 24 miesiące od 1 września 2018 r. do 31 sierpnia 2020 r. II. Realizacja Projektu 2 Projekt realizowany jest zgodnie z: 1) umową w sprawie przyznania wraz z załącznikami; 2) umową Konsorcjum; 3) przepisami zarządzenia nr 98 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 3 lipca 2017 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 4) zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm.; 5) zarządzeniem nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach z późn. zm.; 6) zarządzeniem nr 24 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 26 lutego 2018 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, z późn. zm.; 7) przepisami niniejszego zarządzenia. III. Zarządzanie Projektem 3 1. Szczegółowe zasady zarządzania Projektem, w tym wewnętrzną organizację konsorcjum, podział wkładu finansowego wspólnoty, zasady dotyczące praw własności intelektualnej i poufności oraz procedury rozstrzygania sporów określa Umowa Konsorcjum. 2. Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu w Uniwersytecie jest Wydział Prawa i Administracji. Władze wymienionej jednostki są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. 3. Prawidłową realizację projektu zapewniają: 1) Zespół Nadzorujący,
Strona3 2) Zespół Wykonawczy Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Badań Naukowych; 3) Kwestor; 4) Kanclerz; 5) Dziekan Wydziału Prawa i Administracji 4 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) zapewnienie warunków i zasobów wymaganych do sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu w podległych im jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu; 2) współpraca z Kierownikiem Projektu w zakresie realizacji Projektu, w szczególności uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Kierownik Projektu; 2) Pracownicy merytoryczni realizujący Projekt; 6 1) Do zadań Kierownika Projektu należy w szczególności: a) wykonywanie przewidzianych do realizacji prac zgodnie z Umową w sprawie przyznania grantu; b) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi programu Sprawiedliwość, Umową w sprawie przyznania grantu oraz Umową Konsorcjum; c) organizowanie i nadzorowanie prawidłowości i terminowości realizacji zadań Projektu; d) kontrola budżetu Projektu, finansowe rozliczenie Projektu przy wsparciu kompetentnych jednostek organizacyjnych Uniwersytetu; e) dbałość o terminowe składanie sprawozdań z realizacji Projektu, w tym części opisowej; f) dobór kompetentnej kadry merytorycznej realizującej Projekt, nadzór, monitorowanie i organizacja pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w Projekcie, zapewnienie bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją Projektu; g) wnioskowanie o zatrudnienie i wynagradzanie osób uczestniczących w realizacji zadań Projektu, a także zatwierdzanie kart czasu pracy osób zatrudnionych w Projekcie, h) przygotowywanie umów cywilnoprawnych, rachunków i protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych, a także odbiór prac;
Strona4 i) parafowanie dokumentów finansowych i merytorycznych związanych z wnioskowaniem, raportowaniem, aneksowaniem umów i porozumień oraz innych dokumentów dotyczących bezpośrednio realizacji Projektu; j) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu; k) monitorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu; l) dbałość o terminowe uzupełnianie informacji w systemie projektowym Komisji Europejskiej; m) gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji merytorycznej Projektu; n) nadzorowanie przestrzegania zasad archiwizacji dokumentacji Projektu; o) współpraca z kierownikiem jednostki Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt; p) szacowanie ryzyka i zagrożeń dla realizacji Projektu, niezwłoczne informowanie na piśmie (w tym e-mail) kierownika jednostki organizacyjnej, do której należy Kierownik Projektu, Działu Projektów i Prorektora ds. Badań Naukowych o problemach w realizacji Projektu. 7 1) Do zadań pracowników merytorycznych należy w szczególności: a) wypracowanie założonych rezultatów Projektu; b) uczestnictwo w spotkaniach krajowych oraz międzynarodowych związanych z realizacją Projektu; c) sprawozdawanie czasu pracy, zgodnie z zasadami Programu Sprawiedliwość. 8 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. IV. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 9 1. Forma zatrudnienia osób w Projekcie i wykonywane zadania muszą być zgodne z Umową w sprawie przyznania grantu i zasadami programu. 2. Zatrudnienie pracowników następuje zgodnie z: 1) przepisami ustawy z dnia 20 lipca 2018 roku Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1668); 2) przepisami ustawy z dnia 3 lipca 2018 roku Przepisy wprowadzające ustawę Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2018 r., poz. 1669); 3) ustawą z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. 2018 r., poz. 917, z późn. zm.), 4) zasadami i trybem określonym w Statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach;
Strona5 5) ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz. 1025, z późn. zm.); 6) ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2017 r., poz. 1579, z późn. zm.), 7) zarządzeniem nr 174 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 listopada 2017 r. w sprawie ustalenia Regulaminu wynagradzania pracowników w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, z późn. zm. 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych w umowie w sprawie przyznania grantu, zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Sprawiedliwość. 4. Zatrudnienie pracownika następuje na wniosek Kierownika Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej. 5. Wprowadza się następującą formę zatrudniania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu poprzez zawarcie umowy o pracę lub aneksu do umowy o pracę /do aktu mianowania; 2) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym; 3) nawiązanie stosunku pracy z osobami zatrudnionymi wyłącznie w celu wykonywania zadań związanych z realizacją Projektu, a niebędącymi lub będącymi pracownikami Uniwersytetu. V. Koszty pośrednie w Projekcie 10 Koszty pośrednie naliczone w ramach Projektu, ryczałt 7% naliczany od kosztów bezpośrednich, dzielone są zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm., w sposób następujący: 1) 50% narzutu stanowi narzut kosztów ogólnych; 2) 50% narzutu stanowi narzut kosztów wydziałowych. VI. Zasady realizacji dostaw i usług 11 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie.
Strona6 2. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania oraz opis zgodnie z umową grantową oraz musi być podpisany przez Kierownika Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Budżetowania i Kontrolingu. VII. Zasady realizacji wyjazdów zagranicznych 12 Wyjazdy zagraniczne, realizowane w ramach Projektu, rozliczane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie. VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 13 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane będą zgodnie z Umową w sprawie przyznania grantu, z zastosowaniem obowiązującego w tym zakresie przepisów prawa krajowego i zasad tam ustalonych, przez okres pięciu lat, od dnia otrzymania płatności końcowej w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r. z późn. zm. IX. Przetwarzanie danych osobowych 14 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami Umowy w sprawie przyznania grantu oraz Umowy Konsorcjum. 2. Kierownik Projektu odpowiada i nadzoruje ochronę danych osobowych w zakresie realizacji Projektu zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), a także ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 r. (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000) oraz obowiązującymi na Uniwersytecie Śląskim w Katowicach aktami wewnętrznymi regulującymi ochronę danych osobowych.
Strona7 X. Postanowienia końcowe 15 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. 16 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą od dnia 1 września 2018 r. R E K T O R Prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk