O DPOWIEDŹ NA ZAPYTANIA

15WOG.SZP.2712.126.2019 Szczecin, dnia 14 sierpnia 2019 r. O DPOWIEDŹ NA ZAPYTANIA Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na usługi sprzątania pomieszczeń wewnętrznych budynków, zewnętrznych powierzchni utwardzonych oraz utrzymania terenów zielonych w obiektach administrowanych przez 15 Wojskowy Oddział Gospodarczy w Szczecinie. Nr referencyjny sprawy 32-ZP-07-19-126 Odpowiadając na pismo Wykonawców w związku z w/w/ przetargiem nieograniczonym Zamawiający uprzejmie informuje: ZAPYTANIE

ODPOWIEDŹ Ad. 1. Przedmiotowe zamówienie w zasadzie jest realizowane w jednym roku kalendarzowym (za wyjątkiem grudnia 2019r.), a jego okres nie przekracza 12 miesięcy. W związku z tym, na gruncie ustawy Pzp, Zamawiający nie jest zobowiązany do wprowadzenia do umowy klauzul waloryzacyjnych i nie przewiduje zmiany zapisów w projekcie umowy w tym względzie. Wykonawca kalkulując swoją ofertę musi uwzględnić wszystkie koszty jakie są niezbędne do wykonania przedmiotu zamówienia, w tym przede wszystkim koszty wynagrodzenia dla personelu skierowanego do wykonania zamówienia. Ryzyko wzrostu wynagrodzenia dla pracowników, bez względu na to czy jest wynikiem zmiany wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę i minimalnej stawki godzinowej, czy też wynikające uwarunkowań rynkowych leży po stronie wykonawcy. Ad.2. Zamawiający nie dopuszcza wystawiania faktur przez inny podmiot niż ubiegający się o udzielenia zamówienie. W przypadku wspólnego

realizowania zamówienia przez kilku wykonawców (tzw. Konsorcjum firm), faktury będą wystawiane przez Lidera w imieniu wszystkich wykonawców wspólnie realizujących zamówienie. Rozliczenia wewnątrz Konsorcjum jaki i zakres wykonania zamówienia pozostaje wewnętrzną sprawą wykonawców. Ad.3. W opinii Zamawiającego, ze względu na charakter obiektów objętych usługą i konsekwencje wynikające z nienależytego świadczenia usługi, przewidywane w projekcie umowy kary umowne nie są wygórowane. Ich wysokość jest adekwatna do wartości zamówienia i ewentualnego przewinienia. Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę postanowień umowy w zakresie wysokości kar umownych. ZAPYTANIE

ODPOWIEDŹ Ad.1. Zamawiający po udzieleniu zamówienia, nie dopuszcza wystawiania faktur przez inny podmiot niż ubiegający się o udzielenie zamówienia i którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem wypadków dopuszczonych przepisami obowiązującego prawa (np. sukcesja). Ad.2 Odpowiedzi na powyższy wniosek Zamawiający już udzielił na swojej stronie internetowej. Ad.3. Zamawiający dopuszcza możliwość zatrudnienia pracowników na umowę-zlecenie w miejsce pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę tylko i wyłącznie na zastępstwo wynikające ze zdarzeń losowych takich jak zwolnienia lekarskie, z zastrzeżeniem realizacji zapisów 6 ust.3 projektu umowy. W przypadku urlopów, wykonawca powinien skalkulować i przewidzieć odpowiednią ilość osób, tak aby w

wyniku zaplanowanych urlopów możliwe było należyte wykonanie zamówienia. Ad.4. Zamawiający potwierdza, że w przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, warunki udziału w postępowaniu mogą być spełnione łącznie. Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienia zobowiązany jest wykazać brak podstaw do wykluczenia. Ad.5. Odpowiedzi na powyższy wniosek Zamawiający już udzielił na swojej stronie internetowej. Ad.6 Przewidywana ilość odkurzaczy piorących wynika z potrzeby zabezpieczenia świadczonej usługi w budynkach rozmieszczonych w oddalonych kompleksach położonych np. w różnych częściach miasta. Zamawiający nie przychyla się do wniosku wykonawcy i nie zmienia warunku. Ad.7 Budynki kuchni stołówek oznaczone są przez Zamawiającego w Zestawieniu powierzchni do utrzymania porządku załączniku do SIWZ literą B. W kompleksie wojskowym w Bielkowie jest to budynek nr 24. Ad.8 Pojemniki do piasku zabezpiecza Wykonawca. Ad. 9 i 10 Wykaz okien o utrudnionym dostępie wraz z określonym metrażem, do czyszczenia których wymagane jest użycie specjalistycznego sprzętu, Zamawiający zawarł w Zestawieniu powierzchni do utrzymania porządków załączniku do SIWZ Ad.11 Aktualnie w poszczególnych SOI znajduje się następująca ilość niszczarek Lp. SOI niszczarki Uwagi 1 Podjuchy 211

2 Stargard 230 3 Choszczno 40 4 Mosty 36 Ad.12 Wykonawca zobowiązany jest do wywozu nieczystości w terminach określonych w specyfikacji technicznej wykonania i odbioru powstałych w wyniku realizacji czynności na powierzchniach zielonych i utwardzonych tj. odpadów zielonych: liści, trawy, opadłych gałęzi, suszu, itp. Zamawiający nie dopuszcza ich składowania na zleconych terenach. Ad.13 Zamawiający potwierdza iż, w pomieszczeniach typ A D i F koszty usługi 3 krotnego mycia okien, prania dywanów, konserwacji podłóg należy wliczyć do ceny za m2 bieżącego sprzątania. Ad.14 Odpowiedzi na powyższe pytanie Zamawiający już udzielił na swojej stronie internetowej. Ad.15 Aktualnym wykonawcom usług sprzątania, we wszystkich częściach zamówienia, Zmawiający umożliwia korzystanie z pomieszczeń do przechowywania materiałów i środków do utrzymania czystości, pomieszczenia socjalne dla sprzątającego personelu oraz place niezadaszone dla sprzętu ciężkiego. Ad.16 Określone w specyfikacji technicznej wykonania i odbioru czynności cykliczne (koszenia traw, mineralizacji itd.) są wielkościami niezbędnymi do utrzymania w należytym stanie danych powierzchni, określonymi na podstawie doświadczenia z lat ubiegłych. Decyzje o ich wykonaniu w miesiącu (określenie terminu wykonania) podejmuje właściwy Kierownik SOI. Utrzymanie danej powierzchni w należytym stanie może wymagać np. dwukrotnego ich wykonania w danym miesiącu a w następnym ich brak. Aktualnym Wykonawcom w częściach I, II, III, IV, Zamawiający zlecił do 30.06.2019r. 3-krotnie koszenie terenów zielonych.

Ad.17 W poszczególnych częściach znajduje się następująca ilość odświeżaczy elektrycznych: część I 0, część II - 12szt, część III 25szt, część IV 20szt, Ad.18 Czynności sprzątania określone zakresem A dotyczą przede wszystkim pomieszczeń budynków biurowo sztabowych. Ad.19 Termin realizacji zamówienia Zamawiający określił w pkt. 4 SIWZ. Wykonawca, z którym zostanie zawarta umowa powinien od wskazanego dnia rozpoczęcia świadczenia usług realizować czynności zgodnie z przedmiotem zamówienia. Ad.20 Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę. Ad.21 W Specyfikacji technicznej wykonania i odbioru Zamawiający określił czas w jakim przyszły Wykonawca winien wykonywać czynności sprzątania w danym dniu. Zapis 2 ust.4. projektu umowy dopuszcza zmianę tego terminu, bez zmniejszania czy też zwiększania liczby godzin. Ad.22. Zakres czynności do wykonanie przez Wykonawcę na terenach zielonych został określony w Specyfikacji technicznej wykonania i odbioru. Uzupełnianie roślinności nie jest objęte przedmiotem zamówienia. Ad.23. Zgodnie z pkt. 5.5. SIWZ Zamawiający zastrzega do osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części przedmiotu umowy tj. w części I, II, III i IV- sprzątanie powierzchni wewnętrznych budynków. Ad.24. Zamawiający dopuszcza wykonywanie prac na wysokości związanych z czyszczeniem rynien przez podwykonawcę, z zastrzeżeniem 7 ust.4 projektu umowy. Ad.25. Koszty utylizacji bioodpadów ponosi Wykonawca.

Ad.26. Zamawiający nie wyraża zgody na wydłużenie terminu. Wg Zamawiającego okres powiadomienia określony w 4 pkt. 15 jest wystarczającym do przygotowania się przez Wykonawcę do realizacji zlecenia. Należy przy tym podkreślić, że jest to minimalny czas jaki musi być zachowany pomiędzy powiadomieniem, a przystąpieniem do wykonania czynności przez Wykonawcę. Ad.27. Zamawiający dopuszcza wykonywanie prac na wysokości związanych z odśnieżaniem dachów wielkopowierzchniowych przez podwykonawcę, z zastrzeżeniem 7 ust.4 projektu umowy. Sposób wezwania do wykonania czynności - powiadomienia został określony w Specyfikacji technicznej wykonania i odbioru. Ad.28. W przypadku wystąpienia intensywnych opadów śniegu kolejność odśnieżania Kierownik SOI będzie uzgadniał na bieżąco w Koordynatorem. Priorytetem są ciągi komunikacyjne. Koszty piasku ponosi Wykonawca. Ad.29. Prace związane z odśnieżaniem Wykonawca winien rozpocząć zgodnie z czasem zadeklarowanym. Na Wykonawcy ciąży obowiązek monitorowania sytuacji pogodowej i podjęci odpowiednich działań zgodnie z przedmiotem zamówienia. W przepadku opadów nocnych muszą się one zakończyć przed rozpoczęciem pracy przez personel obsługiwanej jednostki, instytucji tj. przed godz. 7.00. Ad.30. Wszelkie nieprawidłowości dotyczące wykonywanych usług Kierownik SOI (Zamawiającego) będzie przekazywał Wykonawcy na bieżąco formie pisemnej a w nagłych przypadkach ustnie lub telefonicznie pracownikowi Wykonawcy (Koordynatorowi) a następnie potwierdzi pisemnie. Ad.31. Zamawiający określił w jakich przypadkach może dojść do zmiany powierzchni przeznaczonej do utrzymania porządku. Są to sytuacje,

których na tym etapie Zamawiający nie jest w stanie przewidzieć, a tym samym określić ilości powierzchni lub czasookresu na jaki zostaną one wyłączone. Z dotychczasowych doświadczeń, ilość wyłączanej czasowo powierzchni w częściach zamówienia wynosiła od 0 do 20 % danej powierzchni. Ad.32 Termin określony w 5 pkt.5 dotyczy tylko planowanych zmian pracowników przez Wykonawcę. Nie dotyczy nieprzewidzianych nieobecności (zastępstw). Ad.33. Zamawiający zajął swoje stanowisko we wcześniejszych.odpowiedzi na pytanie Ad. 34, 35 i 40. Zamawiający zajął swoje stanowisko w odpowiedzi na pytania nr Zapisy 14 Zamawiający pozostawia bez zmian. Ad.36. Odnośnie wysokości kar Zamawiający wypowiedział się we wcześniejszych odpowiedziach na pytania. Wykonawca winien rozpocząć odśnieżanie dachów wielkopowierzchniowych zgodnie z zapisem zawartym w Specyfikacji technicznej wykonania i odbioru. Szybkość reakcji na wezwanie wynika z zachowania warunków bezpieczeństwa tych budynków. Ad.37. Zamawiający wyjaśnia, że wyższa kara dotyczy tylko wykonawców, którzy zadeklarowali (w pozacenowych kryteriach oceny ofert) podjęcie czynności odśnieżania ciągów komunikacyjnych w terminie krótszym niż wymagał tego Zamawiający i będzie stosowana tylko za opóźnienie do czasu podstawowego. W stosunku do wszystkich Wykonawców opóźnienie ponad czas podstawowy będzie podstawą do naliczenia niższej kary. Ad.38. Na podstawie zapisu 4, pkt. 21, Koordynator jest zobowiązany do stałego, bezpośredniego kontaktu z Kierownikiem SOI a terminy jego obecności są określone w harmonogramie.

Ad.39. W 14,pkt. 2. Zamawiający określił co rozumie przez nienależyte wykonanie usługi. Ad.41. Czynność sprzątania ma charakter powtarzający się i nie ma możliwości wyznaczenia dodatkowe terminu na jego wykonanie. Na bieżąco jednak odbywa się kontrola czynności podejmowanych przez Wykonawcę, a zauważone uchybienia są zgłaszane w celu umożliwienia ich poprawy. Kara umowna jest nakładana w ostateczności, gdy czynności nie zostały wykonane zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia i zawartą umową. Ad.42. Zamawiający zajął stanowisko w tej sprawie w odpowiedzi na pytanie nr 31. Ad.43. Zamawiający, czas powiadomienia Wykonawcy o czasowym wyłączeniu powierzchni ze sprzątania zawarł w 4 pkt. 25 projektu umowy. W przypadku zwiększenia powierzchni do realizacji usługi zwiększone zostanie wynagrodzenie Wykonawcy według zaoferowanych przez Wykonawcę cen jednostkowych. Zmniejszając ilość powierzchni, Zamawiający może także wyrazić zgodę na zmniejszenie ilość personelu, przy czym uzależnione to będzie od ilości wyłączanej powierzchni i jakości czynności wykonywanych przez pozostały personel. Decyzja należy do Zamawiającego, a Wykonawca nie jest w żaden sposób uprawniony do żądania zmniejszenia kadry lub roszczeń z tytułu nie wyrażenia na to zgody. Ad.44. Zamawiający nie przewiduje modyfikacji umowy w zakresie przyznania Wykonawcy prawa do rozwiązania umowy z uwzględnieniem okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Przewidziany przez Zamawiającego okres realizacji usługi wynosi tylko 12 miesięcy. Zamawiający pragnie zlecić wykonanie usługi sprzątania Wykonawcy, który będzie ją realizował w takim właśnie okresie, nie krótszym. Zamawiający jako instytucja publiczna jest zobowiązany w sposób ciągły zabezpieczyć własne obiekty w usługi sprzątania. Dlatego

też, nie przewiduje w umowie zapisu o wypowiedzeniu umowy przez Wykonawcę, za wyjątkiem sytuacji określonej w 17 ust.6 projektu umowy załącznik nr 6 do SIWZ. Ad.45. Zamawiający potwierdza, że odstąpienie od umowy w przypadkach określonych w 17 pkt. 3. będzie traktowane jako z winy wykonawcy. W przypadku odstąpienia zastosowane zostaną zapisy umowy określone w 14, pkt. 6. Ad.46. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w przypadku minimum trzykrotnego nałożenia kary na Wykonawcę w okresie trwania umowy. Przy czym mogą to być kary nałożone na Wykonawcę z tytułu powtarzających się uchybień w realizacji umowy lub trzech różnych. Ad.47. Zasady nakładania na Wykonawcę kar określają zapisy projektu umowy. Kara nie jest nakładana z automatu. Każdy przypadek niewykonania lub nienależytego wykonania świadczeń podlega szczegółowemu wyjaśnieniu przez Zamawiającego. ZAPYTANIE ODPOWIEDŹ Ad.1. Zamawiający wobec wykonawców określił w SIWZ proporcjonalne do przedmiotu zamówienia uzasadnione warunki techniczne. W celu zachowania zasady równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji warunki te muszą być takie same dla wszystkich Wykonawców chcących uczestniczyć w postępowaniu przetargowym. Kierownik sekcji zamówień publicznych Magdalena Grabowska- Krysztofiak