Instytut Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego ul. Racjonalizacji 6/8 02-673 Warszawa Biuro Certyfikacji w Katowicach Al. W. Korfantego 193 A 40 157 Katowice tel.: 32 258 05 72, 32 258 13 73, fax 32 258 35 53 Program Certyfikacji CZZKP Opracował : p.o. Kierownik Biura Certyfikacji w Katowicach Marian Kaczmarek data: 08.06.2015 r. Zatwierdził: Pełnomocnik Dyrektora ds. Jakości i Certyfikacji Michał Koźlik data: 08.06.2015 r. Wydanie 04 Katowice, dnia 8 czerwca 2015 r.
1. ZAKRES STOSOWANIA PROGRAMU IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach prowadzi, w zakresie systemu 2+ oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobów budowlanych, certyfikację zgodności zakładowej kontroli produkcji z postanowieniami norm zharmonizowanych. Certyfikacja ta wymagana jest do wydania deklaracji właściwości użytkowych wyrobu budowlanego i do jego oznakowania znakiem CE. Wydawany jest certyfikat - Certyfikat Zgodności Zakładowej Kontroli Produkcji. Głównymi elementami systemu certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji są: wstępna inspekcja zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji, kontynuacja nadzoru, oceny i ewaluacji zakładowej kontroli produkcji. 2. DOKUMENTY ODNIESIENIA W PROCESIE CERTYFIKACJI Dokumentami odniesienia w procesie certyfikacji prowadzonym wg systemu 2+ oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych wyrobów budowlanych, zgodnie z zakresem akredytacji / notyfikacji, są następujące zharmonizowane specyfikacje techniczne: 13361:2006 13361:2006/A1:2007 13362:2007 13491:2006 13491:2006/A1:2007 13492:2006 13492:2006/A1:2007 13493:2007 14695:2012 13707+A2:2012 13956:2013-06 13967:2012 13969:2006 13969:2006/A1:2007 Biuro Certyfikacji w Katowicach, na życzenie klientów, udziela wyjaśnień wymagań w odniesieniu do wyspecyfikowanych norm lub innych stosowanych dokumentów normatywnych w zakresie niniejszego programu certyfikacji. 3. TRYB POSTĘPOWANIA W PROCESIE CERTYFIKACJI 3.1 Wniosek o certyfikację Klient ubiegający się o certyfikat zgodności zakładowej kontroli produkcji powinien przekazać do IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach wypełniony formularz wniosku WCZ wraz z załącznikami. Załączniki do wniosku: dokumentacja systemu zakładowej kontroli produkcji (do zwrotu po przeprowadzeniu procesu certyfikacji), dokumentacja techniczna umożliwiająca identyfikację wyrobu ( określenie typu, zamierzone zastosowanie i właściwości użytkowe wyrobu ), kopia raportu z badań typu wyrobu, kopia certyfikatu systemu zarządzania jakością Producenta wyrobu (w przypadku jego posiadania), IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 04 z dnia 08.06.2015 r. strona: 2 z 13
aktualny wypis z właściwego rejestru sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej Producenta, a w przypadku działania przez Upoważnionego Przedstawiciela również aktualny wypis z właściwego rejestru sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej tegoż Przedstawiciela pełnomocnictwo do reprezentowania Producenta w przypadku gdy wniosek zostaje złożony przez Upoważnionego Przedstawiciela Producenta. Wniosek o przeprowadzenie procesu certyfikacji przed skierowaniem go do Biura Certyfikacji, podlega weryfikacji pod kątem zagrożenia dla bezstronności jednostki certyfikującej. W przypadku stwierdzenia niedopuszczalnych zagrożeń dla bezstronności jednostki wniosek o przeprowadzenie procesu certyfikacji nie może zostać przyjęty do prowadzenia procesu certyfikacji a Wnioskodawca jest pisemnie informowany o przyczynach odmowy przeprowadzenia procesu. 3.2 Przegląd wniosku i jego rejestracja IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach w terminie do 7 dni od dnia otrzymania wniosku, dokonuje jego przeglądu. Sprawdzane jest czy złożona dokumentacja jest kompletna i wystarczająca do przeprowadzenia procesu certyfikacji. W przypadku gdy wniosek nie spełnia wymogów formalnych Wnioskodawca powiadamiany jest pisemnie o konieczności uzupełnienia wniosku w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania powiadomienia. W przypadku uzupełnienia wniosku w terminie późniejszym, z podaniem przyczyn powstania zwłoki niezawinionej przez Wnioskodawcę, istnieje możliwość rozpatrzenia tego wniosku. W przypadku nie uzupełnienia wniosku w terminie 90 dni od dnia otrzymania powiadomienia powoduje pozostawienie go bez rozpatrzenia. W trakcie przeglądu oceniana jest możliwość świadczenia usługi pod względem dostępności środków do przeprowadzenia wszystkich działań związanych z oceną, kompetencji i możliwości do prowadzenia działalności certyfikacyjnej. W trakcie przeglądu identyfikowane są przypadki czy wniosek dotyczy wyrobu lub dokumentu normatywnego, z którym jednostka nie miała wcześniejszego doświadczenia. W przypadku gdy wniosek dotyczy certyfikacji w zakresie w którym Biuro Certyfikacji nie ma kompetencji lub możliwości wymaganych do podjęcia działalności certyfikacyjnej Wnioskodawca informowany jest pisemnie o odmowie przeprowadzenia certyfikacji. W przypadku pozytywnego wyniku przeglądu stwierdzenia, że Biuro Certyfikacji może przeprowadzić proces certyfikacji wniosek zostaje zarejestrowany z datą jego wpływu / z datą wpływu uzupełnionych dokumentów. 3.3 Umowa o przeprowadzenie procesu certyfikacji i rozpoczęcie procesu Po zarejestrowaniu wniosku, w terminie do 7 dni od jego rejestracji, Biuro Certyfikacji przygotowuje dwa egzemplarze Umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji, które przesyła Wnioskodawcy. Warunkiem rozpoczęcia procesu jest podpisanie Umowy i wniesienie opłaty w wysokości określonej w umowie. Jeżeli Wnioskodawca w terminie do 90 dni nie prześle podpisanej Umowy to Biuro Certyfikacji pozostawi wniosek bez dalszego rozpatrzenia. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 04 z dnia 08.06.2015 r. strona: 3 z 13
3.4 Inspekcja zakładowej kontroli produkcji Wstępna inspekcja zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji odbywa się wyłącznie w zakładzie produkującym wyrób zgłaszany do certyfikacji. IMBiGS Biuro Certyfikacji przeprowadza inspekcję w terminie uzgodnionym z Klientem. Program inspekcji przekazywany jest nie później niż 7 dni przed uzgodnionym terminem. Jeżeli Klient posiada certyfikat wydany przez IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach a przedmiotem wniosku jest nowy wyrób produkowany w zakładzie produkcyjnym wskazanym w certyfikacie, z tej samej grupy wyrobów i dla tych samych wymagań dotyczących ZKP, które zostały ocenione we wcześniejszym procesie certyfikacji, to możliwe jest podjęcie decyzji o nie przeprowadzeniu wstępnej inspekcji zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji. Inspekcja zakładowej kontroli produkcji na etapie ubiegania się o certyfikat i w nadzorze nad wydanym certyfikatem składa się z następujących etapów: Spotkanie Otwierające z Najwyższym Kierownictwem Klienta w celu potwierdzenia zakresu inspekcji, przekazania upoważnienia do przeprowadzenia inspekcji, wyjaśnienia metodyki raportowania wyników inspekcji i spostrzeżeń poczynionych podczas inspekcji, Szczegółowa ocena systemu zakładowej kontroli produkcji, Spotkanie Zamykające, na którym Auditor wiodący zespołu przedstawia wyniki inspekcji. Kryteriami inspekcji systemu zakładowej kontroli produkcji na etapie ubiegania się o przyznanie certyfikatu i w nadzorze nad wydanym certyfikatem są: dla barier geosyntetycznych odpowiednia norma zharmonizowana i Specyfikacja QCs 7.1., dla wyrobów do budowy dróg norma zharmonizowana 14695:2012 i Specyfikacja QCs 7.1., dla membran (elastycznych wyrobów wodochronnych) odpowiednia norma zharmonizowana i Specyfikacja QCs 7.1. Kryteriami inspekcji są również wymagania prawne oraz dokumentacja wnioskodawcy. Spostrzeżenia poczynione podczas inspekcji systemu zakładowej kontroli produkcji są klasyfikowane jako: Niezgodność - niespełnienie wymagania, brak lub nieudane wdrożenie i działanie jednego lub więcej elementów zakładowej kontroli produkcji / odchylenie od ustalonych wymagań dla wyrobu, zamieszczonych w zharmonizowanej specyfikacji technicznej lub deklarowanych przez Klienta. Każda sformułowana niezgodność musi być odniesiona do wymagań zharmonizowanej specyfikacji technicznej lub innego dokumentu stanowiącego kryterium oceny. Obserwacja - zaobserwowana słabość systemu ZKP, procedury, zapisów np.: pojedynczy przypadek niespełnienia wymagań, niespójność w zapisach w dokumentacji zakładowej kontroli produkcji, wdrożone, a nie opisane wymaganie zakładowej kontroli produkcji, są elementy które trzeba doprecyzować. W przypadku stwierdzenia niezgodności Auditor wiodący podczas spotkania zamykającego przedstawia Klientowi do podpisu ( potwierdzenie zapoznania się z niezgodnościami ) Kartę niezgodności i uzgadnia termin wykonania działań korekcyjnych / korygujących (maksymalnie 90 dni od daty wystawienia Karty Niezgodności ) oraz informuje o 14 dniowym terminie przekazania do Biura Certyfikacji propozycji działań korekcyjnych / korygujących. Jeżeli propozycje działań będą niewystarczające, IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 04 z dnia 08.06.2015 r. strona: 4 z 13
to IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach poprosi o weryfikację planu działania lub dostarczenie dodatkowych informacji. Klient zobowiązany jest do przeprowadzenia zaplanowanych działań w ustalonym terminie i pisemnego powiadomienia Biura Certyfikacji o ich wykonaniu. Skuteczność działań korekcyjnych / korygujących oceniana jest w następujący sposób: a) na podstawie analizy dokumentów i zapisów dostarczonych przez Wnioskodawcę lub b) poprzez przeprowadzenie dodatkowej inspekcji sprawdzającego realizację działań korekcyjnych / korygujących. W przypadku zakwalifikowania spostrzeżenia jako obserwacji, skuteczność przeprowadzonych działań korekcyjnych / korygujących / zapobiegawczych zostaje sprawdzona i oceniona podczas kolejnej inspekcji. Raport z inspekcji zakładowej kontroli przekazywany jest Klientowi przez Biuro Certyfikacji w terminie do 21 dni od jej przeprowadzenia. 3.5 Określenie typu wyrobu, badania do oceny właściwości użytkowych wyrobu W systemie 2+ oceny i weryfikacji stałości właściwości użytkowych odpowiedzialność za ustalenie typu wyrobu ponosi producent. Badania będące podstawą do oceny właściwości użytkowych wyrobu w procesie certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji są wykonywane przez Producenta / na jego zlecenie zgodnie z postanowieniami odpowiedniej zharmonizowanej specyfikacji technicznej. Badania powinny być przeprowadzone zgodnie z metodami wskazanymi w zharmonizowanej specyfikacji technicznej. Zakres badań, obejmuje wszystkie właściwości określone w dokumencie będącym podstawą certyfikacji i zamierzonym zastosowaniem wyrobu. Wyniki badań każdej właściwości powinny spełniać wymagania deklarowane lub wymagane wg zharmonizowanej specyfikacji technicznej będącej podstawą certyfikacji, dla zamierzonego zastosowania lub zastosowań. W przypadku jakichkolwiek zmian w projekcie wyrobu, surowcach lub dostawcy składników lub w procesie produkcji, które mogą znacząco zmienić jedną lub więcej właściwości, badania należy wykonać dla odpowiedniej ( -ich ) właściwości. 3.6 Ocena wyników procesu certyfikacji Na podstawie raportu z wstępnej inspekcji zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji dokonywana jest ocena systemu zakładowej kontroli produkcji. W przypadku, gdy przed złożeniem wniosku o certyfikację inna jednostka przeprowadziła ocenę związaną z certyfikacją, wyniki tej oceny będą mogły być wykorzystane w procesie certyfikacji w IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach jedynie w przypadku posiadania przez tę jednostkę statusu jednostki notyfikowanej w odpowiednim zakresie. Każda taka sytuacja oceniana jest indywidualnie. 3.7 Przegląd i decyzja w sprawie certyfikacji Kierownik Biura Certyfikacji na podstawie zgromadzonej dokumentacji podczas procesu certyfikacji, oraz wszelkich innych stosownych informacji dokonuje ich przeglądu i podejmuje decyzję o wydania / odmowy IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 04 z dnia 08.06.2015 r. strona: 5 z 13
wydania certyfikatu zgodności zakładowej kontroli produkcji. Warunkiem wydania certyfikatu jest stwierdzenie, że wyrób i system zakładowej kontroli produkcji spełnia wszystkie wymagania stanowiące kryterium certyfikacji i że wszystkie niezgodności stwierdzone w trakcie oceny zostały usunięte, a działania korygujące zostały skutecznie wykonane. W przypadkach budzących wątpliwości, Kierownik Biura kieruje sprawę do rozpatrzenia i wydania orzeczenia przez Komitet Techniczny, po czym podejmuje decyzję w powyższej sprawie. Decyzja w sprawie certyfikacji przekazywana jest pisemnie Wnioskodawcy. W przypadku decyzji o wydaniu certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje do podpisania Umowę O stosowaniu certyfikatu zgodności zakładowej kontroli produkcji i zasadach nadzoru nad wydanym certyfikatem oraz rozliczenie kosztów certyfikacji. Biuro Certyfikacji przygotowuje formalne dokumenty certyfikacyjne (certyfikat i/lub załącznik do certyfikatu). Z chwilą otrzymania certyfikatu Klientowi przysługuje prawo posługiwania się certyfikatem zgodnie z warunkami podanymi w umowie. Warunkiem wydania certyfikatu jest podpisanie Umowy o nadzór i wniesienie opłaty za przeprowadzony proces certyfikacji. Certyfikat Zgodności Zakładowej Kontroli Produkcji wydawany jest bezterminowo i jest ważny, dopóki nie zmienią się metody badań i/lub wymagania dotyczące zakładowej kontroli produkcji, zawarte w normie zharmonizowanej, zastosowane do oceny właściwości użytkowych zadeklarowanych zasadniczych charakterystyk oraz sam wyrób budowlany i warunki jego wytwarzania nie ulegną istotnej zmianie oraz pod warunkiem, że nie zostanie zawieszony lub wycofany przez jednostkę certyfikującą. W przypadku decyzji o odmowie wydania certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje uzasadnienie podjętej decyzji i rozliczenie kosztów certyfikacji. Wnioskodawca ma prawo do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. W uzasadnieniu decyzji o odmowie wydania certyfikatu podany jest pełny raport zawierający wyniki oceny, identyfikujący każdą niezgodność, którą należy usunąć w celu spełnienia wymagań stawianych przy certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji. Jeżeli Wnioskodawca wykaże, że zostały podjęte skuteczne działania korekcyjne / korygujące w celu spełnienia wszystkich wymagań, to Biuro Certyfikacji może dokonać ponownej oceny. 3.8 Czas trwania procesu Biuro Certyfikacji przeprowadza proces certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji i podejmuje decyzję w sprawie certyfikacji w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty rozpoczęcia procesu, pod warunkiem, że przeprowadzona ocena potwierdza spełnienie wymagań stanowiących kryterium certyfikacji. Jeżeli w trakcie procesu okaże się, konieczne wykonanie dodatkowych działań (działania korekcyjne / korygujące), ze strony Wnioskodawcy w celu usunięcia niezgodności, okres ten może przedłużyć się o czas, w którym Wnioskodawca przeprowadzi niezbędne uzupełnienia i /lub usunięcia niezgodności. Jeżeli Wnioskodawca będzie przesuwał termin przeprowadzenia inspekcji zakładowej kontroli produkcji, to Biuro Certyfikacji przedłuży termin zakończenia procesu, powiadamiając pisemnie o tym fakcie Wnioskodawcę. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 04 z dnia 08.06.2015 r. strona: 6 z 13
3.9 Przerwanie działań związanych z procesem certyfikacji Działania związane z procesem certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji zostają przerwane w przypadkach: a) Wnioskodawca w terminie do 3 miesięcy od daty rejestracji wniosku, nie podejmuje dalszych czynności związanych z procesem (brak akceptacji umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji zgodności zakładowej kontroli produkcji); b) Wnioskodawca nie wywiązuje się z zobowiązań określonych w Umowie: brak wpłaty zaliczki w terminie do 3 miesięcy, inspekcja zakładowej kontroli produkcji nie został przeprowadzona w ciągu 3 miesięcy od daty rozpoczęcia procesu z przyczyn leżących po stronie Wnioskodawcy. c) Wnioskodawca w ciągu 3 miesięcy od wykonania inspekcji zakładowej kontroli produkcji nie przedstawił działań związanych z usunięciem niezgodności, stwierdzonych w działaniu systemu zakładowej kontroli produkcji; d) Wnioskodawca wystąpi z wnioskiem o przerwanie procesu. O przerwaniu procesu strony informują się pisemnie. Ponowne rozpoczęcie procesu certyfikacji wymaga złożenia nowego wniosku. 3.10 Posługiwanie się dokumentami certyfikacyjnymi Jeżeli Wnioskodawca dostarcza innym kopie dokumentów certyfikacyjnych dokumenty powinny być skopiowane w całości. Kopie nie powinny wprowadzać ich odbiorcy w błąd co do udzielonej certyfikacji (niewłaściwe powołanie numeru identyfikacyjnego jednostki, systemu certyfikacji, certyfikatu, zakresu certyfikacji). 4 NADZÓR 4.1 Zasady nadzoru IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach prowadzi nadzór nad wydawanymi certyfikatami, w celu potwierdzenia, że proces wytwarzania wyrobu jest stabilny i udokumentowany, a wytwarzany wyrób i proces produkcji zgodny ze zharmonizowaną specyfikacją techniczną / deklarowanymi właściwościami użytkowymi określonymi w certyfikacie oraz, że Posiadacz certyfikatu właściwie wykorzystuje certyfikat. Nadzór nad wydanymi certyfikatami przeprowadzany jest jeden raz w roku i zawiera: Nadzór, ocenę i ewaluację działania zakładowej kontroli produkcji, Ocenę sposobu wykorzystania certyfikatu Nadzór nad wydanymi certyfikatami prowadzony jest zgodnie z harmonogramem, zaplanowanym na każdy rok. Pierwszy planowany nadzór nad wydanym certyfikatem powinien zostać przeprowadzony nie później niż przed upływem 12 miesięcy od daty wydania certyfikatu. Terminy kolejnych ocen w nadzorze mogą ulegać przesunięciu w stosunku do daty ostatniej inspekcji (planowanego na dany rok terminu nadzoru) w uzasadnionych przypadkach związanych z sezonowością pracy lub na wniosek Posiadacza certyfikatu. Przesunięcie terminu oceny nie powinno przekroczyć trzech miesięcy. Jeżeli Producent posiada IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 04 z dnia 08.06.2015 r. strona: 7 z 13
certyfikaty wydane w różnych terminach, to Biuro Certyfikacji może przeprowadzić jeden nadzór w roku obejmujący wszystkie certyfikaty. Biuro Certyfikacji informuje Posiadacza certyfikatu o inspekcji przynajmniej z 7 dniowym wyprzedzeniem, przesyłając program oceny. Inspekcja ta przebiega podobnie jak inspekcja podczas ubiegania się o certyfikat. Nadzór nad sposobem wykorzystania certyfikatu IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach sprawuje poprzez: sprawdzenie oznakowania wyrobu, w tym sposób powoływania się na posiadany certyfikat ( numer identyfikacyjny jednostki notyfikowanej ), sprawdzenie wykorzystywania certyfikatu, w tym sposób powoływania się na posiadany certyfikat w reklamach, katalogach itp. ( podanie nazwy i numeru identyfikacyjnego jednostki notyfikowanej ) i deklarowanie właściwości użytkowych / parametrów wyrobu określonych w certyfikacie, analizę reklamacji zgłaszanych Posiadaczowi certyfikatu i/lub wpływających do Biura Certyfikacji oraz zapisów z działań korekcyjnych / korygujących podejmowanych przez Posiadacza certyfikatu, ocenę skuteczności działań, podejmowanych przez Posiadacza certyfikatu w związku z reklamacjami i wszelkimi usterkami wykrytymi w wyrobach, które mają wpływ na ich zgodność z wymaganiami stawianymi przy certyfikacji. Upoważnienie do stosowania numeru identyfikacyjnego jednostki notyfikowanej uzyskuje Posiadacz certyfikatu, wyłącznie dla wyrobów, dla których został wydany certyfikat i tylko w okresie ważności certyfikatu. Posiadacz certyfikatu, któremu jednostka zawiesiła lub cofnęła certyfikat nie może stosować numeru identyfikacyjnego jednostki. Posiadacz certyfikatu jest zobowiązany do zaprzestania posługiwania się numerem identyfikacyjnym w sposób, który jednostka uzna za niedopuszczalny. W przypadku natrafienia w deklaracjach właściwości użytkowych, reklamach, katalogach itp. na niewłaściwe powołanie się na system certyfikacji lub wprowadzające w błąd wykorzystanie certyfikatu, numeru jednostki notyfikowanej, IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach podejmuje działania prowadzące do wyeliminowania takiego postępowania i naprawienia jego skutków, poprzez przeprowadzenie przez Posiadacza certyfikatu niezbędnych działań korekcyjnych / korygujących. W wyniku prowadzonego nadzoru certyfikat może być utrzymany lub zawieszony. Warunkiem utrzymania certyfikatu są pozytywne wyniki inspekcji, potwierdzające, że certyfikowany wyrób i system zakładowej kontroli produkcji spełnia wszystkie wymagania przyjęte za podstawę certyfikacji i, że wszystkie niezgodności stwierdzone w trakcie oceny zostały usunięte, a działania korygujące prawidłowo wykonane. O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. Ma prawo do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. 4.2 Inspekcja specjalna / dodatkowa Inspekcja specjalna może zostać przeprowadzona w odpowiedzi na zgłaszane przez Posiadacza certyfikatu zmiany lub w ramach dalszego postępowania z certyfikatem zawieszonym, oceny skuteczności działań korekcyjnych / korygujących, zmian wymagań stanowiących podstawę certyfikacji, zbadania skarg lub wątpliwości co do spełnienia przez Posiadacza certyfikatu warunków określonych w umowie. Inspekcje specjalne prowadzone są wg zasad opisanych w pkt 3.4. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 04 z dnia 08.06.2015 r. strona: 8 z 13
5 ZMIANY MAJĄCE WPŁYW NA CERTYFIKACJĘ 5.1 Zmiany podstaw certyfikacji Po każdorazowej zmianie normy zharmonizowanej lub wymagań stanowiących podstawę certyfikacji IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach powiadamia Posiadacza certyfikatu podając termin, niezbędne działania dostosowawcze do nowych wymagań i sposób ich sprawdzenia. Działania dostosowawcze do nowych wymagań zostaną sprawdzone i ocenione na postawie: badań wyrobu i/lub, inspekcji zakładowej kontroli produkcji i/lub, analizy dokumentacji dostarczonej przez Posiadacza certyfikatu. Powyższe działania można przeprowadzić w powiązaniu z inspekcją w nadzorze. Po przeprowadzeniu zaplanowanych działań, Kierownik Biura na podstawie zebranego materiału (raportów z ocen przeprowadzonych działań) jak też wszelkich innych stosownych informacji podejmuje decyzję. W przypadku jednoznacznie pozytywnej oceny zgromadzonej dokumentacji wprowadzane są zmiany dokumentów certyfikacyjnych ( aktualizacja certyfikatu, wydanie nowego certyfikatu, aktualizacja umowy / nowa umowa ). W przypadkach budzących wątpliwości, Kierownik Biura kieruje sprawę do rozpatrzenia i wydania orzeczenia przez Komitet Techniczny, po czym podejmuje decyzję w powyższej sprawie. O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie, ma prawo do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. 5.2 Zmiana statusu Posiadacza certyfikatu Decyzję o przeniesieniu prawa do certyfikatu IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach podejmuje na pisemny wniosek Posiadacza certyfikatu. W terminie do 14 dni od dnia otrzymania pisma, Biuro informuje o decyzji i warunkach przeniesienia praw do certyfikatu. Przeniesienie certyfikatu na podstawie analizy dokumentów następuje w przypadku zmiany przez Posiadacza certyfikatu nazwy i/lub adresu. W przypadku zmiany właściciela lub zmian organizacyjnych, przeniesienie praw do certyfikatu może nastąpić na podstawie inspekcji zakładowej kontroli produkcji i / lub badań wyrobu. Zostaje wydany nowy certyfikat i nowa umowa. Kierownik Biura na podstawie zebranego materiału (raportów z ocen przeprowadzonych działań) jak też wszelkich innych stosownych informacji podejmuje decyzję. O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie W przypadku jednoznacznie pozytywnej oceny zgromadzonej dokumentacji zostaje wydany nowy certyfikat i nowa umowa. W przypadkach budzących wątpliwości, Kierownik Biura kieruje sprawę do rozpatrzenia i wydania orzeczenia przez Komitet Techniczny, po czym podejmuje decyzję w powyższej sprawie. O podjętej decyzji, Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. Posiadaczowi certyfikatu przysługuje prawo do wniesienia odwołania. 5.3 Zmiany dokonywane przez Posiadacza certyfikatu W przypadku zmian planowanych / dokonywanych przez Posiadacza certyfikatu w wyrobie, procesie lub systemie zakładowej kontroli produkcji, które mają wpływ na zgodność wyrobu z wymaganiami, IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 04 z dnia 08.06.2015 r. strona: 9 z 13
stanowiącymi podstawę certyfikacji, lub gdy Posiadacz certyfikatu zamierza rozszerzyć, ograniczyć zakres certyfikatu, wprowadzić nową / zmienić nazwę handlową wyrobu, informuje o tym pisemnie. W terminie do 14 dni od otrzymania pisma, Biuro poinformuje pisemnie o trybie rozszerzenia / ograniczenia certyfikatu lub decyzji dotyczącej wprowadzanych zmian i sposobu jej akceptacji. Ocena przeprowadzana jest na postawie: badań wyrobu i/lub inspekcji zakładowej kontroli produkcji, i/lub, analizy dokumentacji dostarczonej przez Posiadacza certyfikatu. Powyższe działania można przeprowadzić w powiązaniu z inspekcją w nadzorze. Po przeprowadzeniu zaplanowanych działań, na podstawie zgromadzonej dokumentacji, jak też wszelkich innych stosownych informacji, Kierownik Biura podejmuje decyzję. W przypadku W przypadku pozytywnej decyzji w dokumentach certyfikacyjnych wprowadzane są zgłaszane zmiany ( aktualizacja certyfikatu, wydanie nowego certyfikatu, aktualizacja umowy / nowa umowa ). O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. W przypadkach budzących wątpliwości, Kierownik Biura kieruje sprawę do rozpatrzenia i wydania orzeczenia przez Komitet Techniczny, po czym podejmuje decyzję w powyższej sprawie. O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. Posiadaczowi certyfikatu przysługuje prawo do wniesienia odwołania. Nie można powoływać się na przyznany certyfikat zgodności zakładowej kontroli produkcji dla wyrobu, powstałego w następstwie zmian, zanim nie uzyska się od IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach powiadomienia w formie pisemnej. 6 ZAKOŃCZENIE, OGRANICZENIE, ZAWIESZENIE LUB COFNIĘCIE CERTYFIKACJI 6.1 Zakończenie certyfikacji Decyzja o zakończeniu certyfikacji podejmowana jest na wniosek Posiadacz certyfikatu. Zawiadomienie o wycofaniu certyfikatu zostaje wysłane w sposób udokumentowany z podaniem powodów decyzji i prawem do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. Po wycofaniu certyfikatu, jego posiadacz jest zobowiązany zaprzestać posługiwać się certyfikatem. Przy ponownym ubieganiu się o certyfikat przeprowadzany jest cały proces certyfikacji. 6.2 Ograniczenie certyfikacji Decyzja o ograniczeniu certyfikacji podejmowana jest przez IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach na wniosek Posiadacz certyfikatu lub w przypadku gdy Posiadacz certyfikatu nie wykonał w ustalonym terminie skutecznych działań korekcyjnych / korygujących w celu usunięcia niezgodności stwierdzonych w procesie nadzoru. Zawiadomienie o ograniczeniu certyfikacji zostaje wysłane w sposób udokumentowany z podaniem powodów decyzji i prawem do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. Po ograniczeniu certyfikacji Posiadacz certyfikatu jest zobowiązany zaprzestać posługiwać się certyfikatem w zakresie, którego dotyczy ograniczenie certyfikacji. Przy ponownym ubieganiu się o certyfikat przeprowadzany jest cały proces certyfikacji. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 04 z dnia 08.06.2015 r. strona: 10 z 13
6.3 Zawieszenie certyfikacji Decyzja o zawieszeniu certyfikatu na czas określony jest działaniem przejściowym, mającym za zadanie ochronę prawidłowości wykorzystania certyfikatu. Certyfikat może zostać zawieszony w przypadku: Posiadacz certyfikatu uniemożliwia przeprowadzenie inspekcji zakładowej kontroli produkcji, Posiadacz certyfikatu nie wywiązuje się ze zobowiązań finansowych wobec IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach, Posiadacz certyfikatu nie wykonał w ustalonym terminie skutecznych działań korekcyjnych / korygujących w celu usunięcia niezgodności, Posiadacz certyfikatu naruszył inne warunki umowy o nadzór, Posiadacz certyfikatu nadużywa lub w sposób wprowadzający w błąd powołuje się na numer identyfikacyjny jednostki, system certyfikacji lub na certyfikat w deklaracji właściwości użytkowych, oznakowaniu wyrobu, katalogach, reklamach, itp. na wniosek Posiadacz certyfikatu. Posiadacz certyfikatu zostaje poinformowany pisemnie o zawieszeniu certyfikatu z podaniem powodów decyzji oraz z określeniem warunków, po których spełnieniu certyfikat zostanie przywrócony. Ma prawo do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. Okres zawieszenia certyfikatu nie może przekroczyć 6 miesięcy. Certyfikat nie może być stosowany w tym czasie, a warunki i termin, po których spełnieniu certyfikat zostanie przywrócony, określone są w piśmie do Posiadacza certyfikatu. Ocena realizacji działań korekcyjnych / korygujących polega na ocenie przesłanych przez Posiadacza certyfikatu dowodów działań i/lub przeprowadzeniu inspekcji zakładowej kontroli produkcji i/lub badań. W przypadku wykonania działań korekcyjnych / korygujących zgodnie z ustaleniami i po sprawdzeniu skuteczności tych działań, Biuro Certyfikacji na podstawie zebranego materiału (raportów z ocen przeprowadzonych działań) podejmuje decyzję o: przywróceniu certyfikacji, wycofaniu certyfikatu, w razie nie spełnienia przez Posiadacza certyfikatu skutecznych działań korekcyjnych / korygujących w wyznaczonym terminie. 6.4 Cofnięcie certyfikacji Decyzja o wycofaniu certyfikatu zostaje podjęta w przypadku niespełnienia w ustalonym terminie warunków określonych w Decyzji o zawieszeniu certyfikatu, Zawiadomienie o wycofaniu certyfikatu zostaje wysłane w sposób udokumentowany z podaniem powodów decyzji i prawem do wniesienia odwołania na zasadach opisanych w punkcie 7 niniejszego dokumentu. Po cofnięciu certyfikatu, jego posiadacz jest zobowiązany zaprzestać posługiwać się certyfikatem. Przy ponownym ubieganiu się o certyfikat przeprowadzany jest cały proces certyfikacji. 7. SKARGI I ODWOŁANIA Klienci mają prawo odwołania się od decyzji wydanej na każdym etapie procesu certyfikacji i nadzoru w terminie do 14 dni od daty otrzymania kwestionowanej decyzji. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 04 z dnia 08.06.2015 r. strona: 11 z 13
Klienci mają prawo zgłaszać skargi na działania prowadzone przez Biuro Certyfikacji w Katowicach. Skargi i odwołania powinny być składane na piśmie i kierowane do Dyrektora Instytutu. O wyniku rozpatrzenia skargi i odwołania IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach powiadamia pisemnie w terminie do 30 dni od daty otrzymania informacji. Po wyczerpaniu procedury odwoławczej wszelkie sprawy sporne będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla siedziby IMBiGS. Zgłaszane do IMBiGS Biuro Certyfikacji skargi osób trzecich dotyczące postępowania Klienta jednostki certyfikującej są kierowane do Posiadacza certyfikatu. Posiadacz certyfikatu zobowiązany jest do udzielenia pisemnej odpowiedzi do Biura Certyfikacji w terminie do 14 dni od daty otrzymania informacji. Po otrzymaniu wyjaśnienia od Posiadacza certyfikatu Biuro Certyfikacji rozstrzyga skargę i przekazuje decyzję wnoszącemu skargę. 8. POUFNOŚĆ IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach zapewnia zachowanie poufności informacji uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru oraz do ochrony praw własności Klienta. Jeśli prawo wymaga ujawnienia stronie trzeciej jakichkolwiek informacji, Klient zostanie poinformowany o treści ujawnionej informacji w zakresie dopuszczonym przez prawo. 9. OPŁATY Opłaty są kalkulowane na podstawie uzasadnionych kosztów, wg aktualnego Cennika Opłat ustalonego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2012 r. Klient pokrywa koszty związane z; uzyskaniem certyfikatu, sprawowaniem nadzoru nad wydanym certyfikatem w tym opłaty roczne. Przed złożeniem wniosku Klient może uzyskać w Biurze Certyfikacji informację o sposobie kalkulowania kosztów w odniesieniu do wnioskowanego do certyfikacji wyrobu. Po zarejestrowaniu wniosku, przesyłamy Klientowi Umowę o przeprowadzenie procesu certyfikacji, w której określamy wysokość opłaty związanej z uzyskaniem certyfikatu, wynikającej z aktualnego cennika obowiązującego w IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach. Opłata za przeprowadzenie procesu jest wnoszona w dwóch ratach: po podpisaniu Umowy o przeprowadzenie procesu w wysokości 50 % kwoty na konto IMBiGS. Wniesienie opłaty jest warunkiem rozpoczęcia procesu, po przeprowadzeniu procesu certyfikacji uregulowanie całości kosztów procesu na podstawie wystawionej przez IMBiGS faktury, z uwzględnieniem dokonanych przez Klienta wpłat. W razie konieczności przeprowadzenia dodatkowych ocen, Biuro Certyfikacji przedstawi Klientowi kalkulację każdego elementu oceny. Sposób rozliczenia i dokonania przedpłaty taki sam jak opisano powyżej. Uregulowanie całości kosztów procesu certyfikacji jest warunkiem wydania certyfikatu. W przypadku przerwania procesu certyfikacji, rozliczenie obejmuje czynności wykonane w tym procesie do momentu jego przerwania. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 04 z dnia 08.06.2015 r. strona: 12 z 13
Klient, który uzyskał certyfikat, wnosi opłaty związane z sprawowaniem nadzoru, na podstawie faktury wystawionej przez IMBiGS wg cennika obowiązującego w dniu sporządzania kalkulacji kosztów nadzoru. Pokrycie kosztów związanych z nadzorem jest jednym z warunków utrzymania ważności certyfikatu. 10. INFORMACJE O CERTYFIKATACH IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach publikuje na stronie internetowej Instytutu wykaz aktualnych certyfikatów, a także informacje na temat zawieszenia / cofnięcia certyfikatów. Informacje o odmowie wydania, ograniczeniu zakresu, zawieszeniu lub cofnięciu certyfikatu przekazywane są organom nadzoru rynku. Instytut jako notyfikowana jednostka certyfikująca informuje organ notyfikujący: o odmowie, ograniczeniu lub cofnięciu certyfikatów, o wszelkich okolicznościach, które mogą mieć negatywny wpływ na zakres i warunki notyfikacji, o każdym przypadku żądania informacji, które otrzymał od organów nadzoru rynku o wykonanych zadaniach związanych z oceną i weryfikacją stałości właściwości użytkowych, o innych realizowanych zadaniach w tym o działalności transgranicznej i podwykonawstwie. Instytut informuje inne jednostki notyfikowane, prowadzące podobną działalność w zakresie oceny zgodności i zajmujących się tymi samymi produktami, o negatywnych wynikach oceny zgodności, a na żądanie, również o pozytywnych. Informacja przekazywana jest drogą elektroniczną jednostką notyfikowanym, wytypowanym w oparciu o informacje zamieszczone w bazie NANDO. 11. POWOŁANIA NORMATYWNE I PODSTAWA PRAWNA Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 305/2011 z dnia 9 marca 2011 r. Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 568/2014 z dnia 18 lutego 2014 r. ISO/IEC 17065:2013-03 Ocena zgodności -- Wymagania dla jednostek certyfikujących wyroby, procesy i usługi DAN-01 Akredytacja jednostek oceniających zgodność do działalności objętej Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady ( UE ) nr 305/2011( CPR ) wyd. 2 z dnia 20.02.2015 r. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 04 z dnia 08.06.2015 r. strona: 13 z 13