Instytut Mechanizacji Budownictwa i Górnictwa Skalnego ul. Racjonalizacji 6/8 02-673 Warszawa Biuro Certyfikacji w Katowicach Al. W. Korfantego 193 A 40 157 Katowice tel. ( 32 ) 258 05 72, 258 13 73, fax ( 32 ) 258 35 53, Program Certyfikacji CERTYFIKACJA Keymark wg Schematu CEN Keymark dla wyrobów do izolacji cieplnej Opracował : Kierownik Biura Certyfikacji w Katowicach Piotr Pyka data: 01.07.2013 r Zatwierdził: Pełnomocnik Dyrektora ds. Jakości i Certyfikacji Wojciech Wójtowicz data: 01.07.2013 r. Wydanie 05 Katowice, dnia 1 lipca 2013 r.
1. ZAKRES STOSOWANIA PROGRAMU IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach prowadzi certyfikację wyrobu wg schematu CEN Keymark dla wyrobów do izolacji cieplnej na podstawie upoważnienia Rady CEN ds. Certyfikacji ( numer identyfikacyjny 021 ). Wydawany certyfikat Certyfikat uprawniający do oznakowania wyrobu Znakiem Keymark. Certyfikacja w obszarze dobrowolnym nie jest związana z oceną zgodności wyrobów budowlanych wynikającą z wymagań przepisów prawnych. Głównymi elementami systemu certyfikacji Keymark są: wstępna inspekcja zakładu produkcyjnego i zakładowej kontroli produkcji, wstępne badania typu wyrobu, ocena raportów z badań i raportu z auditu, decyzja dotycząca certyfikacji udzielenie zezwolenia, ciągły nadzór zakładowej kontroli wyrobu, badania kontrolne wyrobu. Działania te przeprowadzane są zgodnie z rozdziałem 7 odpowiedniej normy wyrobu i aktualnym wydaniem normy 13172 Załącznik A i aktualnymi Specyficznymi Zasadami Schematu CEN Keymark dla Wyrobów do Izolacji Cieplnej (SDG 5 N 22). 2. DOKUMENTY ODNIESIENIA W PROCESIE CERTYFIKACJI Dokumentami odniesienia w procesie certyfikacji wyrobu - Znak Keymark, zgodnie z upoważnieniem do udzielania licencji na stosowanie znaku Keymark są następujące specyfikacji technicznych wyrobów do izolacji cieplnej: 13162:2013-05 13163: 2013-05 13164: 2013-05 13165: 2013-05 13166: 2013-05 13167: 2013-05 13168: 2013-05 13169: 2013-05 13170: 2013-05 13171: 2013-05 3. TRYB POSTĘPOWANIA W PROCESIE CERTYFIKACJI 3.1 Wniosek o certyfikację Klient ubiegający się o certyfikacje Keymark powinien przekazać do IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach wypełniony formularz wniosku WCK wraz z załącznikami. Załączniki do wniosku: dokumentacja systemu zakładowej kontroli produkcji, ( do zwrotu po przeprowadzeniu procesu certyfikacji), dokumentacja techniczna umożliwiająca identyfikację wyrobu ( określenie typu, zamierzone zastosowanie i właściwości użytkowe wyrobu ), kopia certyfikatu systemu zarządzania jakością Producenta wyrobu (w przypadku jego posiadania), IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 05 z dnia 01.07.2013 r. strona:2 z 12
aktualny wypis z właściwego rejestru sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej Producenta, a w przypadku działania przez Upoważnionego Przedstawiciela również aktualny wypis z właściwego rejestru sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej tegoż Przedstawiciela ( nie starszy niż 3 miesiące ) pełnomocnictwo do reprezentowania Producenta w przypadku gdy wniosek zostaje złożony przez Upoważnionego Przedstawiciela Producenta. Wniosek o przeprowadzenie procesu certyfikacji przed skierowaniem go do Biura Certyfikacji, podlega weryfikacji pod kątem zagrożenia dla bezstronności jednostki certyfikującej. W przypadku powiązań stanowiących niedopuszczalne zagrożenie dla bezstronności jednostki, wniosek o przeprowadzenie procesu certyfikacji zostanie odrzucony, a Wnioskodawca pisemnie poinformowany o przyczynach odrzucenia wniosku. 3.2 Przegląd wniosku pod względem formalnym i jego rejestracja IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach w terminie do 7 dni od dnia otrzymania wniosku, dokonuje oceny pod względem formalnym. Sprawdza kompletność wniosku, oraz czy ma możliwości świadczenia usługi, w odniesieniu do zgłaszanego wyrobu i czy złożona dokumentacja jest kompletna i wystarczająca do przeprowadzenia procesu certyfikacji. W przypadku pozytywnej oceny wniosek zostaje zarejestrowany z datą jego wpływu. W przypadku gdy wniosek nie spełnia wymogów formalnych, niezwłocznie prosimy Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia otrzymania naszego pisma. Wniosek taki zostaje zarejestrowany z data wpływu uzupełnionych dokumentów. Nieuzupełnienie wniosku w terminie 30 dni od daty otrzymania informacji o niekompletności wniosku spowoduje pozostawienie go bez rozpatrzenia. W przypadku uzupełnienia wniosku w terminie późniejszym z podaniem przyczyn powstania zwłoki, niezawinionej przez Wnioskodawcę, istnieje możliwość rozpatrzenia tego wniosku. Po upływie 90 dni należy złożyć ponownie wniosek. 3.3 Umowa o przeprowadzenie procesu certyfikacji i rozpoczęcie procesu Po zarejestrowaniu wniosku, w terminie do 7 dni od jego rejestracji, Biuro Certyfikacji przygotowuje dwa egzemplarze Umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji wyrobu Znak Keymark wraz z kosztorysem, które przesyła Wnioskodawcy. Warunkiem rozpoczęcia procesu jest podpisanie Umowy i wniesienie opłaty w wysokości określonej w umowie. Jeżeli Wnioskodawca w terminie do 90 dni nie prześle podpisanej Umowy to Biuro Certyfikacji pozostawi wniosek bez rozpatrzenia. 3.4 Ocena systemu zakładowej kontroli produkcji Audit systemu zakładowej kontroli produkcji odbywa się wyłącznie w zakładzie produkującym wyrób zgłaszany do certyfikacji. Biuro Certyfikacji przeprowadza audit w terminie uzgodnionym z Klientem. Program auditu przekazywany jest nie później niż 7 dni przed uzgodnionym terminem. Audit systemu zakładowej kontroli produkcji na etapie ubiegania się o certyfikat i w nadzorze nad wydanym certyfikatem składa się z następujących etapów: IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 05 z dnia 01.07.2013 r. strona:3 z 12
Spotkanie Otwierające z Najwyższym Kierownictwem Klienta w celu potwierdzenia zakresu auditu, przekazania upoważnienia do przeprowadzenia auditu, wyjaśnienia metodyki raportowania wyników auditu i spostrzeżeń poczynionych podczas auditu, Szczegółowa ocena systemu zakładowej kontroli produkcji, Spotkanie Zamykające, na którym Auditor wiodący przedstawia wyniki auditu. Kryteriami auditu systemu zakładowej kontroli produkcji na etapie ubiegania się o przyznanie certyfikatu i w nadzorze nad wydanym certyfikatem są wymagania wg aktualnego polskiego wydania normy EN 13172 Załącznik A i SDG 5 N22. Spostrzeżenia poczynione podczas auditu systemu zakładowej kontroli produkcji są klasyfikowane jako: Niezgodność - niespełnienie wymagania, brak lub nieudane wdrożenie i działanie jednego lub więcej elementów zakładowej kontroli produkcji / odchylenie od ustalonych wymagań dla wyrobu, zamieszczonych w specyfikacji technicznej lub deklarowanych przez Klienta. Każda sformułowana niezgodność musi być odniesiona do wymagań specyfikacji technicznej lub innego dokumentu stanowiącego kryterium oceny. Obserwacja - zaobserwowana słabość systemu ZKP, procedury, zapisów np.: pojedynczy przypadek niespełnienia wymagań, niespójność w zapisach w dokumentacji zakładowej kontroli produkcji, wdrożone, a nie opisane wymaganie zakładowej kontroli produkcji, są elementy które trzeba doprecyzować. W przypadku stwierdzenia niezgodności, Auditor wiodący podczas spotkania zamykającego przedstawia Klientowi Kartę niezgodności do podpisu ( potwierdzenie zapoznania się z niezgodnościami ) i uzgadnia termin wykonania działań korekcyjnych / korygujących (maksymalnie 90 dni od daty wystawienia Karty Niezgodności) oraz informuje o 14 dniowym terminie przekazania do Biura Certyfikacji propozycji działań korekcyjnych / korygujących. Jeżeli propozycje działań będą niewystarczające, to IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach poprosi o weryfikację planu działania lub dostarczenie dodatkowych informacji. Klient zobowiązany jest do przeprowadzenia zaplanowanych działań w ustalonym terminie i pisemnego powiadomienia Biura Certyfikacji o ich wykonaniu. Skuteczność działań korekcyjnych / korygujących oceniana jest w następujący sposób: a) na podstawie analizy dokumentów i zapisów dostarczonych przez Wnioskodawcę / Posiadacza certyfikatu, lub b) poprzez przeprowadzenie dodatkowego auditu sprawdzającego realizację działań korekcyjnych / korygujących. W przypadku zakwalifikowania spostrzeżenia jako obserwacji, skuteczność przeprowadzonych działań korekcyjnych / korygujących / zapobiegawczych zostaje sprawdzona i oceniona podczas kolejnego auditu. Raport przekazywany jest Klientowi przez Biuro Certyfikacji w terminie do 21 dni od przeprowadzenia auditu systemu zakładowej kontroli produkcji. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 05 z dnia 01.07.2013 r. strona:4 z 12
3.5 Badania wyrobu Badania w procesie certyfikacji Keymark oraz w nadzorze nad wydanym certyfikatem są wykonywane w Oddziale Zamiejscowym w Katowicach IMBiGS Laboratorium Materiałów Budowlanych laboratorium zarejestrowane w ramach Schematu Keymark. Próbki wyrobu do badań pobierane są protokolarnie podczas auditu systemu zakładowej kontroli produkcji przez auditorów w obecności przedstawiciela producenta. Zakres zleconych badań, na etapie ubiegania się o certyfikat obejmuje wszystkie deklarowane właściwości wyrobu wg rozdziału 4.2 i 4.3 specyfikacji technicznej będącej podstawą certyfikacji. Na etapie nadzoru nad wydanym certyfikatem zakres badań obejmuje właściwości określone w aktualnym polskim wydaniu normy EN 13172 Załącznik A, Tablica A.1. 3.6 Ocena ( przegląd ) wyników procesu certyfikacji Po otrzymaniu raportu z badań, przeprowadzona zostaje ocena wyników badań. Podczas oceny, sprawdza się czy wyniki badań każdej właściwości są zgodne z wymaganiami dokumentu będącego podstawą certyfikacji i/lub z wartościami deklarowanymi przez Producenta. Na podstawie raportu z auditu dokonywana jest ocena systemu zakładowej kontroli produkcji. 3.7 Decyzja dotycząca przyznania / odmowy przyznania certyfikatu Udzielenie zezwolenia Kierownik Biura Certyfikacji w Katowicach na podstawie zgromadzonej dokumentacji podczas procesu certyfikacji, oraz wszelkich innych stosownych informacji podejmuje decyzję o przyznaniu / odmowie przyznania certyfikatu. Warunkiem przyznania certyfikatu jest stwierdzenie, że wyrób i system zakładowej kontroli produkcji spełnia wszystkie wymagania stanowiące kryterium certyfikacji i że wszystkie niezgodności stwierdzone w trakcie oceny zostały usunięte, a działania korygujące zostały skutecznie wykonane. W przypadku wątpliwości podejmującego decyzję, co do spełnienia wymagań certyfikacyjnych wynikających z treści ustaleń z oceny lub z wykonania korekcji / działań korygujących, Biuro Certyfikacji informuje Klienta o tym fakcie prosząc o przedstawienie stosownych wyjaśnień. W uzasadnionych przypadkach Biuro Certyfikacji informuje o konieczności przeprowadzenia przez oceniany podmiot dodatkowych działań korekcyjnych / korygujących lub o przeprowadzeniu dodatkowej oceny na miejscu przed podjęciem decyzji w terminie określonym przez Biuro Certyfikacji. Decyzja w sprawie certyfikacji przekazywana jest pisemnie Wnioskodawcy. W przypadku decyzji o przyznaniu certyfikatu Wnioskodawca otrzymuje do podpisania Umowę O stosowaniu certyfikatu i zasadach nadzoru nad wydanym certyfikatem i rozliczenie kosztów certyfikacji. Z chwilą otrzymania certyfikatu Klientowi przysługuje prawo posługiwania się certyfikatem zgodnie z warunkami podanymi w umowie oraz SDG 5 N22. Warunkiem wydania certyfikatu jest podpisanie Umowy o nadzór i wniesienie opłaty za przeprowadzony proces certyfikacji. Certyfikat Zgodności Wyrobu - Znak Keymark wydawany jest bezterminowo, a jego ważność musi być potwierdzana raz do roku. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 05 z dnia 01.07.2013 r. strona:5 z 12
W przypadku decyzji o odmowie przyznania certyfikatu Klient otrzymuje uzasadnienie podjętej decyzji i rozliczenie kosztów certyfikacji. W uzasadnieniu decyzji o odmowie przyznania certyfikatu podajemy pełny raport zawierający wyniki oceny, identyfikując każdą niezgodność, którą należy usunąć w celu spełnienia wymagań stawianych przy certyfikacji wyrobu. Jeżeli Wnioskodawca wykaże, że zostały podjęte skuteczne działania korekcyjne / korygujące w celu spełnienia wszystkich wymagań, to Biuro Certyfikacji może dokonać ponownej oceny. 3.8 Czas trwania procesu Biuro Certyfikacji przeprowadza proces certyfikacji Keymark i podejmuje decyzję w sprawie certyfikatu w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od daty rozpoczęcia procesu, pod warunkiem, że przeprowadzona ocena potwierdza spełnienie wymagań stanowiących kryterium certyfikacji. Jeżeli w trakcie procesu okaże się, konieczne wykonanie dodatkowych działań (działania korekcyjne / korygujące), ze strony Wnioskodawcy w celu usunięcia niezgodności, okres ten może przedłużyć się o czas, w którym Wnioskodawca przeprowadzi niezbędne uzupełnienia i /lub usunięcia niezgodności. Jeżeli Wnioskodawca będzie przesuwał termin przeprowadzenia auditu systemu zakładowej kontroli produkcji, lub nie dostarczy w odpowiednim czasie próbek wyrobu do badań, Biuro Certyfikacji przedłuży termin zakończenia procesu, powiadamiając pisemnie o tym fakcie Wnioskodawcę. 3.9 Przerwanie działań związanych z procesem certyfikacji Działania związane z procesem certyfikacji zostają przerwane w przypadkach: a) Wnioskodawca w terminie do 3 miesięcy od daty rejestracji wniosku, nie podejmuje dalszych czynności związanych z procesem (brak akceptacji umowy o przeprowadzenie procesu certyfikacji wyrobu); b) Wnioskodawca nie wywiązuje się z zobowiązań określonych w Umowie: brak wpłaty zaliczki w terminie do 3 miesięcy, audit zakładowej kontroli produkcji nie został przeprowadzony w ciągu 6 miesięcy od daty rozpoczęcia procesu z przyczyn leżących po stronie Wnioskodawcy. c) Wnioskodawca w ciągu 3 miesięcy od wykonania auditu systemu zakładowej kontroli produkcji nie przedstawił działań związanych z usunięciem niezgodności, stwierdzonych w działaniu systemu zakładowej kontroli produkcji; d) Wnioskodawca wystąpi z wnioskiem o przerwanie procesu. O przerwaniu procesu strony informują się pisemnie. Ponowne rozpoczęcie procesu certyfikacji wymaga złożenia nowego wniosku. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 05 z dnia 01.07.2013 r. strona:6 z 12
4 NADZÓR NAD WYDANYM CERTYFIKATEM 4.1 Zasady nadzoru IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach prowadzi nadzór nad wydawanymi certyfikatami, w celu potwierdzenia, że proces wytwarzania wyrobu jest stabilny i udokumentowany, a wytwarzany wyrób i proces produkcji zgodny ze specyfikacją techniczną określoną w certyfikacie oraz, że Klient właściwie wykorzystuje certyfikat. Nadzór nad wydanymi certyfikatami/ przeprowadzany jest dwa razy w roku i zawiera: ocenę i akceptację działania systemu zakładowej kontroli produkcji (2 razy w roku), badania próbki wyrobu pobranej w zakładzie produkcyjnym lub zakupionej w handlu (1 raz w roku), ocenę sposobu wykorzystania certyfikatu (2 razy w roku). Nadzór nad wydanymi certyfikatami prowadzony jest zgodnie z harmonogramem, zaplanowanym na każdy rok ważności certyfikatu. Pierwszy planowany nadzór nad wydanym certyfikatem powinien zostać przeprowadzony nie później niż przed upływem 6 miesięcy od daty wydania certyfikatu. Terminy kolejnych ocen w nadzorze mogą ulegać przesunięciu w stosunku do daty ostatniego auditu ( planowanego na dany rok terminu nadzoru ) w uzasadnionych przypadkach związanych z sezonowością pracy lub na wniosek Posiadacza certyfikatu. Przesunięcie terminu oceny nie może przekroczyć trzech miesięcy. Jeżeli Producent posiada certyfikaty wydane w różnych terminach, to Biuro Certyfikacji może przeprowadzić jeden nadzór w roku obejmujący wszystkie certyfikaty. Informujemy Klienta o audicie przynajmniej z 7 dniowym wyprzedzeniem, przesyłając program. Wizyta ta przebiega podobnie jak audit podczas ubiegania się o certyfikat. Nadzór nad sposobem wykorzystania certyfikatu sprawujemy poprzez: sprawdzenie oznakowania wyrobu, sprawdzenie wykorzystywania certyfikatu, analizę reklamacji zgłaszanych Posiadaczowi certyfikatu i/lub wpływających do Biura Certyfikacji oraz zapisów z działań korekcyjnych / korygujących podejmowanych przez Posiadacza certyfikatu, ocenę skuteczności działań, podejmowanych przez Posiadacza certyfikatu w związku z reklamacjami i wszelkimi usterkami wykrytymi w wyrobach, które mają wpływ na ich zgodność z wymaganiami stawianymi przy certyfikacji. W przypadku natrafienia w reklamach, katalogach itp. na niewłaściwe powołanie się na system certyfikacji lub wprowadzające w błąd wykorzystanie certyfikatu, podejmujemy działania prowadzące do wyeliminowania takiego postępowania i naprawienia jego skutków, poprzez przeprowadzenie przez Klienta niezbędnych działań korekcyjnych / korygujących. W wyniku prowadzonego nadzoru certyfikat może być utrzymany lub zawieszony. Warunkiem utrzymania certyfikatu są pozytywne wyniki auditu i badań kontrolnych wyrobu, potwierdzające, że certyfikowany wyrób i system zakładowej kontroli produkcji spełnia wszystkie wymagania przyjęte za podstawę certyfikacji i, że wszystkie niezgodności stwierdzone w trakcie oceny IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 05 z dnia 01.07.2013 r. strona:7 z 12
zostały usunięte a działania korygujące prawidłowo wykonane. O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. 4.2 Zawieszenie certyfikatu Decyzja o zawieszeniu certyfikatu na czas określony jest działaniem przejściowym, mającym za zadanie ochronę prawidłowości wykorzystania certyfikatu. Certyfikat może zostać zawieszony w przypadku: Posiadacz certyfikatu uniemożliwia przeprowadzenie auditu systemu zakładowej kontroli produkcji, Posiadacz certyfikatu nie wywiązuje się ze zobowiązań finansowych wobec IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach, Posiadacz certyfikatu nie wykonał w ustalonym terminie skutecznych działań korekcyjnych / korygujących w celu usunięcia niezgodności, Posiadacz certyfikatu naruszył inne warunki umowy o nadzór, Posiadacz certyfikatu w sposób wprowadzający w błąd powołuje się przyznany certyfikat w katalogach, reklamach, itp. Stwierdzenia niezgodności wyrobu z wymaganiami określonymi w certyfikacie ( negatywne wyniki oceny badań wyrobu ) na wniosek Posiadacz certyfikatu. Posiadacz certyfikatu zostaje poinformowany pisemnie o zawieszeniu certyfikatu z podaniem powodów decyzji oraz z określeniem warunków, po których spełnieniu certyfikat zostanie przywrócony. Certyfikat nie może być stosowany w tym czasie, a warunki i termin, po których spełnieniu certyfikat zostanie przywrócony, określamy w piśmie do Posiadacza certyfikatu. Ocena realizacji działań korekcyjnych / korygujących polega na ocenie przesłanych przez Posiadacza certyfikatu dowodów działań i/lub przeprowadzeniu auditu systemu zakładowej kontroli produkcji i/lub badań. W przypadku wykonania działań korekcyjnych / korygujących zgodnie z ustaleniami i po sprawdzeniu skuteczności tych działań, Biuro Certyfikacji na podstawie zebranego materiału (raportów z ocen przeprowadzonych działań) podejmuje decyzję o: przywróceniu certyfikatu, cofnięciu certyfikatu, w razie nie spełnienia przez Posiadacza certyfikatu skutecznych działań korekcyjnych / korygujących w wyznaczonym terminie. Okres zawieszenia certyfikatu nie może przekroczyć 6 miesięcy. W razie nie podjęcia przez Posiadacza certyfikatu działań korekcyjnych / korygujących w wyznaczonym terminie podejmowana jest decyzja o cofnięciu certyfikatu. 4.3 Cofnięcie certyfikatu Decyzja o cofnięciu certyfikatu zostaje podjęta w przypadkach: niespełnienia w ustalonym terminie warunków określonych w Decyzji o zawieszeniu certyfikatu, zaprzestania prowadzenia działalności gospodarczej przez Posiadacza certyfikatu, na wniosek Posiadacza certyfikatu. Zawiadomienie o cofnięciu certyfikatu zostaje wysłane drugiej stronie w sposób udokumentowany z podaniem powodów decyzji. Po cofnięciu certyfikatu, Dostawca jest zobowiązany zaprzestać posługiwać się IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 05 z dnia 01.07.2013 r. strona:8 z 12
certyfikatem. Przy ponownym ubieganiu się o certyfikat przeprowadzany jest cały proces certyfikacji. 4.4 Nadzorowanie zmian w okresie ważności certyfikatu 4.4.1 Zmiana statusu Posiadacza certyfikatu Decyzję o przeniesieniu prawa do certyfikatu podejmujemy na pisemny wniosek Posiadacza certyfikatu. Przeniesienie certyfikatu na podstawie analizy dokumentów następuje w przypadku zmiany przez Posiadacza certyfikatu nazwy i/lub adresu. W przypadku zmiany właściciela lub zmian organizacyjnych, przeniesienie praw do certyfikatu może nastąpić na podstawie auditu systemu zakładowej kontroli produkcji i / lub badań wyrobu. Zostaje wydany nowy certyfikat i nowa umowa. W terminie do 14 dni od dnia otrzymania pisma, Biuro informuje o decyzji i warunkach przeniesienia praw do certyfikatu. Kierownik Biura na podstawie zebranego materiału (raportów z ocen przeprowadzonych działań) jak też wszelkich innych stosownych informacji podejmuje decyzję. O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie W przypadku jednoznacznie pozytywnej oceny zgromadzonej dokumentacji zostaje wydany nowy certyfikat i nowa umowa. W przypadku wątpliwości podejmującego decyzję, co do spełnienia wymagań certyfikacyjnych wynikających z treści ustaleń z oceny lub z wykonania korekcji / działań korygujących, Biuro Certyfikacji informuje Klienta o tym fakcie prosząc o przedstawienie stosownych wyjaśnień. W uzasadnionych przypadkach Biuro Certyfikacji informuje o konieczności przeprowadzenia przez Posiadacza certyfikatu dodatkowych działań korygujących lub o przeprowadzeniu dodatkowej oceny na miejscu przed podjęciem decyzji w terminie określanym przez Biuro Certyfikacji. O podjętej decyzji, Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. 4.4.2 Zmiany dokonywane przez Posiadacza certyfikatu W przypadku zmian planowanych / dokonywanych przez Posiadacza certyfikatu w wyrobie, procesie lub systemie zakładowej kontroli produkcji, które mają wpływ na zgodność wyrobu z wymaganiami, stanowiącymi podstawę certyfikacji, lub gdy Posiadacz certyfikatu zamierza rozszerzyć, ograniczyć zakres certyfikatu, wprowadzić nową / zmienić nazwę handlową wyrobu, informuje nas o tym pisemnie. W terminie do 14 dni od otrzymania pisma, Biuro poinformuje pisemnie o trybie rozszerzenia / ograniczenia certyfikatu lub decyzji dotyczącej wprowadzanych zmian i sposobu jej akceptacji. Ocena przeprowadzana jest na postawie: badań wyrobu i/lub auditu systemu zakładowej kontroli produkcji, i/lub, analizy dokumentacji dostarczonej przez Posiadacza certyfikatu. Powyższe działania można przeprowadzić w powiązaniu z auditem w nadzorze. Po przeprowadzeniu zaplanowanych działań, na podstawie zgromadzonej dokumentacji, jak też wszelkich innych stosownych informacji, Kierownik Biura podejmuje decyzję. W przypadku jednoznacznie pozytywnej oceny zgromadzonej dokumentacji wprowadzane są zgłaszane zmiany ( aktualizacja certyfikatu, wydanie nowego certyfikatu, aktualizacja umowy / nowa umowa ). O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 05 z dnia 01.07.2013 r. strona:9 z 12
W przypadku wątpliwości podejmującego decyzję, co do spełnienia wymagań certyfikacyjnych wynikających z treści ustaleń z oceny lub z wykonania korekcji / działań korygujących, Biuro Certyfikacji informuje Klienta o tym fakcie prosząc o przedstawienie stosownych wyjaśnień. W uzasadnionych przypadkach Biuro Certyfikacji informuje o konieczności przeprowadzenia przez Posiadacza certyfikatu dodatkowych działań korygujących lub o przeprowadzeniu dodatkowej oceny na miejscu przed podjęciem decyzji w terminie określanym przez Biuro Certyfikacji. Nie można powoływać się na przyznany certyfikat dla wyrobu, powstałego w następstwie zmian, zanim nie uzyska się od IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach powiadomienia w formie pisemnej. 4.4.3 Zmiany podstaw certyfikacji Po każdorazowej zmianie specyfikacji technicznej lub wymagań stanowiących podstawę certyfikacji powiadamiamy Posiadacza certyfikatu podając termin, niezbędne działania dostosowawcze do nowych wymagań i sposób ich sprawdzenia. Działania dostosowawcze do nowych wymagań zostaną sprawdzone i ocenione na postawie: badań wyrobu i/lub, auditu systemu zakładowej kontroli produkcji i/lub, analizy dokumentacji dostarczonej przez Posiadacza certyfikatu. Powyższe działania można przeprowadzić w powiązaniu z auditem w nadzorze. Po przeprowadzeniu zaplanowanych działań, Kierownik Biura na podstawie zebranego materiału (raportów z ocen przeprowadzonych działań) jak też wszelkich innych stosownych informacji podejmuje decyzję. W przypadku jednoznacznie pozytywnej oceny zgromadzonej dokumentacji wprowadzane są zmiany ( aktualizacja certyfikatu, wydanie nowego certyfikatu, aktualizacja umowy / nowa umowa ). O podjętej decyzji Posiadacz certyfikatu informowany jest pisemnie. W przypadku wątpliwości podejmującego decyzję, co do spełnienia wymagań stanowiących podstawę certyfikacji wynikających z treści ustaleń z oceny lub z wykonania korekcji / działań korygujących, Biuro Certyfikacji informuje Klienta o tym fakcie prosząc o przedstawienie stosownych wyjaśnień. W uzasadnionych przypadkach Biuro Certyfikacji informuje o konieczności przeprowadzenia przez Posiadacza certyfikatu dodatkowych działań korygujących lub o przeprowadzeniu dodatkowej oceny na miejscu przed podjęciem decyzji w terminie określanym przez Biuro Certyfikacji. 4.5 Audity specjalne / dodatkowe Audit specjalny może zostać przeprowadzony w odpowiedzi na zgłaszane przez Posiadacza certyfikatu zmiany lub w ramach dalszego postępowania z certyfikatem zawieszonym, oceny skuteczności działań korekcyjnych / korygujących, zmian wymagań stanowiących podstawę certyfikacji, zbadania skarg lub wątpliwości co do spełnienia przez Posiadacza certyfikatu warunków określonych w umowie. Audit specjalny prowadzony jest wg zasad opisanych w pkt 3.4. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 05 z dnia 01.07.2013 r. strona:10 z 12
5. ODWOŁANIA, REKLAMACJE I SPRAWY SPORNE Klienci mają prawo odwołania się od decyzji wydanej na każdym etapie procesu certyfikacji i nadzoru w terminie do 14 dni od daty otrzymania kwestionowanej decyzji. Klienci mają prawo zgłaszać reklamacje na działania prowadzone przez Biuro Certyfikacji w Katowicach. Odwołania i reklamacje powinny być składane na piśmie i kierowane do Dyrektora Instytutu. O wyniku rozpatrzenia odwołania i reklamacji IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach powiadamia pisemnie w terminie do 30 dni od daty otrzymania informacji. W przypadku sporu stosuje się procedury wewnętrzne regulacji CEN/CENELEC- Część 4: Certyfikacja i SDG-5 N22. Po wyczerpaniu procedury odwoławczej wszelkie sprawy sporne będą rozpatrywane przez sąd właściwy dla siedziby Instytutu. Zgłaszane do IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach skargi osób trzecich dotyczące przyznanego certyfikatu są kierowane do Posiadacza certyfikatu. Posiadacz certyfikatu zobowiązany jest do udzielenia pisemnej odpowiedzi do Biura Certyfikacji w terminie do 14 dni od daty otrzymania informacji. Po otrzymaniu wyjaśnienia od Posiadacza certyfikatu Biuro Certyfikacji przekazuje informację wnoszącemu skargę. 6. POUFNOŚĆ IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach zapewnia zachowanie poufności informacji uzyskanych w procesie certyfikacji i nadzoru oraz do ochrony praw własności Klienta. Jeśli prawo wymaga ujawnienia stronie trzeciej jakichkolwiek informacji, Klient zostanie poinformowany o treści ujawnionej informacji w zakresie dopuszczonym przez prawo. 7. OPŁATY Opłaty są kalkulowane na podstawie uzasadnionych kosztów, wg aktualnego Cennika Opłat ustalonego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2012 r. oraz zgodnie z aktualnym cennikiem opłat publikowanym na stronie internetowej www.key-mark.org. Klient pokrywa koszty związane z; uzyskaniem certyfikatu, sprawowaniem nadzoru nad wydanym certyfikatem w tym opłaty roczne, licencjami. Przed złożeniem wniosku Klient może uzyskać w Biurze Certyfikacji informację o sposobie kalkulowania kosztów w odniesieniu do wnioskowanego do certyfikacji wyrobu. Po zarejestrowaniu wniosku, przesyłamy Klientowi Umowę o przeprowadzenie procesu certyfikacji, w której określamy wysokość opłaty związanej z uzyskaniem certyfikatu, wynikającej z aktualnego cennika obowiązującego w IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach. Opłata za przeprowadzenie procesu jest wnoszona w dwóch ratach: po podpisaniu Umowy o przeprowadzenie procesu w wysokości 50 % kwoty na konto IMBiGS. Wniesienie opłaty jest warunkiem rozpoczęcia procesu, po przeprowadzeniu procesu certyfikacji uregulowanie całości kosztów procesu na podstawie wystawionej przez IMBiGS faktury, z uwzględnieniem dokonanych przez Klienta wpłat. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 05 z dnia 01.07.2013 r. strona:11 z 12
W razie konieczności przeprowadzenia dodatkowych ocen, Biuro Certyfikacji przedstawi Klientowi kalkulację każdego elementu oceny. Sposób rozliczenia i dokonania przedpłaty taki sam jak opisano powyżej. Uregulowanie całości kosztów procesu certyfikacji jest warunkiem wydania certyfikatu. W przypadku przerwania procesu certyfikacji, rozliczenie obejmuje czynności wykonane w tym procesie do momentu jego przerwania. Klient, który uzyskał certyfikat, wnosi opłaty związane z sprawowaniem nadzoru, na podstawie faktury wystawionej przez IMBiGS wg cennika obowiązującego w dniu sporządzania kalkulacji kosztów nadzoru. Pokrycie kosztów związanych z nadzorem jest jednym z warunków utrzymania ważności certyfikatu. 8. INFORMACJE O CERTYFIKATACH IMBiGS Biuro Certyfikacji w Katowicach publikuje na stronie internetowej Instytutu wykaz wydanych certyfikatów, informacje o zawieszeniu lub wycofaniu certyfikatu, oraz wnioski o przeprowadzenie procesu certyfikacji. Informacje o certyfikatach przekazywane są do sekretariatu SDG 5. 9. POWOŁANIA NORMATYWNE I PODSTAWA PRAWNA 45011:2000 Wymagania ogólne dotyczące jednostek prowadzących system certyfikacji wyrobów. Certyfikat Akredytacji Jednostki Certyfikującej Wyroby Nr AC 065 z dnia 24 kwietnia 2013r. + Zakres Akredytacji Jednostki Certyfikującej Wyroby Nr AC 065, wyd. nr 14 z dnia 24.04.2013 r. Umowa przeniesienia praw do prowadzenia europejskiego systemu certyfikacji na znak Keymark z dnia 2 lipca 2013 r. SDG 5 N22 December 2001 / draft rev 2007-07-19 Specyficzne Zasady Schematu CEN Keymark dla Wyrobów do Izolacji Cieplnej. CEN/CENELEC Internal Regulations Part 4 Certyfikacji System Keymark, 2006-8. IMBiGS - Biuro Certyfikacji w Katowicach, wydanie 05 z dnia 01.07.2013 r. strona:12 z 12