NOARK 5 NORWESKI STANDARD ZARZĄDZANIA DANYMI. Irena Koć Ulbrych

NOARK 5 NORWESKI STANDARD ZARZĄDZANIA DANYMI Irena Koć Ulbrych

HISTORIA

Powierzchnia: 324 220 km2 Ludność: 4 769 000 Gęstość zaludnienia: 15 osób/km2 Powierzchnia: 322 575 km2 Ludność: 38 167 000 Gęstość zaludnienia: 118,2 osób/km2

Norwegia podzielona jest na 5 regionów (landsdeler) i 19 województw (norw. fylker), które dalej dzielą się na 433 gminy.

Powierzchnia Norwegii 324.220 km 2 Ludność 4.998.200 Gęstość zaludnienia 15,23 osób/km 2 Norwegia podzielona jest na 5 regionów (landsdeler) i 19 województw (norw. fylker), które dalej dzielą się na 433 gminy

Norwegia jest wysoko rozwiniętym krajem. Podatki stanowią 46% PKB, przy czym dużą cześć dochodów budżetowych stanowią dochody z państwowych firm wydobywczych.

Noark jest skrótem norweskiej nazwy Norsk arkivstandard (Norweski Standard Archiwizacji). Został stworzony jako specyfikacja wymagań dot. elektronicznego systemu przechowywania danych używanych w administracji publicznej w 1984 r. i szybko został uznany za powszechny standard. Ten standard został rozwinięty w 1987 r. (Noark 2) i w 1994 r. (Noark 3). Te udoskonalenia obejmowały zarówno modernizację zgodną z postępami technologii, jak i z wprowadzaniem do systemów nie tylko samej informacji, ale też funkcjonalności.

W 1995 r. podobny system wymagań został utworzony dla sektora miejskiego pod nazwą Koark. Koark opiera się na tych samych zasadach co Noark, ale ma kilka dodatkowych elementów, odpowiadających potrzebom tego sektora miejskiego. np. political case handling (polityka prowadzenia spraw).

Noark 4, który powstał w 1999 r., zawiera te specyfikacje, które były w Koark-u i zostały uznane za standard dla sektora administracji publicznej. Noark 4 poszedł dalej o krok naprzód, poprzez ustanowienie kompletnego elektronicznego systemu zarządzania danymi zintegrowanego z pocztą elektroniczną i z systemem general case handling systems (ogólny system prowadzenia spraw). Noark 5 dalej rozwija zasady Noark 4.

1 stycznia 1999 r. Regulacje dotyczące archiwów zostały wprowadzone i Noark stał się obowiązkowym systemem dla instytucji publicznych. Regulacje te zostały zatwierdzone dla elektronicznego zapisywania danych przez Generalnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Od 1.10.2002 r. w rozdziale IX Regulacji Archiwów Państwowych uznano, że utrzymywanie elektronicznych dokumentów powinno być prowadzone w systemie, który spełnia normy Noark i jest zatwierdzony przez Archiwum Państwowe. To stosuje się bez względu na to, czy używany jest tradycyjny system zapisywania i archiwizacji danych, czy funkcje zapisywania tych danych są zintegrowane z systemem prowadzenia spraw, czy innym podobnym systemem. Kiedy dokumenty dotyczące spraw są archiwizowane elektronicznie, system musi spełniać wymagania Noark-u i musi być zatwierdzony dla tego celu przez Generalnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Od 1999 r. narodowe i międzynarodowe standardy dotyczące archiwizowania danych elektronicznych zostały sformułowane w zależności od ich ważności (te obszary nie zostały wystarczająco dobrze określone w systemie Noark 4). W związku z tym Generalny Dyrektor Archiwów Państwowych uznał za potrzebne stworzenie projektu, który objąłby wszystkie te kwestie i gwarantował, że wszystkie dokumenty i procesy z nimi związane są przeprowadzanie zgodnie z aktem dot. archiwizacji (Norwegian Archives Act). Ten projekt ustanowiono we wrześniu 2005 r.

Organizacja projektu Projekt składa się z: 1. grupy koordynującej, składającej się z przedstawicieli: Archiwum Państwowego, Ministerstwa Kultury i Spraw Wyznaniowych, Ministerstwa Modernizacji, Ministerstwa Administracji Rządowej i Reform, Norweskiego Stowarzyszenia Władz Lokalnych i Regionalnych, Ministerstwa Zarządzania Administracją i Reform (marzec- maj 2007)

2. Grupy projektu, składającej się z przedstawicieli: Katedry Informatyki Uniwersytetu w Oslo oraz kilku pracowników Archiwum Państwowego

3. kilku grup zadaniowych, w skład których wchodzą przedstawiciele archiwów terytorialnych oraz przedstawiciel Dyrekcji ds. Gospodarki Zasobami Naturalnymi System ten był konsultowany z Norweskim Inspektoratem Danych Osobowych, z Biurem Bezpieczeństwa Narodowego, a także ze Stowarzyszeniem Prasy Norweskiej.

Wymagania w Noark 5 Noark 5 wyznacza wymagania dotyczące struktury rekordu, metadane i funkcjonalności, ale nie ma w nim nic, jak spełniać te wymagania w systemie. Innymi słowy Noark 5 nie definiuje systemu, ale go przystosowuje dla różnych rozwiązań. Wymagania są ostrzejsze dla deponowania, transferu i migracji danych. Obowiązkowe metadane muszą być zawarte przy eksporcie, który musi mieć zdefiniowaną strukturę.

Numer Obszar, którego wymaganie dotyczy Typ Uwagi numerowanie wymagań jest podzielone na numer rozdziału i kolejny numer w tym rozdziale np. 4.11 (rozdz. 4 wymaganie nr 11) określa obszar, dla którego to wymaganie jest narzucone określa typ wymagania: O- obowiązkowe B - warunkowe V - opcjonalne dotyczące wymagań np. warunków kiedy dane wymaganie staje się obowiązkowe

Obowiązkowe i zalecane wymagania są zaznaczone jako konieczne w opisie wymagań, natomiast opcjonalne jako zalecane. Warunkowe wymagania staja się obowiązkowe pod pewnymi warunkami. Te warunki są szczegółowe opisane w kolumnie Uwagi.

Oczekuje się od Noark aby aprobował 3 główne typy systemu: 1. Akta spraw - systemy zajmujące się sprawami i dokumentami będącymi częścią spraw 2. Systemy zadaniowe uwzględniające całą dokumentację związaną ze sprawą 3. Systemy zadaniowe, ale bez uwzględnienia korespondencji Wszystkie te systemy będą elektronicznymi systemami zarządzania dokumentami chociaż mogą zawierać odsyłacze do papierowych dokumentów. Systemy zadaniowe bez odsyłaczy do dokumentów są poza typem systemów, które aprobuje Noark 5.

Związek NOARK z norweską i międzynarodową standaryzacją Projekt był w konsultowany z środowiskami zaangażowanymi w prace nad narodową standaryzacją, takimi jak: Norweska Rada Standardów, Semantyczny Rejestr dla Elektronicznej Współpracy, organ koordynujący e-administrację, a także prace związane z otwartymi standardami, podpisami elektronicznymi i identyfikacją.

Międzynarodowe standardy dla struktury archiwum i archiwalnych repozytoriów i są one bezpośrednio związane z Noark 5 w tym sensie, że gdzie wymagania w standardach mają silny związek z norweskimi uwarunkowaniami, używaliśmy tych wymagań wziętych bezpośrednio z międzynarodowych przepisów. Natomiast tam gdzie związek był luźniejszy między wymaganiem międzynarodowym a sytuacją norweską, wdrażano to wymaganie, ale z zachowaniem specyfiki norweskiej np. praktyki administracyjnej i prawnej.