Procedury finansowe. obowiązujące w Hufcu ZHP Lublin

Podobne dokumenty
Procedury finansowe. obowiązujące w Hufcu ZHP Lublin

Procedury finansowe. obowiązujące w Hufcu ZHP Lublin

Skarbniczek poradnik dla skarbnika hufca obowiązuje od SKARBNICZEK PORADNIK DLA SKARBNIKA HUFCA. Strona 1 z 10

Regulamin zatwierdzania i rozliczania imprez programowych, biwaków i wycieczek w Hufcu Ziemi Cieszyńskiej

REGULAMIN FINANSOWY HUFCA POZNAŃ NOWE MIASTO

Regulamin zatwierdzania i rozliczania imprez programowych, szkoleniowych Hufca Jastrzębie-Zdrój

KILKA SŁÓW O FINANSACH, CZYLI KRÓTKI PORADNIK DLA DRUŻYNOWYCH

Hufiec ZHP Ziemi Gliwickiej

Najważniejsze aktywności Centrum PISOP

Finanse drużyny w pigułce. Opracowanie: Komenda Hufca ZHP Katowice pwd. Alina Kurowska

Zasady organizacji akcji zarobkowych i zbiórek publicznych w Związku Harcerstwa Polskiego Chorągwi Kieleckiej

Postanowienia ogólne i podział składki Część składki należna chorągwiom, hufcom i podstawowym jednostkom organizacyjnym

Zasady otwierania i funkcjonowania z subkont prowadzonych przez Fundację Krok Po Kroku z siedzibą w Oławie. REGULAMIN

UCHWAŁA ZARZĄDU STOWARZYSZENIA POLITES. z dnia 2 stycznia 2014 r. w sprawie procedur finansowych obowiązujących w roku 2014

Zasady otwierania i korzystania z subkont prowadzonych przez Fundację Krok Po Kroku z siedzibą w Oławie. REGULAMIN. I Zasady otwierania subkont

Instrukcja w sprawie określenia zasad delegowania i rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Rzeszowskiego

Instrukcja stosowania programu Finanse dla nauczycieli i uczniów uczestniczących w programie Młodzieżowe miniprzedsiębiorstwo

ZAŁOŻENIA ORGANIZACYJNE HARCERSKIEJ AKCJI LETNIEJ 2017

Zasady organizacji akcji zarobkowych przez jednostki organizacyjne Chorągwi Stołecznej ZHP

POMOCNIK ORGANIZATORA PLACÓWEK LETNIEGO WYPOCZYNKU W CHORĄGWI KUJAWSKO-POMORSKIEJ HARCERSKA AKCJA LETNIA 2014

SZKOLENIE dla KOMENDANTÓW i KWATERMISTRZÓW OBOZÓW

Harcerze dla Ukrainy Wytyczne dla organizatorów kwest publicznych

Wydawanie pieniędzy Uczelni, czyli Jak rozliczać dokumenty księgowe? Podstawowe informacje:

Regulamin korzystania ze służbowych kart płatniczych w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej w Koninie. Rozdział 1 Postanowienia ogólne

ZARZĄDZENIE Nr OR-I PREZYDENTA MIASTA OPOLA z dnia 19 września 2017 r.

REGULAMIN KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KART PŁATNICZYCH NA UNIWERSYTECIE EKONOMICZNYM W POZNANIU. I. Postanowienia ogólne

Instrukcja rozliczania kosztów podróży służbowej

Związek Harcerstwa Rzeczypospolitej Okręg Dolnośląski

I. Postanowienia ogólne

Hufiec ZHP Ziemi Gliwickiej

Załącznik Nr 3 WZÓR. z wykonania zadania publicznego.... (tytuł zadania publicznego) w okresie od... do...

REGULAMIN SPRZEDAŻY KART WSTĘPU NA WYDARZENIE 1 INFORMACJE OGÓLNE

Zasady organizacji i rozliczania wycieczek edukacyjnych w ramach projektu Akademia Młodych Noblistów (obowiązujące od r.

ZARZĄDZENIE NR 124/13 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji rozliczania kosztów podróży służbowej

KONTROLA REALIZACJI ZADAŃ PUBLICZNYCH

ZARZĄDZENIE NR 34/2019 BURMISTRZA MIASTA I GMINY Pierzchnica. z dnia 24 stycznia 2019 roku

z wykonania zadania publicznego zgodnie z umową... (tytuł zadania publicznego)

Zasady rozliczania dotacji w ramach Instrumentu Finansowego LIFE + na podstawie dokumentów księgowych

Projekt dofinansowany ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich

13 GRUDNIA 2015 REGULAMIN PRACY KOMENDANTA I KOMENDY HUFCA HUFIEC ZHP ZIEMI WOLIŃSKIEJ IM. MARYNARKI WOJENNEJ RP

Załącznik do zarządzenia nr 4/2015 z dnia 24 lutego 2015 roku

Zasady rozliczania wydatków na dojazdy w ramach projektu Dalszy krok program aktywizacji zawodowej pracowników firmy ZACHEM S.A.

Dostać dotację i przeżyć autor(ka): Ewa Kolankiewicz, Alina Gałązka

Hufiec ZHP Ziemi Gliwickiej

Zakresy obowiązków Komendanta. i członków. Komendy Hufca Strzelce Krajeńskie ZHP

ZARZĄDZENIE NR 16/2014 STAROSTY NOWODWORSKIEGO z dnia 22 maja 2014 r.

Organizacja Biwaków i Zlotów

GRANT NA LEPSZY START

AKCJA LETNIA I ZIMOWA

Jak wypełnić sprawozdanie z wykonania zadania publicznego?

ZAŁOŻENIA ORGANIZACYJNE HARCERSKIEJ AKCJI ZIMOWEJ 2015

INSTRUKTAŻ na 2013 rok

Karta członkowska ZHP Dokumenty wprowadzające Strona 2 z 12

ZARZĄDZENIE NR 194/2013 WÓJTA GMINY POSTOMINO. z dnia 1 października 2013 r.

Co przyniesie zmiana ustawy o zbiórkach publicznych? Szczecin r.

3. Nie jest dopuszczalne dokonywanie wydatków stanowiących prywatne wydatki użytkownika karty za pomocą służbowej karty płatniczej.

Projekt dofinansowany ze środków Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich

Rozliczenie finansowe działań w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich Małopolska Lokalnie, edycja 2017 GRUPY NIEFORMALNE Z PATRONEM

FAQ - Często zadawane pytania

Zarządzenie Nr 22/2013

Regulamin finansowo-księgowy NSZZ Funkcjonariuszy i Pracowników Więziennictwa

MATERIAŁ NA WARSZTATY HUFCOWE Karta biwaku i faktury szybko i bezboleśnie 16 stycznia 2018

Hufiec ZHP Ziemi Gliwickiej

WNIOSEK O ZWROT KOSZTÓW PRZEJAZDU

ZARZĄDZENIE NR 25/2013. STAROSTY NOWODWORSKIEGO z dnia 2 kwietnia 2013 r.

Regulamin sprzedaży i rezerwacji biletów. w Domu Kultury Kadr w Dzielnicy Mokotów m.st. Warszawy. ul. Gotarda 16, Warszawa

1. Regulamin określa zasady pozyskiwania, przekazywania oraz rozliczania środków finansowych

1. Przyjmuje zasady przyznawania dofinansowania do szkoleń instruktorskich organizowanych przez ZHP, które stanowią załącznik nr 1 do uchwały.

Prosimy o nieprzysyłanie papierowej wersji sprawozdania bez wezwania Operatora!

ZASADY PROWADZENIA GOSPODARKI FINANSOWEJ I RACHUNKOWOŚCI RADY RODZICÓW SP 273 Im. Aleksandra Landy w Warszawie NA ROK 2017/2018

REGULAMIN DOTYCZĄCY ZWROTU KOSZTÓW DOJAZDU UCZESTNIKOM PROJEKTU CZAS NA AKTYWNOŚĆ!

Kompleksowa pielęgniarska opieka nad pacjentem z najczęstszymi schorzeniami wieku podeszłego program przeznaczony dla pielęgniarek/pielęgniarzy

HARCERSKA AKCJA ZIMOWA WYTYCZNE

2 Uchwała wchodzi w życie z dniem jej podjęcia

GROMADZENIA ŚRODKÓW PIENIEŻNYCH NA SUBKONTACH i REFUNDACJI KOSZTÓW

Część I sprawozdania - Sprawozdanie merytoryczne, w punkcie:

ŚCIĄGA FINANSOWO KSIĘGOWA HUFCA ZHP SZAMOTUŁY

Uchwała Głównej Kwatery ZHP nr 150/2013 z dnia 12 lutego 2013 r. w sprawie zmiany Regulaminu kart członkowskich Związku Harcerstwa Polskiego

ZWROT KOSZTÓW DLA INTERESANTÓW WKU

Program partnerski MIO 2014 REGULAMIN

Zarządzenie Nr Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pabianicach. z dnia 14 października 2014r

w załączeniu przekazujemy instrukcję do modułu sprawozdań w generatorze FIO-Mazowsze Lokalnie.

z dnia 14 marca 2014 r. o zasadach prowadzenia zbiórek publicznych Rozdział 1 Przepisy ogólne

Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 93 /2011 PREZYDENTA MIASTA SKARŻYSKO KAMIENNA. z dnia 9 maja 2011 roku

Podróże służbowe. Zagraniczne, krajowe

I. Postanowienia ogólne

Regulamin zwrotu kosztów dojazdu dla Uczestniczek Projektu Kobieta skuteczny przedsiębiorca! nr RPLB /18

Regulamin korzystania z Kart Korporacyjnych American Express w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu

Zasady realizacji mobilności i rozliczenia przyznanego dofinansowania w ramach projektu PROM

Zarządzenie Nr 465/ZK/2018 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 11 kwietnia 2018 roku

1) JAK i KIEDY NALEŻY ZGŁOSIĆ SIĘ do US:

Zarządzenie nr 11/17 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. Witelona w Legnicy z dnia 03 kwietnia 2017 r.

I. Instrukcja przygotowania i złożenia rozliczenia wsparcia pomostowego

Schemat Obiegu Dokumentów Księgowych w Centrum Sportu i Rekreacji w Augustowie

Jak rozliczyć projekt

OGŁOSZENIE. Organizacja wypoczynku dla dzieci i młodzieży w czasie wolnym od zajęć wypoczynek stacjonarny

Regulamin udzielania i rozliczania delegacji służbowych w Kuratorium Oświaty w Gdańsku

REGULAMIN dofinansowania wyjazdów w ramach Programu pn. Poznanie dawnych Kresów Wschodnich Rzeczypospolitej przez uczniów krakowskich szkół

Zasady organizacji loterii. Artur Gluziński

Wykorzystanie otrzymanych środków finansowych Przygotowanie sprawozdania z rozliczenia otrzymanych środków finansowych. Analiza dokumentacji

Transkrypt:

Procedury finansowe obowiązujące w Hufcu ZHP Lublin

1. Finanse drużyny... 3 Przychody... 3 Rozchody... 3 2. Finanse szczepów i związków drużyn... 4 Przychody... 4 Rozchody... 4 Sposób rozliczenia... 4 3. Podstawowa składka członkowska... 5 4. Dodatkowe składki członkowskie zadaniowe... 6 Składka członkowska zadaniowa z konta drużyny... 6 Zwrot wpłaty... 6 5. Zbiórki pieniędzy... 7 Zbiórka publiczna... 7 Zbiórka pieniędzy na terenie prywatnym... 7 Loterie fantowe... 8 6. Dokumenty księgowe... 9 Co może być dokumentem księgowym?... 9 Jakie dane musi zawierać?... 9 Jak opisać dokument?... 11 7. Zaliczki... 13 Rozliczenie... 13 8. Faktury za udział w przedsięwzięciach... 14 9. Finanse podczas HALiZ... 15 Wpłaty na HAL i HAZ... 15 Historia zmian... 16 Procedury opisane w tym dokumencie zostały zatwierdzone decyzją Komendanta i Skarbnika Hufca numer 4/DKiS/2018 z dnia 7 marca 2018 r. Aktualizacja: Decyzja Komendanta i Skarbnika Hufca ZHP Lublin nr 4/DKiS/2019 z dnia 30 maja 2019 r. Opracowanie: phm. Małgorzata Góral Skarbnik Hufca ZHP Lublin Na podstawie procedur opracowanych przez phm. Pawła Kowalczyka. 2

1. Finanse drużyny Drużyny, szczepy i inne jednostki organizacyjne przechowują swoje pieniądze na rachunku bankowym Hufca. Każda jednostka posiada własne, wewnętrzne konto drużyny, na którym przechowywane są środki finansowe pozostające w dyspozycji jednostki. Stan konta drużyny oraz historię operacji na koncie, szef jednostki może sprawdzić na witrynie funkcyjnych po zalogowaniu się na swoje konto w usłudze Office 365. Przychody Stan konta drużyny powiększają: podstawowa składka członkowska za członków drużyny w części należnej drużynie, środki z 1% przekazane dla drużyny za pomocą odpowiedniego celu szczegółowego, wpływy ze zbiórek pieniędzy, do 10% nadwyżki z rozliczenia DSCZ, darowizny. Rozchody Drużynowy może wydatkować środki zgromadzone na koncie w celu realizacji programu swojej drużyny bądź dofinansowań do form szkoleniowych i wypoczynkowych. Każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany (o czym przeczytasz w dalszej części instrukcji). Istnieje możliwość rozliczenia wydatków, które sfinansowaliśmy z własnych pieniędzy lub pobrania zaliczki i późniejszego rozliczenia się z niej. Nie można natomiast opłacić z konta jednostki podstawowej składki członkowskiej. 3

2. Finanse szczepów i związków drużyn Szczepy oraz związki drużyn mogą posiadać wydzielone rachunki bankowe do przechowywania swoich środków pieniężnych. Dostęp do konta udzielany jest komendantowi oraz wskazanej przez niego osobie. Do konta można dodatkowo posiadać kartę bankową. Przychody przychody ze zbiórek pieniędzy, 10% z DSCZ form szczepu i związku drużyn (w tym HAZ), darowizny, środki z 1% przekazane za pomocą odpowiedniego celu szczegółowego. Rozchody materiały programowe i promocyjne, zakup sprzętu, dofinansowania. Sposób rozliczenia Z konta można opłacać faktury, robić zwroty osobie dokonującej wydatku z prywatnych pieniędzy lub wypłacać zaliczki. Ewentualnie można także wypłacać pieniądze w bankomacie. Rozliczenie się z wydatków zaksięgowanych na rachunku bankowym następuje poprzez okazanie skarbnikowi hufca lub upoważnionej przez niego osobie wszystkich dokumentów finansowych. Dokumenty przelewowe oraz płacone kartą służbową należy dostarczyć do biura hufca do 5 dnia następnego miesiąca, natomiast dokumenty płacone gotówką wypłaconą z konta do ostatniego dnia tego samego miesiąca. Wypłacając pieniądze z bankomatu należy niezwłocznie poinformować o tym fakcie skarbnika hufca. 4

3. Podstawowa składka członkowska Podstawowa składka członkowska jest obowiązkowa dla wszystkich członków ZHP z wyjątkiem członków drużyn nieprzetartego szlaku oznaczonych w Ewidencji ZHP jako spełniający kryteria członkostwa w tych jednostkach. Podstawowa składka członkowska jest przeznaczana na działania programowe, koszty funkcjonowania władz oraz składki do międzynarodowych organizacji skautowych. Zgodnie z ideą funkcjonowania stowarzyszeń utrzymywanie stowarzyszenia jest obowiązkiem jego członków. Podstawowa składka członkowska opłacana jest kwartalnie (aktualnie 30 zł/os) bądź za cały rok z góry (aktualnie 120 zł/os). Drużynowy powinien zebrać składkę od wszystkich osób, które w danym kwartale były członkami jego drużyny i wpłacić na konto Hufca o nr 73 1160 2202 0000 0003 3616 1041 do 10 dnia ostatniego miesiąca kwartału. Jednocześnie należy wypełnić grupową listę wpłat na Witrynie funkcyjnych. Instruktorzy wpłacają PSC indywidualnie na konto Hufca. Nieopłacenie podstawowej składki członkowskiej w terminie oznacza automatyczną utratę członkostwa w ZHP z mocy zapisów Statutu. Nie ma możliwości przesunięcia ani odwołania takiego działania, jest to skutek natychmiastowy. W przypadku członków władz ZHP nieopłacenie składki w terminie oznacza wygaśnięcie mandatu członka władz. Opłacenie zaległej składki w ciągu 3 miesięcy od upływu terminu przywraca członkostwo w ZHP, ale nie przywraca utraconych mandatów członków władz. 5

4. Dodatkowe składki członkowskie zadaniowe Wszystkie wpłaty na przedsięwzięcia organizowane przez ZHP stanowią dodatkową składkę członkowską zadaniową (DSCZ). Dodatkowa składka członkowska zadaniowa jest przeznaczana w całości na pokrycie kosztów uczestnictwa członka naszej organizacji w określonym przedsięwzięciu, np. biwaku drużyny. Aby zacząć zbierać dodatkową składkę, należy przedstawić Skarbnikowi Hufca preliminarz składki, przesyłając go drogą mailową (skarbnik@lublin.zhp.pl) na 10 dni przed planowanym przedsięwzięciem. W ciągu 5 dni roboczych od zaakceptowania preliminarza wystawiona zostanie decyzja Komendanta i Skarbnika Hufca o wysokości DSCZ. Dopiero po wydaniu decyzji można przekazać informację o wysokości wpłat i rozpocząć ich zbieranie. Składka może być zbierana indywidualnie na podstawowy rachunek bankowy hufca, związku drużyn lub szczepu lub grupowo przed szefów jednostek (zalecane w przypadku niewielkich kwot). Szef danej jednostki, wpłacając zebrane środki na konto hufca, przesyła jednocześnie do organizatora imprezy (drogą mailową) imienny wykaz osób wraz z wysokością poszczególnych wpłat. Organizator imprezy wypełnia zbiorczy, udostępniony plik na Witrynie funkcyjnych. Tytuł przelewu ma znaczenie! W tytule przelewu na konto Hufca musi znaleźć się zwrot dodatkowa składka członkowska zadaniowa lub skrót DSCZ. To bardzo ważne! Brak tej informacji w tytule może być podstawą do opodatkowania przedsięwzięcia. Osoby wpłacające dodatkową składkę członkowską (np. uczestnicy biwaku, od których składkę zbiera drużynowy i wpłaca do Hufca) muszą mieć opłaconą podstawową składkę członkowską oraz muszą być wpisane do systemu Ewidencja ZHP. Składka członkowska zadaniowa z konta drużyny Istnieje możliwość pokrycia kosztu składki zadaniowej za udział harcerzy z drużyny w przedsięwzięciu (np. biwak drużyny, Gra Lubelska) ze środków zgromadzonych na koncie drużyny. Aby to zrobić należy wysłać maila do skarbnika (skarbnik@lublin.zhp.pl), w którego treści umieszcza się następujące dane: wniosek o przeksięgowanie, za co np. udział członków 111 LDH Złotóweczki w Grze Lubelskiej, za kogo lista osób, za które przeksięgowujesz środki wraz z kwotą za każdą osobę. Zwrot wpłaty Istnieje możliwość otrzymania zwrotu wpłaty w przypadku rezygnacji uczestnika z danego przedsięwzięcia (o ile organizator nie zastrzegł sobie prawa do bezzwrotnej części lub całości wpłaty). Informacja o ewentualnej wysokości zwrotu jest zawarta w decyzji komendanta i skarbnika hufca dotyczącej danego przedsięwzięcia. Zwrot jest możliwy jedynie na konto bankowe osoby, która wpłacała DSCZ na podstawie wniosku o zwrot wpłaty. Wniosek należy dostarczyć osobiście do biura Komendy Hufca lub przesłać jego skan (z podpisem) na adres mailowy skarbnika hufca (skarbnik@lublin.zhp.pl). 6

5. Zbiórki pieniędzy Zbiórki pieniędzy mogą być realizowane w trzech formach: zbiórka publiczna zbiórka dobrowolnych darów na określony cel, nie może mieć charakteru wymiany, np. znicz za co łaska ale nie mniej niż 5 zł zbiórka pieniędzy na terenie prywatnym loteria fantowa Zbiórka publiczna Zbiórką publiczną jest zbieranie ofiar w gotówce lub w naturze w miejscu publicznym na określony, zgodny z prawem cel pozostający w sferze zadań publicznych, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie oraz na cele religijne. Miejsca publiczne to miejsca ogólnie dostępne, a w szczególności ulice, place, parki i cmentarze. Przy organizacji zbiórki wymagane jest zgłoszenie jej do Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, a następnie złożenie sprawozdania za zbiórki i jej rozliczenie. Informacje o prowadzonej zbiórce oraz jej wynikach będą dostępne na stronie zbiorki.gov.pl. Aby zorganizować zbiórkę należy wypełnić formularz zgłoszeniowy online zbiórki (dostępny na stronie hufca) na minimum 14 dni przed rozpoczęciem zbiórki. Komenda Hufca dokonuje zgłoszenia zbiórki do MSWiA i po ogłoszeniu jej na stronie zbiorki.gov.pl można rozpocząć zbieranie pieniędzy. Podczas zbiórki każda osoba kwestująca musi być wyposażona w identyfikator zawierający imię, nazwisko, numer, nazwę i cel zbiórki publicznej oraz nazwę organizatora (Chorągiew Lubelska Związku Harcerstwa Polskiego). Po zakończeniu zbiórki należy w ciągu 7 dni wpłacić zebrane środki na konto bankowe Hufca tytułując przelew: Wpłaty ze zbiórki publicznej 1 LDH Złotóweczki z dnia 1.01.19 oraz dostarczyć podpisany Protokół przeliczenia pieniędzy. Wydatkując pieniądze ze zbiórki każdą z faktur, które zostały z niej sfinansowane należy opisać formułą Sfinansowano ze środków ze zbiórki publicznej numer.. Zbiórka pieniędzy na terenie prywatnym Zbiórka pieniędzy nie musi być zgłoszona do MSWiA, jeżeli odbywa się w obrębie terenów kościelnych, kaplic oraz w miejscach i okolicznościach zwyczajowo przyjętych w danej okolicy i w sposób tradycyjnie ustalony; wśród grona osób znajomych osobiście przeprowadzających zbiórkę; wśród młodzieży szkolnej na terenach szkolnych, odbywające się na podstawie pozwolenia władz szkolnych; w ramach zbiórek koleżeńskich odbywających się w: lokalu urzędu publicznego na podstawie pozwolenia kierownika urzędu, lub innym zakładzie pracy. Aby zorganizować zbiórkę należy wypełnić formularz zgłoszeniowy online zbiórki (dostępny na stronie hufca) na minimum 7 dni przed rozpoczęciem zbiórki. Po zakończeniu zbiórki należy w ciągu 7 dni wpłacić zebrane środki na konto bankowe 7

Hufca tytułując przelew: Wpłaty ze zbiórki pieniędzy 1 LDH Złotóweczki z dnia 1.01.19 oraz dostarczyć podpisany Protokół przeliczenia pieniędzy. Loterie fantowe Taka forma zbierania pieniędzy podlega Ustawie o grach hazardowych pomimo społecznego charakteru akcji. Organizując ją należy oszacować wartość przedmiotów wystawianych na loterii: <3785,38 zł -zezwolenie właściwej terenowo Izby Celnej >3785,38 zł - mała loteria fantowa, którą wystarczy zgłosić do dyrektora Izby Celnej na 30 dni przed przeprowadzeniem loterii. Zgłoszenie małej loterii fantowej jest bezpłatne a dochód z niej nie podlega opodatkowaniu (w przypadku tzw. dużej loterii opodatkowanie wynosi 10% wpływów). Przed organizacją akcji zarobkowej w formie loterii na minimum 21 przed skontaktuj się ze skarbnikiem hufca w celu uzyskania szczegółowych informacji. 8

6. Dokumenty księgowe Wszystkie koszty naszej działalności muszą być udokumentowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz przepisami wewnętrznymi naszej organizacji za pomocą dokumentów księgowych. Oprócz tego, dokumenty muszą zostać opisane przez osobę, która wydatkowała środki oraz zostać zaakceptowane przez Komendanta i Skarbnika Hufca. Dokument księgowy nie może zawierać przekreśleń, poprawień, treść musi być czytelna, wyraźna i zrozumiała. Dokumenty można opłacać gotówką lub kartą płatniczą (prywatną lub służbową). Nie ma możliwości płacenia za zakupy służbowe przelewem z prywatnego konta bankowego. Dokumenty opłacone za pomocą przelewu z prywatnego konta nie będą rozliczane. Wyjątek stanowią płatności natychmiastowe: FlixBus i PKP Intercity. Co może być dokumentem księgowym? Dokumentem może być na przykład: Faktura Rachunek Rachunek Kosztów Podróży Bilet w przypadku przejazdów na odległość większą lub równą 50 km Noty wystawione przez Komendę Chorągwi Lubelskiej ZHP lub jeden z hufców Chorągwi Lubelskiej ZHP Polisa ubezpieczeniowa Jakie dane musi zawierać? Faktura Rozliczane faktury muszą spełniać następujące warunki: Nabywca jest określony następującymi danymi: Chorągiew Lubelska ZHP 20-078 Lublin; ul. Żołnierzy Niepodległej 7 NIP: 712-30-69-783 Posiadać numer oraz datę wystawienia Posiadać dane sprzedawcy - nazwę, pełny adres, numer NIP określenie przedmiotu transakcji towaru lub usługi wraz z ilością, jednostką miary, ceną netto, wartością netto, stawką podatku Należność ogółem wyrażona liczbą Stwierdzenie Zapłacono gotówką, zapłacono kartą lub inne określenie formy płatności. W przypadku kiedy na fakturze zapłaconej gotówką nie określono formy płatności należy poprosić o KP lub napisanie przez sprzedawcę zapłacono gotówką. 9

Sprawdź dokument od razu po otrzymaniu Jeżeli dokument zawiera błędy i zwrócisz się z tym do sprzedawcy od razu istnieje duża szansa, że poprawiony dokument otrzymasz od ręki. W przeciwnym razie czekają Cię wielokrotne wycieczki do sprzedawcy celem otrzymania korekty. Bilet Bilet jednorazowy jest dowodem źródłowym, jeżeli trasa, której dotyczy bilet, jest dłuższa niż 50 km. Ponadto: Każdy bilet musi być musi być osobno opisany. Niezależnie od tego, że dla każdego uczestnika mamy identyczny bilet. Bilety opisujemy i pieczętujemy analogicznie do innych dokumentów księgowych. Na bilecie musi być napisane bilet, a nie paragon fiskalny. Dla przejazdów poniżej 50 km konieczne jest dostarczenie faktury. Rachunek Kosztów Podróży Rachunek Kosztów Podróży jest dokumentem, którym można rozliczyć koszty użycia prywatnego pojazdu do celów służbowych (np. transport sprzętu na potrzeby organizacji imprezy). Za każdy przejechany prywatnym samochodem kilometr zwracana jest zryczałtowana kwota określana decyzją Komendanta i Skarbnika Chorągwi Lubelskiej. Kwota ta musi pokryć wszystkie koszty używania pojazdu. Nie ma potrzeby przedstawiania dodatkowych dokumentów do rozliczenia (np. faktur za paliwo) natomiast konieczne jest dołączenie Ewidencji Przebiegu Pojazdu. Rozliczyć można jedynie jazdy między miejscowościami, w przypadku jazd w obrębie jednej miejscowości (jazd lokalnych) nie przysługuje rozliczenie kosztów użycia pojazdu. Jeżeli zachodzi konieczność rozliczenia jazd lokalnych należy skontaktować się ze Skarbnikiem hufca. Na rozliczenie kosztów użycia pojazdu konieczna jest zgoda Skarbnika Hufca i Chorągwi. O zgodę należy zwrócić się drogą mailową, co najmniej 14 dni przed planowanym użyciem samochodu podając: planowaną datę użycia, cel, trasę, dane kierowcy (stopień, imię, nazwisko, przydział służbowy), dane pojazdu (model, markę, pojemność silnika, numer rejestracyjny). Jeżeli nasz prywatny samochód staje się, na podstawie umowy użyczenia, samochodem służbowym to wtedy koszty jego użycia rozliczamy za pomocą samej ewidencji przebiegu pojazdu i załączonych do niej faktur. Stawka za 1 przejechany kilometr wynosi 0,84 zł. 10

Polisa ubezpieczeniowa Polisa ubezpieczeniowa jest dokumentem, który może wystąpić jedynie w szczególnych przypadkach podczas działań wspólnie z członkami innych Hufców (wszyscy członkowie naszego Hufca są ubezpieczeni przez cały rok od następstw nieszczęśliwych wypadków, a instruktorzy ZHP są dodatkowo ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej przez Główną Kwaterę). Polisy opisujemy i pieczętujemy analogicznie do innych dokumentów księgowych. Nota księgowa Nota księgowa jest dokumentem obowiązującym wewnątrz chorągwi. Służy do rozliczeń między hufcami, oraz pomiędzy chorągwią a hufcem. Jak opisać dokument? Wszystkie dokumenty z wyjątkiem Not księgowych z chorągwi oraz Rachunków Kosztów Podróży opisujemy w następujący sposób: Krok 1 pieczątka Z tyłu dokumentu (bądź z przodu o ile jest wystarczająco dużo miejsca) przystawiamy pieczątkę do opisu dokumentów księgowych. Na pieczątce nie uzupełniamy żadnego pola. Krok 2 opis merytoryczny Pod pieczątką osoba, która dokonała zakupu opisuje wydatek, który chce rozliczyć oraz go uzasadnia. Opis powinien odpowiadać na następujące pytania: na co wydano pieniądze? - np. klej, artykuły spożywcze, wyżywienie, wydruk dla kogo? - nazwa drużyny, szczepu, itd w ramach jakich działań? np. biwak drużyny, Gra Lubelska, należy dopisać w jakim terminie odbywa się organizowane przedsięwzięcie na jakie potrzeby, jeżeli nie jest to standardowe użycie zakupionych materiałów? - cytryna do eksperymentów fizycznych, szczoteczka do zębów do czyszczenia sprzętu drużyny z jakich środków sfinansowano? - w przypadku środków ze zbiórek pieniędzy, dotacji itp. Pod opisem musi znaleźć się podpis osoby dokonującej zakupu. Przykładowe opisy: Zakupiono papier szary na potrzeby Gry Lubelskiej organizowanej w terminie 11-12 kwietnia. (papier, uczestnicy gry, Gra Lubelska) Wyżywienie dla uczestników biwaku 111 LDH Złotóweczki w Złotym Stoku w terminie 28-30 luty. (wyżywienie, członkowie drużyny, biwak 111 LDH) W przypadku pojedynczych artykułów należy napisać, co zakupiono. W przypadku wielu różnych artykułów można opisać je jako artykuły spożywcze, gospodarcze, papiernicze. 11

Krok 3 sposób zwrotu pieniędzy W przypadku, gdy wydatek nie jest rozliczany za pomocą zaliczki i nie był opłacony przelewem z konta hufca, należy na nim wskazać w jaki sposób zwrócono środki osobie, która je wydatkowała. Jeżeli zwrot wydatku następuje w gotówce to osoba, która dokonała wydatku (podpisała się pod opisem merytorycznym) musi w momencie otrzymania zwrotu potwierdzić odbiór gotówki. Jeżeli zwrot wydatku następuje przelewem bankowym faktura musi zostać opisana stwierdzeniem Proszę o zwrot na prywatny rachunek bankowy numer.. Pod tym stwierdzeniem musi znaleźć się podpis osoby, która dokonała wydatku (podpisała się pod opisem merytorycznym). W celu realizacji powyższych stwierdzeń przystawiamy pieczątkę uzupełniając na niej odpowiednie pola, naklejamy kartę z wydrukowaną treścią z pieczątki bądź odręcznie wypisujemy powyższe formuły. 12

7. Zaliczki Organizując duże przedsięwzięcie zazwyczaj potrzebna jest zaliczka na wydatki związane przygotowywanym działaniem. Zaliczkę można otrzymać tylko przelewem na prywatne konto bankowe. W tym celu należy wypełniony i podpisany dokument Wniosek o zaliczkę przysłać w formie skanu (podpisanego wniosku) na adres mailowy skarbnika (skarbnik@lublin.zhp.pl) na 5 dni roboczych przed dniem, w którym chcemy otrzymać zaliczkę. Każda zaliczka opatrzona jest numerem. Warunkiem jej otrzymania jest spełnienie wymagań opisanych poniżej. Osoba pobierająca zaliczkę jest odpowiedzialna materialnie za otrzymane pieniądze, ich wydatkowanie zgodnie z celem zaliczki oraz właściwe udokumentowanie wydatków i ich terminowe rozliczenie. Rozliczenie Zaliczkę rozlicza (za pomocą druku rozliczenia zaliczki) osoba, która ją pobrała. Na rozliczenie jest 7 dni roboczych od zakończenia przedsięwzięcia. Z ważnych przyczyn Komendant lub Skarbnik Hufca mogą wydłużyć ten czas maksymalnie o 7 dni roboczych. Czas wydłuża się na wniosek zaliczkobiorcy przesłany drogą elektroniczną na adres skarbnika hufca (skarbnik@lublin.zhp.pl). Rozliczając zaliczkę, pamiętaj, aby dołączyć do niej podpisany wniosek. Wpłacając niewydatkowaną część zaliczki, pamiętaj, aby w tytule przelewy znalazł się jej numer! Wszystkie zaliczki bez wyjątku muszą zostać rozliczone do 30 grudnia roku kalendarzowego, w którym zostały pobrane, nie ma możliwości wydłużenia tego terminu. Osoba, która wielokrotnie nie będzie dotrzymywać terminów rozliczenia, nie będzie otrzymywać żadnych zaliczek. Zaliczka nie rozliczona w terminie podlega zwrotowi w całości. 13

8. Faktury za udział w przedsięwzięciach Czasami rodzice naszych harcerzy potrzebują faktury za wpłaty np. za obóz. W celu otrzymania faktury należy uzupełnić formularz dostępny na stronie hufca. Fakturę można otrzymać również od ręki w biurze Hufca podczas dyżuru skarbnika. Do wystawienia faktury potrzebne są następujące dane, w zależności od tego na kogo ma być wystawiona faktura: Dla osób fizycznych Imię i nazwisko; pełny adres; kiedy i w jakiej wysokości dokonano wpłaty. Dla firm Nazwę firmy, adres, numer NIP; pełny adres; numer NIP; kiedy i w jakiej wysokości dokonano wpłaty. 14

9. Finanse podczas HALiZ Wszystkie wyjazdy i NAL organizowane w okresie wolnym dla uczniów podlegają organizacji przez Chorągiew Lubelską ZHP na podstawie odrębnych przepisów. Ponadto są zgłaszane do kuratorium oświaty i rejestrowane w bazie wypoczynku MEN (https://wypoczynek.men.gov.pl/). Wpłaty na HAL i HAZ Wpłat na HAL i HAZ harcerze (lub ich rodzice) dokonują indywidualnie zgodnie z informacjami zawartymi na kartach kwalifikacyjnych i ulotkach danej formy. Do wpłat na HALiZ może być podawany inny numer konta niż podstawowe konto Hufca używane do innych wpłat. Jest to działanie celowe mające usprawnić uzupełnianie list wpłat na obóz/zimowisko. 15

Historia zmian 21.01.2012 początkowa wersja. 23.01.2014 dostosowanie do zmian przepisów wewnętrznych i zewnętrznych, zmiana zasad udzielania zaliczek, likwidacja odpłatności za ubezpieczenie NNW phm. Łukasz Mazuś. 23.01.2015 - dostosowanie do zmian przepisów wewnętrznych i zewnętrznych pwd. Paweł Kowalczyk. 22.05.2019 uzupełnienie o konta szczepów i związków drużyn, likwidacja pojęcia akcja zarobkowa. 16