WYJAZDY STUDENTÓW I. Zasady realizacji wyjazdów studentów na studia (SM) 1. Wymiana studentów może być realizowana tylko i wyłącznie z uczelnią posiadającą KARTĘ UCZELNI ERASMUSA ważną w roku akademickim 2007/08, z którą została podpisana umowa międzyinstytucjonalna przewidująca wymianę studentów. 2. Student zakwalifikowany na wyjazd na studia w programie LLP-Erasmus (dalej: Erasmus) musi spełniać następujące kryteria formalne: (1) być obywatelem kraju uprawnionego do uczestnictwa w programie Erasmus lub posiadać oficjalny status uchodźcy albo prawo stałego pobytu na terytorium kraju uczestniczącego w programie; (2) być oficjalnie zarejestrowanym na kierunku studiów prowadzącym do otrzymania tytułu licencjata/inżyniera, magistra lub stopnia doktora w uczelni będącej stroną niniejszej umowy; (3) być (w momencie wyjazdu) studentem co najmniej drugiego roku studiów pierwszego stopnia; (4) nie może przebywać (w trakcie stypendium) na urlopie dziekańskim, ani być urlopowany. Dopuszcza się możliwość wyjazdu obywatela kraju uprawnionego do uczestnictwa w programie Erasmus do uczelni w jego kraju macierzystym, jeżeli w kraju, z którego będzie wyjeżdżał na stypendium Erasmusa, znalazł się w celu uzyskania dyplomu uczelni wysyłającej. 3. Pobyt studenta w uczelni partnerskiej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie pomiędzy 1 lipca 2007 a 30 września 2008. Pobyt studenta w uczelni partnerskiej w celu zrealizowania części studiów nie może być krótszy niż 3 miesiące lub pełen najkrótszy cykl kształcenia (np. trymestr) i nie może być dłuższy niż 1, ten sam, rok akademicki. Minimalny okres pobytu w uczelni partnerskiej odnosi się tylko do okresu studiowania i nie zawiera czasu ewentualnego przygotowania językowego. 4. Stypendium programu Erasmus przyznaje się w celu zrealizowania części określonego programu studiów licencjackich/ inżynierskich, magisterskich lub doktoranckich w uczelni partnerskiej. 5. Studentowi nie można ponownie przyznać prawa do wyjazdu na studia w programie Erasmus w latach 2008-2013. Zasada ta odnosi się nie tylko do niniejszej, ale także uprzednio realizowanych i przyszłych umów zawieranych przez Narodową Agencję Programu LLP- Erasmus (dalej: Narodowa Agencja) z uczelnią. Prawo do ponownego wyjazdu w programie Erasmus nie przysługuje studentowi nawet w przypadku, gdyby na ponowny wyjazd nie otrzymał on stypendium z programu Erasmus (student Erasmusa bez stypendium). Zasada ta odnosi się także do tych przypadków, w których pobyt studenta w uczelni partnerskiej trwał krócej niż 1 rok akademicki. 6. Zasadzie opisanej w pkt. 5 nie podlegają studenci, którzy zostaną zakwalifikowani na Europejskie Studia Magisterskie Erasmus Mundus (studia prowadzone przez konsorcjum uczelni europejskich, których program musi być zrealizowany w co najmniej dwóch uczelniach europejskich). Student Europejskich Studiów Magisterskich Erasmus Mundus może ubiegać się ponownie o stypendium z programu Erasmus na dofinansowanie kosztów utrzymania podczas pobytu w drugiej uczelni europejskiej. Student ubiega się o stypendium w uczelni wchodzącej w skład konsorcjum, z której wyjeżdża do innej uczelni wchodzącej w skład konsorcjum realizującego Europejskie Studia Magisterskie Erasmus Mundus. Wszystkie wymagania programu Erasmus muszą być spełnione. 1
7. Z każdym studentem zakwalifikowanym na wyjazd w programie Erasmus zostanie sporządzona pisemna umowa. W umowie tej zawarte będą obowiązkowo postanowienia wyszczególnione w Załączniku V.A do umowy zawartej przez Narodową Agencję z uczelnią. 8. Każdy student wyjeżdżający w programie Erasmus otrzyma Kartę Studenta Erasmusa. 9. Przekazanie stypendium studentowi może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez studenta wszystkich warunków umowy. Stypendium powinno zostać wypłacone w sposób uzgodniony pomiędzy stronami. Preferowaną formą przekazania stypendium jest przelew bankowy. Przy uzgadnianiu sposobu wypłaty stypendium uczelnia uwzględni zalecenia NA, aby część stypendium była wypłacona studentowi przed jego wyjazdem, a pozostała część w ratach uzależnionych od długości pobytu. Uczelnia może zdecydować o wypłacaniu niewielkiej części należnego stypendium dopiero po powrocie studenta z uczelni partnerskiej i przedłożeniu przez studenta wszystkich wymaganych przez uczelnię macierzystą dokumentów. 10. Wszystkie zasady, z wyjątkiem tych, które odnoszą się do przyznanego stypendium, odnoszą się także do studenta, który spełniając wszystkie kryteria formalne i jakościowe, uczestniczy w wyjeździe, ale nie otrzymuje stypendium (student Erasmusa bez stypendium). 11. Stypendium otrzymane przez indywidualnego studenta jest przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w uczelni partnerskiej (koszty podróży, ubezpieczenia, przygotowania językowego, zwiększone koszty utrzymania za granicą). Stypendium nie służy pokryciu pełnych kosztów podróży i utrzymania za granicą. 12. Każdy student zakwalifikowany na wyjazd powinien mieć zagwarantowane zaliczenie okresu studiów zrealizowanego w uczelni partnerskiej i uznanie go za równoważny z okresem studiów w uczelni macierzystej. Przed podpisaniem umowy ze studentem uczelnia macierzysta powinna się upewnić, czy przygotowany dla studenta program studiów w uczelni partnerskiej gwarantuje, że ta podstawowa zasada wymiany studentów będzie respektowana. Dla każdego wyjeżdżającego w programie Erasmus studenta zostanie uzgodniony przed wyjazdem indywidualny program studiów do zrealizowania w uczelni partnerskiej w formie dokumentu Porozumienie o programie zajęć (Learning Agreement, LA), podpisany przez trzy strony: uczelnię macierzystą, uczelnię przyjmującą i studenta. Wszystkie zmiany wprowadzane do Porozumienia o programie zajęć przez którąkolwiek ze stron wymagają potwierdzenia na piśmie. Zaleca się, aby wprowadzenie ewentualnych zmian było zakończone w ciągu 1 miesiąca od przyjazdu studenta do uczelni przyjmującej. Uczelnia macierzysta studenta dołoży wszelkich starań, aby przy sporządzaniu LA nie powstawały istotne różnice programowe w stosunku do standardów kształcenia dla danego kierunku studiów. W przypadku, gdy różnic tych nie da się uniknąć, muszą być one określone przed wyjazdem studenta, a uczelnia macierzysta i student powinni uzgodnić termin i sposób ich uzupełnienia na piśmie. Uczelnia dołoży wszelkich starań, aby dodatkowo do Porozumienia o programie zajęć sporządzić Potwierdzenie uznania zaliczeń (Recognition Sheet), określające odpowiednikami jakich przedmiotów z programu studiów uczelni macierzystej będą przedmioty wymienione w LA i zaliczone przez studenta w uczelni przyjmującej. 13. Do uznania osiągnięć studenta w zagranicznej uczelni partnerskiej będą stosowane procedury określone dla Europejskiego Systemu Transferu i Akumulacji Punktów (ECTS). 14. Student zostanie poinformowany o konieczności otrzymania z uczelni partnerskiej pisemnego zaświadczenia o okresie pobytu studenta w tej uczelni oraz wykazu zaliczonych przedmiotów i uzyskanych ocen w formie Wykazu zaliczeń (Transcript of Records - TR). 15. Jeżeli wszystkie uzgodnione w formie pisemnej warunki zostaną przez studenta spełnione, okres studiów/przedmioty/zaliczenia/egzaminy zostaną mu uznane i potraktowane jako równoważne z odpowiednim okresem studiów/przedmiotami/zaliczeniami/egzaminami w uczelni macierzystej. Decyzję o tym, czy uzgodnione warunki zostały spełnione przez studenta podejmuje uczelnia macierzysta po konsultacji z uczelnią przyjmującą. W przypadku stwierdzenia niezgodności, 2
decyzję co do zakresu zaliczenia podejmuje uczelnia macierzysta, która może także zdecydować, czy niespełnienie określonych warunków przez studenta rodzi konieczność zwrotu części lub całości otrzymanego stypendium. Zwrot stypendium nie będzie wymagany od studenta w przypadku zaistnienia okoliczności określonej jako siła wyższa (tj. sytuacja niezależna od studenta związana z poważną chorobą lub nieszczęśliwym zdarzeniem). Aby móc zakwalifikować dany przypadek do kategorii siła wyższa konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody Narodowej Agencji. 16. Uczelnia przyjmująca nie może żądać od studenta opłat za naukę (czesne, wpisowe, opłaty egzaminacyjne, opłaty za korzystanie z laboratoriów, bibliotek, itp.). Pobieranie pewnych opłat (ubezpieczenie, członkostwo w organizacjach studenckich, korzystanie z kserokopiarki, itp.) jest dopuszczalne w tej samej wysokości i na takiej samej zasadzie, jaka obowiązuje studentów lokalnych. Jeżeli student opłaca czesne za naukę w uczelni macierzystej, może on być zobowiązany do kontynuacji tych opłat w czasie studiów w uczelni partnerskiej. Decyzję o pobieraniu lub zwolnieniu studentów wyjeżdżających w programie Erasmus z opłaty czesnego podejmuje uczelnia macierzysta. Wszelkie przypadki naruszania zasady niepobierania opłat za naukę przez uczelnię przyjmującą powinny być zgłaszane do Narodowej Agencji. 17. Wypłata stypendiów krajowych (socjalne, za wyniki w nauce, inne), do których student nabył prawo przed wyjazdem, będzie kontynuowana w czasie pobytu studenta w uczelni partnerskiej. Student powinien mieć zagwarantowane prawo do ubiegania się o stypendia krajowe również po powrocie do uczelni macierzystej. 18. Student powinien być poinformowany przez uczelnię macierzystą o obowiązku uzyskania dokumentu uprawniającego do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium UE. 19. Student powinien być ubezpieczony (koszty leczenia, następstwa nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu w uczelni partnerskiej. Uczelnia macierzysta powinna uzgodnić z uczelnią przyjmującą najbardziej dogodną dla studenta formę ubezpieczenia i poinformować stypendystę o konieczności posiadania zalecanej formy ubezpieczenia. 20. Po powrocie z uczelni partnerskiej student jest zobowiązany wypełnić Ankietę Stypendysty Erasmusa według wzoru i w formie wymaganej przez uczelnię macierzystą, zawierającą co najmniej dane określone przez Narodową Agencję. Wypełnienie Ankiety Stypendysty Erasmusa jest niezbędne do finansowego rozliczenia wyjazdu. Uczelnia może zdecydować o złożeniu Ankiety w jednej z następujących form: a) dokument na papierze wzór ankiety do pobrania ze strony internetowej Narodowej Agencji: www.erasmus.org.pl (zakładka Informacje dla uczelni-dokumenty ); b) dokument wypełniany on-line dostęp do ankiety przez stronę internetową Narodowej Agencji www.erasmus.org.pl (zakładka Informacje dla studentów-ankieta Stypendysty Erasmusa ). Uczelnia jest zobowiązana powiadomić studenta o formie wypełnienia ankiety przy podpisywaniu umowy dotyczącej wyjazdu w programie Erasmus. II. Zasady wykorzystania i rozliczenia środków finansowych wyjazdy studentów na studia 1. Środki finansowe dla uczelni na wypłatę stypendiów dla studentów zostały obliczone na podstawie Zasad alokacji środków finansowych przeznaczonych na realizację działań zdecentralizowanych w roku akademickim 2007/08, których treść jest dostępna na stronie internetowej Narodowej Agencji. 2. Środki finansowe przyznane w tej kategorii (SM) mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów dla studentów zakwalifikowanych na wyjazd na studia do uczelni partnerskiej. 3
3. Przy podejmowaniu decyzji o wysokości miesięcznych stawek stypendium będą uwzględniane następujące zasady: a) wysokości miesięcznego stypendium wypłacane przy wyjazdach do tych samych krajów/ ośrodków akademickich dla studentów wszystkich wydziałów/jednostek uczelni będą takie same; b) okres pobytu w uczelni partnerskiej stanowiący podstawę rozliczenia stypendium będzie określany z dokładnością do 0,25 miesiąca; c) będą respektowane zalecenia wynikające z poniższej tabeli: stawki określone jako minimalna wysokość stypendium oraz maksymalna wysokość stypendium są stawkami zalecanymi; Tabela stawek miesięcznego stypendium - wyjazdy na studia: Grupa krajów docelowych Kraje wchodzące w skład grupy Jednostka obliczeniowa zastosowana do obliczenia ogólnej kwoty środków finansowych Zalecana minimalna wysokość miesięcznego stypendium Zalecana maksymalna wysokość miesięcznego stypendium I II III Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania Austria, Belgia, Cypr, Grecja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy Bułgaria, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowenia, Słowacja, Turcja, Węgry 315 255 600 265 245 500 220 200 315 W przypadkach szczególnych, na pisemny wniosek uczelni, NA może wyrazić zgodę na wypłacenie indywidualnemu studentowi miesięcznego stypendium w kwocie niższej niż 200 i/lub w kwocie wyższej niż określona w tabeli. 4. Potwierdzenie prawidłowego wydatkowania i wypłacenia stypendium studentowi przez uczelnię stanowią następujące dokumenty: a) umowa pomiędzy uczelnią a studentem; b) Porozumienie o programie zajęć (LA); c) Wykaz zaliczeń (TR); d) dokument potwierdzający pobyt w uczelni przyjmującej określający czas rozpoczęcia i zakończenia pobytu (o ile dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia pobytu nie są określone w TR); e) dokumenty potwierdzające wypłatę stypendium dla studenta wyciągi z rachunku bankowego, kopie przelewów bankowych lub potwierdzenia odbioru kwot w gotówce; f) wypełniona przez studenta Ankieta Stypendysty Erasmusa. 5. Ogólna kwota stypendium musi być wyrażona w euro. Przyznane i wypłacone studentowi stypendium musi być liczbą całkowitą. 6. Rozliczenie ogólnej kwoty środków finansowych przyznanych uczelni na stypendia dla studentów (studia) następuje na podstawie złożonego przez uczelnię Sprawozdania 4
Końcowego. W Sprawozdaniu Końcowym zostanie określona kwota stypendium wypłacona każdemu studentowi. Ostateczna kwota stypendium wypłaconego każdemu studentowi musi być uzasadniona długością pobytu studenta w uczelni partnerskiej. Przy określaniu okresu pobytu zostanie uwzględniony czas trwania podany w dokumencie potwierdzającym pobyt. Okres pobytu będzie zaokrąglony do 0,25 miesiąca według zasady matematycznego zaokrąglenia, np. wyjazd trwający 4 miesiące i 3 dni traktujemy jako wyjazd czteromiesięczny (zaokrąglenie w dół), a wyjazd trwający 4 miesiące i 4 dni, jako 4,25. 7. Koszty przelewów bankowych ponosi uczelnia. 8. W przypadku posiadania przez NA wolnych lub dodatkowych środków finansowych, pierwszeństwo w redystrybucji środków będą miały uczelnie, które w świetle raportów przejściowych realizować będą większą liczbę wyjazdów od liczby wyjazdów stanowiącej podstawę alokacji środków i/lub wypłacać będą najniższe w skali kraju miesięczne stypendium. III. Zasady realizacji wyjazdów studentów na praktykę (SP) 1. Wyjazdy studentów na praktykę mogą być organizowane samodzielnie przez uczelnię lub przez konsorcjum, w skład którego wchodzi uczelnia. Jeżeli praktyka jest organizowana przez konsorcjum, zakres odpowiedzialności uczelni macierzystej oraz instytucji pośredniczącej zostanie określony w porozumieniu pomiędzy tymi instytucjami. 2. Wyjazdy studentów na praktykę może realizować tylko i wyłącznie uczelnia posiadająca ROZSZERZONĄ KARTĘ UCZELNI ERASMUSA ważną w roku akademickim 2007/08. 3. Student zakwalifikowany na wyjazd na praktykę w programi Erasmus musi spełniać następujące kryteria formalne: (1) być obywatelem kraju uprawnionego do uczestnictwa w programie Erasmus lub posiadać oficjalny status uchodźcy albo prawo stałego pobytu na terytorium kraju uczestniczącego w programie; (2) być oficjalnie zarejestrowanym na kierunku studiów prowadzącym do otrzymania tytułu licencjata/ inżyniera, magistra lub stopnia doktora w uczelni będącej stroną niniejszej umowy; (3) wyjazd na praktykę nie powinien kolidować z ukończeniem studiów w terminie przewidywanym w planie studiów; (4) nie może przebywać (w trakcie stypendium) na urlopie dziekańskim, ani być urlopowany. 4. Pobyt studenta na praktyce musi być rozpoczęty i zakończony w okresie pomiędzy 1 lipca 2007 a 30 września 2008. Pobyt studenta w instytucji przyjmującej w celu zrealizowania praktyki nie może być krótszy niż 3 miesiące i nie może być dłuższy niż 1, ten sam, rok akademicki. 5. Stypendium programu Erasmus przyznaje się w celu odbycia praktyki związanej z kierunkiem kształcenia studenta. Praktyka może być praktyką obowiązkową lub nieobowiązkową (z punktu widzenia programu kształcenia), ale zawsze musi gwarantować możliwość nabycia kompetencji związanych z kierunkiem kształcenia w uczelni macierzystej. 6. Studentowi nie można ponownie przyznać prawa do wyjazdu na praktykę w programie Erasmus w latach 2008-2013. Zasada ta odnosi się do niniejszej, ale także uprzednio realizowanych (w tym w programie Leonardo da Vinci) i przyszłych umów zawieranych przez Narodową Agencję Programu LLP-Erasmus (dalej: Narodowa Agencja) z uczelnią. Prawo do ponownego wyjazdu w programie Erasmus nie przysługuje studentowi nawet w przypadku, gdyby na ponowny wyjazd na praktykę nie otrzymał on stypendium z programu Erasmus (student Erasmusa bez stypendium). Zasada ta odnosi się także do tych przypadków, w których pobyt studenta na praktyce trwał krócej niż 1 rok akademicki. 5
7. Z każdym studentem zakwalifikowanym na wyjazd na praktykę w programie Erasmus zostanie sporządzona pisemna umowa. 8. Uczelnia macierzysta, instytucja przyjmująca i student zakwalifikowany na praktykę powinny zapoznać się z Kartą Jakości Praktyki Erasmusa, standardowym dokumentem określającym zadania i obowiązki każdej ze stron w odniesieniu do organizacji praktyki studenckiej. 9. Przekazanie stypendium studentowi może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez studenta wszystkich warunków umowy. Stypendium powinno zostać wypłacone w sposób uzgodniony pomiędzy stronami. Przy uzgadnianiu sposobu wypłaty stypendium uczelnia uwzględni zalecenia NA, aby część stypendium była wypłacona studentowi przed jego wyjazdem, a pozostała część w ratach uzależnionych od długości pobytu. Uczelnia może zdecydować o wypłacaniu niewielkiej części należnego stypendium dopiero po powrocie studenta z praktyki i przedłożeniu przez studenta wszystkich wymaganych przez uczelnię macierzystą dokumentów. 10. Praktyka nie może być realizowana w instytucjach Unii Europejskiej, instytucjach zarządzających programami Unii Europejskiej oraz placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju studenta. 11. Wszystkie zasady, z wyjątkiem tych, które odnoszą się do przyznanego stypendium, odnoszą się także do studenta, który spełniając wszystkie kryteria formalne i jakościowe, uczestniczy w wyjeździe, ale nie otrzymuje stypendium (student Erasmusa bez stypendium). 12. Stypendium otrzymane przez indywidualnego studenta jest przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem na praktyce (koszty podróży, ubezpieczenia, przygotowania językowego, zwiększone koszty utrzymania za granicą). Stypendium nie służy pokryciu pełnych kosztów podróży i utrzymania za granicą. 13. Każdy student zakwalifikowany do wyjazdu na praktykę, o ile stanowi ona integralną część programu studiów w uczelni macierzystej, powinien mieć zagwarantowane zaliczenie praktyki zrealizowanej w instytucji przyjmującej i uznanie jej za równoważną z praktyką w kraju. Przed podpisaniem umowy ze studentem uczelnia macierzysta powinna się upewnić, czy przygotowany dla studenta program praktyki gwarantuje, że ta zasada wyjazdów studentów na praktykę będzie respektowana. Dla każdego studenta wyjeżdżającego w programie Erasmus zostanie uzgodniony przed wyjazdem indywidualny program praktyk do zrealizowania, w formie dokumentu Porozumienie o programie praktyki (Training Agreement, TA), podpisany przez trzy strony: uczelnię macierzystą, instytucję przyjmującą i studenta. Wszystkie zmiany wprowadzane do Porozumienia o programie praktyki przez którąkolwiek ze stron wymagają potwierdzenia na piśmie. Zaleca się, aby wprowadzenie ewentualnych zmian było zakończone w ciągu 1 miesiąca od przyjazdu studenta do instytucji przyjmującej. Jeżeli praktyka nie jest integralną częścią studiów w uczelni macierzystej, uczelnia powinna zadbać, by odnotować fakt jej realizacji co najmniej w Suplemencie do dyplomu. 14. Student zostanie poinformowany o konieczności otrzymania z instytucji przyjmującej pisemnego/ch zaświadczenia/ń o okresie pobytu studenta na praktyce w tej instytucji oraz o zrealizowaniu założeń programowych praktyki z jej oceną wystawioną przez opiekuna praktyki w instytucji przyjmującej. 15. Jeśli praktyka jest integralną częścią programu studiów w uczelni macierzystej, a wszystkie uzgodnione w formie pisemnej warunki określone w Porozumieniu o programie praktyki zostaną przez studenta spełnione, praktyka zostanie mu uznana i potraktowana jako równoważna z odpowiednią praktyką w kraju. Decyzję o tym, czy uzgodnione warunki zostały spełnione przez studenta podejmuje uczelnia macierzysta po konsultacji z instytucją przyjmującą. W przypadku stwierdzenia niezgodności, decyzję co do zakresu zaliczenia podejmuje uczelnia macierzysta, która może także zdecydować, czy niespełnienie określonych warunków przez studenta rodzi konieczność zwrotu części lub całości otrzymanego stypendium. Zwrot stypendium nie będzie wymagany od studenta w przypadku zaistnienia okoliczności określonej jako siła wyższa (tj. sytuacja niezależna od studenta związana z poważną chorobą lub nieszczęśliwym 6
zdarzeniem). Aby móc zakwalifikować dany przypadek do kategorii siła wyższa konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody Narodowej Agencji. 16. Jeżeli student opłaca czesne za naukę w uczelni macierzystej, może on być zobowiązany do kontynuacji tych opłat w czasie pobytu na praktyce. Decyzję o pobieraniu lub zwolnieniu studentów wyjeżdżających na praktykę w programie Erasmus z opłaty czesnego podejmuje uczelnia macierzysta. 17. Wypłata stypendiów krajowych (socjalne, za wyniki w nauce, inne), do których student nabył prawo przed wyjazdem, będzie kontynuowana w czasie pobytu studenta w instytucji przyjmującej. Student powinien mieć zagwarantowane prawo do ubiegania się o stypendia krajowe również po powrocie do uczelni macierzystej. 18. Student powinien być poinformowany przez uczelnię macierzystą o obowiązku uzyskania dokumentu uprawniającego do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium UE. 19. Student powinien być ubezpieczony (koszty leczenia, następstwa nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu w instytucji przyjmującej. Uczelnia macierzysta powinna uzgodnić z instytucją przyjmującą najbardziej dogodną dla studenta formę ubezpieczenia i poinformować stypendystę o konieczności posiadania zalecanej formy ubezpieczenia. 20. Po powrocie z instytucji przyjmującej student jest zobowiązany złożyć sprawozdanie z praktyki oraz wypełnić Ankietę Stypendysty Erasmusa według wzoru i w formie wymaganej przez uczelnię macierzystą, zawierające co najmniej dane określone przez Narodową Agencję. Złożenie sprawozdania z praktyki i wypełnienie Ankiety Stypendysty Erasmusa jest niezbędne do finansowego rozliczenia wyjazdu. Uczelnia może zdecydować o złożeniu Ankiety w jednej z następujących form: a) dokument na papierze wzór ankiety do pobrania ze strony internetowej Narodowej Agencji: www.erasmus.org.pl (zakładka Informacje dla uczelni-dokumenty ); b) dokument wypełniany on-line dostęp do ankiety przez stronę internetową Narodowej Agencji www.erasmus.org.pl (zakładka Informacje dla studentów-ankieta Stypendysty Erasmusa ). Uczelnia jest zobowiązana powiadomić studenta o formie wypełnienia ankiety przy podpisywaniu umowy dotyczącej wyjazdu w programie Erasmus. IV. Zasady wykorzystania i rozliczenia środków finansowych wyjazdy studentów na praktykę 1. Środki finansowe dla uczelni na wypłatę stypendiów dla studentów zostały obliczone na podstawie Zasad alokacji środków finansowych przeznaczonych na realizację działań zdecentralizowanych w roku akademickim 2007/08, których treść jest dostępna na stronie internetowej Narodowej Agencji. 2. Środki finansowe przyznane w tej kategorii (SP) mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów dla studentów zakwalifikowanych na wyjazd na praktykę do instytucji przyjmującej. 3. Przy podejmowaniu decyzji o wysokości miesięcznych stawek stypendium będą uwzględniane następujące zasady: a) wysokości miesięcznego stypendium wypłacane przy wyjazdach do tych samych krajów/ miast będą takie same; b) okres pobytu w instytucji przyjmującej stanowiący podstawę rozliczenia stypendium będzie określany z dokładnością do 0,25 miesiąca; c) będą respektowane zalecenia wynikające z poniższej tabeli: stawki określone jako minimalna wysokość stypendium oraz maksymalna wysokość stypendium są stawkami zalecanymi; 7
Tabela stawek miesięcznego stypendium - wyjazdy na praktykę: Grupa krajów docelowych Kraje wchodzące w skład grupy Jednostka obliczeniowa zastosowana do obliczenia ogólnej kwoty środków finansowych Zalecana minimalna wysokość miesięcznego stypendium Zalecana maksymalna wysokość miesięcznego stypendium I Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwecja, Wielka Brytania 800 450 pierwszy miesiąc 350 drugi i kolejne miesiące 900 pierwszy miesiąc 700 drugi i kolejne miesiące II Austria, Belgia, Cypr, Grecja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Włochy 650 400 pierwszy miesiąc 300 drugi i kolejne miesiące 700 pierwszy miesiąc 600 drugi i kolejne miesiące III Bułgaria, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowenia, Słowacja, Turcja, Węgry 450 350 pierwszy miesiąc 250 drugi i kolejne miesiące 500 pierwszy miesiąc 350 drugi i kolejne miesiące W przypadkach szczególnych, na pisemny wniosek uczelni, NA może wyrazić zgodę na wypłacenie indywidualnemu studentowi miesięcznego stypendium w kwocie niższej niż 250 i/lub w kwocie wyższej niż określona w tabeli. 4. Potwierdzenie prawidłowego wydatkowania i wypłacenia stypendium studentowi przez uczelnię stanowią następujące dokumenty: a) umowa pomiędzy uczelnią a studentem; b) Porozumienie o programie praktyki (Training Agreement); c) zaświadczenie o zrealizowaniu założeń programowych praktyki z jej oceną wystawioną przez opiekuna praktyki w instytucji przyjmującej; d) zaświadczenie o okresie pobytu studenta na praktyce w instytucji przyjmującej; e) sprawozdanie studenta z praktyki; f) dokumenty potwierdzające wypłatę stypendium dla studenta wyciągi z rachunku bankowego, kopie przelewów bankowych lub potwierdzenia odbioru kwot w gotówce; g) wypełniona przez studenta Ankieta Stypendysty Erasmusa. 5. Ogólna kwota stypendium musi być wyrażona w euro. Przyznane i wypłacone studentowi stypendium musi być liczbą całkowitą. 6. Rozliczenie ogólnej kwoty środków finansowych przyznanych uczelni na stypendia dla studentów (praktyka) następuje na podstawie złożonego przez uczelnię Sprawozdania Końcowego. W Sprawozdaniu Końcowym zostanie określona kwota stypendium wypłacona każdemu studentowi. Ostateczna kwota stypendium wypłaconego każdemu studentowi musi być uzasadniona długością pobytu studenta w instytucji przyjmującej. Przy określaniu okresu pobytu zostanie uwzględniony 8
czas trwania podany w dokumencie potwierdzającym pobyt. Okres pobytu będzie zaokrąglony do 0,25 miesiąca według zasady matematycznego zaokrąglenia, np. wyjazd trwający 4 miesiące i 3 dni traktujemy jako wyjazd czteromiesięczny (zaokrąglenie w dół), a wyjazd trwający 4 miesiące i 4 dni, jako 4,25. 7. Koszty przelewów bankowych ponosi uczelnia. 8. W przypadku posiadania przez NA wolnych lub dodatkowych środków finansowych, pierwszeństwo w redystrybucji środków będą miały uczelnie, które w świetle raportów przejściowych realizować będą większą liczbę wyjazdów od liczby wyjazdów stanowiącej podstawę alokacji środków i/lub wypłacać będą najniższe w skali kraju miesięczne stypendium. WYJAZDY PRACOWNIKÓW V. Zasady realizacji wyjazdów nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych (TSM) 1. Wymiana nauczycieli akademickich może być realizowana tylko i wyłącznie z uczelnią posiadającą KARTĘ UCZELNI ERASMUSA ważną w roku akademickim 2007/08, z którą została podpisana umowa międzyinstytucjonalna przewidująca wymianę nauczycieli akademickich. 2. Nauczyciel akademicki zakwalifikowany na wyjazd w programie Erasmus musi spełniać następujące kryteria formalne: (1) być obywatelem kraju uprawnionego do uczestnictwa w programie Erasmus lub posiadać oficjalny status uchodźcy albo prawo stałego pobytu na terytorium kraju uczestniczącego w programie; (2) być pracownikiem dydaktycznym uczelni wysyłającej. 3. Celem wyjazdu nauczyciela akademickiego jest prowadzenie zajęć dydaktycznych dla studentów uczelni partnerskiej. Przed wyjazdem nauczyciela akademickiego do uczelni partnerskiej powinien być uzgodniony pomiędzy stronami program zajęć prowadzonych przez nauczyciela akademickiego w uczelni partnerskiej Indywidualny program nauczania (Individual Teaching Programme). Niezbędnymi elementami przedstawionego programu nauczania są: zakładane cele nauczania, zawartość programu zajęć oraz oczekiwane rezultaty. 4. Indywidualny program nauczania stanowi podstawę kwalifikacji nauczyciela akademickiego na wyjazd w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych w uczelni partnerskiej. 5. Pobyt nauczyciela akademickiego w uczelni partnerskiej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie pomiędzy 1 lipca 2007 a 30 września 2008. Standardowy okres pobytu nauczyciela akademickiego w uczelni partnerskiej to jeden tydzień, ale dopuszcza się pobyt krótszy, podczas którego nauczyciel akademicki jest zobowiązany przeprowadzić co najmniej 5 godzin zajęć dydaktycznych. Maksymalny okres pobytu w uczelni partnerskiej to 6 tygodni. 6. Z każdym nauczycielem akademickim zakwalifikowanym na wyjazd w programie Erasmus zostanie sporządzona pisemna umowa. 7. Przekazanie stypendium nauczycielowi akademickiemu może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez nauczyciela wszystkich warunków umowy. Stypendium powinno być wypłacone w sposób uzgodniony pomiędzy stronami. 8. Stypendium otrzymane przez nauczyciela akademickiego jest przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w uczelni partnerskiej (koszty podróży, ubezpieczenia, przygotowania językowego, zwiększone koszty utrzymania za granicą). Stypendium nie musi pokrywać pełnych kosztów podróży i pobytu w uczelni partnerskiej. 9
9. Nauczyciel akademicki zostanie poinformowany o konieczności otrzymania z uczelni przyjmującej pisemnego zaświadczenia o okresie pobytu w tej uczelni wraz z informacją o liczbie godzin przeprowadzonych zajęć dydaktycznych. Zaświadczenie to powinno być sporządzone na papierze firmowym uczelni przyjmującej. 10. Po powrocie z uczelni partnerskiej nauczyciel akademicki powinien sporządzić sprawozdanie z wyjazdu według wzoru i w formie wymaganej przez uczelnię macierzystą, zawierające co najmniej informacje określone we wzorze ankiety dostępnym na stronie Narodowej Agencji: www.erasmus.org.pl (zakładka Informacje dla uczelni-dokumenty ). 11. Nauczyciel akademicki powinien być poinformowany przez uczelnię macierzystą o konieczności uzyskania dokumentu uprawniającego do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium UE. 12. Nauczyciel akademicki powinien być ubezpieczony (koszty leczenia i następstwa nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu w uczelni partnerskiej. VI. Zasady realizacji wyjazdów pracowników uczelni w celach szkoleniowych oraz wyjazdów pracowników przedsiębiorstw do uczelni w celu prowadzenia szkoleń (OSM) 1. Wyjazdy pracowników mogą być realizowane do uczelni posiadających KARTĘ UCZELNI ERASMUSA ważną w roku akademickim 2007/08 i/lub do instytucji, które mogą być zdefiniowane jako przedsiębiorstwo. Wyjazdy nie mogą być realizowane do instytucji Unii Europejskiej oraz organizacji zarządzających programami Unii Europejskiej. 2. Pracownik zakwalifikowany na wyjazd w programie Erasmus musi spełniać następujące kryteria formalne: (1) być obywatelem kraju uprawnionego do uczestnictwa w programie Erasmus lub posiadać oficjalny status uchodźcy albo prawo stałego pobytu na terytorium kraju uczestniczącego w programie; (2) być pracownikiem uczelni wysyłającej. 3. Pracownik przedsiębiorstwa zakwalifikowany na wyjazd do uczelni w programie Erasmus musi spełniać następujące kryteria formalne: (1) być obywatelem kraju uprawnionego do uczestnictwa w programie Erasmus lub posiadać oficjalny status uchodźcy lub prawo stałego pobytu w kraju uczestniczącym w programie; (2) być pracownikiem przedsiębiorstwa wysyłającego. 4. Celem wyjazdu pracownika uczelni jest udział w szkoleniu. Przed wyjazdem pracownika do uczelni partnerskiej/przedsiębiorstwa powinien być uzgodniony pomiędzy stronami Indywidualny program szkolenia / Plan pracy (Individual Work Programme). Niezbędnymi elementami przedstawionego programu szkolenia są: zakładane cele i oczekiwane rezultaty realizowanego szkolenia oraz harmonogram pracy i zadania pracownika. 5. Indywidualny program szkolenia stanowi podstawę zakwalifikowania pracownika na wyjazd w celu szkoleniowym. 6. Celem wyjazdu pracownika przedsiębiorstwa jest przeprowadzenie szkolenia dla pracowników uczelni przyjmującej (na podstawie pisemnego zaproszenia określającego zakres szkolenia). Przed przyjazdem pracownika do uczelni partnerskiej powinien być uzgodniony pomiędzy stronami Indywidualny program szkolenia / Plan pracy. Niezbędnymi elementami przedstawionego programu są: zakładane cele i oczekiwane rezultaty prowadzonego szkolenia oraz harmonogram pracy i zadania pracownika przedsiębiorstwa. 7. Pobyt pracownika uczelni/przedsiębiorstwa w uczelni/instytucji przyjmującej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie pomiędzy 1 lipca 2007 a 30 września 2008. Standardowy okres pobytu pracownika w uczelni/instytucji przyjmującej to jeden tydzień. W wyjątkowo 10
uzasadnionych przypadkach dopuszcza się pobyt krótszy. Maksymalny okres pobytu pracownika w uczelni/instytucji przyjmującej to 6 tygodni. 8. Z każdym pracownikiem uczelni zakwalifikowanym na wyjazd w programie Erasmus zostanie sporządzona pisemna umowa. 9. Przekazanie stypendium pracownikowi uczelni może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez pracownika wszystkich warunków umowy. Stypendium powinno być wypłacone w sposób uzgodniony pomiędzy stronami. 10. Stypendium otrzymane przez pracownika uczelni/przedsiębiorstwa jest przeznaczone na pokrycie dodatkowych kosztów związanych z wyjazdem i pobytem w uczelni/instytucji przyjmującej (koszty podróży, ubezpieczenie, przygotowania językowego, zwiększone koszty utrzymania za granicą). Stypendium nie musi pokrywać pełnych kosztów podróży i pobytu w uczelni/ instytucji przyjmującej. 11. Po powrocie z uczelni/instytucji przyjmującej pracownik uczelni/przedsiębiorstwa powinien sporządzić sprawozdanie z wyjazdu według wzoru i w formie wymaganej przez uczelnię macierzystą/przyjmującą, zawierające co najmniej informacje określone we wzorze dostępnym na stronie internetowej Narodowej Agencji: www.erasmus.org.pl (zakładka Informacje dla uczelni-dokumenty ); 12. Pracownik uczelni/przedsiębiorstwa powinien być poinformowany przez uczelnię macierzystą/ przyjmującą o konieczności uzyskania dokumentu uprawniającego do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium UE 13. Pracownik uczelni/przedsiębiorstwa powinien być ubezpieczony (koszty leczenia i następstwa nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu w uczelni/instytucji przyjmującej. VII. Zasady wykorzystania i rozliczenia środków finansowych - wyjazdy nauczycieli akademickich w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych i wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych 1. Środki finansowe dla uczelni na wypłatę stypendiów dla pracowników uczelni zostały obliczone na podstawie Zasad alokacji środków finansowych przeznaczonych na realizację działań zdecentralizowanych w roku akademickim 2007/08, których treść jest dostępna na stronie internetowej Narodowej Agencji. 2. Środki finansowe przyznane w kategorii TSM mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów dla nauczycieli akademickich zakwalifikowanych na wyjazd do uczelni partnerskiej w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych. 3. Środki finansowe przyznane w kategorii OSM mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendiów dla pracowników uczelni wyjeżdżających w celach szkoleniowych oraz wypłatę stypendiów dla pracowników przedsiębiorstw w celu przeprowadzenia szkolenia dla pracowników uczelni przyjmującej. Przy podejmowaniu decyzji o określeniu wysokości stawek stypendium będą uwzględniane następujące zasady: a) wysokości stawek stypendium wypłacane przy wyjazdach do tych samych krajów/ ośrodków akademickich/miast dla pracowników wszystkich wydziałów/jednostek uczelni będą takie same; b) okres pobytu w uczelni/instytucji przyjmującej stanowiący podstawę rozliczenia stypendium będzie określany z dokładnością do jednego dnia; c) będą respektowane górne limity stawek stypendium zaprezentowane w poniższej tabeli: jeżeli obliczenie wysokości należnych środków nastąpi z zastosowaniem polskich przepisów regulujących służbowe wyjazdy zagraniczne konieczne będzie sprawdzenie, 11
czy łączna kwota diet (pobytowych, dojazdowych) i kosztów zakwaterowania nie przekracza górnego limitu wynikającego z poniższej tabeli: Tabela stawek stypendium - wyjazdy pracowników uczelni OSOBY DOROSŁE, PRACOWNICY (bez kosztów podróży) Stawka tygodniowa Stawka miesięczna 3-i, 4-y, Stawka 1-y 2-i 1-y 5-y i 6-y 2-i miesiąc dzienna tydzień tydzień miesiąc tydzień Austria AT 161 803 375 214 1607 857 Belgia BE 150 750 350 200 1500 800 Bułgaria BG 85 425 198 113 849 453 Cypr CV 138 690 322 184 1379 736 Czechy CZ 136 679 317 181 1358 725 Dania DK 204 1019 476 272 2038 1087 Estonia EE 120 602 281 161 1204 642 Finlandia FI 177 883 412 235 1766 942 Francja FR 179 893 417 238 1785 952 Grecja EL 140 698 326 186 1395 744 Hiszpania ES 152 759 354 202 1518 810 Holandia NL 165 823 384 219 1646 878 Irlandia IE 184 918 428 245 1836 979 Islandia IS 209 1044 487 278 2088 1114 Liechtenstein LI 188 938 438 250 1877 1001 Litwa LT 116 578 270 154 1156 617 Łotwa LV 114 571 266 152 1142 609 Luksemburg LU 150 750 350 200 1500 800 Malta MT 134 672 313 179 1343 716 Niemcy DE 150 752 351 200 1503 802 Norwegia NO 211 1053 492 281 2106 1123 Portugalia PT 137 686 320 183 1373 732 Rumunia RO 96 478 223 128 957 510 Słowacja SK 139 697 325 186 1394 744 Słowenia SI 124 622 290 166 1245 664 Szwecja SE 169 843 393 225 1686 899 Turcja TR 125 627 293 167 1254 669 Węgry HU 135 675 315 180 1350 720 Wielka Brytania UK 216 1078 503 288 2156 1150 Włochy IT 168 839 391 224 1677 894 5. Maksymalna kwota stypendium, jaką będzie można wypłacić pracownikowi wynosi: liczba dni (tygodni) x stawka na dzień (tydzień) + rzeczywiste koszty podróży (udokumentowane rachunkiem i/lub kopią biletu) W przypadku podróży własnym samochodem pracownik powinien złożyć oświadczenie o odbyciu podróży samochodem wraz z informacją o terminie przekroczenia granicy (oświadczenie woli podpisane przez pracownika). Zwrot kosztów za podróż samochodem może nastąpić na podstawie zaświadczenia o cenie biletu kolejowego na danej trasie lub wyliczenia opartego o liczbę przebytych kilometrów oraz stawkę ryczałtową przypadającą na jeden kilometr, nie wyższą niż równowartość 0,22. Należy wybrać bardziej ekonomiczny wariant wyliczenia. W przypadku pobytu bez noclegu, stawka dzienna określona w zasadach przyjętych przez uczelnię powinna wynosić maksymalnie 50% pełnej stawki dziennej określonej przez uczelnię. 6. Potwierdzeniem prawidłowego wydatkowania i wypłacenia stypendium pracownikowi przez uczelnię stanowią następujące dokumenty: 12
a) umowa pomiędzy uczelnią a pracownikiem; b) Indywidualny program nauczania w przypadku wyjazdu w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych i/lub Indywidualny program szkolenia / Plan pracy w przypadku wyjazdu w celach szkoleniowych; c) dokument potwierdzający pobyt w uczelni przyjmującej określający czas pobytu oraz liczbę zrealizowanych godzin zajęć dydaktycznych (dotyczy wyjazdu w celu prowadzenia zajęć dydaktycznych) lub dokument potwierdzający czas pobytu w instytucji przyjmującej i zrealizowanie programu szkolenia (dotyczy wyjazdu w celach szkoleniowych); d) dokumenty potwierdzające wypłatę stypendium dla pracownika wyciągi z rachunku bankowego, kopie przelewów bankowych lub potwierdzenia odbioru kwot w gotówce; e) sprawozdanie pracownika z pobytu w uczelni/instytucji przyjmującej według wzoru i w formie wymaganej przez uczelnię; f) kopia biletu lub w wypadku podróży pracownika własnym samochodem oświadczenie pracownika o odbyciu podróży samochodem wraz z informacją o terminie przekroczenia granicy (oświadczenie woli podpisane przez pracownika); 7. Ogólna kwota stypendium musi być wyrażona w euro. Przyznane i wypłacone pracownikowi stypendium musi być liczbą całkowitą i nie może przekroczyć limitów określonych w umowie NA-uczelnia. 8. Koszty przelewów bankowych ponosi uczelnia. 9. W przypadku posiadania przez NA wolnych lub dodatkowych środków finansowych, pierwszeństwo w redystrybucji środków będą miały uczelnie, które w świetle raportów przejściowych realizować będą większą liczbę wyjazdów od liczby wyjazdów stanowiącej podstawę alokacji środków i/lub wypłacać będą najniższe w skali kraju stypendium na wyjazd. VIII. Zasady wykorzystania i rozliczenia wyjazdy pracowników przedsiębiorstw w celach szkoleniowych 1. Środki finansowe przeznaczone dla pracownika zagranicznego przedsiębiorstwa prowadzącego szkolenie dla pracowników polskiej uczelni mogą być przeznaczone jedynie na wypłatę stypendium na pokrycie kosztów podróży i utrzymania podczas szkolenia. Środki te nie mogą być przeznaczone na wypłatę wynagrodzenia dla prowadzącego szkolenie. 2. Maksymalna kwota stypendium, jaką będzie można wypłacić pracownikowi przedsiębiorstwa wynosi: liczba dni (tygodni) x stawka na dzień (tydzień) + rzeczywiste koszty podróży (udokumentowane rachunkiem i/lub biletem). Stypendium to wypłaca polska uczelnia przyjmująca pracownika zagranicznego przedsiębiorstwa. W przypadku podróży własnym samochodem pracownik powinien złożyć oświadczenie o odbyciu podróży samochodem wraz z informacją o terminie przekroczenia granicy (oświadczenie woli podpisane przez pracownika). Zwrot kosztów za podróż samochodem może nastąpić na podstawie zaświadczenia o cenie biletu kolejowego na danej trasie lub wyliczenia opartego o liczbę przebytych kilometrów oraz stawkę ryczałtową przypadającą na jeden kilometr, nie wyższą niż równowartość 0,22. Należy wybrać bardziej ekonomiczny wariant wyliczenia. OSOBY DOROSŁE, PRACOWNICY (bez kosztów podróży) Stawka Stawka tygodniowa Stawka miesięczna dzienna 1-y 2-i 3-i, 4-y, 5-y i 1-y 2-i miesiąc tydzień tydzień 6-y tydzień miesiąc Polska PL 122 610 285 163 1221 651 13
3. Potwierdzenie prawidłowego wydatkowania i wypłacenia stypendium pracownikowi przez uczelnię przyjmującą stanowią następujące dokumenty: a) Indywidualny program szkolenia prowadzonego w polskiej uczelni; b) dokument potwierdzający czas pobytu w polskiej uczelni i zrealizowanie programu szkolenia; c) dokumenty potwierdzające wypłatę stypendium dla pracownika wyciągi z rachunku bankowego, kopie przelewów bankowych lub potwierdzenia odbioru kwot w gotówce; d) sprawozdanie pracownika według wzoru i w formie wymaganej przez uczelnię; e) kopia biletu lub w wypadku podróży pracownika własnym samochodem oświadczenie pracownika o odbyciu podróży samochodem wraz z informacją o terminie przekroczenia granicy (oświadczenie woli podpisane przez pracownika); 4. Ogólna kwota stypendium musi być wyrażona w euro. Przyznane i wypłacone pracownikowi stypendium musi być liczbą całkowitą i nie może przekroczyć limitów określonych w umowie NA-uczelnia. 5. Koszty przelewów bankowych ponosi uczelnia. ORGANIZACJA WYMIANY IX. Zasady realizacji działań związanych z organizacją wymiany studentów i pracowników uczelni (OM) 1. Środki finansowe przeznaczone na organizację wymiany (OM) mogą być wykorzystane przez uczelnię na dofinansowanie kosztów realizacji wszelkich działań związanych z organizacją wyjazdów studentów i/lub wyjazdów nauczycieli akademickich oraz innych pracowników uczelni w programie Erasmus. Decyzję o sposobie wykorzystania środków finansowych podejmuje uczelnia. Przykładowy wykaz działań, na dofinansowanie których mogą być wykorzystane fundusze OM: - działania związane z przygotowaniem, monitorowaniem i oceną wymiany studentów i pracowników uczelni; - działania związane z rekrutacją/naborem i przygotowaniem do wyjazdu zakwalifikowanych studentów i pracowników uczelni; - przygotowanie językowe studentów i pracowników uczelni uczestniczących w wymianie; - produkcja i rozpowszechnianie materiałów informacyjnych związanych z wymianą studentów i pracowników uczelni w programie Erasmus; - monitorowanie i ocena wymiany studentów i pracowników; - wizyty w uczelniach partnerskich w celu przygotowania i/lub monitorowania i/lub oceny wymiany studentów i pracowników; - wizyty przygotowawcze w celu pozyskania nowych partnerów do współpracy w zakresie wymiany studentów i pracowników; - działania związane z wdrażaniem i udoskonalaniem systemu ECTS; - działania związane z przygotowaniem Suplementu do dyplomu; - czynności administracyjne; - inne działania administracyjne; X. Zasady wykorzystania i rozliczenia środków finansowych organizacja wymiany 14
1. Przy wykorzystaniu dofinansowania przyznanego uczelni na działania związane z organizacją wymiany obowiązują przepisy krajowe oraz zasady właściwe dla uczelni, która dysponuje przyznanymi środkami. 2. Środki zostaną rozliczone, jeżeli zrealizowana w uczelni w roku akademickim 2007/08 liczba wyjazdów będzie co najmniej równa liczbie wyjazdów, która stanowiła podstawę obliczenia środków finansowych OM dla uczelni. 3. Z uwagi na inne wysokości kwot ryczałtowych stanowiące podstawę obliczenia środków finansowych, rozliczenie funduszy przyznanych na organizację wymiany będzie rozdzielne dla wyjazdów studentów na studia i wyjazdów pracowników oraz dla wyjazdów studentów na praktykę. Kwoty ryczałtowe zastosowane do obliczenia wysokości środków finansowych na organizację wymiany (OM): Mobilność standardowa (wyjazdy studentów na studia, wyjazdy pracowników) Wyjazdy studentów na praktykę Skala 1 (1-25 osób) 160 260 Skala 2 (26-100 osób) 140 240 Skala 3 (101-400 osób) 120 220 Skala 4 (> 400 osób) 100 180 4. Narodowa Agencja zaleca prowadzenie rejestru wydatków ponoszonych przez uczelnię na realizację działań związanych z organizacją wymiany w celu udokumentowania uzupełniającego charakteru przekazywanego w postaci kwot zryczałtowanych dofinansowania. 15