ZASADY. realizacji wyjazdów studentów na studia (SMS) i praktyki (SMP) w ramach Lifelong Learning Programme w roku akademickim 2013/2014

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Rektora Nr /2013 ZASADY realizacji wyjazdów studentów na studia (SMS) i praktyki (SMP) w ramach Lifelong Learning Programme w roku akademickim 2013/2014 Wyjazdy studentów (SM) na studia (SMS) i na praktykę (SMP) w roku akademickim 2013/2014 realizuje się zgodnie z zasadami określonymi w załączniku VI (Przewodnik dla Beneficjenta w roku akademickim 2013/14) do umowy zawartej z Narodową Agencją Programu Uczenie się przez całe życie, dostępnym na stronie internetowej oraz niżej określonych zasad. I. Rekrutacja i realizacja wyjazdów 1. Formularz zgłoszeniowy na wyjazd na studia (SMS) dostępny jest na stronie w zakładce studia za granicą, a na wyjazd na praktykę (SMP) w zakładce praktyki za granicą. 2. Rekrutacja studentów na wyjazdy na studia i na praktykę jest prowadzana na wydziałach, przez poszczególne instytuty przez utworzone w tym celu komisje odpowiadające za prowadzenie określonych kierunków studiów. Skład komisji ustala dyrekcja instytutu. W postępowaniu kwalifikacyjnym może także uczestniczyć przedstawiciel studentów w charakterze obserwatora procedury. 3. W procesie rekrutacji, oprócz wyników w nauce i znajomości języka obcego, mogą być brane pod uwagę także inne kryteria, w szczególności: aktywność w kołach naukowych, działalność organizacyjna na rzecz wydziału lub uczelni i inne, które podaje się do wiadomości przed rozpoczęciem procesu rekrutacji. 4. Rekrutację na wyjazdy na studia przeprowadza się na wiosnę roku poprzedzającego rok akademicki, w którym wyjazd będzie realizowany, a w przypadku wyjazdów na praktykę na początku roku akademickiego, w którym praktyka nastąpi. W przypadku, gdy w pierwszym wyznaczonym terminie nie zgłoszą się kandydaci lub gdy po przeprowadzonej rekrutacji są jeszcze wolne miejsca przeprowadza się dodatkowe rekrutacje. Informacje o rekrutacjach (także dodatkowych) zamieszcza się na stronie internetowej oraz na tablicach informacyjnych instytutów i tablicach ERASMUS NOTICE BOARDS. 1

2 5. Student zakwalifikowany na wyjazd w programie Erasmus musi spełniać następujące kryteria formalne: (1) w czasie całego pobytu w uczelni/instytucji przyjmującej być zarejestrowany jako student studiów pierwszego, lub drugiego stopnia, lub jednolitych studiów magisterskich, lub jako słuchacz studiów doktoranckich w uczelni będącej stroną niniejszej umowy; (2) być (w momencie wyjazdu) studentem co najmniej drugiego roku studiów pierwszego stopnia; wymóg ten dotyczy wyjazdów na studia; (3) nie może przebywać (w trakcie stypendium) na urlopie. Dopuszcza się możliwość wyjazdu obywatela kraju uprawnionego do uczestnictwa w programie Erasmus do uczelni w jego kraju macierzystym, jeżeli w kraju, z którego będzie wyjeżdżał na stypendium Erasmusa, przebywa w celu realizacji studiów prowadzących do uzyskania dyplomu uczelni wysyłającej, ale kwalifikacja takich studentów będzie miała niski priorytet, a uczelnia przyjmująca zostanie o tym poinformowana. 6. Pobyt studenta w instytucji przyjmującej musi być rozpoczęty i zakończony w okresie pomiędzy 1 czerwca 2013 a 30 września 2014 r. 7. Pobyt studenta w instytucji partnerskiej (w uczelni wyjazd na studia lub w przedsiębiorstwie wyjazd na praktykę) nie może być krótszy niż 3 miesiące lub pełen najkrótszy cykl kształcenia (np. trymestr) i nie może być dłuższy niż 1, ten sam, rok akademicki. Miesiąc należy rozumieć jako miesiąc kalendarzowy. Minimalny okres pobytu w uczelni partnerskiej odnosi się tylko do okresu studiowania/ praktyki i nie zawiera czasu ewentualnego przygotowania językowego. Łączny pobyt studenta w kraju docelowym nie może przekroczyć 12 miesięcy (z uwzględnieniem ewentualnego przygotowania językowego oraz sesji egzaminacyjnych). Nie dopuszcza się realizacji wyjazdu w dwóch różnych lokalizacjach (uczelniach, miastach, krajach). Jedynym odstępstwem od tej reguły jest sytuacja, w której druga lokalizacja jest filią uczelni przyjmującej. Pobyt w drugiej lokalizacji powinien być uzgodniony w LA/ TA. Minimalny okres pobytu w każdej lokalizacji musi spełniać wymagania formalne (minimum 3 miesiące, a maksymalny łączny czas pobytu to jeden, ten sam, rok akademicki). 8. Stypendium programu Erasmus przyznaje się w celu zrealizowania w uczelni partnerskiej części określonego programu studiów licencjackich/ inżynierskich, magisterskich lub doktoranckich prowadzących do uzyskania dyplomu uczelni macierzystej (wysyłającej) lub w celu odbycia praktyki związanej z kierunkiem kształcenia studenta. Praktyka może być praktyką obowiązkową lub nieobowiązkową (z punktu widzenia programu kształcenia), ale zawsze musi gwarantować możliwość nabycia kompetencji związanych z kierunkiem kształcenia w uczelni macierzystej. 9. Wyjazd stypendialny w programie Erasmus wymaga podjęcia w uczelni przyjmującej studiów stacjonarnych (full time), a praktyka pracy w pełnym wymiarze godzin uzgodnionym z instytucją przyjmującą. 10. Liczbę punktów zaliczeniowych ECTS do zgromadzenia podczas pobytu w uczelni/ instytucji przyjmującej określa uczelnia wysyłająca w porozumieniu z uczelnią przyjmującą. 2

3 11. Uczelnia przyjmująca nie może żądać od studenta opłat za naukę (czesne, wpisowe, opłaty egzaminacyjne, opłaty za korzystanie z laboratoriów, bibliotek, itp.). Pobieranie pewnych opłat (ubezpieczenie, członkostwo w organizacjach studenckich, korzystanie z kserokopiarki, itp.) jest dopuszczalne w tej samej wysokości i na takiej samej zasadzie, jaka obowiązuje studentów lokalnych. 12. Jeżeli student opłaca czesne za naukę w uczelni macierzystej, może on być zobowiązany do kontynuacji tych opłat w czasie studiów w uczelni partnerskiej. Decyzję o pobieraniu lub zwolnieniu studentów wyjeżdżających w programie Erasmus z opłaty czesnego podejmuje uczelnia macierzysta. Student powinien być poinformowany o zasadach odpłatności w uczelni macierzystej przed podpisaniem umowy finansowej na wyjazd stypendialny w programie Erasmus. 13. Praktyki za granicą w ramach programu Erasmus mogą być odbywane w instytucjach mieszczących się w kraju biorącym udział w tym programie, samodzielnie wybranych przez studenta, pod warunkiem, że przedmiot działalności tej instytucji jest zgodny z profilem studiów studenta. Praktyki zagraniczne mogą być odbywane w szczególności w przedsiębiorstwach/firmach, placówkach naukowo-badawczych, organizacjach nonprofit, bibliotekach, archiwach, muzeach, szpitalach, szkołach wyższych (nie można tam jednak uczyć ani być nauczanym), jednostkach administracji lokalnej lub centralnej. 14. Praktyka nie może być realizowana w instytucjach UE, instytucjach zarządzających programami UE ( oraz w placówkach dyplomatycznych ojczystego kraju studenta. Jeżeli uczelnia zdecyduje się na realizację praktyki przez studenta w polskiej instytucji posiadającej siedzibę za granicą, zadania stawiane studentowi podczas realizacji programu praktyki muszą gwarantować pracę w środowisku międzynarodowym oraz rozwój kompetencji właściwych dla pracy w takim środowisku. 15. Wyniki rekrutacji ogłasza się na tablicach informacyjnych instytutu. Studentowi przysługuje prawo wniesienia odwołania od rozstrzygnięcia komisji rekrutacyjnej w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia wyników. Odwołanie wnosi się do komisji prowadzącej rekrutację. 16. Dokumenty rekrutacyjne studentów ubiegających się o wyjazd oraz protokoły z postępowania rekrutacyjnego przekazuje się do Działu Nauki i Współpracy z Zagranicą w terminie 14 dni od zakończenia procedury rekrutacyjnej. 17. Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą, na podstawie dostarczonych protokołów, sporządza zbiorczą, uczelnianą listę studentów, zakwalifikowanych do wyjazdu na studia lub praktykę. Sporządzona lista wymaga zatwierdzenia przez Komisję Uczelnianą, w skład której wchodzą: Uczelniany Koordynator Programu Erasmus, Koordynatorzy z Wydziałów/Instytutów oraz Prorektor ds. Nauki. 18. Dla każdego wyjeżdżającego w programie Erasmus studenta zostanie uzgodniony przed wyjazdem indywidualny program studiów/ praktyki do zrealizowania w uczelni partnerskiej/ instytucji przyjmującej w formie dokumentu Porozumienie o programie zajęć (Learning Agreement, LA)/ Porozumienie o programie praktyki (Training Agreement, TA), podpisany przez trzy strony: uczelnię macierzystą, instytucję przyjmującą i studenta. Wszystkie zmiany wprowadzane do LA/ TA przez którąkolwiek ze stron wymagają potwierdzenia na piśmie. 3

4 Zaleca się, aby wprowadzenie ewentualnych zmian było zakończone w ciągu 1 miesiąca od przyjazdu studenta do uczelni przyjmującej. 19. Student może być skierowany na studia za granicą na jeden semestr, jeden lub dwa trymestry albo jeden, ten sam, rok akademicki (2 semestry lub 3 trymestry). Praktyka może trwać od 3 do 12 miesięcy w obrębie tego samego roku akademickiego. 20. Przedłużenie studiów lub praktyki za granicą może nastąpić wyłącznie w ramach jednego roku akademickiego po uzyskaniu zgody instytucji przyjmującej i Prorektora ds. Nauki. Wymagane jest przygotowanie LA/TA na dodatkowy okres skierowania. 21. Przedłużenie pobytu nie może kolidować z ukończeniem studiów w Uniwersytecie Przyrodniczo-Humanistycznym w Siedlcach w terminie przewidywanym w planie studiów. 22. Prorektor ds. Nauki może wyrazić zgodę na przedłużenie pobytu studenta na studiach lub praktyce, na umotywowany wniosek studenta, po uzyskaniu akceptacji uczelni/instytucji przyjmującej i dziekana macierzystego wydziału studenta. Decyzję w tej sprawie podejmuje się przed upływem pierwotnie planowanego okresu pobytu. Przedłużenie pobytu nie może wykraczać poza okres obowiązywania umowy (30 września 2014). 23. Student jest zobowiązany do otrzymania z uczelni partnerskiej/ instytucji przyjmującej wykazu zaliczonych przedmiotów i uzyskanych ocen w formie Wykazu zaliczeń (Transcript of Records - TR)/ potwierdzenia zrealizowania założeń programowych praktyki z jej oceną wystawioną przez opiekuna praktyki w instytucji przyjmującej oraz jeżeli do TR nie został wpisany okres pobytu - pisemnego zaświadczenia o okresie pobytu studenta w tej uczelni/ instytucji. 24. Jeżeli wszystkie uzgodnione w formie pisemnej w LA/ TA warunki zostaną przez studenta spełnione, okres studiów/praktyki (przedmioty/zaliczenia/egzaminy) zostaną mu uznane i potraktowane jako równoważne z odpowiednim okresem studiów/ praktyki (przedmiotami/ zaliczeniami/ egzaminami) w uczelni macierzystej. 25. Decyzję o tym, czy uzgodnione warunki zostały spełnione przez studenta podejmuje uczelnia macierzysta po konsultacji z instytucją przyjmującą. W przypadku stwierdzenia niezgodności, decyzję co do zakresu zaliczenia podejmuje uczelnia macierzysta, która może także zdecydować, czy niespełnienie określonych warunków przez studenta rodzi konieczność zwrotu części lub całości otrzymanego stypendium. 26. Wypłata stypendiów krajowych (np. socjalne, za wyniki w nauce, inne), do których student nabył prawo przed wyjazdem, będzie kontynuowana w czasie pobytu studenta w uczelni partnerskiej. Student ma zagwarantowane prawo do ubiegania się o stypendia krajowe również po powrocie do uczelni macierzystej. 27. Student może podczas swoich studiów, niezależnie od liczby studiowanych kierunków oraz liczby uczelni macierzystych, zrealizować jednokrotny wyjazd na studia (SMS) oraz jednokrotny wyjazd na praktykę (SMP). Zasada ta odnosi się nie tylko do niniejszej, ale także uprzednio realizowanych i przyszłych umów. Powyższe zasady obowiązują także wtedy, gdy student na wyjazd na studia/ praktykę nie otrzymuje stypendium z programu Erasmus (student Erasmusa bez stypendium/ student ze stypendium zerowym). Zasada ta odnosi się także do tych przypadków, w których pobyt studenta w uczelni/instytucji partnerskiej trwał krócej niż 4

5 1 rok akademicki oraz przypadków, w których pobyt studenta w uczelni/instytucji został przerwany przed upływem trzech miesięcy z powodu działania siły wyższej. Łączna długość pobytów SMS i SMP nie może przekroczyć 24 miesięcy. 28. Po powrocie z uczelni/instytucji przyjmującej student zobowiązany jest wypełnić ankietę on-line, dostępną na stronie Narodowej Agencji: Wypełnienie Ankiety Stypendysty Erasmusa w systemie on-line jest niezbędne do finansowego rozliczenia wyjazdu. 29. Student powinien uzyskać dokument uprawniający do korzystania z opieki zdrowotnej na terytorium UE oraz powinien być ubezpieczony (koszty leczenia, następstwa nieszczęśliwych wypadków) na czas podróży i pobytu w instytucji partnerskiej. Koniecznym jest posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, co jest szczególnie istotne w przypadku wyjazdów studentów na praktykę. 30. Wszystkie zasady, z wyjątkiem tych, które odnoszą się do przyznanego stypendium, odnoszą się także do studenta, który spełniając wszystkie kryteria formalne i jakościowe, uczestniczy w wyjeździe, ale nie otrzymuje stypendium (student Erasmusa bez stypendium/ ze stypendium zerowym). II. Zasady rozdziału stypendiów 1. Przyznana z Narodowej Agencji kwota z przeznaczeniem na wyjazdy studentów na studia wynosi ,00 EUR, a szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających studentów na studia wynosi Kwota na realizację praktyk Erasmusa wynosi 7 200,00 EUR, a szacunkowa łączna liczba wyjeżdżających studentów na praktykę wynosi Rozdziału kwoty przeznaczonej na stypendia, otrzymanej z budżetu Narodowej Agencji Programu dokonuje Komisja Uczelniana, o której mowa w rozdziale I pkt Ostateczna kwota stypendium wypłaconego każdemu studentowi jest uzasadniona długością pobytu studenta w instytucji przyjmującej. Miesięczne stawki wypłaconego stypendium ustala się w zależności od kosztów utrzymania i zakwaterowania w kraju docelowym, z uwzględnieniem podziału tych krajów na trzy grupy, w zależności od wysokości kosztów utrzymania. Ogólna kwota stypendium musi być wyrażona w euro. Przyznane i wypłacone studentowi stypendium musi być liczbą całkowitą. 5. Kwotę stypendium dla studenta przyznaje się na podstawie iloczynu stawki miesięcznej ustalonej dla kraju docelowego i długości okresu pobytu na stypendium. 6. Długość pobytu na studiach określa się zgodnie z zapisami umów zawartych z uczelniami partnerskimi, z uwzględnieniem czasu trwania zajęć dydaktycznych i sesji egzaminacyjnej. Długość pobytu przy na praktykach ustala się na podstawie uzgodnień z instytucjami przyjmującymi. 7. Stypendium rozlicza się po powrocie studenta z uczelni/instytucji przyjmującej. Przy określaniu okresu pobytu uwzględnia się czas trwania podany w dokumencie potwierdzającym pobyt, wydanym przez uczelnię/instytucję przyjmującą. Okres pobytu 5

6 zaokrągla się, z dokładnością do 0,5 miesiąca według następującej zasady: 1) od 1 do 7 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0 miesiąca; 2) od 8 do 24 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 0,5 miesiąca; 3) od 25 do 31 dni ponad pełny miesiąc wyliczany jest jako 1 pełny miesiąc. 8. Ustala się następujące miesięczne stawki stypendiów: 1. grupa krajów: Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwecja, Szwajcaria, Wielka Brytania EUR (studia) EUR (praktyka) 2. grupa krajów: Austria, Belgia, Chorwacja, Cypr, Grecja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Turcja, Włochy EUR (studia) EUR (praktyka) 3. grupa krajów: Bułgaria, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Węgry 200 EUR 300 (studia) EUR (praktyka) kwota stypendium może być podwyższona w przypadku posiadania przez uczelnię wolnych środków, z uwzględnieniem jednak górnych nieprzekraczalnych limitów miesięcznego stypendium dla studenta (SM), który wynosi: a) 600 EUR dla krajów przyporządkowanych do grupy I b) 500 EUR dla krajów przyporządkowanych do grupy II c) 400 EUR dla krajów przyporządkowanych do grupy III 9. W przypadku otrzymania z Narodowej Agencji dodatkowych środków finansowych będą stosowane następujące zasady redystrybucja środków: - w pierwszej kolejności dodatkowe środki przeznaczone będą na dofinansowanie większej liczby mobilności w stosunku do liczby stanowiącej podstawę obliczenia środków finansowych zapisanej w artykule III.1 umowy finansowej; - w drugiej kolejności dodatkowe środki będą przeznaczone na sfinansowanie przedłużonych mobilności (miesięcy, na które przyznano dofinansowanie) od liczby miesięcy stanowiącej podstawę obliczenia dofinansowania zapisanej w artykule III.1 umowy finansowej; - w przypadku, wykorzystania dwóch pierwszych możliwości, dodatkowe środki będą przeznaczone na podwyższenie średniego miesięcznego stypendium z zachowaniem zasady równego traktowania beneficjentów; 10. Kwotę rezerwy na stypendia, jak również uzyskane w trakcie realizacji wyjazdów zwolnione środki finansowe, wynikające z krótszych niż zaplanowano pierwotnie pobytów i/lub rezygnacji z wyjazdu z przyczyn losowych przeznacza się w pierwszej kolejności na : 1) stypendia dla kandydatów przeniesionych z listy rezerwowej na listę główną; 6

7 2) stypendia dla studentów zakwalifikowanych na wyjazd bez stypendium Erasmusa; 3) stypendia na dodatkowy okres skierowania w związku z przedłużeniem okresu pobytu; 4) zwiększenie kwoty stypendium dla studentów przebywających w ośrodkach o najwyższych, udokumentowanych kosztach zakwaterowania. 11. Przyznanie stypendium na dodatkowy okres pobytu związany z przedłużeniem studiów oraz realizacja większej niż planowano liczby wyjazdów, jest także możliwe w przypadku otrzymania dodatkowych środków z Narodowej Agencji. 12. Możliwe jest dokonanie transferu środków finansowych pomiędzy kategoriami SMS i SMP zgodnie z artykułem III. 4 umowy finansowej z Narodową Agencją. 13. Przekazanie stypendium studentowi może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez studenta wszystkich warunków umowy. Stypendium wypłaca się w ratach pierwsza rata przed wyjazdem, a pozostałe raty w równych częściach, których wysokość jest uzależniona od długości pobytu. Kwoty rat przekazuje się na rachunek bankowy studenta prowadzony w dowolnym banku. 14. Ostatnią ratę należnego stypendium, w wysokości równej kwocie przysługującej za 0,5 miesiąca pobytu w danym kraju, wypłaca się po powrocie z uczelni/instytucji przyjmującej, po złożeniu wymaganych dokumentów (wykazu zaliczeń/tr/, potwierdzenia zrealizowania programu praktyki, potwierdzenia okresu pobytu) i wypełnieniu ankiety on-line. Kwota ta może być wypłacona w formie przelewu na rachunek bankowy studenta lub gotówką na podstawie imiennego zlecenia wypłaty do właściwego banku. 15. W uzasadnionych przypadkach, w sytuacji gdy wymagana jest wysoka kaucja lub opłata czynszu za kilka miesięcy z góry, Prorektor ds. Nauki może podjąć, na wniosek studenta, decyzję o wypłacie pierwszej i drugiej raty przed wyjazdem studenta. 16. Koszty przelewów bankowych ponosi uczelnia. Stypendysta otrzymuje pełną kwotę stypendium wynikającą z podpisanej z uczelnią umowy. 17. Student może być także zakwalifikowany na wyjazd bez stypendium Erasmusa, w szczególności, gdy uczelnia będzie realizować większą liczbę wyjazdów od liczby wyjazdów stanowiącej podstawę alokacji. 18. Dział Nauki i Współpracy z Zagranicą przechowuje dokumenty stanowiące podstawę prawidłowego wydatkowania i wypłacania stypendium Erasmusa, a w szczególności: 1) umowę pomiędzy uczelnią a studentem; 2) porozumienie o programie zajęć (LA), porozumienie o programie praktyki (TA); 3) wykaz zaliczeń (TR), potwierdzenie zrealizowania programu praktyki; 4) dokument potwierdzający pobyt w uczelni/instytucji przyjmującej. 5) wypełniona przez studenta Ankieta Stypendysty Erasmusa. Dokumenty wymienione w punktach 3 i 4 przechowuje się także w dziekanatach, w teczkach osobowych studentów. 19. Dowody księgowe (listy stypendialne oraz dowody realizacji wypłat) przechowuje się w Kwesturze UPH. 7