PRZEWODNIK DLA DOSTAWCÓW- 1 (12) ZESTAW DLA DOSTAWCÓW JAK WYSŁAĆ E- FAKTURY PRZEZ DOSTAWCĘ USŁUG LISTOPAD 2018 Dostawcy postępują zgodnie z zasadami Zestawu dla dostawców. Firma KONE usprawnia cykl płatności i zwiększa efektywność procesu. Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved Faktury opłacane są terminowo, co pozawala zaoszczędzić czas i pieniądze.
PRZEWODNIK DLA DOSTAWCÓW- 2 (12) Spis treści Nowe wytyczne dotyczące wystawiania faktur przedsiębiorstwom wchodzącym w skład firmy KONE...3 A. Wysyłanie faktur elektronicznych za pośrednictwem usługodawcy...3 Konkretne informacje dotyczące firmy KONE jako odbiorcy faktur elektronicznych...4 B. Adresy do faktur elektronicznych...4 C. Zawartość faktury...4 D. Dodatkowe informacje należy mieć na uwadze poniższe kwestie...5 Dodatkowe wsparcie i informacje kontaktowe...6 Załącznik 1...7
PRZEWODNIK DLA DOSTAWCÓW- 3 (12) Nowe wytyczne dotyczące wystawiania faktur przedsiębiorstwom wchodzącym w skład firmy KONE Szanowny Dostawco! Firma KONE zaczyna wystawiać faktury elektroniczne. Ze względu na nowe wytyczne dotyczące fakturowania będziemy odtąd używać formatu faktury elektronicznej jako preferowanej alternatywy oraz stopniowo wprowadzać ją jako jedyną opcję fakturowania. Na naszego partnera w dziedzinie dostarczania faktur elektronicznych wybraliśmy firmę Basware. Poniżej opisano kroki, które pozwolą Państwu przesyłać uporządkowane dane faktur bezpośrednio z Państwa systemu rozliczeniowego do KONE za pośrednictwem usługodawcy. Prosimy zapoznać się z tymi instrukcjami dla dostawców, aby uzyskać informacje dotyczące adresów e- faktury i wymagań dotyczących ich treści. A. Wysyłanie faktur elektronicznych za pośrednictwem usługodawcy Wszystkie faktury elektroniczne wysyłane do firmy KONE są kierowane przez sieć usługodawcy Basware. Rolą firmy Basware jest zapewnienie firmie KONE otrzymywania faktur w odpowiednim formacie, aby umożliwić jej ich automatyzację: Usługodawca Identyfikator Więcej informacji operatora Basware BAWCFI22 https://www.basware.com/ KROK 1. Kontakt z dostawcą usług faktur elektronicznych Klienci, którzy już współpracują z dostawcą usług faktur elektronicznych, powinni się z nim skontaktować, aby zapewnić, że mają połączenie z systemem firmy Basware. Listę dostępnych partnerów będących operatorami można znaleźć tutaj: (https://www.basware.com/en-us/solutions/network-services/interoperability-partners). Jeśli operatora nie ma na tej liście, należy przekazać usługodawcy Kwestionariusz operatora. Dokument można pobrać tutaj: https://basware.servicenow.com/sys_attachment.do?sys_id=ff401f72db0e57002d0c1ded0b96197c Jeśli obecnie nie można wysyłać faktur elektronicznych lub nie ma połączenia z operatorem faktur elektronicznych, z przyjemnością udzielimy pomocy należy skontaktować się z naszym działem sprzedaży pod adresem: www.basware.com/engb/contact-us. KROK 2. Zawartość faktury Faktura powinna spełniać wymagania dotyczące zawartości wymienione w tym Zestawie dla dostawców, aby firma KONE była w stanie zautomatyzować przetwarzanie faktur.
PRZEWODNIK DLA DOSTAWCÓW- 4 (12) KROK 3. Rozpoczęcie wysyłania faktur elektronicznych Faktury należy wysyłać do serwera firmy Basware bt.basware.com. Należy poprosić usługodawcę o kierowanie faktur elektronicznych za pośrednictwem firmy Basware do firmy KONE. Nie jest konieczne wysłanie faktur testowych. W razie niejasnych sytuacji należy poprosić operatora o potwierdzenie dostarczenia faktury firmie Basware Konkretne informacje dotyczące firmy KONE jako odbiorcy faktur elektronicznych B. Adresy do faktur elektronicznych Prawidłowy adres do faktur elektronicznych jest wymagany do właściwej dostawy faktur elektronicznych firmie KONE. Nasze adresy do faktur elektronicznych są następujące: Aby wyświetlić całą listę adresów e-faktur dla wszystkich krajów, zobacz Załącznik 1. Jednostka firmy NIP lub inny nr identyfikacyjny Adres do faktur elektronicznych POLSKA KONE Sp.zo.o. PL 521-053-4532 PL5210534532 C. Zawartość faktury Poniższa tabela przedstawia informacje, które należy uwzględnić na fakturach elektronicznych dla firmy KONE. Pozostałe informacje wymagane przez prawo i umowę z firmą KONE. Typ informacji Obowiązkowe Komentarz Adres dostawcy do faktur elektronicznych M Twój adres e-faktury Nazwa dostawcy M Twoja nazwa firmy Adres dostawcy M Twój adres firmy NIP dostawcy M Twój identyfikator VAT dla Europy lub identyfikacja podatkowa dla krajów spoza Europy Rachunek bankowy/numer IBAN dostawcy M Płatności SEPA wymagają poprawnego numeru IBAN. Nazwa banku i kod SWIFT/BIC dostawcy Adres firmy KONE do faktur elektronicznych M M Płatności SEPA wymagają poprawnego kodu BIC. Zobacz sekcję B. E-invoice addresses.
PRZEWODNIK DLA DOSTAWCÓW- 5 (12) Nazwa firmy KONE M Na fakturze należy wyraźnie wskazać, do której firmy się to odnosi. Adres firmy KONE M Adres siedziby firmy podany w PO / umowie Numer faktury Data faktury M M Typ faktur M Faktura/nota kredytowa Termin faktury M Data faktury musi być podana na fakturze. Kwota brutto faktury M Łączna kwota z VAT Kwota netto faktury M Kwota bez VAT Waluta M Waluta (kod) należy jasno określić. Numer zamówienia M1 Jeśli faktura jest oparta na zamówieniu zakupu, należy podać numer zamówienia KONE. Numer zamówienia jest dostarczany przez KONE. Centrum kosztowe M1 Podane przez KONE Nr referencyjny firmy KONE M1 Referencje wymagane przez KONE, np. Osoba kontaktowa KONE lub centrum kosztów. M= obowiązkowe M1= jedno z tych 3 pól musi być obecne na fakturze D. Dodatkowe informacje należy mieć na uwadze poniższe kwestie 1. Pozostałe dokumenty: Wszelkie inne dokumenty, takie jak reklamy, gwarancje bankowe, świadectwa pochodzenia, wyciągi z rachunków i inne podobne dokumenty muszą zostać przesłane na adres e-mail służący do obsługi zapytań (zobacz sekcję Dodatkowe wsparcie i informacje kontaktowe). 2. Stosujemy numer REFERENCYJNY do automatyzacji przetwarzania faktur: Ważne jest podanie numeru wskazanego przez nas na fakturze. Należy pamiętać o podaniu numeru referencyjnego na otrzymanym identycznym formularzu w polach Purchase order number (Numer zamówienia) oraz Customer reference (Buyers name) (Numer referencyjny klienta [nazwa nabywcy]). Nie należy dodawać niczego do numeru ani nazwy, ani niczego od nich nie odejmować. 3. Wraz z fakturą elektroniczną należy dostarczyć załączniki: Należy uwzględnić wszystkie załączniki do faktur elektronicznych. Faktury i załączniki dostarczane osobno nie są zatwierdzane. 4. Faktury pojedyncze i zbiorowe: Preferujemy wysyłanie wszystkich faktur jako faktur pojedynczych. Gwarantuje to automatyczne przetwarzanie faktur i zautomatyzowane procesy na większą skalę oraz umożliwia natychmiastowe rozliczanie faktur.
PRZEWODNIK DLA DOSTAWCÓW- 6 (12) Chociaż możliwe jest również rozsyłanie faktur zbiorczych drogą elektroniczną, odradzamy to. Faktury zbiorcze zmniejszają możliwości automatycznego przetwarzania faktur i utrudniają utrzymanie zautomatyzowanych procesów. Faktury zbiorcze mogą również wymagać układu dostosowanego do klienta, zwiększając koszt dla wszystkich zaangażowanych stron. 5. Specjalne wymagania poszczególnych dostawców: Poza wymogami przedstawionymi w tym dokumencie w przypadku niektórych dostawców może być wymagane załączenie dodatkowych informacji. Takie dodatkowe wymagania podlegają i będą podlegać postanowieniom umowy z firmą KONE. 6. Format: Możemy otrzymywać faktury we wszystkich istotnych standaryzowanych formatach XML. W tym dokumencie zakłada się stosowanie najnowszej wersji _XML format_. Szczegółowy opis formatu można uzyskać od firmy Basware lub od dostawcy usług faktur elektronicznych. 7. Załączone obrazy faktur: Wszystkie załączone obrazy faktur muszą być w formacie pliku PDF lub TIFF. W razie niezałączenia żadnego obrazu faktury firma Basware wygeneruje standardowy obraz faktury. Obraz wygenerowany przez firmę Basware nie może zawierać wszystkich informacji, które mają być udostępnione firmie KONE. Dlatego też zdecydowanie zalecane jest załączenie własnej kopii pliku PDF/TIFF. Dodatkowe wsparcie i informacje kontaktowe Jeśli masz pytania dotyczące statusu faktury, skontaktuj się z nami: KONE Basware Linki: KONE Pytania dotyczące statusu faktury, przypomnień, oświadczeń Pytania dotyczące sposobu wysyłania faktur za pośrednictwem usługodawcy Informacje na temat innych opcji e-fakturowania Polska: ContactAP_PL@kone.com Aby uzyskać więcej informacji kontaktowych, odwiedź stronę internetową tutaj Formularz kontaktowy (po angielsku) https://www.kone.com/en/supplier-e-invoicinginformation.aspx
PRZEWODNIK DLA DOSTAWCÓW- 7 (12) Załącznik 1 Jednostka firmy NIP lub inny nr identyfikacyjny Adres do faktur elektronicznych AUSTRALIA: KEP AU (Australia) 47000142423 KEPAU201 NOWA ZELANDIA KEP NZ (New Zealand) 26-961-408 KEPNZ202 AUSTRIA: KONE AG ATU 14651205 ATU14651205 BAHRAJN: KONE Bahrain SPC 99698-1 BH996981 KONE Elevators SPC 67721-1 BH677211 BELGIA: KONE Belgium S.A. BE0436407453 BE0436407453 KONE International N.V. BE0444307015 BE0444307015 KANADA: KONE Inc. CKE 103753497 103753497CKE KONE Inc. CKQ 103753497 103753497CKQ CYPR: KONE Elevators Cyprus Ltd. 10100106J CY10100106J CZECHY: KONE a.s. CZ00176842 CZ00176842 KONE Industrial - koncern s.r.o. CZ27111440 CZ27111440
PRZEWODNIK DLA DOSTAWCÓW- 8 (12) DENMARK: KONE Elevator A/S DK62953519 DK62953519 EGIPT: KONE LLC 67523 EG67523 ESTONIA: AS KONE EE100085310 EE100085310 FINLANDIA: KONE Oyj FI19274001 003719274001 KONE Industrial Oy KONE Elevators Oy FI18919760 DE814060910 FR07478053796 ATU58065827 IT00107459992 FI19042921 DE814060897 FR43484464441 HU26961046 996905829MVA HR42098860484 003718919760 003719042921 KONE Export Oy FI27784642 003727784642 FRANCJA: KONÉ S.A. FR 06 592 052 302 FR06592052302 NIEMCY: KONE Montage GmbH DE260260937 DE260260937 KONE GmbH, (Frontline) DE196233671 DE196233671 KONE Holding GmbH DE196233671 DE196233671KGM KONE Escalator SSC Europe GmbH DE239780388 DE239780388 KONE Automatiktür en GmbH DE220493160 DE220493160
PRZEWODNIK DLA DOSTAWCÓW- 9 (12) KONE Servicezentr ale GmbH DE227883394 DE227883394 HONGKONG KONE Elevator (HK) Limited 441616 HK441616 Ben Fung Machineries and Engineering Ltd 28642 HK28642 Shan On Engineering Company Ltd 34041 HK34041 WĘGRY KONE Felvonó Kft 10851285-2-41 10851285241 IRLANDIA KONE Ireland Limited IE4815768T IE4815768T WŁOCHY Slimpa S.p.A IT00192220127 IT00192220127 KONE Industrial S.p.A IT04160240968 IT04160240968 KONE S.p.A IT12899760156 IT12899760156 KENIA KONE Kenya Limited A02134566P A02134566P ŁOTWA SIA KONE Lifti Latvija LV40003226874 LV40003226874 LITWA UAB KONE LT234477811 LT234477811 LUKSEMBURG KONE Luxembourg S.A.R.L. LU 1988 2405 675 LU19882405675 LUMICO SARL B 138491 LUB138491 MALEZJA: KONE Elevator (M) Sdn. Bhd 1707311104 MY1707311104 MEKSYK: KONE Mexico S.A. de C.V. KME880401DZ8 KME880401DZ8 KONE Industrial S.A. de C.V. KIN050429782 KIN050429782 KONE Industrial Servicios S.A. de C.V. KIS050429B79 KIS050429B79
PRZEWODNIK DLA DOSTAWCÓW- 10 (12) HOLANDIA: KONE Holland B.V. 1657902 NL1657902 KONE B.V. 1190994 NL1190994 Hissi B.V. 810356995 NL810356995 KONE Nederland Holding B.V. 810540678 NL810540678 KONE Deursystem en B.V. 008132148 NL008132148 Kone Finance Holding BV 807557316 NL807557316 NORWEGIA: KONE Aksjeselskap AS 918 201 548 MVA NO918201548MVA OMAN: KONE Assarain LLC 1149803 OM1149803 POLSKA: KONE Sp.zo.o. PL 521-053-4532 PL5210534532 PORTUGALIA: KONE Portugal - Elevadores Lda 46630 R3 PT46630R3 KATAR: KONE Elevators LLC 32647 QA32647 ROSJA: CJSC KONE Lifts 7704186604 RO7704186604 ARABIA SAUDYJSKA: KONE Areeco Ltd 4030093714 SA4030093714 SINGAPUR: KONE Pte. Ltd. 197801381N 197801381N SŁOWACJA:
PRZEWODNIK DLA DOSTAWCÓW- 11 (12) KONE s.r.o. SK2020336417 SK2020336417 KONE SSC s.r.o. 2021862315 SX2021862315 SŁOWENIA: KONE d.o.o. SI 94615225 SI94615225 REPUBLIKA POŁUDNIOWEJ AFRYKI: KONE Elevators South Africa (Pty) Ltd. 4850103047 ZA4850103047 HISZPANIA: KONE Elevadores S.A. A28791069 A28791069 Marvi Ascensores SL B60600897 B60600897 SZECJA: KONE Ab SE556234463901 SE556234463901 SZWAJCARIA: KONE (Schweiz) AG TURCJA: CHE-114.993.455 MWST CHE114993455MWST Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S. 8340057092 TR8340057092 UGANDA: KONE Uganda Limited 1003964115 UG1003964115 ZJEDNOCZONE EMIRATY ARABSKIE: KONE Middle East LCC 59446 AE59446 ZJEDNOCZONE KRÓLESTWO: KONE Plc. GB 222 2799 69 GB222279969 KONE (NI) Ltd. GB 222 2269 79 GB222226979 USA: KONE Inc. 36-2357423 US362357423MKO
PRZEWODNIK DLA DOSTAWCÓW- 12 (12) Marine Elevators LLC 84-1679224 US841679224MUS