Procedura sprawozdawczości projektu Program Rozwojowy Politechniki Warszawskiej 1
Procedura opracowana została w oparciu o Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007 2013 z dnia 15 września 2008r. Zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie Projektu Program Rozwojowy Politechniki Warszawskiej nr UDA-POKL.04.01.01-00-002/08-00 4 Zarządzenia nr 20/2009 Rektora Politechniki Warszawskiej z dnia 15 maja 2009 r. rozliczenie poniesionych w ramach realizacji Zadania/Zadań bieżący monitoring postępu rzeczowego następuje na podstawie składanych przez Jednostki sprawozdań okresowych. Okres rozliczeniowy nie może być krótszy niż 1 miesiąc kalendarzowy i nie dłuższy niż 3 miesiące kalendarzowe. Szczegółowe informacje dotyczące terminów składania Sprawozdań z realizacji Zadania przez Jednostki przekazują pracownicy Biura ds. Projektu. Wzór z realizacji Zadania wraz z instrukcją jego wypełniania stanowi załącznik do niniejszej procedury. Nazwa procedury: Cel wprowadzenia procedury: Stanowiska uczestniczące w wykonaniu procedury: Procedura weryfikacji Sprawozdań z realizacji Zadania Celem procedury jest określenie zasad i mechanizmów związanych z weryfikacją części dotyczącej postępu finansowego rzeczowego realizacji Zadania Kierownik Projektu,, referent ds., referent/referent ds.. Lp. Czynność wykonywana 1. Przyjęcie od Jednostek Sprawozdań w wersji j wraz z 2. Przekazanie wersji elektronicznych Załącznika 2 Szczegółowa charakterystyka Stanowisko odpowiedzialnej za wykonanie Dokument źródłowy Sprawozdań wraz z Załącznika nr 2 Stanowisko weryfikującej Dokument wtórny Sprawozdań wraz z Załącznika nr 2 Stanowisko zatwierdzającej Termin Do 2 dni zakończenia Na bieżąco 2
udzielonego wsparcia Samodzielnemu referentowi/referentowi ds. 3. Weryfikacja części Sprawozdań dot. postępu finansowego, planowanych wydatków w kolejnym okresie załączników finansowych Weryfikacja Załączników nr 2 4. Przekazanie przez Jednostki elektronicznych wersji poprawionych Sprawozdań w części dot. postępu finansowego, planowanych wydatków w kolejnym okresie i/lub referent/referent ds. Osoby odpowiedzialne w Jednostkach za sporządzenie Sprawozdań w części dot. postępu finansowego Sprawozdań wraz z finansowymi Załączników nr 2 Informacje dla Jednostek dot. konieczności naniesienia poprawek do Sprawozdań i/lub załączników Główny specjalista ds. finansowych Informacja dla Jednostki dot. konieczności naniesienia poprawek lub udzielenia wyjaśnień do i/lub załączników finansowych lub informacja dla Specjalisty/ Samodzielnego referenta ds. o akceptacji części finansowej Informacje dla Jednostki o konieczności skorygowania lub udzielenia wyjaśnień odnośnie Załącznika nr 2 skorygowane nr 2 załączniki Do 5 dni otrzymania Sprawozdań Do 5 dni otrzymania Sprawozdań 1 dzień roboczy po otrzymaniu informacji o konieczności naniesienia poprawek 3
załączników finansowych przekazanie przez Jednostki elektronicznych wersji poprawionych Załączników nr 2 5. Przekazanie elektronicznych wersji poprawionych Sprawozdań w części dot. postępu finansowego, planowanych wydatków w kolejnym okresie Specjaliście/ Samodzielnemu referentowi ds. wraz z 6. Weryfikacja sprawozdań w części dot. postępu rzeczowego planowanych do realizacji działań w następnym okresie sprawozdawczym wraz z 7. Przekazanie przez Jednostki elektronicznych wersji poprawionych sprawozdań w części dot. postępu rzeczowego odpowiedzialne za opracowanie Załącznika nr 2 referent Osoby odpowiedzialne Jednostkach opracowanie Sprawozdań ds. w za w finansowych wraz z referent/refere nt ds. referent ds. Informacja dla Jednostki o konieczności naniesienia poprawek lub udzielenia wyjaśnień odnośnie postępu rzeczowego i/lub załączników Na bieżąco po akceptacji Na bieżąco po otrzymaniu sprawozdań 1 dzień roboczy po otrzymaniu informacji o konieczności naniesienia 4
planowanych do realizacji działań w następnym okresie sprawozdawczym wraz z 8. Przekazanie Jednostkom informacji o terminie złożenia papierowych wersji sprawozdań wraz z 9. Przekazanie przez Jednostki poprawnych sprawozdań w wersji papierowej wraz z części dot. postępu rzeczowego referent Kierownicy Zadań ds. Poprawne wraz z referent ds. Uzupełniony korespondencji Uzupełniony sprawozdań rejestr rejestr poprawek Do 2 dni złożenia wniosku o płatność w IP W terminie wyznaczonym w informacji 5
Nazwa procedury: Cel wprowadzenia procedury: Stanowiska uczestniczące w wykonaniu procedury: Procedura sporządzania Wniosku Beneficjenta o płatność Celem procedury jest określenie zasad związanych ze sporządzaniem Wniosku Beneficjenta o płatność Kierownik Projektu,, referent ds., referent/referent ds.. Lp. Czynność wykonywana 1. Opracowanie Wniosku w części dotyczącej postępu finansowego wymaganych załączników 2. Opracowanie Załącznika Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia 3. Opracowanie wniosku o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego planowanych do realizacji działań w kolejnym okresie Stanowisko odpowiedzialnej za wykonanie referent/referent ds. referent ds. Dokument źródłowy Jednostek Pomocnicze zestawienia sporządzone w Biurze Jednostek Jednostek Harmonogram realizacji projektu Stanowisko weryfikującej Dokument wtórny Opracowany wniosek o płatność w części dot. postępu rzeczowego wymagane załączniki Opracowany załącznik do wniosku o płatność Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia Opracowany wniosek o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego planowanych do realizacji działań w kolejnym okresie Stanowisko zatwierdzającej Termin Kierownik Projektu Do 7 dni roboczych od zakończenia Kierownik Projektu Do 7 dni roboczych od zakończenia Kierownik Projektu Do 7 dni roboczych od zakończenia 6
Załącznik nr 1 WZÓR REJESTRU SPRAWOZDAŃ ZA OKRES OD DO.. Lp. Numer Zadania Nazwa Jednostki Data wpływu Podpis odbierającej Kwota rozliczana sprawozdanie sprawozdaniem 1 2 3 4 5 5 7