Gniewczyna Łańcucka, dn. 13.10.2017 Zapytanie ofertowe nr 25/PO IR/BGK/2017 PPUH Instal Inox Anna Rachfał Gniewczyna Tryniecka 99 37-203 Gniewczyna Łańcucka tel. +48 16-677-47-66 fax. +48 16-677-47-66 e-mail: biuro@instal-inox.pl https//: www.instal-inox.pl NIP: 816-15-04-224 REGON: 180695206 W związku z realizacją projektu: Wzrost konkurencyjności INSTAL INOX, poprzez wdrożenie technologii wytwarzania innowacyjnych podgrzewaczy pojemnościowych, uniwersalnych wody użytkowej na potrzeby Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, osi priorytetowej 3: Wsparcie innowacji w przedsiębiorstwach działanie 3.2: Wsparcie wdrożeń wyników prac B+R poddziałanie 3.2.2: Kredyt na innowacje technologiczne współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, PPUH Instal Inox Anna Rachfał zaprasza do składania ofert na zakup: Program do projektowania 3D instalacji rurowych oraz do przygotowania dokumentacji technicznej i wykonawczej (np. AutoCAD Plant 3D) 1. OPIS PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO Przedmiotem zamówienia jest zakup: Programu do projektowania 3D instalacji rurowych oraz do przygotowania dokumentacji technicznej i wykonawczej (np. AutoCAD Plant 3D) KOD CPV 48000000-8 Strona 1 z 9
Specyfikacja: inteligentne projektowanie 3D w oparciu o normy europejskie, kontrola kolizyjności instalacji, projektowanie pomocniczych konstrukcji instalacji (tj. podpory, obejmy, konstrukcje wsporcze, itp.), specyfikacja rurociągów, baza urządzeń peryferyjnych (zbiorniki, pompy, itp.), kanały HVAC i korytka kablowe, zintegrowane automatyczne generowanie dokumentacji izometrycznej (dokumentacja wykonawcza i montażowa), generowanie zestawień materiałowych, oprogramowanie w j. polskim lub w j. angielskim, baza katalogowa urządzeń, materiałów i armatury, inteligentne tworzenie schematów technologicznych, synchronizacja projektu i schematu technologicznego, możliwość tworzenia własnych szablonów i arkuszy danych, import/export plików w standardowych formatach (np. dwg ), możliwość rysowania schematów P&ID, samodzielnie działające oprogramowanie, licencja wieczysta, usieciowienie licencji. Oferta powinna obejmować: dostawę, aktualizację i wsparcie techniczne w okresie min. 12 miesięcy, bezpłatne szkolenie personelu zamawiającego, instrukcję obsługi w j. polskim lub j. angielskim. Strona 2 z 9
2.TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Rozpoczęcie realizacji z dniem podpisania umowy. 2. Nieprzekraczalny termin realizacji przedmiotu zapytania: 4 tygodnie od dnia podpisania umowy. 3. Minimalny termin związania ofertą to 60 dni od ostatecznego terminu składania ofert. 4. Minimalny wymagany okres obsługi technicznej oraz aktualizacji: 12 miesięcy. 3. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW 1. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Oferenci, którzy spełniają następujące warunki: 1.1. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 1.2. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; 1.3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; 2. W celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu, każdy z Oferentów powinien przedłożyć uzupełniony i podpisany Formularz Oferty stanowiący załącznik nr 1, w którym oświadcza, iż spełnia wszystkie warunki udziału w postępowaniu wymienione w pkt. (3) 1. 3. Zamawiający gwarantuje sobie prawo żądania dostarczenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków z pkt 1 od każdego z Oferentów, którzy złożą ważną ofertę. Uzupełnienie dokumentów musi nastąpić w ciągu 5 dni roboczych. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu nastąpi w formule spełnia / nie spełnia. 4. INFORMACJA NA TEMAT ZAKAZU POWIĄZAŃ OSOBOWYCH LUB KAPITAŁOWYCH Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru dostawcy a dostawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ w wytycznych programowych, c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stopniu pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Potwierdzeniem braku powiązań kapitałowych lub osobowych jest złożenie przez oferenta/wykonawcę oświadczenia o braku występowania wyżej wymienionych powiązań na Strona 3 z 9
oświadczeniu stanowiącym załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu nastąpi w formule spełnia / nie spełnia. 5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta powinna zostać przygotowana w języku polskim, na komputerze, maszynie do pisania lub ręcznie długopisem bądź niezmywalnym atramentem. 2. Ofertę można składać wyłącznie na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego. 3. Do oferty należy dołączyć oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych stanowiący załącznik nr 2 do zapytania ofertowego. 4. Do oferty należy dołączyć zaparafowany wzór umowy, stanowiący załącznik nr 3 do zapytania ofertowego. 5. Oferta powinna być sporządzona w jednym egzemplarzu, zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszym Zapytaniu ofertowym. 6. Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez Oferenta. W przypadku braku tłumaczeń na język polski Zamawiający uzna, iż oferta nie zawiera wymaganego dokumentu. 7. Do oferty należy załączyć aktualny dokument rejestrowy Oferenta. 8. Oferent powinien dołączyć wszystkie oświadczenia oraz inne żądane dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu, wymaganych postanowieniami zapytania ofertowego. 9. Oferta powinna być podpisana przez Oferenta lub osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta, a wszystkie jej strony parafowane. Jeżeli uprawnienie do reprezentacji osoby podpisującej ofertę nie wynika z załączonego dokumentu rejestrowego, do oferty należy dołączyć także pełnomocnictwo w oryginale lub w postaci kopii poświadczonej notarialnie. 10. W ofercie należy wskazać osobę upoważnioną do kontaktu ze strony Oferenta, podając imię, nazwisko, nr telefonu oraz adres e mail. 11. Wszelkie poprawki lub zmiany w treści oferty muszą być parafowane przez osobę podpisującą Ofertę. 12. Oferent poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 13. Oferta powinna zawierać szczegółową specyfikację techniczną przedmiotu zamówienia. 6. SPOSÓB, TERMIN, MIEJSCE SKŁADANIA OFERT 1. Oferty należy składać w nieprzekraczalnym terminie do 14.11.2017 roku do godz. 08:30. Oferty doręczone po terminie nie będą rozpatrywane. Data stempla pocztowego nie decyduje o tym, że oferta została złożona w terminie, decyduje wyłącznie data i czas wpłynięcia oferty do Zamawiającego. 2. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę wyłącznie przed terminem zakończenia składania ofert. 3. Do oferty należy załączyć kopię aktualnego dokumentu potwierdzającego możliwość reprezentowania firmy przez osobę podpisującą ofertę KRS, wpis do działalności gospodarczej lub odpowiednie pełnomocnictwo. Strona 4 z 9
4. Prawidłowo uzupełnione i/lub parafowane załączniki do zapytania ofertowego, w tym w szczególności zgodne z jego treścią, stanowią integralną i obligatoryjną część oferty. 5. Oferta wraz z wymaganymi załącznikami : a. Powinna zostać dostarczona w wersji papierowej za pośrednictwem poczty, kuriera bądź osobiście na adres Zamawiającego podany poniżej b. Powinna zostać przekazana w zamkniętej kopercie formatu A4 lub odpowiednio większa. c. Koperta powinna zostać zaadresowana i oznakowana wg poniższego sposobu: Nazwa i adres Oferenta PPUH Instal Inox Anna Rachfał Gniewczyna Łańcucka 626 (zakład produkcyjny) 37-203 Gniewczyna Łańcucka Zapytanie ofertowe 25/PO IR/BGK/2017 Nie otwierać przed godziną 9:30 dnia 14.11.2017 Ważne: Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za przypadkowe otwarcie oferty przed upływem wyznaczonego terminu, w przypadku nieodpowiedniego oznakowania koperty. 7. TERMIN I MIEJSCE OTWARCIA OFERT 1. Termin i miejsce otwarcia ofert: 14.11.2017 roku godz. 09:30 pod adresem Gniewczyna Łańcucka 626, 37-203 Gniewczyna Łańcucka. 2. Otwarcia ofert dokona Komisja Przetargowa. Otwarcie ofert jest jawne dla Oferentów. 3. Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę jaką przeznaczy na sfinansowanie zamówienia. Podczas otwarcia ofert Zamawiający poda: a) ilości złożonych ofert, b) nazwy i adresy Oferentów, c) ceny poszczególnych ofert, terminy realizacji oraz okres obsługi technicznej oraz aktualizacji. 4. W części niejawnej dla Oferentów Komisja Przetargowa dokona szczegółowej analizy i formalnej oceny otrzymanych ofert. 5. Brak załączników lub prawidłowo i w pełnym zakresie uzupełnionej oferty uprawnia Zamawiającego do odrzucenia Oferenta bez wezwań. Strona 5 z 9
I ETAP 6. W toku badania i oceny złożonych ofert Zamawiający może żądać od Oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert i uzupełnienia braków. Termin na udzielenie odpowiedzi wynosi 5 dni roboczych, począwszy od daty doręczenia stosownego wezwania Oferentowi. W przypadku nieudzielenia pełnej i rzeczowej odpowiedzi w zakreślonym temacie lub niedochowania wyznaczonego terminu, Zamawiający dokona odrzucenia oferty bez ponownego wezwania do wyjaśnień. 8. KRYTERIA OCENY ORAZ OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY 1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kryteriach: LP. Kryterium oceny oferty Max. liczba punktów 1. Cena (C) 60 pkt 2. Okres obsługi technicznej oraz aktualizacji (O) 30 pkt 3. Termin realizacji (T) 10 pkt RAZEM 100 pkt a) w kryterium 1. Cena najwyższą liczbę punktów (60) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem: Lp c = (C min * 60):C oc gdzie: Lp c liczba punktów ceny C min cena oferty zawierającej najniższą cenę netto C oc cena oferty ocenianej b) w kryterium 2. Okres obsługi technicznej oraz aktualizacji najwyższą liczbę punktów (30) otrzyma oferta zawierająca najdłuższy okres obsługi technicznej oraz aktualizacji a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem: gdzie: Lp o = (O oc * 30):O max Strona 6 z 9
Lp o liczba punktów okresu obsługi technicznej oraz aktualizacji O max okres obsługi technicznej oraz aktualizacji oferty zawierającej najdłuższy okres obsługi technicznej oraz aktualizacji O oc okres obsługi technicznej oraz aktualizacji oferty ocenianej c) w kryterium 3. Termin realizacji najwyższą liczbę punktów (10) otrzyma oferta zawierająca najkrótszy termin realizacji, a każda następna odpowiednio zgodnie ze wzorem: Lp t = (T min * 10):T oc gdzie: Lp t liczba punktów terminu realizacji T min termin oferty zawierającej najkrótszy termin realizacji T oc termin realizacji oferty ocenianej 2. Punkty przyznane w poszczególnych kryteriach danej ofercie zostaną do siebie dodane. II ETAP 1. Zamawiający wybierze trzy oferty z największą ilością punktów oraz niezwłocznie przekaże tę informację tym Oferentom, których oferty zostaną zakwalifikowane do II etapu. 2. W II etapie prowadzone będą negocjacje cen, terminu realizacji zamówienia oraz okresu obsługi technicznej oraz aktualizacji z każdym oferentem zakwalifikowanym z I etapu. Z negocjacji sporządzony zostanie protokół negocjacyjny z ostateczną wartością zamówienia, jak i ostatecznym terminem realizacji i okresem obsługi technicznej oraz aktualizacji. 3. Zamawiający udzieli zamówienia Oferentowi, który w trakcie II etapu przedstawi najlepszą ofertę, udokumentowaną na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1. 4. Oferta wraz z wymaganymi załącznikami : a) Powinna zostać dostarczona w wersji papierowej za pośrednictwem poczty, kuriera bądź osobiście na adres Zamawiającego podany poniżej. b) Powinna zostać przekazana w zamkniętej kopercie formatu A4 lub odpowiednio większa. c) Koperta powinna zostać zaadresowana i oznakowana wg poniższego sposobu: Nazwa i adres Oferenta PPUH Instal Inox Anna Rachfał Gniewczyna Łańcucka 626 (zakład produkcyjny) 37-203 Gniewczyna Łańcucka Zapytanie ofertowe 25/PO IR/BGK/2017 Oferta po negocjacyjna 5. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie dokonany zgodnie z zasadami obowiązującymi w etapie I. Strona 7 z 9
9. FORMALNOŚCI PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY 1. Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty powiadomi Oferenta, którego oferta została wybrana. 2. Zamawiający wskaże termin i miejsce podpisania umowy Oferentowi, którego oferta została wybrana. 3. Oferent, którego oferta zastała wybrana zobowiązuje się do podpisania umowy. 4. Wzór umowy stanowi załącznik nr 3. 10. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA 1. Zamawiający może unieważnić postępowanie, gdy wystąpią następujące przesłanki: a) nie wpłynie żadna oferta, b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie Zamówienia, c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć. d) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia. e) w przypadku rozwiązania umowy o dofinansowanie przez BGK, co skutkowałoby nieprzyznaniem środków europejskich, które miały zostać przeznaczone na sfinansowanie zamówienia. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania z istotnych powodów. 11. WARUNKI SZCZEGÓLNE 1. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych. 3. W przypadku podania jakichkolwiek kwot w walutach obcych, zamawiający przeliczy te kwoty na PLN według kursu średniego opublikowanego przez NBP z dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu. Jeżeli w dniu publikacji ogłoszenia o zamówieniu NBP nie opublikuje informacji o średnim kursie walut, zamawiający dokonana odpowiednich przeliczeń według średniego kursu z pierwszego kolejnego dnia, w którym NBP opublikuje wskazane informacje. 4. Każdy oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 5. W przypadku uzyskania kilku ofert o takiej samej liczbie punktów czynnikiem decydującym będzie cena. 6. Dokumenty złożone przez Oferenta po zamknięciu postępowania nie podlegają zwrotowi. 7. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego i nie zobowiązuje do zawarcia umowy ze strony Zamawiającego. Strona 8 z 9
12. WARUNKI ZMIANY UMOWY 1. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy w sytuacji kiedy z Zamawiającym zostanie rozwiązana umowa o dofinansowanie przez BGK. 2. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy. 3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w przypadku zaistnienia okoliczności spowodowanych czynnikami zewnętrznymi, np. siła wyższa, nieprzewidziane warunki pogodowe oraz inne okoliczności zewnętrzne mogące mieć wpływ na realizację postanowień umowy. 4. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w sytuacji kiedy zmiana umowy spowodowana jest okolicznościami, których zamawiający, działając z należytą starannością nie mógł przewidzieć a wartość zmiany nie przekracza 50 % wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie. 5. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany umowy, w sytuacji, kiedy Wykonawcę, któremu zamawiający udzielił zamówienia, ma zastąpić nowy Wykonawca. 13. ZAŁĄCZNIKI 1. Załącznik nr 1: Formularz Oferty 2. Załącznik nr 2: Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych. 3. Załącznik nr 3: Wzór umowy 14.OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z OFERENTAMI OSOBY DO KONTAKTU: Adam Rachfał - Pełnomocnik tel. +48 509 784 445 e mail: biuro@instal-inox.pl Piotr Stepaniak - Sprawy Technicze tel. +48 513 450 716 e mail: techniczny@instal-inox.pl Dariusz Sobala Sprawy Handlowe tel. +48 512 025 735 e mail: handlowy@instal-inox.pl Strona 9 z 9