OGŁOSZENIE O ZAPYTANIU OFERTOWYM (o wartości od kwoty 6 000 euro do kwoty 30 000 euro) 1. Nazwa oraz adres Zamawiającego: Miasto Bydgoszcz, ul. Jezuicka 1, 85-102 Bydgoszcz Wydział przeprowadzający postępowanie: Biuro Zarządzania Gospodarką Odpadami Komunalnymi, ul. Wojska Polskiego 65 Bydgoszcz 2. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie Festynu Ekologicznego pn. Segregujesz Zyskujesz, w dniu 12 maja 2018 r. na Wyspie Młyńskiej w Bydgoszczy. Czas trwania festynu: godz. 12.00-18.00. Wykonawca powinien dobrać narzędzia gwarantujące skuteczne zrealizowanie postawionych celów festynu. 3. Celem działań w ramach festynu będzie przede wszystkim: a) zwiększenie świadomości społecznej w zakresie gospodarki odpadami, z uwzględnieniem segregacji odpadów oraz ich odzysku i recyklingu, b) zwiększenie wiedzy mieszkańców na temat celów i korzyści wynikających z funkcjonowania systemu gospodarowania odpadami komunalnymi na terenie Miasta Bydgoszczy, c) kształtowanie świadomości ekologicznej oraz rozwinięcie proekologicznych zachowań wśród mieszkańców. 4. W ramach realizacji Zamówienia przewiduje się następujące grupy docelowe: a) dzieci i młodzież w wieku przedszkolnym, szkolnym (szkoły podstawowe, gimnazja, szkoły ponadgimnazjalne), b) pozostali mieszkańcy Miasta (w tym seniorzy). 5. Wykonawca zobowiązany jest do obsługi technicznej i organizacyjnej Festynu w następującym zakresie: a) zapewnienie osoby animatora przebranego za maskotkę chłopca - wzrost ok. 170-180 cm. b) zapewnienie osoby animatora przebranego za maskotkę dziewczynkę - wzrost do 170 cm. c) zapewnienie zadaszonej sceny o wymiarach podestu 8m-10 m, stabilne schody z jednej strony sceny; zamontowanie sceny w dniu 12 maja 2018 roku do godziny 8.00 i złożenie po zakończeniu imprezy nie później niż do godz. 22.00 w tym samym dniu; d) zapewnienie nagłośnienia poprzez dobór mocy sprzętu odpowiedniego do miejsca imprezy; e) zapewnienie sprzętu niezbędnego do obsługi muzycznej imprezy możliwość odtwarzania płyt CD, DVD oraz nośników typu pendrive; f) zapewnienie oświetlenia scenicznego (wybór sprzętu zgodnego z zapotrzebowaniem festynu); g) wszystkie urządzenia elektryczne muszą posiadać stosowne atesty; h) zapewnienie prądu (umowa z dostawcą, koszty przyłączenia, koszt zużycia, koszt odłączenia po zakończeniu festynu, konieczna obecność osoby odpowiedzialnej (w trakcie trwania imprezy); i) zapewnienie stanowiska dla realizatora nagłośnienia i oświetlenia; j) zapewnienie pełnej i profesjonalnej obsługi techniczno-akustycznej (min. 2 osoby); 1
k) zabezpieczenie imprezy pod względem bezpieczeństwa osób i mienia (posiadanie ubezpieczenie OC organizatora imprez); l) zapewnienie opieki medycznej dla uczestników festynu tj. obecność karetki i 1 ratownika wraz z niezbędnym sprzętem medycznym; m) zapewnienie 4 szt. namiotów (wymiary namiotów w przedziale 4-5m x 5-10m); w tym jedną garderobę z lustrami dla występujących; n) zapewnienie namiotów o wymiarach umożliwiających zadaszenie i osłonięcie wszystkich stanowisk na których organizowane będą warsztaty ekologiczne, quizu na ekranie dotykowym oraz zabawy i warsztaty odbywające się w strefie dziecka (warsztaty robienia mydła, warsztaty robienia lizaków, malowanie dziecięcych twarzy, stanowisko wybijania monet itp.); o) zapewnienie możliwości bezpłatnego korzystania przez uczestników festynu z toalet publicznych znajdujących się na Wyspie Młyńskiej; p) dokonanie opłat na rzecz ZAiKS i innych przewidzianych praw z tytułu publicznego odtwarzania utworów muzycznych; q) uporządkowanie i przywrócenie do stanu faktycznego pierwotnego zajmowanego terenu i jego otoczenia. 6. Przy realizacji zadania Wykonawca powinien uwzględnić następujące kwestie: a) Na terenie Wyspy Młyńskiej nie można mocować i wbijać w darń żadnych elementów z uwagi na system nawadniania. b) W przypadku awarii sprzętu w trakcie trwania imprezy, Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił sprzęt zastępczy o parametrach nie gorszych niż wymagane przez Zamawiającego. c) Projekty wszystkich materiałów promocyjnych tj. spotu radiowego i spotu telewizyjnego, artykułu do gazety, plakatu i ulotki należy dostarczyć Zamawiającemu najpóźniej do dnia 18.04.2018 r. W przypadku uwag Zamawiającego do projektów, Wykonawca zobowiązany jest do nanoszenia zmian, do momentu uzyskania ostatecznej akceptacji Zamawiającego. 7. Wykonawca jest obowiązany do przeprowadzenia akcji promocyjnej festynu poprzez: a) emisję spotów radiowych w 3 lokalnych rozgłośniach radiowych, emisja w dni pracujące od poniedziałku do piątku, spot 30 sekundowy, łącznie 90 spotów, po 30 spotów w każdej rozgłośni radiowej, w pasmach o godz. 5:00-7:00, 7:00-14:00, 14:00-18:00, termin emisji od 7 do 11 maja 2018 r. do Wykonawcy należy przygotowanie spotu promującego festyn oraz zapłata za emisję; b) przygotowanie i zlecenie druku 1 artykułu zapraszającego na festyn oraz emisja w 1 gazecie lokalnej w wersji papierowej i elektronicznej o średnim nakładzie jednorazowym w ilości 10 tys. szt. na początkowych stronach gazety tj. najdalej do 6 strony w dniu 11 maja 2018 r., rozmiar artykułu ½ strony redakcyjnej, do Wykonawcy należy zakup miejsca na reklamę; c) druk 250 plakatów promujących imprezę i dystrybucja ich do placówek oświatowych z terenu Bydgoszczy w terminie do dnia 27 kwietnia 2018 r, format plakatu A3, papier kreda, pełen kolor, grubość 150 g/m2, mat, Wykonawca przedłoży projekt i układ graficzny Zamawiającemu, zleci przygotowanie do druku, przekaże projekty w formacie wymaganym przez drukarnie i będzie sprawował nadzór nad drukiem; d) druk 5000 szt. ulotek w formacie A5 papier kreda, pełen kolor. Wzór identyczny jak plakat promujący imprezę, dostarczenie ulotek do siedziby Zamawiającego do dnia 27 kwietnia 2018 r.; e) przygotowanie 30 sekundowego spotu promującego festyn i emisja w TVP Bydgoszcz w terminie od 7 do 11 maja 2018 roku, emisja spotu 25 razy 5 spotów dziennie (2 spoty w czasie Zbliżeń Głównych i 2 spoty w czasie Zbliżeń Wieczornych ). 2
8. Przeprowadzenie działań edukacyjnych, artystycznych i warsztatów w tym: a) zorganizowanie koncertu minimum 2 zespołów dla dzieci (czas występu zespołów ok. 45 min. każdy zespół); b) zapewnienie występów zespołów lokalnych z Bydgoszczy minimum 3 zespoły (taneczne, wokalne, artystyczne itp.) które będą występować na scenie podczas całego trwania festynu; c) przygotowanie projektu dyplomu i ich wydruk dla uczestników nieodpłatnie występujących na scenie podczas festynu oraz dla uczestników konkursów, format A4, ilość uzależniona od ilości osób występujących i biorących udział w konkursach; d) zakup upominków dla dzieci nieodpłatnie występujących na scenie (zespoły) oraz nagród na konkursy (listę proponowanych nagród i upominków należy dołączyć do oferty); e) zorganizowanie minimum 5 różnych konkursów dla uczestników festynu wraz z nagrodami w tym: quizu ekologicznego na ekranie dotykowym (pytania i odpowiedzi będą przygotowane przez Zamawiającego) przygotowanie aplikacji oraz zapewnienie przez Wykonawcę interaktywnego ekranu dotykowego o przekątnej minimum 42 i parametrach umożliwiających pracę w warunkach światła dziennego; konkursu edukacyjnego o segregacji odpadów konkursu sportowego, Wszystkie konkursy winny być organizowane i dostępne dla uczestników przez cały czas trwania festynu. f) zorganizowanie minimum 5 stanowisk, w których wykonawca, przez cały czas trwania festynu będzie prowadził warsztaty ekologiczne (w tym zdobienie jasnych toreb bawełnianych przez uczestników - zapewnienie materiałów na warsztaty ekologiczne po stronie Wykonawcy); g) zorganizowanie tzw. Strefy dziecka, w której Wykonawca będzie prowadził zabawy i atrakcje dla dzieci (każda atrakcja przez cały czas trwania festynu, materiały wykorzystywane przy zabawach i atrakcjach zapewnia Wykonawca), w tym: baloniarze kształtujący balony dla dzieci, malowanie dziecięcych twarzy, 1 stanowisko do robienia waty cukrowej (darmowej dla dzieci), 1 stanowisko robienia baniek mydlanych, dwie konstrukcje dmuchane dla dzieci (wymagane osoby obsługujące i odpowiedzialne za każdy element), warsztaty robienia lizaków, warsztaty tworzenia mydła, stanowisko wybijania pamiątkowych monet (wzór monety winien być uzgodniony z Zamawiającym); h) zorganizowanie wystawy minimum 10 elementów (nie zdjęcia tylko realne przedmioty) przedstawiającej możliwości ekologicznego wykorzystania różnego rodzaju odpadów (np. meble z palet, przedmioty użytkowe z odpadów itp. wystawiane przedmioty dostarcza Wykonawca); i) zorganizowanie stanowiska zbierania nakrętek każda osoba, która przyniesie minimum 1 kg nakrętek będzie mogła wziąć udział w losowaniu atrakcyjnej nagrody rzeczowej (nakrętki winny być przekazane na cel charytatywny ustalony przez Zamawiającego), zakup nagrody oraz zgłoszenie formalne zamiaru zorganizowania loterii do naczelnika urzędu celnego należy do Wykonawcy; j) zapewnienie grupy artystyczno-animacyjnej prowadzenie zabaw animacyjnych dla dzieci (konkursy i zabawy w strefie dziecka: malowanie dziecięcych twarzy, robienie małych/wielkich baniek, szczudlarze, itp.). Wymagana obecność minimum 3 animatorów, przebranych w barwne kostiumy, którzy prowadziliby animacje na terenie imprezy, zachęcali do czynnego udziału w zaplanowanych atrakcjach, koordynowali konkursy. k) ustawienie na Wyspie Młyńskiej na czas trwania festynu minimum 5 drewnianych drogowskazów (lub innych tablic informacyjnych wykonanych z materiałów ekologicznych lub materiałów o których mowa w punkcie 8h.) kierujących uczestników festynu do poszczególnych atrakcji i stanowisk. 3
9. W ramach realizacji Zamówienia Wykonawca wykona dwa stroje dla dorosłych animatorów: jeden dla chłopca Bydgusia drugi dla dziewczynki Bydgusi bohaterów bajki Ekologicznej wydanej przez Miasto Bydgoszcz. a) Strój dla dziewczynki winien pasować na animatora o wzroście do 170. b) Strój dla chłopca winien pasować na animatora o wzroście 170-180 cm (strój chłopca winien być wykonany na wzór stroju posiadanego już przez Zamawiającego - zdjęcie w załączeniu). c) Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego projekty obu strojów, a po uzyskaniu akceptacji Wykona oba stroje i dostarczy do siedziby Zamawiającego (ul. Wojska Polskiego 65 w Bydgoszczy) najpóźniej do dnia 27 kwietnia 2018 r. d) Po zakończeniu festynu stroje być wyczyszczone i w stanie niezniszczonym dostarczone do siedziby Zamawiającego w terminie do 25 maja 2018 r. Stroje przechodzą na własność Zamawiającego. Uwaga: Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia do akceptacji Zamawiającemu harmonogram oraz propozycje działań planowanych do zrealizowania podczas festynu w formie opisowej wraz z mapą rozmieszczenia atrakcji i stoisk do 14 dni przed rozpoczęciem Festynu. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia zmian wprowadzonych przez Zamawiającego w terminie trzech dni roboczych od dnia otrzymania uwag. 10. Podczas planowania rozmieszczenia poszczególnych stanowisk na Wyspie jak też podczas organizacji festynu należy uwzględnić poniższe elementy i stanowiska, za które odpowiada Zamawiający : a) stanowisko odbioru surowców wtórnych, baterii, sprzętu elektrycznego (kontenery); b) stanowisko z roślinami; c) stanowisko wydawania kompostu, d) stanowisko warsztatów wykonywania mebli z butelek plastikowych, e) obsługa konferansjerska przez całą imprezę - 2 konferansjerów; f) nieodpłatne udostępnienie terenu Wyspy Młyńskiej w Bydgoszczy na czas trwania Festynu; g) stanowisko Nadleśnictwa Żołędowo. Rozmieszczenie poszczególnych stanowisk winno być skonsultowane z Zamawiającym i przez niego zaakceptowane. Uwaga: Zaproponowana przez Wykonawcę cena za organizację festynu winna uwzględniać wszystkie elementy, materiały i działania niezbędne do jego kompleksowej organizacji; w tym min. materiały na warsztaty ekologiczne i konkursy, upominki dla dzieci występujących nieodpłatnie na scenie, organizację zabaw i konkursów (nagrody w konkursach). Cena powinna także uwzględniać wszystkie działania promocyjne w tym zaprojektowanie, wykonanie, wydruk (plakatów i ulotek), publikację (artykułów) w prasie, stworzenie i emisję spotów itp. a także transport materiałów w miejsca, w których będą odbywały się działania informujące i promocyjne. 11. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 12. Wymagania formalne stawiane Wykonawcy: Wykonawca wraz z Formularzem ofertowym musi przesłać następujące dokumenty: a) dokument potwierdzający organizację w okresie 3 lat poprzedzających złożenie oferty co najmniej jednej podobnej imprezy o wartości nie mniejszej niż 80.000,00 zł brutto; b) koncepcję Festynu ekologicznego pn. Segregujesz Zyskujesz. c) portfolio działalności Wykonawcy w ciągu ostatnich 5 lat. 4
13. Kryterium jakim zamawiający będzie kierował się przy wyborze ofert to: W celu dokonania wyboru Wykonawcy, Komisja przeprowadzi ocenę ofert na podstawie poniższych kryteriów: a) Kryterium ceny brutto (wskaźnik C) - 50% cena brutto oferty najtańszej C = ------------------------------------- x 50 cena brutto oferty ocenianej Za kryterium ceny będzie można otrzymać maksymalnie 10 punktów. b) Kryterium oceny koncepcji (wskaźnik J) 50 %. Jest to ocena jakościowa i merytoryczna koncepcji Festynu ekologicznego pn. Segregujesz Zyskujesz, która zostanie opisana i przesłana do Zamawiającego wraz z Formularzem Ofertowym. Będzie to wskaźnik J - 50%, za który można otrzymać maksymalnie 10 punktów. Ocena dokonana będzie na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę dokumentów tj. wstępnej koncepcji obchodów Festynu i scenariusza tematycznego oraz doboru zespołów występujących w trakcie Festynu, konkursów, warsztatów i innych elementów Festynu, które oceni Komisja, składająca się z przedstawicieli Zamawiającego. Komisja w formie debaty oceni merytoryczną zawartość proponowanego scenariusza Festynu ekologicznego, koncepcje, atrakcyjność, propozycje przedstawione przez wykonawcę, kompletność oraz spójność z celami Festynu, opisanymi w punkcie 2 Opisu Przedmiotu Zamówienia. Oferty uzyskają ilość punktów obliczoną wg wzoru: ilość pkt. oferty ocenianej za jakość i merytorykę J = --------------------------------------------------------------------------------------- x 50 ilość pkt. oferty, która uzyskała największą ilość pkt. za jakość i merytorykę c) Całkowita ilość punktów uzyskanych przez Wykonawców wyniesie: C + J. O wyborze oferty zadecyduje największa liczba uzyskanych punktów. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta umowa. 14. Termin wykonania zamówienia organizacji Festynu: 12 maja 2018 r. 15. Osoby uprawnione do kontaktów z wykonawcami: a) Ewa Dyla - tel. 52 58 59 211 b) Anna Engel - tel. 52 58 58 388 16. Termin składania odpowiedzi na zapytanie ofertowe: upływa w dniu 2.03.2018 r. o godz. 10 00 17. Pytania do zapytania ofertowego należy składać przez platformę OPEN NEXUS najpóźniej do dnia 28.02. do godz. 10 00. 5
18. Odpowiedzi na zapytanie ofertowe należy przesłać za pośrednictwem platformy OPEN NEXUS. 19. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia zapytania bez podania przyczyny. 6