AKTA OSOBOWE 2016 JAK UNIKNĄĆ BŁĘDÓW
-XŮ G]LŒ ]DPyZ SUHQXPHUDWĘ UD Ę URF]Qĉ L VSUDZGŬ MDNLH SUH]HQW\ RWU]\PDV] :V]\VF\ &]\WHOQLF\ NWyU]\ ]DPyZLĉ L RSâDFĉ SUHQXPHUDWĘ URF]Qĉ PDJD]\QX Å'RNXPHQWDFMD GOD ]DDZDQVRZDQ\FKµ RWU]\PDMĉ 7$%/(7 Z SUH]HQFLH.$/(1'$5=.$'52:2 3á$&2:<.6,Ĉŭ.ė Å.2'(.6 35$&< µ 3UHQXPHUDWD URF]QD PDJD]\QX SUH]HQW\ WDEOHW.RGHNV SUDF\.DOHQGDU] NDGURZR SâDFRZ\ ] DNWXDOQ\PL ZVNDŬQLNDPL NDGURZR SâDFRZ\PL 7R QLH ZV]\VWNR : UDPDFK SUHQXPHUDW\ RWU]\PXMHV] ³ WHOHIRQLF]Q\ L H PDLORZ\ G\ŮXU HNVSHUWD ³ HOHNWURQLF]Q\ 3U]HJOĉG SUDZD SUDF\µ ³ GRVWĘS GR VHUZLVX ZZZ GRNXPHQWDFMDGOD]DDZDQVRZDQ\FK ZLS SO -$. =$0Ð:,ü : FHOX ]ârůhqld ]DPyZLHQLD SURVLP\ R EH]SRŒUHGQL NRQWDNW ] QDV]\P &HQWUXP 2EVâXJL.OLHQWD FRN#ZLS SO OXE WHO L SRGDQLH NRGX '' / 2IHUWD MHVW ZDŮQD Z FLĉJX GQL 8ZDJD 3LHUZV]\ HJ] 8 Z\V\âDP\ EH]SâDWQLH Z DE\Œ PyJâ PRJâD VLĘ D ] QLP ]DSR]QDý L SRGMĉý ] Z FLĉJX GQL GHF\]MĘ Z GRW\F]ĉFĉ SUHQXPHUDW\ G
AKTA OSOBOWE 2016 JAK UNIKNĄĆ BŁĘDÓW
Publikacja Akta osobowe to starannie wyselekcjonowane i zebrane informacje, wskazówki, porady, stanowiska urzędów oraz orzeczenia sądów. Wszystko w jednym miejscu, łatwo dostępne, kompleksowo omawiające tematykę akt osobowych. Wydawca Agnieszka Konopacka-Kuramochi Redaktor prowadzący Anna Makarczuk Korekta Zespół Koordynator produkcji Magdalena Huta Opracowanie graficzne Piotr Fedorczyk Druk Drukarnia Mdruk Skład i łamanie Triograf Dariusz Kołacz ISBN 978-83-269-4278-5 Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2015 Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Publikacja Akta osobowe jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Akta osobowe została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Akta osobowe wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Informacje o prenumeracie tel.: 22 518 29 29 e-mail: cok@wip.pl
Spis treści Rozdział 1. Prawidłowe prowadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji pracowniczej... 6 Zasady ogólne... 6 Nie ma obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej w określonych miejscach, np. w szafach pancernych... 9 Równoległe zatrudnienie u jednego pracodawcy a akta osobowe... 10 Można wykorzystać starą teczkę akt osobowych przy ponownym zatrudnieniu pracownika... 12 Podwójne prowadzenie akt osobowych, gdy oddziały firmy funkcjonują w innej miejscowości niż jednostka macierzysta... 13 Porządkowanie dokumentów... 14 Można dokonać ponownej numeracji akt i można stosować numerację liczbowo-literową... 14 Można zmienić numerację poszczególnych dokumentów, ale nie powinno się korektorować dokumentów... 15 Wpinanie do akt osobowych dokumentów doniesionych przez pracownika później... 18 Przekazywanie i udostępnianie dokumentów... 19 Pracodawca przejmujący pracowników otrzymuje cała dokumentację pracowniczą... 19 Wydanie byłemu pracownikowi kopii dokumentów z jego akt osobowych... 21 Odmowa wydania kopii dokumentu z akt osobowych nie zawsze jest celowa... 22 Pełnomocnictwo dla członka rodziny od byłego pracownika w celu dostępu do dokumentacji pracowniczej... 24 Żądanie byłego pracownika usunięcia jego danych osobowych oraz zniszczenia akt osobowych... 25 Oryginał czy kopia... 27 Oryginały zaświadczeń o odbytych kursach należy przekazać pracownikowi...27 Zaświadczenie o odbytym kursie pierwszej pomocy kopia w aktach osobowych... 27 3
Akta osobowe 2016 jak uniknąć błędów Poświadczanie za zgodność z oryginałem kopii dokumentów złożonych do akt osobowych pracownika... 28 Rozdział 2. Zakres i miejsce dokumentów przechowywanych w aktach osobowych...31 Zasady ogólne... 31 Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych pracowników...31 Dane personalne... 35 Kwestionariusze osobowe kandydatów i pracowników... 35 Aktualizacja danych osobowych pracownika zawartych w starym kwestionariuszu osobowym... 36 Ponowne zatrudnienie tego samego pracownika a nowe kwestionariusze osobowe... 38 Ksero dowodu osobistego pracownika... 40 Zdjęcia pracownika... 43 Dokumentowanie zmiany nazwiska... 44 Badania lekarskie... 45 Skierowanie na badania lekarskie... 45 Wstępne orzeczenie lekarskie wydane po nawiązaniu stosunku pracy... 46 Zaświadczenie o badaniach okresowych... 48 Zaświadczenie lekarskie potwierdzające stan ciąży... 49 Niekaralność... 50 Zaświadczenie o niekaralności... 50 Służba wojskowa... 51 Kopia książeczki wojskowej... 51 Kwalifikacje zawodowe... 55 Dyplomy ukończonych studiów i certyfikaty szkoleń dostarczone w trakcie zatrudnienia... 55 Zaświadczenia ze szkoleń 1-dniowych odbywanych przez pracownika kilkanaście razy w roku... 56 4
Spis treści Urlopy i zwolnienia od pracy... 58 Dokumentowanie urlopów, zwolnień od pracy oraz dni wolnych za pracę w soboty i niedziele... 58 Wynagrodzenie za pracę... 61 Informacje o zajęciach komorniczych, roczne karty wynagrodzeń i PIT-11... 61 Dokumentacja związana z przyznaniem nagrody z funduszu prezesa... 63 Pismo o zajęciu wynagrodzenia za pracę po uchyleniu zajęcia komorniczego... 64 Decyzja o przyznaniu emerytury i legitymacja emeryta... 64 Rozwiązanie umowy... 65 Skierowanie pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia... 65 Porozumienie o wykorzystaniu urlopu w trakcie kolejnej umowy o pracę... 66 Świadectwo pracy za umowę na okres próbny... 67 Świadectwa pracy za umowy terminowe... 68 Wniosek pracownika o wycofanie wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę... 69 Korespondencja z pracownikiem po ustaniu stosunku pracy... 70 Tabele... 72 27 najczęściej popełnianych błędów w aktach osobowych... 72 Nie wszystkie dokumenty przechowuje się w aktach osobowych... 73 5
Akta osobowe 2016 jak uniknąć błędów Rozdział 1. Zasady ogólne Prawidłowe prowadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji pracowniczej Dla każdego pracownika trzeba założyć osobną teczkę, z podziałem na 3 części i osobnym wykazem dokumentów w każdej części. Dokumenty powinny zostać ponumerowane i ułożone chronologicznie. Należy pamiętać, by nie przechowywać oryginałów dokumentów składanych przez pracownika. Osobna teczka dla każdego pracownika Dla każdego pracownika pracodawca powinien założyć i prowadzić oddzielną teczkę akt osobowych. Taką (pustą oczywiście) teczkę można zakupić w wielu sklepach z materiałami biurowymi lub też przygotować samodzielnie. Założenie teczki jest konieczne dla każdej osoby zatrudnionej na podstawie: umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma znaczenia liczba zatrudnionych pracowników ani wymiar ich zatrudnienia. Obowiązek założenia teczki powstaje nawet, gdy pracodawca zatrudnił tylko 1 osobę na podstawie umowy o pracę na pół etatu. Zleceniobiorcy itp. bez teczki Nie ma obowiązku prowadzenia teczek akt osobowych dla osób zatrudnionych na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów menedżerskich oraz w ramach tzw. samozatrudnienia. Teczka zbiorowa jest niedopuszczalna Pracodawca nie może prowadzić akt zbiorowych, nawet jeżeli w teczce znajduje się dokument podpisany przez kilku pracowników. 6
Zasady ogólne PRZYKŁAD Czterech pracowników magazynu podpisało umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Pomimo to nie można ich dokumentów umieścić w jednej teczce. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna być sporządzona w tylu egzemplarzach, by możliwe było przekazanie po jednym egzemplarzu każdemu pracownikowi oraz włączenie po jednym egzemplarzu do części B akt osobowych każdego z pracowników, którego umowa dotyczy. Akta osobowe w trzech częściach Każda teczka akt osobowych powinna składać się z trzech części: A, B i C. Te części powinny być wyraźnie oddzielone: w części A należy gromadzić dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie, w części B należy gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w części C należy gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Pełny wykaz dokumentów, które powinny znajdować się w aktach osobowych, zawarty jest w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (patrz: Podstawa prawna). Porządek chronologiczny, numeracja i wykaz Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych należy ułożyć w porządku chronologicznym, ponumerować i opisać w wykazie dokumentów (osobnym dla każdej części akt osobowych). Najwygodniej jest wpinać dokumenty od najstarszych do najnowszych, nie ma bowiem wówczas konieczności wypinania wszystkich dokumentów, gdy chcemy dodać nowy dokument. Umieszczając nowy dokument, należy każdorazowo nadać mu kolejny numer i uzupełnić wykaz dokumentów o jego tytuł. Pewien praktyczny problem może powstać, jeśli pracownik doniesie dokument po czasie, np. brakujące świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy. Aby w takiej sytuacji za każdym razem nie przepisywać wykazu na nowo, warto pomiędzy poszczególnymi pozycjami w wykazie zostawić nieco miejsca. Można wówczas dopisać ten dokument do wykazu, nadając mu oznaczenie cyfrowo-literowe, przykładowo numer: 1a, 1b lub 1c. 7